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56 fiches opérationnelles42 schémas explicatifs56 conseils personnalisés19 cas pratiques
Gérard Lelarge
LES FICHES OUTILS
MENER uN EnTrETIEn
d’évaLUaTIOn
F cus
Pratique et basé sur l’expérience, ce guide opérationnel complet propose 56 fiches pour vous aider à appréhender toutes les facettes de l’entretien d’évaluation.
Comprendre et faire comprendre les enjeux de l’évaluation
Maîtriser le contexte juridique
Connaître les notions de base
Bien penser les finalités de l’entretien d’évaluation
Savoir utiliser les outils de l’évaluation
Préparer, conduire et donner suite à l’entretien d’évaluation
Les Fiches outiLs : des guides opérationneLs compLetsLes ouvrages de cette collection permettent de découvrir ou d’approfondir un sujet ou une fonction, la série FOCUS abordant des thèmes plus ciblés. Regroupées en modules, leurs fiches pratiques et largement outillées (conseils, cas pratiques, sché-mas, tableaux, illustrations…) vous seront rapidement indispensables !
gérard LeLarge est conférencier et conseil en management et ressources humaines ; il conçoit et anime des séminaires intra et inter-entreprises, spécialement pour cadres et dirigeants. Il enseigne à l’université au niveau master ainsi que dans différentes écoles d’enseignement supérieur. Auteur d’une quinzaine d’ouvrages et de nombreux articles, il dirige GL FORMATION (www.glformation.com).
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1-6
LES FICHES OUTILS
mener un EnTrETIEn d’évaLUaTIOn
F cus
moduLe 1 comprendre et Faire comprendre Les enjeux de L’évaLuation
• Fiche 1 • comprendre les enjeux pour l’entreprise• Fiche 2 • Faire comprendre les enjeux au collaborateur
moduLe 2 maîtriser Le contexte juridique
• Fiche 3 • Évaluer ses collaborateurs : droit ou obligation ?
• Fiche 4 • Être évalué : droit ou obligation ?• Fiche 5 • Peut-on « classer » les collaborateurs ?• Fiche 6 • Quels types d’objectifs peut-on fixer ?• Fiche 7 • Respecter une procédure précise• Fiche 8 • L’étendue de la responsabilité juridique• Fiche 9 • entretien d’évaluation vs entretien
professionnel• Fiche 10 • Les autres entretiens professionnels
moduLe 3 connaître Les notions de base
• Fiche 11 • Distinguer notation et évaluation• Fiche 12 • caractériser les compétences• Fiche 13 • Distinguer compétences… et compétences !• Fiche 14 • Savoir ce que sont les aptitudes• Fiche 15 • Savoir ce qu’est la qualification• Fiche 16 • Distinguer potentiel… et potentiels !• Fiche 17 • caractériser les objectifs
moduLe 4 bien penser Les FinaLités de L’entretien d’évaLuation
• Fiche 18 • Savoir ce qu’est l’entretien d’évaluation• Fiche 19 • Distinguer entretien d’évaluation
et entretien de gestion• Fiche 20 • Mesurer la maîtrise des compétences• Fiche 21 • Se projeter à court terme• Fiche 22 • Piloter l’activité et développer le dialogue
managérial• Fiche 23 • identifier les potentiels
moduLe 5 savoir utiLiser Les outiLs de L’évaLuation
• Fiche 24 • Sélectionner les outils d’évaluation• Fiche 25 • Viser l’objectivité• Fiche 26 • Distinguer métier, emploi et poste• Fiche 27 • Utiliser les fiches de poste• Fiche 28 • Utiliser les référentiels de compétences• Fiche 29 • Faire évoluer les référentiels
de compétences
• Fiche 30 • Utiliser les référentiels de compétences managériales
• Fiche 31 • Remplir les grilles d’évaluation• Fiche 32 • Recourir à l’assessment center• Fiche 33 • Utiliser les miroirs• Fiche 34 • Utiliser les enquêtes de satisfaction
moduLe 6 organiser eFFicacement Le processus d’évaLuation
• Fiche 35 • Définir la périodicité des entretiens d’évaluation
• Fiche 36 • Formaliser l’entretien • Fiche 37 • Ne pas passionner l’entretien• Fiche 38 • Favoriser un contexte matériel optimal• Fiche 39 • L’entretien d’évaluation, une des étapes
du processus de gestion
moduLe 7 préparer L’entretien d’évaLuation
• Fiche 40 • Amener le collaborateur à préparer l’entretien
• Fiche 41 • Préparer vous-même l’entretien
moduLe 8 conduire L’entretien d’évaLuation
• Fiche 42 • Rappeler les objectifs de l’entretien• Fiche 43 • Écouter le collaborateur• Fiche 44 • Mesurer les résultats par rapport aux
objectifs• Fiche 45 • Évaluer la tenue du poste• Fiche 46 • Fixer de nouveaux objectifs• Fiche 47 • Parler ou non de rémunération ?
