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Une image vaut mille mots !Vous entendez certainement beaucoup parler de tableaux de bord permettant de

piloter les indicateurs de performance clés de votre entreprise. Mais de quoi s’agit-

il vraiment et –plus important encore- que peuvent-ils réellement apporter à votre

entreprise ?

Beaucoup d’entre nous utilisent déjà au quotidien des tableaux de bord. De

nombreux « widgets » permettant de visualiser des données sont disponibles via

des applications sur votre smartphone par exemple. En fait, tout type de logiciel

vous permettant de visualiser vos données et de les regrouper à un seul et même

endroit peut être qualifi é de « tableau de bord ».

Mais ce dont nous voulons vous parler dans ce guide est un système de

management de l’information qui récupère les données venant de tous les services

de votre entreprise et les retranscrit sous forme visuelle (graphiques, gauges,

donuts etc..)

Cela rend l’information facile et rapide à comprendre, un peu comme sur le tableau

de bord d’une voiture !

Des solutions de reporting interactives

Le but de ce guide est de vous

faire découvrir les bénéfi ces de

ces logiciels de tableaux de bord.

Ce type de solution vous permet

d’obtenir une image interactive de

l’activité de votre entreprise afi n que

vous puissiez repérer des tendances

et comparer les performances par

rapport aux objectifs établis (Key

Perfomance Indicators – KPI)

Des tableaux de bord oui, mais pour qui ?

Tout le monde ! On considère

souvent des tableaux de bord

comme un « jouet » destiné au top

management mais leur utilisation va

bien plus loin que d’impressionner

votre conseil d’administration avec

de jolis graphiques (mais bien sûr ils

peuvent servir à cela également !)

Pour les directeurs fi nanciers, les

tableaux de bord sont la solution

parfaite pour agrémenter les

rapports mensuels et faciliter

le regroupement des données

stratégiques.

Pour les employés en général, ils

permettent aux membres d’une

même équipe de voir comment leurs

performances infl uent sur l’entreprise

toute entière mais aussi de suivre

leur avancement par rapport à des

objectifs défi nis.

Pour les décisionnaires (les managers

par exemple), les tableaux de bord

permettent un accès rapide à tous

les indicateurs clés pour prendre

des décisions adaptées et réagir

rapidement en cas de problème. Ces

informations importantes seraient

peut être passées inaperçues, dû

à un manque de connaissances ou

même tout simplement à un manque

de temps de la part du service

informatique pour produire les

rapports.

Quelles sont les caractéris-tiques à rechercher ?

Les caractéristiques des logiciels de

tableaux de bord varient aujourd’hui

beaucoup selon les éditeurs.

Entre solutions simples à utiliser

et logiciels plus complexes, il peut

être diffi cile de savoir concrètement

ce qui conviendrait à votre projet.

Lorsque vous choisissez une solution

de tableaux de bord, nous vous

recommandons de garder en tête

deux concepts clés : l’accessibilité

de vos tableaux de bord et le

champs d’action que vous souhaitez

donner à vos reportings.

Accessibilité

Vous devez pouvoir rendre

l’information aussi accessible que

possible. Gardez en tête qu’un grand

pourcentage de vos utilisateurs ne

sera certainement pas au même

endroit à toute heure de la journée.

Ils assisteront probablement à des

réunions à l’extérieur, utiliseront

fréquemment leur ordinateur

portable, leur tablette ou leur

smartphone ou auront tendance à

travailler tard à la maison.

Choisir une solution 100% web

permettra la fl exibilité dont ils ont

besoin pour pouvoir accéder aux

informations utiles n’importe où et

n’importe quand, 24h/24 et 7j/7.

Une interface 100% web garantit

également un accès rapide et intuitif

pour le reste de vos équipes.

Champ d’action

Dans un second temps, défi nissez le

champ d’action que vous souhaitez

avoir pour la mise en place de

vos tableaux de bord. Pour qu’ils

soient réellement utiles, il faut qu’ils

puissent retranscrire un aperçu

le plus large possible de votre

entreprise. Alors qu’il peut être

tentant de se concentrer seulement

sur les performances commerciales

par exemple, cela limiterait le

potentiel de votre solution de

tableaux de bord.

Un peu d’histoire

Les tableaux de bord sont devenus très populaires ces dix dernières années et de

plus en plus de solutions sont apparues, allant de logiciels de business intelligence

complexes à de simples modules complémentaires ( « add-ins »).

Beaucoup de tableaux de bord sont apparus à l’origine dans les années 70 comme applications internes et, grâce au

boom des technologies web, ont évolué vers des systèmes de gestion de l’information plus complexes tels que nous

les connaissons aujourd’hui.

