2015-ES-PSR-FPC-gestion de Proyectos de Prima (1)

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Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International – Junio 2014

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Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 1 de 21

Fairtrade InternationalManual de Capacitación 3.3

Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade

Gestión de Proyectos de Prima

- Actualización junio 2014 -

Elaborado por Konrad Matter

Actualizado por Julia Malquín A.




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El Manual de Capacitación “ Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade - Gestión de Proyectos dePrima” es un producto de Fairtrade Labelling Organizations International e.V., Bonn, Alemania.Fairtrade International es la organización mundial que establece y certifica criterios para el ComercioJusto Fairtrade.

Información de contacto:

Fairtrade InternationalBonner Talweg 17753129 Bonn AlemaniaTel.: +49 (0) 228 949 23 0Fax: +49 (0) 228 242 17 13Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.fairtrade.net

Coordinación:Matthias KuhlmannDesarrollo de Servicio & EnlaceUnidad de Relaciones y Servicio al ProductorFairtrade International

Nuestro más sincero agradecimiento al Servicio de Voluntariado en Línea de las Naciones Unidas, en

especial a Liliana Castellanos y Andrés Felipe Nuñez, por haber realizado la traducción del manual alespañol.

La reproducción de este texto es permitida siempre y cuando se cite la fuente, Fairtrade International junio 2014

mailto:[email protected]







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TABLA DE CONTENIDOS

1 ¿Para qué se puede usar la Prima? 4

2 ¿Cómo se puede gastar la Prima? 5

3 ¿Cómo escoger y planear proyectos? 7

4 ¿Cómo escribir la propuesta del proyecto? 16

5 Implementación, monitoreo y evaluación 19




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Comunidades

Familias

Trabajadores

1 ¿PARA QUÉ SE PUEDE USAR LA PRIMA?

Los Criterios Genéricos de Comercio Justo Fairtrade para el Trabajo Contratado establecenque Fairtrade contribuye al empoderamiento de los trabajadores y trabajadoras y aldesarrollo social y económico sostenible de los trabajadores y sus comunidades (propósito yalcance).

Le Prima Fairtrade tiene que beneficiar a los trabajadores, sus familias y sus comunidades através de proyectos de Prima que se dirijan a sus necesidades y preferencias según seadecidido y adecuadamente justificado por los trabajadores (Cláusula 2.1.19 de los Criterios).

1.1 ¿Qué dicen los Criterios?

1.1.1 Desarrollo socio-económico es un proceso que resulta en cambios quemejoran la capacidad de una comunidad para cumplir con sus aspiraciones.

1.1.2 Empoderamiento se refiere a las habilidades que los individuos y gruposnecesitan para identificar sus necesidades y prioridades y para desarrollarplanes y proyectos para abordarlas.

1.1.3 Para los trabajadores, sus familias y comunidades significa que ustedpuede usar la prima para tres tipos de beneficiarios:

1.1.3a Para los trabajadores: un buen ejemplo es la capacitación, dentro de este

grupo se podría considerar el terminar la educación primaria y secundaria,habilidades del idioma, destrezas como carpintería, sastrería,computacionales, etc. Otro ejemplo es un set de TV/DVD para lacafetería/comedor o salón social de los trabajadores.

1.1.3b Para los trabajadores y sus familias: algunos ejemplos serían una tienda decomestibles para bienes básicos a precios razonables, préstamos paramejoramiento de viviendas, o becas para los hijos(as) de los trabajadores(as).Hay desde luego muchas más posibilidades de beneficiar a las familias de lostrabajadores.

1.1.3c Para los trabajadores, sus familias y la comunidad: en este caso el beneficiose extiende a la comunidad. Esto incluye el barrio, aldea o pueblo. Algunosejemplos podrían ser construir un colegio, un dispensario o tal vez un pozo.Con un poco de imaginación hay muchas formas de mejorar la vida de lacomunidad.




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Como trabajador o trabajadora, usted se beneficiará en los tres casos. Usted siempre esparte de la comunidad y lo que es bueno para ella es bueno para usted.

La comunidad hace mucho por usted y muchos de los servicios básicos son el resultadode un esfuerzo comunal. Los colegios para sus hijos, el hospital cuando usted estáenfermo, la provisión de agua y electricidad. Todos estos y muchos más servicios seríanimpensables o muy difíciles de conseguir si usted tuviera que encargarse de ellos solo.

2 ¿CÓMO SE PUEDE GASTAR LA PRIMA?

2.1 La prima debe ser utilizada en forma de proyectos.

Un proyecto es una gestión planeada que utiliza dinero y otros recursos para lograr objetivos

bien definidos a través de un número de actividades.

2.1.1 Planificación de proyectos: Esto significa que antes de iniciar un proyectousted tiene que pensar detenidamente sobre lo que va a hacer, cómo lo va ahacer y lo que quiere lograr. Esto significa escribir sus planes. Significa seguirsus planes.

2.1.2 Recursos: Para llevar a cabo un proyecto usted usualmente necesita dinero.También puede necesitar tiempo, conocimiento y ciertas habilidades.

2.1.3 Objetivos: Esto significa que todos saben lo que están tratando de lograr. Sin

objetivos claros el proyecto no tiene dirección. Todos deben acordar quéestán tratando de hacer.

2.1.4 Actividades: Un proyecto usualmente consiste de un número de actividades.Estas actividades pueden ser hechas todas al mismo tiempo o algunaspueden tener que esperar mientras se llevan a cabo otras. Un cronograma deactividades le dice qué se debe hacer y cuándo.

Los proyectos son un resultado de un proceso de consulta con los trabajadores y trabjadorasacerca de sus necesidades y aspiraciones.

