Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Projectpetaouchnoc.free.fr/.../Support_project_pour_l_examen.pdf · Martin Schmidt Anteo-consulting.fr 27/02/2009 Planifier et contrôler

Martin Schmidt

Anteo-consulting.fr

27/02/2009

Planifier et contrôler un projetavec Microsoft Project

Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project

Copyright Anteo-Consulting Page 2

Principes de base



Saisir des tâches Tout nouveau projet commence par la saisie de la liste destâches recensées lors de la préparation. Nous allons concevoirun projet concernant l’étude et la réalisation d’un prototype

Créez un nouveau projet

Activez la première cellule de la colonne Nom de la tâche.

Saisissez les tâches suivantes en validant chaque fois parEntrée :

Bureau d’étudesAtelier de découpageAtelier électroniqueMontagePremiers essaisRetouchesPeinture – DécorationDerniers essaisRetouches essaisAnalyse du coût de revientLancement de la série

Supprimer unetâche

Sélectionnez la tâche N°6 (Retouches).

Menu Edition – Supprimer la tâche OU SUPPR au clavier

Insérer unenouvelle tâche

Sélectionnez la tâche Atelier de découpage.

Menu Insertion – Insérer une tâche OU INSERT au clavier.

Saisissez Bureau d’études électroniques et validez par

ENTREE.

Recopier unetâche

Sélectionnez la ligne N°1 (Bureau d’études)

CTRL + C (Copier)

Sélectionnez la ligne N°7 (Peinture – Décoration)

CTRL + V (coller)

Sélectionnez la ligne N°2 (Bureau d’étudesélectroniques)

CTRL + C (Copier)

Sélectionnez la ligne N°9 (Derniers essais)

CTRL + V (coller)

Nous venons de faire une faute volontaire depositionnement : cette tâche copiée devrait être enhuitième position



Déplacer ourenommer une

tâche

Sélectionnez la ligne N°9

Cliquez-glissez la ligne entre la ligne N°7 et N°8

Insérons une nouvelle tâche en début de projet

Sélectionnez la tâche N°1

Tapez INSER au clavier

Saisissez Autorisation prototype

Modifier lalargeur des

colonnes et lefractionnement

des volets

Largeur de colonnes : comme sous Excel, double-cliquez sur le trait vertical situé à droite des colonnes àmodifier ; ici, faites-le pour les 4 premières colonnes.

Fractionnement des volets : Placez la souris sur la barrede fractionnement et réalisez un cliqué-glissé à droitepour visualiser les 4 premières colonnes.

Attribuez unedurée aux tâches

Sélectionnez la cellule Durée de la tâche N°2

Explication : J = jour, m = minutes, h= heure, s = semaine, ms = mois

Saisissez 12s et validez par ENTREE

Saisissez les durées suivantes pour chaque tâche :8s, 8, 2s, 3, 3s, 3, 2, 1s, 3, 3, 2

Créez et imprimezles jalons du

projet

Saisissez 0 pour les tâches 1 et 14

Menu Affichage – Rapports – Vue d’ensemble – Jalons

Etablir lesliaisons entre les

tâches

1ère méthode :

Sélectionnez les lignes 13 et 14

Bouton Lier les tâches (∞) à partir de la barre d’outilsStandard OU CTRL + F2 au clavier

Sélectionnez les lignes 12 et 13

Bouton Lier les tâches (∞) à partir de la barre d’outilsStandard

2ème méthode :

Double-cliquez sur la ligne 6 (Montage)

Sélectionnez l’onglet Prédécesseurs

Cliquez dans la cellule Nom de la tâche et choisissezAtelier de découpage dans la liste



Cliquez à nouveau dans la cellule N° et saisissez 5

Double-cliquez sur la tâche N°4

Sélectionnez l’onglet Prédécesseurs et saisissez 2 dansla cellule N° puis saisissez ensuite 3 dans la cellule N°

La barre N°4 n’est plus visible car la durée des tâches 2 et 3sont trop importantes.

