1 Réunion de travail avec les organisations syndicales Vendredi 11 juin

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Réunion de travail avec les organisations syndicales

Vendredi 11 juin

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Programme de la matinée

1ère partie :

Le fonctionnement de Séquoia

2ème partie :

Le dispositif de préparation au déploiement

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1ère partie :


2ème partie :


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Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF

Actuellement, l’outil de suivi des activités travaux et études est DTF :

– Une technologie obsolète– Pas accessible au terrain – Aucun retour d’information complet et en temps réel– Pas adapté à l’évolution de l’organisation (Bureau d’études et

agence Travaux)

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Demain, avec TECK SEQUOIA, un outil en réseau diffusé jusqu’au terrain :

– Une information unique, accessible à tous en temps réel

– Un outil adapté à la nouvelle organisation de l’ONF (distinction du prescripteur et du producteur ; achats-ventes internes, …)

5

Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF

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Rappel des étapes de la refonte du système informatique

De la Mini… … à un système intégré

ABCFSP

CSS

CHASSE

RCOM

CBP

CBF

CedreGincco

Séquoia(dont Teck)

Désignation / WCS

20072007

2009 / 20102009 / 2010

2011 / 20122011 / 2012

DTF

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Périmètre de Séquoia

Domaines d’activité concernés (Tranche 2 & 3) :– Travaux patrimoniaux (domanial ou communal ; OET,

ATDO, MOE)– Travaux clients P– Études, expertises et prestations diverses– Exploitation des bois

Rappel Séquoia Tranche 1 :Concessions, chasse et pêche, ateliers bois, frais de garderie, animations

nature, menus produits et ventes diverses

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CHANTIERS

SAP

TRAVAUX

Gestion de la paye(SCD7)

PLANNING SUIVI

DTF

Temps passés ouvriers sur

chantier

Éléments de suivi des chantiers

Programmes en FDDevis en FC et client P

Tra

ns

fert

Tra

ns

fert

Tra

ns

fert

Séquoia / Module FOP « comprendre »

Interfacefacturation

Saisie T0/T1

La situation actuelleDouble saisie

Achats

Re-saisie

9999

Comment s’articulent TECK et SEQUOIA ?

Le projet Séquoia inclut 2 logiciels distincts et complémentaires :

TECK utilisé pour programmer, réaliser les travaux, faire les devis, suivre les charges, etc. … même base technique que Travaux, 100% spécifique à l’ONF

SAP Séquoia Utilisé pour gérer les commandes, les factures, le contrôle de gestion, etc. … logiciel déjà utilisé avec Cèdre & Gincco


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SAP

Séquoia - TECK

Interfac

e

Gestion de la paye(SCD7 et PAM)

Interfac

e


La situation future

Séquoia

Programmation - Devis

Cèdre & Gincco

Réalisation

Interfac

e

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Les Tranches 2 & 3 de Séquoia

SAM (Travaux)

DEV

TRA

ETU

Pro

gra

mm

es

e

n f

orê

t c

om

mu

na

le

Client privé

De

ma

nd

es

d

e d

ev

is

Programmes en forêt domaniale

Bons de commandes

internes

Fournisseurs externes

Périmètre T2 Périmètre T3

Compta – Contrôle de gestion

Co

mm

an

de

s

ex

tern

es

AchatsDemandes d’achats externes

Saisie des temps

SAM

DEV

Livraisons / réceptions

internes

Fa

ctu

rati

on

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Un outil créé par l’ONF, pour L’ONF

La conception de l’outil a été supervisée par :

– La Direction générale : représentants de

• la DTCB,

• la Direction du Développement,

• la Direction Financière

• Le Département Patrimoine

– La Directions territoriales : experts métiers mobilisés sur Séquoia (DT BCA, Alsace, Rh. Alpes , Lorraine, Fr. Comté, …)