Los criterios definen el contenido de cada proyecto los cuales deben incluir (Cláusula 2.1.5

de los Criterios):

Propósito y objetivos;

Grupo(s)/beneficiario(s) objetivo(s)Actividades;

Roles y responsabilidades;

Presupuesto del proyecto;

Fecha de inicio y finalización del proyecto;

¿Cómo será monitoreado el proyecto?;

Fecha de aprobación del proyecto por parte de la Asamblea General.




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Los proyectos pueden significar mucho trabajo, pero son la mejor forma de asegurar que eldinero de la prima sea bien invertido y cumpla con los objetivos detrás de ella. Paraproyectos grandes es indispensable realizar una evaluación de riesgo.

Al menos el 80 por ciento del dinero de la prima debe ser invertido en proyectos sostenibles.Sostenible significa que lo que sea en lo que gaste el dinero, esto debe tener un valorduradero. Entonces, si invierte en un proyecto como una tienda de comestibles o un centrode capacitación, la tienda debe continuar sirviendo a la comunidad por un largo período detiempo y la capacitación debe tener un resultado duradero. Los proyectos que impliquendesembolsos individuales de bienes no consumibles son permitidos cuando todos lostrabajadores tienen igual oportunidad acceso, y existe la claridad de que no se trata depagos a los trabajadores que puedan considerarse complementos salariales (Cláusula2.1.19 de los Criterios).

Hasta el 20 por ciento1 del dinero de la prima por año puede ser distribuido equitativamenteentre todos los trabajadores en efectivo como un bono Fairtrade. (Cláusula 2.1.20 de losCriterios). Esta opción necesita ser aprobada por una asamblea general de trabajadores. Sinembargo, este dinero no puede ser utilizado para complementar los salarios regulares osocavar los procesos de negociación colectiva.

Se recomienda que los Comités de Prima de Comercio Justo Fairtrade expliquen claramentea los trabajadores y trabajadoras las implicaciones de utilizar el dinero de la prima en bonosFairtrade en efectivo.

En este contexto también es importante averiguar y entender cualquier implicación posiblede la distribución de efectivo en lo que concierne a impuestos o el estatus legal del Comitéde Prima de Comercio Justo Fairtrade – el cual puede ser establecido como una

organización benéfica, por ejemplo. Estas implicaciones seguramente serán diferentes encada país debido a los diferentes marcos legales.

1 En circunstancias excepcionales el porcentaje puede ser incrementado hasta 50%, como en el casodonde haya una mayoría de trabajadores y trabajadoras migrantes en la fuerza laboral que no sepueden beneficiar de los proyectos de la Prima de Comercio Justo Fairtrade. La solicitud debe serenviada al organismo certificador y aprobado por el mismo. (Cláusula 2.1.20 de los Criterios).




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Finca

9

8

8

20

15

40

4 Km

2 Km

3 Km

8 Km

7 Km

10 Km

3 ¿CÓMO ESCOGER Y PLANEAR PROYECTOS?

Escoger un buen proyecto no es fácil. Este capítulo debería ayudarle, pero sólo pretende ser

una guía. Usted sabe lo que necesita, usted necesita realizar la elección.

3.1 ¿Quiénes son los beneficiarios?

Siempre es bueno saber a quién va a ayudar el proyecto. En el escenario en que el proyectoestá dirigido a los trabajadores y trabajadoras en una plantación o empresa, usted puedeobtener esta información del departamento de recursos humanos o de encuestas quecontengan información relevante en el marco de su estrategia de desarrollo o de las metasdel Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade.

Es bueno saber cuántos hombres y mujeres se beneficiarán, cuántos hombres y mujeresson migrantes, cuántos pueden necesitar capacitación o educación adicional, dónde viven ode dónde vienen. Es especialmente bueno saber dónde viven los trabajadores de maneraque cualquier proyecto en realidad les ayude en sus vidas cotidianas. Algunos trabajadoresson de temporada y otros temporales. ¿Cómo puede ayudarle a ellos también?

Si el proyecto es para beneficiar a las familias de los trabajadores, necesita saber si estáncasados o viven con una pareja, el número y edad de los hijos(as), si estos hijos(as) van alcolegio o trabajan, otros miembros de la familia que vivan en la misma casa, etc. Luego esposible que necesite saber sobre su situación de vivienda: dónde viven (en la plantación,fuera de ella), distancia de la plantación o empresa, en casas propias o arrendadas, etc. Esposible que tenga que pedirle a la gente más información con un cuestionario.

La recolección de información en las comunidades delos trabajadores es un poco más complicada. Primeronecesita saber los diferentes lugares donde viven lostrabajadores y trabajadoras, cuánta gente vive en cadauno de estos lugares y qué tan lejos están de laplantación/empresa y entre ellos(as). A partir de estainformación puede dibujar un mapa con laplantación/empresa en el centro y cada lugar (aldea,barrio, etc.) representado por un círculo.

El tamaño del círculo corresponde aproximadamente al

número de habitantes. El número en el círculorepresenta el número de trabajadores que viven en

cada lugar. La longitud de la línea entre cada lugar y la plantación/empresa corresponde a ladistancia. Este mapa le permite ver dónde vive y de qué se beneficiará cada quien.

Esta recolección de información se llama censo. Se recomienda hacer un censo detrabajadores(as) y sus familias desde el principio, y un censo de la comunidad tan prontocomo esté listo para involucrarse en proyectos de la comunidad. Para cada proyectoindividual se debe hacer un censo minucioso de los beneficiarios directos.




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3.2 ¿Cuáles son los problemas?Una vez conozca los beneficiarios (potenciales), usted quiere entender sus problemas ynecesidades. Proceda en la misma forma que en el Paso 1, empezando con los trabajadoresy trabajadoras, sus familias y luego extendiendo la consulta a las comunidades.