Affichez la colonne Prédécesseurs de la table Entrée duGantt

3ème méthode :

Cliquez dans la cellule prédécesseurs de la tâche N°2

Explication :

si la tâche possède qu’un seul prédécesseur, tapez le N°de cette tâche

si la tâche possède plusieurs prédécesseurs, tapezchaque N° séparé par ;

pour stipuler le type de lien, tapez le N° suivi dessymboles DD, FF, ou DF

saisissez 1 puis validez par ENTREE

pour la tâche N°3, saisissez 1 puis validez par ENTREE

pour la tâche N°5, saisissez 2 ; 3 puis validez par ENTREE




pour la tâche N°10, saisissez 8 ; 9 puis validez parENTREE

pour la tâche N°11, saisissez 8 ; 9 puis validez parENTREE


Timing du projet Menu Projet – Informations sur le projet

Explication :

par défaut, le projet est évalué par rapport à la date dedébut et les tâches commencent le plus tôt.

Vérifiez que le champ Prévisions à partir de estpositionné sur Date de début

Cliquez sur le champ Date de début et choisissez le03/08/09

Explication :

Le diagramme de Gantt est automatiquement mis àjour.



Personnaliser lecalendrier du

projet

Explication :

Avec Microsoft Project, les jours ouvrés vont du Lundi auvendredi, les heures ouvrés de 09 :00 – 12 :00 / 14 :00 –18 :00, soit 40 heures travaillés. Les congés et jours fériésne sont pas indiqués par défaut.

Menu Outils – Modifier le temps de travail

Créez les jours fériés suivants : 14/07, 14/08, 15/08,01/11, 25/12, et le 01/01 de l’année suivante.

Définir leshoraires de travail

l’entreprise accorde le vendredi après-midi

Cliquez sur la colonne V et supprimez les champs 14 :00 et18 :00

Imprimer lecalendrier du

projet

Menu Affichage – Rapports – Vue d’ensemble – Joursouvrés

Modifier lecalendrier globalà partir du projet

Menu Outils – Organiser – Onglet Calendrier

Copiez Standard de droite à gauche

Découvrir lesdates de début etde fin de la tâche

Cliquez n’importe où dans l’affichage du Gantt

Utilisez la touche de votre clavier pour revenir sur la1ère colonne

Vérifiez d’afficher les colonnes Durée, Début et Fin

Cliquez la tâche N°11

Explication :

la tâche indique une durée de 3 jours, commençant lejeudi 14/01 au mercredi 20/01

Cliquez sur le bouton Atteindre la tâche sélectionnée survotre barre d’outils Standard.

Menu Outils – Options – Onglet Affichage

Modifiez le champ Format de date afin d’afficher lesheures.



Enregistrer unnouveau projet

CTRL + S

Saisissez Projet 1a - Prototype comme nom du projet

Exploiterl’organigramme

des tâches

Menu Affichage – Organigramme des tâches

Explication :

une tâche est représentée par une case (nœud) detype rectangle,

Un jalon est représenté par une case de typehexagonale,

Chaque tâche affiche comme information son nom,son N°, sa durée, sa date de début, sa date de fin etles ressources associées,

Le chemin critique est affiché en rouge,

L’interdépendance des tâches est représentée parune ligne diagonale (par défaut) si la tâche est encours, par deux lignes diagonales si la tâche estterminée.

Menu Affichage – Zoom- Ensemble du projet

Visualisez le détail d’une case en pointant dessus

L’affichage est personnalisable

Menu Format – Disposition

Activez Positionnement manuel des cases

Cliquez sur une case et déplacez-la vers le bas

CTRL + Z pour annuler cette opération

La tâche Peinture – Décoration devrait avoir commesuccesseur la tâche Analyse du coût de revient par un liende type FD

Cliquez-glissez la case Peinture – Décoration sur lacase Analyse du coût de revient

