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Bonjour et bienvenue dans ce1e présenta4on vidéo dédiée à l’offre d’archivage électronique CDC ARKHINEO pour SALESFORCE. CDC ARKHINEO est une filiale à 100% de la Caisse des Dépôts créée en 2001 au moment où la législa4on a évolué avec l’introduc4on dans le Droit de la preuve de la no4on d’écrit électronique. CDC ARKHINEO a été créée pour tenir le rôle, non pas d’éditeur de logiciel ni de SSII, mais de Tiers de confiance et plus par4culièrement de « Tiers-‐Archiveur » ; c’est à dire de prestataire en charge de la conserva4on et de la préserva4on des écrits électronique à valeur probante. Ce service, des4né aux entreprises, s’appuie sur une plateforme en mode SaaS de type « Mul4-‐tenant » accessible via : • Une interface de type WebAPI (RESTful), • Une interface de type HTML (« Portail web), • Une applica4on « for Salesforce » disponible sur la Marketplace dénommée
AppExchange perme1ant d’intégrer le service d’archivage dans le CRM Salesforce.com.
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L’usage de documents électroniques sans aucune u4lisa4on parallèle du papier est donc juridiquement reconnu et recevable à certaines condi4ons que nous verrons plus loin. Ce marché a progressé régulièrement depuis près de 15 ans pour connaître une forte accéléra4on avec l’appari4on de solu4ons de signature électronique plus simples d’usage et une véritable explosion depuis 2 ans avec l’appari4on des table1es. De nombreux acteurs du monde de la banque, de l’assurance ou des telco ont mis en place il y a quelques années déjà des solu4ons de souscrip4on en ligne via navigateur web mais l’appari4on de la table1e entraine l’arrivée d’un nouvel usage : La contractualisa4on électronique en face à face sur le lieu de vente (agences, magasins ou encore domicile du client) via ces table1es connectées, et cela non seulement dans le secteur Banque/Assurance mais également par exemple dans le retail, l’immobilier ou l’automobile.
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Ces solu4ons séduisent car elles perme1ent : -‐ l’op4misa4on du processus de souscrip4on en le rendant plus fluide,
plus rapide, -‐ l’augmenta4on du taux de transforma4on des inten4ons d’achats par
un » passage à l’acte » immédiat, -‐ l’améliora4on des condi4ons de travail des vendeurs qui ne doivent
plus se munir d’ordinateur, d’imprimante, de papier, encre etc…ni avoir à re-‐saisir les informa4ons de retour au bureau (suppression des taches répé44ves, des manipula4ons). Pour d’autres type de projet, les échanges dématérialisés sont mis en place non pas parce qu’ils apportent une meilleur produc4vité ou plus d’affaires mais parce qu’ils apportent une meilleure sécurité juridique en cas de conten4eux grâce à une traçabilité complète et difficilement contestable des évènements ; tel que la « date certaine » par exemple et donc une meilleure détermina4on des responsabilités. Enfin, pour d’autres, la dématérialisa4on répond, pour par4e, à des objec4fs de développement durable.
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Cependant les documents issus de ces processus dématérialisés ne peuvent être recevables juridiquement comme preuve, qu’à la condi4on de respecter le cadre juridique présenté ici de façon synthé4que, et dont la méconnaissance, hélas fréquente, peut être très lourde de conséquences entrainant la non-‐recevabilité d’un document contractuel comme preuve en cas de li4ge et, pour les documents entrant dans le champs de contrôles de l’Administra4on fiscale ou d’Autorités de régula4on sectorielles, être synonyme de redressements, amendes ou retrait d’agrément. Par exemple un contrat électronique ne peut être recevable comme preuve par le juge que si il a fait l’objet de l’apposi4on d’une signature électronique, perme1ant de ra1acher ce document à la personne de qui il émane, et qu’il est ensuite conservé de façon « intègre » ; c’est à dire sans aucune altéra4on ni possibilité d’altéra4on, pendant toute la durée des obliga4ons de conserva4on. Il convient d’ailleurs, en cas de conten4eux judiciaire, d’apporter les éléments perme1ant d’en jus4fier.
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La conformité de ces documents repose donc non seulement sur des contraintes rela4ves à leurs condi4ons de créa4on mais aussi à leur condi4ons de conserva4on pendant obliga4ons légales de conserva4on dont les durées varient selon les types de documents et peuvent être très longues. C’est ce1e dimension de long terme qui a amené la Caisse des Dépôts (Tiers de Confiance de référence en France depuis 1816) à se posi4onner sur ce marché via sa filiale CDC ARKHINEO car il s’agit là de prendre des engagements forts et lourds de conséquences sur des durées longues.
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Ces engagements pris par CDC ARKHINEO pour le compte de ses clients sont au nombre de 4 :
1-‐ conserva4on sécurisée et durable pour la durée souhaitée par le client, 2-‐ Intégrité, c’est à dire non altéra4on (volontaire ou non) =
engagement condi4onnant la recevabilité des archives comme preuve, 3-‐ Réversibilité, c’est à dire capacité à res4tuer ses archives au client
quelqu’en soit le moment et le mo4f. Pour ces 3 premiers engagements, CDC ARKHINEO intervient, ce qui n’est pas courant, dans le cadre d’une obliga4on de résultat clairement établie.
