Mettre en oeuvre et gérer l’épargne salariale

Chapitre 20 ▪ Informer le personnel

Communiquer au moment de la miseen place du plan

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L'épargne salariale permet aux salariés de bénéficier d'unefiscalité avantageuse en échange du blocage des sommesinvesties. Ce dispositif peut s'avérer complexe pour desnon-financiers, les solutions de placement sont diverses etn'impliquent pas toutes le même risque... L'employeur doitcommuniquer auprès de ses salariés sur le dispositif misen place et en expliquer le fonctionnement.

C. trav., art. L. 3332-7, L. 3332-8 et R. 3332-1 et s.

Informer est d'abord une obligation légale

Informer dès l'instauration du planL'employeur ne doit pas seulement informer les salariés qu'un plan d'épargne salariale (PEE, PEI, PERCO...) a été mis en place, il doit aussi les informer de soncontenu. Cette information doit leur être donnée dès l'instauration du plan, par le règlement qui lui est annexé, à défaut de quoi il encourt des dommages etintérêts pour défaut d'information ( Cass. soc., 5 mars 2008, n° 06-45.205, n° 453 F - P + B).

Au 1er juillet 2013 au plus tard, les OPCVM doivent remplacer leur prospectus simplifié ou leur notice d'information par un document plussynthétique, plus clair et plus encadré : le document d'information clé pour l'investisseur (DICI). Il s'agit d'un document précontractuel quidoit être remis à l'investisseur préalablement à sa souscription. Il lui permet de prendre une décision d'investissement en touteconnaissance de cause. Mais l'existence de ce document n'exonère pas l'employeur de son devoir d'information, bien au contraire.

Le règlement du plan d'épargne salariale est un élément central du dispositifLe règlement du plan d'épargne est un document essentiel, qui en définit toutes les caractéristiques, notamment : son champ d'application, sa durée, lesbénéficiaires et les conditions d'ancienneté requises, ses sources d'alimentation et les différentes formules de placement.

Communiquer est une condition de succès du dispositif

Faire de la pédagogie pour rendre le dispositif attractif et motivantLe plan d'épargne salariale est un élément important de la politique de rémunération de l'entreprise mais il répond à une logique bien différente du salaire debase. Ce peut d'ailleurs être un point d'achoppement avec les syndicats qui, lors des négociations salariales, ont tendance à privilégier du salaire, fixe etacquis, par rapport à toute autre forme de rémunération, aléatoire et variable.

Dans un contexte d'incertitude économique, l'employeur tend plutôt à privilégier des mécanismes réversibles et liés aux résultats et auxperformances de l'entreprise... Ces mêmes incertitudes poussant les syndicats à obtenir « du sûr » pour garantir l'avenir.

Proposer aux collaborateurs un système d'épargne qui leur permet de défiscaliser une partie des sommes qu'ils ont gagnées est évidemment un avantagepour eux, pour autant qu'ils en comprennent le fonctionnement.L'épargne salariale repose sur des mécanismes complexes qui ne sont pas toujours faciles à appréhender quand on n'est pas « du métier ». Il est indispensable d'organiser une communication, aussi bien écrite qu'orale, pour présenter l'objectif du dispositif mis en place, ses modes d'alimentation(versement de l'intéressement, de la participation, abondement, versements volontaires du salarié) et quels sont ses avantages (prise en charge des frais degestion par l'entreprise, fiscalité avantageuse...).

Il est également utile d'insister sur la souplesse du dispositif : possibilité (si cela a été prévu par le règlement du plan) de changerl'affectation des fonds, possibilité d'épargner à son rythme (versements réguliers ou ponctuels), possibilité de déblocage anticipé en casd'événement particulier (mariage, naissance, divorce...), transfert des avoirs en cas de changement d'entreprise...

Sensibiliser les salariés au risqueL'épargne salariale se fait au travers de l'entreprise, mais elle est gérée par un établissement financier dont c'est le métier. Dans un contexte de criseéconomique, les salariés sont soucieux de savoir « comment ils placent leur argent ».Aujourd'hui plus que jamais, un effort particulier doit être fourni pour présenter les supports de placement, qui sont aujourd'hui très divers : les salariéspeuvent choisir de n'investir que sur des titres de l'entreprise ou sur des portefeuilles plus diversifiés.Chaque salarié est libre de décider de l'affectation de son épargne, mais l'entreprise doit autant que possible l'inciter à diversifier ses placements pour limiterson risque.

L'entreprise peut également l'inciter à investir sur elle, en prévoyant par exemple une décote ou un abondement sur ses propres titres.

Les dispositifs d'épargne salariale ont longtemps été présentés par les entreprises comme des mannes financières venant avantageusement compléter larémunération de base, générant un certain dépit chez les salariés lorsque les résultats n'étaient pas au rendez-vous. Mieux vaut en ce domaine adopter une certaine modération et préciser - ce qui va sans dire va encore mieux en le disant - que des performances en baissese répercutent automatiquement sur la valeur de la part. Une communication réaliste, mettant en avant les avantages sans occulter les risques, n'en sera queplus crédible.

