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CSSS Laval Présentation modélisation et simulation, cliniques externes

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La simulation : un atout pour la réorganisation des services hospitaliers Le cas du bloc d’endoscopie du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes Dany Savard, inf., B. Sc., SSGB Sylvain Baril, M.Sc., Adm.A., SSGB CIM – Conseil en immobilisation et management inc. 29 octobre 2012

Congrès OIIQ 2012

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Introduction – Organisation des services

Cas de simulation : • Mise en contexte • Démarche • Exemple de résultats

Conclusion

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Table des matières

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Introduction 1

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Introduction – Organisation des services

•

• Au Québec, une augmentation de 15 % de la demande de services médicaux a été observée entre 2000 et 2010. (source MSSS)

• Cet accroissement amène les établissements de santé à redimensionner leurs services.

• L’organisation d’un service hospitalier intègre divers aspects : capacités, volumes d’activité, ressources humaines et matérielles, équipements, normes, contraintes (financières et humaines), aspects liés aux patients, etc.

Secteur de la santé - Québec

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Introduction – Organisation des services

•

• En raison de cette multitude de facteurs, l’organisation d’un service est une activité complexe à réaliser.

• De plus, à la suite de la réorganisation d’un service, il arrive souvent que les coûts associés aux erreurs et aux oublis soient très élevés.

• La prise de décision, ce n’est pas une tâche facile.

• L’utilisation des outils de validation s'avère nécessaire (modélisation et simulation, comparaison, guides, etc.)

• Exemple du bloc d’endoscopie du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes avec l’utilisation de la simulation.

Secteur de la santé - Québec

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Cas de simulation Mise en contexte Démarche Exemple de résultats

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Mise en contexte

•

• Fait partie du Centre de santé et de services sociaux du Lac-des-Deux-Montagnes.

• Dessert la clientèle de la région des Laurentides et est désigné comme centre de traumatologie secondaire.

• 40 000 visites à l’urgence et plus de 87 000 consultations externes annuellement.

• Capacité de 234 lits.

L’Hôpital de Saint-Eustache

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•

• Fait partie d’un projet d’agrandissement visant à augmenter la capacité du plateau technique de l’hôpital.

• Déménagement du bloc d’endoscopie actuel dans les anciens locaux du bloc opératoire.

Le bloc d’endoscopie

Mise en contexte

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•

• Validation des installations futures :

o Est-ce que les capacités prévues permettront de satisfaire à la demande?

o Quel sera le taux d’occupation des installations?

o Considérant les contraintes en place, quels sont les goulots d’étranglement dans le parcours du patient?

o Comment sera distribué le temps des patients dans leur parcours (activités vs attente)?

o Etc.

Objectifs

Mise en contexte

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Cas de simulation Mise en contexte Démarche Exemple de résultats

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•

• Il s’agit de reproduire le fonctionnement d’un système (réel ou conceptuel) à travers le temps et l’espace, et ce, dans des conditions variables.

• À cette fin, le système étudié est remplacé par un modèle dynamique plus simple ayant un comportement analogue.

• L’idée est de se servir du modèle ainsi créé comme d’un outil permettant d’expérimenter différents scénarios, en prenant comme prémisse que les observations effectuées pourront être transférées aux opérations modélisées.

La simulation, qu’est-ce que c’est ?

Démarche

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Démarche

Formulation de la problématique et des objectifs 1

Modélisation du système 2

Collecte des données 3

Programmation du simulateur et validation 4

Simulation des scénarios et analyse 5

Simulation du fonctionnement futur

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Démarche

Modélisation du système

Hypothèses de fonctionnement

+

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Démarche

•

• Durée des activités

• Capacités prévues (salles d’intervention, aire de récupération, salle d’attente, cabines de déshabillage, etc.)

• Historique des interventions

• Planification des interventions futures

• Etc.

