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Mise en œuvre d’un Portail Intranet & Extranet pour la veille et l’intelligence territoriale
Université Toulouse I
MASTER Intelligence économique 10 novembre 2005
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Sommaire1) Introduction : portail et gestion de contenu (1h00)
• portails web sites vitrines• Rubriques et services proposés• Les grandes fonctions et rubriques d’un portail intranet
2) Etudes de cas (2h00)• Exemples de portails• Navigation et démonstration
3) Organisation et mise en œuvre (1h00)• Aspects techniques• Organisation humaine• Erreurs à éviter
4) Diagnostic : (non prévu)• mise en oeuvre dans le cadre de son activité• Questions & échanges
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Portail web ≠ site vitrinePortail Web - intranet :• pouvoir accéder en un seul et
même site à toutes les informations disponibles dans l’organisation
• tendre vers l’exhaustivité, décrire la réalité de ce qui se passe ou se produit comme information dans l’organisation
• Permettre la diffusion d’une information dynamique et mise à jour en temps réel
• Objectif : informer, c’est un outil d’information et d’échange
Site vitrine :
• Présenter de manière succincte les atouts de l'organisation
• L’essentiel étant diffusé, les informations ne doivent théoriquement pas être modifiées
• Objectif : communiquer sur son meilleur jour , C’est un outil de communication externe
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Système : d’information # informatique
• La confusion existe généralement entre système d’information et système informatique.
• Une organisation/entreprise peut très bien avoir un système d’information qui n’est pas en relation étroite avec son système informatique.
• Le système informatique peut très bien servir à autre chose que gérer l’information
• Le système d’information peut encore parfois s’affranchir de l’informatique
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Portail intranet ; révélateur de l’organisation
• Un portail intranet peut être un outil pour aider à gérer les flux d’information, mais ne génère en rien une organisation (ce n’est pas parce qu’on propose un gestionnaire d’agenda que les utilisateurs vont mieux gérer leur temps)
• Un portail intranet accompagne la politique de diffusion ou d’organisation de l’information, il n’est en rien une solution miracle qui permet de mieux gérer son rapport à l’information et à la documentation
• Il cherche à proposer sur un site unique l’ensemble des services liés à l’information apporté par l’organisation
• Sans une organisation interne, le portail intranet d’information devient rapidement une coquille vide
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L’information & la documentationet les portails intranet
• L’information et la documentation peuvent avoir des rôles et des objectifs différents selon les organisations :– Assurer la gestion d’un centre de documentation (classement,
indexation, prêt, gestion des abonnements, archivage,…)– Assurer des missions de veille pour des départements ou des
utilisateurs particuliers (recherche et diffusion d’informations,..)– Produire des rapports, des statistiques, des études ou dossiers
thématiques (recherche, analyse, mise forme)– Diffuser une actualité (alerter, animer et sensibiliser les
utilisateurs)– Construire une connaissance ou un savoir technique (Knowledge
Management)
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12/04/23Exigences d’un portail intranet de veille & d’information
• Permettre aux travailleurs ou utilisateurs du savoir non-techniciens de créer, gérer et publier leurs propres informations sur les portails pour une utilisation rapide ;
• Distribuer des informations sécurisées, à jour et exactes pour le support de multiples initiatives de portail - extranets partenaires, intranets employés et sites de contact clients ;
• Fournir des informations rapides et ciblées et personnaliser le contenu pour les différents publics et rôles.
• Ajouter l'intelligence de contenu afin d'accroître pertinence et ciblage des informations fournies aux utilisateurs ;
• S'intègrer aux applications de l’organisation et aux silos d'informations disparates et les rendent facilement accessible via des portails. Etc.
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Extranet # intranet : définition
• Un extranet est une extension du système d'information de l'entreprise ou de l’organisation à des partenaires situés au-delà du réseau.
• De cette façon, un extranet n'est ni un intranet, ni un site internet, il s'agit d'un système supplémentaire offrant par exemple aux clients d'une entreprise, à ses partenaires ou à des filiales, un accès privilégié à certaines ressources informatiques de l'entreprise par l'intermédiaire d'une interface Web.
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12/04/23Services & rubriques proposés par un portail intranet Liste non exhaustive des services proposées par un portail de contenu dans une organisation (domaine des possibles)• Agenda partagé
• Documentation en ligne• Gestion des abonnements, • Gestion des actualités• Gestion de réunions • Forums de discussion• Gestion de planning• Evènements (salon ,
conférence,..)• Gestion des Newsletters• Moteur de recherche• Phototèque & vidéothèque
• Ressources à disposition
• Liens utiles, bookmarks
• Sondages en ligne
• Ressources disponibles
• Compétences disponibles
• Foire aux questions (FAQ)
• Modèles de documents
• Gestion de projets
• Gestionnaire de tâches
• Notifications
• Alertes
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
• Organisation simplifiée– On y trouve une liste de rubriques « empilées » qui
permettent d’accéder à plus ou moins de services
• Organisation en mode projet– Le projet est le cœur du système, toutes les rubriques lui sont
liées, permet un fonctionnement et une analyse par projet jusqu’à pouvoir gérer des processus métiers liés aux projets
• Organisation pour la veille– Le portail a une orientation « veille » avec tous les services
que cela peut comporter de recherche, classement, indexation, diffusion, analyse, etc.
