A travers ce guide, vous aurez les informations nécessaires pour construire un point de distribution de produits locaux. La période de création du locavor est celle qui demande le plus de temps, une phase dite « de construction » est prévue pour réaliser toutes les étapes afin de commencer l’activité convenablement.

CONSTRUIRE SON LOCAVOR ........................................................................................................... 1

Ouvrir son locavor « en construction »...................................................................................... 2

Rechercher des producteurs partenaires .................................................................................. 4

Rassembler une communauté de membres ............................................................................. 11

Guide : Créer son locavor

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Ouvrir son locavor « en construction »

1. Compléter la page de présentation de son locavor Pour présenter votre locavor, il doit bénéficier d’une page dédiée où les membres pourront s’inscrire. L’édition de cette page est accessible via « Mon locavor » dans le menu.

Exemple : Si vous distribuez le vendredi soir, la vente commence le samedi matin pour se terminer le mercredi soir. Cela laisse deux jours aux producteurs pour préparer les commandes (le jeudi et vendredi) pour une distribution le vendredi soir.

N’oubliez pas de renseigner vos périodes de distributions via le bouton « Renseigner périodes distribution » et de déplacer le marqueur sur la carte au lieu du locavor.

Après validation du formulaire, il est très important de géolocaliser votre locavor, zoomez sur la carte pour déplacer le marqueur à l’endroit exact de votre locavor. Cela permettra de calculer les distances entre vos membres et de leur proposer des itinéraires routiers. Vous aurez en plus quelques options à découvrir par la suite…

Après saisie de la page de présentation de votre locavor, nous allons vérifier les éléments et le passer à l’étape de « construction ». Il va alors être visible sur la carte nationale des locavors et les membres pourront s’y inscrire. L’idéal est de commander des flyers en même temps pour communiquer facilement (voir plus bas).

2. Créer des partenariats avec les producteurs et artisans Un fournisseur devra dans un premier temps renseigner son profil public pour bénéficier d’une page de présentation, il sera affiché après validation. Cette première étape va lui permettre d’être référencé gratuitement sur notre annuaire public.

Afin de devenir partenaire d’un locavor il devra en plus renseigner sa fiche entreprise avec son RIB afin que l’on puisse générer les factures et les virements automatiquement (voir guide renseigner son profil entreprise et ses documents administratifs dans Espace personnel / Manuels et aides). La majorité de ces étapes sont invisibles pour vous, le fournisseur communiquera ces informations directement sur le site Internet. Une fois que le compte du producteur est activé, que le profil entreprise/RIB sont renseignés et qu’il est validé bancaire, vous pourrez convenir d’un partenariat avec lui sur le site.

La saisie de ses fiches produit pourra s’effectuer par vous ou lui. Si vous vous chargez de cette partie, vous pourrez avancer plus vite dans la construction de votre locavor.

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3. Les guides à destination des gérants, producteurs et membres Il existe des guides à destination de tous les acteurs du site, ces guides et manuels vous aideront à appréhender toutes les interfaces du site et les nombreux outils qui seront mis à votre disposition.

Il existe également un système de messagerie inter-gérants ainsi qu’une base de connaissances. Cela permet d’échanger nos idées pour améliorer le fonctionnement. Tout cela est disponible dans la partie « Manuels et aides » en bas du menu.

4. Commander des flyers pour appuyer votre travail de communication Vous trouverez sur le site, tout ce dont vous avez besoin pour commander des éléments commerciaux : dans le menu « Manuels et aides » / base de connaissances (Commander des flyers A6). Ces flyers peuvent être personnalisés et nous pouvons ajouter un logo si un commerce accueille votre lieu de distribution, pour cela il suffit de nous communiquer le logo en bonne qualité via support@locavor.fr. Il est indispensable d’utiliser des flyers pour obtenir un nombre suffisant de membres avant de lancer les ventes.

Flyer recto, deux versions : Flyer verso :

Le nombre de commandes est généralement proportionnel au nombre de membres, il vous faudra donc atteindre une communauté suffisante pour rentabiliser le déplacement et la présence des producteurs lors de vos distributions. La prospection est indispensable, dans les endroits stratégiques, boîtes aux lettres à proximité de votre lieu de distribution, dans les quartiers environnants, sorties d’écoles, clubs de sports, commerces locaux …

L’idéal est de commencer avec plus de 150 membres (en fonction de la zone de chalandise) et d’évoluer rapidement grâce à la distribution de flyers. Vous pourrez également contacter la presse locale pour faire connaitre votre locavor et vous présenter.

