Achats durableset relations fournisseurs

Atelier thématique n°1, année 2008

Adresse, etc.

Restitution des conclusions des travaux de l’Atelier “Achats durables et relations fournisseurs”animé par l’association Altère Entreprises

Les motivations qui nous ont conduits à mettre en place un atelier de réflexion et de travail sur la thématique des “Achats durables et des relations fournisseurs” sont résumées au premier chapitre de cet ouvrage par les interrogations auxquelles nombre de dirigeants d’entreprises sont confrontés dans ce domaine. Il apparaît en effet que la gestion d’une entreprise selon des méthodes relevant du Développement Durable ne peut pas concerner uniquement les enjeux environnementaux et le management des ressources humaines, des moyens de production et des produits ou services proposés par ladite entreprise. Pour être cohérente, une politique de gestion durable doit en effet logiquement prendre également en considération les achats de matières premières, de produits manufacturés ou de services qu’effectue l’entreprise pour conduire sa propre activité économique.Cela implique toujours de mettre en place au moins une instance de réflexion au sein du service achats ou de la direction, et éventuellement, à un stade plus avancé, une structure d’enquête sur les fournisseurs et une procédure de vérification de leur conformité aux exigences de base que l’on a déterminées comme étant minimales pour son propre processus de management de type Développement Durable.À ce jour, il n’y a pas de procédure type directement applicable par assimilation. Il convient donc pour chaque entreprise de mettre en œuvre sa méthodologie de détermination de critères de choix d’un fournisseur. C’est pour répondre à cette situation que le travail de réflexion a été engagé par l’Atelier “Achats durables et relations fournisseurs” d’Altère Entreprises.Ce travail a consisté en un premier temps à décrypter les moyens permettant de procéder à ces vérifications, puis ensuite à décrire des procédures de base à mettre en œuvre pour parvenir à initier, de manière concrète et fonctionnelle, un mode de fonctionnement efficace en matière de relations fournisseurs et d’achats durables. Cette restitution transcrit l’ensemble de la démarche mise en œuvre par cet atelier depuis les premières interrogations jusqu’aux conclusions qui en ont découlé, en passant par les analyses et les expériences qui ont servi de fil conducteur aux échanges et aux réflexions qui ont animé toutes les sessions de travail. En conséquence, cet ouvrage n’a pas pour ambition d’être un manuel exhaustif mais bien plutôt d’apparaître comme un guide et un vecteur d’émulation. Les conclusions apportées ici n’ont donc rien de dogmatique et prennent au contraire la forme de témoignages et de conseils qui ne demandent qu’à être complétés et enrichis.

L’achat responsable consiste en un acte de gestion qui s’inscrit dans une démarche globale de développement durable et responsable.

De nombreuses motivations peuvent contribuer à instaurer une politique d’achats responsables. L’Atelier Altère Entreprises en a recensé un certain nombre :• La conviction, des dirigeants et des équipes.• L’achat responsable est fréquemment motivé par le souhait d’actions citoyennes.• La volonté d’être un acteur concret du Développement Durable et de s’inscrire dans un mouvement global visant à réduire les impacts environnementaux et sociaux tout en préservant la dimension économique de l’entreprise. • Les économies directes potentielles : l’achat responsable permet une optimisation des coûts via une meilleure utilisation des produits et favorise les économies indirectes (rationalisation des transports, par exemple).• Le renforcement de la cohésion sociale (effets bénéfiques sur la santé des salariés par le choix de produits moins nocifs, respect de la volonté des salariés de participer à la stratégie de l’entreprise et plus généralement à la préservation de la planète).• Le positionnement vis-à-vis du marché : l’entreprise compte sur les achats responsables pour renforcer sa notoriété et améliorer son image, ce qui lui permet de se différencier de la concurrence. En plus de la prise en compte de la réglementation, l’entreprise va également vers un respect des exigences de clients qui s’orientent de plus en plus vers l’utilisation de produits DD (matériaux recyclés ou à impact environnemental neutre et respectueux de bonnes pratiques sociales au cours de leur fabrication).

Pourtant, un dirigeant pourrait craindre que ces motivations induisent un surcoût pour l’entreprise. Or, l’expérience de certaines entreprises d’Altère Entreprises fait valoir que ce n’est pas forcément le cas et qu’au contraire, l’incidence de cette politique de Développement Durable fait que la notoriété et la respectabilité de l’entreprise peuvent être accrues. Dans certains cas, les coûts d’exploitation peuvent même être diminués.

