Optimiser l’accueil des visiteurs

OT Chalaronne Centre - Dombes - Ain

avec

Qui sommes-nous ?Enquête envoyée par mailvia Google Formulaire communes16

Le territoire, en quelques mots …

habitants15 000

Dans l’Ain, à proximité du Parc des Oiseaux à Villars-les-Dombes

Qui sommes-nous ?

Salariés à temps plein5

depuis quand vous êtes dans le réseau, nb de communes, nb de prestataires etc …

L’Office de Tourisme, en quelques mots …Association loi 1901 Classé en catégorie II

Certifié Qualité Tourisme

Socioprofessionnels adhérents13025 restaurants50 hébergements30 prestataires d’activités25 commerces et services

?Direction en

cours de recrutement

APIDAE et l’OT

années de partenariatDepuis 2005

Pour la consultation et la saisie : Toutes les conseillères en séjour sont formées, y compris personnel saisonnier et les stagiaires (longues durées),

Pour l’extranet de mise à jour : Deux personnes sont formées

Pour les fonctionnalités liées aux projets web : Une personne formée aux projets web

Les formations sont soit faites en interne, soit faites par les animateurs APIDAE de l’Ain qui proposent à l’année un calendrier de formation.

Comment sommes-nous organisés au sein de l’équipe ?

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APIDAE et l’OT

A l’accueil : pour répondre aux demandes récurrentes mais également pour répondre de façon personnalisée en constituant des paniers,

Pour alimenter les bornes tactiles de l’espace d’accueil du pavillon (projet 2017),

Pour alimenter le site internet de l’Office de Tourisme, Pour certaines éditions papier de l’Office de Tourisme: agenda de la semaine,

guide touristique (projet 2017),

Pour répondre aux demandes presse quand il s’agit d’agenda, Pour créer des listes de contacts pour nos campagnes d’adhésion, Pour mettre à jour les données APIDAE via les questionnaires pré-remplis ou

extranet de mise à jour.

Pour quel type de projets la plateforme est-elle utilisée ?

années de partenariatDepuis 2005

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APIDAE et l’OT

Répondre aux demandes récurrentes grâce aux recherches enregistrées

Avant tout, un travail d’équipe !

Puis assimiler de nouvelles habitudes de travail …

Comment la plateforme nous aide-t-elle au quotidien à optimiser l’accueil de nos clients ?

APIDAE et l’OT

Exemple de demandes récurrentes

Comment la plateforme nous aide-t-elle au quotidien à optimiser l’accueil de nos clients ?

2Sélectionner la recherche souhaitée pour accéder

aux résultats

1Paramétrer son navigateur

pour que les recherches récurrentes s’ouvrent

automatiquement

APIDAE et l’OT

Exemple d’une demande récurrente

Comment la plateforme nous aide-t-elle au quotidien à optimiser l’accueil de nos clients ?

3Imprimer la liste de

résultat pour le visiteur

APIDAE et l’OT

Exemple de mise en place pour les demandes récurrentes

Comment la plateforme nous aide-t-elle au quotidien à optimiser l’accueil de nos clients ?

Avantages Rapidité,Actualisation de la liste de résultats,Carte de situation sur le PDF,PDF personnalisable,Possibilité d’envoyer la liste via mail …

Difficultés rencontréesAu niveau de l’organisation interne :Prendre le temps de se mettre autour d’une table, S’approprier l’outil

Au niveau technique : Lorsque les recherches sont effectuées en mode avancé, accéder à l’impression est un peu plus long

APIDAE et l’OT

Répondre aux demandes personnalisées

Comment la plateforme nous aide-t-elle au quotidien à optimiser l’accueil de nos clients ?

• Impression des fiches détaillées lorsque c’est une demande simple,

• Création de panier et impression de la sélection comme un « carnet de route ».

APIDAE et l’OTQuelques préconisations avant de se lancer …

• Pour une saisie optimale et obtenir des listes de résultats de qualité, la connaissance de l’offre est primordiale,

Pour cela et aussi dans le cadre de notre démarche Qualité, nous effectuons de septembre à mai des visites prestataires (environ 15h/par conseillère en séjour)

• Former son personnel à l’outil APIDAE est essentiel (les règles de saisie doivent être connues),

APIDAE et l’OT

Les fonctionnalités que nous n’utilisons pas ou peu …

Comment la plateforme nous aide-t-elle au quotidien à optimiser l’accueil de nos clients ?

• Les listes enregistrées : à part pour lister les incontournables du secteur (liste figée), nous n’utilisons presque pas cette fonctionnalité.

Pourquoi ? La liste de résultat n’intègre pas les nouveaux objets qui seraient susceptibles de répondre à la recherche

• Les aspects

Pourquoi ? Aucune personne en interne n’est formée. Nous n’avons pas pris le temps de le faire.

APIDAE et l’OTOn se regroupe aussi sur APIDAE !

Prise de contact avec notre animateur APIDAE

1Vérification de certaines données notamment : critères internes, recherches et listes enregistrées, modèles extranet …

2Fusion des trois entités par notre animateur

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Et maintenant ?• Une nouvelle organisation APIDAE à mettre en place !

APIDAE et l’OTPour résumer …

APIDAE est devenu un outil indispensable pour l’accueil de nos visiteurs

Rapide et facile d’utilisation, Accès aux données de départements limitrophes,Des animateurs très réactifs et à l’écoute …

Ce n’est pas pour rien si nous poursuivons notre partenariat depuis 2005 !

Des questions ?

ContactSandrine Ferrier

Chargée de communication et d’animation numérique

04 74 55 02 27communication@tourisme-en-dombes.com

Alors Cap’ ou pas cap d’être accueilli en Dombes ?

MERCI !