LA FORMATIONLA FORMATION DU PERSONNELDU PERSONNEL

La formation du personnel est un investissement. Elle La formation du personnel est un investissement. Elle permet aux entreprises d'accroître les compétences et permet aux entreprises d'accroître les compétences et la productivité de leur main-d’œuvre tout en la productivité de leur main-d’œuvre tout en augmentant la qualité de leurs produits et services. augmentant la qualité de leurs produits et services.

Elle est une activité à valeur ajoutée qui favorise Elle est une activité à valeur ajoutée qui favorise l'adaptation et la flexibilité des individus face aux défis l'adaptation et la flexibilité des individus face aux défis à relever.à relever.

1- OBJECTIFS ET FINALITE DE LA FORMATION1- OBJECTIFS ET FINALITE DE LA FORMATION

Une politique de formation se doit de Une politique de formation se doit de répondre à un triple objectif :répondre à un triple objectif :

Mettre les salariés en état d’assurer avec Mettre les salariés en état d’assurer avec compétences leurs fonctions actuelles ;compétences leurs fonctions actuelles ;

Permettre d’adapter le personnel aux Permettre d’adapter le personnel aux changements structurels et aux changements structurels et aux modifications des conditions de travail modifications des conditions de travail impliquées par l’évolution technologique et impliquées par l’évolution technologique et l’évolution du contexte économique ;l’évolution du contexte économique ;

Permettre de déterminer et d’assumer les Permettre de déterminer et d’assumer les innovations et les changements à mettre en innovations et les changements à mettre en place pour assurer le développement de place pour assurer le développement de l’entreprise.l’entreprise.

La politique de formation est indissociable La politique de formation est indissociable de la politique de l’emploi et de la gestion de la politique de l’emploi et de la gestion des compétences.des compétences.

Elle contribue, elle aussi, à la réalisation Elle contribue, elle aussi, à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise.des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Investir dans la formation est à la base de la Investir dans la formation est à la base de la plupart des améliorations de performance plupart des améliorations de performance de l’entreprise.de l’entreprise.

Elle est la condition de l’amélioration de la Elle est la condition de l’amélioration de la qualité du travail : c’est l’impact le plus qualité du travail : c’est l’impact le plus évident de la formation que de contribuer à évident de la formation que de contribuer à élever le niveau de connaissance et élever le niveau de connaissance et d’aptitude à la communication des salariés.d’aptitude à la communication des salariés.

Elle s’impose lors de la mise en œuvre de Elle s’impose lors de la mise en œuvre de technologie, de changement dans les modes technologie, de changement dans les modes de production :c ‘est en effet l’amélioration de production :c ‘est en effet l’amélioration de la technicité du personnel qui constitue de la technicité du personnel qui constitue la condition de l’intégration du progrès la condition de l’intégration du progrès technique.technique.

Enfin, la formation permet d’améliorer Enfin, la formation permet d’améliorer l’organisation et la coordination des tâches l’organisation et la coordination des tâches en élevant le niveau des connaissances que en élevant le niveau des connaissances que le personnel a de son environnement. le personnel a de son environnement.

L’enjeu fondamental de la formation est celui L’enjeu fondamental de la formation est celui de la mise en œuvre aussi efficace que de la mise en œuvre aussi efficace que possible d’un « possible d’un « investissement carrefour de la investissement carrefour de la performance », celui qui créera les seuls vrais performance », celui qui créera les seuls vrais avantages comparatifs de l’entreprise pour avantages comparatifs de l’entreprise pour demaindemain..

Cet enjeu va se traduire par un objectif Cet enjeu va se traduire par un objectif essentiel, dont tout montre actuellement qu’il essentiel, dont tout montre actuellement qu’il est une condition de survie de l’entreprise : est une condition de survie de l’entreprise : le le maintien et le développement du capital de maintien et le développement du capital de compétences au sens large, c’est à dire les compétences au sens large, c’est à dire les savoirs, les savoir-faire industriels, les savoirs, les savoir-faire industriels, les relations avec l’environnement, les relations avec l’environnement, les comportements… comportements… Cette stratégie va se Cette stratégie va se traduire, dans les faits, autour de trois axes traduire, dans les faits, autour de trois axes majeurs :majeurs :

Tirer le meilleur parti des compétences de Tirer le meilleur parti des compétences de chacun, selon ses ambitions, c’est à dire lui chacun, selon ses ambitions, c’est à dire lui proposer des affectations et une carrière qui proposer des affectations et une carrière qui optimisent ses attentes face aux besoins de optimisent ses attentes face aux besoins de l’organisation.l’organisation.

Transmettre le capital de compétence de façon à Transmettre le capital de compétence de façon à procurer une accumulation permanente, ce qui procurer une accumulation permanente, ce qui va se traduire par la formation, la gestion de va se traduire par la formation, la gestion de carrière, la maîtrise de flux d’entrée et de sortie.carrière, la maîtrise de flux d’entrée et de sortie.

Développer les savoirs propres et les attitudes Développer les savoirs propres et les attitudes qui créent un avantage comparatif, c’est l’enjeu qui créent un avantage comparatif, c’est l’enjeu essentiel de la formation envisagée comme essentiel de la formation envisagée comme investissement dans l’intelligence collective de investissement dans l’intelligence collective de l’entreprise. l’entreprise.

