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REPENSER SON ANIMATION DE
RÉUNION, IMPLIQUER LES ACTEURS
ET FAIRE PREUVE DE CRÉATIVITÉ.
Mylène Bèze Formation - 33650 Saint Morillon - 06 74 24 62 74 Email : [email protected] : www.beze-formation.frFacebook : www.facebook.com/Mylène Bèze Formation
LE PROGRAMME
Les points de
vigilance pour
organiser une
réunion
Les fondamentaux
de la
communication
en public
Techniques pour
gérer la prise de
parole et faciliter
l’expression de
chacun
• Différents types de
réunions et leurs
différents objectifs
• Créer un séquençage
• Réponses aux
objections
• Mieux gérer son stress
• Les fondamentaux du
non verbal
• Gérer les comportements
des personnalités
particulières
• Principales techniques
d’animation
• Quelques techniques
de créativité.
COÛT D’UNE RÉUNION
Une réunion coûte !
= salaires des participants
+ charges sur salaires des participants
+ frais de déplacements
OBJECTIFS, LIEUX, PARTICIPANTS… DIFFÉRENTS
ORGANISER UNE RÉUNION
Les différents objectifs d’une réunion.
Informer, s’informer
Débattre
Résoudre des problèmes, décider
Sensibiliser…
Choisir les participants nécessaires pour atteindre les objectifs définis
(éviter les invitations de convenance)
ORGANISER UNE RÉUNION
INVITATION À UNE RÉUNION
Objectif de la réunion :
Lieu : Horaires (début et fin) :
Présence (requise ou souhaitée)
Animateur :
Participants :
Thèmes : Objectif : Horaires :
Documents à préparer :
Intervenants :
Préparation demandée :
Documents en annexe (éventuellement) :
Après avoir préparé votre TOP
le Thème
l’ Objectif
le Plan
Préparer le COFRE
le COntenu (c'est-à-dire le fond)
la Forme
le Relationnel
Préparer un SCÉNARIO D’ANIMATION,
qui vous servira de fil conducteur
Attention : Le temps de la préparation est
souvent plus long que l’intervention elle-même.
ORGANISER UNE RÉUNION
Inviter des participants " dernier CRI ":
Compétents par rapport au sujet
Responsables par rapport au sujet
Intéressés par rapport au sujet
Et les engager à préparer la réunion.
TOP
COFRE
CRI
Il contient :
les séquences
les objectifs,
le temps alloué à chacune des séquences
les techniques d’animation
Il permet de :
respecter le temps annoncé
faire participer tout le monde
aborder tout ce que vous avez prévu
bref, être professionnel dans le déroulé de votre intervention.
L’objectif répond à la question « pourquoi »
Le scénario d’animation répond à la question « comment »
et il sera le fil directeur de votre animation.
LE SCÉNARIO D’ANIMATION
Une bonne trame se reconnait si :
les séquences s’enchainent
naturellement
les participants savent à
chaque instant où ils en sont
l’animateur est maître de son
timing et l’animation est rythmée
sans temps mort
la finalité des travaux (ou des
apports) apparait clairement
Se présenter si nécessaire
Pas de minimisation :
ex : éviter le « je vais essayer de vous montrer comment … »
Etre attentif à chacun, repérer les agités, les « sages »…
BIEN DÉMARRER
L’introduction
Préparer ce que vous allez dire
Préparer la façon dont vous allez le dire
Les annonces dans l’introduction :
le plan ou les grandes lignes,
la manière dont cela va se dérouler et le temps alloué.
le sujet et l’objectif. Trouver un élément déclencheur pour
créer une ambiance agréable et mettre le groupe en écoute
active.
Une image Trouver une image représentative du sujet abordé
Une anecdote / déclarationLe mois dernier, j’ai assisté à une conférence de
Gérard Baillard, aux journées du tourisme à
Arcachon…
Une question Qui parmi vous a déjà eu l’occasion d’admirer un
conférencier ou un animateur au point de « boire »
ses paroles ?