Para encontrar los problemas y necesidades de los trabajadores y sus familias, la forma másfácil es conociéndolos y preguntándoles.

Los miembros del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF) pueden hacer estoen sus áreas de trabajo. Si la fuerza laboral no es muy grande usted puede llamar aasambleas con todos los trabajadores y trabajadoras.

Recuerde:

Diferentes grupos tienen diferentes necesidades: las mujeres trabajadoras, lostrabajadores de temporada, los trabajadores migrantes, los trabajadores temporales.Pregúnteles separadamente!

No permita que los hombres dominen!

No permita que las gerencias de la plantación/empresa hagan este trabajo! Es suresponsabilidad!

Pregunte a las esposas(os) e hijos(as).

Puede necesitar preparar un cuestionario especial si necesita verificar informacióndetallada.

Es más difícil si está intentando entender las necesidades de las comunidades. La primeracosa que puede hacer es reunirse con los trabajadores y trabajadoras. Agrúpelos por lascomunidades principales de donde vienen y esto le dará una idea aproximada de losprincipales problemas de cada comunidad. Puede complementar su mapa de lascomunidades circundantes agregando más información, por ejemplo, sobre los servicios quecada comunidad tiene. Puede incluso dibujar un mapa para cada comunidad: serviciosdisponibles, calidad de los servicios, dónde y qué tan lejos tienen que ir para obtener losservicios que no están disponibles en la comunidad.

Si quiere hacer proyectos en las comunidades, tiene que averiguar los problemas que lagente enfrenta en cada comunidad. Para este propósito, es muy importante reunirse con loslíderes de la comunidad o incluso con la comunidad completa. Puede reunir a la comunidad

entera o reunirse con diferentes grupos de la misma separadamente. Asegúrese que todoslos posibles grupos sean involucrados. En estas reuniones puede trabajar con el MétodoChapatti.

3.2.1 El Método Chapatti

Reúna a todo el mundo y asegúrese que todos se sientan cómodos. Empiece a hablarsobre los problemas que la gente enfrenta diariamente. Pídales a los participantes queescojan un objeto simple para representar sus problemas. Un pedazo de madera puederepresentar la falta de combustible para cocinar. La comunidad puede usar cualquierobjeto que quiera; esto les ayuda a pensar desde su propia perspectiva.

Pídales a todos que pongan sus objetos en el piso al frente de ellos. Que no los pongan en

una línea recta sino en el centro del grupo.Entrégueles a los participantes “chapattis” (= piezas redondas de cartulina/cartón de




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diferentes tamaños). Permítales colocar los chapattis debajo de estos objetos pararepresentar el tamaño del problema. Los chapattis grandes indicarán problemas másgrandes y los chapattis más pequeños, problemas más pequeños. Haga seguimiento a

esta actividad con una discusión sobre cada problema: ¿Cuál es el problema, el tamaño y la urgencia del mismo? ¿Por qué es considerado un problema

grande/pequeño/urgente? ¿Cuál es la causa del problema? ¿Quién se ve afectado por el problema y cómo? ¿Qué acciones ha tomado la gente para resolver el

problema? ¿Fueron exitosas, no lo fueron? ¿Por qué? ¿Hay planes futuros para lidiar con el problema? ¿Cuáles son las contribuciones de la comunidad? ¿Qué apoyo externo se espera?

Piense sobre las causas del problema. Frecuentemente la gente aborda sólo los síntomas yno la causa real. Tome un asunto de salud por ejemplo: la gente se siente enferma y débil yacude a la farmacia por medicinas. Pero algunas veces el problema real radica en otra parte.Podría ser desnutrición o agua potable contaminada.

El ejercicio del árbol del problema le puede ayudar a analizar problemas complejos yencontrar las causas subyacentes.

3.2.2 El árbol del problema

Como un árbol, el árbol del problema tiene tres partes: un tronco, raíces y ramas.

El tronco es el problema central

Las raíces representan las causas

Las ramas representan los efectos (frecuentemente las partes visibles)

Este es un ejercicio de grupo. Tome uno de los problemas que haya identificado comoimportante. Empiece enumerando todos los aspectos negativos del problema. Estosdeberían escribirse en tarjetas y pegarlos (en una pared o en el piso) donde todos puedanverlos. Una vez se hayan identificado los asuntos más importantes, agrupe los aspectosque tienen algunas similitudes o vínculos.

1) Identifique el problema central. Péguelo en el centro. Revise las tarjetas restantes ycómo están relacionadas con el problema central.

2) Algunas pueden ser causas, que llevan al problema central. Colóquelas debajo delproblema central.

3) Otras son efectos, que se originan del problema central. Colóquelas encima delproblema central.




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Este ejercicio muestra que las cosas frecuentemente son más complicadas de lo queparecen en principio.

Para resolver un problema, necesitamos conocer y abordar la causa o causas principales.

Intente mantenerse apegado a los vínculos más importantes.

Si el árbol del problema se vuelve muy recargado, no será una herramienta útil.

Encuentre un balance: suficiente detalle de manera que contenga la información másimportante, pero suficientemente simple para que las principales causas y efectos seanvisibles.

Después de haber identificado los problemas, intente organizarlos de acuerdo con laimportancia y urgencia que la gente les de. Establezca un orden de prioridad. Estofrecuentemente es una tarea complicada. No hay un criterio objetivo o científico para decidircuál problema es más importante que otro. Es una escogencia política. Permítale a la gentediscutirlo. Es por esta razón que consultar con los trabajadores y trabajadoras – y con lacomunidad si quiere apoyar proyectos de la comunidad – es tan importante.

