12 avril 2006 Soutenance du projet

Soutenance du projet Parrainage, 12 avril 2006Jean-Elie Aron, Julien Belliato, Marion Danjou, Thomas Franquelin, Benoît Ripoche, Jean-Baptiste Sivery

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12 avril 2006Soutenance du projet


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Introduction

PARRAINAGE :

Etablissement d’un lien privilégié entreun élève de 1ère année et un élève de 2ème année.

Introduction du filleul à la vie centralienne par son parrain.


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Origine du projet

• Avant notre arrivée à Centrale– Dans beaucoup d’Ecoles:

• Parrainage = Point d’orgue de la vie étudiante

– Témoignage des Anciens:• Fort esprit de camaraderie

• Depuis notre entrée en Ecole– Délicate adaptation à la vie de campus– Peu de liens entre promotions– Recul de l’esprit d’Ecole


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Objectifs du projet• Créer une synergie avec les actions de la Direction de l’Ecole

dans le cadre du cycle d’intégration • Offrir aux élèves une intégration active prolongée• Œuvrer dans le sens du réseau centralien en resserrant les liens

intra et entre promotions• Instaurer une tradition de parrainage pour les promotions à venir

2004 /2005 2005 / 2006 2015


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Le Parrainage 2005 en chiffres

• Une idée

• Une équipe de 6 personnes

• Un budget de 16 000 €

• Quatre grands événements

• Une forte participation :– 50% de la P2007– 95% de la P2008

• Un total de 700 parrains/filleuls


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Plan de la présentationI. Le projet 2005/2006

A. Phase conceptuelleB. Phase opérationnelleC. FinancementD. Passage de flambeau

II. Retour sur expérienceA. Sondage de satisfactionB. Bilan interne à l’équipeC. Suggestions pour l’avenir


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En pratique• Réalisation d’événements à vocation

cohésive

• Par groupe de 10 étudiants– Brassage inter-promo plus large– Découverte des nouveaux élèves entre eux

• Au fil du cycle d’intégration– Après-midi rencontre– Jeu de piste dans Paris– Course de karting– Dîner de clôture


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Organisation de l’équipe

Jean-Elie Aron

Benoit Ripoche

Marion Danjou

Julien Belliato

Jean-Baptiste Sivery

Thomas Franquelin

Présidence:•Management•Planning•Avancée générale

Trésorerie :établissementet mise à jour

du budget

Com. Interne:•Forum

•Réunion

•Compte-rendus

Com. Externe:

•Direction Ecole

•Assoc. campus

Conception événements:Après-midi rencontre

Course de karting

Course d’orientation

Dîner de clôture

Financement :Entreprise

Budget, Direction

Association desCentraliens

Cotisation élèves

Com. élèves :Création groupes,FAQ, Site WEB

Affiches

Rédaction articles

PhaseOpérationnelle !

Septembre à Novembre 2005


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B. Phase opérationnelle

Communication

Evènements du cycle d’intégration

Evènements avec notre partenaire Mazars


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Inscriptions• Recrutement des parrains : avril 2005

– Basé sur le volontariat → implication personnelle, engagement ferme

– Par groupes de parrainage : 4 parrains et leurs filleuls → dynamisme de groupe

• Inscriptions des filleuls à leur arrivée sur le campus

• 420 filleuls et 220 parrains inscrits


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Communication • Filleuls : plaquette

Alpha, dossier d’inscription, bréviaires

• Parrains : bréviaires avant le recrutement et en septembre

• Communication en continu : mails, news, articles PI, affiches, site Internet, FAQ

Seulement 22% des parrains interrogés n’étaient pas au courant du planning avant l’été.


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L’après-midi rencontre (1/2)

• Le 22/09/2006 au bâtiment enseignement• Choix mutuel des parrains et filleuls

(80 % des participants estiment qu’il est important de choisir)

• Répartition homogène des élèves étrangers et des filles

• 2 minutes par entretien


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L’après-midi rencontre (2/2)


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La course d’orientation• Le 13/10/2006 dans Paris• Extérieur à l’Ecole

– Précautions quant à l’image véhiculée par les Centraliens

– Sécurité

• Pour les vainqueurs : qualification pour la course dekarting avec Mazars


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Le dîner de clôture• Le 08/11/2006 au bâtiment enseignement• Clôture du cycle

d’intégration• Invitation du corps

professoral, de la Direction

et de l’Association des

Centraliens• Travail en collaboration avec la Direction,

l’AdC, la DSGT, les associations du campus (AdR, WEI)