Cet affichage peut prêter à confusion

Personnaliserl’organigramme

des tâches

Menu Format – Disposition

Sélectionnez Droite ou Rectiligne du cadre Styles desliaisons

Cochez l’option Afficher les étiquettes des liaisons

Menu Format – Réorganiser maintenant pouraligner horizontalement suivant l’ordrechronologique



Menu Format – Styles des cases pour intervenir surl’aspect des cases

Imprimerl’organigramme

des tâches

Faîtes un aperçu avant impression

Bouton Mise en page – Onglet Légende

Sélectionnez Chaque page au lieu de Page delégende

Autre affichage :le calendrier

Menu Affichage – Calendrier

Explication :

cet affichage renseigne sur le nom du mois visualisé ; lasemaine est représentée en ligne, les jours chômés engris clair, les jours à horaires particuliers en grissoutenu ; une barre de tâche par tâche encadré en bleu,une barre de tâche par jalon en fond noir.

Double-cliquez sur la tâche N°14 (date du 28/01/2010)pour afficher plus de détails

Déplacez l’affichage de mois en mois afin d’être à chevalsur les mois de novembre et de décembre.

Menu Affichage – Zoom et choisir un zoom sur 2semaines.

Menu Format – Echelle de temps – onglet Intitulés de lasemaine

Choisir 5 jours et sélectionnez dans la zone Titreshebdomadaires l’intitulé 1, 2, 3, 4, … (à partir du début)

Réalisez un aperçu avant impression

L’impression comptera 6 pages ! réduisons ce nombre

Cliquez le bouton Mise en page – Onglet Affichage

Choisissez 2 mois par page dans le cadre Imprimer.

Le diagramme deGantt

Menu Affichage – Diagramme de Gantt

Explication :

la partie gauche présente une table sous forme decolonnes (par défaut, il s’agit de la table Entrée) et lapartie droite affiche le diagramme de Gantt (le planning)

Se déplacer sur un Gantt :

Avec la souris sur le planning, Avec la souris sur la table en cliquant sur une tâche et le

bouton Atteindre la tâche, Avec clavier sur la table.



Cliquez sur la tâche N°2 puis cliquez sur le boutonAtteindre la tâche

Menu Edition – Atteindre OU CTRL + T OU F5 – tapez 13

Menu Affichage – Zoom – Ensemble du projet

Modifierl’échelle detemps du

diagramme deGantt

Menu Format – Echelle de temps – onglet Niveauintermédiaire

Explication :

Unités = année, semestre, trimestre, mois, semaine… Nombre = nombre d’affichage de l’unité choisi Etiquette = comment afficher l’unité

Choisissez pour le niveau intermédiaire les paramètressuivants : étiquette = 1, 2, 3, 4 (à partir du début),nombre = 4

Dans le cadre Options, vérifiez que seuls 2 niveaux sontprésentés

Cliquez l’onglet Période chômé et sélectionnez Ne pasdessiner

Changer le typede table du

diagramme deGantt

Menu Affichage

Pointez l’option Table et choisissez Prévisions

Cette table affiche la marge libre et la marge totale

Explication :

La marge libre est la durée pendant laquelle on peutdécaler une tâche sans décaler d’autres tâches

La marge totale est l’intervalle de temps pendant lequelon peut décaler une tâche sans décaler la date de fin duprojet

Réaffichez la table Entrée en réalisant un clic droit sur la1ère cellule en haut à gauche de la table



Poser une date decontrainte

la tâche N°7 (Premiers essais) doit être réalisée dans l’atelier« Le Corbusier », atelier qui sera libéré au plus tôt le vendredi04/12/09 au soir. Cela signifie que les essais ne pourront pascommencer avant le lundi 07/12/09 au matin.

Double-cliquez sur la tâche N°7 – onglet Avancées

Sélectionnez dans la liste Type de contrainte Début auplus tôt le

Saisissez dans la zone Date de contrainte la date 07/12/09

Remarque :

on peut rajouter l’heure manuellement ; exemple :07/12/09 09 :30

Saisir uneremarque

Explication :

les contraintes peuvent être gênantes d’où l’intérêtd’ajouter un commentaire

Menu Projet – Remarques sur la tâche OU bouton sur labarre d’outils Standard

Saisissez le texte suivant : Selon les responsables del’atelier « Le Corbusier », ce dernier sera libéré au plustôt le vendredi 04/12/09 au soir. Nous avons donc poséune contrainte.

