IPSAS : Un cas pour la réforme comptable à l'OEAConférence d'hiver 2010, ICGFM

Utilisations pratiques de nouvelles normes pour améliorer la performance et la transparence du programme

6 au 8 décembre 2010

Centre de Conférence Enrique Iglesias Banque interaméricaine de développement1330 New York, AvenueWashington, DC 20577USA

2

Table des matières

Pages

I.I. L’OEA dans son contexteL’OEA dans son contexte3 à 6

II.II. Le passage aux normes IPSASLe passage aux normes IPSAS 7 à 10

III.III. Défis de la mise en oeuvreDéfis de la mise en oeuvre11 à 23

IV.IV. Rapport d’activitéRapport d’activité24 à 25

V.V. 2011 et au-delà2011 et au-delà26 à 28

3

I.I. L’OEA dans son contexteL’OEA dans son contexte

4

États membres• Organisation internationale publique

• Objectif : Réunit les pays de l’hémisphère occidental pour atteindre les objectifs de droits de l'homme, de démocratie, de sécurité et de développement

•Organe législatif : Assemblée générale

• Budget annuel : 170 millions de dollars

• Effectif : 1.295 (personnel permanent et temporaire et sous-traitants basés au siège et dans les États membres)

(1) Le 3 juin 2009, les ministres des Affaires étrangères des Amériques ont adopté la résolution resolution AG/RES. 2438 (XXXIX-O/09), établissant que la résolution 1962, qui excluait du système interaméricain la participation du gouvernement de Cuba, cesse de prendre effet au sein de l'Organisation des États américains (OEA). La résolution de 2009 stipule que la participation de la République de Cuba à l'OEA sera le résultat d'un processus de dialogue entamé à la demande du gouvernement de Cuba, et en conformité avec les pratiques, les buts et principes de l'OEA.

(2) Le 5 juillet 2009, l'Organisation des États américains (OEA) a invoqué l’article 21 de la Charte démocratique interaméricaine, suspendant ainsi la participation active du Honduras au sein de l’organe hémisphérique. La décision unanime a été adoptée à la suite du coup d'État du 28 juin qui a écarté du pouvoir le président José Manuel Zelaya. Les initiatives diplomatiques sont en cours pour favoriser le rétablissement de la démocratie au Honduras.

5

Structure

6

FONDS DESCRIPTION NORMES COMPTABLES

Fonds d'exploitation (« Fonds ordinaires »)

- Quotas des États membres.- Contributions volontaires.

- Normes de propriété de l’OEA – Base de comptabilité de caisse modifiée

(« Règles financières & budgétaires »)

Fonds spéciaux de recettes(« Fonds spécifiques »)

- Contributions pour des projets/objectifs spécifiques. - Certains US GAAP- Certaines règles B & F

Fonds fiduciaires- Fonds détenus en fiducie pour objectifs spécifiques.(Assurance-maladie, retraite & fonds de pension)

- US GAAP

Fonds internes de services- Recouvrement des coûts indirects, des coûts communs.

- Règles B & F

Les Fonds de l’OEA

LE BESOIN DE CONVERGENCE :

•Les ressources sont prises en compte dans plusieurs fonds : les fonds d’exploitation, les fonds de contributions volontaires, les fonds spéciaux de recettes, les fonds fiduciaires, et les fonds internes de services, fonctionnant sous les différentes bases de la comptabilité.

7

II.II. Le passage aux normes IPSASLe passage aux normes IPSAS

8

Acteurs internationaux

EUROPE- CE- OCDE-OTAN- Interpol

AFRIQUEDe nombreux gouvernements africains sont en cours d'adoption des bases de comptabilité de caisse IPSAS.

AMÉRIQUE LATINELes gouvernements ont le mandat ou sont en cours d'adoption des normes IPSAS

Institutions fournissant leur soutien : Banque mondiale, FMI, Banques asiatique et interaméricaine de développement.

* Source: http://ec.europa.eu/budget/library/documents/implement_control/conf_accounting_1008/bergmann_en.pdf

ONU/OEA : PASSAGE AUX NORMES IPSAS

- ONU : 2006- Mandat d’exploitation de l’OEA :

2007- Mandat d’exploitation de l’OEA :

2010

9

Étude de cas de l’OEA

FAITS MARQUANTS DU PROJET

• L’adoption des normes IPSAS se déroule dans le contexte des réformes de gestion plus larges.

