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Les achats

• La commande

• Le service fait

• La facture

• Les demandes d’achat

Saisie d’une commande dans Xlab

Dans le menu Xlab vous devez aller dans :

• Dossier

• Gestion courante

• Dépense

• Commande

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3Cliquer sur Ajouter

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La souche : champ libre facultatif, libre appréciation du gestionnaire

La date : automatiquement date du jour

La livraison : date prévue de livraison, obligatoire

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Le contact : par défaut xlab indique le nom de la personne qui s’est connectée, ce champ est modifiable

Le libellé : libre

L’Origine : ? Tabulation et choisir l’origine de dépense

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Le marché: ? Tabulation – les marchés sont créés dans BFC puis intégrés dans xlab

Le solde: ne jamais solder avant intégration du paiement de la facture

La nature : (équipement et fonctionnement), une nature de dépense par commande

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Si la commande est non prévisionnelle on ne coche pas la case.

Commande non prévisionnelle (classique)

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Notion de commande prévisionnelle

Il y a 2 types de commande : Les commandes non prévisionnelles (classiques) Les commandes prévisionnelles : elles concernent les commandes dont la valorisation du service fait ne peut être effectué qu’à la réception de la facture. - commandes estimatives (= réservation de crédits) d’achats de fluides, d’abonnements, etc ;

- carte achat : commande estimative par fournisseur ; - carte logée : commande réelle des frais engagésLa notion de commande prévisionnelle doit être interprétée restrictivement.

Toutes les commandes FRAM et centrale des hôtels sont des commandes prévisionnelles

.

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L’indicateur prévisionnel ou non prévisionnel n’est modifiable que pour une commande au statut « enregistrée » (commande qui n’a pas fait l’objet de l’édition d’un bon de commande).

On ne saisi pas de « Service fait » sur une commande prévisionnelle (message identique pour une commande soldée)

Commande prévisionnelle

Pas de contrôle sur les quantités pour les commandes prévisionnelles. Attention à bien respecter les quantités facturées

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Les utilisateurs et le numéro de leur carte achat seront stockés dans le champ complément de la fenêtre contact et pourront ainsi être appelés par une liste d'aide (?+TAB) dans la fenêtre commande.

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Une commande comportant un N° Carte d’achat à la validation sera typée automatiquement en commande prévisionnelle.

Commande prévisionnelle et carte d’achat

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Préalable indispensable à la commande : le fournisseur

N° d’identifiant du fournisseur SIRET sur 14 chiffres

Identifiant BFC. Ce numéro reviendra en intégration dès lors que le Fournisseur sera connu dans BFC

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Fournisseurs : identifiant à renseigner dans Xlab

• Français : SIRET 14 caractéres• UE : Numéro de TVA intracommunautaire• Labos CNRS : code division du labo

« fournisseur » (liste disponible à l’adresse :http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/

documents/BFC-Structures.xls• Etrangers hors UE : laisser à blanc

• Liste des fournisseurs existant dans BFC : Disponible dans COUGAR (portail Nouba)

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Fournisseurs

XLAB BFC

Création d’une

commande

Commande Commande d’achat

Mise à jour de la commande automatique XLAB avec l’id BFC pour mise à jour fournisseur Xlab

Recherche de l'identifiant fournisseur (SIRET…)

Fournisseur trouvé

Création du fournisseur

dans BFC avec son identifiant

Fournisseur non trouvé

FournisseurMise à jour

Identifiant BFC inexistant

Compléter les lignes de commande

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Cliquer sur ajouter une ligne de commande

Compléter les lignes de commande

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Code produit : rarement utiliséL’Entité : ? Tabulation et choisir l’entité dépensière

Matière : obligatoire ou facultative selon le paramétrage de la base

Compléter les lignes de commande

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Code famille : obligatoire, aide à la recherche sur Nouba

Caractère d’achat : Ponctuel, régulier ou blanc si sur marché

Carte Achat : le n° doit être indiqué au préalable dans le paramétrage des contacts

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IMPORTANCE DU CODE FAMILLE

A partir du code famille et de la nature de la dépense sera déduit, dans BFC, le compte d’imputation comptableLes codes familles ne sont plus modifiables si la commande est transmise. Liste des correspondances codes-familles et comptes comptables téléchargeable

http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-codes%20famille-au-01042009.pdf

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Précisions sur les commandes

• La commande d’achat est saisie, modifiée, supprimée uniquement dans Xlab. BFC peut uniquement rejeter les commandes.

• Ne pas oublier l’impression de votre bon de commande.

