Modernisation UNA MP - 19-06-15

Avec le soutien de

Etape 2 : Journée régionale de travail avec UNA

UNA Midi-Pyrénéesle 19 Juin 2015

Rappel du contexte

Les travaux présentés dans ce document s'inscrivent dans le cadre de la phase préparatoire du programme de modernisation.

Rappel du calendrier de phase préparatoire

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Juillet 2015

Juin 2015

Janv. 2015

Fév.

2015 Mars 2015

Avril 2015

Mai 2015

Diagnostics individuels et territoriaux Construction des plans d’action et séminaires d’engagement 3 étapes de travail

Mise en place des ressources en vue du déploiement

Septembre 2015 : déploiement du programme

1. Phase préparatoire du programme en cours de finalisation : Réalisation des diagnostics individuels par les structures engagées (UNApédia)

Réalisation des diagnostics territoriaux par les 2 pilotes de Midi-Pyrénées

2. Analyse des résultats des diagnostics individuels Au niveau structure

Au niveau départemental

Au niveau régional

3. Analyse des résultats des diagnostics territoriaux

>> la confrontation des analyses doit permettre de définir des plans d’actions, pour la phase de déploiement, cohérents et en phase avec les réalités territoriales, les intentions politiques locales et les besoins et souhaits des structures engagées.

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Rappel du contexte

Construction du plan d’actions

Rappel des étapes de construction du plan d’action d’un territoire :

Etape 1 : Au regard de la configuration de la région Midi-Pyrénées, les restitutions de l’Etape 1 ont été organisées différemment d’un département à l’autre.

Une analyse régionale globale a été diffusée à l’ensemble des membres du CA de UNA Midi-Pyrénées, ainsi que les Président(e)s des UD le 26 mai 2015 (copie à UNA national).

Pour les départements de l’Ariège, de l’Aveyron, du Gers, du Lot, des Hautes-Pyrénées, du Tarn et du Tarn-et-Garonne :

Chaque structure engagée a reçu, par email, le 1er juin 2015, une présentation du diagnostic départemental de son territoire, accompagnée de l’analyse des diagnostics individuels ainsi qu’une proposition de plan d’actions.

des entretiens téléphoniques individuels ont été réalisés avec les Directeurs/trices de chacune des structures engagées (entre le 02 et le 04 juin). Ces entretiens ont permis de commenter les résultats envoyés et de valider les souhaits des thématiques choisies pour la phase de déploiement.

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Pour UNA Haute-Garonne, la réunion de l’Etape 1 a eu lieu le 26 mai 2015 après-midi à Toulouse : Nombre de participants : 12, dont les 2 pilotes

• Représentants 7 structures / 9 engagées

• Dont 3 représentants politiques des structures (président, administrateur)

• Dont 7 représentants techniques des structures (directeurs)

• La copie de la feuille de présence sera envoyée par email à Magali AMANS.

Les 2 structures absentes lors de la réunion ont été contactées par téléphone pour s’assurer de la bonne réception et compréhension du diagnostic 31 et de leur choix de chantiers pour la phase de déploiement.

Au niveau d’UNA Midi-Pyrénées: Nombre de structures engagées dans la phase préparatoire : 30 Nombre de structures ayant validées ses souhaits quant aux

chantiers pour la phase de déploiement : 30

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Rappel des étapes de construction du plan d’action d’un territoire :

Etape 2 : journée de travail régionale du 19 JUIN 2015 avec les Présidents d’UR et UD, les membres du CA d’UNA MP et les pilotes. Cette journée sera animée par le national et sera destinée à optimiser le rapport entre le budget attribué au territoire et les priorisations exprimées à l’issue de l’étape 1 en vue de la mise en place des ressources d’accompagnement.

Etape 3 : UNA Midi-Pyrénées communique aux adhérents engagés en phase préparatoire le plan d’actions proposé et les modalités de déploiement envisagées (budget et organisation). La structure peut ainsi finaliser ses choix et s’engager officiellement dans la phase de déploiement du programme.

>> L’ensemble du processus doit être bouclé d’ici mi-juillet afin de pouvoir assurer un démarrage des travaux de la phase de déploiement dès la rentrée 2015.

