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RÉVISION DU PROCESSUS DE
PLANIFICATION DES STAGES
AFIN D'OPTIMISER LE TAUX DE
PLACEMENT ET LE DÉLAI DE
CONFIRMATION AUPRÈS DE LA
MAISON D'ENSEIGNEMENT
Projet réalisé dans le cadre de la formation ceintu re verte
Guylaine de MontignyAdjointe à la directionDirection de l’enseignement universitaire, de la recherche et de l’innovationCIUSSS MCQ
Le stagiaire se voit parfois refuser la réalisation du stage, ou ce dernier lui est
confirmé tardivement car le processus de jumelage peut être complexe et long;
Insatisfaction des gestionnaires sollicités simultanément dans le processus de
jumelage car ils effectuent des démarches et un seul sera jumelé au stagiaire;
Les capacités d’accueil et les superviseurs de stage n’étant pas toujours bien
identifiés, occasionnent des délais dans les processus de jumelage;
Constat d’un travail en mode réaction plutôt que planification.
Problématique :
Étendue du projet : Les analyses se font spécifiquement avec les stages techniques
d’éducation spécialisée (TÉS).
F•Maison d'enseignement
I•Demande de stage
P•Planification des stages jusqu'à la confirmation du stage
E
•Confirmation de la tenue d'un stage
C•Maison d'enseignement, stagiaire, superviseur de stage
RAISON DE L’ACTION
PROJET : Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant l’effort
de placement et le délai de confirmation auprès du stagiaire et de la maison d’enseignement.
Lien avec le vrai-nord : Qualité de nos services Accessibilité aux services Optimisation de nos ressources Mieux-être des intervenants
Planification stratégique : En lien avec l’objectif 18 (favoriser la disponibilité et l’utilisation optimale de la main d’œuvre du réseau) et plus spécifiquement avec le projet 18.9 du plan opérationnel (bonifier l’expérience stagiaire et établir un modèle de partenariat efficace avec les maisons d’enseignement en matière d’attraction et de rétention).
Impact souhaité :
Connaissance des capacités d’accueil et des superviseurs de stage par secteur clinique;
Augmentation du taux de placement des stagiaires (permettre la réalisation d’un plus grand nombre de stages);
Diminution du délai de confirmation du stage;
Diminution de l’effort de placement par le professionnel administratif.
Kaizen :
DEURI, DRHCAJ, superviseurs, maison d’enseignement et stagiaire
Guylaine de Montigny, chargée de projet
G
0
5
10
15
20
25
30
Nombre d'appels/courriels
Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage
CONDITION ACTUELLE
27
2330
15 15
83
3543
16 16
110
0
20
40
60
80
100
120
CJ CRDI CSSSÉ CSSSTR Total général
Nb
dem
and
es d
e st
age
Nom de l'installation
Taux de placement des stagiaires TÉS
(4 sessions 2016)
Demande de stage acceptée Demande de stage reçue
66% 70%
75%
94% 94%14
30
6 9 13
36
62
40
68
11
46
60
45
69
4944
60
3844 42
54
0
20
40
60
80
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Nb
de
jou
rs
Numéro de stagiaire
Délai de confirmation du stage(CRDITED et CSSSÉ)
Sessions été-automne 2016
Délai de confirmation Délai moyen
Cartographie du processus
Non-valeur ajoutée
Non-valeur ajoutée nécessaire
Valeur ajoutée
76% (26)
41 jours
Moy. 11,5
5
9,5 7
34 étapes
CONDITION DÉSIRÉE
Cible : 10%
Taux 82 %
30
6 9 13
36
62
40
68
11
46
60
45
69
4944
60
3844 42
54
0
20
40
60
80
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Nb
de
jou
rs
Numéro de stagiaire
Délai de confirmation du stage(CRDITED et CSSSÉ)
Sessions été-automne 2016
Délai de confirmation Délai moyen
Cible : 27%
30 Jours
23 30 15 15
83
3543
16 16
110
0
20
40
60
80
100
120
CJ CRDI CSSSÉ CSSSTR Totalgénéral
Nb
dem
and
es d
e st
age
Nom de l'installation
Taux de placement des stagiaires TÉS
(4 sessions 2016)
Demande de stage acceptée Demande de stage reçue
66% 70%
75%
94% 94%
Moy : 11,5
interv.