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
• Organisation pour la documentation et l’archivage– On y trouve tous les outils adaptés pour la documentation et
l’archivage (thésaurus, gestion des prêts, gestion des abonnement, etc.)
• Organisation par communautés– Peuvent rejoindre le mode en projet, organisé par centre
d’intérêt de chaque communautés, comportent peu d’outils d’indexation, fonctions de stockage simplifiées, interfaces simplifiées, peu d’outils statistiques
• Tendances actuelles des portails :– Apporter le plus de fonctions possibles, intégration des outils
les plus performants de chaque type, pour en faire un outil intégré global
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
• Diffuser - Alerter• Partager - Echanger des informations & des documents
• Rechercher des informations• Analyser - Formaliser - Synthétiser l’information• Classer - Archiver la documentation (Numérique et papier)
• Collaborer dans le cadre de la production d’une information
• Capitaliser des savoirs-faire et de la connaissance• Protéger l’information se trouvant sur le serveur
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet
Diffuser & Alerter• La fonction essentielle d’un portail intranet est de diffuser une
information à un public ciblé et ceci de manière simplifiée et rapide.
• Cette fonction de diffusion et d’alerte peut cependant prendre différentes formes et peut faire appel à différents types de technologies internet, elles peuvent être plus ou moins automatisées et paramétrables
• De la plus simplifiée qui consiste en un affichage sur le portail web à la plus récente, l’envoi par SMS
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les Flux RSS XML, les Newsletters, les alertes par mail ou par SMS
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet
Partager-Echanger des informations & des documents
• La tendance actuelle des portails est d’offrir la possibilité aux utilisateurs ou communautés de partager et d’échanger tout type de documents
• La diffusion simple d’information sur un portail Web ou un Weblog permet de réaliser cette fonction de partage, par simple publication sur celui-ci
• Des systèmes plus évolués permettent non seulement de publier cette information mais, échanger, enrichir
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Gestion des versions de documents, Forums, liste de diffusion, ..
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Rechercher une information• Un portail est essentiellement composé d’une multitude d’information et
de documents disponibles aux utilisateurs• Ces informations sont en général gérées par un moteur de base de
données qui peut être plus ou moins puissant• La solution la plus simple et souvent la plus utilisée est la recherche par
mots clés en utilisant un moteur de recherche• Aujourd’hui les moteurs permettent une indexation, non seulement sur
des fichiers textes, des champs spécifiques mais également sur différents types de fichiers y compris images, photos, vidéo, pdf,…
• Les bonnes vieilles méthodes manuelles d'indexation restent utilisées mais dans un cadre spécifique, tendent à disparaître au fur et à mesure de l’évolution technologiques et des performances des moteurs
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Analyser - Formaliser - Synthétiser• Les données actuelles disponibles sur Internet sont nombreuses et
parfois trop abondantes.• L’essentiel de ces informations sont diffusées de manière brutes,
non traités et analysées, elles relatent des faits, de l’actualité. Il faudrait parler plus de données que d’information
• Pour donner du sens aux données, il faudra donc utiliser des moyens ou des outils d’analyse qui vont donner un peu plus de sens
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Cartographie des données, graphiques, synthèses manuelles, analyse lexicographique.
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Classer - archiver • Les premiers outils documentaires informatiques étaient orientés
essentiellement sur les métiers de la documentation, ils ont existé bien avant l’ère de l’Internet.
• Nombreux sont les logiciels et outils existants sur le marché (ex : Alexandrie un des plus connu dans le monde de la doc.)
• Aujourd’hui ces outils s’ouvrent à l’environnement utilisateurs et intègre des fonctions portails tout en conservant la puissance d’un outils documentaire spécialisé.
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : upload de fichier, gestion de photothèques, indexation automatique
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Collaborer - groupeware• L’utilisation de l’Internet apporte de nouveaux mode de
travail et de fonctionnement dans les organisations
• Qu’ils soient synchrones ou asynchrones ces outils permettent de s’affranchir de nombreuses réunions étapes, facilitent le suivi de l’évolution des projets, l’accès aux bases de références utiles aux projets et aux
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Gestionnaire de projet, gestionnaire de resousrces et de tâches, Agenda partagé, synchronisation PC/Serveur, Chat, Netmeeting, video-conferencing,..