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Objectifs et Programme de la journée

Objectifs :

Prendre connaissance du budget attribué par UNA au regard des intentions d’engagements des structures

Envisager les modalités de déploiement du programme de Modernisation Etablir le plan d’actions régional : sept. 2015 à Déc. 2017

Programme :

Introduction par Christine CAZELLES, Présidente UNA MP Retour sur le plan d’actions régional soumis à UNA Présentation des éléments budgétaires Plan d’actions par chantier :

Aide et Soins Handicap Gestion RH Pilotage régional

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Introduction

Christine CAZELLES

Présidente UNA Midi-Pyrénées

8

Retour sur le plan d’actions régional

L’hypothèse d’organiser le déploiement du programme au niveau

régional, nous a permis de proposer aux adhérents engagés un

choix parmi 4 chantiers : AXE USAGER :

Aide et Soins

Handicap

AXE ORGA : Gestion

RH

>>>> Questions ?

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Présentation des éléments budgétaires

10

Magali AMANS

Chargée de mission Modernisation

Un budget calculé sur l’engagement de 29 structures

Un budget calculé sur l’engagement de chaque structure sur 2 chantiers : 1 sur l’axe Usager + 1 sur l’axe Organisation

Un budget de pilotage avec salaires + frais généraux

Un budget par chantier incluant rémunérations des « experts » + frais.

Axe USAGER – Chantier Aide et soins

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Budget : 30 j de consultant pour les 2,5 années du programme Modalités d’organisation du programme :• des séminaires régionaux, avec ARS, CG et autres fédérations… à Toulouse• Phase 1 : Projet stratégique des structures (oct. 2015 à Mars 2016)• Phase 2 : 6 modules thématiques (d’avril 2016 à juillet 2017)• Phase 3. Bilan, communication et partage du projet (sept. à oct. 2017)

Ressources :• Pilotage régional• Expert métier externe : Cabinets locaux… qui devront répondre au cahier des charges

d’UNA (pas encore diffusé). Quelques pistes…• Nadine LOURTIS, consultante senior médico-sociale • IPSO FACTO : http://ipsofacto-co.fr• BV MS Conseil, Cathy DUCOS• Pensez-vous à des cabinets qui pourraient nous accompagner ?

• Lieu de réunions collectives :• Séminaire : Toulouse• Réunions de travail collective : Toulouse et/ou Albi ???

Liste des structures souhaitant s’engager sur AXE USAGER – AIDE et SOINS :

12

Département N° adhérent StructureAriège (09) 09000110 Ariège AssistanceAveyron (12) 12000110 ASSAD de RodezAveyron (12) 12023110 UDSMAAveyron (12) 12110110 Cias ViviezHaute-Garonne (31) 31000113 ADPAMHaute-Garonne (31) 31000115 AMFPADHaute-Garonne (31) 31250110 ARPAMHaute-Garonne (31) 31380110 AFCHaute-Garonne (31) 31400110 GMSHaute-Garonne (31) 31470110 Solidarité Fam.Haute-Garonne (31) 31522110 ADHAFHaute-Garonne (31) 31850110 L'aideatoutLot (46) 46102110 Adar de FigeacTarn (81) 81000110 AASSODALTarn (81) 81140110 SAD Vère GrésigneTarn (81) 81200110 ADAR 81Tarn (81) 81400110 ASAD 81Tarn (81) 81400111 AGADCATarn (81) 81800110 AADPRTarn-et-Garonne (82) 82008110 SMAD 82Tarn-et-Garonne (82) 82150111 ADPATOTAL ENGAGEMENT 21

Modalités d’animation souhaitées / envisagées :

-une réflexion au niveau régional, incluant les financeurs (CG, ARS) + autres fédérations de la branche (ADMR, FNAP-CSF).

-avec potentiellement des GT sur thématiques précises au niveau interdépartemental

-animation : une ressource experte dédiée (issue du réseau UNA ou extérieur) + temps de coordination au niveau régional pour faire le lien avec les autres chantiers et les autres temps d’animation de l’UR (Journées régionales, CRD, etc).

-Lieu de travail collectif pressenti : Toulouse.

