Tarification SEPP CESI - SEPP | avenue Konrad Adenauer 8 – 1200 Bruxelles - Tél. +32 2 771 00 25

www.cesi.be – commercial@cesi.be

1

FD/NB Bruxelles, le 23 mai 2014

TARIFICATION SEPP

Note législative

Ce 23 mai 2014 est paru un Arrêté Royal annoncé de longue date.

Il s’agit de l’A.R. du 24.04.2014 modifiant l’A.R. du 27.03.1998 relatif aux services externes pour la

prévention et la protection (SEPP) au travail en ce qui concerne la tarification.

Celui-ci propose une révision complète de la section IIbis de l’A.R. du 27.03.1998 – SEPP relative aux

cotisations forfaitaires obligatoires.

Il sera d’application au 1 janvier 2016.

Il a été publié au Moniteur le même jour que l’A.R. du 24.04.2014 modifiant diverses dispositions dans le

cadre du bien-être au travail (surveillance de santé, écrans de visualisation). Le CEDIOM a également

rédigé une note législative à ce sujet.

Le principe d’un montant forfaitaire par travailleur en fonction du code NACE de l’entreprise est

confirmé. A partir de janvier 2016, ce n’est donc plus la soumission à la surveillance de santé qui

déterminera le tarif.

2

Ce qu’il faut retenir :

Entrée en vigueur : 1er

janvier 2016

Montant de la cotisation forfaitaire minimale par travailleur : (*) voir annexe 1 de l’A.R.

Si > 5 travailleurs 87 € (tarif standard)* 52 € (tarif réduit)*

Si ≤ 5 travailleurs 55 € (tarif standard)* 35 € (tarif réduit)*

Prestations couvertes par cette cotisation pour les entreprises ne disposant pas d’un CP niveau 1 ou 2 (= entreprises C- ou D) :

Participation analyse des risques, Surveillance de santé : évaluations de santé préalables et périodiques (SAUF si 5

travailleurs occupés max), consultations spontanées, examens de reprise du travail, visites de pré-reprise du travail, surveillance de santé prolongée, protection de la maternité, prise de connaissance du dossier de santé. Travail sur écran : collaboration à l’analyse, complétée par un questionnaire (ou

autre instrument) et proposition de mesures de prévention. Denrées alimentaires : collaboration à la formation relative à l’hygiène

alimentaire et à l’analyse des risques en ce qui concerne le contact avec ces dernières. CPPT (2 par an), Accidents du travail : fourniture d’assistance suite à un AT grave (prestations CP :

10 h max/accident)). Risques psychosociaux : traitement de la demande individuelle d’intervention

psychosociale informelle ou formelle du travailleur ( ! sort du forfait dès que le nom du travailleur est communiqué = formel, demande individuelle).

Examens des lieux et postes de travail, Délivrance d’un avis stratégique (*), Inventaire des prestations réalisées.

Prestations couvertes par cette cotisation (si CP interne niveau 1 ou 2), soit les entreprises A, B, C+ :

La cotisation minimale forfaitaire est convertie en unités de prévention (UP). Ces UP sont utilisées à :

La Surveillance de santé : pratiques de prévention, organisation du droit de prise de connaissance du dossier de santé,

L’Exécution des missions du CP-AP (sauf si CP-AP interne).

Autres prestations liées à la prévention

Prestations hors cotisation forfaitaire : Actes techniques GR, Actes complémentaires surveillance de la santé, Frais réels de déplacement des CP et personnes qui les assistent.

Possibilité de mise en demeure :

Si le service externe n’effectue pas les prestations attendues, l’employeur peut le mettre en demeure et n’est plus redevable de la cotisation minimale.

(*)Rédaction d’un avis stratégique dans un délai de 5 ans :

Image des risques de l’entreprise, Diagnostic de la politique de prévention dans l’entreprise, Propositions et mesures de correction pour améliorer la politique B-E dans l’entreprise Information et/ou de la documentation sur les bonnes pratiques.

Cet avis stratégique peut s’appuyer, le cas échéant, sur un instrument qui est développé conjointement à cet effet par les services externes.

