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Académie de CLERMONT-FERRAND
Mars 2008
Sensibilisation des ordonnateurs et des gestionnaires au contrôle de gestion et au contrôle interne comptable
Présentation aux agents comptables de l’outil ODICE
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LE CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE EN LE CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE EN EPLE EPLE
IDENTIFIER LES RISQUES POUR MIEUX PILOTER.
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QUALITE FINANCIERE EN EPLE
« La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration. »
Art. 15 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen du 26 août 1789
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CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE EN EPLE
OUTIL DIAGNOSTIC INTERNE COMPTABLE EN EPLE
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Plan de présentation
La définition Le contexte Les objectifs La démarche L’ outil La mise en oeuvre
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définition
Le contrôle interne relève d’une démarche qualité :
Stratégie de prévention et de maîtrise des risques
Risque : tout évènement qui ne permet pas d’atteindre l’objectif général de qualité
Objectif : Comptes réguliers et sincères Image fidèle du patrimoine et de la situation financière
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définition
Un ensemble de procédures destinées à faire progresser la qualité et la sécurité des opérations financières
Une démarche qui associe étroitement tous les personnels
Un principe d’assurance raisonnable (et non d’assurance absolue)
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Plan de présentation
La définition Le contexte Les objectifs La démarche L’ outil La mise en oeuvre
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contexte
La gestion publique est en mutation - LOLF
L’audit des procédures se substitue progressivement au contrôle des actes
Les contrôles par sondages ciblés remplacent les contrôles exhaustifs
La nécessité pour les autorités publiques de s’assurer de la qualité des comptes - Certification
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contexte
Un déploiement récent mais rapide dans la sphère publique :
Le MEN est engagé dans la démarche
Les EPN et les Universités le sont également
Ainsi que le réseau du Trésor Public
Sous l’impulsion de la Cour des Comptes
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Plan de présentation
La définition Le contexte Les objectifs La démarche L’ outil La mise en oeuvre
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objectifs
Un contrôle interne de qualité permet :
d’établir des comptes annuels fiables
de sauvegarder le patrimoine
d’ améliorer les performances
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Plan de présentation
La définition Le contexte Les objectifs La démarche L’ outil La mise en oeuvre
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démarche
Ces objectifs sont-ils tous atteints
dans tous les EPLE ?
La qualité administrative et financière est reconnue comme globalement satisfaisante
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démarche
Mais suite aux observations des corps de contrôle, la démarche de contrôle interne vise à :
Améliorer la communication mutuelle entre ordonnateur, comptable et autorités de contrôle
Eviter les enregistrements comptables irréguliers
Réduire les dysfonctionnements
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démarche
Les zones à risques :
Méconnaissance de la réglementation (marchés publics, voyages scolaires, ateliers, …)
Insuffisance de formalisation des procédures, ou de respect des procédures formalisées
Chèques et numéraire
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démarche
Les facteurs de risques :
Confiance parfois excessive accordée aux agents dans la gestion des opérations
Absence de séparation des tâches (et donc l’absence de contrôles mutuels)
Défaut de vérification
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démarche
La qualité comptable : une attente des corps de contrôle
Auditeurs des trésoreries générales : l’audit s’appuie sur la description par elle-même de l’entité auditée
Chambres régionales et Cour des Comptes
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démarche
La qualité comptable concerne près de 8 000 EPLE Donc 8 000 ordonnateurs et gestionnaires Et 2 560 comptables publics MEN et leurs
équipes
La maîtrise du risque est l’affaire de tous les intervenants Donc pas seulement des « financiers » Car le CIC consiste à fiabiliser tout le processus
débouchant sur une écriture comptable
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Plan de présentation
La définition Le contexte Les enjeux La démarche L’ outil :
Présentation Exemples
La mise en oeuvre
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Initiative de l’académie de Poitiers En collaboration étroite avec la TG de la Vienne
Relayée et valorisée par l’IGAENR Développée par un groupe de travail national
En collaboration avec la MAEC du MINEFI
Une version optimisée de l’outil et des procédures est disponible suite à des tests dans 10 académies
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A quoi sert ?
Mesurer les risques sur la comptabilité budgétaire et générale par un auto diagnostic Ne pas confondre % de risque élevé et inefficacité du
service Définir un plan d’actions après analyse des risques Mettre en place les procédures permettant de maîtriser ces
risques
C’est un outil de management (organigramme fonctionnel) et d’anticipation des audits du Trésor public
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De quoi se compose-t-il ?
