DÉCALCQ : archives scientifiques et environnement de recherche en SHS

DÉCALCQarchives scientifiques et

environnement de recherche en SHS

René Audet, professeur (U. Laval) et directeur du projetDave Dumontier, archiviste, projet DÉCALCQ

Dave Létourneau, technicien en informatique, projet DÉCALCQ

Contexte :recherche en SHS

‣ Centre de recherche interuniversitaire sur la littérature et la culture québécoises (CRILCQ) : U. Laval, U. Montréal, UQAM

‣ projets de recherche d’équipe

‣ documentation résiduelle importante (volumineuse et riche)

‣ énoncé d’intention de prendre en charge ce « patrimoine scientifique »

Double besoin du CRILCQ

Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles

‣ archives = documentation intermédiaire

Double besoin du CRILCQ

Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles

Double besoin du CRILCQ

Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles

‣ que faire de ces retaillesde la recherche ?

• pérenniser (traitement archivistique,numérisation)

• rendre disponibles (catalogage,diffusion numérique)

Double besoin du CRILCQ

Besoin 2 : outiller les chercheurs

‣ processus de recherche souvent apparentés

‣ tradition de bricolage/débrouillardise technologique

‣ visée : favoriser un environnement numérique de recherche

• uniformisation des outils, des processus

• support aux chercheurs, aux équipes

‣ visée sous-jacente : favoriser la bascule en statut « archive »

Projet DÉCALCQ

‣ Deux besoins spécifiques,mais un seul projet

‣ Avenue proposée : projet DÉCALCQ(Dépôt électronique et vitrine de consultation des archives en littérature et culture québécoises)

Archives : papier média

numériques

Traitement archivistique

Numérisation

Dépôt numérique : Alfresco (données/fichiers + métadonnées)

Mots-clés / facettes

Navigationarborescente

Mise en valeur d’ensembles

Entrée des métadonnées

Nouveaux projetsde recherche

(collaboration)

Création de nouveaux documents numériques

DÉCALCQ : schéma des processus

Besoin de départ : prise en charge des archives scientifiques du CRILCQ

‣ Défis :

• Pas de gestion documentaire

• Documents dispersés

• Pas d'inventaire de l'ensemble des archives

• Diversité des supports et des logiciels (disquettes, CD-ROM, bandes magnétiques, etc.)

Solutions(défis de prise en charge)

‣ Priorité : prise en charge des archives de recherche « patrimoniales » du Centre (projets de recherche terminés)

‣ Inventaire physique des archives

‣ Application du principe du respect des fonds : regroupement des archives par projet de recherche

‣ Structuration des ensembles documentaires : traitement archivistique et description (RDDA) des fonds d'archives

‣ Archéologie numérique

Fonds d'archives numérisés,choix d'une approche

‣ Approche choisie : préservation numérique à long terme du patrimoine scientifique

‣ Défis :

• Risque de perte de l'information accrue (obsolescence des supports, des formats, etc.)

• Préservation de l'intégrité des fonds (plutôt que l’intégrité individuelle des documents)

• Recherche dans les fonds numériques

Solutions(défis de l’approche)

‣ Utilisation de formats recommandés pour la conservation à long terme, format de données interopérables, formats ouverts, etc.

• Conformité du système d'information aux normes en matière de gestion et de préservation des documents numériques sur le long terme : modèle OAIS

• Utilisation de métadonnées standardisées  : Dublin Core qualifié

• Dublin Core : difficultés d'interprétation des éléments dans la pratique (ex. : source vs identifiant bibliographique)

• Application du modèle RDDA dans le développement du modèle de données

Défis à venir :gestion documentaire

‣ Prise en charge des documents de recherche dès le moment de leur création (pour faciliter la bascule en statut « archives »)

‣ Définition des paramètres de gestion documentaire

‣ Raffinement du calendrier de conservation institutionnel : respect des orientations générales, spécialisation en fonction des besoins en recherche du CRILCQ

Infrastructure : besoins essentiels

‣ Stocker un grand nombre de documents

‣ Manipuler plusieurs types de documents

‣ Utiliser un modèle de données flexible et adapté

‣ Permettre la gestion fine des droits d'accès

Infrastructure : autres besoins

‣ Permettre de faire de la gestion documentaire

‣ Permettre l'extension des fonctionnalités

‣ Offrir une interface conviviale et adaptée

‣ Être simple d'utilisation

‣ Ne pas nécessiter beaucoup de développement

‣ Être accessible et abordable

Solutions potentielles

‣ Solution maison = suicide/bourbier

‣ Potentiellement onéreux

‣ Solutions propriétaires difficilement extensibles

‣ Ne respectant pas toujours les standards

‣ Nécessitant des développements importants

‣ Solutions complexes ou couvrant trop large

Solution choisie : Alfresco

‣ Répond à tous les besoins initiaux

‣ Solution moderne de l'ère du web

‣ Solution libre ayant une communauté active

‣ Respectant les standards

‣ Grandes possibilités d’inter-connectivité

‣ Pratiquement utilisable « out of the box »

Alfresco : autres avantages

‣ Collaboration avec Alfresco Share

• Wikis, forums, blogs, calendriers, listes de données, tags, commentaires, etc.

• Consultation des contenus en ligne

‣ Interfaces CIFS et FTP (disque réseau)

‣ Interfaces Web Services et REST

‣ Extension relativement simple avec JavaScript

Fonctionnel à ce jour...

‣ Un site Share par fonds

‣ Les documents sont décrits à l'aide d'un modèle de données respectant le Dublin Core qualifié

‣ L'organisation des documents est décrite avec un modèle de données RDDA (en cours)

‣ Personnalisation de base de l'interface des détails des documents (affichage et saisie)

Infrastructure,à venir

‣ Plus de personnalisation et optimisation de l'interface de saisie des métadonnées

‣ Fonctionnalités de traitement par lot

‣ Implantation de la gestion documentaire

‣ Création d'un portail de consultation entièrement indépendant et adapté aux futurs usagers

Conclusion

‣ Beaucoup de développements à venir

• intégration concrète dans des équipes

• utilisation du dépôt numérique pour consultation

‣ Nécessité de revenir aux principes fondamentaux(usages, standards, acquis)

‣ Dialogue constant (soumettre l’informatique aux besoins, adapter l’archivistique aux usages courants)

Merci de votre attention...

Laboratoire Ex situ. Études littéraires et technologie

http://ex-situ.info — @labexsitu

‣ René Audet rene.audet@lit.ulaval.ca — @reneaudet

‣ Dave Dumontier dave.dumontier@crilcq.ulaval.ca

‣ Dave Létourneau dave.letourneau@crilcq.ulaval.ca