PROJET CAPITAL ETUDES

• Etudes = Littérature grise = tout document produit à l'intention d'un public restreint en dehors des circuits commerciaux de l'édition et de la diffusion en marge des dispositifs de contrôle bibliographiques

• Une étude se différencie des ouvrages et des publications grand public.

• Les études sont produites : par les services du Conseil Général de la Gironde pour les services du Conseil Général de la Gironde

• Elles concernent le territoire girondin.

Définition

A la suite de la demande du DGSD, le service de la documentation est chargé de récupérer l’intégralité des études produites.

Deux constats :

Le versement des études auprès du service de documentation se fait sur la bonne volonté des services

Problème de repérage des études produites

Problématique

Améliorer la connaissance et le partage de l’information sur les études internes au CG

Recenser de façon systématique les études

Partager l’information dans le respect des règles de confidentialité

Mettre en valeur le fonds propre du CG

Informer les services du CG de l’existence des travaux effectués ou en cours par ou pour le compte du CG.

Enrichir le fonds documentaire à l’aide d’informations gratuites

Éviter les doublons

Catalogage, indexation, diffusion, conservation.

Les objectifs

Mettre en place

une procédure de versement systématique

des études

au Service de la Documentation Générale

Le projet

Uniformiser la collecte des études au sein du CG

Tous les services émetteurs ou qui commandent des études sont concernés

Mise en place du processus :

Repérage des études dans la base des délibérations (accessible depuis Capital Data)

Suivi de l’avancement des études grâce à un tableau excel interne au SDG

Transmission obligatoire des études au SDG à l’aide d’un formulaire

Publication diffusion et partage dans Capital Data avec possibilité de diffusion restreinte

Périmètre

Sur Mascaret,

un seul accès aux études par le portail documentaire

Une meilleure connaissance des productions internes

Impact

Conditions de succès

S’appuyer sur la validation du DGS

Solliciter l’intervention de la DQG afin de valider le processus de versement des études