EverSuite Content Management - Votre GED d'entreprise

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Philippe KERREST – Consultant EverSuite

Juin 2013

EverSuite Content ManagementRemplacez vos serveurs de fichiers par une GED d'entreprise

Juin 2013Philippe Marcon - Consultant ECM


La problématique du Content Management

Les organisations disposent : De processus internes variés, Des nombreuses applications, De nombreux serveurs de fichiers Windows pour stocker et

partager l’information.

Les difficultés rencontrées dans ce contexte :

Plusieurs exemplaires d’un même document, Des incertitudes sur la validité des documents, Des problèmes d’échange et de partage des documents, Des problèmes de gestion des droits sur les espaces partagés, Une sécurisation insuffisante et difficilement exploitable, Une traçabilité insuffisante des documents, Une gestion approximative des obligations de conservation.


Les enjeux du Content Management

L’objectif : disposer d’un référentiel de documents assurant :

La satisfaction des utilisateurs : en proposant une ergonomie intuitive pour le dépôt (type file system) et une garantie d’accès au bon document dans la bonne version.

La réduction de la durée de traitement et d’accès à l’information.

La mise en place de processus et d’une traçabilité des actions.

La diminution des espaces nécessaires : réduction du nombre de copies, dédoublonnage, gestion des éliminations.

La maîtrise des documents : désengorgement des serveurs de fichiers.

La sécurisation : Maîtrise de l’information diffusée. Diminution des incidents liés à une information erronée ou manquante

La conformité réglementaire : L’adéquation avec les normes et réglementations métier, garantie d’intégrité.

PR

OD

UC

TIV

ITE

TEC

HN

IQU

ESR

ISQ

UES


Périmètre fonctionnel de la solution EverSuite Content Management


Les 10 fonctions à retenir d'EverSuite Content Management

Dépôt de documents intuitif

et multi canal

1Ergonomie du plan de classement proche de l’explorateur Windows

3

Référentiel documentaire

structuré

2

De nombreux modules à

valeurs ajoutées

6

Moteur de Workflow

intégré

5

Fonctions de recherche plus

puissante et intuitive

7

Fonctions de traçabilité et

de statistiques

8

Maitrise du cycle de vie

4

Sécurisation des accès sur critères

métiers

9

Souplesse d’un progiciel intégré

10


UN MOTEUR DE RECHERCHE PUISSANT ET INTUITIF

Recherche personnalisée par typologie de document

Recherche sur des critères métiers

Recherche plein texte sur le contenu des documents

Recherche par facettes

EverSuite Content Management : les points clés


UN PLAN DE CLASSEMENT INTUITIF

Classement multi-dossiers

Gestion d’habilitation avancée

Code couleur pour les documents ou les dossiers

Déplacement automatique des documents en fonction du cycle de vie et/ou du processus métiers



Interface de modélisation élaborée

Liaison automatique des processus avec le référentiel

Mode de distribution automatique

Gestion des priorités

MOTEUR DE PROCESSUS MÉTIERS



ADMINISTRATION SIMPLE ET COMPLÈTE

Gestion de la sécurité

Gestion des processus métiers

Traçabilité / Supervision



EverSuite Content Management en synthèse

Un référentiel documentaire de l’entreprise, centralisé et sécurisé offre :

Facilité de dépôt des documents, tous formats

Gestion automatique des versions

Processus de validation

Organisation en plan de classement

Facilité de recherche & rapidité d’accès aux documents du référentiel d’entreprise

Traçabilité des accès et des modifications de documents

Habilitations

Limitation des duplications de documents


Le progiciel répond au triple objectif suivant :

Sécurisation/pérennisation de l’accès aux documents

Réduction des coûts (exploitation, cycle de vie/élimination…)

Satisfaction des utilisateurs (qualité de l’information, ergonomie)

Désengorgement des serveurs de fichiers.

Amélioration des processus de traitement et de circulation de l’information.

Indépendance sur vos paramétrages..

Architecture ouverte et pérenne.

EverSuite Content Management en synthèse


Expert de l’ECM

+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de Contenu

Des centaines de clients en EMEA

10% de croissance en France en 2012


La gamme EverSuite

Des solutions packagées, paramétrables & évolutives

Un spectre ECM complet :acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher, valoriser

Disponibles sous J2EE ou SharePoint


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