moduLe 9 donner suite à L’entretien d’évaLuation
• Fiche 48 • identifier des pistes d’évolution professionnelle
• Fiche 49 • Décider de la promotion et/ou des mesures salariales
• Fiche 50 • Développer l’employabilité• Fiche 51 • Définir la formation, le coaching et la
réorganisation• Fiche 52 • Mettre en place la mobilité professionnelle
ou la reconversion• Fiche 53 • Opter pour la rupture négociée• Fiche 54 • Opter pour la rupture non négociée• Fiche 55 • Motiver et fidéliser les collaborateurs• Fiche 56 • Gérer et fidéliser les potentiels
Groupe Eyrolles61, bd Saint- Germain75240 Paris Cedex 05
www.editions- eyrolles.com
En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement
le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’éditeur ou du Centre
français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands- Augustins, 75006 Paris.
© Groupe Eyrolles, 2016
ISBN : 978-2-212-56091-6
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5
Introduction Évaluation et gestion des compétences 9
Module 1 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l’évaluation
Fiche Fiche 1 Comprendre les enjeux pour l’entreprise 15
Faire comprendre les enjeux au collaborateur 17
Module 2 Maîtriser le contexte juridique
Fiche 1 Évaluer ses collaborateurs : droit ou obligation ? 21
Être évalué : droit ou obligation ? 23
Fiche 1 Peut-on « classer » les collaborateurs ? 25
Quels types d’objectifs peut-on fixer ? 27
Fiche 1 Respecter une procédure précise 29
L’étendue de la responsabilité juridique 33
Fiche 1 Entretien d’évaluation vs entretien professionnel 35
Les autres entretiens professionnels 38
Module 3 Connaître les notions de base
Fiche 1 Distinguer notation et évaluation 43
Caractériser les compétences 44
Fiche 1 Distinguer compétences… et compétences ! 47
Savoir ce que sont les aptitudes 49
Fiche 1 Savoir ce qu’est la qualification 52
Fiche 1
Fiche 2
Fiche 3
Fiche 4
Fiche 5
Fiche 6
Fiche 7
Fiche 8
Fiche 9
Fiche 10
Fiche 11
Fiche 12
Fiche 13
Fiche 14
Fiche 15
Sommaire
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SoMMaIRE
6
Distinguer potentiel… et potentiels ! 54
Fiche 1 Caractériser les objectifs 57
Module 4 Bien penser les finalités de l’entretien d’évaluation
Fiche 1 Savoir ce qu’est l’entretien d’évaluation 63
Distinguer entretien d’évaluation et entretien de gestion 66
Fiche 1 Mesurer la maîtrise des compétences 69
Se projeter à court terme 71
Fiche 1 Piloter l’activité et développer le dialogue managérial 72
Identifier les potentiels 74
Module 5 Savoir utiliser les outils de l’évaluation
Fiche 1 Sélectionner les outils d’évaluation 79
Viser l’objectivité 66
Fiche 1 Distinguer métier, emploi et poste 84
Utiliser les fiches de poste 88
Fiche 1 Utiliser les référentiels de compétences 91
Faire évoluer les référentiels de compétences 94
Fiche 1 Utiliser les référentiels de compétences managériales 96
Remplir les grilles d’évaluation 99
Fiche 1 Recourir à l’assessment center 102
Utiliser les miroirs 105
Fiche 1 Utiliser les enquêtes de satisfaction 109
Module 6 organiser efficacement le processus d’évaluation
Fiche 1 Définir la périodicité des entretiens d’évaluation 113
Formaliser l’entretien 115
Fiche 1 Ne pas passionner l’entretien 116
Favoriser un contexte matériel optimal 119
Fiche 16
Fiche 17
Fiche 18
Fiche 19
Fiche 20
Fiche 21
Fiche 22
Fiche 23
Fiche 24
Fiche 25
Fiche 26
Fiche 27
Fiche 28
Fiche 29
Fiche 30
Fiche 31
Fiche 32
Fiche 33
Fiche 34
Fiche 35
Fiche 36
Fiche 37
Fiche 38
