Comment généraliser la dématérialisation dans les cabinets ?

Comment généraliser la dématérialisation dans les

cabinets ?

• Qu’est-ce que la dématérialisation ?

• Pourquoi dématérialiser ?

• Comment généraliser la dématérialisation ?

• Conclusion / débat

SOMMAIRE

1) Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants)

2) Gestion des documents numériques (GED)

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants)

Documents bureautiques (word, excel…)

Reconnaissance de caractères

Connecteurs

GED

Web

Clients, Tiers

Cabinet

La GED permet :- De récupérer les flux numériques- De les organiser- De les sécuriser- De les archiver- De les restituer et les partager

Gestion des documents numériques (GED)

- Malgré nous la plupart des flux sont en train de se dématérialiser (EDI, signature électronique, facture électronique, mails, Internet…)

- Cette généralisation entrainera forcément une automatisation de ce qui constitue notre mission de base : la saisie

- Pour continuer à maitriser les flux (aujourd’hui papiers demain numériques) la généralisation de la dématérialisation est indispensable

Pourquoi dématérialiser ?

Cela permet également : - une meilleure organisation interne par la mise en

place de procédures- Une centralisation de l’information- Une sécurisation des données

Pourquoi dématérialiser ?

1) Création d’un cahier des charges

2) Agrément de prestataires

3) Communication / déploiement dans les cabinets

Comment généraliser la dématérialisation ?

Il devra contenir :- Les procédures à mettre en place au sein du cabinet- Les fonctionnalités minimums requises pour la GED- Les fonctionnalités minimums requises pour nos

logiciels de productions- Un planning d’intervention- Un budget

Création d’un cahier des charges

- Comment on numérise ? Le client / le collaborateur / les 2 ?

- Comment on intègre les pièces dans la GED ?- Quels pièces sont intégrées ?- Définir une structure de dossier- Qui gère les droits d’accès ?- Qui créé les dossiers ?- Quels documents sont ouverts aux clients ou restent

internes au cabinet ?

Les procédures à mettre en place au sein du cabinet

Les procédures à mettre en place au sein du cabinet

- Exemple de structure de dossier

GED : les pré-requis

- Reconnaissance de caractères- Indexation et moteur de recherche « full text »- Gestion complexe des droits d’accès- Intégration de tous types de fichiers- Moteur d’impression de la GED à partir d’autres

applications- Enregistrement direct dans la GED à partir des

principaux outils bureautiques et de nos logiciels de production

- Accès en ASP

Logiciels de production : les pré-requis

- Boutons de raccourcis pour un accès direct aux documents du dossier en-cours dans la GED

- Indexer l’écriture à la pièce comptable située dans la GED

- Enregistrement / impression direct des documents dans la GED

Planning d’intervention

Il faut compter minimum 6 mois d’intervention pour un déploiement complet de la GED. Les étapes indispensables :- Créer un groupe de travail « dématérialisation » en y intégrant au moins 1 collaborateur -Faire la sélection des prestataires (GED, Prod, consulting)- Rédiger le guide des procédures- Installer et paramétrer les logiciels- Former les collaborateurs- Alimenter la GED- S’assurer que les procédures sont bien respectées

Budget

Un budget global devra être mise en place intégrant :- Le coût du matériel (scanner, serveur GED…)- Le coût des logiciels (GED , connecteurs …)- Le coût des consultants- Les temps passés en interne

Agrément des prestataires

Pour être agréés les prestataires devront signer une charte précisant qu’ils s’engagent à :

- Respecter le cahier des charges prédéfini- Appliquer des tarifs négociés « ECF »- Respecter des délais d’intervention restreints en

cas de panne

Agrément des prestataires

Nous avons identifié 3 types de prestataires :- Les éditeurs de logiciels (GED, production,

bureautique…)- Les vendeurs de matériel (Scanners, serveurs …)- Les consultants pour l’accompagnement dans la

mise en place de la dématérialisation

Communication / déploiement dans les cabinets

Si cette proposition vous intéresse, nous pouvons mettre en place un groupe de travail afin de rédiger :-Le cahier des charges-La charte des partenaires

A l’issu de ce travail, il faudrait qu’un ou deux cabinets soient prêts à tester l’offre et ensuite nous lancerons une campagne de communication auprès de la profession pour promouvoir cette offre.

CONCLUSION

La dématérialisation de nos cabinets partielle ou totale à moyen terme est indispensable pour la survie de notre profession.

Plusieurs questions se posent :- Quel niveau de dématérialisation ?- La valeur juridique des documents électronique ?- Comment archiver les fichiers EDI ?- Comment archiver les documents signés numériquement ?

Pour répondre à toutes ces questions et beaucoup d’autres PLACE AU DEBAT