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DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
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METTRE EN ŒUVRE L’EDI
CHEZ SGDBF
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
SOMMAIRE
Mise en œuvre de l’EDI 2 /
Introduction
GS1 Negocedi Vos interlocuteurs
Le dossier technique
Les prestataires
Comment factionne l’EDI ? Sous-traiter la complexité
Critères de choix
La mise en œuvre
Paramétrage Les factures
Les commandes
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
INTRODUCTION
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DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
INTRODUCTION
GS1 GROUPE DE TRAVAIL NEGOCEDI: • Le groupe de travail de GS1 NEGECEDI Bâtiment regroupe les négociants du secteur du bâtiment. Ce groupe a adopté le
profil général (version 2.3) de GS1 France du message facture INVOIC D96A commun à tous les secteurs. • Si vous mettez en œuvre des échanges EDI avec un membre de GS1 vous pourrez échanger les mêmes messages avec les
autres partenaires distributeurs et les fournisseurs qui ont adopté le profil général français
4 / Mise en œuvre de l’EDI
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
INTRODUCTION
VOS INTERLOCUTEURS: • Chef de projet et contact principal pour toute question relative au projet:
Pierre Bonsack, 06 78 12 88 55, pierre.bonsack@saint-gobain.com • Les techniciens DL-A19_IT_Support_EDI@saint-gobain.com pour paramétrer les comptes fournisseurs, générer les
messages tests de commandes et vérifier la bonne intégration des messages tests factures en EDI simple • Les correspondants métier régionaux (voir fichier 13 Correspondant régionaux dans le dossier technique) pour le traitement
des messages en production et les données contenues dans les commandes et factures
5 / Mise en œuvre de l’EDI
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE 6 / Mise en œuvre de l’EDI
INTRODUCTION
DOSSIER TECHNIQUE EN LIGNE Vous trouverez dans le dossier technique en ligne, tous les éléments pour mettre en œuvre l’EDI avec SGDBF: 1. Documents généraux:
1. GS1 NEGOCEDI Guide EDI produits du bâtiment 2. GS1 guide de la facture électronique 3. Correspondants régionaux SGDB
2. Références techniques: 1. GS1 ORDERS ORDRSP INVOIC version D96A 2. Exemples de messages 3. GS1 Codes standards 4. GS1 Table des unités 5. GS1 NEGOCEDI Fiche produit tarif 6. Règles métier
3. Paramétrage: 1. Fiche EDI 2. Adresses X400 et GLN UNB groupe SGDB 3. GLN agences SGDB 4. GLN sièges et TVA intracom 5. GLN Plateforme du Bâtiment
4. Conventions: 1. Conventions d’échanges électroniques fournisseurs à signer
Subtitle 2 (level 2) Arial 14-point
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
LES PRESTATAIRES
Mise en œuvre de l’EDI
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COMMENT FONCTIONNENT LES ÉCHANGES EDI ?
8 / Mise en œuvre de l’EDI
Prestataire
Emetteur
Prestataire
Destinataire
Emetteur Destinataire
Norme GS1
Extraction
de données
Import
de données
sas
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SOUS-TRAITER LA COMPLEXITÉ
RÔLE DU PRESTATAIRE EDI • Respect des contraintes légales (contrôle de données, archivage, restitution) • Traduction dans le format standard (GS1) • Prise en charge de la communication • Gestion des statuts de traitement de factures
9 / Mise en œuvre de l’EDI
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CRITÈRES DE CHOIX DU PRESTATAIRE
• Conformité aux standards GS1 et contrôle des messages à l’émission • Type de messages traités • Signataire de la charte d’interopérabilité
http://gs1facturesdematerialisees.blogspot.fr/search/label/SOLUTIONS • Fiabilité et convivialité des outils de suivi • Prise en charge des statuts de traitement de factures • Réactivité, qualité de service et souplesse • Coûts (/facture, /fournisseur, interfaces, spécifiques)
10 / Mise en œuvre de l’EDI
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PARAMÉTRAGE
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
PARAMÉTRAGE
ETAPE 1 : PARAMÉTRER LES COMPTES CLIENTS SGDB CHEZ LE FOURNISSEUR • Identifier les agences clientes SGDB dans les listes de GLN (fichier 33) et paramétrer l’identifiant
GLN de l’agence. Il peut y avoir plusieurs agences à la même adresse. Vérifier également l’enseigne !
