12 octobre 2010

12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

A quels aspects juridiques veiller pour mettre en œuvre un dispositif

de conservation partagée

Pascal Sanz


Il faut un document contractuel

Un accord-cadre, une convention, entre le RNBM – coordonnateur du dispositif - et chaque organisme participant au dispositif de conservation partagée

Les signataires: le représentant légal de chacune des parties ou un délégataire de sa signature

Pour le RNBM, le directeur général du CNRS ou l’un des co-pilotes du groupement de service (GDS2755) ?

Pour l’organisme participant:- Le président de l’Université,- Le président de la Fondation, de l’Association, …


Le statut des documents

Dépôt

L’établissement d’origine reste propriétaire de la collection transférée vers un autre établissement

L’établissement destinataire gère cette collection pour le compte de l’établissement d’origine

Cette gestion est normalement limitée aux opérations que l’établissement d’origine a autorisées

Le dépôt est limité dans le temps

Le statut des documents (2)

Cession

L’établissement d’origine cède la propriété de la collection transférée à l’établissement destinataire

L’établissement destinataire, devenu propriétaire de la collection, la gère comme il l’entend

Il peut, en particulier, pratiquer le dédoublonnage avec une(des) autre(s) collection(s)

La cession est définitive



Question souvent posée: un établissement public peut-il céder tout ou partie d’une collection de documents ?

- Les juristes du ministère chargé de l’enseignement supérieur, lors de la rédaction des statuts du Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes), ont estimé que oui

- Noter qu’il s’agit de cessions entre institutions sous tutelles de l’Etat, notamment des établissements publics



Cas particulier du RNBM: il comprend des établissements publics et des organismes de statut privé (fondation, association)

→ Recommandation: prévoir 2 statuts possibles pour les collections transférées:

- entre établissements publics et des organismes privés vers les établissements publics: cession

- des établissements publics vers des organismes privés: dépôt si possible de long terme (ex.: 99 ans), stipulant que l’organisme dépositaire a le droit de pratiquer le dédoublonnage



Etablir le rôle et les engagements des différents types de partenaires

La structure « coordinatrice » ou« animatrice »

Les organismes « centres de conservation »

Les organismes simples participants

Prévoir les modalités de pilotage du dispositif

Comité de pilotage

Attributions de la structure coordinatrice


Prévoir les conditions techniques de fonctionnement

du dispositif Modalités de transfert des collections

Conditions de conservation des documents

Signalement des documents

Modalités de fourniture à distance des documents

Modalités de valorisation des collections faisant l’objet du dispositif


Prévoir les conditions financières de fonctionnement

du dispositif Prise en charge des coûts- de transport des collections transférées- éventuellement d’assurance des collections transférées

Tarification de la fourniture à distance de documents


Autres questions formelles à traiter

Durée de l’accord

Modalités de son renouvellement

Modalités de sortie du dispositif- en particulier, devenir des collections relevant du

dispositif

Règlement des litiges


Documents

12 octobre 2010