Collecte des données

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Démarche

Programmation du simulateur

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Cas de simulation Mise en contexte Démarche Exemple de résultats

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Exemples de résultats

Goulots d’étranglement

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Exemples de résultats

Goulots d’étranglement

Causes probables • Manque de personnel pour effectuer la préparation des patients et le

nettoyage des civières/fauteuils. • Nombre de fauteuils insuffisant pour assurer la préparation et la

récupération des patients, ce qui cause de l’attente.

Temps d’attente élevé avant la préparation 1

Solutions potentielles • Ajouter une ressource (infirmière ou auxiliaire) dans la salle de

récupération. • Ajouter des fauteuils.

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Exemples de résultats

Goulots d’étranglement

Solution proposée

Impact sur le temps d’attente du patient

Patients ambulants non couchés

Avant préparation

Avant prépar. + avant intervent.

Ajout de 1 infirmière ↓ 2 min ↓ 1 min

Ajout de 1 fauteuil ↓ 5 min ↓ 3 min

Ajout de 2 fauteuils ↓ 6 min ↓ 4 min

Ajout de 3 fauteuils ↓ 6 min ↓ 4 min

Ajout de 1 infirmière et de 1 fauteuil ↓ 8 min ↓ 4 min

Ajout de 1 infirmière et de 2 fauteuils ↓ 8 min ↓ 4 min

Solution recommandée

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Exemples de résultats

Goulots d’étranglement

Attente élevée avant l’intervention 2

Aucun retard

Salle non disponible

Patient pas prêt

Causes des retards

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Exemples de résultats

Goulots d’étranglement

Cause principale • Les salles d’intervention ne sont pas disponibles (l’intervention

précédente n’est pas terminée ou le nettoyage de la salle n’est pas complété).

Attente élevée avant l’intervention 2

Recommandation • Revoir la planification des interventions si les temps d’attente observés

sont jugés trop élevés.

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Exemples de résultats

Occupation des installations

Occupation de la salle d’attente principale en fonction du temps

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Exemples de résultats

Validation des capacités prévues

ÉLÉMENT ANALYSÉ CAPACITÉ PRÉVUE VALIDATION ANALYSE

Comptoir d'inscription 1 Ajouter un comptoir lors de certaines périodes?

Cabines de déshabillage 4 OK

Salle d'attente principale 36 20 places seraient suffisantes

Petite salle d'attente Urologie 5 OK

Salles d'intervention 4 Revoir la planification?

Salle de récupération Civières 11 OK

Fauteuils 2 Ajouter 2 fauteuils

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Conclusion 3

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Conclusion

•

• À la suite des résultats obtenus, une partie de l’espace prévu pour la salle d’attente a pu être réutilisé afin d’améliorer la circulation des flux au sein du service.

• De même, l’ajout d’un fauteuil pour la préparation des patients a permis d’éliminer le goulot d'étranglement observé à cette étape du parcours des patients.

Bilan du projet

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Conclusion

•

• Dans le cas du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes, la simulation du fonctionnement futur du service aura permis de valider les capacités prévues, d’anticiper la présence de goulots d'étranglement et d’apporter des corrections avant la mise en place finale du service.

• Accessibilité, sécurité, confort du patient et continuité des soins sur le parcours patient/personnel clinique.

• Stérilité du matériel – croisement des flux propres/souillés, personnel de soutien.

Apports / bénéfices

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• Une approche personnalisée à chaque établissement (CHU, CSSS, agences, etc.)

• Une démarche qui peut être appliquée à tout service hospitalier.

Conclusion

Exemples de services traités dans le passé

Circuit du médicament

Stérilisation

Services alimentaires

Pharmacie

Médecine nucléaire

Bloc opératoire

Logistique

Imagerie médicale

Urgence

Chirurgie d’un jour

Cliniques externes

Réadaptation

Laboratoires cliniques Santé mentale Transition hospitalière

Autres applications

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La modélisation et la simulation : un atout dans la prise de décisions! Optimisation du Département de biologie médicale du CSSS de Saint-Jérôme

Merci!