D’un guide méthodologique D’un questionnaire d’auto diagnostic D’exemples d’organigramme fonctionnel et de
plans d’actions De fiches de procédures adaptables
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Le questionnaire d’auto diagnostic Tableur à 12 onglets qui correspondent :
aux cycles de l’activité comptable, à des procédures spécifiques aux EPLE à l’organigramme fonctionnel
A l’intérieur de chaque onglet les réponses à une liste d’item (certains pondérés) permettent d’évaluer le risque lié au cycle considéré
Tous les EPLE ne sont pas nécessairement concernés par tous les cycles ni par tous les items d’un cycle. C’est donc un outil qui doit être adapté à chaque situation.
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Le périmètre de l’auto diagnostic
RĖGIERĖGIE
RECOUVREMENTRECOUVREMENT
PATRIMOINEPATRIMOINE
STOCKSSTOCKS
MARCHĖSMARCHĖS
RĖMUNERATIONSRĖMUNERATIONS
AIDES FINANCIÈRES
AIDES FINANCIÈRES
VOYAGES SCOLAIRES
VOYAGES SCOLAIRES
OBJETS CONFECTIONNĖS
OBJETS CONFECTIONNĖS
COMPTABILITE GENERALE
COMPTABILITE GENERALE
CAISSE- TRESORVALEURS
CAISSE- TRESORVALEURS
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Pour quels utilisateurs ?
Ordonnateurs et gestionnaires Comptables
En liaison étroite avec leurs équipes
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Un outil personnalisable
Chaque équipe doit :
se l’approprier l’adapter à sa structure et à ses préoccupations le faire vivre dans la durée
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A l’issue de l’auto diagnostic
Les risques sont hiérarchisésLa cartographie des risques est établie
document de synthèse qui permet d’avoir une vision globale
et consolidée des risques existants
De cette cartographie découlera le plan d’actions
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Plan de présentation
La définition Le contexte Les enjeux La démarche L’ outil La mise en œuvre :
Le plan d’actions Les fiches de procédures
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Plan d’actions
Décline l’ensemble des risques attachés à chaque processus
Fixe les actions à mener pour les couvrir Arrête un calendrier de contrôle et un suivi des
contrôles effectués
L’approche par les risques permet de déterminer les actions à entreprendre en fonction de :
Leur gravité (impacts en termes d’enjeux financiers, humains, d’image…)
Leur fréquence
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Plan d’actions
Quelles questions se poser pour élaborer le pland’actions :
La correction est-elle urgente ? De quels moyens dispose le service pour mener à bien
cette action ? Les mesures sont-elles pertinentes et de nature à corriger
les risques ? Est-il possible d’envisager des étapes intermédiaires? Quel planning ? Quels agents sont impliqués dans cette action ? Quel suivi de la mise en place du dispositif est à réaliser ?
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Plan d’actions
Deux exemples de plans d’actions
Un lycée d’Amiens Un lycée de Poitiers
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Fiches de procédures
OBJECTIF : Améliorer le fonctionnement des services administratifs et financiers des EPLE
Valoriser l’existant Formaliser les pratiques Identifier les contrôles courants Permettre une meilleure compréhension par les acteurs de leur rôle dans l’organisation Harmoniser les tâches au sein de l’équipe
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Fiches de procédures
QUELLES QUESTIONS SE POSER POUR ELABORER UNE FICHE DE PROCEDURE ?
Quel est le fait générateur ? Qui instruit ? Comment ? Quels délais ? Quels contrôles ? Quelles procédures en cas d’erreur ? Quels justificatifs à l’appui ? Quel mode de conservation ? …
Fiches de procédures disponibles sur l’intranet de la DAF …à adapter à votre organisation
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Fiches de procédures
Quelques exemples :
Lycée de Poitiers Lycée d’Amiens
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Conclusion
Organiser Documenter Tracer
Fiabiliser Sécuriser Maîtriser
Le dispositif de contrôle interne comptable ne peut se limiter à un ensemble de manuels, de procédures et de documents
Son organisation et sa mise en œuvre reposent sur la sensibilisation et l’implication de tous
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Conclusion
A VOS QUESTIONS…