Une citation « Aucun mortel ne peut garder un secret. Si ses
lèvres restent silencieuses, ce sont ses doigts qui
parlent » Sigmund Freud
Un paradoxe En ces temps modernes d’opulence d’outils de
communication, j’ai la sensation que nous perdons
en qualité de communication !
Partir d’une attente commune de
l’auditoire
Nous sommes tous ici réunis pour apprendre des
techniques de communication efficaces pour animer
un groupe.
Faire une remarque honnête
exprimant un sentiment
Je suis contente d’avoir à passer 2 jours parmi vous,
avec pour mission de vous transmettre les trucs et
astuces pour bien mener une réunion.
Exemples d’éléments déclencheurs
Animation d’un démarrage d’une réunion 4 étapes, présenter :
Choisir son langage
Choisir de la position
Ecouter activement (oublier vos propres représentations)
Utiliser les silences
Reformuler (reformulation recentrage, transformation…
Mettre du rythme dans votre discours
QUELQUES RAPPELS
Mémo :vous n’avez qu’1 bouche, mais 2 oreilles,
c’est pour que écouter 2 fois plus que l’on ne parle »
Et …exploiter votre corps
Attention aux zones d’intervention !
Zone publique : au-delà de 3 m
Zone sociale : de 1m20 à 3 m
Zone personnelle : de 60 cm à 1m20
Zone intime : de 0 à 60 cm
Les gestes à éviter
Le doigt pointé ou levé (accusateur ou moralisateur)
Les mains collées, agrippées
Les bras croisés
Les gestes, nerveux
Faire des gestes hauts pour une connotation active ou
positive (affirmation de l’engagement et de la volonté)
Utiliser des gestes ouverts (ouvrent la discussion et
l’échange)
Faire des gestes vers les autres (la prise en compte de
l’autre)
Les gestes à utiliser
TECHNIQUES D’ANIMATION.
Pourquoi utiliser différentes méthodes d’animation ?
Beaucoup d’adultes :
ne considèrent pas comme acquise, l’autorité de l’animateur (il doit le
prouver)
estiment que la réunion doit avoir un résultat concret pour eux dans
l’exercice de leur fonction…
ils veulent qu’on prenne en compte leurs acquis, leurs expériences. Ils
arrivent en réunion porteurs d’une réalité complexe, et viennent chercher
des outils pour les aider.
TECHNIQUES D’ANIMATION
Ces techniques sont indispensables pour :
susciter la participation (tout en gardant la maîtrise de la conduite de
l’intervention)
animer sans ennuyer.
La méthode pédagogique pose le cadre général, dans lequel on va y
intégrer des techniques d’animation.
Comment je fais pour
…..
Faire dire
(interrogative)
Faire faire
(expérimentale)
Dire
(magistral)
Faire
découvrir
(découverte)
Faire
comprendre,
mémoriser
(analogie)
Montrer
comment faire
(démonstrative)
Un même objectif peut s’animer selon 5 méthodes différentes.
Certaines sont transversales.