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12/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranetCapitaliser des savoir et savoir-faire • Les nouveaux enjeux de l’informatique communicante se situent
dans la capitalisation des savoirs et savoir-faire• Certes, Internet à fluidifié les échanges de manière croissante,
mais l’information essentielle, s’est à dire les savoir-faire et la connaissance réelle de l’organisation ont du mal à être stockées
• Pourtant la capitalisation des actions menées servent à l’amélioration des niveaux de réponses et donc de la productivité des organisation
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les FAQ, Annuaires de compétences, vidéos,..
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Organisation fonctionnelle d’un intranet de veilleExemple digimind Evolution
Fonctionnalités évoluées d’administration, de surveillance, de workflow, d’alertes et d’analyse. L’équipement complet…pour la veille.
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Organisation fonctionnelle d’un intranet de veille Exemple Ariège Expansion
Un outil complet pour la veille territoriale
Fichier clients,
institutions, prospects
E-mailing
Mailing courrier
Etiquettes
Statistiques
Visite prospection
Formulaire Web
Information presse
(SIG -Optionnel)
Alimentation
ExploitationIntranet
Fichier zones, territoires, communes,
canton, bassins
Fichier Documentation
Structure fonctionnelle d’un intranet de veille « global » d’une organisation
Publication sur le Web
ExploitationExtranet
Fichier deThématiques
de veille Listes de diffusion Thématiques
ExploitationIntranet
- Veille thématique- Gestion de la doc°
Fichier Production
Fichier Sources/Experts
CourriersAbonnementsEtudesCD-Rom
Analyse de presseCommuniqué de presseRapport d’étonnement
Bookmark communsExpertise métierCapital / savoir-faire
Projets -Affaires
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Besoins & solutions (exemples)
Axe Budget - Niveau de maîtrise informatique
Evolué
FaibleFaible Evolué
Solutions payantes hébergées - ASP
Bu
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et
Niveau de maîtrise informatique
Solutions gratuites hébergées - ASP
Solutions gratuites logiciels libres
Solutions propriétaires évoluées
SPIP
Blog
Mayeticvillage
OpenGW
PHP NukeeZePortal
Webspère PE
Documentum
Duereva CRP
Digimind
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Besoins & solutions (exemples)
Axe Services disponibles - Niveau de maîtrise informatique
Evolué
FaibleFaible Evolué
Solutions hébergées payantes ou gratuites
Serv
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Niveau de maîtrise informatique
Solutions gratuites hébergées - ASP
Solutions gratuites logiciels libres
Solutions propriétaires évoluées
SPIP
Blog
Mayeticvillage
OpenGW
PHP Nuke
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Documentum
Duereva CRP
Wiki
Digimind
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Besoins & solutions (exemples)
Axe Services disponibles - Budget
Evolué
FaibleFaible Evolué
Solutions hébergées payantes
Serv
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Solutions gratuites hébergées
Solutions gratuites logiciels libres
Solutions propriétaires évoluées
SPIPBlog
Mayeticvillage
OpenGW
PHP Nuke
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Webspère PE
Documentum
Duereva
Wiki
Budget
Digimind
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D’autres références et analyses sur les intranets & outils de veille
• Cartographie des outils de veille– Veille magazine n°86 Septembre 2005– http://vtech.canalblog.com
• Liste d’outils ou de solutions disponibles– http://solutions.journaldunet.com/0509/050928_panoram
a_veille.shtml
– http://www.zeknowledge.com/solutions_technologiques_km.htm
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12/04/23Etudes de cas : Systèmes d’intranet pour la veille
• Hebdopresse.com• Weblogs• Centre de ressources MPE• Easy-KM• Extranet Ariège Expansion • Digimind Evolution workflow de veille (non
disponible)
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Hebdopresse.com• Fonctions essentielles :
– Produire une lettre d’information hebdomadaire sur l’économie régionale en partageant le travail de dépouillement et de collecte de l’information issue d’une analyse de presse de plus d’une trentaine de revue et hebdomadaire.
• Organisation humaine :– Travail en réseau de documentalistes professionnelles
• Information & documentation :– Répartition d’un plan de dépouillement selon une 20taine de thème– Choix et saisie des synthèse d’articles effectués de manière décentralisée sur chaque
département et chaque CCI productrice.
