PAIE et GRH :des séances d’affectations…

aussi pour le personnel de soutienAtelier 231

Invitée : Mme Guylaine TremblayC.S. des Affluents

Animation : André Joly, Société GRICS

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Plan de la présentation

Courte présentation du moduleSÉANCES D’AFFECTATIONS :• Les types de séances• Les paramètres• Le tableau de bord• Les affichages• Le rapport sur la séance d’affectations

Expérience vécue à la C.S. des Affluents

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SÉANCES D’AFFECTATIONS

Les types de séances :• Séance basée sur les postes• Séance basée sur les employés• Séance basée sur les employés

avec postes restreintschoix parmi les postes vacantspossibilité de déplacerune personne moins anciennerang : ancienneté, expérience, scolarité, etc.

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• Séance basée sur les employésavec postes restreints

Nouvelles informations à la liste des employés sécurité d’emploi- regroupement des lieux de travail (50 km)- corps d’emploi d’origine

(hiérarchie classes d’emplois)- nombre d’heures garanties- employé à l’essai- statut

SÉANCES D’AFFECTATIONS

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• Séance basée sur les employésavec postes restreints

Filtres offrir les postes en fonctionde la personne qui choisit (clause)

SÉANCES D’AFFECTATIONS

statut

corps d’emploi d’origine

nombre d’heures garanties

ancienneté

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SÉANCES D’AFFECTATIONS

Les paramètres :• Informations sur la séance• Données proposées pour les affectations• Liste des employés

calcul de l’ancienneté à considérerdate à considérer pour la permanenceaffichage

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SÉANCES D’AFFECTATIONS

Les paramètres :• Liste des postes

comportement » postes choisis et relâchésaffichage

• Tableau des nombres de postesaffichage

• Tableau des numéros de postesaffichage

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SÉANCES D’AFFECTATIONS

Le tableau de bord :• Liste des employés

rang, situation, poste, ancienneté, etc.actions : choisit, passe, absent

• Liste des postesrang, situation, %, lieux de travail, etc.action : choisit

• Affectations à traiterproposées par le systèmeprovenance : employé, nouvelle, futur

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SÉANCES D’AFFECTATIONS

Les affichages :• Liste des employés• Liste des postes• Détail d’un poste• Tableau des nombres de postes• Tableau des numéros de postes

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SÉANCES D’AFFECTATIONS

Le rapport sur les séances d’affectations :• Minutes de la séance

Ressources humainesSyndicat

• Liste des mouvements de personnel pour chaque école

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Expérience vécue

Accompagnement :• Apprentissage de l’utilisation du module• Préparation des filtres• Simulation pour le syndicat, le personnel

de direction et le personnel impliquédans la tenue des séances

• Soutien constant lors des séances

Et maintenant, à Mme Tremblay…

PAIE et GRHPAIE et GRHdes sdes sééances dances d’’affectationsaffectations……aussi pour le personnel de soutienaussi pour le personnel de soutienparGuylaine Tremblay, directrice adjointeSecteur des relations du travail

I- Historique à laCommission scolaire des Affluents.

II- Préalables à la mise en place des séances d’affectations informatisées…

Gestion des postesVérification du plan d’effectifs de l’année couranteMise à jour du registre de postes(abolition et création de postes)Entrées des données reliées auxmises à pied temporairesEntrées des données reliées auxjumelages des postes à temps partielMise à jour des exigences particulièrespour chacun des postesPrévision des sessions d’examens en lien avec les exigences particulières reliées aux postes.

III- Préparation des séances d’affectations

Programmation des séances (filtres) en lien avec les dispositions de la convention collective

Séances reliées au processus de sécurité d’emploiSéances pour combler les postes vacants

• juin (secteur général)• août (adaptation scolaire)• janvier (secteur général)

Diffuser l’information en lien avec les séances dans le site Internet de la Commission, sur une affiche publiée dans les établissements et dans le bulletin d’information du Service au personnelIdentifier les personnes susceptibles d’être déplacées qui doivent être convoquées par écrit aux séances d’affectationsValider « le profil » des personnes salariéesdont les postes sont abolis(exigences du plan de classification et particulières)

III- Préparation des séances d’affectations

Demander aux personnes salariées,intéressées par le processus de mutation ou aux séances d’affectations remplaçant les affichages de postes vacants, de s’inscrire avant lesdites séances afin de pouvoir valider leur profil en lien avec les exigences du plan de classification et particulièresPrésentation du dossier et de l’échéancieraux directions d’établissement

III- Préparation des séances d’affectations

Préparer une rencontre d’information àl’intention du personnel de soutien afin de fournir les explications sur le fonctionnement des séancesRendre toute l’information disponible dans le site Internet de la Commission scolaire :

ÉchéancierListe d’anciennetéExplication du processusDescription de tâches des postes(horaire, supérieur immédiat, etc.)Exigences reliées au plan de classificationet exigences particulières.

III- Préparation des séances d’affectations

27 aoûtTechniciens en éducation spécialisée(liste de priorité, personnel temporaire).Adaptation scolaire

29 juinToutes (liste de priorité, personnel temporaire)Général

23 aoûtTechniciens en éducation spécialisée (postes vacants)Adaptation scolaire

16 aoûtPréposés aux élèves handicapésAdaptation scolaire

15 aoûtTechniciens en éducation spécialisée,techniciens-interprètes, techniciens en écriture brailleAdaptation scolaire

27 juinToutes (postes vacants)Général

18 juinTechniciens de travaux pratiques, appariteursGénéral

15 juinConcierges de nuit, techniciens en loisirs,surveillants d’élèves et soutien manuel de jourGénéral

14 juinPersonnel administratifGénéral

DateCatégorie/classe d’emploiSecteur

IV- Calendrier des séances d’affectations

… dès le débutFaites une présentationavant la tenue des séances.

V- Implication du Syndicat…

Plus de travail avant, moins de travail aprèsPlus efficace puisque tous les postes vacants sont comblés, et ce, avant la rentrée des élèvesLe nombre d’affichages de postes demeure marginal… quelques cas seulementConfirmation écrite de l’affectation remise sur place aux personnes salariées

VI- Les avantages…

À l’aide du rapport sur la séance d’affectations, il est possible, à la fin de chacune des séances, de transmettre les résultats d’affectations aux directions d’établissement par courrier électroniqueAprès quelques vérifications, les données reliées à chacune des séances sont transmises au secteur de la paie

VI- Les avantages…

En conclusion, quelques conseils…

Prévoir un nombre suffisant d’effectifs pour pouvoir mener à terme ce projetIdéalement, dégager une personne qui pourra coordonner le projetPrévoir la tenue de plusieurs séances un samedi au lieu de plusieurs soiréesPrévoir que les séances qui ont lieu en soirée débutent le plus tôt possible puisqu’elles peuvent être souvent très longues et même se terminer aux petites heures du matin

En conclusion, quelques conseils…

Prévoir des séances pour combler les postes vacants par catégorie de personnel (une séance pour le personnel de soutien manuel et une autre pour le personnel administratif)Ce qui reste à mettre en place…

Lien entre les exigences des posteset les profils des personnes salariéesRappel école pour les services de gardeSéance d’affectations pour les services de garde.

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