Dimensionner un Projet GED

Les erreurs à ne pas commettre !

● Démarrer le projet sans impliquer les utilisateurs.

● Mettre en place un système de GED différent dans chaque service de l'entreprise.

● Vouloir tout faire, en même temps (numérisation, indexation, 'workflow', archivage, etc.

● Se reposer uniquement sur le logiciel sans prendre en compte l'impact organisationnel sur l'entreprise.

● Ouvrir le système à l'ensemble des utilisateurs sans faire de tests préalables.

● Sous-dimensionner le réseau, car la GED peut rapidement être victime de son succès.

Les risques

Les sources potentielles de risques d'un projet GED :

● Mauvaise détermination des objectifs du projet.

● Mauvaise interface graphique

● Sous évaluation de la dimension humaine

● Sur évaluation de la dimension technique

● Sous évaluation de la charge de travail

● Absence de vision objective de l'investissement humain, financier, ...

Les enjeux de la GED● Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques

reçus dans les entreprises ;

● Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ;

● Améliorer la traçabilité des documents et leur contenu lors du traitement ;

● Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents ;

● Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage ;

● Répondre aux exigences des normes de qualité ;

● Développer, pour chaque entreprise, un système de traitement de l'information paramétrable aux besoins réels et à la sécurité des traitements.

Les Principales fonctions d'une GED● Numériser des documents

● Import des documents existants dans le système pur éviter un double système d'indexation

● Les métadonnées associées aux documents (titre, auteur, source, type de fichier, etc...)

● Indexation manuelle ou automatique

● Recherche en texte intégral ou en full texte

● Sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents

● La gestion des droits d'accès

● Workflow regroupant les étapes du cycle de vie d'un document

Les facteurs clés de succès d'un projet GED

Un projet de GED, comme tout projet informatique, nécessite une gestion efficace et adaptée.

● Volonté politique

● Implication des acteurs

● Découpage du projet

● Coordination entre les intervenants

● Mise en place de retour d'expérience

● Un choix judicieux de solution

● Anticiper les éventuels écueils

● Bien étudier les besoins actuels et les besoins futurs pour faciliter les éventuelles évolutions

● Une méthodologie adaptée