La période de construction est variable en fonction de votre zone de chalandise et du temps que vous y aurez consacré, c’est l’étape qui vous demandera le plus d’investissement dans la vie de votre locavor. Elle peut durer de 2 à 3 mois avant de lancer des ventes.

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Rechercher des producteurs partenaires

1. Les fournisseurs acceptés Voici les types de producteurs et artisans qui peuvent distribuer sur locavor.fr :

• Culture de la terre : maraîcher, arboriculteur, céréalier, horticulteur… • Élevage d’animaux : vaches laitières, vaches allaitantes, moutons, porcs… • Non alimentaire : bois de chauffe, chanvre pour l’isolation, lait d’ânesse pour les

cosmétiques, cire d’abeilles pour les bougies… • Artisan : boulanger, pâtissiers, traiteur, bijoutier… Les artisans doivent travailler

idéalement avec des produits locaux. • Les grossistes et intermédiaires ne sont pas acceptés comme fournisseurs de

locavor.

Enfin, ces fournisseurs devront respecter la charte d’engagement.

2. Conseils sur l’élaboration du catalogue produits Vous devrez constituer une liste de produits variés afin de rendre votre point de distribution attractif.

Le choix des producteurs est donc important ; il faut privilégier les producteurs les plus proches de votre point de distribution. En effet le coût pour livrer les produits d’un fournisseur proche sera forcément plus faible par rapport à un fournisseur éloigné. Pour les producteurs qui ont des produits sans gestion de chaine du froid, n’hésitez pas à proposer un partenariat en dépôt-vente.

Vous pouvez très bien prospecter plusieurs producteurs avec le même produit, il faudra alors les alterner lors des ventes (une semaine sur deux par exemple). Ce procédé permet de dynamiser le locavor, vous êtes comme vos membres, vous n’aimez pas manger toujours les mêmes produits ; alterner les producteurs demande un peu plus de travail mais permet de rendre le locavor plus attractif. Tout cela, à condition que vos producteurs fournissent des produits de qualité.

Concernant les artisans, ils peuvent également dynamiser le locavor en proposant des produits préparés et en augmentant le nombre de produits et donc le nombre d’acheteurs intéressés. Dans certains locavors, des artisans sont en lien avec des producteurs pour cuisiner leurs produits locaux, cela fonctionne très bien.

Vous avez à disposition dans « Manuels & aides » les guides à destination des fournisseurs pour appréhender leurs interfaces. La meilleure solution reste cependant de les assister pendant la période de construction. Il vous faudra trouver les produits de « base » pour lancer votre point de distribution locavor. On entend par cela les producteurs proposant des fruits et légumes frais, des produits laitiers, de la viande.

Vous trouverez des informations complémentaires dans la base de connaissances.

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3. Quel partenariat ? Il existe trois partenariats possibles :

• Présence -> 9% HT – le fournisseur est présent aux distributions. • Préparation -> 11% HT - le fournisseur vous apporte les produits avant la

distribution et vous vous chargez de distribuer les commandes aux membres. • Dépôt-vente -> 13% HT - gestion des produits en dépôt-vente, c’est vous qui

distribuez les produits à la place du producteur. Ce système de dépôt-vente n’est possible qu’avec des produits ne nécessitant pas de chaîne du froid (bière, confitures, sirop, pâtes, vin, cosmétique…). Le gérant de locavor gère un stock des produits et peut modifier les fiches produits ou le profil public pour l'améliorer (majoration de la marge de +5% : +4% pour le gérant si il veut assurer son stock et pour rémunérer le travail supplémentaire lors des distributions ; +1% pour la plateforme pour la mise à disposition d'interfaces supplémentaires et la gestion du stock des produits chez le gérant du locavor.

4. La prospection Pour contacter les fournisseurs, il est très important de créer et mettre à jour un tableau reprenant le détail des échanges pour ne pas perdre le fil et ne pas contacter sans raison les producteurs.