Les spécialistes financiers signalent que l’analyse des coûts(tâche N°13) devra être terminée au plus tard le 31/01/10 carle mois de janvier est réservé au bilan.

Double-cliquez sur la tâche N°13 – onglet Avancées

Choisissez la contrainte Fin au plus tard le et saisissez ladate du 01/02/10 09 :00

Cliquez l’onglet Remarque et saisissez le texte suivant :Fin au plus tard le 01/02/10 à 9h00 à la demande duservice financier

L’assistant rappelle que cela peut provoquer des problèmes

Sélectionnez le choix N°3.

Filtrer les tâchescommencées

Sélectionnez, à partir de la barre d’outils Mise en forme,le menu déroulant Filtre puis Tâches avec pièces jointes

Pour réafficher l’ensemble des tâches, sélectionnez ànouveau dans cette liste Toutes les tâches



Consulter uneremarque

Menu Fenêtre – Fractionner

Explication :

La partie inférieure du diagramme de Gantt affiche unefiche qui concerne la tâche active

Réalisez un clic droit dans la partie droite de la fiche

Choisissez Remarques dans la liste

Menu Fenêtre – supprimer le fractionnement

Sauvegarder etfermer un projet

Nous allons enregistrer ce projet et le fermer

Enregistrer : menu Fichier – Enregistrer OU bouton sur labarre d’outils Standard OU CTRL+S au clavier

Fermer : menu Fichier – Fermer OU CTRL+F4 au clavier



Gestion des

affichages

-

Gestion des tâches

complexes



Modifier l’unitéde temps par

défaut pour lesdurées

il s’agit de créer un nouveau projet, la fabrication d’unepoterie.

Créez un nouveau projet

Menu Outils – Options - onglet Prévisions

Affichez la durée en Heures au lieu de Jour

Saisissez les tâches suivantes en validant par ENTREE :

Fabrication de la poterie A200CuissonPeinture 1ère couchePeinture 2ème couchePoterie à stocker

Saisissez ensuite les durées pour chacune des tâches :0, 4, 2, 2, 0

Saisissez les prédécesseurs à partir de la tâche N°2 :1, 2, 3, 4

Renseignez la date de début du projet via le menu Projet– Information sur le projet : 31/07/09


Enregistrez le projet

Définir des délais La tâche N°3 doit attendre 6 heures après la fin de la cuisson

Double-cliquez sur la tâche N°3

Sélectionnez l’onglet Prédécesseurs

Tapez 6h dans le champ Retard

Explication :

Un délai peut être exprimé en unité de temps (mn, h, j, se,ms) ou en pourcentage

Un retard s’exprime en saisissant une valeur positive

Une avance s’exprime en saisissant une valeur négative

Au niveau de la table Entrée, observez le résultat dans lacolonne Prédécesseurs

Définir des délaispar la table

Entrée

Avant chaque manipulation, les couches de peintures doiventsécher 2 heures

Activez la cellule Prédécesseurs de la tâche N°4

Appuyez sur F2 au clavier puis saisissez FD+2h à la suitedu 3 puis validez par ENTREE

Pour la dernière tâche, appuyez sur F2 puis saisissezFD+2h à la suite du 4 puis validez par ENTREE




Explication :

La date de fin du projet est passée au 04/08, date peuréaliste !

Sans autre indication, Microsoft Project ne tient pascompte du temps réel mais des heures ouvrés

Pour ce projet, mieux vaut travailler en temps réel plutôtque en temps ouvrés (le séchage peu intervenir la nuit !)