Pour les décisionnaires (les managers par exemple), les

tableaux de bord permettent un

accès rapide à tous les

indicateurs clés pour prendre

des décisions adaptées et réagir

rapidement en cas de problème

Une entreprise effi cace diff use

souvent ses données fi nancières

et ses objectifs commerciaux

à plusieurs services de son

organisation. Cela crée une « vision

unique de la vérité » et il devrait

en être de même pour un projet

de tableaux de bord. Un directeur

de service par exemple doit

pouvoir être capable de visionner

les performances globales de

l’entreprise dans un seul onglet,

avec la possibilité de cliquer sur

les diff érents indicateurs pour en

connaitre les détails ou de « zoomer »

sur des départements précis.

Vous pouvez littéralement rendre

visuelles les performances de

n’importe quel département de votre

entreprise qui génère des données.

Un bon vendeur de solution de

tableaux de bord peut travailler avec

vous pour identifi er quelles parties de

votre organisation et quels indicateurs

vous seront les plus utiles.

Voici quelques exemples d’utilisation :

• Ressources Humaines (analyse

des absences par département,

vue sur les résultats des

évaluations, coût d’embauche par

département, …) Voir un exemple

• Service Client (nombre d’appels

traités/d’appels non répondus,

nombre de problèmes déclarés,

SLA…)

• Commercial (nombre de

commandes reçues, top 10

des meilleurs clients, pipeline

commercial, résultats sur

objectifs…) Voir un exemple

• Finance (CA par division, revenu/

budget, dettes fournisseurs,

compte de résultat, fond de

roulement…) Voir un exemple

• Marketing (nombre de leads

générés par canal, suivi du budget,

part de marché par pays/région,

caractéristiques des clients et

prospects…)

• Project Management (suivi des

étapes, du budget dépensé/

prévisions…)

Pour faire court : lorsque vous

choisissez un logiciel de tableaux

de bord, il est important de toujours

garder en tête tous les usages

que peut en faire votre entreprise.

Choisissez un outil qui vous

permettra d’étendre cet usage en

fonction de vos besoins.

Optez pour une solution 100%

web par exemple, peut permettre

d’étendre facilement l’usage à un

grand nombre de personnes.

Approche ascendante versus approche descendante

Dans cette partie, nous allons nous

concentrer sur la façon dont les

tableaux de bord fonctionnent et

plus spécifi quement comment ils

traitent le fl ux d’informations. Nous

verrons en quoi cela constitue un

avantage par rapport aux outils de

reporting traditionnels.

A chaque fois que vous recevez

un rapport standard, vous êtes

le destinataire d’une approche

ascendante ou « bottom up ».

Cela veut dire que l’information

que vous recevez a été collectée

via diff érentes sources comme par

exemple d’autres rapports, tableurs

Excel ou autres, puis remise en

forme pour vous sur un nouveau

document.

Avec cette approche, vous n’avez

pas la capacité de remonter

rapidement à l’origine des

informations, ce qui peut être frustrant

lorsque vous souhaitez creuser un

peu plus dans les données.

Approche ascendante versus approche descendante

Dans une approche descendante

ou « top-down » (utilisée dans les

tableaux de bord), le fl ux de données

peut être suivi.

En eff et, les managers à tout niveau

de votre entreprise peuvent creuser

dans les données jusqu’à leur source

sans avoir à interroger une autre

personne.

En utilisant des liens dynamiques,

vous pouvez explorer les indicateurs

qui attirent votre attention. Cela

permet une approche plus directe,

plus interactive que les reportings

traditionnels, et donne la possibilité

à tous de connaître les détails et la

composition des indicateurs clés.

Nous pouvons ajouter que les

tableaux de bord sont conçus pour

vous off rir un grand nombre de

fonctionnalités que les rapports

standards ne permettent pas.

Par exemple vous avez la possibilité de :

• accéder à des rapports via des

graphiques ou des tableaux

• affi ner votre champ de vision pour

vous concentrer sur les résultats

d’un département ou d’une famille

de produit en particulier

• « zoomer » sur des périodes

spécifi ques de l’année et les

comparer instantanément

• Avoir un regard neuf sur les

données. Une présentation plus

visuelle vous permet d’identifi er

des problèmes ou des opportunités

que vous n’auriez même pas

remarquées dans des reportings

traditionnels

Pour conclure – même s’il est diffi cile

d’imaginer un monde sans rapport

« à l’ancienne », nous devons

admettre que les tableaux de bord

ont un rôle très important à jouer

dans l’amélioration des méthodes de

reporting qui sont de plus en plus en

décalage avec nos nouvelles façons

de travailler.