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La course de karting• Le 17/11/2006 à

Moissy-Cramayel chez Kartland

• 80 Centraliens sélectionnés après la course d’orientation

• Une vingtaine d’auditeurs de Mazars


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L’amphithéâtre de présentation de Mazars

• Le 06/12/2006 au théâtre de la résidence

• Communication sur le campus : affiches, flyers

• Une cinquantaine de Centraliens présents

• Conclu par un cocktail


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Aspects financiers (1/2)Dépenses finales Nombre Prix

unitaireTotal

Repas du dîner de clôture 660 18,13 € 11 965 €

Course de karting 3000 €

Frais annexes (gestion, amphithéâtre Mazars)

750 €

Edition 300 €

TOTAL 16 015 €


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Aspects financiers (2/2)Recettes finales Nombre Prix

unitaireTotal

Paiement des élèves et professeurs participant au

dîner

640 5 € 3200 €

Subvention Direction de l’Ecole

1 1000 € 1000 €

Subvention BdE 1 1500 € 1500 €

Subvention Association des Centraliens

1 1500 € 1500 €

Partenariat Mazars 1 9000 € 9 000 €

TOTAL 16 200 €


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Etapes de la succession• Recrutement : soirée des clubs du 06/10• Apéro de rencontre le 22/11 :

– Présentation de notre projet– Premiers échanges

d’idées

• Mailing-list et premières réunions

• Passations officielles le 12/01


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Transmission d’expérience

• Réalisation et diffusion du questionnaire

• Point sur les objectifs

• Présentation de nos rôles

• Soutien pour le montage de dossier du nouveau projet

• Réflexion sur la structure de l’équipe


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Structure de la nouvelle équipe

• Effectif: 13 personnes

• Organisation par secteurs :– Bureau– Informatique / édition– Communication– Entreprises– Evénements (comme l’année précédente)


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A. Sondage de satisfaction

Axes d’analyse : – Réussite opérationnelle ?– Objectifs atteints ?


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Modalités du sondage

• Réalisé avec nos successeurs• En ligne• 19 janvier - 9 février• 53% des participants sondés

(soit 221 filleuls et 116 parrains)

• 1 questionnaire par promo• 40 questions


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Réussite opérationnelle (1/3)

Après midirencontre Course

d'orientation Diner de cloture

Filleuls

Parrains

97%

72%

91%

92%

64%

88%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Sur quels évènements du Parrainage étiez-vous présents ?


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Très bien Bien

Mauvais Trèsmauvais

Après midi rencontre

Course d'orientation

Dîner de clôture

61%

34%

3%2%

28%

49%

16%

7%11%

52%

26%

11%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Comment jugeriez-vous la qualité des événements suivants ?

Moyenne parrains/filleuls


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Trèsbien Bien

Mauvais Très

mauvais

Après midi rencontre

Course d'orientation

Dîner de clôture

72%

23%

3%

2%

47%

37%

13%

4%

38% 38%

15%

9%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Pertinence des événements suivants dans le Parrainage ?

Moyenne parrains/filleuls


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Atteinte des Objectifs (1/3)

Rencontre interpromotionnelle

Intégration sur le campus

Aucun

ParrainsFilleuls

80%

38% 49%

40%

6%

81%

60%

3%

37%

3%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Quelles étaient vos attentes du Parrainage ?

Parrains Filleuls


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Oui, au delà demes espérances Oui, satisfaites

Non, passatisfaites

Parrains

Filleuls

7%

51%

42%

5%

63%

32%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Vos attentes ont-elles été satisfaites ?

Parrains

Filleuls


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Parrainsvoyant

leur filleuls

Filleulsvoyant

leurparrain

Parrainsvoyant

leurgroupe

Filleulsvoyant

leurgroupe

Oui, régulièrement

Oui, de temps en temps

Rarement

Non, jamais

22%

38%36%

62%

39%

31%

28%

25%25%

15%23%

9%14% 16%

12%

4%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Continuez vous à voir votre parrain/filleul et votre groupe ?