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7
Fiche 1 L’entretien d’évaluation, une des étapes du processus de gestion 121
Module 7 Préparer l’entretien d’évaluation
Fiche 1 amener le collaborateur à préparer l’entretien 125
Préparer vous-même l’entretien 127
Module 8 Conduire l’entretien d’évaluation
Fiche 1 Rappeler les objectifs de l’entretien 133
Écouter le collaborateur 134
Fiche 1 Mesurer les résultats par rapport aux objectifs 137
Évaluer la tenue du poste 139
Fiche 1 Fixer de nouveaux objectifs 142
Parler ou non de rémunération ? 145
Module 9 Donner suite à l’entretien d’évaluation
Fiche 1 Identifier des pistes d’évolution professionnelle 149
Décider de la promotion et/ou des mesures salariales 151
Fiche 1 Développer l’employabilité 153
Définir la formation, le coaching et la réorganisation 154
Fiche 1 Mettre en place la mobilité professionnelle ou la reconversion 157
opter pour la rupture négociée 161
Fiche 1 opter pour la rupture non négociée 164
Motiver et fidéliser les collaborateurs 168
Fiche 1 Gérer et fidéliser les potentiels 171
Index 175
Fiche 39
Fiche 40
Fiche 41
Fiche 42
Fiche 43
Fiche 44
Fiche 45
Fiche 46
Fiche 47
Fiche 48
Fiche 49
Fiche 50
Fiche 51
Fiche 52
Fiche 53
Fiche 54
Fiche 55
Fiche 56
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9
ÉVALUATION ET GESTION DES COMPÉTENCES
les types de politiques rh possibles
En matière de gestion des ressources humaines,
trois types de politiques sont concevables :
Se limiter à satisfaire les obligations incon-
tournables de la fonction RH : assurer la paie,
mettre en place un plan de formation en
fonction des contraintes légales, gérer les rela-
tions sociales avec les institutions représenta-
tives du personnel.
Faire progresser les salariés, via notamment
des actions de formation ambitieuses et une
démarche structurée d’évaluation des compé-
tences.
Participer à une véritable stratégie de déve-
loppement des collaborateurs et activer l’en-
semble des dispositifs RH en impliquant
l’ensemble du management dans sa mise en
œuvre.
Dans ce dernier cas, la gestion des compétences
associe de façon directe les processus de gestion
RH à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
On parle dans ce cas de « RH, business partner ».
RH, BUSINESS PaRtNER
Obligationsde base
Faireprogresser lescollaborateurs
RH = businesspartner
Développerles collaborateurs etréaliser la stratégie
de l’entreprise
ce qu’est l’évaluation
On peut définir l’évaluation comme un acte de
management formalisé et standardisé par lequel
vous-même en tant que manager :
faites périodiquement un bilan des résultats
de l’activité de vos collaborateurs à partir
de critères prédéfinis et avec leur participa-
tion ;
INTRODUCTION
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étudiez avec eux les pistes d’amélioration de
leurs performances et la prise en compte de
leurs attentes.
L’évaluation passe très souvent par la tenue d’un
entretien annuel.
L’évaluation des collaborateurs est à la fois une
occasion privilégiée d’échanger et d’analyser la
contribution de chacun à l’efficacité du service
et un moyen d’améliorer les résultats indivi-
duels et collectifs.
l’importance de l’évaluation
Dans un contexte de concurrence de plus en
plus forte entre les entreprises, la gestion des
compétences vise notamment à améliorer la
compétitivité par le biais de la meilleure adé-
quation possible entre les compétences dispo-
nibles et les compétences nécessaires à l’activité.
