1. Documenter un projet Lancer, planifier et gérer votre

Gestion de projet, 2010

1. Documenter un projet Lancer, planifier et gérer votre projet

2. Défendre un projet / marketing de projet Présenter et promouvoir votre projet

Gestion de projet


1. Le lancement / Le démarrage- la demande de projet- les objectifs SMART

2. L’organisation / L'équipe3. L’analyse des risques4. La planification5. Le budget / la qualité6. Le marketing

Transformer le document de projet en un document de présentation

Principales étapes


Principales étapes

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Etapes de projet

Déroulement du projet

Cycle de planification

Lancement

Etude préliminaire

Etude principale

Construction

Introduction

Maintenance

Mandat

Enquête / Analyse

Elaborationde la solution

Evaluation

Choix

Appréciation


Tâches par phase du cycle de planification

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Mandat

Enquête / Analyse


Evaluation

Choix

Appréciation

Fixer les objectifs, les restrictions, l’organisation du projet, les délais et les coûts.

Enquête : Recueillir les informations relatives à l’existant et à l’évolution future. Analyse : Classer les informations obtenues.

L’appréciation consiste à porter un jugement sur l’existant

Localiser les forces et les faiblesses de la solution en vigueur, en mesurer les opportunités et les menaces.

Elaborer des variantes de solution

Comparer les variantes élaborées aux objectifs pour savoir dans quelle mesure elles les satisfont. Elaborer une recommandation à l’intention des décideurs.

Les décideurs examinent la proposition recommandée. En cas de choix positif, ils octroient un mandat pour la phase suivante du projet.


Techniques par phase du cycle

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Mandat

Enquête / Analyse


Evaluation

Choix

Appréciation

Techniques de planification et de définition des objectifs, techniques de gestion de projet (PERT, GANTT, etc.)5141

Techniques d’enquête/analyseInterview, questionnaire, observations, autorecensement, fiches suiveuses, estimations, méthode des temps prédéterminés, analyse des tâches, analyse de la communication, approche réticulaire.

Techniques d’appréciationAnalyse systématique des problèmesTechniques de représentationdes structures et des procédures

Techniques d’élaboration de la solutionTechniques de créativité, Brainstorming, Méthode 635,Méthode CNB, Analyse morphologique

Techniques d’évaluation et de choix de la solutionComparaison verbale, comparaison de rentabilité,analyse multicritères,analyse du rapport coût/utilité,techniques de présentation


Identifier un projet / origine d'un projet :

Un problème

Un besoin

analyser dès le début du projet avec soin le problème ou

le besoin pour comprendre ce que veut vraiment

l’utilisateur final ou le mandant.

Lancer un projet


… a un caractère unique, est complexe et interdisciplinaire

… est composé d’une multitude de tâches souvent complexes

… fait souvent appel à des spécialistes

… exige une organisation claire pour optimiser le processus

"Délégation-Coordination" (matrice des responsabilités)

… implique une analyse financière

… doit être géré dans le temps (durée, délais)

… comporte des aspects novateurs

Un projet … ?


… surtout : des compétences (ressources humaines) de la communication de la coordination un style de conduite

… et encore : de la flexibilité de la tolérance de l’engagement

Un projet c’est …


Un projet désigne un ensemble d’actions ou de tâches ayant pour but de satisfaire au besoin d’un mandant.

Pour être un projet, une partie des conditions suivantes doivent être remplies : Il existe un mandant (= client interne ou externe)

Il existe un chef de projet Un but a été défini Un délai a été défini Un budget a été défini Il est unique Il implique une part de nouveauté ou d'innovation

Définition


N’est pas considéré comme projet :

Toute tâche répétitive Toute tâche qui n’a pas de délai de fin Toute tâche d’une ampleur très petite (beaucoup d'entreprises

définissent un coût minimal pour qu’une action soit considérée comme un projet: 50'000 CHF, 250'000 CHF. Mais dans beaucoup de cas, ce type de limite n’a pas beaucoup de sens.)

Définition


Pour fin janvier, augmenter les nuitées en provenance d'Asie du Sud-est de 15% par rapport à l'année passée

Veiller à la qualité du service après-vente. Développer la vente de cravates en ligne. Avant la fin de l’année, remplacer tout les PC portables

du services externes. En 8 mois, établir une nouvelle politique de

communication pour la marque Swiss. Assurer la disponibilité permanente à l’ERP de

l’entreprise via un intranet pour tous les commerciaux

Exemples de projets ?


Etudes, expertises

Nouveau produit, adaptation du produit

Expansion, construction

Rationalisation

Ré-organisation, intranet

Système qualité

Event, voyage, mariage

…

Types de projets


une idée (ou un problème à résoudre)

un cadre (avec des limites : ce que fera - ne fera pas le projet)

un objectif commun (interne et externe au groupe de projet)

un découpage du projet

des activités spécifiques

une planification des activités

des jalons (points de décision ou de contrôle permettant de suivre l'évolution du projet)

des processus décisionnels

Structure d’un projet


Les raisons d'échec d'un projet


NTIC = Nouvelles Techniques d’Information et de Communication

Les raisons d'échec d'un projet


Conseil savoir perdre du temps

Perdre du temps au début = bonne réflexion préalable bien poser les objectifs bien définir les jalons

bien savoir où l’on va… gain de temps par la suite !