• Un financement important de l'Agence canadienne de développement international (ACDI).

- 1,9 million de dollars

• Date de mise en œuvre prévue : janvier 2012

• Coût du projet : estimé entre 1,5 et 2 millions de dollars.

LE PASSAGE AUX NORMES IPSAS

Stimuli externes– Décision de l'ONU de passer aux normes IPSAS (2006)– Passage dans le monde de la comptabilité d’exercice.

Acteurs de la Réforme– États membres– Bailleurs de fonds– Législation du Congrès américain – Départment des Finances

Parties prenantes– États membres– Bailleurs de fonds– Haut dirigeants– Personnel de l’OEA

Barrières– Transmettre le message– Défis de la mise en oeuvre en général

Dispositions institutionnelles– Culture d’entreprise– Dispositions financières– Les liens juridiques incertains avec les organes spécialisés– Taille & budget plus réduits

* Cadre d'analyse provenant du modèle de processus de la réforme de la gestion financière.

10

Directives des normes IPSAS

LE GROUPE DE TRAVAIL DE L’ONU SUR LES NORMES ISPAS

La nature décentralisée des opérations de l'ONU et les différences entre les organismes souligne le besoin d’un organe centralisé pour publier des directives.

– Les groupes de travail s'attaquent aux problèmes spécifiques de comptabilité.

– 56 documents de travail publiés à ce jour.

– L'OEA utilise ces documents à titre de référence.

Groupe de travail de l’ONU sur les normes IPSAS

Groupe de conseil IPSAS

Directives de l’OEA

11

III.III.Défis de la mise en oeuvreDéfis de la mise en oeuvre

12

Défis de la mise en oeuvre

INTERNES

Culture de l’entreprise- Des changements opérationnels entraînés par

l'adoption de la comptabilité d'exercice dans une organisation axée sur le budget

- « Comptabilité de fonds »

Soutien politique- Expliquer la comptabilité d'exercice et ses

avantages pour les non-comptables.

- Résistance au changement

Financement du projet- Dans le contexte des périodes financières

difficiles et d’initiatives concurrentes pour des ressources rares.

EXTERNES

Facteur (relatif) de la nouveauté- Manque d'expériences documenté dans

l'hémisphère occidental.

Mise en oeuvre simultanée- Un avantage en raison de similitudes

opérationnelles et structurelles dans certains cas.

MAIS

- Les agences de l'ONU sont en concurrence pour des ressources limitées d'experts.

13

Les zones touchées

Avantages sociaux des employés(licenciements, congés annuels)

Reconnaissance des dépenses

(Obligations, voyage/avances à

justifier)

Investissements(juste valeur)

Déclarations financières(Flux de trésorerie, ccommunications,

rapports budgétaires)

Consolidation des déclarations financières

Immobilisations(Capitalisation,amortissement)

recettes (Quotas/annonces/

accords de fonds spécifiques)

IPSAS

14

Entité déclaranteConsolidation des entités contrôlées

Traitement actuel Traitement IPSAS

L'OEA a actuellement d'autres entités affiliées et des organisations spécialisées. L’OEA prépare les déclarations financières de certaines d’entre elles.

La plupart sont établies en conformité avec l’US GAAP.

Consolidation fondée sur des critères de puissance et de profit.

Toutes les transactions, les soldes, recettes, les dépenses entre les entités au sein de l'entité de contrôle sont éliminées.

15

Entité déclaranteDéfis de la mise en oeuvre

AVANT ADOPTION APRÈS ADOPTION

- Examen de tous les documents juridiques pour analyser les relations de contrôle possibles.

- Consultation avec le service juridique et les parties concernées.

- Évaluer l’impact de la transition de l’US GAAP à l’IPSAS.

- Sensibilisation des parties prenantes : changements des déclarations financières.

Impact de la consolidation du solde des fonds.

16

Reconnaissance des recettes

Traitement actuel Traitement IPSAS

Recettes

Enregistré sur encaissement d'argent pour tous les fonds. Comptes de créances pleinement réservés et créés pour tous les accords.