D’où l’importance à la fois :
de fidéliser les salariés performants et moti-
vés ;
de faire évoluer leurs compétences pour faire
face aux enjeux que doit affronter l’entre-
prise : maîtriser les nouvelles technologies,
prendre en compte les nouvelles attentes des
clients et au-delà, de l’ensemble des parties
prenantes, internes et externes à l’entreprise
(salariés, actionnaires, partenaires, etc.).
Pour ces deux raisons, l’évaluation, pièce maî-
tresse de la gestion des compétences, prend une
importance plus grande que dans le passé. En
effet, la gestion par les compétences, qui a
d’abord de façon logique concerné les unités de
grande taille, est aujourd’hui de plus en plus
souvent appliquée dans des entreprises de taille
plus modeste, celles-ci ayant pris conscience
des apports d’une telle démarche, à la fois pour
les collaborateurs et pour elles-mêmes.
les contextes et les acteurs
On distingue traditionnellement trois contextes
d’évaluation des compétences :
l’évaluation pour sélectionner un candidat
dans le cadre du recrutement d’un nouveau
salarié ou d’une mobilité professionnelle et/
ou géographique interne ;
INtRoDUCtIoN
oBjECtIFS DE L’ENtREtIEN D’ÉVaLUatIoN
Évaluerla maîtrise
des compétences :les résultats
obtenus/objectifsfixés
Déciderdes actions RH
à engager :formation,promotion,
mobilité, etc.
Fixer de nouveauxobjectifs
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INtRoDUCtIoN
l’évaluation pour apprécier les performances
annuelles du collaborateur ;
l’évaluation pour faire un bilan de carrière ou
un bilan de compétences.
Le deuxième élément (apprécier les perfor-
mances annuelles du collaborateur) constitue le
thème principal de cet ouvrage.
En la matière, notons dès maintenant, outre la
responsabilité de la DRH dans la conception et
la mise en place du processus d’évaluation :
la participation active des collaborateurs,
composante importante de la démarche ;
dans ce domaine comme dans les autres do-
maines de la gestion RH (recrutement, forma-
tion, etc.), votre rôle primordial en tant que
manager.
Ainsi a-t-on coutume de dire que le processus
d’évaluation est « un jeu à trois ».
Dans cet ouvrage seront présentés :
Le contexte de l’entretien d’évaluation (fiches
1 à 10) : les enjeux de la démarche et le
contexte juridique.
Les clés de la réussite de l’entretien d’évalua-tion (fiches 11 à 39). Il importe de connaître
les notions de base, de bien penser les finali-
tés de l’entretien, de savoir utiliser les outils
d’évaluation et d’organiser efficacement le
processus d’évaluation.
Les étapes de l’entretien d’évaluation (fiches
40 à 56). De façon logique, il s’agit de préparer
l’entretien, de le conduire et d’y donner suite.
RôLES DES tRoIS aCtEURS DU PRoCESSUS D’ÉVaLUatIoN
• Évalue les collaborateurs• Participe au développement de leurs compétences• Participe à leur orientation professionnelle
• Définit la stratégie de gestion RH (ex. : segmentation)• Conçoit (ou valide) les outils utilisés• Assure l’animation et veille à la mise en œuvrede la stratégie RH
Direction des ressourceshumaines
Manager
• Met en œuvre ses compétences• Développe ses compétences• Est acteur de son développement professionnel
Collaborateur
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COMPrENDrE ET fAIrE COMPrENDrE
LES ENjEUx DE L’ÉVALUATION
E n tant que manager, vous devez :
– comprendre les enjeux de l’évaluation pour l’entreprise dans un contexte
de concurrence qui amène chacun à être plus performant ;
– faire comprendre à chacun de vos collaborateurs l’enjeu de la démarche en matière
notamment d’évolution professionnelle et de rémunération.
Module 1
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14 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l’évaluation
Fiche 1 Comprendre les enjeux pour l’entreprise 15
Faire comprendre les enjeux au collaborateur 17
Fiche 1
Fiche 2
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Comprendre et faire comprendre les enjeux de l’évaluation 15
La logique de résultats impacte tous les acteurs
de l’entreprise, amenés à toujours accroître leurs
performances.
