1 Établissement public : Réussir lexternalisation de sa consolidation Erwan Lirin, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Consolidation et Reporting

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Établissement public :

Réussir l’externalisationde sa consolidation

Erwan Lirin,Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Consolidation et Reporting

Laurent Paumelle,Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Secteur Public

Guides et méthodologies

Formation Consolidation Secteur public

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Synthèse

Analyser et formaliser les besoins1. Analyser les enjeux de la consolidation2. Analyser le processus de la consolidation3. Analyser l’information de synthèse

Analyser l’environnement de la consolidation

Optimiser l’organisation actuelle en s’appuyant sur l’analyse de l’environnement de la consolidation

1. Sécuriser le processus2. Définir les livrables3. Définir le périmètre des travaux externalisés4. Définir une architecture système

Définir l’organisation cible

Analyser l’environnement de la consolidation et la définition de l’organisation cible permettant de déterminer un scénario d’externalisation3 exemples de scénarios :

1. Externalisation totale2. Externalisation partielle décentralisée3. Externalisation partielle centralisée

Élaborer le scénario d’externalisation

Déploiement de l’organisation découlant du scénario retenu1. Reprise des données historiques de consolidation2. Formation des filiales et des équipes centrales3. Déploiement du système4. Définition et formalisation du scénario de réversibilité

Mise en œuvre de l’externalisation

Mode opératoire pour réussir l’externalisation de sa consolidation.

- Identification des critères fonctionnels et techniques

- Processus de remontée des informations

- Répartition des tâches

- Architecture système

- Planification adaptée

- Traitements de consolidation liés à l’activité

- Plan de réversibilité- Formation - Coordination des

travaux- Reprise des

données historiques

- Analyse des comptes

Conditions du succès

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« Les réformes identifiées permettent de mutualiser certaines tâches de support (le back office) et de développer l’externalisation sur des fonctions qui ne sont pas au cœur de métier de l’Etat. »

Eric Woerth, ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique, rapporteur général de la Révision Générale des Politiques Publiques. Rapport présenté au conseil de modernisation des politiques publiques le 4 avril 2008

Préambule

Dans le prolongement des orientations fixées dans le cadre de la Revue Générale des

Politiques Publiques (RGPP), les établissements publics sont de plus en plus nombreux à

choisir de sous-traiter leur processus de consolidation comptable, selon un modèle désormais

très répandu dans les entreprises.

En effet, ce processus techniquement complexe réclame un investissement initial humain et

technologique, difficile à rentabiliser pour les groupes ne consolidant qu’une seule fois dans

l’année. Dans ce contexte, l’externalisation auprès d’un expert peut être une solution efficiente.

Encore faut-il réussir ce transfert en adoptant un scénario d’externalisation adapté aux

contraintes de l’établissement.

Ce guide propose un mode opératoire pour réussir l’externalisation des comptes consolidés. Ce

mode opératoire est issu de la méthodologie et de la pratique des équipes consolidation et

reporting de BMA dans la conduite de tels projets. Il est présenté dans le cadre des formations

consolidation de BMA Conseil et formation.

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LA NECESSITE D’UNE METHODOLOGIE ADAPTEE

Analyser l’environnement de consolidation



ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 1

ETAPE 4

Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation

Le prestataire en charge de l’externalisation peut être choisi préalablement à ces travaux ou après avoir défini le scénario d’externalisation. Ce choix doit tenir compte de la capacité du prestataire à déployer, puis à faire évoluer un dispositif répondant aux besoins exprimés par l’établissement public.

Le projet d’externalisation des comptes consolidés doit être conduit en quatre étapes successives. Il débute par le diagnostic de l’organisation existante pour ensuite construire le dispositif cible. Ces deux premières étapes permettront d’élaborer le scénario d’externalisation. Le projet s’achève par la mise en œuvre de l’externalisation.

Le scénario d’externalisation retenu doit permettre à tout moment à l’établissement public de ré-internaliser ses travaux de consolidation selon un mode opératoire prédéfini : le plan de réversibilité.

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ETAPE 1 – ANALYSER L’ENVIRONNEMENT DE CONSOLIDATION



ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 1

ETAPE 4


Le diagnostic de l’existant porte notamment sur :

• Les enjeux de la consolidation de l’établissement;

• le processus de consolidation lui-même;

• l’information de synthèse délivrée.

Il conduit aussi à confirmer les objectifs alloués à la fonction consolidation.