3 structures ont sélectionné ce chantier, en tant que chantier complémentaire, facultatif

Axe USAGER – Chantier Aide et soins

Axe USAGER – Chantier Handicap

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Budget : 1 mi-temps salarié ou 60 j de consultant expert sur 2,5 ans Modalités d’organisation du programme :• 2 séminaires partenariaux, à Toulouse : 1 début 2016 + 1 début 2017• Phase 1 : Phase stratégique (6 à 8 mois – mars 2016) • Phase 2 : 5 modules thématiques (Avril 2016 à fin 2017) : • Phase 3. Evaluation du chantier (2018)

Ressources :• Pilotage régional• recrutement d’un junior à mi-temps OU expert métier externe : Cabinets locaux… qui

devront répondre au cahier des charges d’UNA (pas encore diffusé). • IPSO FACTO : http://ipsofacto-co.fr• Pensez-vous à des cabinets qui pourraient nous accompagner ?

• Lieu de réunions collectives : 2 GT interdépartementaux • Séminaire : Toulouse• GT 1 - départements 09/31/32/65 : Toulouse et Auch (en alternance)• GT 2 - départements 12/81 : Albi et Blaye-les-Mines (en alternance)• Choix du groupe laissé aux adhérents du 82 et à la structure de Revel

Liste des structures souhaitant s’engager sur AXE USAGER – HANDICAP :

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-une réflexion coordonnée au niveau régional mais avec 2 GT interdépartementaux :

- GT 1 : 09,12,31,32

- GT 2 : 12,81,82

-animation : une ressource dédiée, recrutement d’un junior envisagé (1/2 Etp ou 1 ETP, à voir) ou ressource expert (réseau UNA ou extérieur)

-+ temps de coordination au niveau régional pour faire le lien avec les autres chantiers et les autres temps d’animation de l’UR (Journées régionales, CRD, etc).

-Lieux de travail collectif pressentis :

- GT 1 : Toulouse et Auch

- GT 2 : Albi et Blaye-les-Mines


Département N° adhérent StructureAriège (09) 09000110 Ariège AssistanceAveyron (12) 12102110 UMMHaute-Garonne (31) 31250110 ARPAMHaute-Garonne (31) 31400110 GMSHaute-Garonne (31) 31410110 La vie est belleHaute-Garonne (31) 31522110 ADHAFGers (32) 32000111 NeoproxyGers (32) 32004110 ADAFGers (32) 32160110 Adom Trait d'UnionHautes-Pyrénées (65) 65000110 Aide BigourdaneTarn (81) 81100110 AGARDOVATarn (81) 81110110 Adar de DourgneTarn (81) 81140110 SAD Vère GrésigneTarn (81) 81400110 ASAD 81Tarn (81) 81400111 AGADCATarn-et-Garonne (82) 82100110 ADOM 82Tarn-et-Garonne (82) 82150111 ADPATOTAL ENGAGEMENT

17

Axe USAGER – Chantier Handicap

15

Axe ORGANISATION - Gestion

Budget : 60 j de consultant expert sur 2,5 ans Modalités d’organisation du programme :

16


Ressources :• pilotage régional• recrutement d’un expert métier interne à UNA ou externe :

• candidature disponible à ce jour au niveau du réseau UNA pouvant

intervenir à Toulouse : Claudine SCIPION (24)• Cabinets labellisés par UNA :

• Laurent ROUX E2S Conseil (Limoges)• Jean-Luc Gautier, Medactic (Alès, Gard)

• lieu de réunions collectives : 2 GT interdépartementaux• Répartition si critère géographique :

• GT 1 - départements 09/31/32/65 : Toulouse et Auch (en alternance)• GT 2 - départements 12/46/81 : Albi et Blaye-les-Mines (en alternance)• Choix du groupe laissé au SMAD 82

Liste des structures souhaitant s’engager sur AXE ORGANISATION – GESTION :

17

Priorisation des chantiers et plan d’actions


-une réflexion coordonnée au niveau régional mais avec 2 GT interdépartementaux et/ou en fonction des niveaux

-animation : une ressource dédiée, expert (réseau UNA ou extérieur)


-Lieux de travail collectif pressentis : Toulouse, Auch, Albi et Blaye-les-Mines


Département N° adhérent StructureAriège (09) 09000110 Ariège AssistanceAveyron (12) 12102110 UMMHaute-Garonne (31) 31000113 ADPAMHaute-Garonne (31) 31000115 AMFPADHaute-Garonne (31) 31470110 Solidarité Fam.Haute-Garonne (31) 31850110 L'AidatoutGers (32) 32000111 NeoproxyGers (32) 32160110 Adom Trait d'UnionLot (46) 46102110 Adar de FigeacTarn (81) 81100110 AASSODALTarn (81) 81110110 AGARDOVATarn (81) 81140110 SAD Vère GrésigneTarn (81) 81200110 ADAR 81Tarn (81) 81400110 ASAD 81Tarn (81) 81400111 AGADCATarn (81) 81800110 AADPRTarn-et-Garonne (82) 82100110 SMAD 82TOTAL ENGAGEMENTS 17