La logique de service se diffuse en interne et
régit toutes les relations entre services et entre
collaborateurs, chacun étant le client et/ou le
fournisseur d’un autre.
ConseilSachez distinguer efficacité et efficience.
L’efficacité est mesurée par le niveau des résul-tats obtenus. au contraire, l’efficience, plus ambitieuse, est mesurée par le ratio résultats/moyens.
Il s’agit en effet pour le collaborateur, non seu-lement d’atteindre les résultats attendus, mais de les atteindre « au moindre coût », c’est-à-dire en utilisant le moins de moyens possible. Cette notion d’efficience a deux indicateurs :
– la productivité : elle concerne l’activité de production et est mesurée notamment par le nombre de pièces fabriquées en une heure par une équipe de dix ouvriers, par exemple ;
– la rentabilité : elle concerne toutes les activités de l’entreprise (production, vente, activités sup-port) et est mesurée notamment par le ratio bénéfice/capitaux utilisés.
répondre à une logique de résultats et à une logique de service
L’entreprise, grâce à des collaborateurs mieux
formés et plus motivés, donc plus performants,
sera plus compétitive.
L’évaluation des collaborateurs correspond pour
l’entreprise à une double nécessité :
sur le plan économique, la pression de la
concurrence exigeant une qualité de produit
et de service toujours plus élevée ;
sur le plan organisationnel, l’évaluation per-
mettant de juger à la fois l’adaptation des
salariés à leurs tâches et la qualité des struc-
tures mises en place.
S’intéresser à la gestion par les compétences ap-
paraît indispensable aux entreprises, leur compé-
titivité résidant en effet essentiellement dans leur
capacité à mobiliser les compétences actuelles de
leurs salariés et à disposer des compétences du
futur.
La gestion par les compétences s’inscrit à la fois
dans une logique de résultats (qualité de la
prestation, respect des délais, etc.) et une logique
de service (« client » et « fournisseur »).
L’évaluation permet à la fois de répondre à une logique de résultats et à une logique de service. Elle incite également à viser l’efficience. Elle est donc essentielle dans un contexte de concurrence accrue.
CoMPRENDRE LES ENjEUx PoUR L’ENtREPRISE 1
Cas pratiqueUne équipe efficace peut ne pas être efficiente
jean-jacques et son équipe ont atteint les objectifs fixés par le chef d’atelier : fabriquer 10 000 produits fin mars. Ils ont donc été efficaces : le niveau de production est atteint et le calendrier est respecté.Mais ont-ils été efficients ? Non, si par exemple, à cause de machines mal réglées, des matières premières ont été mal usinées et ont dû être mises au rebut. Le résultat final sera bien évidemment différent à cause de ces gaspillages.D’où l’importance non seulement de prendre en compte les résultats obtenus (niveau de production et respect des délais), mais aussi les moyens utilisés (a-t-on gaspillé des matières premières et perdu du temps à fabriquer des produits invendables ?).
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16 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l’évaluation
FICHE 1COMPrENDrE LES ENjEUx POUr L’ENTrEPrISE
viser l’efficience
La gestion par les compétences permet d’amé-
liorer non seulement l’efficacité des salariés
mais aussi leur efficience.
Grâce à la mesure des performances actuelles et
à l’identification des moyens de les améliorer
dans le futur, la démarche de gestion des com-
pétences est source d’efficience de l’entreprise.
D’où son intérêt.
PoUr aller PlUs loin
• Pierre-Michel do Marcolino, Les fiches outils du responsable RH, Eyrolles, 2014• Sylvie Guerrero, Les outils des RH. Les savoir-faire essentiels en GRH, Dunod, 2014, 3e éd.• Guy Le Boterf, Construire les compétences individuelles et collectives, Eyrolles, 2013, 6e éd.
PoUr résUmerL’évaluation permet de répondre à une
logique de résultats (quelles performances sont aujourd’hui atteintes par le collaborateur ? Comment les améliorer dans le futur ?). Elle permet aussi de répondre à une logique de service (le collaborateur répond-il parfaite-ment aux attentes de ceux pour lesquels il travaille, qu’ils soient externes à l’entreprise ou internes ?). Elle incite également à viser l’efficience, donc à améliorer les performances de l’entreprise.