Voici un exemple de liste de producteurs dont vous pouvez vous inspirer :

Voici l'ordre de prospection idéal :

1. Téléphoner au producteur pour voir s’il est intéressé pour participer et prévoir un rendez-vous

2. Lui envoyer un email avec plus d'informations, le résumé de la conversation et lui demander de s'inscrire pour passer la première étape (formulaire d'inscription)

3. Lors du rendez-vous, l'idéal est de finaliser l'inscription du producteur, vous serez ainsi sûr d'avoir un nouveau producteur à votre catalogue. Pour effectuer toutes les étapes d'inscription d'un producteur, il est nécessaire d'avoir à disposition : - le RIB - n° de TVA (s’il la facture) et taux de TVA par défaut - KBIS (ou doc INSEE si entreprise personnelle) [pour la validation bancaire] - carte d'identité (recto/verso) [pour la validation bancaire] - les statuts de l’entreprise (si entreprise non unipersonnelle) [pour la validation bancaire]

4. Pour la saisie de ses produits, vous pouvez proposer de le faire ultérieurement si vous voulez accélérer les choses, pour cela il vous faudra la liste des produits avec tarifs, description et des photos. Vous pouvez également en saisir un avec lui et le laisser finaliser cette partie.

Les documents administratifs pour la validation bancaire sont obligatoires à partir de 1000€ de vente par an. Nous ouvrons, de façon invisible, un compte bancaire avec contrat de vente à distance pour les producteurs. Ces documents sont imposés par

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l’Union Européenne. Votre producteur ne pourra être rémunérer plus de 1000€ par an sans ces documents. Dans ce cas, l’argent de ses ventes restera sur son portefeuille électronique et sera viré dès la validation des documents administratifs par l’organisme bancaire.

Voici un modèle de mail adaptable suite au premier échange téléphonique :

Bonjour,

Suite à notre conversation téléphonique, vous trouverez plus de détails sur le site Internet http://www.locavor.fr

Je suis donc à la recherche de producteurs pour un point de distribution de produits locaux qui va s’ouvrir à XXXXXXXX.

Des ventes récurrentes sont lancées sur le site Internet pendant une durée de 1 à 2 semaines, les consommateurs achètent en ligne et peuvent retirer les produits le jour de la distribution le XXXXXXX de XXhXX à XXhXX).

La répartition du montant des ventes HT est la suivante :

• le producteur touche 83.5% HT • 9% HT va au gérant du point de distribution pour organiser les ventes, trouver les clients, gérer le

point de distribution • 7.5% HT va à locavor.fr et permet de faire évoluer la plateforme, la maintenir en fonctionnement,

sécuriser les paiements, éditer les factures et effectuer les virements

Dans le cas d'un partenariat « préparation » des produits sans distribution aux clients, une majoration de 2% est appliquée. En « dépôt vente », la majoration est de 5% pour le travail supplémentaire lors des distributions et afin de donner la possibilité au gérant d'assurer les produits en stock

Les avantages du concept :

• Les membres payent sur le site Internet, il n'y a donc pas d'échange d'argent lors de la distribution des commandes

• Rémunération 10 jours après la vente • Vous connaissez par avance les produits à emporter, cela évite les pertes • Le gérant du locavor s’occupe de la communication et la recherche de clients • Vous bénéficiez d'une page de présentation pour l'exploitation et d'une page pour chaque produit,

celles-ci sont référencées par les moteurs de recherche • Vous pouvez être présent toutes les semaines ou bien à des périodes plus espacées • Vous pouvez vous organiser avec d'autres producteurs pour alterner votre présence (l'un s'occupe

des produits de l'autre une semaine sur deux par exemple...)

Une présentation spécifique pour les producteurs se trouve à cette adresse : http://www.locavor.fr/communaute/devenirfournisseur

N'hésitez pas à vous inscrire si vous souhaitez vous lancer dans l'aventure avec nous.

Je reste disponible si vous souhaitez plus d’informations ; nous pouvons également convenir d'un rendez-vous pour finaliser votre inscription ensemble.

A très bientôt !

Cordialement, NOM EMAIL TEL http://www.locavor.fr/XX (avec XX le numéro de votre locavor, voir dans la page de modification du profil de votre locavor)

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Illustrations disponibles ici : https://locavor.fr/presse

5. Où trouver les producteurs ? Internet reste un moyen efficace pour trouver vos futurs producteurs ; les pages jaunes sont très efficaces pour ce genre de recherche.

Des annuaires nationaux et régionaux sont également disponibles comme Bienvenue à la ferme, Agence bio, bleu blanc cœur …

Mais encore, les marchés sont des endroits où vous pourrez rencontrer des producteurs déjà impliqués dans les circuits courts.