Travailler entemps écoulé et

non en tempsouvré

Syntaxe :

il s’agit d’ajouter le caractère é à la suite de l’unité detemps choisi pour la durée : mé, hé, jé, sé, et msé

A partir de la colonne Prédécesseurs des tâches N°3, 4, et5, appuyez sur F2 au clavier et rajoutez le caractère é à lafin

Explication : La date de fin du projet affiche dorénavant la date 03/08

18h00

Découvrir lemode Plan

On veut regrouper les tâches 3 et 4 dans une tâcherécapitulative

Sélectionnez la tâche N°3 puis appuyez sur INSER auclavier pour insérer une nouvelle tâche entre les tâches 2et 3

Nommez cette nouvelle tâche Peinture

Sélectionnez les tâches 4 et 5 puis cliquez le boutonAbaisser (barre d’outils Mise en forme)

Explication :

un décalage se produit pour les tâches sélectionnées Le début et la fin du projet est recalculé automatiquement Le diagramme de Gantt affiche ce changement Durée : 5h car 2h pour la 1ère couche + 2h pour la 2ème

couche + 1h de séchage


Insérez une nouvelle tâche récapitulative que vousnommerez Fabrication

Sélectionnez volontairement les tâches 3 et 4 et appliquezsur le bouton Abaisser

On peut englober une tâche récapitulative dans une autre(10 niveaux au maximum)

Ici, nous avons commis une erreur ; la peinture n’appartientpas à la fabrication



Sélectionnez la tâche N°4 et appliquez un retrait négatif(bouton Hausser)

Sélectionnez la cellule Prédécesseurs de la tâche N°2 etsupprimez son contenu

Sélectionnez la cellule Prédécesseurs de la tâche N°3 etsaisissez 1

Explication :

Utilisez les symboles + ou – pour afficher ou masquer ledétail ou bien exploitez le menu déroulant Afficher (barred’outils Mise en forme) en choisissant dans la liste Niveauhiérarchique 1

On peut aussi filtrer toutes les tâches de niveau supérieurou bien filtrer par Tâches récapitulatives (autre menudéroulant de la barre d’outils Mise en forme)

Masquez les tâches subordonnées à la tâche N°4 puis

déplacez la ligne entre la tâche N°1 et N°2

Explication : Microsoft Project autorise le déplacement d’un groupe de

tâches organisées en plan sans perte de logique !

Annulez cette dernière opération.

Imprimer un Plan Menu Affichage – Rapport – Vue d’ensemble – Tâches deniveau supérieur

Définir les optionsd’affichage d’un

Plan

Menu Outils – Options – onglet Affichage

Décochez la case à cocher Symbole

Créer une tâcherépétitive

Explication : le four doit être vérifié chaque matin

Sélectionnez la ligne 2

Menu Insertion – Tâche répétitive

Nommez la nouvelle tâche Vérification du four, sa duréeest égale à 5 minutes (5m)

Activez les options Quotidien et Jours ouvrés

Explication :

un indicateur est automatiquement créé au niveau de latable

Microsoft Project crée autant de tâches que de répétitionet les tâches subordonnées reprennent le nom ainsi que le



numéro

Cliquez sur le symbole + pour afficher le détail de cettetâche répétitive

2 répétitions et une durée de 7,08h

Menu Outils – Options - onglet Prévisions

Affichez la durée en minutes

Explication : 7,08h = 425 mn, c'est-à-dire 5mn + (7h-5mn) + 5mn (7h-5mn) correspond au délai entre la 1ère couche et la

2ème couche Le projet commence donc le 31/07 à 9h00 et se termine le

03/08 à 18h00

Menu Affichage – Organigramme des tâches


Seules quelques tâches sont critiques !

Planifier par ladate de fin

imaginons que ce projet doit impérativement être terminé le03/08 à 12h00

Menu Projet – Information sur le projet

Choisissez Date de fin du projet de la liste Prévisions àpartir de

Modifiez la date de fin en 03/08 12 :00

Menu Affichage – Gantt

Explication : Le projet se termine bien avant le 03/08 mais avec ce

calcul au plus juste, le projet doit commencer le 30/07 à14h

Enregistrez votre projet Projet 2 - Poterie



Rechercher le

meilleur équilibre

d’un projet



Ajuster le chemincritique

Rechercher le meilleur équilibre d’un projet revient à ajuster lechemin critique pour tenir compte des délais et optimiser lesdurées tout en conservant la qualité.

