DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE€¦ · DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE 6 / Mise en œuvre de l’EDI INTRODUCTION DOSSIER TECHNIQUE EN LIGNE Vous trouverez dans le dossier technique

DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE


METTRE EN ŒUVRE L’EDI

CHEZ SGDBF


SOMMAIRE

Mise en œuvre de l’EDI 2 /

Introduction

GS1 Negocedi Vos interlocuteurs

Le dossier technique

Les prestataires

Comment factionne l’EDI ? Sous-traiter la complexité

Critères de choix

La mise en œuvre

Paramétrage Les factures

Les commandes


INTRODUCTION

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INTRODUCTION

GS1 GROUPE DE TRAVAIL NEGOCEDI: • Le groupe de travail de GS1 NEGECEDI Bâtiment regroupe les négociants du secteur du bâtiment. Ce groupe a adopté le

profil général (version 2.3) de GS1 France du message facture INVOIC D96A commun à tous les secteurs. • Si vous mettez en œuvre des échanges EDI avec un membre de GS1 vous pourrez échanger les mêmes messages avec les

autres partenaires distributeurs et les fournisseurs qui ont adopté le profil général français

4 / Mise en œuvre de l’EDI


INTRODUCTION

VOS INTERLOCUTEURS: • Chef de projet et contact principal pour toute question relative au projet:

Pierre Bonsack, 06 78 12 88 55, [email protected] • Les techniciens [email protected] pour paramétrer les comptes fournisseurs, générer les

messages tests de commandes et vérifier la bonne intégration des messages tests factures en EDI simple • Les correspondants métier régionaux (voir fichier 13 Correspondant régionaux dans le dossier technique) pour le traitement

des messages en production et les données contenues dans les commandes et factures


mailto:[email protected]








DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE DISTRIBUTION BÂTIMENT FRANCE 6 / Mise en œuvre de l’EDI

INTRODUCTION

DOSSIER TECHNIQUE EN LIGNE Vous trouverez dans le dossier technique en ligne, tous les éléments pour mettre en œuvre l’EDI avec SGDBF: 1. Documents généraux:

1. GS1 NEGOCEDI Guide EDI produits du bâtiment 2. GS1 guide de la facture électronique 3. Correspondants régionaux SGDB

2. Références techniques: 1. GS1 ORDERS ORDRSP INVOIC version D96A 2. Exemples de messages 3. GS1 Codes standards 4. GS1 Table des unités 5. GS1 NEGOCEDI Fiche produit tarif 6. Règles métier

3. Paramétrage: 1. Fiche EDI 2. Adresses X400 et GLN UNB groupe SGDB 3. GLN agences SGDB 4. GLN sièges et TVA intracom 5. GLN Plateforme du Bâtiment

4. Conventions: 1. Conventions d’échanges électroniques fournisseurs à signer

Subtitle 2 (level 2) Arial 14-point


LES PRESTATAIRES

Mise en œuvre de l’EDI


COMMENT FONCTIONNENT LES ÉCHANGES EDI ?


Prestataire

Emetteur

Prestataire

Destinataire

Emetteur Destinataire

Norme GS1

Extraction

de données

Import

de données

sas


SOUS-TRAITER LA COMPLEXITÉ

RÔLE DU PRESTATAIRE EDI • Respect des contraintes légales (contrôle de données, archivage, restitution) • Traduction dans le format standard (GS1) • Prise en charge de la communication • Gestion des statuts de traitement de factures



CRITÈRES DE CHOIX DU PRESTATAIRE

• Conformité aux standards GS1 et contrôle des messages à l’émission • Type de messages traités • Signataire de la charte d’interopérabilité

http://gs1facturesdematerialisees.blogspot.fr/search/label/SOLUTIONS • Fiabilité et convivialité des outils de suivi • Prise en charge des statuts de traitement de factures • Réactivité, qualité de service et souplesse • Coûts (/facture, /fournisseur, interfaces, spécifiques)


http://gs1facturesdematerialisees.blogspot.fr/search/label/SOLUTIONS

http://gs1facturesdematerialisees.blogspot.fr/search/label/SOLUTIONS


PARAMÉTRAGE


PARAMÉTRAGE

ETAPE 1 : PARAMÉTRER LES COMPTES CLIENTS SGDB CHEZ LE FOURNISSEUR • Identifier les agences clientes SGDB dans les listes de GLN (fichier 33) et paramétrer l’identifiant

GLN de l’agence. Il peut y avoir plusieurs agences à la même adresse. Vérifier également l’enseigne !