Un annuaire est mis à disposition sur le site Internet vous permettant de voir les producteurs référencés sur la plateforme. Il est important, lorsque vous utilisez cet outil, de contacter en priorité le gérant du locavor en lien avec ce producteur afin de l’avertir et d’en savoir un peu plus sur la disponibilité du fournisseur.

Voici une liste de site pour vous aider dans la recherche :

• http://www.bienvenue-a-la-ferme.com : indiquer son code postal et filtrer par "Directe chez le producteur"

• http://www.acheteralasource.com : indiquer son code postal • http://annuaire.agencebio.org/recherche#producteurs : indiquer sa région et

son département • http://www.producteursdemaregion.com : indiquer son département • http://www.reseau-amap.org/recherche-amap.php : zoomer sur sa région avec

la carte, cliquer sur le panier puis sur "Consulter le détail du département". Vous aurez la liste des amap ainsi que leurs producteurs. Certaines AMAP ont des sites dédiés avec plus d'informations.

• http://www.reseaucocagne.asso.fr/ou-sont-les-jardins-de-cocagne : aidez-vous de la carte pour visualiser les jardins proches de vous, certains distribuent déjà dans des locavors

• http://locavores.fr : aidez-vous de la carte pour visualiser des producteurs proches

• http://www.illicomesproduitslocaux.fr/recherche-producteur-carte.html : indiquer son code postal

• http://www.consommer-local.fr : indiquer sa région et son département puis valider

• http://www.delafermealassiette.com : sélectionner un département sur la carte

Cette liste concerne les initiatives nationales pour rechercher des producteurs, il est également possible de trouver des contacts dans des sites régionaux. Vous pouvez également regarder les producteurs qui participent à des concepts concurrents de locavor.fr

6. Les premiers contacts La première prise de contact téléphonique doit être simple. Présentez-vous et expliquez rapidement le concept ; proposez toujours d’envoyer un Email pour résumer votre échange (vous pouvez y inclure les illustrations du site et le lien vers la vidéo).

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Si le producteur est intéressé il faut définir le type de partenariat et il faudra prévoir une visite à l’exploitation pour finaliser l’explication, éventuellement lui présenter les différentes étapes de son inscription sur le site Internet (fiche de présentation, saisie des fiches produits).

Si possible, proposez votre aide pour effectuer cette tâche d’inscription avec lui ou bien effectuez l’inscription du producteur chez vous après réception des documents. Ainsi votre période de construction sera bien plus courte et le producteur pourra par la suite, prendre contrôle de son compte ; il vous sera reconnaissant pour cette aide.

7. Argumentaire pour le premier contact Explication du concept : Site Internet qui permet d'acheter des produits régionaux sur Internet et de récupérer ses achats dans un point de distribution. Je gère un de ces points et souhaiterai proposer vos produits.

Les frais de service : Le producteur touchera 83.5% du chiffre d'affaire HT, 9% pour le gérant du point de distribution et 7.5% pour la plateforme Internet en cas de présence aux distribution, d’autres partenariats sont disponibles.

Utilisation des frais de service : Plateforme Internet => Conception et amélioration de la plateforme Internet, sécurisation des paiements, organisation de la communauté. Gérant => création d'une communauté de membres, animation et organisation des distributions, gestion des ventes.

Avantages du concept : Les prix sont fixés par le fournisseur, il fixe également un montant minimum pour livrer, les produits apportés sont tous vendus sur le site (pas de gaspi), facturation automatique, création d'un mini-site de présentation pour les fournisseurs ...

Volume vendu : Dépend de la zone de chalandise, du nombre de producteurs, de l'implication du gérant... On ne peut répondre

Présence nécessaire : Idéalement le producteur assiste le gérant dans la distribution, c'est important même indispensable s’il propose des produits frais. Il est cependant possible de s'en occuper en cas de produits "non frais" comme le miel, les boissons ... Vous aurez alors un partenariat de type "dépôt-vente" avec le producteur.

8. La première rencontre Emportez avec vous des illustrations, la charte d’engagement et le dossier de presse pour rassurer le producteur.

N’hésitez pas à l’interroger sur son activité, il faudra l’informer qu’il est responsable de ses produits ; vous pourrez l’assister lors de la distribution mais votre rôle principal est d’organiser les distributions, de mobiliser les membres afin de lui offrir un débouché crédible.

La facturation est gérée par le site et le paiement se fait par virement bancaire directement sur son compte.