Vous pouvez également voir

quelques avantages des tableaux de

bord dans le tableau ci-dessous

Avantages des tableaux de bord vs rapports traditionnels

Rapports traditionnels Tableaux de bord

Champ d’action Données tirées de bases de données standards

Les données peuvent être tirées de nombreuses sources comme des fi chiers plats par exemple

Accesssibilité Accès classique via votre bureau (dépendant de votre logiciel)

Accessible sur le web n’importe où et n’importe quand sur n’importe quel navigateur

Drill down Pas de drill down ; chaque changement de critère de recherche entraine un nouveau rapport

Possibilité d’affi ner le reporting grâce à des liens dynamiques sans changer d’écran. Pas de limite à la profondeur d’affi nage

Performance Vue limitée à un seul utilisateur Nombre d’utilisateurs illimités

Ergonomie Traditionnel – lignes et colonnes Présentation graphique et interactive

Flexibilité Possibilité pour les utilisateurs de redéfi nir leurs critères de reporting selon les outils utilisés – la plupart du temps, de nouveau rapports auront besoin d’être générés.

Très personnalisable : les utilisateurs ont accès à leur propre set de graphiques qui peuvent ensuite être modifi és sans l’intervention du service informatique ou de personnes ayant de grandes connaissances techniques. Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs indicateurs comme ils le désirent

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Graphiques et indicateurs de performances

L’aspect visuel des tableaux de

bord est évidemment leur avantage

principal qui leur permet de se

diff érencier des autres types de

rapports. Dans cette partie, nous

allons vous présenter quelques uns

des indicateurs les plus utilisés dans

les tableaux de bord.

Les tableaux

Les tableaux vous permettent un coup d’oeil rapide sur les tendances et les

informations clés grâce à une vue de type « stock market »

Le compteur

Cet indicateur (comme les gauges

horizontales ou verticales) vous

renseigne en un coup d’œil sur

l’avancement actuel par rapport aux

objectifs (indiqué par une fl èche).

Histogramme

Utilisez ce type de graphique lorsque vous souhaitez affi cher des données

concernant plusieurs catégories comme par exemple des régions, des

services, des familles de produits etc…Les histogrammes permettent de

comparer facilement les valeurs entre deux catégories

Histogramme empilé

A utiliser lorsque vous avez besoin d’affi cher les composantes d’un résultat tout en

restant dans un contexte général.

Histogramme horizontal

Choisir des bâtons horizontaux

permet de mettre l’accent sur les

diff érences entre les valeurs de

plusieurs catégories

Camemberts et Donuts

Très fréquemment utilisés, les

camemberts ou « pie chart » permettent

de montrer la part d’une activité dans un

résultat général. C’est la même chose

pour les Donuts.

Indicateur cylindrique

Affi che les données sous forme de

pile ce qui permet de mettre l’accent

sur les segments qui ont besoin

d’attention

Entonnoir

Vue classique d’un pipeline commercial

Les cartes

Très pratiques pour affi cher de façon claire toute donnée géographique

globale ou plus détaillée (par département ou secteur par exemple)

Creuser dans vos données

Nous avons déjà parlé de l’approche «

top-down » ou descendante qui vous

donne beaucoup plus de fl exibilité

qu’un rapport traditionnel – mais

quelle est réellement la diff érence

avec un rapport traditionnel ?

Prenons un exemple concret

avec votre pipeline commercial.

Un graphique montrerait tous les

résultats des activités commerciales

répartis par étapes comme

« proposition commerciale »,

« fournisseur préféré », « accord

verbal », « commande passée ». Avec

un tableau de bord, vous aurez la

possibilité de creuser dans chacune

de ces catégories pour découvrir le

profi l des leads la composant : s’agit-il

de clients existants, de prospects, par

quel produit sont-ils intéressés, quel

commercial est en charge du dossier,

jusqu’à l’information la plus précise

comme le nom du prospect et la

valeur de sa commande.

Cette fonction interactive des tableaux

de bord est un outil très puissant

qui vous permet de démystifi er les

données complexes très rapidement.

Lorsque vous choisissez une solution

de tableaux de bord, soyez sûr de

pouvoir creuser dans vos données

à partir de tous les graphiques et

indicateurs ou même de zoomer

sur chaque point les composant.

Il faut aussi s’assurer que les liens

dynamiques qui permettent cette

liaison sont faciles à créer.

