11

Gestion de Projet Gestion de Projet Pilotage – 3Pilotage – 3ReportingReporting

Préparé par : Gérard Battarel, AnglesPréparé par : Gérard Battarel, AnglesPour : l’Université René DescartesPour : l’Université René DescartesMai 2006Mai 2006

© Copyright 2004 Gérard Battarel - Reproduction interdite sans autorisation de l’auteur

22

ObjectifsObjectifs

Apprendre à organiser le Apprendre à organiser le reporting et la communicationreporting et la communication

33

L’environnement de reportingL’environnement de reporting

Hiérarchie

MOAMOE Projet

44

Le reporting vers l’équipeLe reporting vers l’équipe

Hiérarchie

MOE Projet MOA

55

Le reporting vers l’équipeLe reporting vers l’équipe

Objectifs :Objectifs :– Partager la vision du projet ?Partager la vision du projet ?– Partager les risques ?Partager les risques ?– Partager le niveau de progrès ?Partager le niveau de progrès ?– Partager les problèmes ?Partager les problèmes ?– Partager les résultats ?Partager les résultats ?– Partager les urgences ?Partager les urgences ?– Développer la cohésion ?Développer la cohésion ?– Développer la mobilisation ?Développer la mobilisation ?

66

Le reporting vers l’équipeLe reporting vers l’équipe

Objectifs :Objectifs :– Partager la vision du projet ? Partager la vision du projet ? ParfoisParfois– Partager les risques ?Partager les risques ? Pas tousPas tous– Partager le niveau de progrès ?Partager le niveau de progrès ? OuiOui– Partager les problèmes ?Partager les problèmes ? Pas tousPas tous– Partager les résultats ?Partager les résultats ? OuiOui– Partager les urgences ?Partager les urgences ? OuiOui– Développer la cohésion ?Développer la cohésion ? OuiOui– Développer la mobilisation ?Développer la mobilisation ? OuiOui

77

Le reporting vers l’équipe : Le reporting vers l’équipe : processusprocessus

Réunion d’information, courte (30 Réunion d’information, courte (30 minutes max), avec questionsminutes max), avec questions

Rituelle : même jour, même heure, Rituelle : même jour, même heure, même duréemême durée

Périodicité rapprochée (1 semaine)Périodicité rapprochée (1 semaine) Peut s’appuyer sur des outils de Peut s’appuyer sur des outils de

l’équipe : intranet, groupware, mais le l’équipe : intranet, groupware, mais le support écrit n’est indispensable que support écrit n’est indispensable que pour les points d’actionpour les points d’action

88

Le reporting vers l’équipe : Le reporting vers l’équipe : contenucontenu

Projet : Projet : – Appréciation du chef de projet de la Appréciation du chef de projet de la

situation (mobilisation)situation (mobilisation)– Indicateurs de progrèsIndicateurs de progrès– Accomplissements depuis la dernière foisAccomplissements depuis la dernière fois– Priorités pour la période à venirPriorités pour la période à venir– Suivi des points d’action des réunions Suivi des points d’action des réunions

précédentesprécédentes– Questions : envisager le mode de Questions : envisager le mode de

traitement, ne pas traiter sur place si la traitement, ne pas traiter sur place si la réponse n’est pas évidenteréponse n’est pas évidente

99

Le reporting vers l’équipe : Le reporting vers l’équipe : contenucontenu

Venant de la MOA : feedback de Venant de la MOA : feedback de réunions de pilotage ou de réunions de pilotage ou de contacts diverscontacts divers– Changements côté MOAChangements côté MOA– Feedback MOA concernant l’équipeFeedback MOA concernant l’équipe– Résultat de requêtes antérieures à la MOARésultat de requêtes antérieures à la MOA

1010

Le reporting vers la maîtrise Le reporting vers la maîtrise d‘ouvraged‘ouvrage

Hiérarchie

MOAMOE Projet

1111

Le reporting vers la MOA – Le reporting vers la MOA – Projet en responsabilitéProjet en responsabilité

Objectifs :Objectifs :– Partager la vision du projet ?Partager la vision du projet ? ParfoisParfois– Partager les risques ?Partager les risques ? Pas tousPas tous– Partager le niveau de progrès ?Partager le niveau de progrès ? Oui maisOui mais– Partager les difficultés ?Partager les difficultés ? ParfoisParfois– Partager les résultats ?Partager les résultats ? OuiOui– Partager les urgences ?Partager les urgences ? OuiOui– Vérifier la cohésion ?Vérifier la cohésion ? OuiOui– Développer la mobilisation ?Développer la mobilisation ? Si Si

nécessairenécessaire

1212

Le reporting vers la MOA - Le reporting vers la MOA - ProcessusProcessus

Réunion (comité de pilotage) précédée Réunion (comité de pilotage) précédée d’un rapport d’activité et compte-d’un rapport d’activité et compte-rendu approuvérendu approuvé

Périodicité : un à trois mois Périodicité : un à trois mois Durée : fonction de l’ordre du jourDurée : fonction de l’ordre du jour

Préparer : la réunion est le lieu de Préparer : la réunion est le lieu de résolutions et de décisions, pas de résolutions et de décisions, pas de découvertesdécouvertes– Ordre du jourOrdre du jour– Diffusion de documents à l’avance, contactsDiffusion de documents à l’avance, contacts

1313

Le reporting vers la MOA – Le reporting vers la MOA – Rapport d’activitéRapport d’activité

Précède le comité de pilotage, ou a Précède le comité de pilotage, ou a une fréquence plus élevée une fréquence plus élevée (mensuel)(mensuel)

