ARCHIVES DE L’AGENCE FÉDÉRALE POUR LA ... REMERCIEMENTS Mes remerciements s’adressent en premier lieu à l’Administrateur délégué G. Houins ainsi qu’à tous les agents

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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ARCHIVES DE L’AGENCE FÉDÉRALE POUR LA SÉCURITÉ DE LA

CHAÎNE ALIMENTAIRE (AFSCA)

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2008

par

Jean-Noël LEFÈVRE

Bruxelles 2008

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ARCHIVES DE L’AGENCE FÉDÉRALE POUR LA SÉCURITÉ DE LA

CHAÎNE ALIMENTAIRE (AFSCA)

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2008

par

Jean-Noël LEFÈVRE

Bruxelles 2008

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REMERCIEMENTS Mes remerciements s’adressent en premier lieu à l’Administrateur délégué G. Houins ainsi qu’à tous les agents de l’AFSCA dont l’ouverture et la sincère collaboration ont certainement permis la réalisation de ce tableau de tri. Dans ce cadre, je dois également souligner le dévouement de monsieur Jean-Claude Aubry, responsable du service logistique et ancien conseiller aux archives vivantes du Ministère de l’Agriculture. Je remercie également monsieur Paul Coosemans qui a pris la peine de relire avec attention l’ensemble de l’introduction du tableau de tri. La réalisation du tableau de tri de l’AFSCA, un travail relativement complexe, est en réalité la première mission qui m’a été confié aux Archives générales du Royaume. Je tiens dès lors à remercier vivement monsieur Karel Velle, Archiviste général du Royaume, pour la confiance qu’il a bien voulu me témoigner. Enfin, je tiens tout particulièrement à remercier Rolande Depoortere Chef de la Section surveillance et avis des AGR pour ses précieux conseils et son soutien permanent.

6

7

TABLE DES MATIÈRES

REMERCIEMENTS ..................................................................................................... 5

TABLE DES MATIÈRES............................................................................................. 7

LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE....................................................... 10 SOURCES IMPRIMÉES ................................................................................................... 10 BIBLIOGRAPHIE ........................................................................................................... 10 DOCUMENTS DISPONIBLES SUR LE SITE WEB DE L’AFSCA: ........................................ 13

ILLUSTRATIONS....................................................................................................... 14

LISTE DES ABRÉVIATIONS ................................................................................... 16

INTRODUCTION........................................................................................................ 18

CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL .................................................... 20 HISTOIRE DE L’AFSCA............................................................................................... 20

1. Avant propos ..................................................................................................... 20 2. Histoire des prédécesseurs en droit de l’AFSCA............................................... 21

a. Le Ministère de l’Agriculture ...................................................................... 22 b. L’Institut d’Expertise vétérinaire................................................................. 23 c. L’Inspection générale des Denrées alimentaires.......................................... 24 d. L’Association centrale de Santé animale ..................................................... 25

3. La création de l’AFSCA..................................................................................... 26 COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’AFSCA ................................................................ 30

Les services centraux ............................................................................................. 33 Les services extérieurs ........................................................................................... 34

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’AFSCA .................................................. 36 1. Les services de l’Administrateur général .......................................................... 36

a. Le staff de l’Administrateur délégué ........................................................... 36 b. Le management du changement................................................................... 36 c. Le Comité de direction, le Comité consultatif, le Comité de concertation de

base et leur secrétariat .................................................................................. 36 d. Le service Communication .......................................................................... 37 e. Le service de Prévention et de Gestion des Crises ...................................... 38 f. Le service d’Audit interne ........................................................................... 39 g. La cellule de Qualité .................................................................................... 40 h. Le service de Médiation............................................................................... 40 i. Le service interne de Prévention et de Protection au travail........................ 41

2. La Direction générale des Services généraux ................................................... 42 a. Le secrétariat de la Direction générale des Services généraux .................... 42 b. La Direction du Budget et de la Comptabilité ............................................. 42 c. La Direction Financement............................................................................ 43 d. La Direction du Personnel et de l’Organisation........................................... 43 e. Le service juridique...................................................................................... 44 f. La Direction ICT.......................................................................................... 45 g. Le service de la Logistique .......................................................................... 46

3. La Direction générale de la Politique de contrôle ............................................ 47 a. Le secrétariat du Comité scientifique .......................................................... 47 b. La Direction des Relations internationales .................................................. 47

8

c. La Direction Banques de données et Traçabilité ......................................... 49 d. Les trois directions sectorielles de la Direction générale de la Politique de

contrôle ........................................................................................................ 50 (1) La direction Santé des animaux et Sécurité des Produits animaux........ 51 (2) La Direction Transformation et Distribution des denrées alimentaires . 52 (3) La Direction Protection des végétaux et Sécurité de la production

végétale .................................................................................................. 53 4. La Direction générale du Contrôle.................................................................... 54

a. La Direction de l’Administration centrale ................................................... 54 (1) La section des Agréments ...................................................................... 54 (2) La section de l’Import-export et des Notifications ................................ 55 (3) Les sections du Secteur Primaire, de la Transformation et de la

Distribution ............................................................................................ 57 La section Production primaire.................................................................... 58 La sous-section Secteur végétal ......................................................... 58 La sous-section Secteur animal.......................................................... 58

La section Transformation ........................................................................... 59 La section Distribution................................................................................. 59

b. L’Unité nationale d’enquête (UNE)............................................................. 60 c. L’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle.................................... 61 d. Les unités provinciales de contrôle.............................................................. 62

5. La Direction générale des Laboratoires............................................................ 64 a. Administration centrale de la Direction générale des Laboratoires............. 64 b. Les laboratoires de l’AFSCA....................................................................... 66

ORGANIGRAMMES.................................................................................................. 68 ORGANIGRAMME DU MINISTÈRE DES CLASSES MOYENNES ET DE L’AGRICULTURE

(1995)......................................................................................................................... 68 ORGANIGRAMME DU MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES DE LA SANTÉ PUBLIQUE ET

DE L’ENVIRONNEMENT (1999).................................................................................... 70 ORGANIGRAMME DE L’INSTITUT D’EXPERTISE VÉTÉRINAIRE (1999) .......................... 71 ORGANIGRAMME DE L’INSPECTION GÉNÉRALE DES DENRÉES ALIMENTAIRES (1996) . 73 ORGANIGRAMME DE L’AFSCA PRÉVU PAR L’A.R. DU 16.05.2001 ............................. 74 ORGANIGRAMME ACTUEL DE L’AFSCA ..................................................................... 75

PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES .......................... 78 PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L’ARCHIVISTIQUE ................................ 78 LES ARCHIVES DE L’AFSCA: CONSTATATIONS GÉNÉRALES....................................... 78 LES ARCHIVES DE L’AFSCA: CONSTATATIONS PAR SERVICE ..................................... 83

1. Les services de l’Administrateur général .......................................................... 83 a. Le staff de l’Administrateur délégué ........................................................... 83 b. Le Comité de direction, le Comité consultatif, le Comité de concertation de

base et leur secrétariat .................................................................................. 83 c. Le service Communication .......................................................................... 84 d. Le service de Prévention et de Gestion des Crises ...................................... 84 e. Le service d’Audit interne ........................................................................... 85 i. La cellule de Médiation ............................................................................... 85 f. Le service interne de Prévention et de Protection au travail........................ 85

2. La Direction générale des Services généraux ................................................... 86 a. Le secrétariat de la Direction générale des Services généraux .................... 86 b. La Direction du Budget et de la Comptabilité ............................................. 87

9

c. La Direction Financement............................................................................ 88 d. La Direction du Personnel et de l’Organisation........................................... 89 e. Le service juridique...................................................................................... 93 f. La Direction ICT.......................................................................................... 94 g. Le service de la Logistique .......................................................................... 97

3. La Direction générale de la Politique de contrôle ............................................ 98 a. Le secrétariat de la Direction générale......................................................... 98 b. Le secrétariat du Comité scientifique .......................................................... 98 c. La Direction des Relations internationales .................................................. 99 d. La Direction Banques de Données et Traçabilité ...................................... 100 e. Les trois directions sectorielles de la Direction générale de la Politique de

contrôle ...................................................................................................... 100 (1) La direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux...... 101 Le secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des

produits animaux............................................................................ 101 La section Santé des animaux .......................................................... 101 La section Produits des animaux...................................................... 102

(2) La Direction Transformation et Distribution des denrées alimentaires102 (3) La Direction Protection des végétaux et Sécurité de la production

végétale ................................................................................................ 102 4. La Direction générale du Contrôle.................................................................. 103

a. Le secrétariat de la Direction générale du Contrôle................................... 103 b. La section de l’Import-export et des Notifications .................................... 104 c. Les sections du Secteur Primaire, de la Transformation et de la

Distribution ................................................................................................ 104 (1) La section Production primaire............................................................ 104 La sous-section Secteur végétal ....................................................... 104 La sous-section Secteur animal........................................................ 105

(2) La section Transformation ................................................................... 105 d. L’Unité nationale d’Enquête (UNE).......................................................... 106 e. L’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle (UNIC) .................... 106 f. Les unités provinciales de contrôle (UPC) ................................................ 107

5. La Direction générale des Laboratoires.......................................................... 108 a. L’Administration centrale de la Direction générale des Laboratoires ....... 108 b. Les laboratoires de l’AFSCA..................................................................... 109

PRÉSENTATION DU CONCEPT DE SÉLECTION .............................................................. 109

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LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

SOURCES IMPRIMÉES Moniteur belge, 1999-2008 Annexes du Moniteur belge, 1999-2008. Annales parlementaires, 1999-2008 Questions parlementaires, 1999-2008

BIBLIOGRAPHIE 30 questions des consommateurs sur la maladie de la vache folle, IEV, 1988, 24 p. 42 questions sur le lait, AFSCA, 2003. Ad valvas, AFSCA, 2000-20041. Agricontact, Ministère de l’agriculture, 1992- 2000. ANNAERT Ph., La situation des archives du Ministère des Classes Moyennes et de

l’Agriculture, in : Archives et Bibliothèques de Belgique, 67, 1996, p. 105-123. BLOMME J., The economic development of Belgian agriculture 1880-1980: a quantitative and

qualitative analysis, Brussels, 1992. BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M., SUETENS S., TERRIZZI R., VAN DER

CRUYSSEN C. et VANDEWEYER L. Het Ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Brussel, ARA, 1993, Miscellanea Archivistica Studia 50.

BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M., SUETENS S., TERRIZZI R., VAN DER

CRUYSSEN C., et VANDEWEYER L., Het Ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel II Overzicht van de bevoegheden, Brussel, ARA, 1994, Miscellanea Archivistica Studia, 54.

BOURRINET J., SNYDER F., La sécurité alimentaire dans l’Union européenne, Bruxelles,

Bruylant, 2003, 189 p. Bulletin trimestriel de l’AFSCA 2005-2006. CARNEL S., COPPIETERS G., PIRLOT V., PLISNIER F., Guide des organismes d'intérêt

public en Belgique. Tome II. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Bruxelles, 2008.

Charte de l’inspecteur et du contrôleur, AFSCA, 2005, 12 p. Courrier du Ministère de l’Agriculture, AFSCA, 1992-2000.

1 Ancien magazine du personnel de l’AFSCA.

11

CRAENEN E., De bevoegheidsverdeling inzake landbouw en zeevisserij, buitelandse handel en ontwikkelingssamenwerking, in : De vijfde hervorming van 2001, Die Keure, 2002, p.121-151 (Spéc.124)

DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie

et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Bruxelles, Archives générales du Royaume, [2007]

Dioxine : de la crise à la réalité. Éditions de l’Université de Liège, 2000, 120 p. Food and veterinary office annual reports, FVO. Foodnotes, AFSCA 2004-20082. Hygiène dans le secteur alimentaire des établissements de soins, IGDA, 1993, 17 p. JACQUEMIN A., Les archives du Ministère des Classes Moyennes et de l’Agriculture. Guide

des fonds des services centraux, Bruxelles, 2002 (mémoire de stage non publié) JACQUEMIN M., Tableau de tri des archives des services horizontaux du SPF Santé publique,

Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement et du Conseil supérieur de la Santé, Bruxelles, AGR, 2008, 111 p.

L’autocontrôle également dans votre entreprise, AFSCA, 2005, 10 p. La Revue de l’Agriculture-Landbouwtijdschrift, Ministère de l’Agriculture, 1948-1992. La santé en Belgique, Ministère de la Santé publique, 1996, 400 p. La sécurité alimentaire : l’affaire de tous, AFSCA, 2005, 12 p. La sécurité dans mon assiette, AFSCA, CRIOC, 2005. Les consommateurs et la sécurité alimentaire, CRIOC, 2002, 71 p. LEFEBVRE W., MATTHYS C., Gids van Landbouwarchieven in België (1795-2000). Leuven,

2006, 384 p. LEFEBVRE W., De Belgische landbouw in een stroomversnelling, 1800-2000. Het papieren

erfgoed van de Belgische landbouw in kaart gebracht, 2006. Législation alimentaire, expertise vétérinaire : recueil de la réglementation relative à

l’expertise et au commerce des viandes, du poisson, des volailles, des lapins et du gibier, Bruxelles, 1988.

Les médicaments dans l’exploitation agricole- Vade-mecum pour l’éleveur, 2005, 20 p. Le vrai et le faux se mettent à table, AFSCA, CRIOC, 2005, 15 p. Pesticides à usages agricoles, Vade-mecum à destination des agriculteurs, 2006, 20 p. Reports on zoonotic agents in Belgium in 2003, FVO, 80 p.

2 Magazine du personnel de l’AFSCA.

12

Rapports annuels de l’Institut d’Expertise vétérinaire, Bruxelles, 1986-1999. Rapport d’activité de l’AFSCA, 2002-2006. Sachez ce que vous mangez, AFSCA, 1993, 44 p. Sécurité alimentaire, contrôles phytosanitaires et traçabilité en cultures de pommes de terre,

2005, 80 p. SEGERS Y., VAN MOLLE L., Leven van het Land. Boeren in België. 1750-2000, Leuven,

2004. TALLIER P-A, État de l’ouverture à la recherche IX Département I. Ministère des Classes

Moyennes et de l’Agriculture, Bruxelles, AGR, 2000, Miscellanea Archivistica 129. Terminologie en matière d’analyse des dangers et des risques selon le codex alimentarius,

AFSCA, 2005. Un camp d’été pourri, non merci ! AFSCA, 2007, 20 p. VAN MOLLE L., 100 jaar Ministerie van Landbouw. Het Belgische landbouwbeleid in de

wisselwerking tussen economische en sociale toestanden, politiek en administratie 1884-1984, in: Agricontact, koerier van het Ministerie landbouw, 154, 1984, Leuven, 1989, p.1-141.

VANDEWEYER L., Het ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en

bevoegdheden, Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1995. (Miscellanea Archivistica Studia, n° 56)

VAN HAEVRE I., La sécurité des aliments. Comment y parvenir, CRIOC, 2001, 142 p. VELLE K., « De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste

Ministerie van Volksgezondheid. 1849-1936 », dans Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste Geschiedenis, 1-2, Gand, 1990, p. 162-210.

VELLE K., « Het voormalig Ministerie van volksgezondheid [en gezin] », dans VAN DEN

EECKHOUT P. et VANTHEMSCHE G. (eds), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België. 19de-20ste eeuw, Bruxelles, 2003, p. 413-426.

WELLENS R., Les archives du Ministère des Classes Moyennes et de l’Agriculture.

Historique-Organigramme- Inspection des archives, in : Surveillance des archives. Actes de la journée d’étude tenue à Bruxelles le 15 septembre 1997, Bruxelles, AGR, 1998, Miscallanea Archivistica studia 109.

13

DOCUMENTS DISPONIBLES SUR LE SITE WEB DE L’AFSCA3: Business plan pour l’agence alimentaire (2005-2008), 74 p. Généralités: procédures de demande d’agrément pour l’exportation, 2007, 25 p. L’approche belge de la sécurité de la chaîne alimentaire de 2001- 2006, janvier 2007, 19 p. Management en initieel operationeel plan van de algemene diensten van het federaal

agentschap voor de veiligheid van de voedselketen, 2002, 22 p. Management en operationeel plan van Piet Vanthemsche, gedelegeerd bestuurder van het

federaal agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (FAVV), 2002, 70 p. Modalités d’application de la traçabilité telles qu’indiquées de façon générale dans l’AR du

14/11/2003, 2005, 14 p. OAV, Country profile of Belgium on food and feed safety, animal welfare and plant health,

2007, 70 p. Plan de management et plan opérationnel de Paul Mullier, directeur pour la partie

francophone et germanophone du pays, à la direction générale du contrôle de l’agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire, 2003, 31 p.

Plan de management et plan opérationnel de la Direction générale de l’administration des

laboratoires, 2006, 77 p. Plan de management et plan opérationnel de M.Gilbert Houins, directeur général de la

politique de contrôle de l’AFSCA, 17 p. Plan de management et plan opérationnel de M. J.M. Dochy, directeur général de

l’administration du contrôle de l’AFSCA, 28 p. Plan de management et plan opérationnel de M. H. Diricks, directeur général des services

généraux de l’AFSCA, 28 p.

3 www.afsca.be

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ILLUSTRATIONS

Un contrôleur de l’AFSCA

Laboratoires de l’AFSCA

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Un « passeport bovin » : même les vaches ont une carte d’identité !