Des actions de formation peuvent également être prévues : depuis la loi du 30 décembre 2006, les actions de formations relatives àl'économie de l'entreprise et aux dispositifs d'épargne salariale et d'actionnariat salarié peuvent être inscrites au plan de formation.

Mettre en avant la logique de long termePar ailleurs, l'épargne salariale est une logique de long terme. Même s'il existe des possibilités de déblocage anticipé des sommes placées, cette épargne ne présente d'intérêt que si elle reste placée dans la durée. C'estdonc une logique inverse de la rémunération immédiate, que les salariés doivent aborder différemment : en déterminant ses objectifs personnels à long terme,en intégrant une certaine culture du rendement et en déterminant le niveau de risque que l'on est prêt à prendre.

Le plan d'épargne salariale doit davantage être vu comme un contrat d'assurance-vie ou un plan d'épargne logement.

Mettre en place des relais d'informationOutre les supports d'information écrits (plaquette, lettre, notice, intranet...) et les communications orales et collectives, il est important de mettre en place desrelais dans l'entreprise. Les services RH sont les premiers concernés puisque c'est souvent vers eux que se tournent les salariés lorsqu'ils s'interrogent sur le dispositif d'épargne misen place. On peut également envisager d'autres relais, tel que le management, les élus du CE ou encore les délégués syndicaux. Dans tous les cas, ces « relais » doivent être formés et parfaitement comprendre ce qu'est l'épargne salariale, de manière à pouvoir l'expliquer et la valoriserauprès des collaborateurs.

Observations

Pour aller plus loin... Sur le document d'information clé pour l'investisseur (DICI), voir Fiche

pratique n° 161. Sur les différents supports de communication et d'information, voir Fiche

pratique n° 168. Sur le livret d'épargne salariale, voir Fiche pratique n° 169.

Le PERCO attire et inspire confianceSelon un bilan de l'épargne salariale dressé au 30 juin 2014 par l'AFG(Association Française de la Gestion financière), le PERCO attire de plus enplus d'entreprises : 188 000 entreprises en étaient équipées au 30 juin 2014(+ 13 % sur un an).Visiblement, ce dispositif inspire confiance aux salariés : 1 755 000 salariésen bénéficient (+ 20 % sur un an).Sur les 111 milliards d'euros de l'épargne salariale, les PERCO représentent9,7 milliards d'euros (+ 26 % sur un an). L'encours moyen détenu par chaquebénéficiaire est de 5 508 €. Plus de 26 % des salariés ont choisi une gestionpilotée de leur PERCO.

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Chapitre 20 ▪ Informer le personnel

Livret d'épargne salariale à remettreen début de contrat

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Depuis la loi du 30 décembre 2006, afin de renforcerl'information des bénéficiaires, l'employeur doit remettreun livret d'épargne salariale à tout salarié nouvellementembauché. Ce livret présente l'ensemble des dispositifs(intéressement, participation, plan d'épargne...) en vigueurdans l'entreprise.

C. trav., art. L. 3341-6 et R. 3341-5 Guide de l'épargne salariale, dossier 9, fiche 3

Les destinataires du livret

Les salariésLorsqu'elles embauchent des salariés, les entreprises ayant mis en place un dispositif d'intéressement, de participation et/ou un plan d'épargne (PEE, PEI,PERCO) doivent leur remettre un livret d'épargne salariale.

Lorsque le salarié quitte l'entreprise, l'employeur doit lui remettre un livret d'épargne salariale mentionnant l'ensemble de ses droits acquis :c'est l'état récapitulatif d'épargne salariale.

Aucun délai formel n'est fixé pour remettre ce livret. La jurisprudence considère qu'une remise tardive ne cause pas nécessairement de préjudice au salariéet n'entraîne donc pas automatiquement son indemnisation ( Cass. soc., 18 mai 2011, n° 10-11.043).Il est recommandé de le remettre à tous les autres salariés, y compris ceux recrutés avant le 30 décembre 2006.

Les autres bénéficiairesDepuis un décret du 30 mars 2009, le livret d'épargne salariale doit aussi être remis :

aux chefs d'entreprise, aux mandataires sociaux et aux conjoints de chefs d'entreprise ayant le statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associéet qui peuvent bénéficier de l'intéressement et de la participation ;aux agents commerciaux et aux agents généraux d'assurance ayant conclu un contrat individuel avec une entreprise dont ils commercialisent lesproduits et qui bénéficient d'un plan d'épargne salariale.

Les représentants du personnelDepuis le 8 août 2015, le livret doit également être porté à la connaissance des représentants du personnel, en tant qu'élément de la base unique de donnéeséconomiques et sociales.

Les caractéristiques du livret

Un contenu réglementéJusqu'au 8 août 2015, le contenu du livret d'épargne salariale devait comporter un rappel de dispositifs suivants : intéressement, participation, PEE, PEI etPERCO.Il s'agissait donc d'une information générique sur les différents dispositifs prévus par le code du travail ; le livret présentait les dispositifs d'épargne mis enplace dans l'entreprise ou pas.A partir du 8 août 2015, le livret doit présenter les seuls dispositifs mis en place dans l'entreprise.