• Les commandes de PCD (commandes de personnel sur crédits déconcentrés) ne sont pas saisies dans XLAB, les informations reviennent en intégration depuis BFC.

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SERVICE FAIT

Le module de « Service fait » communique avec la BFC et les lignes de service fait font partie des transferts.

Dans BFC, le SF et la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de disponibles alors que dans Xlab, le SF n’intervient pas dans la mise à jour du budget.

Le « Service fait » est obligatoire pour les commandes « non prévisionnelles ».

Des contrôles sont introduits entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées : la quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité livrée

IMPORTANT :

Une commande est soldée dans Xlab en cochant la coche solde. Dans BFC, une ligne de commande est soldée dés que la quantité livrée est égale à la quantité commandée. Ceci est à l’origine de différences budgétaires constatées.

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Pour le service fait le lien avec la ligne de commande est obligatoire

ECRAN SERVICE FAIT

ECRAN COMMANDE

Lien sur le n° de ligne de commande

ATTENTION A RESPECTER LA LOGIQUE DES QUANTITES

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Pour une commande non prévisionnelle le service fait doit être saisi avant la facture. Si l’on veut néanmoins saisir une facture le message suivant apparaît.

Consultation de toutes les lignes de « Service Fait » pour une commande

Statut d’envoi du « Service Fait »

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RAPPEL : Liens sur le N° de la ligne de commande pour le service fait et la facture

Lien sur le n° de ligne commande

Lien sur le n° de ligne commande

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Bonnes pratiques du Service Fait

• Constatation des droits = service fait

• Le service fait et la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de disponibles dans BFC :

– Toujours attester du service fait– sur chaque ligne de commande standard– en fonction des quantités réceptionnées qui doivent être

inférieures ou égales aux quantités commandées– au moment de la réception des biens ou de l’exécution des

services : après saisie de la commande et avant saisie ou intégration de la facture

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Bonnes pratiques du Service Fait

Xlab Qtés PU

Cde : 3 x 30 = 90 €

SF : 2Total Factures HT:

54.48 €------------------------

Résiduel cde : 35.52 €(90 engagé - 54.48

facturé)

BFC Qtés PU

Cde : 3 x 30 = 90 €

SF : 2 x 30Total Factures HT:

54.48€--------------------------Résiduel cde : 30 €

(reste quantité cdée 1x 30)

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Bonnes pratiques du Service Fait

Xlab

Cde : 3 x 36 = 108 €

SF : 3Total Factures HT = 80.37 €

------------------------Résiduel cde : 27.63 €

(108 engagé - 80.37 facturé)

BFC

Cde : 3 x 36 = 108 €

SF : 3 x 36Total Factures HT = 80.37€

--------------------------Cde non reportée au changement d’exercice

quantités livrées = quantités commandées

Soldée auto dans BFC

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Ce qu’il ne faut SURTOUT pas faire

• Exemples de cas générateurs de déséquilibres budgétaires et/ou comptables

Cas 1 : Commandés 100 quantités à 2 €Livrés 100 quantitésFacturé 1 quantité à 200 € Engagé Xlab 200 € engagé BFC 1x200 + 99x2 = 398 € et ligne de commande soldée dans BFC (livré = commandé)

Cas 2 : Commandés 100 quantités à 2 €Livrés 1 ensembleFacturé 1 quantité à 200 €Engagé Xlab 200 € engagé BFC 1x200 + 99x2 = 398 €, et la ligne de commande n’est pas soldée dans BFC (livré < commandé)

Saisie d’une facture dans Xlab

Dans le menu Xlab vous devez aller dans :

• Soit directement dans facture, ajouter nouvelle facture en rappelant le numéro de commande

• Soit en recherchant la commande et cliquer sur le bouton facture puis ajouter.

(dans ce cas, vous aurez la possibilité de générer directement la facture à partir des lignes de commandes ou saisir uniquement les lignes souhaitées)

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Traitement des avoirs

 ATTENTION

• Vous ne devez pas saisir de ligne avec un montant négatif dans une commande : la commande est rejetée par BFC.

• Vous devez transmettre la facture accompagnée de l’avoir correspondant, directement à la DR sans saisie préalable dans Xlab. Le mouvement arrivera en intégration facture.

• Si la facture initiale a déjà été réglée, vous devez transmettre l’avoir avec une copie de la facture à la DR qui fera le nécessaire.

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Facture Pour saisir la facture la saisie du numéro de ligne commande est obligatoire.

La nature de dépense n’est pas modifiable dés qu’il y a un « Service fait » ou une facture transmise.

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L’inventaire

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32

L’inventaire

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DEMANDE D’ACHAT DEMANDE D’ACHAT