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LISTE DES ABRÉVIATIONS ACSA Association centrale de Santé animale AESA Autorité européenne de Sécurité des Aliments AFCN Agence fédérale de Contrôle nucléaire AFSCA Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire AGR Archives générales du Royaume ARSIA Association régionale de Santé et d’Identification animale. ASBL Association sans but lucratif Auj. aujourd’hui BAM Business Account Manager BELAC Bureau d’Accréditation des Laboratoires BIRB Bureau d’Intervention et de Restitution belge BPR Business process reengineering CAM Client Account Manager CE Commission européenne CERVA Centre d’Études et de Recherches vétérinaires et agrochimiques CGCCR Centre gouvernemental de Coordination et de Crise CICF Commission interdépartementale pour la Coordination de la Lutte contre la

Fraude dans les Secteurs économiques CICSA Cellule de Coordination interdépartementale pour la Coordination de la lutte

contre la Fraude dans les Secteurs économiques CIPA Comité interministériel de Politique agricole CIR Cellule interdépartementale des Résidus CITES Convention on international Trade in endangered Species of wild Fauna and

Flora CLO Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek CMDH Cellule multidisciplinaire des Hormones CMLFV Cellule multidisciplinaire pour la Lutte contre la Fraude dans la Viande CMSA Cellule multidisciplinaire de la Lutte contre la Fraude pour la Sécurité de la

Chaîne alimentaire CONSUM Contaminant Surveillance System CASA Conseil permanent de l’Agence européenne pour la Sécurité alimentaire CRA-W Département Génie rural du Centre de Recherches agronomiques de

Gembloux CRIOC Centre de Recherche et d’Information des Organisations de Consommateurs CVO Chief veterinary Officers DEBOHRA Database oracle human ressources application DG Direction générale DGZ Dieren gezondheidszorg Vlaanderen EFSA European Food Safety Authority ESB Encéphalopathie spongiforme bovine EST Encéphalopathie spongiforme transmissible FVO Food veterinary Office GAIA Global Action in the interest of animals GBPH Guide des bonnes Pratiques d’Hygiène GMP Good manufacturing Practices HACCP Hazard analysis of critical Control Points IA Influenza aviaire IBGE Institut bruxellois pour la Gestion de l’Environnement ICT Information and communication technologies IDA Autre abréviation pour l’IGDA IGDA Inspection générale des Denrées alimentaires INASTI Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants

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IRSIA Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et dans l’Agriculture

ISP Institut scientifique de Santé publique belge ISSP Institut scientifique de la Santé publique ITG Instituut voor tropische geneeskunde IVB Association interprofessionnelle de la Viande belge KPI Key Performance Indicator LIMS Laboratorium informatie Management systeem OAV Office alimentaire et vétérinaire OGM Organisme génétiquement modifié OI Organismes interprofessionnels OIE Organisation mondiale de la Santé animale OMS Organisation mondiale de la Santé ONDAH Office national des Débouchés agricoles et horticoles ONL Office national du Lait OVAM Openbare Vlaamse afvalstoffenmaatschappij PCB Polychlorobiphényle PIF Poste d’Inspection frontalier PME Petites et moyennes entreprises P&O Personnel et Organisation RASFF Rapid System alert for Feed and Food SEPA Single Euro Payments Area SCOFCAH StandingCommitee of the food Chain and animal Health SCPH Standing Committee on plant Health SPF Service public fédéral SPF B&CG SPF Budget et Contrôle de Gestion SPF P&O SPF Personnel et Organisation SPF SPSCAE SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement QS Quality system TIA Toxi-infections alimentaires TRACES Trade control and expert System UE Union européenne UNE Unité nationale d’Enquête UNIC Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle UPC Unité provinciale de Contrôle VLM Vlaamse landmaatschappij VMM Vlaamse milieumaatschappij

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INTRODUCTION Les archives assurent une double fonction d’une importance capitale. Leur valeur est d’abord administrative et juridique. Elles sont indispensables au devoir d’information et de justification vis-à-vis de la société. Elles ont ensuite une valeur potentielle sur le plan historique et culturel. C’est sur leur base que les futurs historiens et toute autre personne intéressée pourront reconstituer le fonctionnement d’une institution et son impact sur la société. L’article 5 de la loi sur les archives du 24 juin 1955 précise à cette fin que les archives publiques ne peuvent être détruites sans l’approbation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués. Cette législation est également d’application à l’Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire. L’AFSCA ne peut donc détruire ses documents de sa propre initiative. Il est cependant peu pratique de devoir demander une autorisation auprès de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués à chaque fois qu’un agent souhaite éliminer un document. La solution réside dans un tableau de tri validé par les Archives générales du Royaume et les Archives de l’État dans les provinces, qui répertorie toutes les pièces d’archives, leur délai de conservation et leur destination finale. Les agents de l’AFSCA pourront ainsi déterminer très tôt quelles sont les pièces d’archives qui pourront être détruites à terme et lesquelles seront conservées en raison de leur valeur historique. L’AFSCA, en tant qu’organisation parastatale, n’a pas l’obligation de verser ses archives aux Archives générales du Royaume. L’Agence est toutefois dans l’obligation d’archiver ses documents, à ses frais. Les Archives générales du Royaume proposent dès lors ce tableau de tri pour faciliter la gestion de ces archives. Si le tableau de tri est bien respecté, il représente l’assurance que les archives de l’AFSCA seront convenablement classées et conservées. Le tableau de tri, instrument de base d’une bonne gestion des archives, présente de multiples avantages en terme d’efficacité, de réduction des coûts et de minimalisation des risques. En effet, l’importante masse de papier et une numérisation parfois excessive provoquent des classements hybrides et compliqués. Lorsque des agents devront dans l’urgence décider quelles pièces d’archives papiers ou numériques doivent être conservées et dans quel lieu, cela nuit tôt ou tard à l’exploitation. Une gestion des archives chaotique est source non seulement de la prolifération sauvage de documents avec toutes les dépenses inutiles que cela comporte, mais aussi de la perte non maîtrisée de pièces potentiellement importantes. Une bonne gestion des archives veillera à ce que les archives utiles pour des raisons juridiques ou documentaires ne soient conservées que le temps nécessaire. Les archives qui présentent un intérêt historique et culturel seront par contre conservées de façon permanente et versées à terme dans un lieu de conservation. Le tableau de tri ne doit pas être appliqué les yeux fermés. S’il apparaît que des changements fondamentaux se sont produits dans l’organisation de l’AFSCA et dans sa production d’archives, le tableau de tri doit être adapté. En effet, toute institution est en constante évolution et ses tâches et la formation d’archives qui en découle peuvent être modifiées de façon radicale. Il est donc conseillé de passer le tableau de tri au crible et de l’adapter au besoin en accord avec les Archives générales du Royaume (et les Archives de l’État dans les Provinces). L’AFSCA est un jeune organisme en pleine évolution. Ses agents proviennent d’horizons très différents, tant au niveau des prédécesseurs en droit (ministères, parastataux, ASBL) que dans les manières de travailler et d’archiver ! Face à l’absence d’une politique d’archivage, nous espérons sincèrement que ce tableau de tri permettra aux agents de l’AFSCA de trouver un cadre de classement qui facilitera la gestion quotidienne des documents.

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Il faut signaler que l’initiative de la rédaction d’un tableau de tri revient en partie à l’AFSCA. Cette demande fait suite à un programme de réorganisation administrative (appelé Business Process Reengineering ou BPR) qui comprenait un volet consacré à la manière de gérer l’information, les documents et plus largement les archives. Outre les motifs d’ordre fonctionnel ou juridique, l’AFSCA est intéressée par une meilleure gestion des archives dans le but d’obtenir la norme ISO 15489 sur le records management. Il est également à signaler que ce tableau de tri constitue un premier inventaire des archives de l’AFSCA et qu’il répond en cela aux promesses d’une transparence de la politique de l’Agence.

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CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL

HISTOIRE DE L’AFSCA 1. AVANT PROPOS

Initiée suite aux différentes crises alimentaires qui ont affecté l’Europe et la Belgique (la crise de la vache folle en 1996 par exemple), et en particulier la crise de la dioxine (1999), l’Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA) a été créée par la loi du 4 février 20004. En juin 1999, la crise due à la dioxine a entraîné le blocage de centaines d’élevages, la destruction de produits de la production primaire pour un montant d’environ 250 millions d’euros. Des quantités impressionnantes de viande ont été détruites (93.148 tonnes), dont environ 45.000 tonnes de viande de porcs et 12.500 tonnes de viande de volailles. Le préjudice financier est estimé à 437,5 millions d’euros. Les dommages dus à la crise de la dioxine ont largement dépassé l’aspect financier, les ministres de la Santé publique et de l’Agriculture ont démissionné. La sécurité alimentaire est devenue par après un thème central des campagnes électorales. Au niveau du commerce, la crise de la dioxine a eu un retentissement médiatique international, provoquant une forte dépréciation de l’ensemble des produits alimentaires belges, dont les conséquences ont pesé longtemps sur les relations commerciales avec certains pays tiers. Face à cette crise majeure, le gouvernement du premier ministre Guy Verhofstadt a décidé de restructurer le contrôle de la qualité des aliments en créant un seul organisme de contrôle intervenant tout au long de la chaîne alimentaire. Cinq institutions se partageaient la gestion de la sécurité alimentaire jusqu’en 2002, date de la mise en place effective de l’Agence par l’intégration d’une partie du personnel des différentes entités :

1. Deux directions générales du Ministère de l’Agriculture qui contrôlaient la chaîne alimentaire en amont de la transformation des produits primaires : La DG4 (végétaux et matières premières) La DG5 (inspection vétérinaire et produits animaux)

2. Un parastatal et un organisme, dépendant du Ministère des Affaires sociales, de la Santé Publique et de l’Environnement contrôlaient la qualité de l’alimentation à partir des abattoirs : L’IGDA (Inspection générale des Denrées alimentaires). L’IEV (Institut d’Expertise vétérinaire). Ancien parastatal qui a été intégré à

l’AFSCA le 22 décembre 20035. 3. À ces organismes publics s’ajoutait encore l’ASBL ACSA (Association centrale de

Santé animale). Une commission d’enquête parlementaire a montré les lacunes de l’ancien système, notamment dû au fractionnement des compétences. Dans l’urgence de la situation et sans attendre le rapport de la commission, le gouvernement a soumis en août 1999 un avant-projet

4 Moniteur belge 18.02.2000. 5 Moniteur belge 10.01.2004.

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de loi au Conseil d’État en vue de constituer une agence fédérale de type parastatal pour la surveillance de l’ensemble de la chaîne alimentaire. Outre les recommandations pour la mise en place d’une structure unique, la Commission préconisa, entre autre, de mettre dorénavant l’accent sur la communication, la transparence ainsi que la concertation avec l’ensemble des parties prenantes (secteurs professionnels et consommateurs). Il faut souligner que la crise de la dioxine n’est que l’élément déclencheur pour la création de l’AFSCA. Les critiques de la commission avaient déjà été partiellement formulées en 1997-1999 par une commission chargée d’enquêter sur les fraudes dans le secteur de la viande6. Mais le gouvernement belge n’était pas le seul acteur dans cette restructuration. La Commission européenne fit également de la sécurité alimentaire l’une de ses principales priorités. Le Livre blanc sur la sécurité alimentaire du 12 janvier 2000 montre les grandes lignes d’une politique plus préventive : modernisation de la législation pour obtenir un ensemble de règles cohérentes et transparentes, renforcement des contrôles de la ferme à la table et accroissement de la capacité du système d’avis scientifiques, de façon à garantir un niveau élevé de protection de la santé humaine et des consommateurs. La Commission se donnait également pour mission de vérifier l’efficacité des capacités de contrôle des États membres par des audits et des inspections. Ceci a abouti à la mise en place du règlement n°178/2002, généralement connu sous le nom de « General Food Law ». L’AFSCA est créée officiellement par la loi du 4 février 20007. Il faut toutefois attendre la fin de l’année 2002 pour qu’elle devienne véritablement opérationnelle.

2. HISTOIRE DES PRÉDÉCESSEURS EN DROIT DE L’AFSCA

Le contrôle officiel des aliments en Belgique ne commence véritablement que le 4 août 1890 avec la promulgation de la loi contre la falsification des aliments. Cette loi est renforcée régulièrement au cours du 20ième siècle (principalement avec la loi relative au contrôle alimentaire du 20 juin 1964 ainsi celle du 24 janvier 1977 relative à la protection des consommateurs en ce qui concerne les denrées alimentaires et les autres produits). La loi du 4 février 2000 qui donne naissance à l’AFSCA met fin à un flou juridique. C’est une loi-cadre qui renvoie à de nombreux arrêtés et confère à l’exécutif un pouvoir réglementaire étendu. Le secteur de la sécurité alimentaire est en effet régi à l’époque par une quinzaine de lois, générales ou sectorielles, assorties d’un grand nombre d’arrêtés d’exécution. Tous ces textes prévoyaient des mesures de contrôle, dont ils confiaient l’exécution à divers services et organismes administratifs. Ainsi, le morcellement et le chevauchement des compétences rendaient malaisé le contrôle de la chaîne alimentaire, la détection des problèmes et la résolution de ceux-ci. La question se compliquait par le partage des compétences entre l’État fédéral et les régions (par exemple les matières touchant au contrôle des collectes et des traitements des déchets d’origines animales).

6 Annales parlementaires. 20.01.2000. Discussion générale sur le projet de loi relative à la création d’une Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (doc.2 - 241). 7 Il existe parfois une confusion par rapport à la date de la création officielle de l’AFSCA. La loi qui crée l’AFSCA est adoptée le 20 janvier 2000, elle est promulguée le 4 février 2000 et prévoit sa création à partir du premier janvier 2000. Elle n’est publiée dans le Moniteur belge que le 18 février 2000.

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a. Le Ministère de l’Agriculture

Le Ministère de l’Agriculture, de l’Industrie et des Travaux publics est créé par l’arrêté royal du 16 juin 1884. Auparavant, l’agriculture relevait d’une administration du Ministère de l’Intérieur. Jusqu’en 1929, les compétences de l’Agriculture et des Travaux publics sont souvent réunies au sein d’un même ministère, l’accent étant alors mis sur les questions d’aménagement territorial. Á partir de 1932, l’Agriculture dépend soit d’un ministère spécifique, soit d’un ministère l’associant aux Classes moyennes, ce qui témoigne d’un intérêt plus marqué pour l’acteur humain, agriculteur, commerçant ou artisan. Au début des années 1990, après une restructuration succédant à la régionalisation de certaines de ses anciennes compétences (Eaux et Forêts, Remembrement, Cours d’eaux non navigables), le Ministère de l’Agriculture est organisé en cinq administrations :

Administration des Services généraux Administration de l’Agriculture et de l’Horticulture Administration de l’Élevage et du Service vétérinaire Administration de la Recherche agronomique Administration des Services économiques

Le ministère est à nouveau réorganisé en 1995, dans la foulée d’une nouvelle réforme de l’État : régionalisation de nouvelles compétences, absorption de parastataux (Office national du Lait - ONL ; Office national des Débouchés agricoles et horticoles - ONDAH ; partie de l’Institut pour l’Encouragement de la Recherche dans l’Industrie et l’Agriculture - IRSIA), enfin fusion avec deux administrations provenant du secteur des Classes moyennes. Le nouveau département se présente dès lors comme suit :

Services généraux Service Information-Bibliothèque Service juridique Direction générale des Services généraux DG 1- Direction générale de la Politique des petites et moyennes Entreprises DG 2 - Direction générale de la Politique agricole DG 3 - Direction générale de la Gestion de la Production agricole DG 4 - Direction générale de la Qualité des Matières premières et du Secteur végétal DG 5 - Direction générale de la Santé animale et de la Qualité des Produits animaux DG 6 - Direction générale de la Recherche et du Développement DG 7 - Direction générale du Statut social des Indépendants.

Le nouveau ministère assure la tutelle de deux parastataux : le Bureau d’Intervention et de Restitution belge (BIRB)8 et l’Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (INASTI). La réforme suivante (1999-2001) voit la régionalisation de pratiquement toutes les compétences agricoles restées fédérales. Le Ministère (fédéral) des Classes moyennes et de l’Agriculture est alors supprimé et ses services répartis en 12 ou 13 entités, parmi lesquelles deux intègrent l’AFSCA en voie de constitution :

8 Créé par la loi du 10.11.1967, le Bureau d’Intervention et de Restitution belge est l’organisme payeur des aides européennes qui découlent de la politique des prix et des marchés pour les opérateurs économiques.

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La Direction générale de la Qualité des Matières premières et du Secteur végétal (DG4), qui devait: - Veiller à la qualité des matières premières pour l’agriculture, l’horticulture, la

sylviculture et l’élevage. - Surveiller la production et la préparation des végétaux ainsi que des produits

végétaux. - Prendre les mesures nécessaires pour obtenir des produits de qualité répondant à

toutes les normes requises lors de leur utilisation ou commercialisation9.

Direction Générale de la Santé animale et de la Qualité des Produits animaux (DG5), qui devait : - Surveiller la protection et l’amélioration de la santé animale. - Veiller à ce que la production animale et les produits animaux répondent à toutes

les normes requises en matière de consommation par l’homme et l’animal.

La loi spéciale du 13 juillet 2001, qui régionalise les matières liées à l’agriculture, maintient néanmoins certaines matières au niveau fédéral : - Les normes relatives à la qualité des matières premières et des produits végétaux,

et au contrôle de ces normes, en vue d’assurer la sécurité de la chaîne alimentaire. - Les normes et leur contrôle relatifs à la santé et au bien être des animaux, ainsi

que la qualité des produits d’origine animale en vue d’assurer la sécurité de la chaîne alimentaire.

- Les mesures de remplacement de revenus en cas de cessation anticipée de l’activité d’agriculteurs plus âgés.

- Le BIRB reste fédéral, étant entendu que les régions disposent en son sein d’une représentation garantie et significative.

b. L’Institut d’Expertise vétérinaire

La création de l’IEV répond à un anachronisme juridique puisque conformément aux lois du 5 septembre 1952 et du 15 avril 1965, les experts vétérinaires en charge du contrôle des abattoirs privés ou publics dépendaient des administrations communales ou étaient directement rémunérés par les exploitants des abattoirs, ateliers de découpe, minques, etc. Pour remédier à ce problème, le gouvernement crée en 1981 un organisme chargé de centraliser et d’uniformiser le contrôle vétérinaire. Le projet envisage de donner aux experts-vétérinaires un statut de fonctionnaire et d’interdire le cumul des activités d’expertise et des activités de type privé. Après quelques années de tergiversation, l’Institut d’Expertise vétérinaire est créé le 1er juillet 1986 sous l’impulsion de Wivina Demeester, secrétaire d’État à la Santé publique et à la Politique des Handicapés. L’IEV n’est supprimé et intégré officiellement à l’AFSCA que par la loi-programme du 22 décembre 2003 (entrée en vigueur le 10 janvier 2004). L’IEV était un parastatal de catégorie A10 relevant du ministre de la Santé publique et dirigé par un fonctionnaire dirigeant11 qui rapportait directement au ministre. L’IEV était intégré dans l’organigramme du Ministère en même temps que d’autres services comme l’Inspection générale des Denrées alimentaires (IGDA) et l’Inspection de la Pharmacie.

9 La politique zootechnique non liée à la sécurité alimentaire a été transférée aux autorités régionales en janvier 2002. 10 Établissement public jouissant de la personnalité publique, classée dans la catégorie A, conformément à la loi du 16.03.1954 sur le contrôle de certains organismes d’intérêt public. Voir à ce sujet: CARNEL S., COPPIETERS G., PIRLOT V., PLISNIER F., Guide des organismes d'intérêt public en Belgique. Tome II. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Bruxelles, 2008. 11 Il est aidé d’un adjoint de rôle linguistique différent.

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L’Institut comprenait une administration centrale (personnel, économat, comptabilité, etc.) sous la direction d’un conseil général vétérinaire et d’un conseil général administratif, des services (extérieurs) d’inspection qui couvraient l’entièreté du pays en vingt cercles d’expertises (14 néerlandophones et 6 francophones). Chaque cercle était dirigé par un chef de cercle d’expertise au grade d’inspecteur en chef-directeur. Celui-ci disposait de personnel administratif, d’inspecteurs experts, de contrôleurs, et d’assistants techniques, sous la direction d’un conseiller général vétérinaire. L’Institut comprenait en 1996 150 experts vétérinaires fonctionnaires, 750 vétérinaires indépendants, 30 contrôleurs indépendants, et une administration se composant d’environ 90 membres de personnel. Le nombre et les circonscriptions des cercles ont été modifiés à plusieurs reprises. Son financement était assuré exclusivement par des droits d’expertise et de contrôle sur la production belge et sur les marchandises importées. L’IEV avait pour mission de garantir aux consommateurs une protection dans le domaine des produits alimentaires d’origine animale (viande, volaille, poisson, lapin et gibier destiné au commerce) en recourant à des expertises et des analyses de la viande grâce à des échantillons prélevés dans les abattoirs et dans les criées (pour les poissons et crustacés). Le contrôle s’étendait au contrôle de l’hygiène dans les abattoirs, les ateliers de découpe, les ateliers de fabrication des produits à base de viande, les entrepôts frigorifiques, etc. L’IEV recherchait les substances nocives comme les substances à effet hormonal ou antihormonal, les substances à effet bactériostatique (antibiotiques) ou encore les substances nocives de l’environnement (pesticides, métaux lourds, etc.)12. Les contrôles de l’IEV dans les abattoirs se déroulaient en trois temps : Le contrôle ante mortem: observation générale de l’état de l’animal avant l’abattage

(comportement, tenue, marche, état de la peau et des poils, contrôle des éternuements, examen de l’identité de l’animal).