Ouvrez le projet intitulé Projet 1a - Prototype

Filtrez le projet afin d’afficher les tâches critiquesuniquement (menu déroulant à partir de la barre d’outilsMise en forme

Cliquez sur le bouton Assistant Gantt sur la barre d’outilsMise en forme puis sélectionnez Chemin critique dans laliste proposée puis sur le bouton Terminer, et enfin sur lebouton Mettre en forme

Affichez à nouveau toutes les tâches

On souhaite diminuer la durée de la tâche critique N°5.

Cliquez dans la cellule Durée de la tâche N°5 et tapez 1sm

La date de fin passe du 28/01 16h00 à 26/01 12h00 et latâche N°6 devient critique.

Double-cliquez sur la tâche N°5 et saisissez la remarquesuivante : Après accord des responsables, la duréeinitiale de 2 semaines a été réduite à 1 (ressourcesupplémentaire impliquée dans la tâche)

Imprimer lechemin critique

En filtrant le diagramme de Gantt

Via l’Organigramme des tâches

Via le menu Affichage – Rapport

Vérifier l’intérêtdes dates decontraintes

posées

Par un filtre :

A partir du menu déroulant de la barre d’outils Mise enforme, filtrez les Tâches avec date figée

Annulez cette opérationPar une table :

Menu Affichage – Tables – plus de tables…

Choisissez Dates de contraintes

Imprimez cette table

Menu Affichage – Tables – Entrée pour réafficher la tablepar défaut

Optimiser lesliaisons

Via la fiche Prédécesseurs et successeurs :


Menu Fenêtre – Fractionner

Réalisez un clic droit dans la fiche puis sélectionnez



Prédécesseurs et successeurs

Via le Schéma des dépendances :

Menu Affichage – Plus d’affichages – Schéma desdépendances

Via une table :

Supprimez le fractionnement

Menu Affichage – Tables – Plus de tables

Cliquez le bouton Créer

Créez la table de la manière suivante :

Nom = Liaisons

cochez Visible

4 champs sont à créer

1er champ :Nom = N°, Données alignées = Droite, largeur = 4

2ème champ :Nom = Nom, Données alignées = Gauche, largeur = 33

3ème champ :Nom = Prédécesseur, Données alignées = Centre, largeur = 16

4ème champ :Nom = Successeur, Données alignées = Centre, largeur = 13

Autres idéesd’optimisation

La tâche N°4 peut commencer 5 jours avant la fin de latâche Bureau d’études et la tâche N°8 peut commencer 1jour avant la fin de la tâche N°7

Cliquez dans la cellule Prédécesseurs pour la tâche N°4

Changez 2 ; 3 en 2FD-5j ; 3

Cliquez dans la cellule Prédécesseurs pour la tâche N°8

Changez 7 en 7FD-1j

Par défaut, toujours chercher l’exécution simultanée destâches : FD = DD + retard et FD = FD + avance

La tâche N°8 n’est plus sur le chemin critique mais la tâcheN°7 l’est devenue

Etudiez si les longues tâches ne peuvent pas être diviséesen sous-tâches possédant leurs propres liaisons. Dans cetexemple, les 1ers essais portent sur 2 points : lefonctionnement (2 semaines) et la solidité (1 semaine)Par ailleurs, les tests de solidité commencent 3 jours avantle début des tests de fonctionnement

Menu Affichage – Tables – Entrée

Sélectionnez les tâches N°8 et N°9 puis INSER au clavier

En ligne 8, saisissez Fonctionnement, 2sm, 6 (comme



prédécesseur)

En ligne 9, saisissez Solidité, 1sm, 8DD+3j

Sélectionnez les tâches 8 et 9 et cliquez le boutonAbaisser sur la barre d’outils Mise en forme