Exemples constatés :

• Expérience 1 : le surcoût de la mise en place d’un service d’achats responsables constaté est réel, mais répond aux attentes des clients (investisseurs, ONG, grand public, etc.). De fait, cet investissement et une telle organisation deviennent nécessaires dans le mode de fonctionnement de l’entreprise.• Expérience 2 : on constate une demande d’information détaillée de la part des clients grossistes par rapport aux origines des matières premières. Il est donc souhaitable d’être en mesure de leur répondre efficacement et pour cela, d’avoir soi-même mis en place une structure permettant de glaner ces informations auprès des fournisseurs de matières premières. • Expérience 3 : il est constaté des cas de concrétisation par des achats éco-responsables ayant finalement conduit à un moindre coût d’exploitation après formation des personnels. En effet, cette formation et cette sensibilisation ont parfois entraîné la disparition d’impacts négatifs sur leur santé ou leur confort de travail et cela s’est traduit par une diminution du nombre de journées de travail perdues. Le Développement Durable était à l’origine une constante “philosophique” de l’entreprise qui englobait l’éducation des personnes. Aujourd’hui il tend à devenir une réalité de fonctionnement induisant un important facteur de notoriété et d’avantage concurrentiel.

Le conseil Altère EntreprisesLa gestion d’une entreprise de manière durable est un facteur de plus en plus souvent intégré par les clients et il convient donc de prendre cette tendance en considération quels que soient le contexte ou les ambitions de développement.

1. Pourquoi une politique d’achats responsables ?INTRODUCTION

Après décision de principe de l’initialisation d’un management de type Développement Durable, il convient de formaliser la méthode de sa mise en place.

Le succès de la mise en place d’une structure d’achats responsables nécessite :• Un investissement en temps et moyens,• Une connaissance des outils, des procédures et méthodes à mettre en œuvre.

Faut-il prévoir une personne dédiée à cette structure ?Quelle que soit la taille de l’entreprise, cela est souhaitable, car les idées et les pistes données doivent et peuvent être adaptées à la taille et à la structure de l’entreprise. La réponse dépend également des facteurs suivants :• Existence/absence d’un service achats classique et structure de ce service (l’inertie du nombre de salariés peut être handicapante, de même que le manque de personnel dans des TPE).• Éclatement de la fonction d’achats sur plusieurs postes ; auquel cas, il est recommandé de la regrouper (cas d’expérience d’un contrat groupe qui a généré des économies, mais aussi des changements d’habitudes).Une politique d’achats responsables suppose alors :• La nécessité de former et d’informer le personnel concerné pour maintenir les acheteurs en éveil.Ceci implique :• Le développement d’une pédagogie à l’attention du bureau d’études pour le sensibiliser aux impératifs techniques, technologiques découlant des priorités du service achats (ce qui induit la nécessité d’une veille technologique et d’une évolution des cadres de négociations).• La mise en place d’une veille matière par les acheteurs, étendue aux matières responsables et applicable à tous les types d’achats et de produits ou services.• La définition d’une politique d’achats écrite, traduite par exemple par une charte (la rédaction doit être mûrement réfléchie).

Le conseil Altère EntreprisesL’entreprise doit se donner les moyens d’une telle démarche, et donc :Définir des temps consacrés au Développement Durable, même minimes (2 heures par mois par exemple), notamment à l’occasion des contacts avec les fournisseurs.Veiller à la bonne utilisation des achats en interne et à la cohérence globale de la politique.

Une fois la politique actée et la structure mise en place en mesure d’agir, que faut-il faire ?

• Clarifier ce que l’on entend par notion de fournisseur responsable ! Par exemple, quels sont les critères que va prendre en compte l’entreprise ?o La gestion sociale ?o Le respect de l’environnement ?o La localisation géographique ?o La qualité du produit ?o L’ouverture du fournisseur au dialogue de démarche de progrès ?o La certification et/ou labellisation du fournisseur ?

Selon Altère Entreprises, la base de la relation fournisseur consiste, pour le fournisseur, à faire preuve d’une certaine éthique sociale, à respecter l’environnement, tout en restant compétitif sur le plan qualitatif et économique.

o Exemple 1 : le fournisseur doit suivre les principes du Global Compact/Pacte Mondial.o Exemple 2 : le fournisseur est certifié, ou après concertation, on s’est assuré de sa bonne foi et de sa déontologie dans la mise en œuvre de méthodes de Développement Durable. • Identifier les fournisseurs responsables.• Ne pas être trop exigeant et définir le niveau optimum en fonction de la taille et des capacités de l’entreprise du fournisseur.• Créer une échelle du risque (social, environnement) et de sa maîtrise, et la qualifier.Une fois ces opérations effectuées, il importe d’évaluer les fournisseurs avec lesquels on souhaite travailler. La notoriété, l’image restent insuffisantes pour juger de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) du fournisseur. Il convient de déterminer quels sont les critères permettant de classer un fournisseur dans la catégorie des fournisseurs responsables.

Le conseil Altère EntreprisesDifférencier les exigences acceptables selon la taille de l’entreprise.