Le contrôle post mortem (examen du sang, de la carcasse, des ganglions, détection d’hormones, de parasites, prélèvement d’échantillons).

Estampillage de la carcasse avec un numéro d’agrément (la marque de salubrité) ou saisie pour destruction.

Lorsque des viandes étaient importées, outre les contrôles sur la santé de l’animal, le vétérinaire devait contrôler la conformité de deux documents officiels pour l’importation : Le certificat sanitaire fournissant les garanties sur la santé animale dans le pays d’origine. Le certificat de salubrité prouvant que les normes d’hygiènes avaient été respectées au

cours de la transformation, de l’entreposage et du transport.

c. L’Inspection générale des Denrées alimentaires

Cet organisme né en 1899, devait protéger la santé du consommateur en luttant contre les fraudes et les falsifications lorsque celles-ci avaient un impact sur la santé. Service de prévention avant tout, l’IGDA a progressivement eu un rôle d’organisme chargé de faire diminuer le coût de la sécurité sociale. Les compétences de l’IGDA étaient très vastes. Elle contrôlait deux types d’aliments : Les denrées alimentaires, les matériaux de contact (additifs, contaminants, arômes,

auxiliaires technologiques), les emballages. Les produits que le consommateur ingère, inhale ou qui rentrent en contact avec sa

peau13 : les produits cosmétiques, le tabac, les détergents, les produits de nettoyage, les jouets, les textiles, les aérosols, etc.

12 La santé en Belgique, Ministère de la Santé publique, 1996, p. 261. 13 Les médicaments étaient contrôlés par l’Inspection générale des Pharmacies.

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Deux conseils et une commission avaient une participation active dans le fonctionnement de l’IGDA : Le Conseil supérieur d’Hygiène (CSH) fut créé en 1849 dans le but de fournir au

gouvernement un organe d’avis pour toutes les questions relevant de la Santé publique et plus spécialement dans le but de promouvoir celle-ci. Le Conseil comptait 80 membres et un nombre indéterminé de membres invités, appartenant tous au milieu universitaire et administratif. Disposant d’un droit d’initiative, le Conseil conseillait le ministre dans les modifications législatives.

Le Conseil national de la Nutrition créé en 1991, ressemblait au Conseil supérieur d’Hygiène, mais il ne s’occupait que du développement d’une politique nutritionnelle à l’échelle du pays.

La Commission consultative en matière de denrées alimentaires fut instituée en 1977 à l’intention du Ministre de la Santé. Il était obligatoire d’obtenir l’avis du Conseil pour les réglementations relatives à l’étiquetage et la publicité. Ses membres représentaient les associations de consommateurs, de la distribution, de la chimie, de la distribution ainsi que des représentants des départements des Affaires économiques, de l’Agriculture et des Classes moyennes.

L’Administration centrale de l’IGDA était d’une part chargée d’élaborer les programmes de surveillance et les enquêtes épidémiologiques des services extérieurs, et d’autre part, de participer aux négociations dans les instances internationales. Les services de contrôles (extérieurs) comptaient 22 inspecteurs (universitaires) et 24 contrôleurs. Ils étaient habilités à inspecter plus de 160.000 sites ou établissements : fabriques, commerces de gros, commerces de détail, entrepôts, magasins, restaurants, cafés, etc. Le contrôle visait en premier lieu le produit (étiquetage, composition, état général), puis le local, et ensuite le personnel (pour voir s’il était exempt de maladies contagieuses). Le contrôleur pouvait dresser un avertissement ou un procès-verbal (transmis au service juridique du Ministère des Affaires sociales, de la Santé publique, et de l’Environnement). En cas de non-paiement de l’amende administrative, le procès-verbal était transmis au parquet. L’inspecteur pouvait également faire retirer le produit de la vente ou faire fermer l’établissement. Outre les opérations de contrôle, l’inspecteur pouvait également délivrer des certificats d’exportation, donner un avis sur la composition des produits, interpréter la réglementation, gérer le suivi des intoxications alimentaires.

d. L’Association centrale de Santé animale L’Association centrale de Santé animale (ACSA) est une ASBL créée en 1991 dans le sillage du Ministère de l’Agriculture. Son objectif était de gérer, en partenariat avec des organisations professionnelles des secteurs de l’Élevage, le système informatique SANITEL destiné à contrôler les mouvements du bétails (bovins d’abord, ensuite d’autres espèces de rente) dans la chaîne économique en vue d’éradiquer et de prévenir les grandes zoonoses (principalement la brucellose). Cette ASBL comptait 50 personnes à ses débuts, et fut dissoute en 2003 avec un personnel de moins de 150 personnes. Le conseil d’administration de l’association était composé d’éleveurs liés à diverses organisations, mais également de fonctionnaires du Ministère de l’Agriculture. L’essentiel de son travail résidait dans l’identification et l’enregistrement des animaux par la mise en place d’une banque de données (SANITEL). Son personnel se composait donc de vétérinaires, mais également de nombreux informaticiens qui ont été intégrés dans les structures de l’AFSCA par la suite.

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3. LA CRÉATION DE L’AFSCA

L’intégration de tous ces organismes de natures différentes (ministères, parastataux, ASBL) a été réalisée de manière à pouvoir répondre rapidement et de manière précise aux cas de crises. La crise de la dioxine a en effet révélé un problème en terme de communication et de collaboration entre tous ces organismes. Une discordance entre tous ces acteurs apparaissait d’ailleurs depuis longtemps lors de forums internationaux portant sur la question de la sécurité alimentaire14. Lors des incidents ou des crises, chaque service développait sa propre politique. Cette situation a conduit à des pertes de temps lors de la gestion des crises, entraînant par conséquent des critiques, la méfiance des consommateurs ainsi que des pertes économiques importantes. Pour cette raison, le gouvernement a décidé d’intégrer tous ces organismes au sein d’une seule agence, plutôt que de continuer à établir des accords de coopération. L’instauration de l’Agence permet également de rassembler tous les fonctionnaires des prédécesseurs en droit sous la seule tutelle du ministre compétent de la chaîne alimentaire. La création de l’AFSCA va de pair avec une régionalisation accrue des matières touchant au monde agricole et économique, ainsi que d’une redistribution des matières au niveau fédéral. Cette uniformisation répond également aux exigences de l’Union européenne et d’instances mondiales (réseau Sanitaire et phytosanitaire de l’OMC, réseau OMS FAO avec le Codex Alimentarius, et le réseau de l’Organisation mondiale de Santé animale OIE) qui tendent à uniformiser les pratiques législatives dans le contrôle de la chaîne alimentaire. Les premiers agents de l’AFSCA, provenant de différents services publics, ne seront officiellement autorisés à rejoindre l’Agence que le 5 avril 200115. Seules quatorze personnes travaillaient pour l’AFSCA auparavant. L’arrêté royal du 10 août 2001 autorise les premières activités de l’AFSCA à l’exception de la compétence d’avis (via son comité scientifique) qui était attribuée dès sa création. Leur mission était principalement d’assurer la coordination entre les services prédécesseurs de l’AFSCA, notamment via le système CONSUM (Contaminants Surveillance and Monitoring System) et les tests ESB sur les bovins. La mise sur pied de l’Agence, fruit d’une importante restructuration, exigea donc beaucoup de temps. Il était tout d’abord nécessaire d’organiser un comité stratégique chargée de définir et de mettre en place les structures, le transfert du personnel des anciens services dans une cellule provisoire. Son premier vrai budget ainsi que son premier plan de personnel (approuvé par le ministre) ne datent d’ailleurs que de 200316. L’AFSCA connaît cependant quelques difficultés. Son administrateur délégué, Luc Beernaert, est remplacé le 16 juillet 2002 par Piet Vanthemsche, aujourd’hui président du Boerenbond. La raison de son licenciement réside principalement dans l’incapacité de l’AFSCA à régler rapidement l’incident des PCB dans des aliments pour animaux, causant « un certain nombre de tensions au sein de l’AFSCA et entre l’AFSCA et le monde politique »17. Les services de l’AFSCA découvrent en effet en janvier 2002 une contamination limitée de PCB dans des aliments destinés à des poulets de chair. Bien que la crise ne fut pas d’une grande gravité, la façon de la combattre ne s’était pas déroulée comme il convenait. L’histoire des différents services de l’AFSCA est directement liée aux restructurations successives de l’Agence. Une première vague de restructuration a touché en 2003 la Direction des Services généraux ainsi que les deux directions générales s’occupant du contrôle. Les

14 Rapport d’activités de l’AFSCA, 2001. 15 Moniteur belge 26.04.2001. 16 Rapport d’activités de l’AFSCA, 2003, p. 30

17 Rapport d’activités de l’AFSCA, 2002. p. 17

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services extérieurs comme les UPC ou les laboratoires ont été restructurés en 2003 (par exemple par la désignation des chefs d’UPC, des chefs de secteurs et des chefs de laboratoires). Quant au personnel de l’Agence, son intégration et son affectation ne sont devenues officielles qu’en novembre 2004, étant donné qu’il se trouvait encore intégré jusque là dans la cellule provisoire de l’AFSCA. Le personnel de l’agence avait en effet reçu jusque là l’opportunité d’exprimer sa préférence entre trois emplois dans un ou plusieurs services des services centraux ou extérieurs18. Une des premières obligations imposées à l’Agence est sans aucun doute d’améliorer la transparence de sa communication et d’intensifier sa collaboration avec les secteurs impliqués dans la sécurité de la chaîne alimentaire. Dans ce sens, les premiers services mis en place par l’AFSCA sont le Comité scientifique et le Comité consultatif19. Le Comité scientifique, composé d’experts scientifiques, doit assurer l’indépendance de l’Agence. Il doit agir comme une autorité indépendante qui va valider ou désavouer les décisions de l’AFSCA. Le Comité consultatif rassemble quant à lui tous les acteurs de la chaîne alimentaire qui sont impliqués dans le fonctionnement de l’AFSCA (associations sectorielles, syndicats, régions). Ce fait est à mettre en rapport avec les différentes crises alimentaires qui ont touché le pays. Dorénavant, les secteurs désirent être impliqués d’avantage lors des prises de décisions en matière de sécurité alimentaire. Mais les médias souhaitent également obtenir de meilleures informations en matière d’incidents et de crises. Dans ce cadre est créé le service Communication de l’AFSCA20. Un arrêté royal impose en effet à l’Agence « de se renseigner (et de fournir des informations) de la manière la plus exhaustive possible ». Un point de contact chargé de répondre aux plaintes ou aux questions des consommateurs est créé en même temps. L’AFSCA cherche par ailleurs à se présenter aux yeux du monde et organise un colloque international sur les agences nationales alimentaires en décembre 2001 au Palais d’Egmont à l’occasion de la présidence belge à l’Union européenne. L’expérience tirée de la crise de la dioxine impose également à l’AFSCA de pouvoir répondre au plus vite à de nouvelles crises alimentaires. Un groupe de travail gestion des crises est installé pour cela en mai 2001 afin d’asseoir la crédibilité de la nouvelle agence. Il est chargé d’établir des scénarios généraux de crise pour parer à toute éventualité. Une des premières crises à faire l’objet d’un scénario de crise est sans doute la maladie de la fièvre aphteuse, une maladie sans implication directe sur la santé publique mais aux effets désastreux pour le secteur agroalimentaire. Le scénario a tenu compte des mesures prises par la Commission européenne, la Grande-Bretagne, la France et les Pays-Bas. La Belgique restera en fin de compte indemne de cette maladie. Fait nouveau, ces scénarios envisagent de mobiliser toutes les autorités compétentes pour empêcher, par exemple, la propagation d’une maladie animale. Les scénarios font appel à la Police fédérale ou au Ministre de l’Intérieur. L’année 2001 est en effet marquée par la crainte d’attaques bio-terroristes suite aux lettres contenant de l’anthrax découvertes aux États-Unis. La crise de la dioxine de 1999 oblige également l’AFSCA à contrôler plus sévèrement la présence des contaminants dans la chaîne alimentaire. Elle est chargée de reprendre le programme CONSUM. Ce programme est élaboré afin de pouvoir assurer une meilleure surveillance de la présence éventuelle de contaminants dans la chaîne alimentaire (mycotoxines, métaux lourds, protéines animales transformées et nitrates). La stratégie est basée sur un prélèvement hebdomadaire et aléatoire d’aliments pour animaux, adapté au

18 Rapport d’activités de l’AFSCA, 2004, p. 38

19 Moniteur belge 18.11.2000. Loi du 04.02.2000. 20 Arrêté royal du 16.05.2001.

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niveau de l’entreprise et du lot. Cela signifie que les entreprises qui produisent un grand nombre de lots ont de plus grandes chances d’êtres contrôlées. Les dépassements des normes sont signalés à la banque de données CONSUM qui fait l’objet d’une surveillance par l’Administration du Contrôle notamment pour le retraçage21. En outre, les analyses effectuées en aval sont également intégrées dans ce système de gestion commun. La création de l’AFSCA pose rapidement un autre problème de taille. Comment réunir tous les programmes informatiques et toutes les bases de données développées par les différents prédécesseurs de l’Agence ? Ceux-ci sont en effet souvent incompatibles et en voie de développement. Un groupe de travail est chargé dans le courant de l’année 2001 de résoudre ce problème. Il est chargé de mettre en place un intranet commun, de relier les différentes banques de données ou d’en créer de nouvelles. L’AFSCA entreprend dans un premier temps de finaliser les projets existants. Le groupe de travail tente par exemple de relier le projet de l’Institut d’Expertise vétérinaire BELTRACE (retraçant la filière de la viande depuis les abattoirs) au système SANITEL existant pour les animaux vivants. Différentes banques de données sont rassemblées petit à petit. La banque de données des échantillons ESB prélevés dans les abattoirs est ainsi intégrée au printemps 2001 dans le projet BELTRACE. L’AFSCA permet d’autre part de débloquer des moyens plus important pour le développement des bases de données. Le projet BELTRACE avait en effet été considérablement retardé par la crise de la dioxine mais également à cause des faibles moyens financiers de l’IEV. Voulant rationaliser les coûts, l’AFSCA intègre dans un nouveau service ICT des informaticiens de tous horizons, et notamment ceux de l’ACSA qui géraient quant à eux le programme SANITEL. Le premier réseau informatique intégré (permettant l’établissement des plans de contrôles) est finalement mis en œuvre en 2004. Ces simplifications se sont également fait au niveau du vocabulaire employé par l’Agence. De ses anciennes entités, l’AFSCA a hérité de différentes définitions et interprétations de la législation. C’est pourquoi, un projet a permis en 2007 la mise en place d’un glossaire unique pour toute l’Agence sur son site web. Ce glossaire permet aujourd’hui de donner une seule définition par notion dans les documents et dans la réglementation utilisée par l’AFSCA. Mais ces différentes « successions » ne sont pas toujours très heureuses. Étant parfois dans l’impossibilité de déterminer quelle était l’institution qui devait régler d’anciennes factures du Ministère de l’Agriculture, l’AFSCA payait dans un premier temps et devait ensuite se retourner contre les régions. La question des contrats est un autre exemple. L’AFSCA a dû lors de sa création négocier à nouveau toute une série de contrats signés par le passé par le Ministère de l’Agriculture, l’IEV ou l’ACSA. Si ceux-ci étaient devenus caduques en droit lors de la création de l’AFSCA, l’Agence a néanmoins repris les obligations financières qui y étaient liées. Il arrive dès lors que des institutions anciennement liées à l’IEV demandent après plusieurs années à l’AFSCA de payer les frais de certaines recherches. Un deuxième problème est ensuite de retrouver le contrat parmi les archives de l’AFSCA. Le premier business plan de l’AFSCA22 était principalement axé sur la réorganisation de toutes les entités de contrôle qui précédaient l’AFSCA. Ce plan semble avoir été une réussite étant donné que l’AFSCA a été retenue comme l’organisation avec la meilleure “bonne pratique“ fédérale lors de la conférence nationale bisannuelle pour la qualité dans le secteur public organisé par le SPF P&O.

21 Rapport d’activités de l’AFSCA, 2002. p. 25

22 Approuvé par le gouvernement le 22.11.2000.

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Le business plan 2004-200923 se charge quant à lui d’alléger le mode de fonctionnement de l’Agence, notamment en incitant l’autocontrôle. La tendance actuelle est par exemple de décentraliser un maximum de tâches vers les unités provinciales de contrôle grâce à l’extension des banques de données, tout en assurant une plus grande cohérence dans l’organisation générale de l’AFSCA.

23 Demandé par le Conseil extraordinaire des ministres des 20 et 21.03.2004. Approuvé par le gouvernement le 3.12. 2004.

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COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’AFSCA

L’AFSCA est un établissement public doté de la personnalité morale et classé en catégorie A24. Le statut de parastatal permet d’établir un lien entre le gouvernement et la société civile et donc de prendre en compte les intérêts de tous les groupes. Il assure la lisibilité des politiques publiques mises en œuvre et de leur efficacité fonctionnelle par une évaluation des centres d’expertises indépendants de la politique publique. En tant que tel, son budget est établi par le ministre dont elle relève et les pouvoirs de gestion sont confiés à ce ministre. En application de l’article 13 de la loi, l’Agence est placée sous l’autorité du ministre de la Santé publique (mais pas du SPF), auquel elle présente des rapports trimestriels ainsi qu’un rapport annuel de ses activités, comprenant le bilan des résultats atteints au regard de ses missions. Les compétences respectives de l’AFSCA et du SPF ont été clairement définies par le protocole d’octobre 2003. Schématiquement, on peut individualiser les compétences des deux organismes comme suit : Le SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement a pour

compétences la fixation des normes des produits (médicaments vétérinaires, pesticides, denrées alimentaires, aliments pour animaux, etc.), ainsi que la fixation des normes dans le cadre de la lutte contre les maladies animales, de la lutte phytosanitaire, de l’élaboration des paramètres pris en compte dans le cadre du bien être animal et la médecine vétérinaire. Il définit les normes de production, ainsi que les meilleures méthodes d’analyses pour les laboratoires. Il évalue les risques liés à la santé de la chaîne alimentaire, des animaux, et de la protection des plantes. Il pourvoit des fonds aux organismes qui lui sont liés. Il développe les normes et le contrôle du bien être animal, ainsi que le respect du commerce des animaux en voie de disparition.