18


Elaboration du budget prévisionnel par activité Gestion prévisionnelle Détermination des couts et

analyse financière

Département N° adhérent Structure Majeure Mineure Niveau 1 Niveau 2 Niveau 2

Ariège (09) 09000110 Ariège Assistance 1 71 50 33

Aveyron (12) 12102110 UMM 1 86 0 33

Haute-Garonne (31) 31000113 ADPAM 1 100 0 100

Haute-Garonne (31) 31000115 AMFPAD 1 71 25 67

Haute-Garonne (31) 31470110 Solidarité Fam. 1 100 50 67

Haute-Garonne (31) 31850110 L'Aidatout 1 14 50 33

Gers (32) 32000111 Neoproxy 1 57 75 0

Gers (32) 32160110 Adom Trait d'Union 1 43 50 0

Lot (46) 46102110 Adar de Figeac 1 57 25 0

Tarn (81) 81100110 AASSODAL 1 71 75 100

Tarn (81) 81110110 AGARDOVA 1 43 0 0

Tarn (81) 81140110 SAD Vère Grésigne 1 57 50 100

Tarn (81) 81200110 ADAR 81 1 86 25 33

Tarn (81) 81400110 ASAD 81 1 71 100 0

Tarn (81) 81400111 AGADCA 1 50 50 0

Tarn (81) 81800110 AADPR 1 71 0 33

Tarn-et-Garonne (82) 82100110 SMAD 82 1 57 50 67

TOTAL ENGAGEMENTS 17 9 8 65 40 39

19

AXE ORGANISATION - RH

Budget : 60 j de consultant expert sur 2,5 ans Modalités d’organisation du programme :

20


Ressources :• pilotage régional• recrutement d’un expert métier interne à UNA ou externe :

• Pas de candidature disponible à ce jour au niveau du réseau UNA • Cabinets labellisés par UNA :

• Cabinet GESTE• Autres cabinets parisiens + 1 à Lyon, mais liste diffusée qu’à partir de

septembre.

• lieu de réunions collectives : 2 GT interdépartementaux

Répartition si critère géographique :• GT 1 - départements 31/32/65 : Toulouse et Auch (en alternance)• GT 2 - départements 12/46/81 : Albi et Blaye-les-Mines (en alternance)• Choix du groupe laissé aux adhérents du 82

Liste des structures souhaitant s’engager sur AXE ORGANISATION – RH :

21



-une réflexion coordonnée au niveau régional mais avec 2 GT interdépartementaux et/ou en fonction des niveaux

-animation : une ressource dédiée, expert (réseau UNA ou extérieur)


-Lieux de travail collectif pressentis : Toulouse, Auch, Albi et Blaye-les-Mines


Département N° adhérent StructureAveyron (12) 12023110 UDSMAAveyron (12) 12102110 UMMAveyron (12) 12110110 Cias ViviezHaute-Garonne (31) 31000113 ADPAMHaute-Garonne (31) 31250110 ARPAMHaute-Garonne (31) 31400110 GMSHaute-Garonne (31) 31410110 La vie est belleHaute-Garonne (31) 31470110 Solidarité Fam.Haute-Garonne (31) 31522110 ADHAFGers (32) 32000111 NeoproxyGers (32) 32004110 ADAFGers (32) 32160110 Adom Trait d'UnionLot (46) 46102110 Adar de FigeacHautes-Pyrénées (65) 65000110 Aide BigourdaneTarn (81) 81000110 AASSODALTarn (81) 81100110 AGARDOVATarn (81) 81110110 Adar de DourgneTarn (81) 81200110 ADAR 81Tarn (81) 81800110 AADPRTarn-et-Garonne (82) 82008110 SMAD 82Tarn-et-Garonne (82) 82100110 ADOM 82Tarn-et-Garonne (82) 82150111 ADPATOTAL ENGAGEMENTS 22

22

AXE ORGANISATION - RHRecrutement Accueil du salarié Accompagnement du salarié en

postePrévention des risques

professionnelsAbsentéisme / Pilotage

RH

Département N° adhérent Structure Majeure Mineure Niveau 1 Niveau 2 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 1 Niveau 2