0
5
10
15
20
25
30
Nombre d'appels/courriels
Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage
5
27
14
7
9,5
Cartographie du processus
76% (26)
Cible : 45%
6 interventions
du nombre
d’étapes et du % de NVA
Non-valeur ajoutée
Non-valeur ajoutée nécessaire
Valeur ajoutée
41 jours
34
étapes
Après analyse des causes profondes de nos 50 irritants à l’aide de l’outil des « 5 pourquoi »,
les éléments suivants ont émergés :
7 solutions proposées
2 solutions reportées
5 solutions retenues
26 actions
APPROCHE SOLUTION
Matrice effort - impact
Effort
Imp
ac
t
1. Capacités d’accueil
2. Répertoire des milieux de stage
3. Valorisation et reconnaissance du rôle du superviseur
4. Calendrier des cycles de gestion
5. Coordination proactive de l’offre de stage
6. Arrimage des milieux avec les objectifs du programme
7. Mécanisme de référence à l’embauche
5
7
Outils de travail
Communication
Ressources humaines
Planification et coordination
3
6 2
4
1
PLAN D’ACTION
< 1 mois
17 (65 %)
3 à 6 mois
4 (15 %)
1 à 3 mois
5 (20 %)
26 actions
Réalisables :
1,1Concevoir un formulaire de collecte de données pour les gestionnaires (milieux disponibles, superviseurs disponibles et
capacité d'accueil de stagiaires)Jocelyn oui 03/10/2016 07/10/2016 5
1,2 Déterminer les directions concernées Jocelyn oui 03/10/2016 07/10/2016 5
1,3 Acheminer le formulaire aux directions concernées avec consignes pour le retour d'information (date de retour) Louise oui 10/10/2016 11/10/2016 2
1,4Concevoir un outil de base de données permettant de centraliser l'information (milieux, capacités d'accueil de chaque
milieu et superviseurs disponibles)Louise oui 03/10/2016 11/10/2016 9
1,5 Recevoir, vérif ier et compiler l'information dans la base de données Louise oui 12/10/2016 25/10/2016 14
1,6 Déterminer la fréquence de mise à jour de la capacité d'accueil Nancy et Chistian G. oui 13/10/2016 14/10/2016 2
2,1Récolter, auprès des stagiaires actuels, les sujets que souhaiteraient connaître les étudiants, afin de faire un choix
éclairé lors de la demande de stageLouise et Émilie oui 03/10/2016 13/10/2016 11
2,2 Concevoir un canevas pour la collecte d'information auprès des superviseurs de stages Louise et Isabelle oui 03/10/2016 15/10/2016 13
2,3 Identif ier un superviseur par milieu de stage pour l'envoi du canevas à compléter (environ 150 envois) Louise et Isabelle oui 15/10/2016 25/10/2016 11
2,4 Faire compléter le canevas par les superviseurs de stage ciblés Louise non 26/10/2016 15/11/2016 21
2,5 Concevoir un répertoire (document promotionnel) destiné aux stagiaires présentant les différents milieux de stages Louise non 01/12/2016 31/12/2016 31
2,6 Diffuser et promouvoir le répertoire auprès des maisons d'enseignement Karine non 01/01/2017 28/02/2017 59
3,1Établir une rencontre avec les coordonnateurs des maisons d'enseignement (TES) pour les informer du projet et
déterminer les dates de gestionKarine oui 15/10/2016 31/10/2016 17
3,2 Établir le cycle de gestion des stages en comité de travail avec des gestionnaires (attention au timing) Nancy et Christian G. non 01/11/2016 30/11/2016 30
3,3Communiquer le calendrier des cycles de gestion aux parties prenantes et l'objectif poursuivi à l'interne (plan de
communication)Nancy et Christian G. non 01/12/2016 30/12/2016 30
4,1 Cartographier le processus souhaité Nancy et Christian G. oui 13/10/2016 13/10/2016 1
4,2 Faire ressortir les valeurs ajoutées du nouveau processus (gains pour gestionnaires) Nancy et Christian G. oui 13/10/2016 13/10/2016 1
4,3 Démontrer l'implication des équipes dans le processus Nancy et Christian G. oui 13/10/2016 13/10/2016 1
4,4 Convenir des étapes de mise en œuvre Nancy et Christian G. oui 03/10/2016 13/10/2016 11