A N A L Y S E RA N A L Y S E R

les besoins et les attentes,les besoins et les attentes,

le contexte de l'organisation,le contexte de l'organisation,

le public cible,le public cible,

Les acteurs.Les acteurs.

E L A B O R E RE L A B O R E R

un cahier des charges définissant les un cahier des charges définissant les conditions de réalisation du projet de conditions de réalisation du projet de formation.formation.

C O N S T R U I R EC O N S T R U I R E

le programme et la stratégie pédagogiquele programme et la stratégie pédagogique

O R G A N I S E RO R G A N I S E R

le suivi de la formation : capitaliser et le suivi de la formation : capitaliser et appliquer les connaissances dans son appliquer les connaissances dans son activité pour développer l'efficacité de la activité pour développer l'efficacité de la formationformation

E V A L U E RE V A L U E R

le projet : définir les différents le projet : définir les différents niveaux d'évaluation et les niveaux d'évaluation et les indicateurs associés afin de mesurer indicateurs associés afin de mesurer le retour sur investissement de la le retour sur investissement de la formationformation

La formation reste plus que jamais un La formation reste plus que jamais un atout stratégique du développement atout stratégique du développement de l'entreprise.de l'entreprise.

La réussite et la qualité d'une La réussite et la qualité d'une formation passent de plus en plus par formation passent de plus en plus par une analyse précise des besoins.une analyse précise des besoins.

La formation ne peut pas se limiter La formation ne peut pas se limiter seulement à l'expression de l'offre seulement à l'expression de l'offre "catalogue"."catalogue".

Comme tout investissement, la Comme tout investissement, la formation se programme.formation se programme.

3- DÉFINITIONS CLÉS3- DÉFINITIONS CLÉS

COMPÉTENCECOMPÉTENCE

Une capacité à combiner et à utiliser les Une capacité à combiner et à utiliser les Connaissances et le savoir-faire acquis pour Connaissances et le savoir-faire acquis pour maîtriser des situations professionnelles et maîtriser des situations professionnelles et obtenir les résultats attendus. obtenir les résultats attendus.

Autrement dit, une compétence permet à Autrement dit, une compétence permet à l'individu d'effectuer une tâche de façon l'individu d'effectuer une tâche de façon satisfaisantesatisfaisante..

FORMATIONFORMATION

La formation constitue un ensemble d'activités La formation constitue un ensemble d'activités d'apprentissage planifiées. d'apprentissage planifiées.

Elle vise l'acquisition de savoirs propres à Elle vise l'acquisition de savoirs propres à faciliter l'adaptation des individus et des faciliter l'adaptation des individus et des groupes à leur environnement groupes à leur environnement socioprofessionnel. socioprofessionnel.

Elle contribue à la réalisation des objectifs Elle contribue à la réalisation des objectifs d'efficacité de l'organisation.d'efficacité de l'organisation...

La formation naît d'un besoin La formation naît d'un besoin organisationnel et professionnel, et vise organisationnel et professionnel, et vise normalement l'atteinte d'objectifs précis normalement l'atteinte d'objectifs précis pour un groupe d'employés donnépour un groupe d'employés donné

REMARQUESREMARQUES

La formation est une activité de gestion des La formation est une activité de gestion des ressources humaines qui doit être réaliséeressources humaines qui doit être réalisée

selon un plan préétabli et avec la participation selon un plan préétabli et avec la participation des employés.des employés.

Le diagnostic des besoins de formation et la Le diagnostic des besoins de formation et la diffusion de la formation doivent êtrediffusion de la formation doivent être

effectués à un moment opportun afin de ne pas effectués à un moment opportun afin de ne pas nuire à l’avancement des projets : nuire à l’avancement des projets :

Il faut éviter les périodes de surcharge de travail.Il faut éviter les périodes de surcharge de travail.

L’analyse des besoins de formation vise à déterminer :L’analyse des besoins de formation vise à déterminer :

si les problèmes de performance identifiés peuvent être si les problèmes de performance identifiés peuvent être améliorés par une formation, améliorés par une formation,

s’il s’agit de problèmes liés à :s’il s’agit de problèmes liés à :

l’organisation l’organisation

la personne.la personne.

La formation n’est pas le remède à tous les La formation n’est pas le remède à tous les maux.maux.

Il est essentiel que l’employé prenne Il est essentiel que l’employé prenne conscience qu’il doit modifier ou développer de conscience qu’il doit modifier ou développer de nouvelles compétences ou habiletés.nouvelles compétences ou habiletés.

La phase de détermination des besoins de La phase de détermination des besoins de formation permet de connaître :formation permet de connaître :

les compétencesles compétences

ou les comportements du personnel ou les comportements du personnel

qui devront être développés ou modifiés qui devront être développés ou modifiés

Un besoin de formation est défini comme Un besoin de formation est défini comme la différence entre « ce qui est » et « ce la différence entre « ce qui est » et « ce qui devrait être ». qui devrait être ».