Du fait de cette modification, certaines liaisons sont àcorriger : la tâche N°10 ne devrait plus être liée à la N°7mais à la fois à la N°8 avec 1 jour d’avance et à la N°9 ; etla tâche N°11 devrait être liée à la 8 et à la 12

Cliquez dans la cellule Prédécesseurs de la tâche N°10

Tapez 8DD-1j ; 9


Tapez 8 ; 9


Tapez SUPPR

Prendreconscience des

marges existantes

Menu Affichage – Tables – Prévisions

Menu Affichage – Plus d’affichages – Gantt relatif auxmarges

Explication : Tâches critiques en rouge Tâches standards en bleu Marge + durée en vert

Prendreconscience des

marges existantes

Menu Affichage – Tables – Prévisions

Menu Affichage – Plus d’affichages – Gantt relatif auxmarges

Explication : Tâches critiques en rouge Tâches standards en bleu Marge + durée en vert

Enregistrer uneplanification

initiale

La conception de ce projet est dorénavant terminée. Il peutdonc entrer en phase de conception. Indiquons-le à MicrosoftProject en enregistrant une planification initiale.

Explication : La planification permet d’établir des comparaisons lors du

suivi du projet entre les prévisions et les réalisations. Aucours de cet enregistrement, Microsoft Project vaprocéder à la recopie de nombreuses informations parmilesquelles figurent les champs Durée planifiée, Début



planifié, et Fin planifiée La planification initiale peut être refaite autant de fois que

nécessaire afin de tenir compte d’importantschangements.

Sans planification initiale, Microsoft Project n’accepteaucun suivi.

Menu Outils – Suivi – Enregistrer la planification initiale

Afficher la tabledes planifications

Menu Affichage – Tables – plus de tables - Planification

Renseigner ladate

d’avancement

Avant tout suivi, il est important de renseigner la dated’avancement du projet

Par défaut, la date d’avancement du projet correspond àla date du jour


Renseignez la zone Date actuelle par 25/11/09

Explication : Au niveau du Planning, la date d’avancement est indiquée

par une ligne verticale en pointillé ; les tâches situées à sagauche sont terminées (c’est le passé), celles traverséespar la date du jour devraient être en cours (c’est leprésent), et celles de droite encore à faire (c’est le futur).

La date d’avancement ainsi modifiée n’est pas mémoriséeaprès fermeture du projet

Mettre en valeurla date du jour

dans le planning

La date du jour est assez peu visible par défaut. En phase desuivi, elle mérite d’être mise en valeur

Menu Format – Quadrillage

Sélectionnez Date du jour dans la liste puis une couleurde votre choix

Filtrer les tâchessur un intervalle

de temps

Ouvrez la liste déroulante Filtre (barre d’outils Mise enforme) et sélectionnez Intervalle de temps

Tapez 03/08/09 puis 25/11/09, soit l’intervalle de tempsentre le début du projet et la date du jour

Les bureaux d’études et l’atelier de découpage devraient êtreterminés et l’atelier électronique devrait être en cours

Menu Affichage – Tables – Entrée puis



Menu Affichage – Tables - Liaisons

Mettre à jourl’avancement en

automatique

Procédons à la mise à jour de leur avancement. Aprèsvérification avec les responsables, tout s’est déroulé commeprévu

Menu Outils – Suivi – Mettre à jour le projet – OK

Explication : L’avancement est matérialisé par un trait noir Les tâches N°2, N°3, et N°4 sont terminées donc ne sont

plus sur le chemin critique


Explication :

Réactiver cet affichage standard a permis de retrouver latable Prévisions et toutes les tâches. Mais nous avonsperdu la date du jour.