4,5 Sensibiliser les directions et les adjoints concernés pour obtenir leur appui Nancy et Christian G. oui 06/10/2016 06/10/2016 1
4,6 Expérimenter dans les secteurs cliniques TES Louise non 01/11/2016 30/11/2016 30
4,7 Évaluer le processus (groupe de travail) Nancy et Christian G. non 01/03/2017 30/03/2017 30
5,1 Obtenir des maisons d'enseignement les objectifs des stages Karine oui 03/10/2016 19/10/2016 17
5,2 Déterminer avec les milieux cliniques s'ils répondent aux bons objectifs de stage Christian B. et Karine oui 20/10/2016 31/10/2016 12
5,3 Profiler l'offre de stage des milieux cliniques en fonction des titres d'emploi que l'on y retrouve Christian B. et Karine non 01/01/2017 31/01/2017 31
5,4 Cartographier les autres milieux de stages potentiels et les milieux n'ayant pas répondu (réf.5,4) Christian B. et Karine non 01/01/2017 01/03/2017 60
31
-oc
t
Responsable
Inclus
plan
20 jrs
Début Fin Durée
03-o
ct
17
-oc
t
24-o
ct
Arrimage
des milieux
de stage
avec les
objectifs du
programme
10
-oc
t
Actions
Capacités
d'accueil
(par
superviseur
et milieu
clinique)
Répertoire
des milieux
de stage
Cycles de
gestion reliés
à la
planif ication
des stages
Solutions
Coordination
proactive de
l'offre de
stage
IMPLANTATION
Implantation des solutions réalisables à l’intérieur d’un mois
Après 30 jours
91 %
au 15-11-2016 (30
jrs)
au 31-10-2016
(20 jrs)
1,1Concevoir un formulaire de collecte de données pour les gestionnaires (milieux disponibles, superviseurs disponibles et
capacité d'accueil de stagiaires)oui 03/10/2016 07/10/2016 5 100% 100%
1,2 Déterminer les directions concernées oui 03/10/2016 07/10/2016 5 100% 100%
1,3 Acheminer le formulaire aux directions concernées avec consignes pour le retour d'information (date de retour) oui 10/10/2016 11/10/2016 2 100% 100%
1,4Concevoir un outil de base de données permettant de centraliser l'information (milieux, capacités d'accueil de chaque
milieu et superviseurs disponibles)oui 03/10/2016 11/10/2016 9 100% 100%
1,5 Recevoir, vérif ier et compiler l'information dans la base de données oui 12/10/2016 25/10/2016 14 100% 80%
1,6 Déterminer la fréquence de mise à jour de la capacité d'accueil oui 13/10/2016 14/10/2016 2 100% 100%
2,1Récolter, auprès des stagiaires actuels, les sujets que souhaiteraient connaître les étudiants, afin de faire un choix
éclairé lors de la demande de stageoui 03/10/2016 13/10/2016 11 100% 100%
2,2 Concevoir un canevas pour la collecte d'information auprès des superviseurs de stages oui 03/10/2016 15/10/2016 13 100% 100%
2,3 Identif ier un superviseur par milieu de stage pour l'envoi du canevas à compléter (environ 150 envois) oui 15/10/2016 25/10/2016 11 100% 100%
2,4 Faire compléter le canevas par les superviseurs de stage ciblés non 26/10/2016 15/11/2016 21 50% 0%
2,5 Concevoir un répertoire (document promotionnel) destiné aux stagiaires présentant les différents milieux de stages non 01/12/2016 31/12/2016 31 20% 20%
2,6 Diffuser et promouvoir le répertoire auprès des maisons d'enseignement non 01/01/2017 28/02/2017 59 0% 0%
3,1Établir une rencontre avec les coordonnateurs des maisons d'enseignement (TES) pour les informer du projet et
déterminer les dates de gestionoui 15/10/2016 31/10/2016 17 100% 30%
3,2 Établir le cycle de gestion des stages en comité de travail avec des gestionnaires (attention au timing) non 01/11/2016 30/11/2016 30 85% 0%
3,3Communiquer le calendrier des cycles de gestion aux parties prenantes et l'objectif poursuivi à l'interne (plan de
communication)non 01/12/2016 30/12/2016 30 0% 0%
4,1 Cartographier le processus souhaité oui 13/10/2016 13/10/2016 1 100% 80%
4,2 Faire ressortir les valeurs ajoutées du nouveau processus (gains pour gestionnaires) oui 13/10/2016 13/10/2016 1 100% 100%
4,3 Démontrer l'implication des équipes dans le processus oui 13/10/2016 13/10/2016 1 100% 100%