Il doit donc être mis à jour à chaque ajout de dispositif, avec l'aide du gestionnaire de l'épargne salariale.

Le cas échéant, il doit aussi contenir une attestation indiquant la nature et le montant des droits liés à la réserve spéciale de participation (RSP) et la date àlaquelle les droits éventuellement acquis par le salarié durant l'exercice en cours seront répartis.

Dans les entreprises dotées d'un accord de participation et d'un PERCO, il précise selon quelles modalités le salarié pourra affecter à unPERCO une partie de sa quote-part de participation.

Il dresse un état récapitulatif des droits acquis par le salarié quittant l'entreprise.

Il doit également rappeler les dispositions intégrales des articles relatifs :aux conditions de versement et de transfert des sommes ( C. trav., art. L. 3335-2) ;aux cas de déblocage anticipé de la participation et du PEE ( C. trav., art. R. 3324-22) ;aux cas de déblocage anticipé du PERCO ( C. trav., art. R. 3334-4) ;à la conservation des avoirs ( C. trav., art. D. 3324-38) ;aux dispositions applicables au salarié ayant quitté l'entreprise et ne pouvant être joint à l'adresse indiquée, ainsi qu'au salariédécédé ( C. trav., art. D. 3324-37 à D. 3324-39).

Un livret établi sur un support durableSi la notion de « support durable » n'est pas plus clairement définie que cela, on considère qu'elle fait directement référence au support papier. Celan'empêche pas de le doubler d'un format numérique (internet ou intranet) qui facilite sa mise à jour.

A l'occasion des mises à jour, il est également conseillé d'afficher la nouvelle version sur les lieux de travail.

Le livret d'épargne est un outil d'aide à la décision pour le salarié

Un document à vocation pédagogiqueLe livret d'épargne salariale ne doit pas être vu comme une énième obligation imposée à l'entreprise mais comme une excellente façon de communiquer sur lesdispositifs mis en oeuvre. Il doit donc être aussi pédagogique que possible. Pour être « efficace » et remplir son objectif d'information, le livret d'épargne doit être compréhensible à l'ensemble des salariés. Cela suppose :

d'éviter les termes trop techniques et de privilégier les termes descriptifs, compréhensibles par les non-initiés ;de limiter la taille du document (4 à 8 pages semblent être un maximum selon la taille de l'entreprise) ;de limiter le contenu du livret aux dispositifs effectivement mis en oeuvre dans l'entreprise, sans l'étendre à tous ceux que la loi autorise.

Organisation des informationsL'AMF (voir Observations ci-après) recommande d'organiser le livret d'épargne salariale en cohérence avec les choix et les questions que le salarié serasuccessivement amené à se poser. Elle suggère d'adopter l'ordre suivant :

un rappel du mode de calcul de la participation et/ou de l'intéressement susceptibles d'être attribués au salarié puis, pour chacun : le choix à opérer en fonction des objectifs du salarié (se constituer une épargne ou avoir de l'argent immédiatement disponible), les avantages et les inconvénients qui en découlent (selon le cas, sommes imposées ou exonérées), l'affectation des sommes si le salarié ne choisit pas (affectation par défaut) ;

une présentation des plans d'épargne auxquels affecter les sommes (PEE, PEI, PERCO, PERCO-I) avec les caractéristiques et les contraintes poséespar chacun d'eux ;une présentation du mode de gestion du plan et des supports d'investissement possibles : choix en fonction des objectifs du salarié, de la durée deplacement qu'il envisage et de son niveau d'acceptation du risque.

Dans tous les cas, il est important d'insister sur la nécessité de diversifier les fonds, donc les placements.

Observations

Pour aller plus loin... Sur les bénéficiaires de la participation et de l'intéressement, voir Fiches

pratiques nos 92 et 133. Sur le document d'information clé pour l'investisseur (DICI) remis par les

OPCVM, voir Fiche pratique n° 161. Sur les supports d'information et de communication administrative des

salariés, voir Fiche pratique n° 168. Sur l'état récapitulatif des sommes épargnées à fournir à la fin du contrat,

voir Fiche pratique n° 170.

Épargne salariale : des litiges de plus en plus importantsLe recours à la médiation de l'AMF est de plus en plus fréquent en matièred'épargne salariale. Les épargnants qui saisissent la médiation se plaignent dene pas pouvoir débloquer leur épargne de manière anticipée ou de devoirpayer des droits de garde sur leur compte après avoir quitté leur entreprise.La compétence du médiateur de l'AMF est limitée sur ces dossiers puisquel'essentiel des responsabilités pèse sur l'employeur et donc relève du code dutravail. Il serait toutefois judicieux d'améliorer l'information des épargnants surle sujet.Pour tarir le nombre de recours ayant attrait au paiement des droits de garde,l'état récapitulatif remis au salarié à son départ doit désormais indiquer cesconditions de paiement.

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