Es importante que los trabajadores y trabajadoras sepan cómo serán seleccionados losproyectos, y el criterio de selección del proyecto debe ser incluido en los términos dereferencia del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF) y aprobado por la Asamblea General.

3.3 Defina sus objetivos

Una vez que conozca el problema y entienda su prioridad, necesita definir objetivos claros.Objetivos claramente definidos hacen mucho más fácil diseñar un proyecto.

Distinga dos tipos de objetivos:

1) El objetivo general. Le dice lo que quiere mejorar. Puede ser bastante general y puedeque no se logre sólo con este proyecto. Por ejemplo, usted puede querer reducir la

Problema central

Efecto Alta tasa de mortalidaden menores de 5 años

Retraso en elcrecimiento

Desnutricióninfantil

Diarrea Dieta precaria

No hayletrinas

Malahigiene

Falta de

conocimiento

Cosechafallida

Causa

No haysuficiente agua

Suelodegradado




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desnutrición infantil en su comunidad. Su proyecto puede ser sólo una parte de estepanorama general.

2) El objetivo específico. Este se refiere a las metas reales que el proyecto quiere lograr. Leayuda a definir las actividades que son necesarias para su proyecto. Sus objetivosdeben ser SMART (acrónimo en inglés que significa: Específico, Medible, Alcanzable,Relevante y con límites de tiempo): Específico: ser tan preciso y exacto como sea posible. Medible: usted debe ser capaz de verificar si el proyecto funcionó. Alcanzable: no intente hacer algo imposible. Relevante: ¿el proyecto resolverá el problema? Con límites de tiempo: ¿cuándo será terminado el proyecto?

3.4 ¿Cómo lograr los objetivos?

3.4.1 Piense acerca de las alternativas.Para este momento usted debería saber qué quiere hacer. La siguiente pregunta es – ¿cómo lo hace?Puede haber un número de formas para solucionar un problema, pero hay algunas mejoresque otras.

Tomemos el ejemplo de un proyecto de vivienda. El objetivo es mejorar la situación devivienda para los y las trabajadoras y sus familias. Hay muchas formas de hacerlo.

1 Dar préstamos individuales para comprar material de construcción.

2 Desarrollar un esquema de vivienda en un terreno con dinero de la prima.

Si usted opta por la segunda solución (esquema de vivienda), hay todavía muchas formasde proceder:

2.1 Adjudicar una parcela a cada persona para construir una casa.

2.2 Formar una cooperativa que construya las casas y las venda a los beneficiarios.

2.3 Formar una cooperativa que construya las casas y las arriende a losbeneficiarios.

Necesitas pensar en cada una de las opciones. En el desarrollo de estas ideas se debeconsiderar a tantas personas como sea posible. Cada punto tiene sus lados buenos y malosy todos deberían tener el derecho de comentar.

Considere las siguientes opciones, pueden ayudarle:

1 Eficacia: ¿Cuál es la mejor opción para resolver el problema?2 Costo: ¿Cuánto dinero necesitará para cada opción? ¿Tiene el dinero?3 Eficiencia: ¿Es una Buena forma de usar el dinero?4 Capacidad: ¿Existe el conocimiento y la experiencia necesaria?5 Viabilidad: ¿Es probable que tenga éxito el proyecto?

Consejo: Comenzar con proyectos pequeños, así usted adquiere fácilmente experiencia yconfianza. Recuerde que para todos los grandes proyectos se debe realizar una evaluaciónde los riesgos y reportarlos a la Asamblea General.2

2 Ejemplos sencillos de evaluación de riesgos figuran en Anexo 1 ¿QUÉ ES RIESGO? En el“Documento explicativo para el Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade en Situaciones deTrabajo Contratado - “Hired Labour Situation”.




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3.4.2 Tome su decisión y plan de acción.

Una vez que haya hecho su elección, debe definir los resultados que desea ver.

Por ejemplo: 20 Trabajadores capacitados en el programa Word de informática; o 50préstamos concedidos para la compra de material de construcción; o dos aulas de claseequipadas para la comunidad local.

Para conseguir los resultados óptimos, tienes que planificar:

● QUE: Haga una lista de todos los trabajos que necesita hacer para conseguir unresultado perfecto.

● QUIEN: Haga una lista de todas las personas quienes serán responsables de cadaactividad. Esto puede ser individual o en grupos.

● CUANDO: Haga un calendario que le indique cuando debe comenzar cada actividad y

cuánto tiempo tomará. Algunas actividades pueden llevarse a cabo al mismo tiempo,otras se realizan una tras otra. Es muy importante definir cuáles actividades sonnecesarias concluir con el fin de iniciar otras. Siempre piense en factores externos comolas temporadas de lluvia y ciclos agrícolas.

● DONDE: Tome nota de la ubicación donde cada una de las actividades debe hacerse. ● COMO: Cuando gastas dinero, usted necesita asegurarse que se haga de tal manera

que cualquiera pueda comprobar fácilmente lo que se gastó y lo que se compró. Ustednecesitará un procedimiento adecuado para esto.