Un tel besoin apparaît lorsque l'on peut :Un tel besoin apparaît lorsque l'on peut :

observer un écart entre une situation observer un écart entre une situation actuelle et une situation désirée, actuelle et une situation désirée,

et que cet écart est dû à une absence ou et que cet écart est dû à une absence ou à un manque de compétences essentielles à un manque de compétences essentielles ou requises.ou requises.

Quelle est la situation actuelle ? Quelle est la situation souhaitée ?Quelle est la situation actuelle ? Quelle est la situation souhaitée ? Quels sont les objectifs à atteindre ?Quels sont les objectifs à atteindre ?

ECARTECARTSITUATION ACTUELLE SITUATION DÉSIRÉESITUATION ACTUELLE SITUATION DÉSIRÉE

• • Quel est le rendement Quels sont les améliorations ?Quel est le rendement Quels sont les améliorations ?des employés ? et les changements à venir ? ?des employés ? et les changements à venir ? ?

Quels ont été les obstacles • Quels sont les résultats Quels ont été les obstacles • Quels sont les résultats Rencontrés par l’employé souhaités Rencontrés par l’employé souhaités dans la réalisation dans la réalisation De ses tâche ou mission ? Quelles sont les compétencesDe ses tâche ou mission ? Quelles sont les compétences que devraient posséder lesque devraient posséder les• • Avec quels tâches ou employés ?Avec quels tâches ou employés ? activités l’employé éprouve-activités l’employé éprouve-t-il des difficultés ?t-il des difficultés ?

On peut distinguer 04 types de méthodes de On peut distinguer 04 types de méthodes de détermination des besoins.détermination des besoins.

1- Les méthodes centrées sur l’expression des 1- Les méthodes centrées sur l’expression des attentes individuellesattentes individuelles

L’enquête auprès du personnel allie les L’enquête auprès du personnel allie les entretiens (individuels et de groupe) et les entretiens (individuels et de groupe) et les questionnaires.questionnaires.

Le recours au seul questionnaire apparaît Le recours au seul questionnaire apparaît insuffisant. La qualité du questionnaire insuffisant. La qualité du questionnaire repose sur une phase préalable d’entretiens repose sur une phase préalable d’entretiens avec un échantillon du personnel.avec un échantillon du personnel.

Les questionnaires comportent souvent deux Les questionnaires comportent souvent deux parties:parties:

• • Une première partie permet de dégager les Une première partie permet de dégager les tendances et de définir les grandes lignes tendances et de définir les grandes lignes d’une politique de formation. Cette partie d’une politique de formation. Cette partie est anonyme. L’enquête fournit quelques est anonyme. L’enquête fournit quelques précisions (âge, ancienneté, catégorie..) précisions (âge, ancienneté, catégorie..) permettant d’affiner la politique.permettant d’affiner la politique.

• • une deuxième partie, précise les souhaits du une deuxième partie, précise les souhaits du salarié et les stages qu’il choisit de suivre.salarié et les stages qu’il choisit de suivre.

Ces questionnaires sont préparés et traités :Ces questionnaires sont préparés et traités :

• • soit par les services internes de formation, soit par les services internes de formation, avec éventuellement l’aide d’une « commission avec éventuellement l’aide d’une « commission formation » créée à cette fin. ;formation » créée à cette fin. ;

• • soit par un organisme extérieur (privé ou soit par un organisme extérieur (privé ou public) spécialisé dans l’ingénierie de public) spécialisé dans l’ingénierie de formation.formation.

Dans certaines entreprises, les services de Dans certaines entreprises, les services de formation profitent de l’entretien annuel que formation profitent de l’entretien annuel que chaque responsable de département ,ou de chaque responsable de département ,ou de service, a avec chacun des collaborateurs. Les service, a avec chacun des collaborateurs. Les problèmes de formation font l’objet d’un volet problèmes de formation font l’objet d’un volet spécial du rapport d’entretien d’appréciation.spécial du rapport d’entretien d’appréciation.

Ce volet renferme toutes les propositions et Ce volet renferme toutes les propositions et suggestions d’actions de formation. Ces suggestions d’actions de formation. Ces rapports d’entretien sont centralisés au rapports d’entretien sont centralisés au service de formation qui les analyse et élabore service de formation qui les analyse et élabore ensuite un programme de sessions de ensuite un programme de sessions de formation.formation.

On peut considérer que On peut considérer que la diffusion d’un la diffusion d’un cataloguecatalogue de stages de formation s’apparente de stages de formation s’apparente à celle d’un questionnaire. Cependant, le à celle d’un questionnaire. Cependant, le défaut principal de la démarche est que ceux défaut principal de la démarche est que ceux qui se manifesteront ne sont pas qui se manifesteront ne sont pas nécessairement ceux qui en ont le plus nécessairement ceux qui en ont le plus besoin : ces derniers ne pouvant se manifester besoin : ces derniers ne pouvant se manifester utilement que s’ils disposent utilement que s’ils disposent des informations des informations nécessaires sur les évolutions professionnelles nécessaires sur les évolutions professionnelles susceptibles de les concerner. susceptibles de les concerner.

2- Les méthodes centrées sur les besoins de 2- Les méthodes centrées sur les besoins de l’organisationl’organisation

Elles reposent sur l’identification des Elles reposent sur l’identification des écarts qualitatifs entre les besoins de écarts qualitatifs entre les besoins de compétences requis par une activité compétences requis par une activité professionnelle et les ressources humaines professionnelle et les ressources humaines disponibles.disponibles.

