Les 5 étapes pour passer au Zéro Papier

LES 5 ETAPES POUR PASSER A LA FULL DEMAT :

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Les 5 étapes pour passer à Full Démat:

La dématérialisation est la tendance technologique actuelle. Et LA question qui demeure présente dans l’esprit de tout gestionnaire est la suivante : Comment déployer une stratégie Eco-friendly pour réduire les coûts et contribuer au développement durable ? Avant d’y répondre, il est nécessaire de rappeler que le fait de s’inscrire dans une optique de « Zéro Papier » n’est pas seulement une démarche écologique. L’entreprise peut en tirer profit en terme de gain de temps et d’argent! La transition vers le zéro papier est commode et abordable. Elle permet de réduire les coûts relatifs à l’achat du papier et autre matériel.

360 Business Ventures, vous recommande 5 étapes pour une meilleure transition :


1. INITIER UNE NOUVELLE APPROCHE DE GESTION DES IMPRESSIONS

Fini les impressions à tort et à travers ! Il ne faut imprimer qu’en cas de besoin. En plus, il faut gérer ses impressions, par exemple favoriser le recto/verso ou encore l’impression sur des feuilles déjà utilisées d’un seul côté.


2. OPTER POUR LES OPERATIONS ELECTRONIQUES

Favoriser les opérations électroniques en utilisant des solutions de capture intelligente, à savoir l’ OCR et l’échange informatisé des documents; outils qui permettent de scanner, gérer et partager l’information électroniquement au lieu de la dupliquer en format papier et la remettre aux parties concernées.


3. LE SYSTÈME DE WORKFLOW

Un système de Workflow permettra de dresser des flux de l’information, afin d’assurer le suivi des documents et leur traçabilité jusqu’à l’arrivée chez le destinataire voulu.


4. INVESTIR DANS DES SOLUTIONS GED

Le fait d’investir dans des solutions d’archivage électronique assure la sécurité des données stockées, la maitrise des coûts, l’accessibilité des documents, et leur pérennité !


5. LA FULL DEMAT

C’est la phase finale ! L’entreprise traite toutes ses activités sur des supports électroniques et digitalise l’ensemble de ses échanges ; que ça soit avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, l’Etat, et même en interne entre collaborateurs.


La dématérialisation et le respect de l’environnement sont la finalité environnementale des entreprises soucieuses de l’avenir de notre planète. La transition ne se fait pas du jour au lendemain. Il faudrait l’introduire graduellement et sensibiliser les collaborateurs sur l’importance de la dématérialisation au lieu de la leur imposer, afin de les inciter à y adhérer.

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