Graphique barres et courbe

Ce format très populaire vous permet de combiner une vue sur les valeurs

mensuelles et un aperçu des tendances grâce à une ligne. Il est très intéressant

pour observer comment une valeur évolue avec le temps.

1 Obtenir une vue d’ensemble

des performances de votre

entreprise

Une bonne solution de tableaux

de bord vous permet de réunir des

données provenant de diff érentes

sources (logiciels d’éditeurs variés,

sources externes..) Vous pouvez

ainsi regrouper et croiser facilement

les informations, les comparer, et

identifi er les corrélations en un

instant : une tâche qui vous prendrait

habituellement des heures à réaliser.

2 Prendre des décisions

appuyées sur des

informations disponibles

en temps réel

Les tableaux de bord de business

intelligence vous donnent la possibilité

de transformer des quantités énormes

de données en indicateurs visuels,

et interactifs vous permettant ainsi

d’identifi er en un instant des relations

qui seraient, en temps normal,

passées inaperçues. De plus, le fait

qu’un logiciel de tableaux de bord

puisse vous transmettre l’information

en temps réel, sans attendre la

production de rapports souvent

mensuels, vous permet d’avoir un

aperçu de la situation en direct, et de

prendre des actions correctives avant

qu’il ne soit trop tard.

3 Evaluer et optimiser

votre performance

Grâce à un logiciel de tableaux de

bord, vous pouvez suivre vos KPI sur

une période donnée, les comparer

et identifi er des tendances. Au lieu

de passer du temps à regrouper les

données historiques, vous n’avez

qu’a sélectionner la période de votre

choix et vous pourrez identifi er en un

clin d’œil si vos performances sont

en hausse/en baisse et la vitesse à

laquelle cette tendance évolue.

4 Devenir indépendant

du département

informatique

Avec vos propres tableaux de bord

simples à utiliser, vous pourrez

accéder à vos rapports en moins de

temps qu’il ne vous en faudrait pour

en faire la demande au département

IT. Vous gagnez du temps, votre

service informatique également et cela

augmente votre productivité.

5 Motiver votre équipe

L’utilisation de logiciels de tableaux

de bord permet de donner à votre

équipe un aperçu de sa contribution à

la performance globale de l’entreprise.

Défi nissez ensemble les KPI à

surveiller (ventes d’un produit, leads

marketing…) et identifi ez les relations

qui existent avec les performances

des autres services. Le suivi devient

clair et chacun peut voir en direct où il

se situe par rapport aux objectifs.

6 Tenir les parties

prenantes informées

Grâce aux tableaux de bord,

partager les données essentielles

avec vos collègues, vos supérieurs

ou vos clients devient facile. Vous

avez la possibilité de donner accès à

vos indicateurs à un certain nombre

d’utilisateurs, de les partager sous

forme de page web, ou même de

les exporter lorsqu’un rapport vous

est demandé pour des réunions

par exemple. Ceci vous permet

de supporter votre discours et

d’engager votre audience.

7 Accéder à vos

indicateurs de

performance 24h/24 et

7j/7

Si vous êtes souvent en déplacement

ou en réunion il peut être diffi cile

d’accéder rapidement à une vue

d’ensemble de vos indicateurs de

performance. L’utilisation de logiciels

de tableaux de bord pourrait être la

réponse à vos prières !

Si vous choisissez une solution

de business intelligence 100%

web et disponible sur n’importe

quel appareil , vos indicateurs de

performance deviennent mobiles et

peuvent être consultés n’importe où

et n’importe quand !

7 raisons d’investir dans une solution de tableaux de bord

Nous avons répertorié les bénéfi ces et les fonctionnalités clés proposés par les

solutions de tableaux de bord et voici les 7 avantages majeurs pour une entreprise :

Checklist des fonctionnalités

Convaincu ? Nous avons crée pour

vous une liste des fonctionnalités

clés que vous devez rechercher

lorsque vous choisissez une solution

de tableaux de bord.

Fonctions clés

Catégories Fonctionnalités

Collaboration Possibilité pour les utilisateurs d’envoyer un message à un autre pour faire une remarque ou poser une question sur les données.Partage et export facilité des indicateurs

Indicateurs Possibilité d’opter pour des indicateurs de type gauges et des tableaux de vue d’ensemble des tendances. Mise à jour des données à un moment défi ni.Possibilité de creuser dans les données et d’insérer des liens dynamiques

Indicateurs et graphiques Possibilité de remonter aux chiff res sources à partir de chaque graphique Export sur ExcelDisponibilité d’une grande variété de graphiques et indicateurs (histo-grammes, camemberts, nuages de points etc…) Liens possibles vers diff érents rapports externes

Sécurité Possibilité de créer diff érents niveaux d’utilisateurs sur un tableau de bord commun avec des permissions diff érentes. (concepteur ou simple utilisa-teur avec possibilité de personnalisation)

Connectivité Connexion facile à des fi chiers plats et des sources de données multiples

Technique Compatible avec n’importe quel appareil (tablettes, smartphones, pc), n’im-porte quel système d’exploitation (Mac/PC…) et n’importe quel navigateur.