• Identifier l’entité juridique à laquelle est rattachée l’agence (NAD+IV colonne X) • Repérer les identités juridiques à créer dans le fichier 34 (sièges des sociétés). L’adresse postale
indiquée est celle des centres administratifs de traitement de facture. Le GLN du facturé doit correspondre à l’entité juridique à laquelle est rattachée l’agence
• Créer ou paramétrer les identités juridiques • Rattacher les agences aux entités juridiques
12 / Mise en œuvre de l’EDI
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ORGANISATION DU GROUPE SAINT-GOBAIN
13 / Mise en œuvre de l’EDI
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
PARAMÉTRAGE
ETAPE 2 : PARAMÉTRER LE COMPTE FOURNISSEUR • Transmettre à SGDB la fiche EDI 31 complétée avec les paramètres de connexion, les identifiants
GLN, le code TVA, … • Paramétrer les partenaires dans les applications et chez les prestataires EDI
14 / Mise en œuvre de l’EDI
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LES FACTURES
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FACTURES
LES FACTURES ÉLECTRONIQUE INVOIC • La facture électronique remplace la facture papier originale • Le fichier EDI remplace la saisie de facture dans le système du destinataire • L’entête de facture est essentiel pour identifier le centre de coût, les comptes comptables et les
sections analytiques • La facture doit être cohérente (sommes arithmétiques) (voir règles métier, fichier 26) • Si le pied de facture correspond au montant attendu, le règlement est automatique • Si un écart est identifié, les lignes sont analysées • La présence de frais de port implique une analyse • Les avoirs sont attendus en EDI • L’exhaustivité des factures et avoirs doivent être transmis en EDI
16 / Mise en œuvre de l’EDI
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FACTURES
ETAPE 3 : CONTRÔLE PRÉALABLE DES DONNÉES • Contrôle de cohérence des données entrainant un rejet (règles métier):
Unité de QTY = unité de PRI+AAA (donnée 6411) MOA / QTY = PRI+AAA (adapter la base de prix, donnée 5284) Somme des lignes + charges et remises globales = total HT HT+TVA=TTC Somme des bases HT de calcul de TVA = HT Base HT x %TVA = TVA
• Identifier dans la facture l’agence porteuse de la commande pour l’affectation analytique des charges (correspond au NAD+SN sur la commande) NAD+BY pour SGDB et NAD+DP pour PDB
• La référence BL du fournisseur est indiquée en entête en RFF+DQ dans un format identique à celui sur le BL papier. 1 BL = 1 facture. Si on ne peut pas faire autrement que de regrouper plusieurs BL sur la facture, sur chaque ligne doit figurer le N° de BL correspondant et le premier N° de BL doit être reporté en entête. C’est la clé de rapprochement.
• La référence de commande de SGDB doit figurer en entête. S’il y a un regroupement de commande, le N° de commande doit être indiqué à la ligne.
• Concernant les avoirs: Indiquer la référence de facture d’origine dans la référence RFF+IV Référence de demande d’avoir ou de bon de retour (RFF+04G, 06G ou en commentaire en FTX) ou période de facturation (DTM+263::718) ou en commentaire pour faciliter le rapprochement
17 / Mise en œuvre de l’EDI
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FACTURES
ETAPE 4 : VÉRIFIER LA CONFORMITÉ DU MESSAGE INVOIC ÉMIS • Générer un message EDIFACT • Le comparer à l’exemple. Les segments supplémentaires ne sont pas gênants tant qu’ils sont
conformes, ils sont ignorés. • Comparer la facture EDI à la facture papier. Le contenu de la facture EDI doit être identique à
celui de la facture papier • Envoyer un jeu de test conforme par mail à pierre.bonsack@saint-gobain.com
Une facture avec frais de port, DEEE, Eco-contribution si applicable Un avoir avec commentaire d’entête et de ligne, référence facture d’origine, référence de retour ou demande d’avoir
18 / Mise en œuvre de l’EDI
DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE
FACTURES
ETAPE 5 : CONTRÔLER L’INTÉGRATION DU MESSAGE INVOIC ÉMIS • Paramétrer les parties. La liste des adresses X400 et des GLN UNB est dans le dossier technique
(fichier 32) • Envoyer des factures sur l’adresse de test (ou par mail). • Ne pas mélanger plusieurs entités juridiques dans un même fichier • Notifier l’envoi et transmettez les fichiers PDF correspondants pour validation métier
19 / Mise en œuvre de l’EDI
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FACTURES
ETAPE 6 : DÉPLOYER LE MESSAGE INVOIC EN PRODUCTION • Renvoyer 2 copies signées et paraphées de la convention d’interchange (fichier 41) disponible
dans le dossier technique à pierre.bonsack@saint-gobain.com • Communiquer la date de démarrage (date de facture) • Après le go live, envoyer les factures réelles de chaque entité juridique dans des fichiers séparés
à l’adresse de production X400, sans flag test • Stopper l’émission de factures papier (pour les factures électroniques) • Vérifier de la bonne réception
20 / Mise en œuvre de l’EDI
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FACTURES
SI LE MODE DE DÉPLOIEMENT N’EST PAS LA FACTURE ÉLECTRONIQUE, MAIS LE FICHIER EDI + FACTURE ORIGINALE PAPIER • Dans ce cas, l’adresse X400 de destination peut être différente (voir fichier 32) • N’envoyer de factures papier déjà envoyées en EDI qu’en fin de chaque mois pour archivage
21 / Mise en œuvre de l’EDI
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LES COMMANDES
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COMMANDES
LES COMMANDES ORDERS • La commande EDI n’a de sens que si elle remplace la saisie chez le fournisseur • Le message commande est plus compliqué à mettre en œuvre, car il faut reconnaitre quel article
est commandé et l’unité de commande (quantité) • Lorsque des articles génériques sont commandés, la commande est passée en EDI et peut être
faxée en complément avec les documents annexes • Le fax est une copie de la commande. Vous ne devez traiter que les commandes EDI pour éviter
les doublons
23 / Mise en œuvre de l’EDI
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COMMANDES
CONDITIONS PRÉALABLES AU TRAITEMENT DES COMMANDES EDI • Accepter les génériques sans GTIN ou avec EAN8. Dans ce cas, la référence fournisseur est
indiquée dans le segment PIA destiné à cet effet ou dans le commentaire de ligne (dimensions, référence de plan, …).
