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REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET
Mission d’Appui au Trésor
PROCEDURE DE SUIVI DES COMPTES
BANCAIRES DE L’ETAT
Jean-Marc Lepain
Expert en Gestion des Finances Publiques
PROCEDURE DE SUIVI DES COMPTES BANCAIRES
Les objectifs de la nouvelle procédure de suivi des comptes bancaires sont les suivants :
S’assurer que les opérations de vérification des opérations bancaires et de réconciliation
sont menées avec diligence de manière quotidienne et que toute opération anormale ou
tout écart non justifié soit immédiatement détecté et que toute action corrective nécessaire
soit immédiatement engagée;
S’assurer que l’enregistrement comptable des mouvements sur les comptes bancaires
s’effectue de manière quotidienne ;
Communiquer au service qui sera responsable de la gestion de la liquidité, ainsi qu’au
service des statistiques les informations qui leur permettront de gérer la trésorerie et de
vérifier l’exécution du plan de trésorerie.
Cette nouvelle procédure requière l’utilisation de deux tableaux distincts :
(1) Le Tableau Mensuel de Suivi des Comptes de Recette
(2) Le Tableau Mensuel de Suivi des Comptes Courants
Cette nouvelle procédure n’affecte pas la production d’un tableau quotidien retraçant la position
des comptes du Trésor qui est déjà assurée par le Service de la Caisse et des Mouvements de Fonds.
1. Procédure de suivi des comptes spéciaux de recette
Le suivi des comptes spéciaux de recette doit se faire de manière quotidienne banque par banque
sur la base d’un relevé de compte journalier récupéré chaque matin auprès de la banque concernée.
Il convient, dès la réception du relevé bancaire quotidien de vérifier qu’aucune opération n’a été
annulée ou modifiée entre la clôture du compte de la veille et son ouverture.
La procédure de suivi des compte comporte deux étapes bien distinctes :
La vérification et l’analyse des opérations ;
La comptabilisation des recettes et autres opérations.
Le suivi des comptes bancaire est matérialisé par l’établissement du Tableau Mensuel des
Encaissements qui comporte d’une part une colonne retraçant les soldes jour par jour, et d’autre
part une colonne commentaire destinée à éclairer sur les opérations particulières devant être
notifiées aux personnes destinataires du dit tableau.
1.1. Vérification et analyse des opérations
La vérification et l’analyse des opérations portent sur les actions suivantes :
Vérifier la cohérence du solde d’ouverture avec le solde de clôture de la veille et justifier de
tout écart dans la partie commentaire du document ;
Vérifier la réalité du basculement du solde de la veille sur le compte BEAC pour le montant
prévu ;
Vérifier le rattachement comptable des opérations à la journée qu’elle concerne afin d’éviter
les double emplois ;
Justifier toutes les opérations, hors basculement, apparaissant au débit du compte ;
Justifier les opérations de régularisation effectuée par la banque ;
Identifier et justifier toute opération à caractère exceptionnel tels que remboursement
d’emprunt, encaissement d’effets, etc. ;
Assurer le suivi des opérations annulées consécutives aux erreurs de la banque ;
Assurer le suivi des chèques sans provision (rejet de chèque);
Assurer le suivi des frais bancaires portés au débit du compte par la banque ;
Réconcilier les montants transférés par les banques commerciales avec le compte de la
BEAC ;
1.2. Comptabilisation des recettes
La comptabilisation des transferts vers la BEAC dans GESCO doit se faire le jour même.
La comptabilisation des transferts vers la BEAC doit se faire nette de toute annulation d’écriture
survenant dans la journée, même si l’opération apparaît au débit du compte. Ces annulations, après
justification de leur régularité feront l’objet de comptabilisation spécifique ou non. Au cas
l’annulation apparue sur le relevé résulte d’opération interne à la banque, aucune écriture ne doit
être passée.
Les opérations à caractère exceptionnel ou inhabituel doivent faire l’objet d’un rapprochement
comptable afin de s’assurer qu’elles sont bien prises en compte dans la comptabilité. Les modalités
de ce contrôle devront être précisées.
1.3. Tableaux de suivi des comptes
Il existe deux tableaux de suivi des comptes :
Un tableau de suivi quotidien (déjà mise en place par le Service de Caisse et des
Mouvements de Fonds)
Un tableau de suivi mensuel
A la réception des relevés bancaires, le Service de Caisse et des Mouvements de Fonds prépare pour
chaque banque un tableau retraçant les opérations de la vieille et le solde disponible à l’ouverture
de la banque (Voire Annexe 1). Ce tableau est transmis au Service de Gestion de la Liquidité et au
Service des Statistiques.