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Bilan

• Point fort : – qualité opérationnelle

• Point faible :– durabilité des liens


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Plan de la présentationI. Projet 2005/2006

A. Phase conceptuelleB. Phase opérationnelleC. PassationsD. Aspects financiers



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Retour sur l’expérience en interne

1) Management

2) Communication interne

3) Planification

4) Répartition des tâches

5) Rapports humains

6) Manque de recul


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Management• Exemples :

-manque d’efficacité en réunion, anarchie, désordre...

• Problèmes : -manque de chef pouvant réguler, organiser et trancher

• Solutions : -Définir ce rôle au départ pour que tout le monde

l’accepte et faire une élection légitimité

• Alternative: nommer un animateur-régulateur


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Communication interne• Exemples :

-difficultés pour faire le point sur l’avancement à chaque réunion

• Problèmes : -pas de connaissance du travail des autres et peu d’efforts pour le présenter

• Solutions :-donner une vision concise, claire et simple de notre avancement au cours des réunions flash report


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Planification• Exemples :

-gestion des risques, -ponctualité en réunion

• Problèmes : -pas de gestion des imprévus, -impossible d’avoir une vision synthétique,

• Solutions :-utiliser les outils pour planifier

Diagramme de Gantt- formuler des alternatives à l’avance


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Diagramme de Gantt


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Répartition des tâches• Exemples :

-rôle de chacun, -efficacité,

• Problèmes : -répartition du travail dans la précipitation

• Solutions : -un responsable par événement, pour une vision synthétique et en amont des problèmes

responsabiliser et mieux déléguer WBS


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WBS


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Rapports Humains• Exemples :

-passage à vide-saturation

• Problèmes : -fluctuation des motivations, -conflits et tensions

• Solutions : -discuter les problèmes dès le début, -apprendre à se détendre en groupe, -utiliser la synergie de groupe pour inclure tout le monde


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Manque de recul• Exemples :

-pas ou peu de retour-image laissée

• Problèmes : -pas de vision globale du projet, -manque de maturité sur le déplacement de la course

• Solutions : -sondages systématiques et boîte à idées, -apprendre à communiquer dans un contexte de crise en prenant le temps de répondre de façon réfléchie et non émotive


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A. Phase conceptuelleB. Phase opérationnelleC. Aspects financiers D. Passage de flambeau



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C. Suggestions pour l’avenir

Servir les objectifs du Parrainage:– Améliorations– Innovations


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Suggestions pour l’avenir (1/2)

• Proportion de parrains• Evénements : perfectionner• Durabilité des liens• Relations extérieures :

– Directions– Associations Centraliennes

• Partenariats financiers

Améliorations

Solutions

-amphi de présentation

-site Internet


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• Proportion de parrains• Evénements : perfectionner• Durabilité des liens• Relations extérieures :



Améliorations


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• Proportion de parrains• Evénements : perfectionner• Durabilité liens• Relations extérieures :



Améliorations

Solutions

-événements nouveaux

-groupes de filleuls par affinités


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Améliorations


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Améliorations

Solutions

-Mazars

-trouver d’autres partenaires


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• Statut de l’association• Organisation interne : - Outils de gestion de projets

- Structure d’équipe

• Systèmes d’information

• Evénements : innover

• Intégration étudiants étrangers

• Généalogie

Innovations


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• Statut de l’association• Organisation interne :

- Outils de gestion de projets - Structure d’équipe

• Systèmes d’information• Evénements : innover• Intégration étudiants étrangers• Généalogie

Innovations Exemples:

-WBS

-Diagramme de Gantt

Solution :

-Sectoriser

-Responsables d’événements


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– Outils de gestion de projets– Structure d’équipe

• Systèmes d’information• Evénements : innover• Intégration étudiants étrangers• Généalogie

Innovations

Exemples :-BDD-Site Internet


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• Intégration étudiants étrangers

• Généalogie

Innovations


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– Outils de gestion de projets– Structure d’équipe

• Systèmes d’information• Evénements : innover• Intégration élèves étrangers• Généalogie

Innovations

Pistes :

-Évènements

-Pédagogie


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• Intégration des étudiants étrangers

• Généalogie

Innovations


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Conclusion

Ambition du projet - Innovation - Ampleur

Expérience personnelle

650 Centraliens satisfaits !


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Remerciements

Documents

12 avril 2006 Soutenance du projet