L’AFSCA est un organe exécutif fédéral (compétent sur tout le territoire belge) qui

rassemble l’ensemble des services d’inspection et de contrôle de la chaîne alimentaire. Sa mission est de veiller à la sécurité de la chaîne agroalimentaire et à la qualité des aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes. L’Agence doit permettre des analyses de risques en ce qui concerne la chaîne alimentaire, elle doit préparer et superviser l’application de ces opérations, gérer son propre budget, mettre en place des systèmes de contrôles et des banques de données ainsi que des certifications et des contrôles des produits, contrôler les opérateurs, veiller à la communication nationale et internationale.

L’AFSCA est en contact permanent avec les deux directions générales du SPF de la Santé publique qui ont un lien direct avec les matières liées à la sécurité de la chaîne alimentaire : La DG4 est responsable de la politique de la santé et de la qualité pour tous les

aspects de la production alimentaire dans ses différents stades (y compris les matières touchant aux pesticides et aux fertilisants). Elle est également responsable du respect du bien-être animal, de la politique envers le tabac et de la surveillance des cosmétiques.

La DG 5 est responsable de la fixation des normes, des autorisations, des inspections et du respect de la législation pour la mise sur le marché des produits chimiques.

24 Établissement public soumis à la loi du 16.03.1954 sur le contrôle de certains organismes d’intérêt public.

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Le SPF est encore aidé d’un comité et de deux instituts qui ont un lien direct sur le travail de l’AFSCA : Le Conseil supérieur de la Santé permet une coordination entre la politique

gouvernementale et les avis du monde scientifique. Il donne des avis indépendants et fait des recommandations au Ministre de la de Santé publique.

L’Institut scientifique de Santé publique est responsable des recherches scientifiques en matière de santé publique. Son personnel (500 personnes) se concentre sur le monitoring des maladies. Il vérifie la validité des normes de production de l’État fédéral en matière alimentaire, pharmaceutique et des vaccins, il établit enfin des analyses de risques.

Le Centre de Recherche vétérinaire et agrochimique s’occupe d’une part des épidémies de maladies animales, de l’immunologie et de la virologie, de la recherche des résidus et des contaminants, des recherches en matière d’OGM. Il mène des recherches sur le développement et l’application de nouvelles techniques scientifiques dans les domaines des sciences vétérinaires et agricoles, il développe des méthodes pour la détection des résidus, des métaux lourds et des drogues (stéroïdes).

Les alinéas 3 et 4 de l’article 4 de la loi du premier janvier 2000 précisent les pouvoirs de l’Agence. L’AFSCA doit effectuer le contrôle, l’examen et l’expertise des produits alimentaires et de leurs matières premières à tous les stades de la chaîne alimentaires. Elle contrôle pour cela les opérateurs actifs dans la production, le stockage, le transport, le commerce, l’importation et l’exportation des denrées alimentaires, ainsi que les lieux où ces opérations ont lieu (sites de production, de transformation, d‘emballage, de négoce, d’entreposage et de vente des produits alimentaires et de leurs matières premières). Le champ d’action de l’AFSCA est très grand puisqu’elle doit surveiller les différents maillons de la chaîne alimentaire, « de l’étable à la table ». Elle doit déterminer les normes pour les opérateurs, évaluer les risques, organiser l’identification et l’enregistrement des animaux, assurer la traçabilité des produits. L’Agence donne également aux autorités compétentes des avis relatifs à la réglementation existante et future, en ce compris, la transposition de la réglementation internationale en droit belge. L’AFSCA décerne les certifications à l’exportation, les autorisations et les enregistrements des opérateurs. Enfin, il est encore demandé à l’AFSCA d’organiser des campagnes d’information et de sensibilisation. Les compétences de l’AFSCA ont été étendues en novembre 2001 et concernent également depuis lors les pesticides et les matières premières pour l’agriculture, l’horticulture, la sylviculture et l’élevage, la lutte contre les organismes nuisibles aux végétaux et aux produits végétaux. L’AFSCA effectue dans ce cadre des contrôles dans le secteur des animaux et produits des animaux. Á l’exception de la flore et de la faune sauvage, l’entièreté de la santé animale et végétale est maintenue au niveau fédéral. Si l’AFSCA s’occupe de matières touchant à la santé publique, il faut préciser que les matières touchant aux produits pharmaceutiques ne lui appartiennent pas et sont de la compétence de la nouvelle Agence fédérale des Médicaments et des Produits de santé (ancienne Direction générale des Médicaments du SPF Santé publique). Á l’échelle européenne, l’AFSCA est placée sous la surveillance de l’Office alimentaire et vétérinaire (OAV), organe de contrôle de la Commission européenne. L’OAV est en réalité le bras inspecteur de la direction générale de la Commission européenne chargée des matières liées à la Santé publique (DG SANCO). L’OAV réalise des travaux d’audits d’un pays en général, et peut tout aussi bien viser les autorités communales que les indépendants. Il promeut des systèmes de contrôles efficaces, vérifie le respect des prescriptions légales de l’UE, contribue à l’élaboration de la politique communautaire. Chaque année l’OAV élabore un programme d’inspection identifiant des domaines et des pays d’inspection prioritaires. Le

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programme est revu à mi-parcours afin d’en garantir l’adéquation à l’actualité25. L’OAV rédige des rapports annuels sur les pesticides en Europe, mais également des rapports synthétiques des résultats des inspections menées dans les pays européens. La Commission européenne est aidée dans sa mission par l’Autorité européenne de Sécurité des Aliments (AESA). Cette dernière donne à la Commission européenne des conseils scientifiques indépendants sur toutes les questions ayant un impact direct ou indirect sur la sécurité alimentaire. Les travaux de l’AESA couvrent toutes les étapes de la production primaire de la sécurité des aliments pour animaux et de la fourniture de denrées alimentaires aux consommateurs. Elle collecte des informations et analyse les nouvelles données scientifiques, afin de définir et d’évaluer tout risque éventuel pour la chaîne alimentaire. Elle peut réaliser des évaluations scientifiques sur toute question pouvant avoir un lien direct sur la sécurité de la nourriture. L’AESA donne également des avis scientifiques sur les OGM. Les experts de l’AFSCA contribuent à l’établissement d’une législation européenne au sein de groupes de travail du Comité permanent de l’Agence européenne pour la Sécurité alimentaire. Au niveau mondial, les normes de sécurité alimentaire sont établies par le Codex Alimentarius, organisme établi conjointement par l’organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) et l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) pour élaborer des normes relatives aux produits alimentaires. Les normes de lutte contre les maladies animales sont fixées par l’Organisation mondiale de la Santé animale (OIE). En 2006, l’AFSCA employait 1171 équivalents à temps plein, dont environ 700 personnes dans les services extérieurs de la DG Contrôle et 162 dans ses 5 laboratoires. Á côté de son propre personnel, l’Agence fait également appel à 1800 vétérinaires indépendants chargés de mission. Le volume de ses activités se compte en dizaines de milliers de contrôles par an. L’AFSCA surveille plus ou moins 180.000 opérateurs, principalement dans l’agriculture (50.000), l’Horeca (62.000) ou le commerce de détail (41.000). Il faut souligner que le chiffre de 180.000 opérateurs n’est que théorique. Malgré les efforts de l’Agence pour identifier le plus d’opérateurs possibles au sein de la chaîne alimentaire (notamment par le biais de l’enregistrement obligatoire, des anciennes banques de données, de la Banque Carrefour des Entreprises et de l’ONSS), le nombre estimé de 180.000 opérateurs n’a pas encore été atteint. Environ 145.000 opérateurs se sont déclarés à l’Agence en 2006. À titre d’exemple, le budget de l’année 2007 représentait 162,4 millions d’euros. L’Agence est financée de plusieurs manières. Les principales sources de revenus proviennent d’une dotation annuelle du gouvernement fédéral (43,5% du financement) ainsi que des contributions et des rétributions26 versées par les secteurs de la chaîne alimentaire (voir infra). L’AFSCA dispose aussi de revenus propres provenant des amendes pénales et des analyses réalisées pour des tiers dans ses propres laboratoires. L’UE intervient pour 1,8 % du budget dans le financement de certains programmes de lutte contre les maladies animales ou végétales. Les secteurs financent l’AFSCA à hauteur de 22,3% via les contributions, et 32,4% par les rétributions. Les contributions sont une redevance annuelle à charge de chaque opérateur et constituent un paiement pour les coûts du programme de contrôle. Le montant des contributions (participation financière aux frais de contrôles) varie selon un système de bonus-malus lié à l’existence ou non d’un autocontrôle certifié ou validé pour chaque opérateur. Le travail et le financement de l’AFSCA reposent en effet sur une procédure de responsabilisation accrue des opérateurs en vertu de la législation européenne relative à la responsabilité des produits. Cette nouvelle procédure, appelée autocontrôle, est le

25 Ces programmes sont publiés sur le web. 26 Voir le chapitre sur la Direction Financement, p. 44

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fruit d’une décision de la Commission européenne et a été implémentée pour la première fois en Europe par l’AFSCA (janvier 2001). L’opérateur doit pour cela appliquer son propre plan de contrôle. La validation d’un tel système doit se faire via un audit au sein de chaque entreprise. Il peut-être effectué par l’AFSCA ou par un organisme certificateur accrédité. Les opérateurs qui disposent d’un tel système obtiennent une réduction des contributions financières dont ils sont redevables envers l’AFSCA. Ils seront également contrôlés de manière moins fréquente. Le but premier est de diminuer le nombre de contrôles (et de contrôleurs) ainsi que la charge financière que cela représente pour les secteurs. Le secteur des éleveurs de veaux a par exemple développé son propre programme de contrôle des substances anabolisantes. D’autres programmes de monitoring existent pour les produits protégés par un label (poulets, porcs, bovins et alimentation animale). L’industrie du lait impose quant à elle des contrôles quotidiens pour la détection des antibiotiques. Tous les résultats contraires doivent alors être signalés à l’AFSCA. Le système d’autocontrôle est étendu au secteur de l’Horeca depuis 2007. Les consommateurs sont prévenus de la présence d’un tel système à l’entrée d’un restaurant par un insigne appelé smiley. L’AFSCA, dirigée par un Administrateur délégué, est construite autour de quatre piliers importants. Chacun d’eux constitue une direction générale et est placé sous la direction d’un Directeur général. À côté des services centraux situés à Bruxelles, l’AFSCA possède également onze unités provinciales de contrôles et cinq laboratoires répartis dans toute la Belgique (voir infra).

LES SERVICES CENTRAUX

La Direction générale de la Politique de contrôle a pour attributions essentielles : L’élaboration des bases réglementaires relatives aux contrôles, aux obligations des

opérateurs, à l’identification et à l’enregistrement de ceux-ci et à la certification des produits.

La participation aux réunions internationales et notamment au Codex Alimentarius, à l’Office international des Épizooties et au Comité permanent pour la Chaîne alimentaire et la Santé animale de la Commission européenne où sont discutées et votées les nouvelles réglementations concernant les compétences de l’Agence.

L’élaboration du programme annuel de contrôle, d’audits, de prélèvements et d’analyses de l’Agence.

Le développement des procédures (audits, certifications, etc.) et la participation à l’organisation des formations à l’intention de la DG du Contrôle.

L’analyse de risques et le soutien aux travaux du Comité scientifique, à la gestion des bases de données et le développement de la traçabilité au sein de la chaîne alimentaire.

Les relations internationales de l’Agence et notamment la coopération avec les services de contrôle des autres États, l’accueil des délégations étrangères. La coordination des visites d’inspection de l’Office alimentaire et vétérinaire de la Commission européenne et leur suivi en Belgique.

Les relations avec les secteurs professionnels et la transmission des informations en rapport avec la politique de contrôle à suivre.

La Direction générale du Contrôle est l’administration d’exécution au sein de l’AFSCA. Elle traduit le programme annuel de contrôle établi par la DG de la Politique de contrôle en plans de contrôle provinciaux. Elle détermine donc la proportion et le type d’entreprises qui devront être contrôlées dans chaque province. Ses principales missions sont les suivantes : Connaître tous les opérateurs et leurs activités (par l’octroi d’agréments).

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Procéder à un contrôle intégré des processus de production des opérateurs à tous les stades de la chaîne alimentaire ainsi que de leurs systèmes d’autocontrôle (s’ils disposent d’un tel système).

Procéder à un contrôle intégré de la légalité, de la sécurité et de la traçabilité des aliments et des matières premières à tous les stades de la chaîne alimentaire.

Délivrer des certificats requis par la législation nationale et internationale. Rendre compte des résultats des contrôles. Mettre en œuvre des mesures préventives ou correctives. Les analyses des laboratoires sont effectués par des services extérieurs (voir infra).

La Direction générale des Laboratoires dirige les activités des cinq laboratoires de l’AFSCA (Gentbrugge, Tervuren, Melle, Liège et Gembloux), ainsi que les relations avec les laboratoires externes partenaires de l’AFSCA. Elle agrée les laboratoires extérieurs susceptibles de travailler pour le compte de l’Agence. La Direction générale des Services généraux assure la gestion du personnel, du budget, des affaires juridiques, des matières ICT et de la logistique de l’Agence. Outre les quatre directions générales citées, les Services de l’Administrateur délégué gèrent la communication et le point de contact avec le public. Ils comprennent également une cellule de prévention et de gestion des crises ainsi qu’un service de qualité, d’audit interne et de prévention et de protection au travail. Cette structure est complétée par deux organes consultatifs : un Comité scientifique ainsi qu’un Comité consultatif qui rassemble les différents acteurs de la chaîne alimentaire. Le secrétariat de ces deux comités dépend hiérarchiquement des Services de l’Administrateur délégué.

LES SERVICES EXTÉRIEURS

a. Les services “extérieurs” dépendant de la Direction générale du Contrôle Chaque province est territorialement couverte par une unité provinciale de contrôle

(UPC). Conformément au plan de contrôle, les contrôleurs de chaque UPC doivent se rendre dans les étables, restaurants et magasins d’alimentation pour contrôler le respect des normes imposées par la loi. La région bruxelloise compte également une UPC qui a la particularité d’être bilingue et de ne pas devoir contrôler le secteur primaire.

Les cantons germanophones ont la particularité de posséder un bureau d’accueil à Saint-Vith, soit un centre administratif de langue allemande qui dépend de l’UPC de Liège.

Le travail des contrôleurs est encore supervisé par l’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle (UNIC), relevant de l’administration centrale à Bruxelles.

Les cas de fraudes aux répercussions judiciaires (l’utilisation d’hormones) sont surveillés par l’Unité nationale d’Enquête (UNE), située dans les bureaux de l’administration centrale à Bruxelles.

Les frontières, les aéroports et les criées sont surveillés par des postes d’inspection frontaliers (PIF), en réalité des antennes de l’UPC de la province concernée.

Des inspecteurs ou contrôleurs disposent de pied-à-terre administratifs sur certains sites contrôlés : criées, usine de destruction de cadavres animaux, certaines grosses entreprises comme l’usine de Goé (la plus grande usine européenne de produits laitiers et des dérivés du lait).

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b. Les services “extérieurs” dépendant de la Direction générale des Laboratoires Il s’agit des cinq laboratoires d’analyses scientifiques de l’AFSCA. Trois proviennent du Service des Matières premières du Ministère de l’Agriculture (Gentbrugge, Tervuren et Liège) ; les deux autres sont issus de l’Office national du Lait (Melle et Gembloux).

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ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’AFSCA

1. LES SERVICES DE L’ADMINISTRATEUR GÉNÉRAL

a. Le staff de l’Administrateur délégué

Les deux premières années de vie de l’AFSCA (2000-2001) ont été très théoriques puisque beaucoup de services ne fonctionnaient pas et que les deux premiers administrateurs délégués ne sont restés que quelques mois en place. Quatre administrateurs délégués ont été nommés depuis la création de l’AFSCA : Luc Beernaert est resté du 16 août 2000 au mois de janvier 2002. Xavier De Cuyper n’est resté que quelques mois faisant fonction. Piet Vanthemsche, a été nommé le 16 juillet 2002. Gil Houins (depuis octobre 2006).

L’Administrateur délégué est assisté par un service (staff) qui est par exemple chargé de traiter les dossiers avant de les transmettre pour signature à l’Administrateur délégué. Il est chargé de représenter l’Administrateur délégué lors des différentes réunions. Le staff compte encore une coordinatrice du comité consultatif, une secrétaire de direction, une traductrice, le chauffeur de l’Administrateur délégué et deux huissiers.

b. Le management du changement

Depuis 2002, année où Piet Vantemsche devient administrateur délégué de l’AFSCA, le Manager du changement s’occupe de diverses tâches, sans avoir de réel pouvoir. Son rôle consiste principalement à faire en sorte que le personnel adhère au mieux aux réorganisations de l’Agence. Il participe au Comité de direction et s’occupe de la communication interne de l’Agence. Il a par exemple organisé en 2007 une enquête de satisfaction au sein du personnel. Il représente depuis 2007 l’Administrateur délégué aux réunions paritaires de la prévention et de la sécurité, en raison de sa proximité hiérarchique avec ce dernier.

c. Le Comité de direction, le Comité consultatif, le Comité de concertation de base et leur secrétariat

Pour accréditer sa politique d’ouverture et de participation, l’Agence s’est dotée d’un Comité de consultation. Celui-ci implique tous les partenaires de l’AFSCA, c’est à dire des représentants de l’autorité fédérale, des régions et des communautés, des associations de consommateurs, et des secteurs concernés par les matières relevant de la compétence de l’agence, ainsi que des experts27. Outre les syndicats, les associations d’agriculteurs, de consommateurs ou d’industriels, le Comité consultatif est également composé d’associations de protection des animaux et de représentants de l’agriculture biologique. Il joue par conséquent un rôle important dans les négociations avec les différents secteurs. Ce comité donne des avis et des conseils sur la politique de l’AFSCA : gestion du risque, autocontrôle, financement, communication, etc. Les sujets évoqués concernent des dossiers cycliques (plans annuels de contrôle, programmes de contrôle), mais également des dossiers ponctuels (comme la grippe aviaire). Le Comité se réunit une fois par mois, et peut se réunir à son initiative, à la demande du ministre compétent ou de l’Agence, par exemple en cas de crise. Ses membres sont nommés par arrêté royal tous les 4 ans28.

27 Art.7 de la loi du 04.02.2000 (Moniteur belge 18.02.2000). 28 La composition ainsi que les compétences du Comité ont été définies par l’arrêté royal du 19.05.2000.

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Le Comité de direction, qui se réunit une fois par mois, traite de trois types de dossiers : Les dossiers A traitent des sujets sans caractère confidentiel. Les membres sont

informés des points du jour, mais ceux-ci ne font pas l’objet de discussions. Les dossiers B traitent également de sujets sans caractère confidentiel. Si les sujets

traités demandent des accords de principe, une décision formelle n’est par contre pas exigée.

Les dossiers C ont un caractère confidentiel. Chaque ordre du jour nécessite une décision formelle. Les sujets traités concernent les dossiers du personnel, les demandes de cumuls, les dossiers disciplinaires, etc.