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Pendant cette rencontre demandez-lui les jours et horaires de distribution qui l’arrangent. Vous pouvez également prendre quelques photos des produits et de l'exploitation.

9. La mise en place du partenariat Pour ajouter de nouveaux fournisseurs, il faut utiliser le menu « Fournisseurs et membres » et cliquer sur le bouton en haut à droite « Prospecter fournisseurs ».

Pour envoyer une demande cliquez sur « + demander » vous aurez accès aux différents types de partenariats expliqués dans le paragraphe 3.

Si vous faites une demande à un fournisseur, il recevra un email lui demandant d’accepter ce partenariat.

Afin que les producteurs participent à votre locavor il faut tout d’abord qu’ils s’inscrivent et saisissent leurs profils et produits. Cette étape est visible dans « Fournisseurs en cours d’inscription ». Une fois le profil d’un producteur validé, il sera affiché dans

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l’interface et vous pourrez lui faire une demande de partenariat. Les producteurs peuvent également faire des demandes de partenariat aux locavors.

Il est possible d’assister les producteurs lors de la création de leurs profils, cela vous fera gagner du temps et vous pourrez expliquer le fonctionnement du site (en plus des guides disponibles).

10. Inscrire un producteur pour lui proposer un profil pré-saisi Si lors de vos premiers échanges, le fournisseur vous indique qu’il n’a pas beaucoup de disponibilités pour saisir son profil, comme indiqué ci-dessus, vous pouvez le faire à sa place.

Voici les étapes pour créer son profil :

1. Récupérez les éléments de présentation du producteur et les documents nécessaires (voir : La prospection)

2. Ajouter ce producteur avec l’interface dédiée :

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3. Renseignez le formulaire comme si vous étiez à sa place

4. Vous aurez accès au profil fournisseur pour saisir tous les éléments (sauf les

informations de son entreprise), le profil ne sera pas encore visible au public. 5. Une fois le profil finalisé, nous allons le valider pour qu’il puisse être référencé

dans l’annuaire public. 6. Pour participer à vos ventes, le fournisseur (ou vous avec ses identifiants de

connexion) devra renseigner son profil entreprise et ses coordonnées bancaires. 7. Il faudra l’avertir et lui communiquer ses identifiants de connexion (email / mot

de passe). Il pourra changer de mot de passe s’il le souhaite (Gérer mon compte / Modifier votre mot de passe).

Rassembler une communauté de membres

1. Trouver les membres Au lancement de votre projet, il vous faudra solliciter vos proches, famille, amis, collègues afin de profiter du bouche à oreille et d'amorcer la création de la communauté.

Pour lancer un locavor il faut à minima 150 membres (idéalement plus dans les grandes villes) afin d’obtenir un nombre de commandes suffisant pour rentabiliser rapidement le déplacement des producteurs. Vu qu’il n’y a pas d’obligation de commander toutes les semaines, le pourcentage de transformation (personnes qui commandent) est d’environ 10%.

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Sollicitez vos voisins, qu'ils en parlent autour d'eux. Les réseaux sociaux sont aussi un bon moyen de présenter votre projet. Vous pourrez déjà inviter les personnes intéressées à rejoindre locavor.fr sur Facebook et Twitter.

Vous aurez besoin des flyers pour cette étape.

Vous pouvez les distribuer dans les boites aux lettres, les marchés, les écoles, les associations et clubs de sport, les salons ou les services publics (mairies, centres de formation) ... Cette méthode est efficace.

2. Comment se faire connaitre Il est conseillé de faire appel aux médias locaux (presse, radio, sites, tv) afin qu'ils écrivent un article sur votre point de distribution. N’hésitez pas à la contacter avant l’ouverture du locavor et les informer de la date de début d’activité.

Un dossier de presse et des illustrations sont mis à votre disposition :

VOIR LES ELEMENTS PRESSE

Il y a aussi de nombreux sujets disponibles dans Questions / réponses et dans la base de connaissances.

Si vous approchez de la fin de votre période de construction, prévenez-nous via support@locavor afin qu’on active votre locavor. Il faut prévoir minimum une semaine de délai avant la validation du locavor et le lancement d’une vente afin que les producteurs puissent avoir le temps d’y participer. Toutes les informations sont dans le guide concernant la phase de démarrage des ventes.

Merci d’avoir pris le temps de lire ce document !

N’hésitez pas à nous faire des propositions d’améliorations ;)