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ANALYSER LES ENJEUX DE LA CONSOLIDATION

Besoin de ressources

Besoin d’expertises

Besoin de procédures, d’outils et de

formation

Périodicité d’établissement des comptes consolidés

X

Référentiel utilisé et exposition aux problématiques techniques

X X

Périmètre de consolidation et implantation de l’établissement public

X X X

Objectifs alloués à l’information financière

X

1. Décrire l’environnement de consolidation existantBesoin d’expertiseCertains établissements ont un besoin fort d’apport en expertise consolidation tout en ayant un volume faible d’information à traiter. Ce peut être le cas par exemple d’un établissement public confronté à de nombreux retraitements : homogénéisation des pratiques comptables en vigueur dans ses filiales, avantages au personnel, variations de périmètre fréquentes, opérations en devises…

Dans ce cas, l’agent comptable aura besoin de conseil en management comptable et d’expertise technique en matière de consolidation.

Besoin de ressources Certains établissements publics ont ponctuellement un besoin de ressources pour traiter un volume important d’information, tout en ayant une exposition faible aux problématiques techniques.

L’agent comptable souhaitera alors se décharger d’un sujet non stratégique. Il aura des attentes plus fortes en termes d’organisation du processus, d’optimisation des procédures de consolidation et de gestion du volume d’information à traiter.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

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ANALYSER LE PROCESSUS DE LA CONSOLIDATION

1. Décrire l’environnement de consolidation existant

Après avoir décrit l’environnement de consolidation, il est nécessaire d’analyser en détail l’organisation existante.

Cette analyse a pour objectifs :

• de décrire le niveau de décentralisation des travaux, la contribution des différents intervenants ainsi que le niveau de validation des informations ;

• d’identifier les zones de complexité et de mesurer leur maîtrise par les équipes en interne ;

• d’établir les différentes sources d’informations : services juridiques, département fiscal, contrôle de gestion.

Processus de consolidation

Intervenants Niveau de maîtrise du processus

Équipes centrales

Filiales Autres

Calendrier et instructions de consolidation

X X +++

Arrêté des comptes sociaux X +++

Réconciliation des opérations intragroupes

X -

Alimentation des liasses de consolidation

X ++

Retraitement des comptes aux normes 99-02

X X X +

Travaux de consolidation (bouclage) X -

Analyse des comptes X +

Rapprochement avec les données de gestion

X +

Établissement du tableau des flux de trésorerie

X X +

Établissement des états financiers consolidés

X ++

Dossier d’analyse X ++

Revue et contrôle des états financiers X ++

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

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ANALYSER L’INFORMATION DE SYNTHESE

Cette revue des états financiers consolidés offre aussi

l’occasion de comprendre les attentes des différents «clients»

de la fonction consolidation (agent comptable, secrétaire

général, direction financière, contrôle de gestion, ministères de

tutelle…).

En effet, l’information minimale délivrée par les états financiers

consolidés et les notes aux états financiers est généralement

complétée d’éléments d’analyse indispensables à

l’appropriation des comptes par l’établissement.

Le dispositif final d’externalisation est conçu pour répondre à la

diversité de ces besoins en information, qu’ils soient imposés

par la réglementation comptable ou destinés au management

interne pour améliorer le pilotage de l’établissement.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

Production des comptes

consolidés

Obligations légales et

réglementaires

Besoins en information de

pilotage

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ETAPE 2 – DEFINIR L’ORGANISATION CIBLE



ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 1

ETAPE 4


La construction de l’organisation cible repose pour l’essentiel sur les besoins en information et sur l’autonomie que souhaite conserver l’établissement en termes de processus et de systèmes d’information.

La définition de l’organisation cible porte successivement sur :

• la sécurisation des processus et la définition des livrables ;

• la définition du périmètre des travaux externalisés ;

• la définition de l’architecture système et le choix de l’outil de consolidation.


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SECURISER LE PROCESSUS ET DEFINIR LES LIVRABLES

Améliorer l’existant

Les points de dysfonctionnement identifiés dans le cadre de la phase d’analyse de l’existant peuvent conduire l’établissement public et le prestataire à fiabiliser certaines étapes du processus.

Ces travaux peuvent comprendre notamment :

• la mise en place d’outils et de procédures complémentaires, des compléments de formation des intervenants ;

• l’optimisation des processus comptables amont (par exemple : optimisation du processus d’arrêté des comptes sociaux).

Compléter l’existant

Le format des nouveaux livrables doit être défini : dossier d’analyse, états financiers.