1er niveau : l’enquête

Pour se mettre à la portée de toute entreprise et susciter l’envie d’agir, il convient de procéder en premier lieu à des demandes d’infos aux fournisseurs avec des indicateurs ciblés par un courrier type. Soumettre des indicateurs qui sont importants pour votre entreprise, et demander de répondre à un questionnaire de positionnement. Par exemple :Responsabilité sociale : exemples de questionnements :• Existe-t-il une formalisation des politiques RH et Environnementales ? Ex : politique d’accueil des nouveaux salariés dans la durée, le salarié ne pouvant tout assimiler et appréhender de son entreprise en une première journée d’accueil. • Quelles mesures pour favoriser l’appropriation de la politique de Développement Durable par le salarié ? On peut, par exemple, envisager de redéfinir périodiquement la stratégie, les valeurs, leur évolution, ce qui nécessite un processus de participation des salariés et donc du temps à y consacrer.• Quel est le niveau de turn-over ? Quel est le taux d’absentéisme ? Existe-t-il un plan de formation ?• Comment l’entreprise exprime-t-elle sa reconnaissance envers ses salariés ?

3. Relations fournisseurs2. Quelle structure mettre en œuvre ?

Responsabilité environnementale : exemples de questionnements :• Existe-t-il un Bilan carbone ?• Quelles mesures sont prises pour réduire les émissions de carbone ?• Y a-t-il un plan de compensation des émissions ?• Énergie : quels sont les moyens d’économie ou de production respectueuse de l’environnement mis en place ?• Transports : quels sont les moyens mis en place pour en réduire l’incidence ?• Production et gestion des déchets : quels sont les moyens mis en œuvre pour les réduire, diminuer leur quantité et leur impact ?

Sauf à envisager des coûts d’évaluation excessifs, une part de risque va subsister. En effet, toute cette procédure “d’enquête” comporte des risques et on peut notamment se demander jusqu’à quel point les réponses apportées par le fournisseur sont crédibles, en particulier quand elles ne sont pas validées par des certificats, voire des preuves concrètes.

Des réponses peuvent être trouvées en s’appuyant sur certains outils valables pour tous les secteurs d’activité :• OHSAS 18 000 : sécurité travail• ISO 22 000 : sécurité sanitaire avec la certification des plans HACCP• SA 8 000 : norme sociale • ISO 14 000 : pour l’environnement• ISO 9 000 • Global Compact/Pacte Mondial

Il existe par ailleurs des normes et certifications sectorielles. C’est au fournisseur de les communiquer. Il importe cependant de vérifier le périmètre de certification et sa validité (la norme n’étant pas acquise à titre définitif).

Le conseil Altère EntreprisesTout certifier est impossible. Dans certains cas, il est nécessaire de procéder à sa propre évaluation par des audits de terrain.

2ème niveau : le processus d’évaluation par l’entreprise Après enquête ou audit d’un fournisseur, la validation prend différentes formes :• Documents adressés• Informations recueillies sur Internet• Rencontres• Visites• Restitution d’audit• Plans de progrès fournisseurs

Si le niveau de management de type Développement Durable semble insuffisant, cela peut ne pas systématiquement se traduire par un rejet de ce fournisseur. On peut en effet envisager de définir avec lui un plan de progrès et d’actions d’amélioration compatible avec les contraintes de ses activités.• Informations/réseaux

Grille possible de validationIl est possible de prendre des décisions en fonction de grilles d’évaluation et de validation. Par exemple :

1 : KO : on ne peut pas travailler avec ce fournisseur.2 : Insuffisant : des améliorations doivent être apportées, faute de quoi, la relation avec ce fournisseur ne sera pas poursuivie.3 : OK avec plan de progrès invitant le fournisseur à persévérer. La progression impliquera un suivi nécessaire. 4 : OK, on peut travailler avec ce fournisseur sans réserves.

Le conseil Altère EntreprisesDans tous les cas, les fournisseurs-clés seront interrogés.On appliquera à soi-même ce que l’on demande aux autres et on veillera à ce que toute la procédure s’effectue dans le respect des fournisseurs.On gardera à l’esprit que l’on progresse ensemble.

