« PREPARER et CONDUIRE UNE RÉUNION »

formation à destination de la cellule d’Appui à l’Ordonnateur National du Fond Européen de

Développement 

 Les 7– 8 et 9 janvier 2013 

Animé par Boubou SYLLA - Consultant FormateurDirecteur Général EmergenceTel : 20 22 87 53 / 41 06 13 17bsylla@yahoo.fr

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Les objectifs de la formation

A l’issue de la formation :

• Préparer, organiser et animer

• Animer en tenant compte des différents jeux d’acteurs et de la dynamique de groupe

• Prendre des notes et rédiger un relevé de décisions • Préparer le suivi des plans d’actions

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Les principales difficultés rencontrées

Pour l’animateur / Participants• Peur du groupe (compte tenu d’expériences passées

difficiles)

• Manque de clarté sur les objectifs à atteindre

• Difficultés à canaliser ou à recadrer

• Évitement des tensions

• Difficulté de communication

• Échanges conflictuels3

A quoi servent les réunions ?

Les réunions sont un moyen :

• de partager, d’échanger et de concerter

• de susciter des réflexions collectives

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Définition

Une réunion de travail : réunir les personnes concernées :• Informer • échanger • résoudre un problème • travailler sur des idées • recueillir de l’information • prendre des décisions • effectuer un bilan 5

Conduite de réunion :

C’est l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire

suivre d’effets.

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Une réunion a du sens dès lors où elle permet de :

• Gagner du temps,

• Confronter utilement les points de vue,

• Stimuler l’esprit d’équipe,

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Analyses des réunions mal « vécues » è six grandes catégories de causes :

• Attitudes et sentiments personnels du participant

• Attitude de l’animateur• Contenu en lui même• Ambiance• Attitude des autres participants• Organisation de la réunion

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AVANT LA RÉUNION

PREPARER ET SE PRÉPARER

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Les différents types de réunions

• Information descendante• Information ascendante• Prise de décision• Brainstorming• Négociation• Echanges

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LES CINQ POINTS CLÉ :

• 1 – Clarifier l’opportunité d’une réunion

• 2 – Fixer l’objectif• 3 – Etablir et transmettre l’ordre du

jour• 4 – Choisir les participants• 5 – Organiser les aspects matériels 11

SE PRÉPARER

• Etre clair avec son positionnement :

qui je suis, quel est mon rôle ?

• Etre clair avec ses objectifs.

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Récapitulatif séance du 7/01 1 - Les réunions sont un moyen :• de partager, d’échanger et de concerter • de susciter des réflexions collectives2 - Quelques points clés d’une réunion• Fixer l’objectif• Etablir et transmettre l’ordre du jour• Choisir les participants• Organiser les aspects matériels3 - Préparer et se préparer• Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ?• Etre clair avec ses objectifs.

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SE PREPARERSE PRÉPARER • Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ?• Etre clair avec ses objectifs. • Sur le fond• Bien connaître le (les) sujet(s)• Structurer le déroulement de la réunion• Etre clair avec le/les message à faire passer ; le plus important• Identifier les questions ou difficultés potentielles• Identifier les risques potentiels dans la réunion : qui, quel sujets, rapports de

force… • Sur la forme• Se préparer psychologiquement (visualiser, s’entraîner…)• Préparer des notes ou des fiches supports 15

Animer une réunion• L’animateur doit :

• Susciter l’intérêt du groupe au thème de la réunion, en favorisant un climat coopératif,

• Faciliter la production du groupe pour atteindre l’objectif

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Rôles de l’animateur 1/1

• Accueillir les participants • Poser le cadre • Gérer le temps • Attitudes et savoir-faire • Ecouter de façon attentive 17

Rôle de l’animateur 1/2

• Métacommuniquer • S’exprimer de façon assertive • Observer et appréhender le langage non verbal • Entrer en relation avec l’autre, pour bien communiquer,

c’est : • Reformuler • Plusieurs types de reformulation

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Phénomènes de groupe 1/2Pour bien jouer son rôle, l’animateur doit tenir compte des phénomènes de groupe.

Les principaux phénomènes de groupe :

• Rôles

• Pression de conformité

• Réseaux d’affinité, complicités

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Phénomènes de groupe 2/2

• Mode de communication

• Influences et jeux de pouvoir

• Conflits et régulations

• Animosités

• Résistances au changement

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Prendre la parole• Présenter ses idées de façon 

Structurée (donc à préparer)

Précise et concise (dire l’essentiel)

Pédagogique (adaptée à chaque public)

• Avant de prendre la parole être clair avec son objectif Annoncer les points majeurs qui vont être évoqués

Cadrer son intervention

Annoncer le temps de votre intervention

• S’exprimer clairement Débit pas trop rapide et mélanger des pauses

Articulation

Volume : être entendu de tous

Rythme

S’adresser à tous / regard

Être attentif aux réactions et comportements non verbaux

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Conclure la réunion• Un temps important qu’il convient de ne pas négliger.