Certains besoins spécifiques de l’établissement public peuvent nécessiter des adaptations de paramétrage du logiciel de consolidation : création d’états de restitution, création de comptes.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

Production des comptes

consolidés

Contrôle des informations délivrées

Intégration des données des filiales

Re

stitu

tion

de

s in

form

atio

ns T

rait

em

en

t d

es

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s d

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so

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on

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DEFINIR LE PERIMETRE DES TRAVAUX EXTERNALISES

Le périmètre de l’externalisation dépend, entre autres :

• des sources d’information ;• de la complexité des retraitements opérés et du niveau

de connaissance de l’activité qu’ils nécessitent ;• du degré de maîtrise technique de ces travaux en

interne;• de l’investissement nécessaire à l’acquisition ou au

maintien de compétences en interne ;• de la valeur ajoutée attendue du prestataire.

Après analyse, l’établissement public peut souhaiter se désengager totalement des travaux de production tout en conservant un rôle de revue et de contrôle de l’information délivrée.

Il peut à l’inverse décider de continuer à assumer en interne partiellement certains travaux d’évaluation, de tests de valeurs nécessitant une maîtrise de l’activité de l’établissement.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

Les compétences

Les processus Les outils

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DEFINIR UNE ARCHITECTURE SYSTEME

L’architecture système sera plus ou moins complexe en fonction du scénario retenu.

Différents cas de figure peuvent être distingués :

• l’établissement souhaite continuer à utiliser son système de consolidation actuel : dans ce cas le prestataire s’intégrera dans cet environnement pour optimiser certains aspects du processus (schéma A) ;

• le prestataire met à disposition sa plateforme de consolidation pour partager avec l’établissement l’ensemble de son savoir-faire technologique et prendre à sa charge tous les enjeux de maintenance et d’évolution des systèmes (schéma B).

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

Pare-feuPare-feu

Serveur applicatif

Filiales

Groupe

Équipe BMA

BMA

httpshttps

https

Serveur applicatif et de base de données Sauvegardes

hors site

Prestataire

Pare-feuServeur applicatif

Serveur de secours

Serveur de base de données

Sauvegardes hors site

Détection d’intrusion

Filiales GroupeÉquipe

dédiée

Établissement Prestataire

httpshttps

Schéma A

Schéma B

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ETAPE 3 – ELABORER LE SCENARIO D’EXTERNALISATION



Élaborer lescénario d’externalisation

ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 1

ETAPE 4


La description du processus de consolidation et le choix d’organisation permettent à l’établissement public de déterminer en lien avec le prestataire un scénario d’externalisation.

Ce scénario doit définir précisément la répartition des travaux entre les différents intervenants, les livrables, l’architecture système ainsi que le calendrier de réalisation.

Quelque soit l’organisation retenue, l’établissement désigne en interne une personne en charge de la coordination des opérations en lien avec les filiales et le prestataire.

Trois exemples de scénarios sont présentés ici :

• Scénario A – Externalisation totale ;

• Scénario B – Externalisation partielle avec intervention des filiales ;

• Scénario C – Externalisation partielle avec intervention de l’établissement public.

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SCENARIO A – Externalisation totale

L’établissement délègue ici la totalité du

processus.

Le prestataire réalise l’ensemble des tâches à

commencer par l’établissement des liasses de

consolidation, à partir des comptes sociaux

fournis par l’établissement et ses filiales.

Une architecture système simple peut être mise

en œuvre puisque, dans cette hypothèse,

l’établissement ne souhaite pas avoir accès à

l’outil de consolidation. Une application en

monoposte suffit au prestataire pour accomplir

sa mission.

L’établissement public a essentiellement un rôle

de revue des états financiers.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4


Scénario A :

Externalisation totale

Etabt Filiales Presta-taire

Calendrier et instructions de consolidation X

Arrêté des comptes sociaux X

Réconciliation des opérations intragroupes X X

Alimentation des liasses de consolidation X

Retraitement des comptes aux normes CRC 99-02 en tenant compte des options retenues

X

Traitement des travaux de consolidation (bouclage)

X

Analyse des comptes X


X


X


X

Dossier d’analyse X

Revue et contrôle des états financiers X X

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Les filiales ont en charge l’établissement des

informations d’ «entrée» (liasses de consolidation,

intragroupes,..).

Le prestataire se focalise sur les travaux de

production et d’analyse des comptes consolidés.