131313

131313

A S O N D J F M A M J A S O N D

2009 2010

Réalisation SEQUOIA TECK T2

Recette T3

BCA T2

Conduite du changement

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J J

Généralisation T2

Réalisation SEQUOIA TECK T3 BCA T3

Généralisation tT3

Recette T2

13

Planning projet T2&3

13

Conception détaillée

CND Séquoia Tranches 2&3 10 mars 2010

2010

F M A

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Les grands principes

1. Saisie directe des informations par les acteurs et accès partagé

2. Flux d’information intégré sans re-saisies

3. La distinction des rôles de prescripteur / producteur

4. Le bloc-notes Canopée et la récupération des informations dans Teck

5. L’unité de suivi d’activité, « chantier » du prescripteur

6. Le chantier producteur

7. Possibilité de planification à différentes échelles

8. La formalisation des procédures d’achats (externes et internes)

9. Un seul outil de suivi des temps PEF et POF

10. La rationalisation des référentielsSéquoia / Module FOP « comprendre »

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1 - L’accès direct à l’information

Les informations sont saisies directement par les acteurs qui les possèdent et les maîtrisent– Moins de risques d’erreur

Les informations sont consultables facilement, par le biais de tableaux de bord– Vision globale, rapide et actualisée des informations qui me

concernent – Importance de la qualité des informations saisies

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2 - Un flux d’informations unique et partagé

Le même outil informatique est utilisé par tous les acteurs de terrain : – pas de perte d’information– pas de re-saisie– objets de dialogue partagés

Certaines actions sont automatisées :– Exemple : les commandes et facturations internes sont

déclenchées automatiquement lors des échanges entre prescripteurs et producteurs

• plus de re-saisie nécessaire

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Les rôles du « Prescripteur » et du « Producteur »

3 - Notions de prescripteur et producteur (1/2)

PrescripteurPrescripteur ProducteurProducteur

définit le besoin

Ex : AP, RUT, SAT, ...Ex : conducteur travaux, chef de projet, RTE, ….

livre

réalise

contrôle, réceptionne

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Exemples

Les agents patrimoniaux :– saisissent directement les programmes dans TECK (définition du

besoin)

– réceptionnent les travaux réalisés (réception, contrôle)

Ils ont donc un rôle de prescripteur

Les conducteurs de travaux :– organisent la réalisation des travaux

– assurent la livraison

Ils ont donc un rôle de producteur

3 - Notions de prescripteur et producteur (2/2)


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4 - Le bloc-notes Canopée et son lien avec TECK

Possibilité de préparer des programmes tout au long de l’année dans le bloc-notes Canopée (nouvelle fonctionnalité)

Les informations du bloc-notes Canopée seront intégrées dans TECK, permettant ainsi d’ébaucher le programme qui sera complété dans TECK (ex : prescriptions)

Année N Saisie des actions à programmer dans le bloc

notes Canopée tout au long de l’année

Année N + 1Programmes déjà alimentés

Canopée => Teck


20202020

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5 - L’Unité de Suivi d’Activité (1/2)

L’Unité de Suivi d’Activité est le « chantier » du prescripteur à partir duquel on peut :

- Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe)

- Suivre l’avancement en termes de quantité, de délais et de localisation

- Imputer des temps PEF

En forêt domaniale, l’USA permet de gérer les engagements de moyens


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5 - L’Unité de Suivi d’Activité (2/2)

L’USA est créée automatiquement à partir : d’un programme domanial validé par le SAT d’une commande de vente (devis approuvé)

Programme Domanial

Programme Communal

Devis

USA

Achats

CDVClient Privé

Devis

Devis

1

Suivi temps PEF

Suivi avancement

2


USA

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6 - Le chantier producteur

C’est l’outil de suivi du producteur (ex-module planning de Travaux) à partir duquel il peut :

- Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe)

- Imputer des charges PEF, POF, matériel et facture

- Planifier ses chantiers

- Renseigner l’avancement en termes de délais, de quantité et de localisation

Il est créé à partir des demandes d’achat interne


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MACRO PLANIFICATION

Visibilité sur l’ensemble de l’année, sur la base des étapes de la programmation annuelle ou des offres.