Personnalisation Possibilité pour les utilisateurs de personnaliser leur vue des tableaux de bord (changement du type d’indicateur etc…)

En conclusion Gardez ces critères en tête lorsque

vous travaillerez avec l’éditeur que

vous aurez choisi et vous aurez

toutes les chances de faire de votre

projet un succès.

Les règles d’or pour organiser un bon projet de tableaux de bord

• Restez dans la simplicité !

Commencez par identifi er les

indicateurs les plus importants pour

vous et concentrez-vous dessus.

• Restez pertinent – Cela paraît

évident mais comme vous pouvez

retranscrire à peu près toutes

vos données sous forme visuelle,

gardez ce conseil en tête !

• Restez à l’écoute des besoins

de vos utilisateurs – affi nez les

informations qu’ils vous donnent,

posez des questions jusqu’à

ce que vous arriviez à défi nir

l’essentiel de ce qu’ils veulent.

Demandez par exemple aux

managers opérationnels de défi nir

quelle(s) partie(s) du reporting est la

plus diffi cile pour eux.

• Soyez prêt à inclure dans votre

projet les personnes « techniques ».

Obtenir des données de qualités

en temps réel peut demander

le savoir faire technique de

votre département IT. Ils ont les

connaissances en sources de

données et connexions dont vous

avez besoin dans votre projet.

• Vérifi ez la qualité des informations

de votre tableau de bord – si des

utilisateurs trouvent un jour une

erreur dans leurs indicateurs, cela

peut conduire à une remise en

question des données présentes

sur votre tableau de bord. Ce

qui voudrait dire que vous eff orts

seraient réduits à néant !

• Actualisez vos données

régulièrement – vos utilisateurs ont

besoin de savoir que l’information

à laquelle ils ont accès est

toujours valide au moment de la

visualisation. Un tableau de bord

actualisé en temps réel est idéal

• Prenez du temps pour les

nouveaux utilisateurs – parce

qu’il est beaucoup plus facile

de demander une information

que de l’obtenir par soi même,

encourager les personnes à utiliser

des tableaux de bord peut être

compliqué. Cependant, donner

des instructions claires peut

aider. Nous vous recommandons

de commencer par prendre des

captures d’écrans de vos nouveaux

tableaux de bord et de les envoyer

à toute personne qui y aura accès.

Annoncez la disponibilité de

ces tableaux de bord, indiquez

comment y accéder et joignez une

capture d’écran pour un aperçu de

ce qu’ils pourront y trouver.

• Soyer persévérant – Même s’il

est facile d’y accéder, inciter vos

collègues à s’en servir régulièrement

n’est pas gagné. Pour les engager,

demandez leur des retours sur les

indicateurs, et si vous n’avez pas de

réponse, recommencez ! Une fois

qu’ils auront pris l’habitude, vous

aurez gagné !

• Vérifi ez, Vérifi ez et vérifi ez encore –

ne soyez pas tenté de rester sur vos

acquis avec vos beaux indicateurs !

Si vous avez besoin d’un peu plus

de travail pour rendre les indicateurs

plus intéressants avant de les

diff user, faites le !

Plus d’informations

Nous espérons que ce guide aura

su répondre à vos questions. Pour

plus d’informations sur notre solution

de tableaux de bord Access Insight,

visitez notre site :

www.theaccessgroup.fr

À propos d’Access France

Anciennement connue sous le nom de Prelytis, Access France possède plus de 10

ans d’expérience dans le domaine de la business intelligence. La société compte

aujourd’hui plus de 100 000 utilisateurs à travers le monde. Access France a

rejoint le groupe anglais Access en 2012. Considéré comme l’un des cinq éditeurs

de logiciels enregistrant la plus forte croissance en Angleterre (Sunday Times

Buyout track), Access Group propose notamment des solutions dans le domaine

de l’ERP, la fi nance ou encore des ressources humaines.

ASPDécouvrez comment l’Agence de Services et de Paiement permet à 10 000 utilisateurs de transférer des informations budgétaires importantes à la demande vers n’importe quel appareil, et n’importe où.www.theaccessgroup.fr/asp

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