4,4 Convenir des étapes de mise en œuvre oui 03/10/2016 13/10/2016 11 100% 100%
4,5 Sensibiliser les directions et les adjoints concernés pour obtenir leur appui oui 06/10/2016 06/10/2016 1 100% 100%
4,6 Expérimenter dans les secteurs cliniques TES non 01/11/2016 30/11/2016 30 80% 25%
4,7 Évaluer le processus (groupe de travail) non 01/03/2017 30/03/2017 30 0% 0%
5,1 Obtenir des maisons d'enseignement les objectifs des stages oui 03/10/2016 19/10/2016 17 50% 0%
5,2 Déterminer avec les milieux cliniques s'ils répondent aux bons objectifs de stage oui 20/10/2016 31/10/2016 12 0% 0%
5,3 Profiler l'offre de stage des milieux cliniques en fonction des titres d'emploi que l'on y retrouve non 01/01/2017 31/01/2017 31 0% 0%
5,4 Cartographier les autres milieux de stages potentiels et les milieux n'ayant pas répondu (réf.5,4) non 01/01/2017 01/03/2017 60 0% 0%
Inclus
plan
20 jrs
Début Fin DuréeDegré d'avancement
Arrimage
des milieux
de stage
avec les
objectifs du
programme
Actions
Capacités
d'accueil
(par
superviseur
et milieu
clinique)
Répertoire
des milieux
de stage
Cycles de
gestion reliés
à la
planif ication
des stages
Solutions
Coordination
proactive de
l'offre de
stage
Après 20 jours
82 %
Après 30 jours
91 %
0
10
20
30
Nombre d'appels/courriels
Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage
5
27
9,5
Cible : 46%
6 interventions
Cible : 27%
30 Jours
du nombre
d’étapes et de NVA
35%
159
14
31
2116
24 27
9 9 9 10 711
0
10
20
30
40
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Nb
de
jou
rs
Numéro de stagiaire
Délai de confirmation du stage (CRDI et CSSSÉ)Sessions été-automne 2016
Délai de confirmation Délai moyen
Cartographie du processus
41 jours
63% 15 jours
CONTRÔLE ET SUIVI
020406080
100120
CJ CRDI CSSSÉ CSSSTR TotalgénéralN
b d
eman
des
de
stag
e
Nom de l'installation
Taux de placement des stagiaires TÉS
(sessions 2016)
Demande de stage acceptée Demande de stage reçue
66% 70%
75%
94% 94%
Cible : 10%
Taux 82 %
0
20
40
60
80
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Nb
de
jou
rs
Numéro de stagiaire
Délai de confirmation du stage (CRDITED et CSSSÉ)
Sessions été-automne 2016
Délai de confirmation Délai moyen
Cartographie du processus
22 étapes
34 étapes
Moy. 11,5 Interv.
64% (14)
36%
15 jours
0
5
10
15
20
AE CRDI Drum. Maski. VB Total
Nb d
em
andes d
e s
tage
Nom de l'installation
Taux de placement des stagiaires TÉS
(session hiver 2017)
Demande de stage acceptée Demande de stage reçue
100%86%
100% 100%
75% 17%
88%
41 jours
0
10
20
30
Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage
16
3
10
5 6
Nombre d’appels/courriels
Moy. 7
interv.
Session hiver 2017
76 % (26)
12% (4)
LEÇONS APPRISES
Apprentissage
• L’efficacité de l’activité Kaizen blitz, face à la mobilisation et l’engagement des différents acteurs du processus;
• La richesse de la réflexion en équipe;
• Les trucs d’animation de l’activité Kaizen et l’efficacité de l’animation en dyade;
• L’effet de la cartographie du processus sur les participants du projet (compréhension instantanée de plusieurs réalités méconnues).
Pour s'améliorer
• Ne pas hésiter à faire l’activité Kaizen sur une période de 3 jours;
• Prendre en considération le « timing » pour lancer le projet, afin de pouvoir implanter rapidement les solutions, et conserver le « momentum » créé à l’activité Kaizen;
• Bien évaluer le temps requis des différents acteurs à toutes les étapes du projet et le planifier à l’agenda.
Bons coups
• Implication des clients externes;
• Diversité des participants au projet et leur enthousiasme face à la démarche;
• Quick-Win pour chacune des parties prenantes;
• Projet « duplicable » pour d’autres spécialités de stage.
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