Les méthodes utilisées sont dérivées :Les méthodes utilisées sont dérivées :

A- des résultats de la gestion prévisionnel du A- des résultats de la gestion prévisionnel du personnel.personnel.

Dans tous les cas où il existe une gestion Dans tous les cas où il existe une gestion prévisionnelle des effectifs, celle-ci constitue prévisionnelle des effectifs, celle-ci constitue un outil privilégié de détermination des un outil privilégié de détermination des besoins de formation. Rappelons que la besoins de formation. Rappelons que la formation est un moyen de régulation à deux formation est un moyen de régulation à deux niveaux :niveaux :

Elle permet d’ajuster les ressources internes Elle permet d’ajuster les ressources internes aux besoins : aux besoins : c’est l’hypothèse d’une c’est l’hypothèse d’une formation d’adaptation et de reconversion.formation d’adaptation et de reconversion.

Elle permet d’ajuster les ressources externes Elle permet d’ajuster les ressources externes (embauche, mutation au sein d’un groupe) (embauche, mutation au sein d’un groupe) aux besoins : aux besoins : c’est l’ hypothèse d’une c’est l’ hypothèse d’une formation à la prise de posteformation à la prise de poste..

B- B- De l’analyse du poste :De l’analyse du poste :

A partir des descriptions existantes, des A partir des descriptions existantes, des informations sur les évolutions souhaitées informations sur les évolutions souhaitées et probables du contenu du poste, de et probables du contenu du poste, de l’opinion des personnes occupant le poste l’opinion des personnes occupant le poste et ayant une expérience des conditions et ayant une expérience des conditions concrètes du travail, les compétences concrètes du travail, les compétences requises sont identifiées.requises sont identifiées.

Un grille d’analyse permet de :Un grille d’analyse permet de :

•• recueillir des informations sur la définition recueillir des informations sur la définition du poste, les activités exercées, les du poste, les activités exercées, les relations de travail, l’autonomie et relations de travail, l’autonomie et l’initiative du titulaire, les incidences et l’initiative du titulaire, les incidences et erreurs pouvant survenir, les conditions de erreurs pouvant survenir, les conditions de travail, les évolutions passées et futures du travail, les évolutions passées et futures du poste, et la formation, expériences et poste, et la formation, expériences et aptitudes requisesaptitudes requises

Disposer d’une information systématique et Disposer d’une information systématique et organisée pour l’identification des besoins.organisée pour l’identification des besoins.

La méthode la plus répandue consiste à La méthode la plus répandue consiste à interroger l’encadrement sur les besoins de interroger l’encadrement sur les besoins de formation de son service à l’occasion de formation de son service à l’occasion de l’établissement du Plan de formation. Les l’établissement du Plan de formation. Les résultats sont aléatoires, si l’encadrement résultats sont aléatoires, si l’encadrement n’y voit qu’une formalité administrative. n’y voit qu’une formalité administrative. Cette approche demande à être complétée. Cette approche demande à être complétée.

3- Les méthodes de diagnostic individuel3- Les méthodes de diagnostic individuel..

La décomposition des tâches est depuis La décomposition des tâches est depuis longtemps considérée comme une aide à longtemps considérée comme une aide à l’analyse des besoins d’apprentissage.l’analyse des besoins d’apprentissage.

Mais il est important, aussi de pratiquer une Mais il est important, aussi de pratiquer une étude symétrique et simultanée des étude symétrique et simultanée des aptitudes individuelles en face des aptitudes individuelles en face des différentes tâches à accomplir.différentes tâches à accomplir.

Ces aptitudes individuelles seront estimées à Ces aptitudes individuelles seront estimées à travers les résultats des tests individuels, travers les résultats des tests individuels, des réponses aux questions personnelles, de des réponses aux questions personnelles, de l’appréciation de la hiérarchie, du l’appréciation de la hiérarchie, du comportement dans le travail.comportement dans le travail.

La comparaison des besoins et des moyens La comparaison des besoins et des moyens conduits à déterminer les domaines sur conduits à déterminer les domaines sur lesquels peut porter la formation. lesquels peut porter la formation.

4- L’utilisation des indicateurs statistiques 4- L’utilisation des indicateurs statistiques d’alerted’alerte

Certaines données peuvent témoigner de Certaines données peuvent témoigner de l’existence d’un malaise au sein du personnel l’existence d’un malaise au sein du personnel sans toutefois être significatives d’un seul sans toutefois être significatives d’un seul besoin de formation : généralement, toute besoin de formation : généralement, toute dégradation des conditions de travail (absolue dégradation des conditions de travail (absolue ou relative) provoque des effets voisins. Parmi ou relative) provoque des effets voisins. Parmi les indicateurs significatifs, citons par les indicateurs significatifs, citons par exemple :exemple :

Les fluctuations du niveau de production en Les fluctuations du niveau de production en rapport avec l’évolution des coûts;rapport avec l’évolution des coûts;

Le niveau des déchets, des erreurs, des pièces Le niveau des déchets, des erreurs, des pièces manquées ;manquées ;

Le nombre d’accidents du travail ;Le nombre d’accidents du travail ; Le degré de turnover, d’absentéisme, de retard ;Le degré de turnover, d’absentéisme, de retard ;

Le niveau des réclamations, des actions Le niveau des réclamations, des actions disciplinaires…disciplinaires…

Pour conclure ce point, il faut noter :Pour conclure ce point, il faut noter :

L’investissement en formation a comme L’investissement en formation a comme conséquence principale, de rendre les travailleurs conséquence principale, de rendre les travailleurs plus attentifs à la stratégie de l’entreprise et les plus attentifs à la stratégie de l’entreprise et les conduits à solliciter plus d’informations sur celle-ci.conduits à solliciter plus d’informations sur celle-ci.