• Identifier l’entité juridique à laquelle est rattachée l’agence (NAD+IV colonne X) • Repérer les identités juridiques à créer dans le fichier 34 (sièges des sociétés). L’adresse postale

indiquée est celle des centres administratifs de traitement de facture. Le GLN du facturé doit correspondre à l’entité juridique à laquelle est rattachée l’agence

• Créer ou paramétrer les identités juridiques • Rattacher les agences aux entités juridiques



ORGANISATION DU GROUPE SAINT-GOBAIN



PARAMÉTRAGE

ETAPE 2 : PARAMÉTRER LE COMPTE FOURNISSEUR • Transmettre à SGDB la fiche EDI 31 complétée avec les paramètres de connexion, les identifiants

GLN, le code TVA, … • Paramétrer les partenaires dans les applications et chez les prestataires EDI



LES FACTURES


FACTURES

LES FACTURES ÉLECTRONIQUE INVOIC • La facture électronique remplace la facture papier originale • Le fichier EDI remplace la saisie de facture dans le système du destinataire • L’entête de facture est essentiel pour identifier le centre de coût, les comptes comptables et les

sections analytiques • La facture doit être cohérente (sommes arithmétiques) (voir règles métier, fichier 26) • Si le pied de facture correspond au montant attendu, le règlement est automatique • Si un écart est identifié, les lignes sont analysées • La présence de frais de port implique une analyse • Les avoirs sont attendus en EDI • L’exhaustivité des factures et avoirs doivent être transmis en EDI



FACTURES

ETAPE 3 : CONTRÔLE PRÉALABLE DES DONNÉES • Contrôle de cohérence des données entrainant un rejet (règles métier):

Unité de QTY = unité de PRI+AAA (donnée 6411) MOA / QTY = PRI+AAA (adapter la base de prix, donnée 5284) Somme des lignes + charges et remises globales = total HT HT+TVA=TTC Somme des bases HT de calcul de TVA = HT Base HT x %TVA = TVA

• Identifier dans la facture l’agence porteuse de la commande pour l’affectation analytique des charges (correspond au NAD+SN sur la commande) NAD+BY pour SGDB et NAD+DP pour PDB

• La référence BL du fournisseur est indiquée en entête en RFF+DQ dans un format identique à celui sur le BL papier. 1 BL = 1 facture. Si on ne peut pas faire autrement que de regrouper plusieurs BL sur la facture, sur chaque ligne doit figurer le N° de BL correspondant et le premier N° de BL doit être reporté en entête. C’est la clé de rapprochement.

• La référence de commande de SGDB doit figurer en entête. S’il y a un regroupement de commande, le N° de commande doit être indiqué à la ligne.

• Concernant les avoirs: Indiquer la référence de facture d’origine dans la référence RFF+IV Référence de demande d’avoir ou de bon de retour (RFF+04G, 06G ou en commentaire en FTX) ou période de facturation (DTM+263::718) ou en commentaire pour faciliter le rapprochement



FACTURES

ETAPE 4 : VÉRIFIER LA CONFORMITÉ DU MESSAGE INVOIC ÉMIS • Générer un message EDIFACT • Le comparer à l’exemple. Les segments supplémentaires ne sont pas gênants tant qu’ils sont

conformes, ils sont ignorés. • Comparer la facture EDI à la facture papier. Le contenu de la facture EDI doit être identique à

celui de la facture papier • Envoyer un jeu de test conforme par mail à [email protected]

Une facture avec frais de port, DEEE, Eco-contribution si applicable Un avoir avec commentaire d’entête et de ligne, référence facture d’origine, référence de retour ou demande d’avoir



FACTURES

ETAPE 5 : CONTRÔLER L’INTÉGRATION DU MESSAGE INVOIC ÉMIS • Paramétrer les parties. La liste des adresses X400 et des GLN UNB est dans le dossier technique

(fichier 32) • Envoyer des factures sur l’adresse de test (ou par mail). • Ne pas mélanger plusieurs entités juridiques dans un même fichier • Notifier l’envoi et transmettez les fichiers PDF correspondants pour validation métier



FACTURES

ETAPE 6 : DÉPLOYER LE MESSAGE INVOIC EN PRODUCTION • Renvoyer 2 copies signées et paraphées de la convention d’interchange (fichier 41) disponible

dans le dossier technique à [email protected] • Communiquer la date de démarrage (date de facture) • Après le go live, envoyer les factures réelles de chaque entité juridique dans des fichiers séparés

à l’adresse de production X400, sans flag test • Stopper l’émission de factures papier (pour les factures électroniques) • Vérifier de la bonne réception