Indiquons maintenant une nouvelle date d’avancement


Saisissez comme Date actuelle le 15/12/09

Mettre à jourl’avancement en

manuel

Saisie des tâches terminées :


Menu Outils – Suivi – Mettre à jour les tâches

Explication :

Cette tâche ayant été mise partiellement à jour, MicrosoftProject rappelle les éléments déjà connus : la date réellede début, le pourcentage achevé sur une durée réelle de0,68 semaine ; s’il n’y a pas de changement de durée, ilreste encore 0,33 semaine (ces données sont celles dusuivi fait le 25/11/09)

Si tout s’est déroulé conformément aux prévisions…

Tapez 100% dans le champ % achevé

Si la tâche a duré plus longtemps que prévu…

Tapez 5j dans le champ Durée réelle

La tâche N°5 est finie et la durée a été recalculée

Occupons nous maintenant des tâches N°6 et N°8

Sélectionnez la tâche N°6 puis choisissez Outils – Suivi –Mettre à jour les tâches

Tapez 26/11/09 dans le champ Début (cadre Réel)



Tapez 03/12/09 12 : 00 dans le champ Durée (cadre Réel)

1,25 jour de retard supplémentaire est le fait de la tâche 6

Sélectionnez la tâche N°8 puis choisissez Outils – Suivi –Mettre à jour les tâches

Saisie des tâches non terminées

Explication : Pour indiquer qu’une tâche est non terminée, les

modifications portent soit sur le % achevé (entre 0 et100%), soit sur la Durée réelle inférieure à la duréeplanifiée, soit sur la Durée restante supérieure à 0.

Si un de ces champs est modifié, Microsoft Projectrecalcule les 2 autres par rapport à la planification initiale.Si cela n’est pas conforme à la réalité, utilisez plusieurschamps.

Exemple : une tâche planifiée sur une durée de 5 jours

Hypothèse N°1 : au bout de 2,5 jours, la tâche estterminée

Saisies Calcul

% achevé : 50 Durée réelle : 2,5jdurée restante : 2,5 j

Durée réelle : 2,5 j % achevé : 50durée restante : 2,5 j

Durée restante : 2,5 j % achevé : 60durée réelle : 2,5 j

Hypothèse N°2 : au bout de 3 jours, on a réalisé seulement50% du travail

Saisies Calcul

% achevé : 50 Durée réelle : 2,5jdurée restante : 2,5 j

Durée réelle : 3 j % achevé : 60durée restante : 2 j

pour être conforme, ile faut saisir les 2 champs ; MicrosoftProject analyse alors que la durée sera plus longue et baseses calculs sur une durée de 6 jours et donc place 3 joursdans la durée restante

Hypothèse N°3 : au bout de 3 jours, on s’aperçoit qu’ilreste encore 4 jours de travail

Saisies Calcul

Durée réelle : 3 j % achevé : 60durée restante : 2 j

Durée restante : 4 j % achevé : 20durée réelle : 1 j

Pour être conforme, il faut aussi saisir les 2 champs ;



Microsoft Project passe alors la durée à 7 jours et calcule43%

Sélectionnez la tâche N°8 et modifiez le % achevé à 74%

Constater lesécarts entre

réalisations etprévisions

Par le Gantt suivi :

Menu Affichage – Gantt Suivi

Par la table Variation

Menu Affichage – Tables – Variation

Par une table personnalisée

Menu Affichage – Tables – Plus de tables

Cliquez le bouton Créer

Nommez la nouvelle table Ecarts des tâches et affichez les5 champs suivants :

o 1er champ : N°, Gauche, 4o 2ème champ : Nom, Gauche, 33o 3ème champ : Variation de durée, Droite, 18o 4ème champ : Variation de début, Droite, 23o 5ème champ : Variation de fin, Droite, 20

Exploiter la barred’outils Suivi

Simulons à nouveau un changement de date du jour

Menu Project – Information sur le projet

Modifiez la Date actuelle à 21/12/09 09 : 00

Menu Affichage – Barre d’outils – Suivi


Cliquez sur le bouton 100%


Cliquez sur le bouton Mettre à jour la tâche

Tapez 6j dans le champ Durée réelle

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Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Projectpetaouchnoc.free.fr/.../Support_project_pour_l_examen.pdf · Martin Schmidt Anteo-consulting.fr 27/02/2009 Planifier et contrôler