Para ayudarle durante el proceso de evaluación y preparación, Fairtrade le ofrece dosplantillas para preparar su plan anual para la Prima de Comercio Justo Fairtrade con el fin de

cumplir con el requisito 2.1.15 y una plantilla para informar las actividades realizadas para elrequisito 2.1.18.3

Una herramienta complementaria que puede ayudar al CPF en sus actividades deplanificación es un calendario en forma de una matriz, nombrando las actividades, la(s)persona(s) a cargo de cada actividad y el plazo en que debe realizarse cada actividad:

3.4.3 Matriz actividades del proyecto (ejemplo de capacitación en informática)

Actividad Quien Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep

1. Establecerun aula paraClases

A + B xx xx

2. ContratarInstructor

Sub-comité

…x xxxx

3. Comprar elEquipamiento

Sub-comité

xxxx

xx xxx xx

3 http://www.fairtrade.net/fileadmin/user_upload/content/2009/standards/documents/generic-standards/2014-03-31_Premium_plan_report_template_EN.pdf




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4. MatricularEstudiantes

C+ D ..xx x

5. Empezar

con lasClases

Instructo

r xxx

x

xxx

x

xxx

x

xxx

x

Por último, usted debe saber que recursos necesita para el proyecto. Los recursos son elconocimiento, las personas, equipos y materiales.

Según el proyecto, necesitará de algunas habilidades especiales. Estas habilidades nosiempre están disponibles en la organización.

Puede que tenga que contratar a alguien externo para que le ayude.

Por ejemplo:

1 Puede necesitar a un arquitecto para que ayude a diseñar un edificio.

2 Quizá necesite un asesoramiento de un experto para ayudarle a diseñar elproyecto y realizarlo.

3 Para un centro de capacitación tendría que contratar a un instructor.

Usted necesitará contratar algunos expertos solo por un corto tiempo - como un arquitecto. Aotros necesitarás contratar por un periodo más largo – así como un profesor en una escuela.

Necesitará tener una manera simple de tratar con estas personas: un modo estándar deencontrarlos, contratarlos, entregarles contratos y pagarles.

Si necesita comprar materiales, mobiliario o equipos, necesitará una manera simple de

asegurarse que consiga un buen precio, que estás comprando las cosas correctas y queobtendrá un recibo por todo. La administración de la plantación/empresa puede ser deayuda en este proceso.

3.4.4 El análisis del marco lógico

El método que se describe arriba es usualmente llamado Marco Lógico. Te lleva a través delproyecto paso a paso. Esto asegura que no te olvides de nada.

Desde arriba hacia abajo, el Marco Lógico muestra los pasos que deben tomarse con elpropósito de alcanzar el objetivo final del proyecto. La siguiente tabla muestra un ejemplo delMarco Lógico para un centro de capacitación en informática.

La matriz de Marco Lógico.

Objetivos ¿Cómo puedosaber si dioresultado?

¿Cómo puedodemostrar quefuncionó?

Cosas quepodría ayudar (+)u obstaculizar (-)

Objetivo General:

Trabajadores biencapacitados eninformática

Impacto:

Los Trabajadores sesienten másconfiados y capaces

Entrevista contrabajadores queasistieron a las clases

+ Trabajadorescon deseo deaprender

– Insuficientetiempo para

estudiar




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ObjetivosEspecíficos delProyecto:

Ofrecer tres cursosbásicos deinformática en esteaño a todos lostrabajadores de laCompañía

Resultado:

Se han realizadotres cursos de

informática cada unode 48 horas, a lolargo de 12semanas

El programa deformación e informe

del instructor sonverificados por el CPFpara el proyecto decapacitación eninformática

+ Encontrar unespacio adecuadoy un buen

maestro - Material deentrenamiento eninformática sonrobados.

Resultado:

50 Trabajadoresobtienenconocimientos

básicos eninformática

50 Trabajadores hanaprendido

● Iniciar unOrdenador

● Lo básico enWindows y Word ● Imprimir

● Lista de asistencia(¿Cuántosparticiparon?)

● Examen al final delcurso (¿Cuántosaprobaron?)

+ Los estudiantesse matriculan,asisten conregularidad y soncapaces de seguir

- Alto nivel deabsentismo ydeserción

- Nivel académicodemasiado alto

Actividades:

1. Encontrar el Aula

2. Contratar un

Instructor 3. Comprar equipos

4. Matricularestudiantes

5. Iniciar clases

Nota: No hayindicador en estacolumna, en lugar,aportes relacionadas

con las actividades Insumos:

1. Aula

2. Instructor

3 Mesas y sillas

4. Computadores yaccesorios

¡No se preocupe por las diferencias entre impactos, resultados y aportes! Lo importante esentender que hay una cadena de eventos que condujeron al resultado global de su objetivo.

Los términos de la línea superior de la tabla requieren una explicación.

● ¿Cómo puedo saber si dio resultado? Al final del proyecto, usted querrá asegurarseque el proyecto fue un éxito. Necesitas indicadores que puedan medirlos.

● ¿Cómo puedo demostrar que funcionó? También tendrá que demostrar que elproyecto fue un éxito. Para cada indicador se necesita al menos una fuente deinformación.

● Cosas que podría ayudar (+) u obstaculizar (-). En cada una de las etapas delproyecto, hay cosas que no siempre se pueden controlar y que pueden afectar el éxito.Incluso si no puedes influir en estas cosas, es bueno que seas consciente sobre esto.




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3.5 Elabore el presupuesto

El presupuesto es una estimación del dinero que necesitará para desarrollar el proyecto.Está directamente relacionado con la lista de actividades que ha establecido.

Debe distinguir entre los gastos que se realizan solo una vez y los recurrentes:

● Los gastos se que realizan solo una vez, generalmente cubren los costos iniciales,principalmente de edificios y equipos. Estos gastos ocurren solo una vez durante la vidadel proyecto. En el caso del centro de capacitación en informática, estos son los costospor la compra de las computadoras y los muebles.

● Los gastos recurrentes cubren los gastos de funcionamiento del proyecto. Ocurrecontinuamente a medida que el proyecto avanza. En el presupuesto estos gastos seestiman según una base regular. En nuestro ejemplo de capacitación en informática, losgastos recurrentes sería el honorario del instructor, el alquiler del espacio, elmantenimiento de equipos, acceso a internet, papelería (papel, cartuchos de impresiónetc.) y los gastos administrativos.