FACTURES

SI LE MODE DE DÉPLOIEMENT N’EST PAS LA FACTURE ÉLECTRONIQUE, MAIS LE FICHIER EDI + FACTURE ORIGINALE PAPIER • Dans ce cas, l’adresse X400 de destination peut être différente (voir fichier 32) • N’envoyer de factures papier déjà envoyées en EDI qu’en fin de chaque mois pour archivage



LES COMMANDES


COMMANDES

LES COMMANDES ORDERS • La commande EDI n’a de sens que si elle remplace la saisie chez le fournisseur • Le message commande est plus compliqué à mettre en œuvre, car il faut reconnaitre quel article

est commandé et l’unité de commande (quantité) • Lorsque des articles génériques sont commandés, la commande est passée en EDI et peut être

faxée en complément avec les documents annexes • Le fax est une copie de la commande. Vous ne devez traiter que les commandes EDI pour éviter

les doublons



COMMANDES

CONDITIONS PRÉALABLES AU TRAITEMENT DES COMMANDES EDI • Accepter les génériques sans GTIN ou avec EAN8. Dans ce cas, la référence fournisseur est

indiquée dans le segment PIA destiné à cet effet ou dans le commentaire de ligne (dimensions, référence de plan, …).

• Utiliser la codification GTIN des unités de vente consommateur (UVC). Le GTIN est un couple identité/unité de conditionnement de l’article. Un bidon de 5 litres d’un produit n’aura pas le même EAN qu’une bouteille d’1 litre d’un même produit. Ce code peut être un EAN Saint-Gobain pour les génériques.

• Savoir convertir si nécessaire les unités commandée en unité de vente fournisseur (exemple : achat à la pièce / vente au mètre, achat à la boite / vente au m²)

• Si les unités commandées sont différentes des unités de vente du fournisseur, une table de conversion doit être utilisé

• Les commandes arrivent dans un sas pour être vérifiées et corrigées avant d’être importées dans l’ERP



COMMANDES

ETAPE 3 : SYNCHRONISER LES DONNÉES ARTICLES • Cette étape est indispensable pour les reconnaitre automatiquement les articles. L’élément

permettant la reconnaissance de l’article est le GTIN. Extraction des articles référencés dans la base article SGDBF Vérification par le fournisseur des GTIN articles (couple identité/unité) versus le code fournisseur/unité/libellé Transmission des corrections (en rouge) et des articles supprimés (en jaune) à [email protected] Correction de la base articles nationale SGDBF



COMMANDES

ETAPE 4 : TESTER LE MESSAGE ORDERS • Demander des messages commande de test à [email protected] émis

par nos 3 systèmes • Mapper les données avec votre système de gestion








COMMANDES

ETAPE 5 : DÉPLOYER MESSAGE ORDERS • Lorsque vous êtes prêts à recevoir les commandes, faire ouvrir les flux EDI par les

correspondants régionaux • Condition : pour que les agences puissent commander les articles codifiés, ceux-ci doivent être

référencés dans le plan de vente et tarifés à l’achat et à la vente • Vérifier après quelques jours l’exhaustivité des commandes reçues



COMMANDES

ETAPE 6 : DÉPLOYER L’ACQUITTEMENT DE COMMANDE • Ces messages doivent être renvoyés à l’adresse X400 émettrice • Soit le message CONTRL : un message contrôle par enveloppe d’ORDERS (plusieurs

commandes) • Soit l’acquittement X400 (avec certains RVA) • Soit le message ORDRSP (entête) : un message par commande

Pour déployer l’ORDRSP complet (entêtes + lignes) le message doit être validé par les techniciens Le message ORDRSP complet est le message le plus complexe à déployer



COMMANDES

LES AVIS DE DISPONIBILITÉ ORDRSP • L’avis de disponibilité permet :

D’informer nos clients de la disponibilité des produits (ordonnancement des chantiers) D’améliorer la logistique (gestion des reliquats, réapprovisionnement)

• Il y a 2 niveaux d’information: L’entête uniquement (acceptation ou refus globale de la commande) L’entête et les lignes (gestion des reliquats, articles de remplacement, ruptures)

• Seules les lignes émises par des systèmes capables de gérer tous les cas de manière fiable peuvent être prises en compte

• Il est possible d’envoyer plusieurs avis de disponibilité successifs, mais il faut renvoyer toutes les lignes de la commande, y compris les lignes déjà livrées

• Il faut émettre un ORDRSP par commande




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ARIAL 26-POINT FONT