Le Comité de Concertation de base fut instauré officiellement par l’arrêté royal du 2 octobre 2002. Sa création est le fruit de l’arrêté royal de 28 septembre 1984 qui définit les rapports entre la direction et les syndicats de son personnel. Il se réunit plusieurs fois par an (au minimum six fois par an). Chaque organisation syndicale envoie au moins trois représentants aux réunions. Le conseiller en prévention et sécurité de l’AFSCA est obligatoirement présent. Le Comité de concertation permet de régler les rapports entre le personnel et la direction. Le respect des procédures légales liées au Comité de concertation est très important, car dans le cas contraire, il peut entraîner l’illégalité des décisions. Certaines matières sont spécifiquement dévolues au Comité de concertation : le statut de l’administration, le statut financier, l’établissement des formations du personnel, le règlement du temps de travail, l’organisation du travail, etc. Le secrétariat de ces quatre comités s’est mis en place dans le courant du mois de décembre 2002. Il est assuré aujourd’hui par quelqu’un qui travaillait auparavant pour l’IEV, en tant que responsable du secrétariat du Conseil de direction et du greffier de la Commission de discipline. Si l’IEV connaissait les mêmes comités qu’à l’AFSCA, la composition et le fonctionnement de ces comités n’étaient pas les mêmes. Il y avait à l’époque un secrétariat par comité, au lieu d’un seul pour tous les comités. L’actuel responsable du secrétariat devait également s’occuper en partie des dossiers du personnel. Le secrétariat possède encore par conséquent des dossiers sensibles provenant du Comité de contrôle des vétérinaires de l’IEV, comme des dossiers disciplinaires, qui ne pouvaient pas être détruit. C’est également le cas des rapports des comités de direction et des comités de consultation de l’IEV.

d. Le service Communication

Le service, créé au mois de février 2002, s’occupe de la communication officielle de l’AFSCA. Il doit s’adresser à deux groupes de gens bien particuliers. Il y a tout d’abord l’opinion publique qui doit être informée par la voie des médias (l’agence Belga est toujours prévenue en premier). Des campagnes publicitaires sont régulièrement organisées, avec un appel d’offre. Le service travaille en étroite collaboration avec les secteurs et/ou entreprises concernées (par exemple pour le rappel des produits). Le service doit s’occuper d’une part des affaires courantes (distribuer par exemple des brochures sur l’hygiène alimentaire chez les consommateurs), et d’autre part des situations difficiles, à l’exemple de la grippe aviaire qui peut frapper à tout moment. Le service doit répondre régulièrement à des questions provenant d’agences de presse, de journalistes ou encore de particuliers. Il organise régulièrement des « points presse » où des journalistes peuvent poser des questions sur un sujet particulier. Si le problème est grave ou d’une plus grande complexité, le service organise souvent des conférences de presse en collaboration avec le service de presse du ministre de tutelle. S’occuper de la communication de l’AFSCA n’est pas un travail aisé. Il faut d’une part informer l’opinion publique dans des termes simples et rassurants, et d’autre part s’entretenir de sujets délicats avec de puissantes associations. Les communications de l’AFSCA peuvent

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susciter de sérieuses réactions de la part de certains secteurs touchés par des communiqués qui les mettent en cause. Le service Communication travaille dès lors souvent en collaboration avec des associations de consommateurs ou des grands acteurs du secteur de la distribution. Mais il faut encore différencier les problèmes des « faux problèmes ». Un taux quasi nul et inoffensif de dioxines dans certains lots de viande est par exemple un « faux problème ». En cas de vraie crise, à partir du moment où il faut informer l’ensemble du pays et que les retombées financières de la crise peuvent s’avérer catastrophiques, l’AFSCA s’engage auprès des secteurs à prendre en charge une partie des importantes contreparties financières. Les grandes crises font toutefois l’objet de travaux de préparation avec le Service des Crises (voir p.48), pour parer à toute éventualité. Chaque communication extérieure doit obtenir l’accord préalable de l’Administrateur délégué. Le service Communication installe un stand d’information à chacune des grandes foires en Belgique (Libramont, Agribex à Bruxelles, Flanders Expo à Gand, salons de l’alimentation, salons de la boulangerie, etc.). Il possède pour cela une machine offset permettant de publier affiches et rapports, ainsi que de l’équipement pour monter des panneaux (scierie). S’il existait bien un service communication au Ministère de l’Agriculture (mais pas à l’IEV), il n’y a pas à proprement parler de continuité entre ce prédécesseur et le service Communication de l’AFSCA. Le service se charge quotidiennement de fournir une revue de presse aux différents services de l’AFSCA. Les deux porte-parole du Service (francophone et néerlandophone) sont vétérinaires de formation, mais le service compte également deux diététiciens, un bio-ingénieur, et sept assistants administratifs. Le service publie tous les ans un rapport d’activités de l’Agence. En réalité, le rapport n’est qu’agencé et mis en page par le service Communication. Le rapport annuel est publié en 2000 exemplaires. Il est envoyé aux membres des différents gouvernements, aux présidents de partis, aux associations vétérinaires, universités, laboratoires, associations de secteurs. Le Service s’occupe aussi de la rédaction d’un journal du personnel, appelé Foodnotes et d’un Bulletin destiné au grand public (quatre fois par an)29. Une des principales missions du service est de transmettre les plaintes vers les services concernés. Un client mécontent de l’état de l’hygiène dans un restaurant peut se plaindre à l’AFSCA en téléphonant ou en envoyant un e-mail au service. Sa plainte est enregistrée et envoyée à l’unité provinciale de contrôle qui se chargera du contrôle. Un double de la plainte, ainsi que le rapport envoyé par le contrôleur, sera archivé au service. Chaque plainte doit obligatoirement faire l’objet d’un contrôle et d’une réponse destinée au plaignant.

e. Le service de Prévention et de Gestion des Crises

Le service a été créé en 2003, lors de la crise aviaire. Il succède au groupe de travail cellule de crise instauré dès les premiers jours de l’AFSCA. En « temps normal » le service compte cinq personnes (des vétérinaires, des agronomes et un assistant administratif). Par contre, en cas de crise, de nombreuses personnes de l’AFSCA sont demandées en renfort. Le service travaille donc en deux temps : des périodes de crises, et des périodes calmes.

29 Toutes ces publications sont également disponibles sur le site web de l’AFSCA.

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Lors des périodes calmes, le service s’informe des crises connues à l’étranger ou demande des contrôles spécifiques en Belgique en cas de suspicion30. Le chef de service participe une fois par mois à des réunions au Conseil permanent de l’Agence européenne pour la Sécurité alimentaire et de Santé animale (Commission européenne). Il renouvelle les scénarios catastrophes, et pense à l’avance aux mesures qui devront être prise en cas de crise. Chaque plan catastrophe découpe la Belgique en « zones de propagation ». Une région touchée par la grippe aviaire (par exemple), sera divisée en zones où des abattages immédiats seront procédés, des zones de quarantaines, des zones à contrôler en priorité, etc. Des simulations sont exercées. Ces découpages en zones font partie d’un plan d’ensemble, où les mesures sont définies préalablement. Chaque catastrophe doit avoir son scénario préparé à l’avance (crise nucléaire, grippe aviaire, etc.). En période de crise, le service met en place des calls centers. Il délimite des zones ou lots à surveiller, et prévient les gouverneurs et bourgmestres par intervention du centre de crise du gouvernement31, demande à la Police fédérale d’organiser des contrôles, aux UPC de faire abattre du bétail ou de faire détruire des produits, à la Protection civile de désinfecter des sites à risques. Les cartes de zones à risques sont alors disponibles sur le site web de l’AFSCA. Les UPC organisent elles même des centres de crise et si nécessaire des call-centers. Le service peut faire appel à la Défense nationale en cas de crise exceptionnelle. Le service doit également renouveler régulièrement un organigramme du personnel impliqué en cas de crise (Organigramme et structure de crise de l’Agence). Chaque intervenant de la Police fédérale, du CGCCR, des douanes, de la Défense, de l’IBGE, des UPC, des PIF ou des services centraux est identifié avec son numéro de téléphone, ainsi que son remplaçant. Un organigramme différent est réalisé pour chaque problématique.

f. Le service d’Audit interne

Le service créé en 2002 compte quatre personnes. Il est encore en cours de restructuration. Les audits méritent un personnel beaucoup plus important, mais le service fait appel à de nombreux experts de l’AFSCA. Le service d’Audit s’est occupé jusqu’au mois de juin 2007 d’un plan global de réorganisation (BPR) de l’AFSCA en 37 projets, appelé Food@work. Son véritable travail, faire des audits pour améliorer le fonctionnement des contrôles32, n’a en réalité commencé qu’en 2007. Les audits sont demandés par l’Administrateur délégué, parfois après que des plaintes auraient été déposées à l’encontre d’un service de l’AFSCA. Le service d’Audit agit dès lors comme un service que l’on peut pourrait qualifier d’extérieur. Ses rapports proposent de réorganiser un service de l’AFSCA ou de modifier ses manières de travailler. Le service organise une trentaine d’audits par an, selon un programme annuel. Les conclusions de chaque audit sont soumises à l’Administrateur délégué. L’intégrité des audits, le programme annuel des audits et l’indépendance du service sont vérifiés par un Comité d’audit. Ce dernier est composé d’un représentant de l’Administrateur délégué et du Ministre de tutelle, d’un expert indépendant, de représentants d’associations sectorielles et de consommateurs. Le Comité se réunit quatre fois par an.

30 Les analyses des résultats sont disponibles sur le disque “M”. 31 Le Centre gouvernemental de Coordination des Crises (CGCCR). 32 Le travail d’audit concerne tous les services de l’AFSCA. Les audits des UPC sont toutefois le plus souvent réalisés par l’Unité nationale d’Enquête et de Prévention (Direction générale du Contrôle).

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g. La cellule de Qualité Cette cellule qui ne compte qu’un seul agent, le responsable qualité, a commencé ses activités au mois de juin 2007. Elle doit veiller à la mise en place et au maintien d’un système de gestion de la qualité selon certaines normes pouvant servir de références pour des certifications externes. Ces activités sont réalisées en collaboration avec un réseau de coordinateurs qualité représentant les différentes Directions générales de l’Agence. Concrètement, l’AFSCA est concernée par les normes suivantes : ISO 9001:2000 qui s’attache à assurer le bon fonctionnement des processus afin de

concrétiser la politique qualité de l’Agence et à pouvoir le démontrer aux tierces parties intéressées.

ISO 17025 qui vérifie la qualité des analyses scientifiques dans les laboratoires. ISO 17020 qui vise à prouver l’uniformisation des inspections (par la Direction

générale du Contrôle dans notre cas). La norme ISO 22000 facilite pour les opérateurs la mise en œuvre des systèmes HACCP, GHP ou GMP: Le système Good Hygiene Practice (GHP) rassemble les règles d’hygiène comme le

contrôle de la chaîne du froid, le contrôle médical du personnel, l’examen de l’eau, etc.

Le système Good Manufacturing Practices (GMP) contrôle les méthodes de production.

Le système Hazard Analysis Critical Control Points (HACCP)33 demande à l’exploitant de procéder à des contrôles réguliers aux points critiques de sa production par exemple des contrôles de l’absence de microbes, résidus, hameçons accrochés dans un poisson, etc.

h. Le service de Médiation

Le service de Médiation existe depuis décembre 2005 et a été créé sur l’initiative du Ministre Rudy Demotte (SPF Affaires sociales et Santé publique), suite à de nombreuses plaintes d’opérateurs sur les modalités de contrôle par l’AFSCA. Il s’occupe de recueillir les plaintes concernant l’AFSCA, de les acter puis de les renvoyer vers les services concernés (une UPC par exemple, dont un opérateur aurait eu à se plaindre de contrôles trop sévères). Le nombre de plaintes augmente d’année en années. Á titre d’exemple, 379 plaintes ont été introduites en 2007. Le service qui ne compte qu’une seule personne (vétérinaire de formation) ne recueille pas seulement les plaintes, mais également les questions sur l’organisation de l’AFSCA, sur son fonctionnement, sur ses manquements, sur la hauteur des contributions à payer… Le rôle du service doit être conforme aux normes de qualités nécessaires pour l’obtention de la norme ISO 9001:2000 telle que la transparence administrative qui fait partie des exigences des guides de qualité ISO. Le service sert de centre de dispatching. La plainte est renvoyée vers le service concerné34 (ou « accusé ») qui doit donner des explications endéans un certain temps. Le service « accusé » renvoie par après au service Médiation un dossier expliquant la cause du problème. Consultées occasionnellement, les réponses sont toutes originales dans le fond et dans la forme. Le médiateur rédigera ensuite une lettre synthétique destinée au plaignant.

33 La santé en Belgique, Ministère de la Santé publique, 1996, p. 261

34 Les UPC sont obligées de garder une copie de la lettre qu’elles vont rédiger en réaction.

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i. Le service interne de Prévention et de Protection au travail Ce service est intégré dans les services de l’Administrateur délégué. Trois personnes travaillent dans le service. Son directeur travaillait auparavant pour le même service au Ministère de l’Agriculture. Un service comme celui-ci est légalement obligatoire dans les administrations et les grandes entreprises. Les membres du service doivent d’ailleurs suivre des formations certifiées. Il y a trois types de formations (A, B, C). Les formations de niveaux A sont obligatoires pour les entreprises de plus de 1000 personnes. Les plus petites entreprises doivent normalement disposer d’une personne ayant suivi une formation de base. Le service est chargé de surveiller l’application des nombreuses lois sur la protection et la santé au travail (la principale étant la loi du 4 août 1996 sur le bien être au travail). Il doit s’occuper depuis peu des cas de harcèlement au travail. Le principe de nombreuses lois veut que l’employeur, comme l’employé, soient responsables de la prévention et de la sécurité au travail.. Le Service transmet une fois par mois des rapports et des analyses à l’Administrateur délégué ainsi qu‘aux syndicats lors des réunions paritaires sur la prévention et la sécurité au travail. Les rapports et analyses sont le fruit de missions d’inspection annuelles dans chaque service de l’AFSCA, menées conjointement avec les syndicats. Les rapports sur la sécurité au travail sont parfois réalisés par des sociétés extérieures (sauf en ce qui concerne le secteur de la santé, matière laissée au SPF). Le service a également pour mission d’acter l’évolution des conditions de travail du personnel à travers le temps. Par exemple, si un ouvrier déclare en 1985 qu’il a un travail physique intense (transport de sacs de ciment), et s’il se plaint de mal de dos en 2007, il sera possible grâce à des « fiches » établies en 1985 d’établir que le mal de dos doit être considéré comme une maladie professionnelle. Ces fiches sont rédigées en fonction des maladies qui peuvent être reconnues comme professionnelles. Or le nombre des maladies reconnues professionnelles augmente d’année en année. Il est par exemple reconnu depuis quelques années qu’un travail prolongé devant un ordinateur peut provoquer des maladies professionnelles. Le service enregistre également des activités professionnelles qui ne causent (pas encore ?) des maladies. La vaccination obligatoire du personnel vétérinaire et des contrôleurs de l’AFSCA contre la grippe aviaire est un exemple. C’est une mesure de protection d’une part pour le personnel, et d’autre part pour éviter une éventuelle propagation de la maladie. Ce travail de reconnaissance n’est pas toujours facile à établir. Il y a des listes professionnelles reconnues et évidentes. Par contre, dans quelques cas, il faut prouver par des moyens scientifiques le lien de cause à effet d’une maladie professionnelle. C’est le cas des maladies liées à l’amiante ou à la brucellose (une zoonose, soit une maladie animale qui peut se transmettre à l’homme). Pour éviter cela, le service réalise chaque année un tableau de bord où les risques professionnels et les conditions de travail sont décrites pour chaque employé.

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2. LA DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES GÉNÉRAUX

a. Le secrétariat de la Direction générale des Services généraux

La Direction générale des Services généraux a compté deux directeurs depuis 2002 : Herman Diricks (2002-2007) Véronique Berthot (2007- auj.)

La Direction générale s’occupe principalement des dossiers de financement et du budget. Ces matières sont éminemment liées aux relations entretenues entre l’AFSCA et le SPF Santé publique, et d’autre part, avec les associations sectorielles qui financent partiellement l’AFSCA. Une des autres facettes du travail est liée à l’organisation interne de l’AFSCA. La direction coordonne les contrats d’embauches, l’organisation des sélections, etc

b. La Direction du Budget et de la Comptabilité

Cette direction de vingt personnes gère la comptabilité de toute l’AFSCA et prépare les plans de financement. Elle a été séparée depuis le début de l’année 2007 de sa section « financement » qui gère les matières liées aux contributions et aux rétributions35. La Direction est divisée d’une part entre : Le service Budget Le service Comptabilité générale Le service Comptabilité des Fournisseurs Le service des « Fonds » (voir infra).

La Direction Comptabilité a été mise en place dans le courant de l’année 2002, mais elle n’était en réalité qu’un groupe de travail étudiant la transition à opérer entre les différents prédécesseurs en droit et l’AFSCA. La comptabilité n’a donc commencé véritablement qu’en 2003. La Direction a hérité de la comptabilité de quatre prédécesseurs en droits : les DG 4 et DG5 du Ministère de l’Agriculture, l’IEV, l’IGDA du Ministère de la Santé publique. La Direction doit également établir, en étroite collaboration avec le management, le budget de l’AFSCA. La directrice reçoit premièrement les instructions générales du SPF Budget & Contrôle de Gestion concernant des paramètres financiers qui doivent être pris en compte pour établir le budget de l’Agence. La Direction demande ensuite aux « responsables budget » de chaque direction générale de décrire ses besoins. Le budget de chacun pour l’année à venir fait l’objet de négociations et d’études36 par les différentes directions générales. Le management de l’AFSCA doit ensuite décider de la manière de répartir les fonds. La directrice se rend une fois par mois à des réunions au SPF Budget et Contrôle de Gestion, et plusieurs fois par trimestre au SPF Santé publique pour discuter des “fonds” avec les secteurs ou encore à la Banque nationale dans le cadre du SEPA37.

35 Voir le chapitre sur la section Financement, p.44 36 Les dossiers consacrés à cette matière contiennent des documents de synthèse selon quatre thèmes : état des recettes, état des dépenses, redistribution, textes de loi. 37 Le SEPA (Single euro payments area) est la zone de paiement européenne unique. Son objectif est de permettre à tous les citoyens et à toutes les entreprises de régler leurs paiements dans la zone euro, et par la suite dans toute l’Union européenne en utilisant des instruments de paiements identiques (cartes, virements, domiciliations). La SEPA est une initiative de la Commission européenne, soutenue par la Banque centrale européenne, qui est développée et mise en œuvre par le secteur bancaire. Son objectif est de poursuivre la réalisation d’un marché interne concurrentiel pour les paiements.

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Les « fonds » sont des fonds de solidarité des secteurs de la chaîne alimentaire et représentent de très importantes sommes d’argent payées par les différents secteurs, de manière à pouvoir se faire indemniser en cas de crise alimentaire38. Il sert entre autre à indemniser les opérateurs en cas de crise, mais également à financer des programmes de prévention et de recherche. Les frais opérationnels d’une crise (frais de déplacements, coûts des destructions, frais de personnel, etc.) sont entièrement à charge de l’AFSCA. Les « fonds » sont repris dans la comptabilité générale de l’AFSCA, même si les décisions y afférents sont prises par le SPF Santé publique et les conseils des fonds.

c. La Direction Financement Cette direction n’a été créée qu’au mois de mai 2007. Son personnel compte 17 personnes mais devrait fortement diminuer en nombre dans les années à venir, une fois que le service aura mis en place des nouvelles banques de données et des programmes de gestion des données financières des contributions et des rétributions (voir infra). La section a été créée suite à un nouveau mode de financement organisé en 2006. Malheureusement, la transition entre l’ancien et le nouveau système provoque une grande confusion. Pour remédier à ce problème, il a été décidé de détacher les matières liées aux contributions et aux rétributions de la Direction Budget et Comptabilité : Les rétributions sont les remboursements de certaines prestations de contrôle

effectuées par l’AFSCA, notamment les contrôles sur demande (pour les certifications de contrôle).