Ex : « programme envoyé aux communes », « offre validée», « commande passée à l’agence travaux », …

Permet ainsi d’anticiper les charges de travail de l’année et de faciliter les relations entre le prescripteur et le producteur.

MICRO PLANIFICATION

Permet d’affecter finement les ressources (humaines et matérielles) sur un chantier.

Ex : M. X et le tracteur Y sur le chantier Z.

PLANIFICATION DES ACHATS

Pour chaque demande d’achats internes et externes, il est possible de visualiser les délais donnés par le prescripteur et la période de réalisation prévue par le producteur

7 - La planification


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8 - La formalisation des procédures d’achats

L’outil s’appuie sur des principes de cadrage des achats externes :

Lorsqu'un achat externe est nécessaire, il faut créer une demande d’achat dans TECK, prise en charge par un approvisionneur

L’engagement comptable est enregistré dès la commande

La réception de la livraison sera formalisée dans Teck, afin de valider le service fait et permettre le paiement de la facture

Suppression du double traitement DTF et Cèdre : l’imputation sera faite directement sur la ligne de chantier

Une procédure similaire adaptée pour les achats internes

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9 - Le suivi des temps

Saisie des temps PEF => uniquement dans Teck- sur « chantiers » au fil de l’eau, ce qui alimentera la grille

CTPF- et/ou directement dans la grille CTPF, sur domaines

fonctionnels

Exemple : Chef de projet BET

Saisie des temps POF dans Teck- suivant les mêmes modalités qu’actuellement, notamment

dans Travaux

_____ ___________ ______ Séquoia / Module FOP « Comprendre »

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10 - Les référentiels (1/2)

TECK

FORÊTS

RH PEF POF

Contractuels

PAYE OF

CLIENTS

FOURNISSEURS

ARTICLES

BAREMES

SAP

Prescriptions / Consignes

3 principes clés : - Une centralisation des référentiels de gestion dans SAP- Une copie et des compléments opérationnels apportés dans

TECK- Des échanges avec les référentiels métier externes

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Principe général– Une structure proche de celle utilisée jusqu’à présent– Une mise à jour régulière en fonction des besoins

Les prescriptions et consignes– 3 domaines de prescriptions : technique ; environnement ; sécurité– Prise en compte du contenu des guides sylvicoles, du nouveau

règlement « travaux » et du règlement exploitation (RNSF)– Les prescriptions sont modifiables jusqu’au passage de la commande

interne

La fiche de chantier– Les prestations, prescriptions et consignes figureront dans la fiche de

chantier éditée à partir de TECK (voir annexe)

Les critères, les coûts de production et les prix de vente


10 - Les référentiels (2/2)

Le référentiel de prestations

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1ère partie :


2ème partie :


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Contexte d’intervention

Retour d’expérience de Cèdre & Gincco

Volonté de la DG de mettre en œuvre un accompagnement sur les aspects

métier, organisation, culture et outils auprès des structures et personnels

Création d’une fonction au sein de DRH FOP

Méthode construite avec les experts des DT et des DC

Séquoia T1 Dispositif ajusté

Une équipe au service de la réussite du projet dans les DT :

– Construction des méthodes, mobilisation des DT qui mettent en œuvre le

projet avec notre appui

– Participation à toutes les instances stratégiques pour porter les dimensions

accompagnement

– Élaboration d’un plan de conduite du changement

La conduite du changement (1)

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La conduite du changement (2)

Dispositif d’accompagnement du changement Dispositif d’accompagnement du changement

Elaboration des supports aux

actions :•Documentation•Formation•Communication

•Mise en œuvre des actions auprès

des agents

•Formation des démultiplicateurs (experts des métiers

concernés)

Démultiplication : Formation des

utilisateurs, par les experts des

métiers

Assistance au démarrage dans

les DT (proximité)

Analyse des Impacts pour les agents concernés

&Identification des

actions(formation, com, ..)