También necesita determinar si el proyecto generará algunos ingresos. Aquí tiene quedistinguir entre proyectos económicamente sostenibles y proyectos sociales.

● Los proyectos económicamente sostenibles generan ingresos y deben por principio tenerla capacidad de cubrir los costos y gastos de gestión. Un buen ejemplo de este tipo deproyecto es una tienda de comestibles. Aunque el propósito principal de la tienda no esobtener ganancias sino vender productos alimenticios y otros suministros básicos aprecios razonables, siempre deben cubrir sus costos totales.

.● Los proyectos sociales prestan servicios a la comunidad. Por esto no se obtienen

ganancias. Los proyectos sociales habituales son los proyectos de salud, educación ycultura. Puede, por supuesto, cargar una pequeña cuota para estos servicios, para crearconciencia sobre el valor del servicio (Lo que es completamente gratis generalmente noes apreciado). Esto es especialmente recomendable para proyectos de capacitación,donde el pago de la inscripción representa el compromiso del estudiante. Ciertamentehabrá menos ausentismo y deserciones. Sin embargo, un proyecto social jamás cubrirásus gastos totales. Siempre habrá necesidad de una prima de subsidio para esta clasede proyectos.

El presupuesto para los gastos de funcionamiento le ayudará a saber cuánto dinero debeseparar cada año para mantener el proyecto en marcha. La tabla 6 muestra un ejemplo depresupuesto para un proyecto de capacitación en informática.

3.5.1 Ejemplo de presupuesto para un Centro de Capacitación en Informática

Ítem USD Sub-total USD Total USD

A. Gastos

1. Inversión Inicial

20 Computadoras 12,000.00

2 Impresoras 200.00

20 Sillas y Mesas 3000.00

Instalaciones 300.00




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Contingencia 150.00

Total 1 15,650.00

2. Gastos de funcionamientoprimer año

Alquiler del salón 1080

Instructor 4200

Mantenimiento de Computadoras 500

Papelería 500

Acceso a Internet 720

Administración 400

Total 2 7400.00 Total A. Gastos 23,050.00

B. Ingresos

Cuota Inscripción de estudiantes 1800.00

Total B. Ingresos - 1800.00

COSTO TOTAL DELPROYECTO

21.250.00

4 ¿CÓMO ESCRIBIR LA PROPUESTA DE PROYECTO?

Ahora que tiene lista toda la información, puede escribir la propuesta del proyecto. Este es eldocumento que contiene toda la información pertinente y le ayudará a completar el proyecto.El siguiente formato le puede ser útil para escribir la propuesta del proyecto.

4.1 Formato para formulación de proyectos

1. Nombre de la organización y del Proyecto

2. Antecedentes y Justificación del Proyecto

Preguntas para tener en cuenta:

▪ ¿Cuál es la situación social y económica del área donde se ejecutará elproyecto?

▪ ¿Cuál es la necesidad o el problema que serán abordados por el proyecto? ▪ ¿Por qué usted le da prioridad a los problemas/necesidad sobre los demás

asuntos? ▪ ¿Por qué eligió esto y no otras posibles alternativas para resolver el problema? ▪ ¿Cuáles son las ventajas de esta idea de proyecto comparado con otras

opciones (en términos de eficiencia, eficacia, coste, complejidad y riesgos)?




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3. Propósitos y Objetivos del Proyecto


▪ ¿Cuál es el objetivo general del proyecto? ▪ ¿Qué cambiará el proyecto (a corto y a largo plazo)? ▪ ¿Cuáles son los objetivos específicos que el proyecto deberá lograr (objetivos

Inteligentes: específico, medibles, alcanzable, relevante, límite de tiempo)? ▪ ¿Cuáles son los indicadores (cualitativo y cuantitativo) en la que indique si y en

qué medida se han logrado los objetivos? ▪ ¿Cuáles son los factores externos (supuestos y riesgos) que pueden afectar los

objetivos?

4. Grupo(s)/Beneficiarios Objetivos del Proyecto


▪ ¿Beneficiará el proyecto solo a los trabajadores o también a sus familias o de lacomunidad en general?

▪ ¿Cuántas personas y familias se beneficiarán del proyecto? ▪ ¿Cuántas y cuáles comunidades se beneficiarán? ▪ ¿Apunta el proyecto a un grupo específico (ej. mujeres, trabajadores migrantes,

trabajadores temporales/estacionales, jóvenes, niños, etc.)? ▪ ¿Hay grupos/personas que podrían entorpecer o dañar el proyecto? ▪ ¿Ha sido acordado y discutido el proyecto con los futuros beneficiarios? ▪ ¿Cuál es la contribución de los beneficiarios al proyecto (en dinero, trabajo etc.)?

5. Resultados esperados del proyecto


▪ ¿Cuáles son los resultados concretos (medible, tangible, visible) del proyecto? ▪ ¿Cuáles son los indicadores para medir los resultados? ▪ ¿Cuáles son los factores externos que pueden afectar los resultados? ▪ ¿Podría el proyecto tener efectos secundarios indeseados (sociales, económicos,

ambientales, de género)?

6. Actividades, Roles y Responsabilidades


▪ ¿QUÉ actividades serán necesarias para lograr los resultados (Comenzar con lapreparación: investigaciones, entrevistas, visitas, hablar con expertos, etc.)?