Les contributions sont destinées d’une part au financement du programme de contrôle auquel sont soumis tous les opérateurs relevant de la compétence de l’AFSCA. D’autre part, une partie des contributions est destinée à supporter les charges du passé en matière de lutte contre l’ESB (encéphalopathie spongiforme bovine). La contribution se compose d’une partie fixe (généralement 100 euros) et d’une partie variable qui dépend de la taille de l’entreprise. Les déclarations et les facturations sont annuelles.

La Direction doit également répondre aux questions de type financier des opérateurs. Plusieurs call-centers sont mis en place. Chaque opérateur pourra se renseigner sur la situation de ses paiements en contactant le point de contact financement ou d’autre part régler un conflit avec l’AFSCA en appelant le (futur) point de contact médiation.

d. La Direction du Personnel et de l’Organisation La Direction du Personnel et de l’Organisation (P&O) assure la gestion des affaires du personnel et apporte un soutien organisationnel pour tous les aspects sociaux et administratifs du personnel de l’AFSCA. Elle assure le recrutement des agents sur la base du plan de personnel et des profils de fonction ainsi que la gestion des carrières des agents, tant en ce qui concerne l’aspect administratif que l’aspect pécuniaire. Au sein de la Direction P&O a également été créé un centre de formation et de développement. La direction compte 40 personnes. Créée à partir de février 2002, elle rassemble un personnel aux formations très varié et est en cela très différente des autres sections de l’AFSCA où travaillent plus généralement des agronomes et des vétérinaires. La Direction P&O n’a pas connu de vraies restructurations. Tout au plus a-t-elle connu une redistribution des rôles de chacun qui a toutefois provoqué une grande mobilité de son

38 L’organisation et la structure de ces fonds se basent sur la loi du 23.03.1998.

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personnel. L’intégration du service des traductions en son sein est un exemple parmi d’autres (voir infra). Il existe en son sein un service social qui permet le remboursement de certains soins ou apporte une aide psychologique. Une salle de lecture dépendante du service propose toutes les revues qui peuvent avoir un lien avec le personnel de l’AFSCA. Le service des traductions a été intégré depuis 2007 dans la Direction P&O. Il dépendait auparavant du directeur général des Services généraux. Le personnel de ce service se compose de trois agents francophones et deux agents néerlandophones. Comme aides terminologiques, le service dispose d’un ancien fichier qui contient surtout des termes du domaine de l’agriculture. Un outil plus performant et plus moderne est fourni par la banque de terminologie de l’Union européenne (IATE – Interactive Terminology for Europe, qui est venue remplacer Eurodicautom). De plus, le service travaille à sa propre banque de terminologie (Multiterm). Le service reçoit aussi des demandes concernant la traduction de textes en anglais. Ces traductions sont réalisées par le service. Pour les traductions allemandes, le service fait appel à un traducteur indépendant. Le service reçoit quelque 2000 demandes de traductions par an, représentant plus de 6000 pages à traduire. Ce nombre augmente d’année en année. La procédure à suivre lors des demandes de traductions a été établie en décembre 2004 par le biais d’une note de service. Les demandes se font par courrier électronique. Le demandeur joint le texte à traduire en « attachment ». En ce qui concerne les types des textes traduits, on peut citer les rapports de réunion, certificats d’exportation, notes de service, communiqués de presse, rapports d’activités, procès-verbaux (projets d’) avis du Comité scientifique, projets d’arrêtés, documents de travail, etc.).

e. Le service juridique Des juristes des différentes entités fédérées ont été transférés lors de la création de l’Agence et regroupés au sein du service juridique. Le service juridique de l’Agence a repris en 2002 (date de sa création) les dossiers des entités transférées, dans le cadre des compétences de l’AFSCA Le service juridique compte aujourd’hui vingt et une personnes, dont treize juristes. Le service juridique contrôle la qualité formelle et interne de la production législative et réglementaire émanant de l’Agence, le cas échéant en collaboration avec le SPF Santé publique. Il assure la défense des intérêts de l’Agence et veille au bon accomplissement des missions de celle-ci, tant préventivement que lors de la gestion des contentieux. Les juristes doivent être polyvalents afin d’être à même de répondre à toutes les problématiques juridiques rencontrées par l’Agence. Le service comprend un commissariat aux amendes administratives coordonné par deux commissaires (un néerlandophone et un francophone) et soutenu par une cellule juridique et administrative.

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Le service juridique joue également un rôle primordial en ce qu’il est continuellement consulté par les autres services de l’Agence et par des tiers, privés ou publics, en vue d’obtenir des avis d’ordre juridique de tous ordres liés non seulement à l’interprétation de la réglementation mais aussi aux procédures mises en places par l’AFSCA et aux mesures de contrôle y afférentes. En outre, le service juridique soutient le processus d’élaboration des dispositions législatives et réglementaires du ressort, total ou partiel, de l’Agence, et ce en conformité avec les normes européennes et internationales. Le service juridique participe aussi à l’application des mesures et sanctions administratives à l’encontre des opérateurs dans le respect des règles et principes généraux du droit administratif. En outre, le service juridique traite les litiges portés, tant en défendant qu’en actionnant, devant les différentes juridictions administratives et de l’ordre judiciaire.

f. La Direction ICT La Direction ICT (62 personnes en tout), compte trois sections depuis 2002 : Le service Développement. Le service Infrastructure. Le service Administratif.

À titre de comparaison, le Ministère de l’Agriculture employait douze personnes dans son service ICT en 1985. L’essentiel du travail informatique était assumé par des services extérieurs (à l’exemple de la DGZ/ARSIA aujourd’hui). Ces différents services sont restructurés dans le courant de l’année 2008 et se composent actuellement de cinq services : Le service Administration Le service Customer support. Le service Infrastructure Le service Applications. Le service Projets.

Le travail effectué par le service administratif

- L’achat du matériel. - L’administration journalière. - Gestion de l’inventaire et des stocks. - Gestions des contrats. - Suivi des plaintes.

Le service Customer support Ce service est une « vitrine » pour l’AFSCA pour les utilisateurs des outils IT. Il veille également à l’amélioration de la communication entre les utilisateurs. Ces tâches se résument comme suit :

- Service Desk Management. - User Management. - Asset Management. - Desktop & Office Tools.

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Le service Infrastructure Ce service fournit le support de seconde et 3ème ligne pour les clients (utilisateurs) externes et internes. Il propose des solutions techniques envisageables. Ses tâches se résument comme suit :

- Gestion des ressources infrastructure de l’ICT. - Maintenance et monitoring des systèmes. - Installation du matériel.

Le service projets Ce service est responsable pour le Portfolio Management (gestion transversale des divers projets) et pour la méthodologie du « project management ». Le service applications Ce service assure l’utilisation correcte des ressources ICT, l’accompagnement des collaborateurs et la surveillance de la méthodologie.

g. Le service de la Logistique Le service Logistique a pour mission d’acquérir, de mettre à disposition et, pour partie, de mettre en œuvre les moyens matériels et les prestations de service nécessaires au fonctionnement de l’AFSCA. Sous l’autorité d’un chef de service, il est constitué : de la section des Approvisionnements et Achats ; de la section Intendance ; de la section Hébergement.

La section Approvisionnements et Achats reçoit les demandes de matériel émanant des différents services l’AFSCA, qui constituent ses « clients » internes. Les principaux domaines couverts sont : le matériel de bureau ; les meubles et le matériel de classement ; les photocopieurs et autres machines de bureau ; le matériel de contrôle et les équipements individuels de protection ; les frigos et congélateurs employés par les services de contrôle. Cette section conclut et suit également les contrats avec des opérateurs de téléphonie fixe et mobile ainsi que des contrats d’entretien d’une partie du matériel en service. Les archives sont formées des dossiers opérationnels (plans d’achats, demandes des services, commandes publiques) ainsi que d’inventaires sous forme papier ou électronique. La section Intendance prend en charge, d’une part, l’exploitation et le maintien du parc interne de véhicules de service de l’AFSCA (dont les camionnettes frigorifiques qui assurent chaque jour ouvrable le transport des échantillons prélevés par les agents de contrôle et qui doivent être analysés), d’autre part les tâches de subsistance liées aux hébergements (contrats pour gestion des déchets, la sécurité, le contrôle d’accès ; l’entretien des centraux téléphoniques, des ascenseurs, des systèmes de chauffage ; les petits travaux d’entretien …). Est également fonctionnellement rattachée à la section Intendance, la structure Korenet qui, sur le site de Bruxelles/WTC, encadre le personnel interne de nettoyage et gère, sous forme d’une communauté d’exploitation (avec comptabilité distincte de celle de l’AFSCA) la cafétéria et la distribution de boissons dans les étages. La section Hébergements est, pour l’AFSCA, l’interlocuteur de la Régie des Bâtiments qui, en vertu d’une convention conclue à l’origine de l’Agence, se charge de lui procurer les locaux nécessaires à son déploiement à Bruxelles et en province (administration centrale, Unités provinciales de contrôle, Laboratoires et quelques sites auxiliaires). La section

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intervient également dans la mise en place de « postes frontaliers » (dans les ports ou aéroports) et de « bureaux de contrôle » (dans les criées ou les entreprises).

3. LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA POLITIQUE DE CONTRÔLE

a. Le secrétariat du Comité scientifique

En activité depuis janvier 2001 (séance d’installation), le Comité scientifique réunit une fois par mois 22 experts scientifiques de haut niveau, indépendants de l’Agence et provenant des universités et centres de recherches belges ou étrangers39. Des personnes extérieures au Comité sont parfois invitées pour débattre d’un problème particulier. Totalement autonome, il étudie les évaluations des risques grâce à des groupes de travail et émet des avis sur des projets de réglementations et les programmes de contrôle. De plus, il veille à une action pro-active de l’Agence et est appelé à pouvoir identifier et signaler à temps les problèmes de manière à ce que l’AFSCA puisse prendre les mesures nécessaires, par exemple sous la forme d’un système de surveillance adéquat. Le Comité scientifique agit comme conseiller des gestionnaires de risque de l’AFSCA et du ministre et des SPF concernés par la sécurité de la chaîne alimentaire. Il doit remettre des avis, qui auront autorité sur les décisions politiques. Par exemple, le Comité doit obligatoirement être consulté sur tous les projets de lois et tous les projets d’arrêtés royaux relatifs à l’évaluation et à la gestion des risques dans la chaîne alimentaire, à l’exception des transpositions de directives européennes40. Le Comité scientifique doit également être consulté dans le cadre de l’approbation des guides d’autocontrôle par l’AFSCA. Les guides tels qu’ils ont été introduits lors de demandes d’avis ne sont plus conservés puisqu’ils sont centralisés au staff de la DG Politique de contrôle. Le secrétariat du Comité scientifique apporte le soutien scientifique et administratif nécessaire au Comité scientifique. Créé en 2000, le secrétariat du Comité scientifique compte actuellement neuf personnes (le directeur, six experts de niveau A et deux assistants administratifs de niveaux C).

b. La Direction des Relations internationales

Créée en 2003, la Direction des Relations internationales est chargée d’entretenir les contacts avec les pays tiers en ce qui concerne l’importation et l’exportation des denrées alimentaires et d’aliments pour animaux. La Direction développe et négocie avec les pays tiers des modèles de certificats sécurisés (depuis 2004) pour les opérateurs belges qui souhaitent exporter des produits de la compétence de l’AFSCA. Pour pouvoir exporter au sein de l’Union européenne, chaque exportateur belge de denrées alimentaires doit officiellement être reconnu comme un opérateur (et dès lors posséder un agrément, une autorisation ou un enregistrement41). Cette obligation est parfois suffisante pour l’exportation vers des pays tiers (hors Union européenne). La Direction Relations internationales doit parfois introduire une demande d’agrément à l’exportation « spécifique pour le pays » auprès de l’autorité compétente du pays tiers. Les opérateurs belges qui possèdent une autorisation d’exportation vers ces pays sont alors repris dans une liste spécifique pour le pays en question, appelée « liste fermée »42. Certains pays tiers ne demandent qu’une garantie de l’AFSCA. D’autres imposent des procédures administratives et des audits spécifiques dans les sociétés exportatrices. Au cas où un produit destiné à l’exportation ne figure pas encore dans les « instructions des exportations des pays tiers », l’opérateur devra contacter lui-même le pays tiers avec l’appui

39 Ses premiers membres comptaient par exemple un expert danois et un néerlandais, mais ce dernier démissionna de sa fonction en mars 2001. 40 Loi programme 2006. Moniteur belge 28.12.2006. 41 Voir p. 55

42 Consultable sur le site web de l’AFSCA (http://www.afsca.be).

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des organismes régionaux de promotion des exportations43 et s’informer des exigences sanitaires du pays tiers, ainsi que du modèle de certificat à remplir. Le service (huit personnes) est divisé en trois secteurs, chacun s’occupant d’un type de certificat particulier : Certificat à l’importation. Certificat à l’exportation. Certificat phytosanitaire.

Les certificats phytosanitaires concernent les plantes non comestibles (des azalées par exemple) ou d’autres matières, comme l’hygiène des palettes de transport. Si ces matières n’ont pas de liens avec le domaine alimentaire, cela s’explique par des raisons de simplification administrative. Ces matières ont été dévolues à l’AFSCA lors de sa création afin d’éviter une régionalisation de ces compétences. Les certificats sont élaborés par la Direction des Relations internationales. Ils doivent toujours correspondre aux exigences d’un pays tiers, qu’il soit exportateur ou importateur. Tout certificat doit d’abord être rédigé sous forme d’un draft (projet). Par exemple, si la Belgique veut exporter de la viande de porc en Chine, elle envoie premièrement un projet de certificat aux autorités chinoises, en indiquant la nature des contrôles effectués en Belgique. La Chine doit alors vérifier la conformité des contrôles belges par rapport à sa législation, et ensuite donner son accord. En cas d’accord, la section import-export (DG du contrôle) prend la suite des opérations et prévient l’opérateur qu’il sera contrôlé par le contrôleur vétérinaire de l’UPC concernée44. La Direction des Relations internationales ne conserve dès lors que le modèle du certificat. Chaque exportation nécessite un nouveau certificat, et par conséquent, une demande d’autorisation auprès du pays qui va importer de la viande belge. Ce système peut paraître administrativement lourd, mais il permet de diminuer considérablement le nombre de fraudes. Chaque opérateur belge qui veut importer ou exporter un produit, doit obtenir un numéro d’agrément auprès de la Direction générale du Contrôle. Pour obtenir son propre numéro d’agrément, l’opérateur sera soumis à un contrôle sévère. Les nombreux certificats sont d’autre part envoyés par valise diplomatique dans les pays concernés. Il arrive aussi de faire appel à des sociétés de transport de courrier pour l’envoi des certificats. La section entretient des liens importants avec les ambassades belges à l’étranger. Les réunions avec les ambassadeurs ne font pas l’objet d’un procès-verbal, officiellement pour des raisons de confidentialité. Inversement, les ambassadeurs des pays qui ont des liens économiques avec la Belgique se rendent souvent à l’AFSCA, où ils sont tenus au courant des exigences de l’AFSCA ou des réglementations douanières. Si un opérateur belge veut exporter de la viande en Chine, il doit attendre qu’un Chinois fasse lui-même la demande. La Direction travaille en étroite collaboration avec le SPF des Affaires étrangères. Les activités de la Direction peuvent avoir d’importantes répercussions économiques. Elle reçoit chaque année plusieurs délégations étrangères qui veulent savoir comment la qualité des denrées alimentaires belges est surveillée. L’AFSCA est donc souvent impliquée dans des questions ayant trait à la préservation des marchés d’exportations belges et des accords économiques bilatéraux. Pour preuve cet exemple tiré du rapport annuel de l’AFSCA en 2006 : « lors de l’incident de la dioxine de janvier 2006 (…), les entraves au commerce international ont pu être évitées en grande partie grâce à la diffusion rapide

43 Flanders investment & trade, Bruxelles export, ou l’Agence wallonne à l’Exportation et aux Investissements étrangers. 44 Voir à ce sujet le chapitre sur la section Import-Export, p. 56

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d’informations adéquates via les postes diplomatiques du SPF des Affaires étrangères. Seule la République Populaire de Chine a décidé un embargo suite à l’incident »45. La qualité des contrôles de l’AFSCA a une influence directe sur le niveau des exportations belges. Ainsi, lorsque l’agence américaine pour la sécurité de la chaîne alimentaire (FSIS) permet à l’AFSCA de donner des agréments aux entreprises belges qui exportent de la viande aux USA, et inversement, décide de ne plus réaliser des rapports d’audits individuels pour chaque société exportatrice belge, le rapport annuel de l’AFSCA conclut que cette décision « renforce la position du secteur alimentaire belge pour l’exportation »46. Il faut préciser qu’au même moment, le FSIS a décidé de retirer cet avantage aux autorités françaises… La Direction participe également à des projets de coopération internationale. Elle collabore avec des pays en voie de développement à définir des normes d’hygiène alimentaire, afin d’éviter d’importer des produits qui pourraient être dangereux. Une deuxième forme de coopération a pour but d’aider ces pays à s’adapter aux exigences alimentaires d’autres pays.

c. La Direction Banques de données et Traçabilité

Cette direction née en novembre 2002, est active dans le développement conceptuel de systèmes de traçabilité et d’identification tout au long de la chaîne alimentaire notamment afin de renforcer l’efficacité des mesures en cas de rappel ou de retrait de produits alimentaires. Sa mission est de fournir des données fiables aux agents de l’AFSCA ou à des partenaires externes. En ce qui concerne la traçabilité des produits dans la chaîne alimentaire, ses agents veillent à ce que les données informatiques correspondent aux nouvelles réglementations en vigueur47. La Direction compte six personnes (quatre scientifiques, et deux assistants administratifs). Elle fait parfois appel à des firmes privées, notamment dans le cadre du développement de nouvelles applications informatiques. Les agents scientifiques de la Direction ont tous des responsabilités propres. Ils s’occupent entre autres d’implémenter au niveau national l’utilisation de banques de données développées par la Commission européenne. Dans le cadre des missions de l’Agence, ils étudient également les possibilités de communication système-à-système entre les banques de données de l’AFSCA et d’autres banques de données européennes. Ils organisent également des concertations avec des agents d’autres services publics notamment pour répondre à des requêtes spécifiques ou pour délivrer une instruction relative à l’utilisation de nouveaux programmes d’exploitation des banques de données. Ils assistent également les gens de terrain en ce qui concerne les questions relatives au fonctionnement des nouvelles applications informatiques. Une partie du personnel est également chargée d’analyser et d’interpréter le contenu des banques de données, d’effectuer au départ de ces banques de données des exercices de recherche répondant à des requêtes spécifiques ou encore de soumettre au service informatique des propositions d’adaptation d’exploitation de certaines banques de données dans le cadre de nouveaux programmes d’application (le programme BO par exemple) Le dispatching des données est une des compétences de la Direction. S’il est possible pour un contrôleur d’encoder des données et d’exploiter une banque de données spécifique, il n’aura



47 L’article 2 de l’arrêté royal du 14.11.2003 définit les produits ou substances contrôlées par l’AFSCA qui doivent faire l’objet d’une traçabilité : les engrais ou amendements du sol, les produits phytopharmaceutiques, le matériel de multiplication végétal ou animal, les produits végétaux primaires, les animaux dont les produits sont destinés à l’alimentation humaine, les produits chimiques, végétaux ou animaux destinés à l’alimentation animale ou humaine, le matériel qui entre directement en contact aves les produits destinés à l’alimentation humaine, les médicaments vétérinaires.