• Reformulation finale qui permet de vérifier que tout le monde partage la même perception des décisions prises ou des informations données.

• Constitue un pont entre la réunion et son suivi, entre les discussions engagées et les actions qui vont en découler.

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Conclure la réunion• Quoi ? • Effectuer la synthèse du travail du groupe, du

cheminement parcouru,• Rappeler ou nommer les principales actions à mettre en

œuvre,• Fixer les activités pour les personnes concernées et le

planning,

• Remercier les participants,• Donner du feed-back par rapport au déroulé de la

réunion,• Fixer la date de la prochaine réunion (selon le contexte). 23

Conclure la réunion• Après la réunion :

Suivre l’application des décisions

Procéder à l’évaluation de la réunion : a-t-on atteint les objectifs ? Chacun a-t-il pu s’exprimer

comme il le souhaite ? Ya-t-il eu des points inattendus ?

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Le compte rendu• Une réunion est considérée comme efficace dans son

suivi, et notamment quand elle fait l’objet d’un compte-rendu qui est diffus

• Pour quoi ? • Pour raviver la mémoire des participants de la réunion et

dégager les éléments essentiels du travail effectué à cette occasion,

• Pour constituer des archives écrites sur le travail du groupe concerné et sur les décisions prises par ses membres

• rapidement 25

Le compte rendu• Pour qui ?

Pour les participants de la réunion, les membres du groupe absents de la réunion et pour toute personne intéressée par le contenu de la réunion (partenaires, commanditaires …) • Quoi ?

Le compte rendu de réunion précise :

Les participants à la réunion

Les absents de la réunion (éventuellement en indiquant les personnes excusées)

Les autres personnes intéressées par les décisions de la réunion (destinataires en copie « pour information »)

Le lieu de la réunion ou le mode de réunion 26

Le compte rendu• La date de la réunion,• L’objet de la réunion• Le nom du rédacteur du compte rendu• Pour chaque point abordé• Un résumé des échanges• La conclusion• Les décisions prises• Les actions décidées lors de la réunion, affectées à l’un

ou l’autre des participants, avec un objectif de date de réalisation.

• QUI FAIT CE TRAVAIL DÉLICAT ET TRES IMPORTANT27

Secrétaire de séance• Est la personne volontaire ou désignée, qui prend les notes et

rédige le compte rendu de réunion. son rôle est aussi important pendant et après la réunion.

Obligations :Travail de synthèse

Objectivité

Ecoute très développée

• Il s’agit d’un écrit délicat à rédiger, qui nécessite des qualités humaines, intellectuelles et rédactionnelles.

 • Dès la fin de la réunion, il rédige le compte-rendu qu'il

adressera ensuite à chacun des participants. 28

Rédaction du compte rendu • Préparation 

 

• 1. S’assurer de prendre suffisamment de notes au cours de la réunion

 

• 1.1 Organiser ses notes afin qu’elles soient conformes au déroulement de la réunion (grands titres correspondant aux points à l’ordre du jour).

 

• 1.2 Prendre soin de noter les éléments les plus importants : décisions, opinions de certains participants, répartition des tâches.

 

• 2. Déterminer les renseignements à rapporter dans le compte rendu

 

• 2.1 À partir notes, sélectionner les renseignements pertinents pour la rédaction du compte rendu.

 

• 2.2 Si les notes prises sont incomplètes, consulter au besoin d’autres participants de la réunion.

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Rédaction du compte rendu

• Plan 

• 3. Structurer le compte rendu d’après l’ordre du jour suivi lors de la réunion

•  

• 3.1 Utiliser l’ordre du jour comme plan général du compte rendu.

• 3.2 S’assurer que les sections du compte rendu ainsi que leurs titres correspondent aux points de l’ordre du jour.

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Rédaction du compte rendu

• Rédaction 

• 4. Résumer chaque sujet abordé à la réunion

•  • A partir de la sélection effectuée dans ses notes, rédiger

un court texte à propos de chaque point de la réunion

• Présentation :

 

• 5. Numéroter les points, de préférence en conformité avec la numérotation de l’ordre du jour.

 

• 6. Ne pas dépasser trois pages.

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