• Organisation informatique :– Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint– Affichage des informations saisies sur site web– Diffusion par mail sous la forme d’une Newsletter
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Weblogs• Fonctions essentielles :
– Diffuser un fil d’actualité sur Internet, permettre aux visiteurs de poster des commentaires ou des remarques sur les informations produites. Permettre l’accès à la production d’information à des non informaticiens. Fonction journal généralement associée calendrier des publications
• Organisation humaine :– Peut être gérer par une seule personne administrateur du Blog, dans le cas des
Wiki collaboration multiple possible • Information & documentation :
– Structuration de l’information assez simple, thèmes aux choix de l’administrateur, classement thématique ou chronologique
• Organisation informatique :– Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint– Affichage des informations saisies directement sur le Blog– Diffusion par mail sous la forme de Newsletters
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CRR Midi-Pyrénées Expansion• Fonctions essentielles :
– Assurer le partage d’information sur l’économie de Midi-Pyrénées, partager de l’information sur les secteurs stratégiques définis
• Organisation humaine– Utilisation de l’extranet par les chargés de mission de Midi-Pyrénées Expansion et
des agences de développement de Midi-Pyrénées– Alimentation des rubriques et chargement des documents ou photos par le centre de
documentation de Midi-Pyrénées et les centres de ressources quand ils existent, des Agences départementales
• Information & documentation– Dépouillement des revues effectuées par Centre de Doc de MPE – Newsletter envoyée chaque semaine sur les nouveaux articles rentrés
• Organisation informatique• Accès par mot de passe pour les membres, pas de version Web ouvert aux internautes
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Extranet Ariège Expansion• Fonctions essentielles :
– Assurer la veille et le partage d’information sur les entreprises et l’économie du département de l’Ariège, partager et diffuser de l’information sur les secteurs stratégiques
– Assurer la gestion des projets de l’agence, multiples fonctionnalités– Publication de certaines informations disponibles sur les sites web de l’agence et sur un
portail dédié http://extranet.ariege-expansion.com
• Organisation humaine– Utilisation et saisie des informations par l’ensemble des utilisateurs et des partenaires de
l’agence
• Information & documentation– Le portail est organisé pour la veille, chaque document ou information est indexé par un
thème de veille et une localisation géographique
• Organisation informatique– Serveur hébergé et développé en interne
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12/04/23Organisation et mise en œuvre d’un Intranet - Extranet de veille
• Aspects techniques
• Aspects humains
• Aspects liés à la documentation et l’information
• Les erreurs à ne pas commettre
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12/04/23Les freins aux bon développement d’un portail intranet - extranet de veille
• Goulets d'étranglement informatiques dans le processus de contribution au contenu.
• Surcharge administrative dans le processus de publication vers le portail. • Employés et partenaires ne trouvent pas les informations dont ils ont
besoin. • Les clients du portail ne peuvent pas accéder à des informations exactes et
à jour. • Les différents portails (pour les clients, partenaires et employés) ne sont
pas synchronisés. • Unifier le contenu et l'infrastructure de contenu entre les portails pour
fournir une expérience utilisateur cohérente. • Les utilisateurs doivent accéder à de multiples applications et référentiels
pour tout leur contenu. • Intégrer le contenu entre les silos et les applications d'entreprise
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Circuit de validation oui ou non ?
• La veille collaborative ou veille collective fait de l’intranet de veille une œuvre d’information collective pour autant elle touche à un sujet sensible de l’organisation qui nécessite parfois un circuit de validation.
• L'apparition des communautés de pratiques change la donne en matière de validation des contenus d'intranet. La relation de confiance entre lecteurs et contributeurs devient prépondérante
• "Quatre formes de validation sont identifiables : la validation par un responsable hiérarchique, la validation par un expert -présenté comme légitime sur les contenus abordés-, la validation par un responsable de la communication, ou bien encore, une validation effectuée par le contributeur lui-même, faisant du coup apparaître l'absence de chaîne de validation à proprement parler"
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12/04/23Développement interne, solution du marché ou externalisation du développement ?
• Réponse en terme de coût : aujourd’hui de nombreuses solutions existent et souvent peu onéreuses ; chercher d’abord ce type de solutions, si en plus votre problématique est générique
• Réponse en terme d’efficacité : Un développement ad-hoc collera toujours plus à votre problématique si celle-ci est spécifique.
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12/04/23Animation de la veille & production de contenu via l’intranet ?
• Les outils existent ou en tout cas peuvent être développé facilement avec toutes les techniques disponibles aujourd’hui.
• L’efficacité du système n’en sera pas pour autant augmentée
• => Un intranet de veille a besoin d’un Superviseur : animateur de la veille, formateur, coach, garant d’un système performant.
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12/04/23
Les erreurs à ne pas commettre
• Oublier qu’un intranet de veille est un outil collectif (utilisation réelle des données et production de contenu par l’ensemble)
• Ne pas remettre en cause ses stratégies de veille• Ne pas évaluer l’efficacité de son système de
veille porté par l’intranet (statistiques, ..)• Accumuler et empiler des données sans jugement
sur leur portée pratique pour les actions et décisions. (Pensez à l’analyse et aux conclusions)