Aveyron (12) 12023110 UDSMA 1 100 50 100 50 50 75 40 33 67 0

Aveyron (12) 12102110 UMM 1 80 50 100 50 25 75 60 33 0 0

Aveyron (12) 12110110 Cias Viviez 1 40 100 100 100 75 75 60 0 33 0

Haute-Garonne (31) 31000113 ADPAM 1 100 100 100 100 100 100 60 33 67 100

Haute-Garonne (31) 31250110 ARPAM 1 60 100 100 100 75 75 20 67 33 100

Haute-Garonne (31) 31400110 GMS 1 60 50 100 0 75 75 20 67 100 0

Haute-Garonne (31) 31410110 La vie est belle 1 100 100 100 50 50 50 0 67 0 0

Haute-Garonne (31) 31470110 Solidarité Fam. 1 40 100 100 100 75 100 60 0 0 0

Haute-Garonne (31) 31522110 ADHAF 1 100 100 100 100 100 100 20 67 0 0

Gers (32) 32000111 Neoproxy 1 80 50 100 0 50 100 100 33 100 0

Gers (32) 32004110 ADAF 1 60 0 80 0 50 75 0 0 0 0

Gers (32) 32160110 Adom Trait d'Union

1 60 100 100 50 100 75 40 33 0 0

Lot (46) 46102110 Adar de Figeac 1 80 50 80 100 100 75 80 67 0 0

Hautes-Pyrénées (65) 65000110 Aide

Bigourdane1 0 0 80 0 50 75 60 100 0 0

Tarn (81) 81000110 AASSODAL 1 60 50 100 100 100 75 100 33 0 0

Tarn (81) 81100110 AGARDOVA 1 80 0 100 100 50 50 40 0 67 0

Tarn (81) 81110110 Adar de Dourgne

1 40 0 100 100 100 50 60 33 0 0

Tarn (81) 81200110 ADAR 81 1 100 100 100 100 100 100 60 33 100 0

Tarn (81) 81800110 AADPR 1 80 100 100 100 75 50 40 67 67 0

Tarn-et-Garonne (82) 82008110 SMAD 82 1 100 50 80 100 50 100 60 67 50 0

Tarn-et-Garonne (82) 82100110 ADOM 82 1 100 100 60 50 50 75 80 100 0 0

Tarn-et-Garonne (82) 82150111 ADPA 1 60 50 100 50 100 75 60 33 0 0

TOTAL ENGAGEMENTS 22 19 3 72 64 95 68 73 77 51 44 31 9

Pilotage régional

23

Budget : 125 000€ en salaires chargés + 55 000€ en frais généraux sur 2,5 ans

Missions :1. Etablir le plan d’action local en lien avec les experts métiers :2. Coordonner l’intervention des experts métiers sur son territoire + s’assurer de la bonne

réalisation des travaux individuels par chaque structure engagée.3. Assurer :• la diffusion des informations, outils et méthodologies fournis par UNA et s’assurer de leur

bonne utilisation• l’organisation logistique des groupes de travail (réservation de salle, invitation des structures,

suivi des présents)• le reporting opérationnel (s’assurer de la production des livrables et de leur remontée à UNA,

en temps voulu) et le suivi budgétaire et administratif auprès du national et des instances locales

• le recueil et la transmission des données et indicateurs nécessaires à l’établissement des bilans

4. Mettre en place, organiser et animer les instances de pilotage locales 5. Etre le point d’entrée unique du questionnement des structures et assurer le lien avec les experts

métiers et le national si nécessaire6. Etre garant du bon avancement des travaux, du respect du calendrier et des conditions

nécessaires à la bonne réalisation des travaux par les structures7. Etre force de proposition en cas de difficultés (retard, disparité d’avancement dans les travaux…)8. S’assurer de l’actualisation annuelle des diagnostics individuels et territoriaux (UNApédia).

Pilotage régional

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Ressources :• Disponibilités des ressources actuelles :

• Anne-Julie JOANNIS, chargée de mission UNA 31 : 40% d’ETP• Mathilde LACAZE, prestataire : 50% d’ETP

• Autres ressources envisageables :• Recrutement d’1 ETP (50 000€ annuel chargé, junior).

Services

Modernisation UNA MP - 19-06-15