▪ CUANDO: ¿en qué lapso de tiempo se llevará acabo cada actividad (cuando

debe comenzar, cuanto tiempo tomará)? ¿Cuales actividades debe iniciarprimero y cuales deben finalizar para comenzar con otras? ▪ ¿QUIÉN dirige el proyecto? ¿Quién lo ejecutará? ¿Será todo el CPF, un

subcomité CPF o personas externas? Asignar tareas y responsabilidades.▪ ¿CÓMO se van a organizar ustedes mismos? ¿Cuáles serán los procedimientos,

normas y regulaciones del proyecto? ¿Necesitará las especificaciones de losproductos, diseños, planos, etc.?

▪ DONDE: Ubicación del proyecto (¿en la hacienda, afuera o en una comunidad?) 7. Recursos (insumos)


▪ ¿Qué tipo de conocimientos y habilidades necesitas?

▪ ¿Cuántas personas necesitas y con cual perfil? ¿Tienes que contratar apersonal?




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▪ ¿Qué tipo y cantidad de equipo, material, etc. necesitas? ▪ ¿Cuánto dinero necesitas? (véase 8. presupuesto a continuación) ▪ ¿Donde se pueden encontrar estos recursos?

8. Presupuesto (total/anual) Preguntas para tener en cuenta:

▪ Comience con su lista de insumos preparadas anteriormente en el punto 7. ▪ ¿Qué elementos forman parte de la inversión inicial (gastos primera vez) y que

elementos pertenecen a los gastos de funcionamiento del proyecto (gastosrecurrentes)?

▪ Haga una lista de las distintas categorías del costo (ej. equipos, materialesinventarios, sueldos, honorarios, administración, etc.). Haga una lista detalla detodos los elementos dentro de cada categoría. Para los gastos defuncionamiento, hacer una estimación para el año de operación.

▪ ¿Generará el proyecto generará ingresos? de ser así, estime los ingresos del

primer año. ▪ Sume todo el gasto y reste los ingresos estimados para obtener el costo neto del

proyecto. ▪ Los gastos corrientes menos los ingresos le darán una idea de la cantidad de

dinero que tiene que reservar cada año para este proyecto (Solo para losproyectos de carácter social - Proyectos empresariales no debe operar conpérdidas).

▪ Establezca un plan de financiamiento. ¿De dónde vendrán los fondos (primas,recursos propios, recursos externos, préstamos)?

9. Fecha de inicio y fecha final del proyecto


▪ Calendario de actividades – matriz con los tiempos y responsabilidades.

▪ Nivel de organización de la CPF y análisis del tiempo real que los miembrosde CPF van a invertir para garantizar su éxito;

▪ Precisar el tiempo necesario, y considerar el balance entre sus actualesactividades laborales y las actividades previstas para el proyecto.

10. Supervisión y Evaluación


▪ ¿Quién supervisará el proyecto durante la fase de implementación y durante sufuncionamiento?

▪ ¿Qué métodos y herramientas serán usados para realizar el seguimiento delproyecto (gasto de presupuesto, fechas límites, calidad, etc.?

▪ ¿Quién será responsable de la evaluación del proyecto (una vez ha terminado, odurante su ejecución en un cierto periodo de tiempo)?

▪ ¿Qué indicadores serán usados para evaluar el proyecto (impacto, leccionesaprendidas, etc.)?

11. Fecha de aprobación del proyecto por la Asamblea General (hace referencia alacta de la reunión)

Esto es un gran trabajo. Puede que necesite a alguien que trabaje tiempo completo en estoa fin de acertar en todo. Si lo desea, puede contratar a alguien que le ayude a hacerlo bien.




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4.2 El Plan de Negocios

Si el proyecto es un negocio, entonces es buena idea escribir tu plan de negocios de lasiguiente manera.

El plan de negocios le hace pensar en cómo organizar sus negocios y muestra si su negocioes rentable. Un buen plan de negocios debería contener al menos la siguiente información:

▪ Establecer la Misión: ¿qué quiere hacer y por qué? ▪ Los productos o servicios que desea producir o vender ▪ El mercado (competencia, tu propia posición) ▪ Los clientes: ¿quién espera que compre tus productos o servicios? ▪ Marketing: ¿Cómo y dónde puede vender tus productos o servicios? ▪ Técnicas de Producción: ¿Cómo producirá los productos o servicios? ▪ Adquisiciones: ¿Dónde conseguirá los insumos de (materias primas, equipos, productos

para revender, etc.)? ▪ Costos de producción ▪ Precios de tus productos o servicios ▪ Ventas: Tu estimación para los volúmenes de ventas. ▪ Análisis del costo-beneficio: Las estimaciones de los costos y sus ingresos para saber si

el negocio será rentable. ▪ Análisis de riesgos: Los riesgos internos y externos.

5 IMPLEMENTACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN

5.1 Aprobación formal del proyecto y presupuesto

Una vez que la propuesta de proyecto está escrita, la Asamblea General debe aprobarformalmente el proyecto con su presupuesto. Esta decisión debe estar escrita claramente elen acta de reunión correspondiente de la AG. Ningún proyecto debe iniciarse antes de estosrequisitos formales - escritos en la propuesta de proyecto y por aprobación formal por la AGcomo estar registrado en las actas de la AG. Esto es requerido por cláusula estándargenérica 2.1.15. de Fairtrade.

5.2 Aplicación – el proceso de licitación

Si el proyecto ha sido cuidadosamente planificado y la propuesta escrita refleja unaplanificación minuciosa, la implementación del proyecto no debe presentar dificultades. Ahora las actividades del proyecto deben llevarse a cabo según su agenda como se expresa

en la matriz de actividades del proyecto. Para la contratación del personal, contratación de consultores y contratistas, así como parala adquisición de materiales y equipos, el CPF debe establecer y observar estrictamente unprocedimiento de licitación. Este procedimiento garantiza la calidad y la rentabilidad, por unaparte, y la transparencia, por otro. Las siguientes pautas deben establecerse en elprocedimiento:

1 Para que cada posición remunerada sea ocupada, debe ser anunciado el puesto detrabajo y la descripción del perfil invitando a los candidatos a presentar su solicitud.Familiares y amigos miembros del CPF no deberían ser ubicados en los puestosabiertos, sin que antes exista un anuncio público y abierto del trabajo.