4 - Produits responsables

Au-delà du contact direct avec un fournisseur principal, l’entreprise est amenée à consommer et donc à acheter une grande diversité de matières et de produits manufacturés sans avoir un contact direct avec le fabricant. Il convient cependant d’essayer d’appliquer là aussi une procédure d’enquête ou du moins de récolte d’informations de base afin de déterminer si les produits en question constituent des fournitures durables et/ou responsables. Qu’est-ce qu’une fourniture responsable ? Quels sont les critères de choix ?Il peut être nécessaire de définir ses propres critères de produits responsables, en fonction de ses propres impératifs de qualité et de spécificité. Dans ce contexte, les informations peuvent provenir des labels.Point sur les labelsPour information, il existe 700 labels privés à caractère environnemental.o Il convient de faire un choix réfléchi en faisant le trio L’objectif attendu de ce label doit être clairement définio Des renseignements doivent être pris sur les labelso Il faut évaluer les impacts du choix d’un label

3. Relations fournisseurs (suite) 4. Produits responsables

Exemples de labels pris en considération au sein d’Altère Entreprises :

o Accueil paysan (label réglementé par une charte de qualité visant à promouvoir l’habitat et le mode de vie en zone rurale dans le respect de normes d’hébergement strictes)o Agriculture Bioo Ange Bleu pour le papier 100% fibres recycléeso Bienvenue à la ferme (regroupe les fermes respectant des chartes de qualité contrôlées par les Relais Agriculture et Tourisme)o BioRe pour vêtement coton garanti environnemental et socialo Conformité Européenneo Certificat Conformité Produit récolte manuelle, sans additifo Certification habitat et environnemental, déclinaison de la HQEo Cosmébio et 4 autres labels cosmétiqueso Cygne nordique pour papier à base de déchets de sérieso Écolabel Européen o Effinergie pour la performance énergétique de bâtiments neufso Égalité professionnelle pour valider la non-discriminationo EKE pour le textile o Energy Star pour la consommation des écrans informatiqueso Étiquette énergieo Le Flo coton équitable sur la production uniquemento FSC sur le boiso Flamme Verte : appareils de chauffage bois o Garantie qualitéo Clé verte et qualité Tourisme pour accueil tourismeo Normes ISO SA 8 000o TCO sur les ordinateurso Pacte Mondial : Global Compacto RT 2005 Normes en termes de déperdition d’énergieo TCO ergonomie énergie des ordinateurs portableso Fibre citoyenneo Tourisme et handicap

Pour mériter pleinement “l’étiquette Développement Durable”, un produit élaboré par une entreprise doit répondre aux critères de Développement Durable, si possible dès sa conception. C’est-à-dire, avoir des origines elles-mêmes conformes à la notion de Développement Durable en termes de matières premières (production, exploitation, diffusion, commercialisation, etc.), de conditions d’élaboration de base, de fabrication partielle en sous-traitance éventuelle, de logistique associée à son flux de fabrication, etc. De même, les outils, les moyens technologiques, les éléments de traitement, de conditionnement et les matériaux ou services connexes impliqués dans la fabrication du produit doivent également être, autant que possible, eux-mêmes gérés de manière durable. Parallèlement, les conditions de travail et l’environnement sociétal liés aux activités mises en œuvre doivent répondre à l’éthique définie par la notion de Développement Durable. Le respect de ces conditions implique donc de vérifier si les fournisseurs et les sous-traitants qui vendent ces produits ou services connexes ont eux-mêmes initié une politique de Développement Durable ou intégré une première approche des pratiques du Développement Durable pour leurs activités. Cette vérification ne doit pas nécessairement être régie par des critères normatifs officiels. Le plus souvent d’ailleurs, ceux-ci n’existent pas ou pas encore ! Elle doit en revanche être menée avec une cohérence motivée par la volonté de faire progresser le management d’une entreprise selon les principes d’un Développement Durable. Actuellement, cette démarche passe encore davantage par un état d’esprit et par la concertation que par une réglementation définitivement établie. C’est dans ce contexte que l’Atelier “Achats durables et relations fournisseurs” d’Altère Entreprises a mené ses travaux.

L’équipe Altère Entreprises

www.accueil-paysan.comwww.agriculturebio.org/www.agri-bio.fr/http://www.blauer-engel.de/ (en anglais et en allemand uniquement)www.bienvenue-a-la-ferme.com/www.remei.ch/fr/page-d-accueil.htmlwww.qualitel.org/habitat_et_environnement/certification.htmlwww.cosmebio.org/www.svanen.nu/Default.aspx?tabName=StartPage (site en anglais)www.eco-label.com/french/www.effinergie.org/xwiki/bin/view/Main/WebHomewww.egaliteprofessionnelle.org/

Conclusion4. Produits responsables (suite)

www.eu-energystar.org/fr/index.htmlwww.bfe.admin.ch/energieetikette/index.html?lang=frwww.fairtrade.net/ (site en anglais et espagnol uniquement)www.fsc-france.org/www.flammeverte.org/www.laclefverte.org/www.qualite-tourisme.gouv.fr/www.sa-intl.org/index.cfm?&stopRedirect=1www.tcodevelopment.com/ (site en anglais)www.unglobalcompact.org/languages/french/index.htmlwww.rt2005.com/sw11076.aspwww.fibrecitoyenne.org/www.tourisme-handicaps.org/