MANUEL DES PROCEDURESRf: ADM-3

GESTION DES MISSIONSRdig le:

Mars 2015Revue le:

MISSIONS ET DEPLACEMENTS

OBJET DE LA PROCEDURECette procdure a pour but de dfinir les rgles gnrales applicables au processus de dplacement des salaris pour des besoins professionnels de delta.

La prsente procdure est complte par les notes spcifiques.APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procdure s'applique tous les dplacements caractre professionnel, au Sngal et l'tranger.DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

1- Organisation de la missionTout dplacement doit donner lieu un ordre de mission tabli en pralable du dpart en mission et valid selon les notes spcifiques qu'il s'agisse d'un dplacement au Sngal ou l'tranger. La logistique de dplacement est assure selon l'organisation adopte.2- Moyens de transport

Le choix du moyen de transport doit tre vrifi et prcis au moment de la validation de l'ordre de mission.2.1. Dplacement par vhicule personnelLutilisation du vhicule personnel peut tre autorise pour les personnes ne disposant pas de vhicule de fonction et pour les catgories dfinies au niveau des notes spcifiques aprs accord du DG.Le montant de lindemnit kilomtrique est dfini au niveau des notes et procdures spcifiques.

2.2. Dplacement par avion

Lutilisation de lavion est possible, pour lensemble du personnel, quand il est justifi par rapport aux contraintes de temps, de distance, de scurit et de cot.

Les cadres dirigeants ont droit des rservations en Business Class pour les vols l'international.

2.3. Dplacement par vhicule de location courte dureL'utilisation de la location de vhicule pour courte dure peut tre autorise aprs accord du DG, tel que dfini sur les notes et procdures spcifiques.2.4. Dplacement par TaxiLutilisation de transport par Taxi en zone urbaine est possible. Compte tenu de limpossibilit d'obtention de justificatif pour ce moyen de transport, le montant reste l'apprciation de la personne habilite, tel que dfini sur les notes et procdures spcifiques.2.5. D placement par dautres moyens de transport en commun

Le recours d'autres moyens de transport en commun (bus, minibus, ...) peut tre utilis s'il est justifi. Toutefois la prise en compte de la contrainte de scurit doit tre prsente.

3- Restauration

Le remboursement du montant de repas peut tre fait, en cas de non prise en charge, sur la base d'un justificatif ou dun forfait selon la catgorie et selon les notes et procdures spcifiques. Quand il s'agit d'un remboursement sur justificatif, un plafond au-dessus duquel le remboursement ne peut pas se faire est fix par les notes et procdures spcifiques.4- Hbergement

Il est noter que pour lhbergement, il y a lieu de recourir pour la catgorie cadre en priorit une prise en charge directe par la socit.

A dfaut d'une prise en charge directe, le remboursement du montant de la nuite peut tre fait sur la base dun justificatif ou d'un forfait selon la catgorie et selon les notes et procdures spcifique. Quand il s'agit d'un remboursement sur justificatif, un plafond de montant ou dtoiles au-dessus duquel le remboursement ne peut pas se faire est fix par les notes et procdures spcifiques.5- Autres Frais Divers

En cas dengagement d'autres frais exceptionnels (Exemple : Invitation, Parking.....), leur montant doit tre valid par la personne habilite en fonction des notes et procdures spcifiques.

Les notes de frais correspondants des dplacements doivent tre dposes dans un dlai maximum d'un mois aprs le dplacement.6- Remboursement des frais engags lors d'un dplacement

Le remboursement des frais de dplacements engags se fait sous quinzaine, par le RF sur la base de la note de frais aprs son contrle conformment aux notes et procdures spcifiques.

Les notes avec les pices justificatives sont transmises aussitt aux services comptables pour comptabilisation. 7- Rapport de mission

Au plus tard 72 heures aprs le retour dune mission, un rapport de mission sign par lintress doit tre dpos au niveau de son responsable hirarchique pour information et revue.

Une copie du rapport de mission aprs revue du suprieur hirarchique est conserve chez le RF et loriginal est transmis au DG.