Dans ce scénario, une architecture système

permettant à l’établissement et au prestataire de

travailler sur une plateforme commune est

préférable.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4SCENARIO B – Externalisation partielle décentralisée


Scénario B : Externalisation partielle

décentralisée




Réconciliation des opérations intragroupes X



X


X

Analyse des comptes X X


X


X


X X


Revue et contrôle des états financiers X

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L’établissement conserve un rôle actif dans l’évaluation de

retraitements et l’analyse des comptes consolidés.

Les filiales sont peu sollicitées. Une architecture système

mixte peut être retenue afin de permettre notamment

l’alimentation en décentralisé des liasses de consolidation,

par exemple en mettant en place des postes de saisie

décentralisée.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4SCENARIO C – Externalisation partielle centralisée


Scénario C : Externalisation partielle

centralisée




Réconciliation des opérations intragroupes X



X


X

Analyse des comptes X


X


X


X


Revue et contrôle des états financiers X

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ETAPE 4 – MISE EN ŒUVRE DE L’EXTERNALISATION



Élaborer lescénario d’externalisation

ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 1

ETAPE 4


La dernière étape conduit à déployer l’organisation précédemment définie dans le cadre de la configuration informatique retenue.

Selon le scénario d’externalisation retenu, le déploiement intègre :

• la reprise des données historiques ;

• la formation des filiales ;

• la formation des équipes de l’établissement.

En tout état de cause, un plan de réversibilité doit être établi dès ce stade.

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DEPLOIEMENT DE L’ORGANISATION

• La reprise des données historiques de

consolidation : le périmètre des données reprises

dans le nouvel outil doit être adapté aux besoins de

l’établissement public. Il doit tenir compte des

besoins d’analyse (exercice précédent, trimestres

précédents). La reprise peut ainsi être réalisée en

solde à la clôture de l’exercice précédent ou en flux

sur plusieurs périodes annuelles et intermédiaires.

• La formation des filiales à l’utilisation de l’outil de

consolidation et à certaines étapes du processus :

saisie des liasses, réconciliation des opérations

intragroupes.

• La formation des équipes centrales : consultation

des états consolidés, utilisation des fonctionnalités

d’analyse.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

Rythme de déploiement

Le déploiement de l’organisation peut être opéré

en une seule fois ou progressivement sur

plusieurs arrêtés. Le choix pour l’une ou l’autre

de ces solutions doit être opéré en fonction de la

complexité du processus de consolidation et du

calendrier imparti pour la mise en place de

l’externalisation.

Un travail permanent de fiabilisation et

d’optimisation de l’organisation déployée doit

être réalisé notamment en fixant de nouveaux

objectifs à chaque arrêté que ce soit en termes

d’analyse, de traitement des informations ou de

«fluidité» des processus.

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SCENARIO DE REVERSIBILITE

Le scénario de réversibilité doit garantir à l’établissement public la possibilité à tout moment de ré-internaliser ses travaux de consolidation. Il doit ainsi prévoir :

• les conditions de maintien de l’architecture système utilisée notamment dans le cadre d’une plateforme commune ;

• les modalités de mise en place d’un nouvel outil et de reprise des données de consolidation ;

• l’accessibilité aux données historiques de consolidation.

Étape 1

Étape 2

Étape3

Étape4

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Les conditions du succès

- La maîtrise initiale des enjeux du processus de consolidation (périmètre, critères fonctionnels et techniques

- La formalisation détaillée du processus de remontée des informations

- La définition précise de la répartition des tâches entre l’établissement, ses filiales et le prestataire

- L’adaptation de l’architecture système aux besoins de l’établissement

- La sécurisation d’un processus devant répondre aux obligations réglementaires en matière de contrôle interne

- La prise d’engagements mutuels sur le planning

- L’identification en amont des traitements de consolidation liés à l’activité

- La formation appropriée des différents intervenants

- L’implication de l’établissement public dans la coordination des travaux

- L’appropriation des comptes par l’établissement public

- La mise en place d’un processus auditable par les réviseurs internes et externes de l’établissement

- La sécurisation de l’avenir garantie initialement dans un plan de réversibilité




ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 1

ETAPE 4


ETAPE 4


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BMA Conseil et Formation est l'organisme de formation agréé du cabinet Bellot Mullenbach & Associés.

Il a pour vocation d'accompagner les acteurs économiques dans leur recherche de performance et dans les évolutions réglementaires qui encadrent leurs métiers.

Son savoir-faire repose sur la complémentarité entre les « experts praticiens » du cabinet BMA - Bellot Mullenbach et Associés et l'équipe pédagogique de BMA Conseil et Formation.

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1 Établissement public : Réussir lexternalisation de sa consolidation Erwan Lirin, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Consolidation et Reporting