1. Analyse de la situation2. Définition des buts / objectifs3. Développement du concept4. Choix des variantes5. Demande de projet

Démarrage d’un projet


Quels sont les besoins en informations? états des lieux (Méthode des 5 "pourquoi"), études de

marché, étude d’impact, étude de faisabilité, … Où se trouvent les informations ? Comment collecter ces informations ?

Parfois: formulation d’un avant-projet dont le but est de récolter un maximum d’informations pertinentes pour faciliter la prise de décision sur le projet principal qui devra suivre.

1. Analyse de la situation


La méthode des "5 pourquoi" est un outil de questionnement pour réussir à remonter à la source d'un dysfonctionnement ou d'une situation observée

Exemple

Méthode des 5 Pourquoi


Les buts sont des intentions et marquent la volonté de ceux qui les définissent ex. être présent dans 6 mois sur le marché suisse

Le but est connu de tous les participants Le but est accepté par tous les participants Le but tient explicitement compte des intérêts des

parties prenantes les plus importantes

Le but est ensuite décliné en objectifs à atteindre

2. Définition buts/objectifs


Des objectifs bien formulés sont SMART(e):

Spécifiques il touche un seul domaine Mesurables une valeur-cible qui se mesure Attendus une réponse à des besoins Réalisables il est réaliste / faisable Temporelles il a une durée : un début, une fin Ethique il est « propre »

2. Définition buts/objectifs


CRITERES VALEURS-CIBLE OUTILS CONTROLES Part de marché

+ 20% Chiffre d’affaires Comptabilité

Volume des ventes

+ 15% Quantité vendue Comptabilité des stocks

Nombre de succursales

+ 5 Projets d’implantation

Inaugurations

2. Exemple

Nous voulons être plus présent sur la marché romand:


Les pièges à éviter:

Les buts sont trop vagues Les buts n’ont pas d’effet motivant sur l’équipe Les utilisateurs finaux ne sont pas consultés Conditions cadres / environnement social et matériel

ne sont pas suffisamment pris en compte Intérêts des parties prenantes ne sont pas

suffisamment pris en compte

2. Définition des buts


Trouver le chemin pour amener les acteurs du projet vers les buts à atteindre comment le projet sera réalisé?

Prévoir suffisamment de temps Un processus créatif: brainstorming, flow , …

sortir du cadre ordinaire = Outdoor Creative Thinking

Générer des solutions et des variantes possibles Matrice SWOT

3. Développement du concept


L’analyse SWOT ou matrice SWOT, de l'anglais Strengths ( forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats(menaces), est un outil de stratégie d'entreprise permettant de déterminer les options stratégiques envisageables au niveau d'un domaine d'activité stratégique (DAS ou SBU).

Les expressions équivalentes en française sont « Menaces Opportunités Forces Faiblesses » ou « Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces » ;

on utilise d'ailleurs parfois le terme analyse MOFF ou analyse AFOM

Analyse SWOT


Conduire une analyse SWOT consiste à effectuer deux diagnostics : un diagnostic externe, qui identifie les opportunités et

les menaces présentes dans l'environnement. un diagnostic interne, qui identifie les forces et les

faiblesses du domaine d'activité stratégique

Démarche Analyse SWOT


Matrice SWOT

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/8/8a/SWOT_grapheFL.jpg�


Quelques règles pour un brainstorming Quitter le cadre habituel Une salle sans table 2 ou 3 flip charts Toujours 1 ou 2 personnes de l’extérieur Redéfinir exactement le problème au départ La critique est interdite (pas de phrase qui commence

par « mais … ») Prendre l’air avant le brainstorming (promenade) Faire un break après 40 minutes

3. Développement du concept


Décision autoritaire ou analyse multicritère ?

Analyse multicritère : Définir les critères qui seront utilisés pour la décision Pondérer ces critères Evaluer chaque critère de chaque variante et lui attribuer

une note Multiplier chaque note par le poids des critères / note

pondérée Additionner les notes pondérées par variante

4. Choix des variantes


Elle est écrite par le chef de projet Elle est adressée au mandant Souvent, elle est la conclusion d’un avant-projet Parfois on saute cette étape Souvent préalable à la constitution de l’équipe de

projet La signature de la demande libère les premiers

moyens financiers

5. La demande de projet


Le problème / besoin qui est à l’origine du projet Les buts / objectifs principaux du projet Ce que le projet ne fera pas (définition négative des buts) Les jalons principaux Les choix techniques retenus Estimation grossière des ressources nécessaires Estimation du délai final Estimation grossière des coûts Estimation des gains attendus du projet Analyse grossière des risques

5. La demande de projet

Documents

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