Les accords exécutoires susciteront la reconnaissance des recettes et l'enregistrement des créancesAutres recettes (par exemple, les intérêts) comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés

Ex : Quotas, engagements de contributions volontaires, contributions aux fonds spécifiques, recettes d’intérêt.

17

Reconnaissance des recettesDéfis de la mise en oeuvre

AVANT ADOPTION APRÈS ADOPTION

- Révision et établissement des accords des bailleurs de fonds

Distinction échange/non échange

Conditions oui/non

Suscite la reconnaissance des recettes

Préparation ERP

- Sensibilisation des parties prenantes :

Lien entre les engagements et le solde des fonds.

Séparer les entrées de trésorerie de la reconnaissance de recettes.

- La reconnaissance accélérée du chiffre d'affaires « sans condition »

- Stade final pour les transactions de change (services).

- Augmentation du solde des fonds. (Dans certains cas)

- L'exécution du budget dans tous les fonds peut être fondée sur des accords exécutoires avec les États membres/bailleurs de fonds – et non sur la liquidité.

18

Reconnaissance des dépenses

Traitement actuel Traitement IPSAS

Engagements pleinement reconnus en tant que dépenses au moment de la commande d’achat.

L’enregistrement de ces dépenses ne dépend pas des biens/services effectivement reçus

Principe de distribution :

Les dépenses ne seraient pas enregistrées tant que le bien ou service sous-jacent n’a pas été effectivement reçu/exécuté puis, seul le montant applicable à cette période est reconnue.

Ex: Obligations de commande d’achat.

19

Reconnaissance de recettesDéfis de la mise en œuvre

AVANT ADOPTION APRÈS ADOPTION

- Examen de la politique sur la reconnaissance des recettes.

- Sensibilisation des parties prenantes :

Impact de ne reconnaître que les dépenses réelles plutôt que le plein engagement.

Renforcer besoin d'un système budgétaire et comptable pour le contrôle des dépenses.

- Exclusion des obligations de la déclaration des performances financières.

- Reconnaissance des dépenses sur la base du principe de distribution.

- Poursuivre le contrôle et l'enregistrement des dépenses à mesure que le service est rendu.

- Communiquer des engagements annuels/sur plusieurs périodes qui ne font pas partie du solde du fonds de la période.

20

Avantages sociaux des employés

Traitement actuel Traitement IPSAS L’OEA n’accumule pas les avantages sociaux dans le

Fonds d’exploitation.

Le total de ces fonds ne fait que refléter ces avantages lorsqu’ils ont été payés.

Une estimation du passif pour ces salariés est indiquée dans les notes de page des déclarations financières.

L’accumulation n’inclut pas l’estimation des coûts de prestation pour le personnel de terrain.

Avantages sociaux accumulés en tant que gagnés.

Ce qui n’est pas accumulé « Accumulation, non-acquisition des droits » et «

non-accumulation » (congé de maladie, congé de maternité.)

Les avantages spéciaux liés au licenciement ne devraient pas être cotisés jusqu’à ce qu’il y ait un plan de licenciement formel et détaillé et qu’il n’y ait de réelle possibilité de se retirer.

Ex : Voyage à domicile, frais de rapatriement, indemnité de séparation, indemnité de licenciement, et de santé et des prestations d'assurance-vie après la séparation.

21

Avantages sociaux des employésDéfis de la mise en œuvre

AVANT ADOPTION APRÈS ADOPTION

- Examen et analyse des avantages sociaux des employés

Soldes des congés annuels.

Régimes d’avantages sociaux (avantages/contributions définis).

Évaluation actuarielle des avantages après emploi.

Personnel de terrain

- Créer un registre de personnel de terrain.

- Examiner les avantages sociaux du personnel de terrain.

Question de conformité au droit du travail local.

- Préparation ERP : capacité d’enregistrer automatiquement les avantages.

- Accroissement aigu des capacités en termes de personnel.

- Établissement d’une procédure standard pour la reconnaissance des avantages pour les nouveaux employés.

- Sensibilisation des parties prenantes : possibilité de solde négatif lors de l'adoption.

22

Immobilisations corporellesEx : bâtiments de l’OEA, voitures, et actifs d’autres projets.