Le tableau de suivi mensuel est mise à jour quotidiennement. Il doit permettre de suivre le solde des
comptes au jour le jour et de vérifier que le solde d’ouverture est bien égal au solde de clôture de la
veille. Il comporte six colonnes :
Solde d’ouverture
Montants encaissés
Montants transférés
Régularisation
Solde de clôture
Erreurs
La colonne « Régularisation » suit les régularisations effectuées par la banque. Il convient d’isoler ici
les annulations d’opérations en débit qui peuvent fausser le montant transféré à la BEAC.
La colonne « Erreurs » enregistre les erreurs constatées par le Trésor.
Une rubrique « Commentaires » permet d’ajouter tout commentaire utile. Les commentaires
doivent concerner les régularisations, les frais bancaires débités, les opérations à caractère
exceptionnel, les opérations inexpliquées qui requièrent d’autres informations provenant de la
banque ou d’autres services du MFB. Doivent également figurer dans cette rubrique les versements
des plus gros contribuables.
2. Suivi des comptes courants
Les comptes courants sont utilisés principalement pour payer les salaires, les pensions et quelques
autres dépenses de nature particulière. Ils ne sont donc pas mouvementés tous les jours, mais étant
structurellement déficitaires, ils doivent néanmoins faire l’objet d’une surveillance quotidienne et les
intérêts sur le solde débiteur doivent être calculés chaque jour.
2.1. Suivi des comptes
Le Service de Caisse et des Mouvements de Fonds doit procéder aux contrôles et vérifications
suivants :
Réconciliation avec le compte BEAC des montants transférés en crédit ;
Vérification que les salaires et pensions débités correspondent aux instructions données ;
Identification des rejets de salaires et de pensions et vérification que ceux-ci ont bien fait
l’objet de crédit sur le compte bancaire ;
Identification de toutes les opérations n’ayant pas un libellé explicite ;
Suivi des variations du découvert et calcul des intérêts débiteurs ;
Contrôle de la liquidation des agios et frais bancaires débités par la banque ;
Vérification du traitement de la TVA (une exemption de TVA pour les intérêts débiteurs
devrait être envisagée) ;
Lorsque des conventions individualisées auront été mises en place pour chaque banque, il
conviendra de vérifier que la facturation est bien en accord avec la convention.
2.2. Comptabilisation des opérations
La comptabilisation des opérations sur les comptes courants doit se faire de manière quotidienne.
Les opérations à caractère exceptionnel ou inhabituel doivent faire l’objet d’un rapprochement
comptable afin de s’assurer qu’elles sont bien prises en compte dans la comptabilité. Les modalités
de ce contrôle devront être précisées.
2.3. Tableau de Suivi des Comptes Courants
Le tableau de suivi des comptes courants comporte six colonnes :
(1) La date
(2) Le solde d’ouverture
(3) Le montant des débits de la journée
(4) Le montant des crédits de la journée
(5) Le solde de clôture
(6) Le montant des intérêts à payer lorsque le solde est débiteur
Le tableau est tenu quatidiennement et chaque jour le montant des intérêts est calculé selon une
formule et un taux qui sera communiqué par la banque. Cette formule, une fois connue, sera entrée
dans le tableau Excel de façon à ce que le calcul s’exécute automatiquement.
En ligne, apparaissent trois soldes :
(1) Total des débits
(2) Différence entre le solde au premier du mois et le solde en fin de mois
(3) Total des intérêts débiteurs
La différence entre le solde au premier du mois et le solde en fin de mois a pour but principal de
surveiller un éventuel découvert. C’est pour cette raison que les intérêts débiteurs doivent être
calculés chaque jour de façon à suivre l’évolution de leur montant et éventuellement à fixer un
plafond. Les intérêts calculés doivent ensuite être rapprochés des intérêts facturés par la banque et
tout écart doit être justifié.
Au bas du tableau apparaissent plusieurs lignes :
(1) Commission sur dépassement de ligne
(2) Intérêt sur découvert
(3) TVA sur intérêts
(4) Frais divers
Ces lignes peuvent être éventuellement modifiées en fonction des méthodes de facturation de
chaque banque.
La rubrique ‘Frais divers’ couvrent tous les facturations de services qui ne sont pas basées sur un
calcul de taux d’intérêt.
Lorsque la TVA est débitée, il convient de s’assurer qu’elle est bien reversée au Trésor, sauf si un
mécanisme de compensation est en place. Si un mécanisme de compensation existe, il convient d’en
assurer le suivi à l’aide d’un document ad hoc.
Le responsable du service doit veiller à ce que le calcul des intérêts sur découvert, des commissions
sur dépassement de ligne et des frais bancaires soit conforme aux conventions signées avec les
banques, lorsque celles-ci existent.
Enfin, la partie commentaire permet de signaler toute opération particulière ou anormale qui, soit
peut être d’intérêt pour le nouveau service de gestion de la liquidité, soit nécessite de recherches
plus approfondies.