C’est en fonction de leur perception de l’évolution C’est en fonction de leur perception de l’évolution de l’entreprise qui les emploie, et des opportunités de l’entreprise qui les emploie, et des opportunités qu’elle présente, que les salariés cherchent à qu’elle présente, que les salariés cherchent à augmenter leurs connaissances et leurs augmenter leurs connaissances et leurs compétences. compétences.

GRILLE D’IDENTIFICATION DES BESOINS DE FORMATION D’UN(E) EMPLOYÉ(E) (à remplir par le supérieur immédiat)

Nom de l’employé(e) : Service : Date : I. POSTE DE TRAVAIL

Quelles sont les compétences nécessaires pour bien réussir le travail ? ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

Dans l’ensemble des tâches, quelles sont celles avec lesquelles l’employé(e) est le plus à l’aise ?

………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

Quelles sont les tâches pour lesquelles l’employé(e) ne fournit pas un rendement suffisant ? Pourquoi ?

………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

II. FORMATION

Décrivez des occasions où la performance a été affectée par un manque de formation ? ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

Quels seraient, à votre avis, les principaux besoins en formation de l’employé(e) ? ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

Idéalement, quel format doit prendre la formation pour s’adapter aux employé(e)s et au contexte de travail ?

………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

Cette première grille permet l'analyse du travail de chaque employé par le supérieur immédiat afin d'identifier les forces et les aspects à améliorer dans la réalisation de son travail.

Le superviseur peut valider sa vision de la problématique en organisant une rencontre avec l'employé concerné.

GRILLE D’IDENTIFICATION DES BESOINS DE FORMATION POUR LES GESTIONNAIRES

(à remplir par la direction)

Nom du gestionnaire : Service : Date :

I. ENJEUX MAJEURS DE L’ENTREPRISE

Au cours des trois prochaines années, quels seront les enjeux majeurs de notre entreprise ?

Nommez trois grandes priorités que vous vous êtes fixé pour les trois prochaines années ?

II. BESOINS DE SOUTIEN ET DE FORMATION DE VOS RESSOURCES HUMAINES

Identifiez vos trois préoccupations les plus importantes à l’égard de la formation des ressources humaines dans l’entreprise et à propos desquelles il faudrait intervenir.

Généralement, les entreprises de notre branche requièrent de la formation suite à des préoccupations :

a. l’accroissement de l’efficacité opérationnelleb. l’augmentation des ventesc. l’amélioration des compétences techniques en utilisation de

logiciels.

Pour chacun de ces éléments, identifiez les formations qui seraient requises pour votre organisation.

Préoccupations

1. Efficacité opérationnelle

Formations

2. Ventes

3. Compétences techniques

Autres formationsAutres formations

La deuxième grille doit être complétée par le dirigeant de l'entreprise.

Il s'en servira pour identifier les changements, les orientations et les priorités de l'organisation, ainsi que les besoins de formation qui en découlent.

La planification signifie que l'entreprise identifie ses priorités pour les prochains mois.

Voici deux exemples de priorités :

Priorité no1 Effectuer une meilleure gestion de nos projets afin de respecter les échéanciers et d'atteindre nos objectifs de ventes.

Priorité no2 Sensibiliser le personnel à la collaboration et au travail d'équipe dans notre entreprise.

L'établissement des priorités peut être effectué par l'ensemble des gestionnaires de l'entreprise ou seulement par la direction.

PLAN GLOBAL DE FORMATION

FORMATIONS

1- Gestion de projet

PARTICIPANTS

Un groupe de six personnes Analystes en TI etdéveloppeurs web

FORMATEUR

XYZ Groupe personnes conseil

COÛT

Xdh/heure

DURÉE

16 heures

ÉCHÉANCIER

Février à mars

2-Travail d’équipe

3-management d’équipe

FORMATION : GESTION DE PROJET

Aujourd’hui, les changements et les transformations sont devenus des normes à l’intérieur de nosvies. Pour réussir ces transformations, la gestion de projet constitue un atout tant au niveau personnelque professionnel. Dans la réalisation d’un projet, une gestion efficace permet d’atteindre les objectifs établis dans

chacune de ces dimensions : la technique, les coûts et les délais.

Objectifs de formation

À la fin de la formation, les participants devraient être aptes à :

• Utiliser le logiciel MS Project tout au long du processus de gestion de projet• Identifier les facteurs de réussite d’un projet• Approfondir chaque étape de la gestion d’un projet

Développer des compétences pour la planification, l’organisation et le suivi d’un projet• Prendre conscience du rôle déterminant du rendement de l’équipe de projet.