3

Résumé détaillé :

Section II/1 :

Section IIbis. Cotisations forfaitaires minimales obligatoires dues pour les prestations des conseillers en prévention des services externes

Section II/1 – Cotisations forfaitaires minimales obligatoires dues pour les prestations des conseillers en prévention des services externes

Dans le projet d’A.R., ce titre avait été modifié, notamment avec la suppression du terme

« minimales ». On constate que ce terme est finalement resté et que le titre de la section est

resté inchangé.

Article 13/1 - (inchangé) :

La présente section s'applique aux employeurs et aux personnes y assimilées, visés à l'article 2 de la loi,

ainsi qu'aux services externes auxquels ils font appel en application des articles 8 et 11 de l'arrêté royal

relatif au service interne.

Les articles qui ont été modifiés et remplacés sont les articles 13bis à 13duodecies de l’A.R. du

27.03.98 – SEPP.

Les points 13/2-13/8, décrits ci-après sont donc nouveaux.

Article 13/2 :

L’employeur est redevable annuellement envers le service externe d’une cotisation forfaitaire

minimale. Elle est fixée sur base du nombre de travailleurs occupés et calculée selon le tarif standard ou

réduit. Ce tarif dépend de l’activité principale de l’employeur (annexe 1 du présent A.R.).

La cotisation forfaitaire minimale par travailleur s’élève à :

Tarif standard Tarif réduit

Employeurs occupant > 5 travailleurs

87€

52€

Employeurs occupant ≤ 5 travailleurs

55€

35€

Elle est calculée sur base du nombre de travailleurs enregistrés chez un employeur via DIMONA pendant

au moins 45 jours calendriers ou, à défaut, inscrits dans un registre du personnel (ou document

équivalent).

4

Si une prestation vise un autre travailleur que celui visé, cette prestation est comptabilisée séparément

par le service externe.

Article 13/3 – Prestations comptabilisées par la cotisation minimale forfaitaire :

En échange de cette cotisation minimale forfaitaire, l’employeur du groupe C ou D, qui ne dispose pas

au sein de son service interne d’un CP (art.22 – AR SIPP 27.03.98), a droit aux prestations générales

suivantes :

- Analyse des risques : o collaboration active à la mise en œuvre, exécution, mise à jour de l’analyse de risques o proposition des mesures de prévention qui doivent être prises sur base de cette

analyse,

- Surveillance de santé :

Evaluations de santé préalables et périodiques SAUF pour les employeurs qui occupent maximum 5 travailleurs,

Consultations spontanées, Examens de reprise du travail, Visites de pré-reprise du travail, Surveillance de santé prolongée, Examens médicaux dans le cadre de la protection de la maternité.

Remarque : l’examen en vue de la réintégration (art 39) n’est pas repris dans le forfait !

- Dossier de santé : droit de prise de connaissance dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la réception de la demande par le service externe.

Voir art 91 de l’AR de 2003 : à la demande du travailleur, le CP-MT peut se mettre en rapport avec le médecin traitant de ce dernier et lui prêter ou fournir les documents des parties a, b, d du dossier de santé, soit toutes les données du dossier de santé sauf les notes personnelles du CP-MT

Le travailleur a le droit de prendre connaissance des données personnelles et d’exposition de son dossier, par l’intermédiaire de son médecin traitant.

- Travail sur écran : collaboration à l’analyse, complétée par un questionnaire ou autre instrument et proposition de mesures de prévention.

- Denrées alimentaires : collaboration à la formation relative à l’hygiène alimentaire et à l’analyse des risques en ce qui concerne le contact avec les denrées alimentaires.

- CPPT : assistances aux réunions tel que fixé précédemment (chaque fois qu’un point de l’ordre du jour relève de leur compétence spécifique, et notamment lors de la discussion du plan global, du plan annuel et présentation du rapport annuel du SEPP : soit 2 réunions par an).

5

- Accidents du travail : fourniture d’assistance suite à un AT grave. Le CP peut prester 10 heures maximum/par accident. Cette assistance porte notamment sur la proposition de mesures conservatoires, l’exécution des enquêtes des accidents du travail graves.