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Comprendre et faire comprendre les enjeux de l’évaluation 17
En tant que manager votre rôle est essentiel en la matière. Il est double : identifier les messages à faire passer ; communiquer sur les critères d’évolution professionnelle.
FaIRE CoMPRENDRE LES ENjEUx aU CoLLaBoRatEUR 2
pourra progresser. Il améliorera ainsi ses
chances de promotion par l’enrichissement de
ses connaissances et de ses aptitudes. Il de-
viendra de ce fait un acteur important au ni-
veau de son développement professionnel. Et
ces divers éléments contribueront à accroître
sa motivation.
ConseilIdentifiez les « t men » et les « t women ».
Peter Drucker montrait l’importance de ceux qu’il nommait les « t men » et les « t women » en matière de performances. Pour le consultant américain, ces hommes et ces femmes en forme de t étaient à la fois :
– suffisamment pointus, donc verticalement ap-profondis pour enrichir constamment leur spé-cialité ;
– capables d’acquérir et d’entretenir une solide connaissance horizontale des autres activités de l’entreprise.
Identifier les « t men » et les « t women » per-met :
– d’une part de leur proposer des voies d’évo-lution porteuses et ainsi de les fidéliser ;
– d’autre part, de ce fait, de donner à l’entre-prise les moyens d’être plus performante.
identifier les messages à transmettre au collaborateur
La démarche d’évaluation présente nombre
d’avantages pour le collaborateur soucieux de
progresser et/ou déjà performant.
En effet, la démarche d’évaluation permet no-
tamment de déterminer les points forts et les
axes de développement de vos collaborateurs.
Elle peut ainsi impacter leur évolution profes-
sionnelle et leur rémunération soit immédiate-
ment soit à moyen terme.
L’entretien d’évaluation peut de fait avoir des inci-
dences en matière de formation, de rémunération,
de mobilité professionnelle et/ou géographique au
sein de l’entreprise… voire de départ de celle-ci
en cas de persistance de mauvais résultats.
Grâce à l’évaluation, le collaborateur peut :
mesurer ses performances ;
identifier ses points forts et ses « axes de
progrès » ;
savoir ce que vous pensez et attendez de lui
en tant que manager ;
exprimer ses propres attentes.
Grâce aux actions, notamment de formation,
qui seront mises en œuvre, le collaborateur
ENjEUx DE L’ÉVaLUatIoN PoUR LE CoLLaBoRatEUR
L’intérêtde l’évaluation pour
le collaborateur
Mesurer sesperformances
Connaître le pointde vue de son
manager
Déterminer sespoints forts et sesaxes de progrès
Exprimer sesattentes
FICHE 2fAIrE COMPrENDrE LES ENjEUx AU COLLABOrATEUr
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18 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l’évaluation
communiquer sur les critères d’évolution professionnelle
Parmi les messages que vous devez faire passer
à votre collaborateur figure le descriptif des
critères d’évolution professionnelle. Celle-ci
dépend en général de quatre éléments :
les performances, qui assurent au collabora-
teur une certaine légitimité, car elles sont
signes de la maîtrise des compétences liées à
l’exercice de son métier ;
les motivations, qui sont des éléments indis-
pensables à la mise en œuvre des compé-
tences et se traduisent par un plein investis-
sement du salarié ;
les expériences, professionnelles et extra-
professionnelles qui sont sources de crédibi-
lité ;
le potentiel d’évolution, qui permet au colla-
borateur de progresser.
LES QUatRE CRItèRES D’ÉVoLUtIoN PRoFESSIoNNELLE
Performances Motivations
ExpériencePotentiel
d’évolution
PoUr résUmer• Afin d’atteindre une plus grande
efficience, vous devez, en tant que manager, expliquer clairement pourquoi et en quoi l’évaluation est essentielle non seulement pour l’entreprise mais aussi pour chaque collabo-rateur. Cette évaluation a des impacts sur le parcours professionnel (promotion, mobilité), la rémunération, la formation… voire le départ de l’entreprise.
• Vous devez également communiquer sur les critères d’évaluation retenus ; vous augmente-rez ainsi la probabilité d’obtenir de chacun de meilleures performances.
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