Contenu : Contenu : – IndicateursIndicateurs– Faits marquants durant la période écouléeFaits marquants durant la période écoulée– Difficultés nécessitant une assistance clientDifficultés nécessitant une assistance client– Prochaines étapesProchaines étapes

Purement factuelPurement factuel

1414

Le reporting vers la MOA – Le reporting vers la MOA – ContenuContenu

AccomplissementsAccomplissements– Livrables acceptésLivrables acceptés– Difficultés résolues depuis la dernière foisDifficultés résolues depuis la dernière fois

Indicateurs de progrèsIndicateurs de progrès– Présentation : valeurs et tendancesPrésentation : valeurs et tendances– AnalyseAnalyse

1515

Le reporting vers la MOA – Le reporting vers la MOA – ContenuContenu

Difficultés en coursDifficultés en cours– Pour chacune, exposer et proposer une approche Pour chacune, exposer et proposer une approche

de solutionde solution– Définir un plan d’action (action – responsable – Définir un plan d’action (action – responsable –

date de résolution)date de résolution)– Suivi des problèmes anciens non résolusSuivi des problèmes anciens non résolus– Mise à jour de la liste d’actionsMise à jour de la liste d’actions

Prochaines étapesProchaines étapes– Événements attendus dans la période à venirÉvénements attendus dans la période à venir– Livrables à venirLivrables à venir

1616

Le reporting vers la MOA – Le reporting vers la MOA – Compte renduCompte rendu

Tableau de bord et commentairesTableau de bord et commentaires– Indicateurs : Valeur courante et valeur Indicateurs : Valeur courante et valeur

planifiée Valeur précédente ou planifiée Valeur précédente ou histogrammehistogramme

Présentation des résultats de la Présentation des résultats de la réunion sous forme I-D-Aréunion sous forme I-D-A– Accomplissements (I)Accomplissements (I)– Difficultés (I,D,A)Difficultés (I,D,A)– Prochaines étapes (I)Prochaines étapes (I)

Date de prochaine réunionDate de prochaine réunion

1717

Le reporting vers la hiérarchieLe reporting vers la hiérarchie

Hiérarchie

MOAMOE Projet

1818

Le reporting vers la hiérarchieLe reporting vers la hiérarchie

Objectifs :Objectifs :– Partager la perception du projet, s’assurer Partager la perception du projet, s’assurer

de la cohérencede la cohérence– Partager le niveau de progrèsPartager le niveau de progrès– Partager les difficultés et les risques, en Partager les difficultés et les risques, en

proposant des approches de résolutionproposant des approches de résolution– Effectuer un suivi des actions décidées Effectuer un suivi des actions décidées

précédemmentprécédemment– Développer la compréhension MOA-MOEDévelopper la compréhension MOA-MOE

1919

Le reporting vers la hiérarchieLe reporting vers la hiérarchie

FormatFormat– Situation du projet : indicateurs et Situation du projet : indicateurs et

interprétationinterprétation– Accomplissements de l’équipeAccomplissements de l’équipe– Information clientInformation client– DifficultésDifficultés

Type, N°, Intitulé, Description, Plan (proposé ou Type, N°, Intitulé, Description, Plan (proposé ou mis en œuvre), Date de résolution espéréemis en œuvre), Date de résolution espérée

– Liste d’actionsListe d’actions Type, N° de difficulté, Description de l’action, Type, N° de difficulté, Description de l’action,

Responsable, Date de résolutionResponsable, Date de résolution Une action terminée devient une informationUne action terminée devient une information

2020

Ce qu’il faut retenirCe qu’il faut retenir

Les indicateurs ne sont qu’une Les indicateurs ne sont qu’une partie du pilotage : partie du pilotage : – Les tendances sont parfois plus parlantes Les tendances sont parfois plus parlantes

que les valeurs absoluesque les valeurs absolues– Tout n’est pas mesurable (ni mesuré) sur Tout n’est pas mesurable (ni mesuré) sur

un projetun projet La communication s’intéresse La communication s’intéresse

autant au message qu’à celui qui autant au message qu’à celui qui le reçoitle reçoit– La perception est la réalitéLa perception est la réalité

2121

ExerciceExercice

Reporting interne et externeReporting interne et externeReprise de l’exercice de pilotage à T0+40jReprise de l’exercice de pilotage à T0+40j

Déterminer l’avancement et le reporting Déterminer l’avancement et le reporting interne et externeinterne et externe

2222

Interprétation des indicateursInterprétation des indicateurs

VCVC<<0 ou IPC<10 ou IPC<1 VCVC>0 ou IPC>1>0 ou IPC>1

VSVS<<0 0 ou ou IPT<1IPT<1

Le projet est en Le projet est en retard et déjà en retard et déjà en dépassement de dépassement de budget : c’est le plus budget : c’est le plus mauvais cas. Il faut mauvais cas. Il faut faire quelque chosefaire quelque chose

Le projet est en retard, Le projet est en retard, mais n’a pas consommé mais n’a pas consommé ce qui était prévu : si le ce qui était prévu : si le temps est critique, il temps est critique, il faut allouer des faut allouer des ressources ressources supplémentairessupplémentaires

VSVS>>0 0 ou ou IPT>1IPT>1

Le projet est en Le projet est en avance, et a avance, et a consommé plus que consommé plus que prévu : comparer TVS prévu : comparer TVS et TVC ; attention à et TVC ; attention à la surchauffela surchauffe

Le projet est en avance, Le projet est en avance, et a consommé moins et a consommé moins que prévu au plan : que prévu au plan : bravo !bravo !