Communications

Pour chaque projet, nomination : d’un responsable de projet de déploiement dans chaque DT, DR de démultiplicateurs : formation et/ou assistance

Objectif : permettre aux projets d’être mis en œuvre sur le terrain de manière facilitée aux utilisateurs d’être formés, informés et mobilisés

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Les chantiers de la conduite du changement

Le travail de préparation du déploiement mené par l’équipe « Conduite du changement » est organisé suivant 5 axes :

1. Chantier « Pilotage » • Accompagner et suivre les DT dans leurs travaux

2. Chantier « Métier & Organisation » • Comprendre les changements métier et d’organisation liés à la mise en place de

Séquoia et accompagner les DT dans la définition et la mise en place des organisations cibles

3. Chantier « Formation » : • Définir le contenu des formations et accompagner les DT dans leur

organisation

4. Chantier « Documentation » : • Créer une documentation de formation adaptée aux besoins des utilisateurs

5. Chantier « Communication » • Actions nationales : Lettres Séquoia, …• Actions territoriales (prépondérantes) : Présenter le projet, son planning et

son contenu aux différentes populations concernées

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N D J F M A M J A S O N D

2009 2010

J J

2011

F M

1. Cadrage & accompagnement du déploiement

Ce qui a été fait : Préconisations et cadrages

Nommer un RTD et un binôme

Un site pilote : DT BCA

Suivi du déploiement des DT (Points mensuels téléphoniques avec les RTD des DT et des DR)

En DT : Constitution et animation de l’équipe de déploiement

Ce qui est prévu :

Suivi et accompagnement du démarrage :– de BCA : site pilote– puis des autres DT : généralisation

Au 11.06.2010

343434

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Pour mener ce déploiement, 3 types d’acteurs territoriaux interviennent :

Le Responsable Territorial de Déploiement (RTD) qui pilote et coordonne le déploiement dans la DT

Les Super Référents Experts métier, ils participent :

Au niveau national : à la rédaction de la doc et aux tests métier de l’outil Au niveau territorial :

Aux travaux préparatoires du déploiement A la formation des démultiplicateurs de leur DT

Les Démultiplicateurs qui forment les futurs utilisateurs au sein de leur DT

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Les équipes de déploiement

35

35

Les équipes de déploiement Séquoia

Niveau National

Super référents pour 4 activités

ATE1 ATE2 ATX BET

RTD + binômeÉquipe territoriale

+DT

1 démultiplicateur 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur

1 démultiplicateur Achat

& 1 démultiplicateur CG

Recette Doc. Formation

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4 ACTIVITES

- Prescription- Production- Achats- Comptabilité, contrôle de gestion

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2009 2010

J J

2011

F M

2. Métier & organisation

Ce qui a été fait : Ateliers d’évaluation des changements

et impacts suite à la mise en œuvre de

Séquoia * (jan-fev 10)

Description d’une démarche d’analyse

des organisations et de détermination

des organisations futures (fin mars 10)

Accompagnement des DT dans le

lancement de la démarche

(déplacement dans chaque DT)

Ce qui est prévu :Accompagnement de l’avancement du

travail sur les organisations

Bilan des orientations d’organisation prises

dans les DT

En DT : Mise en œuvre de la démarche et

définition des organisations cibles

* Organisation d’ateliers avec des représentants des principales populations impactées => RUT, RUP, agents patrimoniaux, conducteurs de travaux, assistants service forêt, responsables service forêt, responsables BET, contrôleurs de gestion, …

Au 11.06.2010

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Résultats des ateliers

Les résultats ont été formalisés dans une matrice d’impacts, communiquée aux participants après chaque atelier.