L’opérateur est responsable de la traçabilité de ses produits. L’article 11 de la même loi oblige l’opérateur à conserver au moins deux ans ses registres pour la traçabilité et l’autocontrôle (5 ans pour la production primaire). Les petites entreprises de moins de 5 personnes du secteur alimentaire doivent garder ces documents au minimum 6 mois.

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pas pour autant accès à toutes les banques de données de l’AFSCA. Dès lors, au cas où un service de l’AFSCA souhaite obtenir des données chiffrées ponctuelles ou générales, ce sera souvent à la Direction des Banques de données de fournir une réponse chiffrée (par voie électronique le plus souvent). Les demandes de données chiffrées peuvent également émaner d’autres institutions telles que des SPF (Finances…), des associations professionnelles ou encore des centres de recherche scientifique.

d. Les trois directions sectorielles de la Direction générale de la Politique de contrôle

La Direction générale Politique de contrôle est divisée en trois directions spécialisées en fonction des secteurs : Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux. Direction Transformation et Distribution des denrées alimentaires. Direction Protection des végétaux et Sécurité des produits végétaux.

Toutes les sections de la Direction générale de la Politique de contrôle travaillent ensemble pour fournir chaque année un programme national de contrôle destiné à la Direction générale du Contrôle. Il se base sur une évaluation du risque, dans le secteur végétal et ses satellites (fertilisants, pesticides, aliments pour animaux), le secteur animal et ses prolongements (aliments pour animaux), ainsi que le secteur de la fabrication et de la distribution des denrées alimentaires. Le programme annuel de contrôle prévoit le nombre et le type de contrôle à effectuer par les Unités provinciales de contrôle dans chaque secteur. Ce programme, réalisé en fonction des observations de l’année précédente, donne les lignes directrices des contrôles à effectuer en priorité pendant un an. Les résultats obtenus détermineront de nouvelles lignes directrices à apporter au prochain programme annuel. Ces programmes annuels de contrôle font l’objet de négociations avec les associations sectorielles. La difficulté est de déterminer les secteurs où les contrôles devront être effectués en priorité, et ceci au détriment des autres. La direction doit en effet tenir compte des frais occasionnés par les contrôles qui sont, rappelons-le, financés indirectement par les opérateurs. Les lignes directrices sont toutefois principalement déterminées par la législation européenne, qui précise ce qui doit être analysé, et dans quelle matrice. Ce programme annuel de contrôle48 doit être remis chaque année à la Commission européenne. Le premier programme de contrôle établi sur base d’une évaluation des risques couvrant l’ensemble de la chaîne alimentaire ne fut établi qu’en 2004. Les experts examinent et rédigent la réglementation et font entendre le point de vue belge auprès de l’Union européenne. Le rôle principal des trois directions est l’évaluation des risques occasionnés par une décision. Á cette fin elles demandent des avis au Comité scientifique de l’AFSCA. Les avis du Comité scientifique servent avant tout l’AFSCA. En effet, la direction de l’AFSCA fait très souvent l’objet de pressions de la part de groupes d’intérêts lorsqu’il s’agit de prendre des décisions. Le travail du Comité permanent est préparé au sein de multiples comités spécialisés en une matière (par exemple le Comité permanent de l’alimentation animale et OGM ou le Comité phytosanitaire permanent). L’AFSCA y est toujours représentée par un de ses experts. Des représentants du SPF Santé publique y participent également. Ces réunions sont toutefois très instructives pour les experts de l’AFSCA qui compte encore un personnel relativement jeune. Des discussions peuvent en effet porter sur des décisions prises il y a parfois vingt ans. Le Comité permanent européen de la Sécurité alimentaire et de la Santé animale est composé d’experts de chaque pays de l’Union. Il définit la législation européenne ou cherche à rendre

48 Il représente environ 500 pages chaque année.

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cohérentes les différentes législations en Europe. Il est toutefois obligatoire d’obtenir un vote à majorité qualifiée pour qu’une directive ou recommandation soit votée. Les décisions du Comité font souvent l’unanimité, grâce à un long travail de préparation des pays membres dans les groupes de travail49. La définition des normes de contrôles (nombre et type d’échantillons à prélever pour connaître l’étendue d’une maladie par exemple) fait partie du travail d’analyse de risque exigé à la Direction générale de la Politique de contrôle. Il faut toutefois préciser que l’aspect normatif et législatif est de la compétence exclusive du SPF Santé publique. En cas de problème, il peut demander aux experts de l’AFSCA de fournir une étude sur un sujet particulier. La Direction générale de la Politique de contrôle n’intervient que pour vérifier la bonne exécution de la législation sur le terrain, et le cas échéant, pour proposer une amélioration de la législation normative (des circulaires). De nombreuses réunions sont également organisées dans ce sens avec les secteurs professionnels. La Direction générale de la Politique de contrôle doit avant tout conseiller la Direction générale du Contrôle et le management de l’AFSCA. L’AFSCA fait régulièrement l’objet d’un audit de l’organe de contrôle européen OAV (Office alimentaire et vétérinaire). La DG Politique de contrôle se charge de l’organisation, l’ accueil et l’accompagnement de ces missions d’audit.

(1) La direction Santé des animaux et Sécurité des Produits animaux

Le secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux

La particularité de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux est d’être divisée en deux sections supplémentaires : Section Santé des animaux. Section Produits des animaux.

La Direction coordonne le travail de 17 personnes, dont 14 experts (ingénieurs agronomes et vétérinaires). Chaque section se compose d’un chef de section, de spécialistes (vétérinaires ou ingénieurs agronomes) et de personnel administratif. Le secrétariat de cette direction aide le directeur à coordonner l’action de ces sections. Son personnel provient majoritairement du service vétérinaire de l’ancien Ministère de l’Agriculture et des Classes moyennes, ainsi que de l’IEV. Le secrétariat assure l’administration de la Direction qui doit coordonner l’action des deux sections qui ont toutes leurs responsabilités propres. Cette coordination se traduit par un grand nombre de réunions tant au niveau interne, qu’externe. Les réunions internes concernent l’AFSCA en général (le Comité de direction), des réunions de coordination au niveau de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux ou des réunions avec chacune des deux sections de cette Direction. Les réunions externes se passent à la Commission européenne50, au SPF Santé publique (réunions bilatérales, groupes de travail), avec les organismes représentants les vétérinaires51 ou encore avec l’Organisation internationale des épizooties. D’autres réunions se rapportent à

49 Il est à noter que des pays européens qui ne sont pas membres de l’Union européenne (la Norvège ou la Suisse par exemple) peuvent participer aux discussions, mais ne votent pas. 50 À l’EFSA plus précisemment. 51 Meeting of the Chief veterinary Officers (CVO).

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des sujets plus spécifiques comme les maladies animales. La maladie EST doit faire tous les trois mois l’objet d’une réunion au niveau des directions générales de l’AFSCA et du SPF.

La Section Santé des animaux. Cette section de neuf personnes (dont sept experts vétérinaires) s’occupe des matières liées aux animaux vivants. Si le chef de section s’occupe de la coordination des recherches, des rapports entre secteurs, des contacts avec la Commission européenne, les experts ont tous leurs spécialités propres : Les maladies animales (comme les épizooties), les maladies animales pouvant se

transmettre à l’homme (les zoonoses), les maladies des aquacultures. Les matières relatives à l’identification et l’enregistrement des animaux, le transport

des animaux vivants. La surveillance épidémiologique, les soins de santé pour animaux, les résidus. L’insémination artificielle, la transplantation des embryons, l’EST52, et les produits

des animaux. La rage, les maladies des abeilles ou les maladies des animaux sauvages.

Section Produits des animaux

Cette section compte six personnes, dont cinq experts. Ses fonctions étaient attribuées auparavant à la DG 5 (Section Oeufs et Lait) du Ministère de l’Agriculture ainsi qu’à l’IEV. Les experts ont plusieurs attributions sectorielles : Les dangers microbiologiques. Les dangers chimiques. Les sous-produits animaux. Le poisson. Le gibier. La viande de volaille, les animaux lagomorphes (lapins). La viande d’ongulé domestique (chevaux, bovins, caprins, ovins, cervidés, etc.).

(2) La Direction Transformation et Distribution des denrées alimentaires

Cette direction élabore dans son domaine, le cadre législatif et assure la concertation et l’information des différents secteurs actifs dans la transformation et la distribution des denrées alimentaires. Elle contribue aussi activement au développement de l’autocontrôle. La direction a commencé ses activités en février 2002 et réunit six scientifiques (ingénieurs agronomes et vétérinaires) ainsi qu’un assistant administratif. Les experts ont tous leurs spécialités. Mais la liste des spécialités de chacun peut être diversifiée étant donné qu’il faut s’occuper d’un large secteur. Ces spécialités concernent : Soit des méthodes de contrôle (systèmes de qualité, étiquetage, autocontrôles et

procédures d’audit). Soit des produits (contaminants physiques, œufs, produits laitiers et pâtisseries

produits additifs, arômes, fruits et légumes transformés, épices, alimentation spécifique, allergènes, contaminants chimiques, poisson et viande, miel, produits stimulants, eaux et boissons, huiles, graisses et margarines).

Cette direction entretient de très nombreux contacts avec les associations représentants les différents secteurs de la distribution (FEVIA, FEDIS, Horeca, associations des bouchers et des boulangers).

52 ESB : encéphalite spongiforme transmissible.

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(3) La Direction Protection des végétaux et Sécurité de la production végétale

Les tâches principales de cette Direction consistent à fixer un cadre juridique à l’intérieur duquel les opérateurs actifs dans le secteur phytosanitaire, la production végétale, la fourniture de matières premières, de produits phytopharmaceutiques et dans le secteur des aliments pour animaux et des sous-produits animaux peuvent développer leurs activités en respectant la sécurité de la chaîne alimentaire, de la santé des végétaux, et des animaux. L’une des caractéristiques de la direction est en effet qu’elle est responsable non seulement des mesures relatives à la sécurité de la chaîne alimentaire (fruits, légumes, résidus), mais aussi de l’ensemble des aspects phytosanitaires, et en particulier de la lutte contre les organismes nuisibles aux végétaux et aux produits végétaux. Par extension, la direction veille à la qualité de l’alimentation destinée aux animaux. Elle définit les méthodes et les contrôles pour mesurer cette qualité. La direction organise la surveillance des activités de tous les producteurs et fournisseurs de nourriture pour animaux. Cela va du fourrage produit par l’agriculteur, jusqu’aux déchets des brasseries ou des conserveries. Les agents de la direction s’occupent également de l’alimentation des animaux domestiques comme les chiens et les chats. Cet aspect de son travail est tout de même plus secondaire. Ce secteur a en effet été dévolu à l’AFSCA lors de la régionalisation du Ministère de l’Agriculture. Au sein de la direction, sept experts surveillent la qualité des matières phytosanitaires, des pesticides à usage agricole, des résidus, des engrais, et depuis peu, des aliments pour animaux. La surveillance des pommes de terre constitue un travail important étant donné que ces denrées sont sujettes à de plus en plus de maladies.

Chaque bio-ingénieur s’occupe d’un domaine particulier: La coordination des aspects phytosanitaires (cultures ornementales, produits

portuaires, problèmes d’hygiène). Les produits phytopharmaceutiques (contrôle des normes, contrôle des résidus,

pulvérisateurs, contrôle des contaminants, guides concernant tous ces sujets, programme de contrôle annuel).

Les pommes de terre (phytosanitaires) et la qualité du bois (bois d’emballage), guides concernant ces sujets, arrêtés royaux, autocontrôle, programme de contrôle.

Les cultures agricoles (à l’exception des pommes de terre), les fruits et légumes (normes de commercialisation et phytosanitaires), les engrais (boues d’épuration incluses), ainsi que les guides pour tous ces sujets.

Les aliments pour animaux depuis le mois de mai 2007. Certaines compétences en relation avec les végétaux dépendent du SPF Santé publique. Le SPF décerne par exemple des numéros d’agrément aux pesticides répandus en Belgique. Le travail des experts implique de très nombreuses réunions. Voici à titre d’exemple une liste non exhaustive des différentes réunions d’un expert: Réunions au niveau européen : Comité phytosanitaire permanent, Comité permanent

de la chaîne alimentaire et santé animale (résidus), Groupe conseils résidus, Comité permanent de l’alimentation animale et des OGM.

Réunions avec des organisations internationales : CODEX (OMS), FAO. Réunions pour le programme de contrôle : réunions sur l’enregistrement, les banques

de données, les certificats, l’hygiène. Réunions avec l’extérieur de la direction : Contrôles d’importations, Douanes,

Service juridique, alter ego d’autres États membres, réunions contre les espèces

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invasives, secteur du bois (Febelhout), secteur des pommes de terre, Recherche scientifique.

Autres comités : Comité technique pour le contrôle obligatoire des pulvérisateurs, Comité directeur pour le contrôle obligatoire des pulvérisateurs.

4. LA DIRECTION GENERALE DU CONTROLE

a. La Direction de l’Administration centrale

Le directeur de l’administration centrale est hiérarchiquement subordonné au Directeur général de la DG du Contrôle. Il ne supervise que l’administration centrale de la Direction générale du Contrôle (basée à Bruxelles). Cinq sections sont sous ses ordres : La section Import-Export (RASSF-CONSUM). La section Production primaire (Secteurs animaux et Secteurs des plantes) La section Transformation. La section Distribution. La section des agréments

Les cinq sections qu’il dirige sont chargées d’élaborer les plans de contrôles, de délivrer les certificats, et de vérifier si les Unités provinciales de contrôle exécutent bien leurs missions. Il existe encore une autre direction au même niveau hiérarchique : l’Unité nationale d’Implémentation et de Coordination (UNIC). Cette unité est chargée de veiller au bon fonctionnement interne des Unités provinciales de contrôle. Les UPC dépendent hiérarchiquement de l’UNIC, et non pas du directeur de l’administration centrale. Le directeur de l’administration centrale participe à de nombreuses réunions53 afin d’améliorer et de coordonner les opérations de contrôles. Il conserve le double des plaintes des opérateurs, afin de vérifier que les anomalies révélées ont bien été résolues. La série des plaintes ne commence qu’en 2007, car le service qui s’en charge spécialement (section Médiation) n’a été créé qu’en 2007.

(1) La section des Agréments Tout intervenant de la chaîne alimentaire doit obligatoirement et préalablement être enregistré à l’AFSCA. La section s’occupe de la mise en place des procédures et du suivi de leur implémentation par les UPC, qui sont chargées de l’octroi des agréments, des autorisations et des enregistrements dans leur provinces. Les enregistrements n’exigent qu’une procédure administrative (la notification par l’opérateur). Ils sont valables pour tous les secteurs de la chaîne alimentaire. Les autorisations (environ 158000) nécessitent quant à elles un contrôle de type administratif. Un contrôle in situ est possible mais n’est pas obligatoire. Chaque cas est cependant lié à une législation spécifique. Les agréments impliquent quant à eux une enquête technique (un contrôle sur place) préalable avant toute mise en service. Ce sont des agréments conférés par l’AFSCA54 à certains types d’opérateurs dont les activités présentent un certain risque, d’où la nécessité d’un contrôle systématique. Les catégories d’opérateurs qui doivent obtenir un agrément pour exercer leurs

53 Les procès-verbaux sont rédigés par le secrétariat et mis à disposition sur l’Intranet. 54 Arrêté royal du 16.01.2006.

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activités, sont définies par la législation européenne et/ou belge. Il s’agit principalement d’opérateurs qui ont des implications dans les étapes fondamentales de la sécurité alimentaire et dans des domaines très divers (les abattoirs ou les ateliers de découpe par exemple). Les agréments et autorisations, sont valables pour une durée illimitée. Mais certaines activités ponctuelles nécessitent une demande à chaque fois. Par exemple, les organisateurs de foires agricoles, doivent à chaque reprise demander un agrément. Le personnel de la section appartenait essentiellement au Ministère de l’Agriculture (DG5), à l’IGDA qui délivrait des autorisations ou à l’IEV qui octroyait des agréments au secteur de la viande et du poisson. La section n’a commencé pratiquement ses activités que dans le courant de l’année 2002. La section a principalement un rôle de coordination et de contrôle en matière de procédure et de suivi du respect de ces procédures par les services opérationnels concernés. Le plan de personnel de la section a beaucoup évolué au fil du temps, et le cadre actuel n’est pas encore tout à fait fixé. La gestion des plaintes liées aux rétributions payées par les opérateurs fait partie des nouvelles tâches de cette section. Deux agents de niveaux A assurent la coordination, et six collaborateurs techniques et administratifs assurent le support administratif (niveaux B, C et D). L’octroi des agréments s’est fait jusqu’aujourd’hui au siège central de Bruxelles pour des raisons essentiellement pratiques. La banque de données qui reprend aujourd’hui les agréments, autorisations et enregistrements (BOOD), n’était pas encore développée de manière à pouvoir permettre l’encodage des agréments et autorisations, et il était préférable de laisser cette question importante à la tête de la Direction générale du Contrôle. Une décentralisation vers les UPC a depuis eu lieu.