Contenu et durée 16 heuresCette activité de formation dynamique est une occasion d’évaluer les habiletés du participant et demettre en pratique les techniques abordées. Les thèmes suivants y sont approfondis :• Le processus de gestion de projet• La sélection et l’analyse de faisabilité du projet• La planification structurelle du projet• La planification opérationnelle du projet• La réalisation du projet• La gestion de l’équipe de projet• Le contrôle du projet.

FormatLa formation est offerte par une ressource externe, XYZ Groupe-Conseil. Ces sessions théoriques et pratiques (50 /50)

sont composées de courts exposés, d’activités pratiques, de simulations, de discussions et d’exercices d’application pratique.

Personnel visé

• Un groupe de six personnes (analystes et programmeurs-analystes).

I- Distinction du plan et du budget de formation I- Distinction du plan et du budget de formation

1- Qu’est ce qu’un plan de formation 1- Qu’est ce qu’un plan de formation

Le plan de formation est la mise en œuvre de Le plan de formation est la mise en œuvre de la politique de formation définie dans le cadre la politique de formation définie dans le cadre d’objectifs à atteindre pour l’entreprise et le d’objectifs à atteindre pour l’entreprise et le personnel.personnel.

Exemples objectifsExemples objectifs

Réussir l’implantation de l’informatique dans Réussir l’implantation de l’informatique dans les services administratifs.les services administratifs.

Assurer le remplacement des départs à la Assurer le remplacement des départs à la retraiteretraite

Diminuer les stocksDiminuer les stocks..

Le plan de formation se présente sous la Le plan de formation se présente sous la forme d’un document écrit qui liste des titres forme d’un document écrit qui liste des titres de stages regroupés selon des critères de stages regroupés selon des critères propres à l’entreprise :propres à l’entreprise :

L’objectif de chaque action de formation.L’objectif de chaque action de formation.

Le contenu du stage.Le contenu du stage.

Les effectifs concernés avec leur Les effectifs concernés avec leur caractéristiques (service, catégorie caractéristiques (service, catégorie professionnelle, métier…).professionnelle, métier…).

L’opérateur de formation.L’opérateur de formation.

La période de réalisation de l’action, sa durée, La période de réalisation de l’action, sa durée, le lieu et la modalité sa réalisation (formation le lieu et la modalité sa réalisation (formation interne, formation inter-entreprise, formation interne, formation inter-entreprise, formation intra-entreprise).intra-entreprise).

Le coût de l’action.Le coût de l’action.

Le plan de formation est un document Le plan de formation est un document contractuel entre le responsable de la contractuel entre le responsable de la formation d’une part, la direction, les formation d’une part, la direction, les responsables hiérarchiques, et les responsables hiérarchiques, et les collaborateurs futurs stagiaires d’autre part.collaborateurs futurs stagiaires d’autre part.

Bien que très précis, le plan de formation Bien que très précis, le plan de formation doit rester souple et capable d’intégrer en doit rester souple et capable d’intégrer en cours d’années des besoins de formation cours d’années des besoins de formation conjoncturels non prévus et qu’il faut conjoncturels non prévus et qu’il faut satisfaire rapidement pour assurer satisfaire rapidement pour assurer l’efficacité de l’entreprise.l’efficacité de l’entreprise.

L’évaluation du plan de formation se fait par L’évaluation du plan de formation se fait par l’identification des changements apportés l’identification des changements apportés du fait de la formation et de l’atteinte des du fait de la formation et de l’atteinte des objectifs identifiés au préalable. objectifs identifiés au préalable.

2- Les modes d’organisation de la formation2- Les modes d’organisation de la formation

A- La formation interne A- La formation interne

L’entreprise peut disposer, selon ses L’entreprise peut disposer, selon ses moyens, et sa structure, d’un potentiel moyens, et sa structure, d’un potentiel d’animateurs internes à temps pleins, ou à d’animateurs internes à temps pleins, ou à temps partiels.temps partiels.

Dans ce cas le corps des animateurs internes Dans ce cas le corps des animateurs internes peut être composé de cadres, techniciens ou peut être composé de cadres, techniciens ou agents de maîtrise.agents de maîtrise.

Les animateurs internes doivent : Les animateurs internes doivent :

Posséder parfaitement le savoir et le savoir-faire des thèmes de la Posséder parfaitement le savoir et le savoir-faire des thèmes de la formation ;formation ;

Avoir le goût et le sens de l’animation ;Avoir le goût et le sens de l’animation ;

Connaître les méthodes pédagogiques (une formation des Connaître les méthodes pédagogiques (une formation des formateur est utile) et les utiliser ;formateur est utile) et les utiliser ;

B- La formation inter-entreprise B- La formation inter-entreprise

Les salariés de l’entreprise partent se former à l’extérieur dans le Les salariés de l’entreprise partent se former à l’extérieur dans le cadre d’un organisme de formation. Ils rencontrent des salariés cadre d’un organisme de formation. Ils rencontrent des salariés d’autres entreprises.d’autres entreprises.