4-‐ Disponibilité des données, c’est à dire accessibilité illimitée 24h/24 et 7j/7.
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Pour faire face à ses 4 engagements, CDC ARKHINEO s’appui sur 3 piliers que nous appelons nos fondamentaux. Le 1er d’entre eux correspond à la dimension Confiance, indispensable s’agissant de conserver à long terme, pour le compte de nos client, des documents pouvant cons4tuer pour eux des preuves, Le 2è est cons4tué par la couche technologique u4lisée pour rendre le service a1endu. Ce1e couche logicielle devant perme1re notamment de garan4r la conformité des archives durant leur conserva4on, mais aussi la capacité à traiter de gros volumes ce qui est indispensable pour un opérateur en mode SaaS ou encore l’indépendance vis à vis de tout éditeur de logiciel afin de ne pas nous trouver dans l’incapacité de rendre le service de conserva4on à nos clients en raison de l’indisponibilité d’un logiciel suite à un rachat ou arrêt de maintenance de celui-‐ci par l’éditeur. Le 3è est cons4tué par la nature et la qualité des infrastructures accueillant notre plateforme. Avec la garan4e de disposer de sites redondés, robustes, localisés en France et là aussi dans un objec4f d’indépendance de tout hébergeur. Ces infrastructures sont celles de la Caisse des Dépôts qui nous met à disposi4on des salles dans ses propres data-‐centers.
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CDC Arkhinéo assure l’archivage électronique à valeur probatoire de différents types de documents. Qu’il s’agisse de documents dits transverses c’est à dire commun à tous les secteurs d’ac4vité ; par exemple les factures ; mais également des documents spécifiques à chaque mé4er ; par exemple les PV de récep4on de chan4er dans le BTP ou encore les mandats de ventes ou de ges4on , les compromis, les bons de visite, les baux et les états des lieux dans l’immobilier.
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La dématérialisa4on des processus contractuels (ou de souscrip4on) se situe pleinement dans le champs de la rela4on client et donc dans le périmètre d’une solu4on de CRM. Cela tant à distance qu’en face à face grâce à des ou4ls de type table1es, voire même smartphones. Le partenariat avec Salesforce.com nous a permis de réaliser une applica4on, qui s’appuie bien évidemment sur notre plateforme d’archivage électronique décrite plus haut, perme1ant aux clients Salesforce.com de disposer de notre service d’archivage électronique au sien de leur CRM sans avoir à réaliser de développement. De plus, celle-‐ci peut dialoguer directement avec d’autres applica4ons mé4ers partenaires (signature électronique, factura4on, ERP) présentes sur ce store perme1ant ainsi de faire en sorte que les documents contractuels signés électroniquement avec une applica4on comme ; par exemple Docusign ; puisse être archivés automa4quement sans aucune interven4on manuelle. Il en est de même à par4r des apps de partenaires tels que Numm, SoFacto et d’autres. Ce1e applica4on disponible sur l’AppExchange est donc accessible à toute entreprise u4lisatrice de Salesforce.com.
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Aujourd’hui CDC ARKHINEO représente environ 100 clients dont environs 50 partenaire intégrant notre service à leur offre. Je vous propose maintenant de voir un cas d’usage concernant la dématérialisa4on du processus contractuel en environnement Salesforce.
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Voyons donc le cas concret de L’Argus de la Presse. Il s’agit d’une société française créée à la fin du 19è siècle et spécialisée dans le suivi et l’analyse de la média4sa4on (notamment de revues de presse). Elle compte 450 salariés et environ 11.000 clients parmi lesquels des entreprises et personnalités du monde poli4que, des affaires ou du spectacle. Elle u4lise Salesforce.com depuis 2011 et compte 220 users des modules Sales, Marke4ng et Service. 3.500 contrats sont signés chaque année « à distance » dans le cadre d’un processus jusqu’alors 100 % papier imposant des délais de traitement long et beaucoup de manipula4ons. Notre proposi4on de valeur (avec nos partenaires OpenTrust et Docusign) consistait à passer de ce modèle basé à 100 % sur l’échange de documents papier à un modèle intégralement numérique, rapide, sécurisé, recevable juridiquement et complétement intégré au CRM Salesforce.com. Comme vous pouvez le voir sur ce1e page, le projet a été mené dans des délais courts et les bénéficies sont au rendez-‐vous avec des délais de traitement ramenés à moins d’une journée et une charge de travail ramenée de 4 heure à 15 mn par contrat ce qui perme1ra de supprimer chaque année 1875 jours/h de taches manuelles et rébarba4ves et de les reaffecter à la rela4on client directe. Ceci, en perme1ant maintenant aux forces commerciales et à l’administra4on des ventes d’accéder aux contrats directement et de façon immédiate depuis Salesforce.com
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Pour en savoir plus venez découvrir notre site internet sur : www.cdcarkhineo.fr
Je vous remercie de votre a1en4on.
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