Extrait de la matrice

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Estimation des impacts par populationA

gen

t patrim

on

ial

- Saisie directe dans l’outil- Responsabilité de la qualité de la saisie- Utilisation de TECK tout au long de l’année-Formalisation de la réception-Suivi du programme et de ses statuts => visibilité de l'historique des modifications en cours d'année-Utilisation coordonnée de Canopée et Teck

DT utilisant Travaux

-Saisie du programme dans Teck, non reportée sur une assistante-Réception dans Teck obligatoire et dans un délais court

-Informatisation de la transcription des données-Responsabilité de la qualité de la saisie-Nécessité d’utiliser l’outil tout au long de l’année-Différenciation du rôle de prescripteur de celui de producteur

-Bonne connaissance des référentiels nécessaire- Renforcement du rôle de prescripteur

Culture

Métier

Outil

Organisation

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b. Synthèse des principaux changements et impacts

Agent patrimonial

Saisie directe du programme dans Teck

Passage du papier à l’informatique

Différenciation entre rôle de prescripteur et de producteur

Accroissement de la précision des prescriptions

Commandes de lignes sous réserve d’autorisation d’engagement

Responsabilité engagée au niveau de la saisie

Importance de la réception dans Teck tout au long de l’année

Possibilité de visualiser le détail des chantiers de son périmètre

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2009 2010

J J

2011

F M

3. Formation

Ce qui a été fait :Cadrage des dispositifs de formation Comprendre et Réaliser, et présentation en DT

Définition des modules et parcours de formation Réaliser

Cadrage de la montée en compétence des démultiplicateurs

Ce qui est prévu : Accompagnement des DT dans

l’organisation des formations

en DT : Organisation des formations

(recensement, convocations, logistique, …)

Au 11.06.2010

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Le parcours de formation s’appuie sur 2 modules et des compléments :

Un module « Comprendre » (sans manipulation outil)– Commun à tous les métiers concernés par TECK SEQUOIA (AP, CT, RUP, RUT, …)– Organisé sur 1 journée (ou 0.5j selon les DT)

• Situer le projet Séquoia dans le contexte de l'ONF en le reliant aux enjeux de l'établissement,

• Donner une vision globale du fonctionnement de Séquoia Teck,

• Permettre à chaque participant d'appréhender les principaux changements "métier" et "outil", en les associant aux fonctionnalités et possibilités nouvelles offertes par le logiciel.

– 20 sessions réalisées au 11/06/10 (11 en BCA, 4 en Alsace, 5 en Lorraine) pour presque 900 personnels

Des modules « Réaliser » (avec manipulation outil, ex. sur base école)– Construction de modules nationaux adaptés à chaque métier, regroupés en parcours

DT– 2 à 6 journées selon les besoins de chaque métier

Des compléments « à la carte » – Pour les agents en difficulté avec l’informatique ;– Liés à la mise en place de l’organisation des achats

3. FormationAu 11.06.2010

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Exemple d’un parcours de formation

Agent Patrimonial (Forêts Domaniale et Communale)

Modules obligatoires Modules optionnels (choix d’organisation DT)

M1B – Créer et suivre un

programme domanial et communal

• Tranche 2• 1,5 jour

M8R – Réceptionner les achats et

livrer les prestations


M2 – Créer et suivre un

devis

• Tranche 2• 1 jour

M4 – Suivre un devis

commercialement

• Tranche 2 & 3• 0,5 jour

M6 – Créer et suivre les contrats

Audiffred et à bon de

commande


M8 – Initier les achats internes

& externes

• Tranche 3• 1 jour

Durée : de 2 à 5 jours de formation

Tranche 2

Tranche 3

Tranche 2&3

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2009 2010

J J

2011

F M

4. DocumentationAu 11.06.2010

Ce qui a été fait :Organisation et lancement de la rédaction des documentations utilisateurs T2 et T3 par les super-référents

Finalisation de la doc programmation pour le démarrage BCA

Rédaction du support « Comprendre »

Ce qui est prévu : Poursuite de la rédaction de la

documentation T2 et T3

Une documentation :-Simple et métier -Élaborée par des experts métier des DT-Support de fop + Poste de travail

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Exemple d’un support

Programmation

Documents

1 Réunion de travail avec les organisations syndicales Vendredi 11 juin