- Risques psychosociaux : traitement de la demande individuelle d’intervention psychosociale informelle ou formelle du travailleur.

Attention : à partir du moment où l’employeur est averti d’une plainte et a le nom de la personne, la prestation sort du forfait ; ceci correspond aux plaintes formelles à caractère individuel.

- Examens des lieux et postes de travail.

- Délivrance d’un avis stratégique motivé sur la politique de prévention de l’employeur : dans les 5 ans après la date d’affiliation (annexe 2). Et ensuite tous les 3 ans

- Inventaire des prestations effectuées chez l’employeur : tenu à disposition en ligne.

Voir art 29 et 30 – AR 27.03.98 SEPP, soit le Rapport général d’Intervention (RGI), le décompte des unités de prévention et l’inventaire complet des prestations.

Le service externe est présumé avoir fourni les prestations concernant l’analyse de risques (13 /3) s’il

utilise une méthode de travail standardisée qui :

A été développée pour un ou plusieurs secteurs ou pour des fonctions déterminées,

Aboutit à un instrument qui permet de déterminer au moins les résultats de l’analyse des risques, les mesures de prévention à prendre, les qualifications exigées, la formation et les obligations relatives à la surveillance de santé,

Contribue à la rédaction de l’avis stratégique,

Est actualisée ou complétée au moins tous les 3 ans et lors de toute modification importante.

Pour l’employeur du groupe A, B ou C qui dispose au sein de son service interne d’un CP de niveau I ou

II, la cotisation forfaitaire minimale est convertie en unités de prévention qui sont consacrées de

préférence aux prestations suivantes :

Surveillance de santé : pratiques de prévention, organisation du droit de prise de connaissance du dossier de santé,

Exécution des missions du CP-AP (sauf si CP-AP interne).

S’il reste des unités de prévention après l’exécution de ces prestations : elles peuvent être dépensées

par l’employeur, en concertation avec le service externe sous la forme d’autres prestations, en rapport

avec la politique de prévention de l’entreprise.

Ceci remplace notre FCA.

S’il n’en reste pas assez : le service externe garantit néanmoins l’exécution des prestations mais elles

seront comptabilisées séparément.

6

L’employeur qui dispose au sein du SIPP d’un département chargé de la surveillance de santé est

redevable au service externe d’une cotisation qui correspond aux prestations mentionnées.

Article 13/4 : Unités de prévention

Une unité de prévention s’élève à 150 €.

L’employeur dépense ces unités de prévention en appliquant les facteurs de pondération suivants (ces

facteurs tiennent compte du coût moyen par heure/personnel service externe, coût salarial brut/heure,

avantages extralégaux, frais généraux) :

125 % Heure prestée par un CP-Médecin du Travail

100 % Heure prestée par un CP-Sécurité

100 % Heure prestée par un CP-Hygiéniste

100 % Heure prestée par un CP-Ergonome

100 % Heure prestée par un CP-Aspects psychosociaux

75% Heure prestée par un CP, niveau II

75 % Heure prestée par un(e) infirmier(ère) en santé au travail

Article 13/5 : prestations non-comptabilisées dans la cotisation minimale forfaitaire

Les prestations suivantes peuvent être comptabilisées séparément à l’employeur :

Actes techniques dans le cadre des missions relatives à la gestion des risques (recherches, contrôles, mesurages qui exigent une analyse en laboratoires, …),

Actes complémentaires dans le cadre de la surveillance de la santé (coût des analyses, examens radiologiques, dirigés, tests fonctionnels dirigés, …),

Frais réels de déplacement des CP et personnes qui les assistent.

Article 13/6 :

Missions relatives à la GR :

115 € / heure prestée Les prestations ne figurant pas à l’article 13/3.

Les prestations exécutées après épuisement des unités de prévention (employeur groupe A, B ou C), article 13/4.

Missions relative à la surveillance de santé :

77,53 €/prestation OU 115 €/heure prestée

Les évaluations de santé préalables et périodiques pour employeurs occupant 5 travailleurs max.