• Utiliser la codification GTIN des unités de vente consommateur (UVC). Le GTIN est un couple identité/unité de conditionnement de l’article. Un bidon de 5 litres d’un produit n’aura pas le même EAN qu’une bouteille d’1 litre d’un même produit. Ce code peut être un EAN Saint-Gobain pour les génériques.
• Savoir convertir si nécessaire les unités commandée en unité de vente fournisseur (exemple : achat à la pièce / vente au mètre, achat à la boite / vente au m²)
• Si les unités commandées sont différentes des unités de vente du fournisseur, une table de conversion doit être utilisé
• Les commandes arrivent dans un sas pour être vérifiées et corrigées avant d’être importées dans l’ERP
24 / Mise en œuvre de l’EDI
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COMMANDES
ETAPE 3 : SYNCHRONISER LES DONNÉES ARTICLES • Cette étape est indispensable pour les reconnaitre automatiquement les articles. L’élément
permettant la reconnaissance de l’article est le GTIN. Extraction des articles référencés dans la base article SGDBF Vérification par le fournisseur des GTIN articles (couple identité/unité) versus le code fournisseur/unité/libellé Transmission des corrections (en rouge) et des articles supprimés (en jaune) à pierre.bonsack@saint-gobain.com Correction de la base articles nationale SGDBF
25 / Mise en œuvre de l’EDI
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COMMANDES
ETAPE 4 : TESTER LE MESSAGE ORDERS • Demander des messages commande de test à DL-A19_IT_Support_EDI@saint-gobain.com émis
par nos 3 systèmes • Mapper les données avec votre système de gestion
26 / Mise en œuvre de l’EDI
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COMMANDES
ETAPE 5 : DÉPLOYER MESSAGE ORDERS • Lorsque vous êtes prêts à recevoir les commandes, faire ouvrir les flux EDI par les
correspondants régionaux • Condition : pour que les agences puissent commander les articles codifiés, ceux-ci doivent être
référencés dans le plan de vente et tarifés à l’achat et à la vente • Vérifier après quelques jours l’exhaustivité des commandes reçues
27 / Mise en œuvre de l’EDI
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COMMANDES
ETAPE 6 : DÉPLOYER L’ACQUITTEMENT DE COMMANDE • Ces messages doivent être renvoyés à l’adresse X400 émettrice • Soit le message CONTRL : un message contrôle par enveloppe d’ORDERS (plusieurs
commandes) • Soit l’acquittement X400 (avec certains RVA) • Soit le message ORDRSP (entête) : un message par commande
Pour déployer l’ORDRSP complet (entêtes + lignes) le message doit être validé par les techniciens Le message ORDRSP complet est le message le plus complexe à déployer
28 / Mise en œuvre de l’EDI
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COMMANDES
LES AVIS DE DISPONIBILITÉ ORDRSP • L’avis de disponibilité permet :
D’informer nos clients de la disponibilité des produits (ordonnancement des chantiers) D’améliorer la logistique (gestion des reliquats, réapprovisionnement)
• Il y a 2 niveaux d’information: L’entête uniquement (acceptation ou refus globale de la commande) L’entête et les lignes (gestion des reliquats, articles de remplacement, ruptures)
• Seules les lignes émises par des systèmes capables de gérer tous les cas de manière fiable peuvent être prises en compte
• Il est possible d’envoyer plusieurs avis de disponibilité successifs, mais il faut renvoyer toutes les lignes de la commande, y compris les lignes déjà livrées
• Il faut émettre un ORDRSP par commande
29 / Mise en œuvre de l’EDI
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PRESENTATION TITLE
ARIAL 26-POINT FONT
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