DECOUVERTE
DEMONSTRATIVE
INTERROGATIVE
MAGISTRALE
TRANSVERSALE
Mise en
situation
Brainstorming
Etude de cas Jeu de rôle
Méli-mélo
Mise en
situationEtude de cas Jeu de
rôle
Quizz
Brainstorming
Questionnement oral
QCM
Exposé
Travail individuel
Binôme Sous groupe
Post-it
Méta plan
PowerpointIntervention
témoignage
Tour de table (normal,
aléatoire, avec un relai
ou balle…
Post-it ou méta plan
Photo-langageMéli-mélo
Le photolangage
Le méta plan et / La méthode des post-it
Le mind mapping ou carte heuristique
Le 635
Le méli mélo
Exercices en groupes
Le dernier survivant
Le vrai / faux
La vidéo modèle
La vidéo erreur
25
Focus sur leurs particularités
Techniques Objectif Particularité
Le brainstormingTrouver beaucoup
d’idées
Aucun jugement
Tout est valable
Méthode des post it Idem Idem
Le méta plan Rassembler beaucoup
d’idées
Jugement Priorisation
Pondération
Les sous groupes Résoudre un problème,
expression d’idées
Permet l’échange entre
les participants
La carte heuristiqueSert à classer, ordonner,
préparer…Parfois longue à réaliser
Le méli mélo
Remettre dans le bon
ordre les étapes d’un
processus
Passer dans les groupes
pour éviter les erreurs
Le dernier survivant Trouver un maximum
d’idéesTrès ludique
Le vrai / faux Favorise la mémorisationFacile à corriger, mais
spectre restreint
Techniques Objectif Particularité
Le portrait chinois
Percevoir un concept,
une idée (trouver un nom
de marque par ex)
Ludique
Le 635Trouver un maximum
d’idées
Faire participer tout le
monde
La vidéo erreur Montrer les effets
négatifs d’une solution Préparation en amont
La vidéo modèleMontrer les effets positifs
d’une solution Préparation en amont
Photo langage
Comprendre les
représentations des
participants
Poser des questions
claires
Le scénario d’animation
OBJECTIF PROCESSUS TECHNIQUE SUPPORT DUREE
Acquérir les
connaissances
Apprendre à
préparer des
supports
pédagogiques
Expliquer la méthode de
construction d’un scénario
d’animation (explications sur la
création d’une trame d’animation)
Les stagiaires doivent en groupe
créer un scénario d’animation pour
réaliser une séquence de leur
choix dans le cadre d’une réunion
réalisée auprès de prestataires
touristiques
Méta plan
Exposé
Sous groupe
Paperboard
Trame à
montrer
20 mn
45 mn
Gérer les comportements des participants.
Le groupe a 2 fonctions :
Une fonction de production: celle-ci est centrée sur la tâche (objectif) de la
réunion.
- gagner du temps
- valider à plusieurs
- multiplier les informations
- l'union fait la force.
Une fonction relationnelle
L‘animateur doit faciliter la participation de tous et il doit réguler les échanges.
Une réunion rassemble avant de les « ré- unir » trois groupes d’individus :
Les badauds venus là par hasard d’une rencontre ou parce qu’ils ont du
temps et de la « bonne volonté » . En général ils n’ont pas lu la convocation,
n’ont rien préparé et sont là sans être impliqués.
Les spectateurs ont lu la convocation, sont ponctuels et attendent d’être
guidés par l’animateur : comme au spectacle !
Les participants ont lu la convocation, sont ponctuels, ont préparé la
réunion, sont prêts à l’échange et à apporter leur contribution pour faire
avancer la réunion.
GÉRER LA PRISE DE PAROLE
L’animateur donne la parole
Il veille à ce qu’une seule personne parle à la fois, il favorise
l’écoute mutuelle
Il questionne si nécessaire pour aider les participants à aller plus
loin dans la réflexion
Il donne la parole aux personnes réservées
Il reformule si une ambiguïté est perçue
RÉACTION VIS-À-VIS DES MEMBRES DU GROUPE
Le bagarreurRester calmeNe pas polémiquerL’enfermer dans ses contradictions
Le sageC’est une aide précieuseLe faire contribuer
Je sais toutFaire saper ses théories par le groupe
Le bavardL’interrompreLimiter son temps de parole
LetimideAugmenter sa confiance en lui
Le rebelleFaire jouer son ambition
Le ruséEssaye de coincer le l’animateur
Le flemmardL’interroger sur luiLui faire donner des exemples
Le grand seigneurOui et…
CONCRÈTEMENT QUE FAIT-ON AVEC CHACUN D’ENTRE EUX ?
La posture à tenir
Les mots et phrases à dire
Les gestes et regards dans ce moments « difficiles »
Je vous souhaite bon courage dans vos apprentissages
et je reste à votre disposition pour vous apporter mon aide si
besoin.
Mylène
06.74.24.62.74