Les pratiques de prévention qui ne sont pas reprises dans l’article 13/3.

Les pratiques de prévention qui doivent être comptabilisées séparément après épuisement des unités de prévention (article 13/4).

7

Article 13/7 : Indice pivot

L’indice pivot de base s’élève à 101,02€. Les montants sont adaptés à l’indice pivot chaque année au 1er

janvier.

Article 13/8 : Mise en demeure du service externe

Si le service externe n’exécute pas les prestations visées à l’article 13/3 (soit les prestations comprises

dans le forfait), l’employeur le met en demeure par écrit. Si le SEPP reste manifestement en défaut, il

n’est dès lors pas redevable de la cotisation minimale forfaitaire. Une copie de cette mise en demeure

sera soumise au Comité d’avis.

Section III – Organisation du service externe (A.R. 27.03.98 – SEPP).

L’article 29 (RGI), à savoir :

Le service externe établit, pour chaque intervention réalisée dans le cadre du contrat, un rapport général dans lequel

figurent les données suivantes:

1° la désignation de l'employeur pour lequel l'intervention est effectuée;

2° le nom du conseiller en prévention ou des conseillers en prévention qui ont effectué l'intervention ainsi que leur

qualification;

3° la référence au manuel de qualité dès qu'il existe;

4° la date de l'intervention;

5° une description de l'intervention avec, le cas échéant, la désignation de la disposition réglementaire qui l'impose;

6° les avis et conclusions.

Selon le cas, le rapport est complété avec les exigences imposées par les méthodes spécifiques qui ont été utilisées

lors de l'intervention.

Est modifié comme suit :

De manière électronique, un inventaire sera tenu à jour pour l’employeur et par le service externe.

Cet inventaire contient par prestation :

1. Date de prestation, 2. Nom du CP et spécialisation, 3. Description de la prestation, 4. Référence au manuel de qualité, 5. Avis et conclusions, 6. Méthodes spécifiquement utilisées, 7. Coût en unités de prévention. NEW

8

L’article 30, à savoir :

Ce rapport est destiné à l'employeur qui fait appel au service externe et est tenu par le service interne. Il est tenu à la

disposition des fonctionnaires chargés de la surveillance et soumis pour information au Comité.

Est modifié comme suit :

L’employeur informe le Comité du contenu de cet inventaire :

à intervalles réguliers,

à chaque fois que le Comité le demande.

Classement des employeurs en tarif standard ou réduit selon leur activité principale (annexe 1)

C’est le code NACE selon l’O.N.S.S. qui définit l’activité principale de l’employeur. Dans le présent A.R., il est donné à titre indicatif. Il n’est pas spécifié si la liste est exhaustive ou pas, il faut donc considérer que oui.

TARIF STANDARD TARIF REDUIT

Consulter l’annexe 1 de l’A.R.

Consulter l’annexe 1 de l’A.R.

Avis stratégique (annexe 2) :

L’avis adressé à l’employeur donne :

- une image des risques dans l’entreprise,

- un diagnostic de la politique de prévention dans l’entreprise (mesures déjà prises et énumération des manquements spécifiques),

- des propositions de mesures de correction et des mesures pour améliorer la politique B-E dans l’entreprise,

- le cas échéant, de l’information et/ou de la documentation sur les bonnes pratiques ou des moyens pratiques appropriés et des outils pour pouvoir implémenter les mesures proposées.

Suivre au minimum les phases suivantes :

- Fourniture de documentation générale en rapport avec les risques liés aux activités de l’entreprise ainsi que les bonnes pratiques connues et mesures de prévention liées,

- Exécution de l’examen des lieux et postes de travail au plus tard dans les deux ans suivant l’affiliation d’un employeur soumis au tarif standard ; 3 ans pour l’employeur soumis au tarif réduit,

- Réalisation d’une analyse globale des AT et des incidents,

- Fixation de contacts supplémentaires nécessaires à l’avis stratégique,

- Participation à la discussion de l’avis stratégique au Comité.

Cet avis stratégique peut s’appuyer, le cas échéant, sur un instrument qui est développé conjointement

à cet effet par les services externe.