Le responsable de la formation fera son Le responsable de la formation fera son choix à partir de l’examen des programmes choix à partir de l’examen des programmes des catalogues. Il n’a aucune marge de des catalogues. Il n’a aucune marge de négociation : il prend ou il ne prend pas.négociation : il prend ou il ne prend pas.

Le réseau de relations du chargé de Le réseau de relations du chargé de formation peut jouer un rôle important pour formation peut jouer un rôle important pour lui permettre d’avoir un jugement motivé sur lui permettre d’avoir un jugement motivé sur la qualité du stage.la qualité du stage.

Pour les domaines techniques, il aura tout Pour les domaines techniques, il aura tout intérêt à s’adjoindre les conseils d’un intérêt à s’adjoindre les conseils d’un spécialiste dans l’entreprise pour analyser le spécialiste dans l’entreprise pour analyser le contenu du programme.contenu du programme.

C- La formation intra-entrepriseC- La formation intra-entreprise

Un formateur extérieur vient dans Un formateur extérieur vient dans l’entreprise assurer la formation pour les l’entreprise assurer la formation pour les seuls salariés de l’entreprise.seuls salariés de l’entreprise.

Le responsable de formation peut faire appel Le responsable de formation peut faire appel directement à un animateur qu’il connaît, directement à un animateur qu’il connaît, avec lequel il mettra au point le déroulement avec lequel il mettra au point le déroulement du stage, ou bien lancer un appel d’offre.du stage, ou bien lancer un appel d’offre.

C’est une formule très riche mais assez C’est une formule très riche mais assez longue et difficile : le responsable de longue et difficile : le responsable de formation définit avec précision son cahier formation définit avec précision son cahier de charges et l’envoie à quatre ou cinq de charges et l’envoie à quatre ou cinq organismes de formation parmi lesquels il organismes de formation parmi lesquels il choisira selon les critères :choisira selon les critères :

Renommée de l’organisme de formation ;Renommée de l’organisme de formation ;

Qualité du programme pédagogique Qualité du programme pédagogique proposé ;proposé ;

Compétences et expertises de l’intervenant Compétences et expertises de l’intervenant formateur ;formateur ;

Coût, etc.Coût, etc.

Le responsable se donne ainsi l’opportunité Le responsable se donne ainsi l’opportunité d’enrichir son projet par les suggestions qu’il d’enrichir son projet par les suggestions qu’il reçoit des organismes de formation.reçoit des organismes de formation.

Avantages et inconvénients des 3 Avantages et inconvénients des 3 formules d’organisation de la formationformules d’organisation de la formation

CritèreCritère Formation Formation interne interne

Formation en Formation en interinter

Formation en intraFormation en intra

AdaptatioAdaptation à n à l’entrepril’entreprisese

Tout à fait : Tout à fait : prise en prise en compte des compte des valeurs –valeurs –culture de culture de l’entreprisel’entreprise

Aucune, sauf Aucune, sauf à titre à titre éventuel de éventuel de conseil conseil individualisé individualisé pendant le pendant le stagestage

Bonne adaptation si Bonne adaptation si une étude préalable une étude préalable est effectuée par est effectuée par l’animateur pour l’animateur pour utiliser les documents utiliser les documents de l’entreprise et de l’entreprise et comprendre la comprendre la situation spécifique situation spécifique du milieudu milieu

AdéquatiAdéquation aux on aux objectifs objectifs de la de la formationformation

Renforce le Renforce le sentiment sentiment d’appartenand’appartenance à ce à l’entreprise.l’entreprise.

Formation Formation action action centrée sur le centrée sur le problème à problème à résoudre résoudre pour pour l’entreprisel’entreprise

Ouverture Ouverture aux aux expériences expériences des autres des autres entreprises.entreprises.

Permet de Permet de profiter des profiter des experts les experts les plus pointus plus pointus en la matièreen la matière

Très bonne adaptation Très bonne adaptation si la formation a été si la formation a été bien préparée.bien préparée.

L’entreprise peut L’entreprise peut demander à demander à l’animateur des l’animateur des éléments de éléments de diagnostic.diagnostic.

Avantages et inconvénients des 3 formules Avantages et inconvénients des 3 formules d’organisation de la formation (suite)d’organisation de la formation (suite)

CritèreCritère Formation interne Formation interne Formation en Formation en interinter

Formation en Formation en intraintra

Climat Climat du du groupegroupe

Inconvénient : Inconvénient : auto-censure des auto-censure des stagiairesstagiaires

Facilite la Facilite la résolution de résolution de certains certains blocages, blocages, particulièrement particulièrement en matière de en matière de communication communication et de relations et de relations humaineshumaines

Apport d’un Apport d’un regard extérieur regard extérieur pour dynamiser et pour dynamiser et réguler le groupe.réguler le groupe.

CoûtCoût

Faible en période Faible en période de croisière. de croisière. Investissement Investissement temps de temps de préparation de préparation de l’animateur l’animateur interne à ne pas interne à ne pas sous estimersous estimer

Coûteuse en Coûteuse en prix de revient prix de revient journée/stagiairjournée/stagiaire +frais de e +frais de déplacement et déplacement et hébergement hébergement éventuelséventuels

Coût Coût intermédiaire intermédiaire selon le prix de selon le prix de l’animateur.l’animateur.