Traitement actuel Traitement IPSAS L’OEA encourt le coût total de l’acquisition

d’immobilisations au moment de l’achat. Ces achats sont ensuite mis en actif et amortis dans un Fonds d’immobilisation.

Le reste de la valeur comptable est indiqué dans la Déclaration des avoirs, passifs du Fonds ordinaire et sur la ligne de la rubrique « Investissement dans le Fonds d’immobilisation » du solde du Fonds.

Le coût d’acquisition (en liquide ou à juste valeur) sera distribué tout au long du cycle de vie des avoirs.

Deux modèle d’évaluation des actifs fixes dans la Déclaration de la situation financière (bilan) après avoir été d’abord acquis et comptabilisés au coût :

- Modèle de coût- Modèle de réévaluation

23

PP&EDéfis de la mise en oeuvre

AVANT ADOPTION APRÈS ADOPTION

- Examen de tous les actifs fixes (y compris les bureaux et projets nationaux).

- Examen de la politique d'immobilisation

- L'éducation des parties prenantes : impact sur le solde du fonds.

- Modèle d'évaluation des actifs doit être sélectionnés pour chaque catégorie d'actifs.

- Sélectionner un plan d'amortissement.

- Les actifs inclus dans la Déclaration de la situation financière.

- Des évaluations régulières si un modèle de réévaluation est sélectionné.

- Nouveau compte créé pour enregistrer les variations de juste valeur de l'actif si le modèle de la réévaluation est utilisé pour certaines classes d'actifs.

- Application cohérente du modèle d'évaluation d'actifs et plan d'amortissement par catégories d'actif.

24

IV.IV.Rapport d’activitéRapport d’activité

25

Normes IPSAS à l’OEA : Où en sommes-nous?

2007

− Mandat d'exploitation des normes IPSAS.

− Approbation du Plan d'adoption et de budget

− Finalisation de l’analyse des lacunes des normes IPSAS.

2008

− Finalisation de l’examen des règles B&F.

− Processus d’activité documenté.

− Participation du personnel DFAMS au formations limitées sur les normes IPSAS.

2009

− Le SG/OEA a assuré la liaison avec le Groupe de travail des Nations Unies sur les normes IPSAS pour recevoir des directives de mise en œuvre.

− Rapport d’activité remis au CAAP en 2009.

− Mise en œuvre de certaines normes IPSAS en 2009 dans les déclarations financières auditées.

2010

− 5 cours IPSAS ont été conduits en 2010 sur les zones de changement majeur.

− Cabinet d'audit externe consulté pour rendre son avis d'expert sur les zones d'impact majeur.

EN COURS

Coordination

Stratégie de communication.

Formation

ADOPTION DES NORMES IPSAS : SUR LA ROUTE DE 2012

26

V.V.2011 et au-delà2011 et au-delà

27

Prochaines étapesOBJECTIFS DE HAUT-NIVEAU POUR 2010 ET AU-DELÀ

2010- Remettre un deuxième rapport intérimaire à la Commission des Affaires budgétaires. - Des auditeurs externes fourniront des conseils d'experts sur l'adoption des normes IPSAS.

2011- Assurer le financement complet du projet. - Continuer de capitaliser sur les avancées réalisées entre 2007 et 2010 pour l’objectif de mise en oeuvre de

2012.- FoRmation supplémentaire pour le personnel financier/non financier.- Sensibilisation aux normes IPSAS pour les non-comptables.- Analyse des écarts ERP de la préparation à la mise en œuvre des normes IPSAS.

2012- Réévaluation de la viabilité pour la mise en œuvre en 2012 sur la base des progrès accomplis en 2011.

28

Thèmes dominantsDÉFIS

Obstacles bureaucratiques• Approbation• Résistance au changement

Disponibilité des ressources• Financières• Humaines

Gestion du changement• Stratégie de communication • Formation• Contrôle

À RELEVER À L’AVENIR

Mise en œuvre • Calendrier• Coût

• Examen détaillé de chaque norme- Changements des

politiques de comptabilité- Changements de pratique

d’entreprise- Registre des risques- Modifications techniques- Exigences ERP

29

Q&RQ&R