2 Antes de la licitación de los productos o servicios, las normas técnicas y las

especificaciones del producto deben definirse claramente por el CPF o el subcomitéresponsable del proyecto.




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3 Para los contratos (consultorías, construcción u otros trabajos) por lo menos tresofertas deben obtenerse a través de un proceso de licitación.

4 Para la adquisición de bienes, materiales y equipos, por lo menos tres cotizaciones

deben obtenerse a través del proceso de licitación.5 En general, la licitación debe ser abierta, es decir, invitando a los licitantespotenciales públicamente a través de los medios de comunicación. Licitaciónrestringida (que solo un número limitado de proveedores están invitados) puedeutilizarse en circunstancias especiales, por ejemplo, cuando los contratistas oproveedores ya han prestado sus servicios o venden sus productos de formasatisfactoria. Pero incluso en los casos de licitación restringida, debe haber por lomenos tres ofertas.

6 Las aplicaciones y las ofertas deben ser analizados por un subcomité de al menostres miembros designados por el CPF. Uno de los miembros del subcomité podríaser un asesor/delegado de la gerencia de la plantación.

7 Todas las aplicaciones y licitaciones deben ser abiertas en presencia de todo el

subcomité y registrarse en el acta.8 El subcomité preselecciona entre los candidatos y las licitaciones y hace unarecomendación al CPF, indicando las razones de su selección.

9 El CPF toma la decisión final que se debe registrar claramente en las actas.

5.3 Monitoreo y Evaluación El CPF debe supervisar y elaborar un reporte anual a la Asamblea General de trabajadoressobre las actividades realizadas con el dinero de la prima (Clausula Estándar 2.1.18).

El CPF es responsable ante los y las trabajadoras así como con el organismo decertificación para la administración y el uso de la prima de comercio justo Fairtrade.

Durante la ejecución del proyecto, las actividades y el progreso deben ser continuamenterevisadas para asegurarse que todo va según el plan. Esto se denomina monitoreo. Elmonitoreo le permite detectar problemas y hacer correcciones de manera oportuna. Estotambién le ayudará a que aprenda de sus errores. Si algo sale mal, usted deberá hacer losajustes necesarios y asegurarse de que el problema no se produzca de nuevo.

¿Qué debe ser monitoreado?

▪ Presupuesto: comprobar si los gastos (e ingresos) se mantienen dentro del presupuesto ▪ Cronogramas: Compruebe si las actividades se llevan a cabo dentro de la programación. ▪ Cumplimiento de contratos: Compruebe si su personal, contratistas y proveedores estén

cumpliendo con sus obligaciones. ▪ Cumplimiento de los procesos: en particular los procedimientos de licitación. ▪ Impacto: Comprueba si el proyecto está logrando los objetivos. ▪ Resultados: Comprobar si están bien los resultados esperados. ▪ Calidad: Comprobar la calidad de los resultados.

¿Cuáles son las herramientas de monitoreo?

▪ Plan de la prima de comercio justo Fairtrade. ▪ Presupuesto ▪ Calendario de actividades ▪ Indicadores del marco lógico. ▪ Procedimientos, normas y reglamentos ▪ Contratos (donde se establezcan las obligaciones de los diferente actores involucrados

en la ejecución del proyecto)




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El CPF es responsable ante los trabajadores y trabajadoras para la ejecución del plan de laprima de comercio justo Fairtrade y para evaluar su éxito. El proyecto debe ser evaluado al

menos una vez durante la implementación, después de la finalización del proyecto, o sobreuna base anual para los proyectos en curso. La evaluación compara los planes y objetivoscomo se describen en la propuesta del proyecto con la situación actual. Esto significaevaluar la eficiencia del proyecto en el logro de sus objetivos. El marco lógico es unaherramienta útil para este ejercicio. La evaluación también ayuda a reflexionar lo que hemosaprendido con este proyecto. Tomando lecciones aprendidas (de éxitos y fracasos) podemosalimentar nuestra experiencia en el próximo proyecto en el ciclo de planificación, ejecución yevaluación.

Para una evaluación adecuada se tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. ¿El proyecto está ayudando a resolver los problemas y atender las necesidades?

2. ¿Se lograron los resultados esperados?3. ¿Qué tan efectivo y eficiente fue la ejecución de las actividades?

4. ¿Cuál es el análisis del costo/beneficio?

5. ¿Los beneficios pueden identificar cambios reales en sus vidas?

6. ¿Los cambios tienen un impacto de pequeño, mediano o a largo plazo?

7. ¿Cuál es la diferencia en las vidas de los beneficiarios del proyecto?

8. ¿Qué se tiene que mejorar?

El resultado de la evaluación debe estar documentado y los resultados deben sercompartidos con los trabajadores.

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Recursos y referencias para mayor investigación:

www.foodgrainsbank.ca – consejos

http://lgausa.com/

www.niua.org/newniuaorg/cbis/_private/chapati%20diagram.pdf

www.ifad.org/evaluation/guide/3

http://www.foodgrainsbank.ca/


http://lgausa.com/

http://lgausa.com/

http://www.niua.org/newniuaorg/cbis/_private/chapati%20diagram.pdf


http://www.ifad.org/evaluation/guide/3






http://lgausa.com/

http://lgausa.com/


Documents

2015-ES-PSR-FPC-gestion de Proyectos de Prima (1)