éviter de le éviter de le surcharger pour surcharger pour « amortir »« amortir »

Avantages et inconvénients des 3 Avantages et inconvénients des 3 formules d’organisation de la formules d’organisation de la

formation (suite)formation (suite)CritèreCritère Formation Formation

interne interne Formation interneFormation interne Formation en Formation en

intraintra

EffectifEffectif Il faut au moins Il faut au moins 5/6 stagiaires 5/6 stagiaires

Peur s’adresser Peur s’adresser à toute une à toute une populationpopulation

Formation Formation individualisée. individualisée.

S’impose lorsqu’elle S’impose lorsqu’elle concerne un petit concerne un petit nombre de nombre de personnes de personnes de l’entreprise (-4)l’entreprise (-4)

Au moins 6 Au moins 6 stagiaires par stagiaires par groupe.groupe.

RépétitioRépétition de la n de la formationformation

L’action doit se L’action doit se répéter pour répéter pour amortir amortir l’investissement l’investissement de préparationde préparation

Possibilité d’une Possibilité d’une seule formationseule formation

Peut être une Peut être une action unique ou action unique ou répétitive répétitive

Avantages et inconvénients des Avantages et inconvénients des 3 formules d’organisation de la 3 formules d’organisation de la

formation (suite)formation (suite)CritèreCritère Formation Formation

interneinterneFormation Formation interneinterne

Formation Formation en intraen intra

Délai de Délai de mise en mise en placeplace

Long Long Rapide Rapide (selon le (selon le calendrier calendrier des des organismeorganismes)s)

Moyen Moyen (selon (selon disponibilidisponibilité de té de l’animateul’animateur)r)

Souplesse Souplesse de de planningplanning

excellenteexcellente Moyenne : Moyenne : choix choix entre entre plusieurs plusieurs sessionssessions

Moyenne Moyenne selon selon disponibilidisponibilité de té de l’animateul’animateurr

Avantages et inconvénients des Avantages et inconvénients des 3 formules d’organisation de la 3 formules d’organisation de la

formation (suite)formation (suite)CritèreCritère Formation Formation interneinterne

Formation Formation interneinterne

Formation Formation en intraen intra

Difficulté de Difficulté de mise en mise en œuvreœuvre

Pour le sce Pour le sce formationformation

Le service de Le service de formation formation accompagne accompagne toute la démarche toute la démarche : investissement : investissement importantimportant

Délégation Délégation complètecomplète

Sélection Sélection longue et longue et difficile, puis difficile, puis délégation délégation partiellepartielle

Retombées Retombées opérationnellopérationnelles pour es pour l’entreprisel’entreprise

Formation Formation démultipliée, démultipliée, volonté de volonté de changement. changement.

Efficacité pour Efficacité pour résoudre les résoudre les problèmesproblèmes

Selon le pouvoir Selon le pouvoir de décision du de décision du stagiaire et la stagiaire et la capacité de la capacité de la structure à structure à accepter le accepter le changementchangement

Généralement Généralement bonne car bonne car formation formation démultipliée et démultipliée et suivie par suivie par l’animateur l’animateur externeexterne

3- Qu’est ce qu’un budget de formation3- Qu’est ce qu’un budget de formation

C’est l’effort financier consenti par l’entreprise C’est l’effort financier consenti par l’entreprise pour réaliser la politique de formation.pour réaliser la politique de formation.

Sa base est l’obligation légale de consacrer à la Sa base est l’obligation légale de consacrer à la taxe de la formation professionnelle chaque taxe de la formation professionnelle chaque mois 1,6 % de la masse salariale (que mois 1,6 % de la masse salariale (que l’entreprise réalise ou ne réalise pas d’actions l’entreprise réalise ou ne réalise pas d’actions de formation). de formation).

En principe, c’est la partie récupérée par En principe, c’est la partie récupérée par l’entreprise auprès de l’OFPPT qui constitue la l’entreprise auprès de l’OFPPT qui constitue la partie principale du budget de formation, soit : partie principale du budget de formation, soit :

70 % en cas d’actions de formation planifiées 70 % en cas d’actions de formation planifiées (présentation à l’OFPPT un plan de formation (présentation à l’OFPPT un plan de formation annuel).annuel).

Ou 40 % en cas d’actions de formation non Ou 40 % en cas d’actions de formation non planifiée.planifiée.

Selon l’intérêt donné à la formation par Selon l’intérêt donné à la formation par l’entreprise, le budget de formation peut l’entreprise, le budget de formation peut déborder la partie des dépenses récupérée déborder la partie des dépenses récupérée auprès de l’OFPPT. auprès de l’OFPPT.

Les composantes du budgetLes composantes du budget

Partie des dépenses récupérée auprès de Partie des dépenses récupérée auprès de l’OFPPTl’OFPPT

Salaires stagiaires Frais de transport et Salaires stagiaires Frais de transport et hébergementhébergement

Dépenses d’équipements (matériel et Dépenses d’équipements (matériel et locaux) affectés exclusivement à la formation locaux) affectés exclusivement à la formation

Rallonge du budget en cours d’année pour Rallonge du budget en cours d’année pour besoin conjoncturel non prévubesoin conjoncturel non prévu