(2) La section de l’Import-export et des Notifications La section s’occupe de l’exécution de la réglementation nationale et européenne pour le trafic commercial des denrées alimentaires en Belgique. La section précise d’une part les conditions d’exportation au pays exportateur (autorisations), et d’autre part, délivre des autorisations d’exportation (certificats) aux sociétés exportatrices belges. La section doit pour cela contrôler le respect par les opérateurs belges des conditions d’exportation exigées par les pays importateurs. La section a commencé ses activités dans le courant de l’année 2002. Ses compétences ne sont pas définies de manière particulière. La section, qui compte 18 personnes (huit vétérinaires, six ingénieurs agronomes) doit appliquer un grand nombre de lois et arrêtés belges, ainsi que les règlements, directives et décisions européennes. Les demandes d’exportation se font selon une procédure unique. L’opérateur envoie par e-mail une demande à la section qui devra vérifier la légalité de la demande par rapport aux exigences belges et étrangères. Une fois l’étude de faisabilité réalisée en collaboration avec la Direction des Relations internationales de la DG Politique de contrôle, la section demande à l’UPC concernée de vérifier si le produit destiné à l’exportation est conforme à ce qui a été décrit. Le contrôleur doit ensuite effectuer les contrôles nécessaires pour l’exportation et signer le certificat. Un certificat peut être octroyé par le contrôleur après avoir obtenu l’accord de la section import export (qui prévient le pays importateur). Le contrôleur dispose d’un code d’accès au site internet de l’AFSCA qui lui permet de télécharger et reproduire le certificat spécifique. Le certificat sera envoyé avec la marchandise, tandis qu’une copie sera

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conservée dans l’UPC55. La liste des certificats est consultable sur la base de données FOODNET. Les procédures à suivre pour l’exportation sont mises en ligne depuis 2006 sur le site internet de l’AFSCA. Les biens importés doivent toujours être déclarés par l’importateur aux services des douanes au moyen d’un simple document administratif (autorisations). Si le produit ne fait que transiter par la Belgique, il faudra tout de même obtenir un document appelé T1. Si les produits importés en Belgique font en théorie tous l’objet d’un contrôle dans le pays exportateur, les fraudes sont malgré-tout fréquentes. Dans le cas où une cargaison de piments arrivée au port d’Anvers révélerait que les piments ne sont pas consommables (du rouge soudan, une substance toxique a été rajoutée pour améliorer la couleur du piment étant donné que son prix dépend de l’intensité de sa couleur), la cargaison sera renvoyée dans le pays d’origine ou détruit. Souvent, lorsqu’il s’agit d’importations, les contrôles sont effectués aux PIF pour faire des contrôles. Certains pays ont très peu d’exigences envers les produits belges et européens. À l’inverse, certains pays sont très stricts et causent une surcharge de travail pour l’AFSCA. Il arrive souvent que des exportateurs belges abandonnent toute volonté d’exporter vers ces pays (leurs dossiers sont alors classés dans la série dite des affaires désespérées). L’AFSCA doit donc souvent accepter des contrôles très exagérés avant de donner des certificats à l’exportateur. Il arrive également qu’un exportateur voie ses livraisons bloquées aux portes d’un pays étranger. Il faut donc comprendre que les employés de la section travaillent au cas par cas. Chaque exportation ou importation, doit faire l’objet d’une étude. Ces études sont menées conjointement avec la Direction des Relations internationales (DG Politique de contrôle) étant donné que chaque certificat doit être envoyé en copie à cette dernière. Un plan de contrôle des opérateurs par les UPC est régulièrement réalisé par la section qui vérifie par ce moyen si le contrôleur respecte bien le travail qui lui a été demandé. Il est malgré tout difficile de respecter ces plans de contrôles, les importations n’arrivent pas forcément à temps en Belgique, et sont souvent liées aux saisons. La section est chargée de prévenir les autres pays européens dès qu’elle constate qu’un produit nocif a été importé ou exporté à partir de la Belgique. Elle peut être informée de cela soit par l’AFSCA56, soit par le système informatique du RASFF (Rapid alert safety for feed and food) organisé par la Commission européenne. Ce programme permet de prévenir directement toutes les autorités européennes pour la sécurité de la chaîne alimentaire de la présence en Europe d’un produit nocif. Si la denrée suspecte a été produite en Belgique, ce sera l’AFSCA qui préviendra les autres pays européens grâce au système RASFF. Dans le cas où un produit dangereux serait présent en Belgique, la section Import-export mène une enquête pour repérer les opérateurs qui pourraient avoir commercialisé le produit en cause. Dans ce cas, chaque Unité provinciale de contrôle reçoit une liste des établissements et des lots. L’Unité provinciale de contrôle ordonne aux opérateurs de les retirer de la vente, et organise des contrôles pour voir si la mesure a réellement été appliquée.

55 Chaque contrôleur (ou agent certificateur) d’une UPC doit garder un registre des certificats qu’il a octroyé, ainsi qu’une copie de ceux-ci (et des annexes) pendant 5 ans. 56 Un système équivalent au niveau belge existait à l’IGDA. Il était appelé le ”téléphone rouge”.

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(3) Les sections du Secteur Primaire, de la Transformation et de la Distribution

La Direction générale du Contrôle a divisé ses activités de contrôles selon trois secteurs élémentaires de la chaîne alimentaire: Le Secteur primaire: il reprend l’ensemble des services vétérinaires, mais également le

contrôle des végétaux. Le Secteur de la transformation: il s’occupe des produits laitiers, de l’alimentation

animale, de la transformation de la viande et du poisson, etc. Le Secteur de la distribution: il assure les contrôles dans les restaurants, les boucheries,

les marchés, les entrepôts, etc. La tâche principale des trois sections est d’épauler les Unités provinciales de contrôle. Elles leur donnent les instructions, et précisent le nombre de contrôle à effectuer dans chaque matrice ou type d’établissement. Les sections élaborent pour cela des checklists, des plans de contrôle, ainsi que des fiches techniques. Les fiches techniques spécifient le nombre et le genre d’échantillons à prélever pour chaque type de produit ou les différentes manières de contrôler, par exemple, les transports d’animaux ou les conditions d’hygiène sur les bateaux de pêche57. Ces fiches techniques sont standardisées quant à la structure, à la numérotation, et au niveau du contenu des rubriques (législation, suites à donner à des résultats de contrôle défavorables, …). Les checklists sont des documents type d’une dizaine de pages que le contrôleur doit remplir lors de ses visites de contrôles. Chaque secteur d’activité (boucheries, élevages, boulangers) a sa propre checklist. Le contrôleur pourra gagner du temps en contrôlant de manière systématique les conditions d’hygiènes ou la qualité des denrées alimentaires mises sur le marché. Ces cheklists ont été élaborées de manière à uniformiser les opérations de contrôle et éviter toute contestation de la part des opérateurs. Les sections permettent la consultation sur l‘intranet des plans de contrôle élaborés par l’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle (voir infra), ainsi que les informations nécessaires aux contrôles des proportions autorisées (des contaminants par exemple). Le plan de contrôle tient compte de trois types de contrôles : Les contrôles prévisibles et quantifiables (l’UPC reçoit alors un objectif à atteindre

chaque mois ou chaque semaine). Les contrôles non prévisibles mais quantifiables (planning sur une base annuelle). Les contrôles non prévisibles et non quantifiables (les contrôles à l’importation).

Le nombre et le type de contrôles à effectuer par les contrôleurs sont répartis de manière équitable entre les UPC en tenant compte du nombre de points de contrôle. Les contrôles peuvent être désormais quantifiés par UPC, ce qui permet d’obtenir une estimation des prestations fournies au cours des mois écoulés. Si les objectifs ne sont pas atteints, les chefs d’UPC sont rappelés à l’ordre aux réunions des chefs d’UPC (réunions MOC). L’outil informatique « ALFA » pour la mise en place de plans de contrôles intégrés permet désormais aux UPC de « filtrer » du plan de contrôle les contrôles qui leurs étaient dévolus. Les sections doivent également surveiller les opérations menées par les contrôleurs. Ce travail de contrôle se fait essentiellement au moyen des programmes informatiques FOODNET et BO (pour les données statistiques). En cas de besoin, les sections consultent également le programme LIMS pour le contrôle des données transmises par les laboratoires.

57 Tous ces documents sont conservés sur le disque “M” et sur l’intranet.

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Les trois sections doivent tenir compte de la réglementation CITES58 qui protège les espèces menacées d’extinction (plantes et animaux). Les contrôleurs doivent surveiller les importations. Le traitement des demandes de licences et de certificats dans le cadre de la législation CITES est effectué par le SPF Santé publique La section Production primaire Cette section compte deux sous-sections: la sous-section Secteur animal et la sous-section Secteur végétal. La section Production primaire sera toutefois complètement modifiée en 2008. Il ne sera plus fait de divisions entre les deux sous-sections; les tâches seront complètement redistribuées entre plusieurs cellules : Une cellule administrative. Une cellule Hygiène. Une cellule Résidus et contaminants. Une cellule santé animale. Une cellule santé végétale.

La sous-section Secteur végétal

Cette sous-section de huit personnes (quatre ingénieurs agronomes et quatre assistants administratifs) a été créée en 2003 à partir d’anciennes sections du Ministère de l’Agriculture. La sous-section supervise les contrôles de qualité biologique, des productions intégrées. Les ingénieurs doivent diriger les contrôles des pulvérisateurs, des engrais, des indicateurs biologiques, des résidus, de la contamination, des contrôles phytosanitaires. Le chef de la sous-section s’occupe des instructions aux agriculteurs, de la réglementation, des contacts avec les régions et les services de douanes, des rapports de contrôles, des avertissements, des autorisations d’exportation, des groupes de travaux des fonds59.

La sous-section Secteur animal Créée en 2003, la sous-section occupe douze personnes (huit niveaux A, quatre assistants administratifs). Ses prédécesseurs en droit étaient le Ministère de l’Agriculture et l’IEV. La sous-section doit organiser les contrôles dans les secteurs qui s’occupent du poisson, des abeilles, des bovins, de la faune sauvage, des chevaux, des porcs, de la volaille (poulets, canards, autruches), des rongeurs (lapins). Le travail concerne également les animaux domestiques (chiens, chats, oiseaux). Le contrôle du déroulement des opérations dans les abattoirs fait également partie des compétences de la section. La sous-section s’occupe d’une grande variété de tâches en rapport avec la microbiologie, les résidus et contaminants (pisciculture, laits et œufs), les abattoirs, du suivi des contaminants (dans les exploitations agricoles et dans les abattoirs), du contrôle des piscicultures et des minques, du contrôle de la fête du sacrifice, du contrôle des médicaments et de l’épidémiosurveillance dans les exploitations agricoles, du contrôle des transports d’animaux, du contrôle des emballages et de l’étiquetage (des œufs compris) ou encore du sperme et des embryons d’animaux. Les UPC sont chargées d’inspecter les quantités et le type de produits pharmaceutiques utilisés par les éleveurs.

58 CITES: Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvage menacées d’extinction. Traité international signé en 1973 afin de protéger les animaux et les plantes sauvages de la surexploitation. 59 Voir à ce sujet le chapitre sur la Direction Budget et Comptabilité, p. 43

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D’un point de vue plus administratif, la sous-section doit assurer l’enregistrement des exploitations, des agréments des produits laitiers, le suivi des programmes BELTRACE et SANITEL, ainsi que des notifications BELTRACE. Elle dirige également les recherches ADN. Il est à noter que les fiches de notification (déclarations obligatoires par les opérateurs des foyers de maladies animales) sont aujourd’hui inscrites dans le programme SANITEL. Les opérateurs réputés négligents sont contrôlés en priorité. Ainsi, les opérateurs à qui l’ont donne le statut H-R sont tous ceux qui ont présenté après analyses des excédants en matière de résidus et/ou d’hormones. Plus de 10 % de leur cheptel sera alors systématiquement analysé (au lieu d’un ou deux bovins par exemple). Les coûts des analyses devront être entièrement supportés par l’opérateur. Le contrôle de la qualité du lait, qui est en soi un produit animal est délégué à des organismes interprofessionnels, à savoir le Melkcontrolecentrum (Flandre) et le Comité du lait (Wallonie). Ces organismes agréés se trouvent sous le contrôle de la sous-section. La Direction générale des Laboratoires doit quant à elle surveiller les méthodes d’analyses du lait menées dans ces laboratoires, et plus ponctuellement, la qualité du lait en lui-même. Elle réunit pour cela deux fois par an un groupe de travail pour les produits laitiers. L’analyse du contrôle du lait par ces organisations est faite par le laboratoire AFSCA de Gembloux, en collaboration avec les régions. Les données globales sur la qualité du lait sont reprises chaque année dans le rapport annuel de l’AFSCA.

La section Transformation La section a été créée en 2002. Ses prédécesseurs en droit étaient toutes les entités qui ont donné naissance à l’AFSCA, à l’exception de l’ACSA. La section occupe quinze personnes, dont sept vétérinaires et bio-ingénieurs, spécialisés chacun dans un domaine: viande, lait et ovoproduits, alimentation animale, fabrication denrées et aliments, engrais et pesticides. Le travail le plus important de la section consiste à décerner des agréments d’exploitation. Chaque opérateur qui transforme un produit destiné à la consommation alimentaire est légalement obligé de demander une autorisation ou un agrément. Il faut tout d’abord examiner la faisabilité technique des installations, les compétences du demandeur, la nocivité potentielle du produit, et le cas échéant, demander aux contrôleurs des UPC de tout vérifier concrètement sur place. La section organise tous les mois des réunions qui rassemblent des membres mais également les responsables des sections Transformation des Unités provinciales de contrôle.

La section Distribution

Cette section de quatre personnes (deux vétérinaires et deux bio-ingénieurs), a été créée en 2003. Les agents de la section peuvent avoir plusieurs spécialités. Les matières sont scindées en deux groupes. Les matières horizontales regroupent les contaminants, la microbiologie, l’hygiène, les additifs, l’étiquetage, la radioactivité60, les procédures d’inspection, les RASFF, la notification obligatoire, les matériaux à risques spécifiques, les banques de données. Les matières verticales concernent les denrées alimentaires (la viande et le poisson, les produits frais, les œufs, les huiles et les graisses, les sucres, les grains et les farines, les eaux et les boissons, les épices, les matériaux en contacts, les compléments alimentaires.

60 Le contrôle de la contamination radioactive est une compétence partagée entre l’AFSCA et l’Agence fédérale du Contrôle nucléaire (AFVN). La base légale pour la surveillance de la contamination date de la catastrophe de Tchernobyl en 1986.

60

L’équipe participe également à différents groupes de pilotage: les groupes de programmations, les groupes hygiène, les groupes banques de données, les groupes autocontrôle.

b. L’Unité nationale d’enquête (UNE) L’Unité a pour mission d’éviter les fraudes dans la chaîne alimentaire de manière préventive et répressive. Ces fraudes concernent les fausses appellations, le commerce illégal de la viande, les fausses identifications et enregistrements, ainsi que l’utilisation des hormones, de médicaments illégaux ou de dopants. Créée en 2003, l’Unité n’a pas de réelle filiation avec d’anciens organismes du même genre. Il existait bien un tel service à l’IEV (avec une section Fraude et une section Hormones), mais ses activités étaient bien plus restreintes, et le personnel ne possédait pas les mêmes compétences. La section compte aujourd’hui quinze agents : neuf vétérinaires, deux bio-ingénieurs, un criminologue et du personnel administratif. Les activités répressives occupent la plus grande partie du travail. Il est nécessaire de faire la différence entre la fraude et les irrégularités. Il y a d’une part les vraies fraudes (dont le seul but est de gagner plus d’argent) et d’autres part les irrégularités (par exemple quand un opérateur ne déclare pas toutes ses activités). Le travail s’organise principalement à partir des plaintes (de l’AFSCA comme des opérateurs), d’informations essentielles en provenance des agents de l’AFSCA ainsi que des requêtes du Parquet. Certaines enquêtes peuvent durer des années. Une grande partie du travail se fait sur place, surtout quand il s’agit de saisir le fraudeur en flagrant délit. Par exemple, saisir un petit opérateur de la distribution qui transporte de la viande non déclarée provenant d’abattoirs illégaux, et qui pour rester discret, transporte la viande dans le coffre d’une voiture familiale. Le contrôle sera opéré par des opérateurs des Unités provinciales de contrôle et des agents de l’Unité. La collaboration avec la Police fédérale est d’autre part assez fréquente, notamment lors de contrôles routiers à destination des camions de transport. Seize lois de la compétence de l’AFSCA concernent l’Unité, mais l’Unité vise également les infractions du code pénal. La loi la plus importante au regard de l’Unité est la loi du 15 juillet 1985 relative à l’utilisation de substances à effet hormonal. L’unité est par exemple obligée de déclarer tout constat de fraude au Parquet. De même, les dossiers originaux sont transmis au parquet, et l’Unité ne garde que des copies des dossiers. L’Unité a divisé le travail en trois groupes de travaux : fraudes économiques, fraudes aux hormones et les fraudes alimentaires. Les agents de la section n’ont pas de vrais spécialités et sont polyvalents dans leur travail. Mais les compétences sont également partagées entre plusieurs organismes nationaux qui sont tous impliqués dans la poursuite des fraudes: le fisc, le SPF Sécurité sociale ainsi que le BIRB. L’Unité participe également à quatre groupes multidisciplinaires : La Cellule multidisciplinaire pour la Lutte contre la Fraude pour la Sécurité de la

chaîne alimentaire (CMS)61. La Cellule multidisciplinaire des Hormones (CMH)62. La Commission interdépartementale pour la Coordination de la Lutte contre la Fraude

dans les Secteurs économiques (CICF).

61 Cette cellule s’appelait jusqu’en 2004 la Cellule multidisciplinaire pour la Lutte contre la Fraude dans la Viande (CMLFV). 62 Cette cellule traite par exemple des cas où des contrôleurs ont été menacés dans l’exercice de leurs fonctions.

61

La Cellule interdépartementale de Coordination pour le Contrôle de la Sécurité alimentaire (CICSA)63.

À cela, il faut encore ajouter que les enquêtes sont parfois partagées avec des services similaires à l’étranger. Afin d’assurer une meilleure coordination au niveau national, l’Unité a pris en charge en 2006 des formations à l’école de police de Flandre occidentale dans le cadre d’une « collecte d’informations et contrôles en matière de criminalité liée aux hormones, au doping et criminalité apparentée ». En 2006, l’Unité a enregistré 332 saisies administratives. Une saisie administrative doit être considérée comme toute information entrante et donnant lieu à : L’ouverture d’un dossier de fraude (203 saisies). Une participation à un contrôle routier (16 saisies). Un échantillonnage suspect à l’exploitation agricole ou à l’abattoir. L’élaboration d’une action. Un transfert du dossier à un autre service, tant interne qu’externe. Un classement du dossier en vue d’une exploitation ultérieure.

Dans 60 % des cas, les informations reçues ont entraîné l’ouverture d’un dossier de fraude. En 2006, l’UNE a constaté 207 infractions qui ont donné lieu à 120 procès-verbaux et 13 avertissements. La plupart des infractions constatées par l’UNE relèvent des lois relatives à la médecine vétérinaire (23%), aux médicaments (12%), à l’expertise des viandes (12%), aux stupéfiants (11%), et aux denrées alimentaires (10 %). L’Unité ne s’occupe pas des amendes. Quand un dossier est terminé, il est transmis au service juridique qui calculera le montant de l’amende, ou alors, est transmis au Parquet dans le cadre d’infractions sur la loi des hormones (Moniteur belge 15.07.1985) et du code pénal.

c. L’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle Cette unité est responsable de la simplification de l’application sur le terrain des instructions de l’administration centrale, et de l’harmonisation de cette application entre les différentes UPC. L’unité suit l’application de ces instructions et peut proposer des corrections et des solutions. Créé en 2002, l’unité est formée d’une dizaine de personnes. Elle est dirigée par deux coordinateurs au rôle linguistique différent, selon qu’ils soient responsables du contrôle des UPC en Flandre ou en Wallonie. Ils sont par contre tous les deux responsables de la surveillance de l’Unité provinciale de contrôle de la Région de Bruxelles-Capitale. Ce dédoublement de directeurs est voulu pour assurer une même qualité des contrôles dans toute la Belgique, notamment en vérifiant si la législation est appliquée de manière uniforme en Belgique. Il n’existait pas de véritable équivalent avant l’AFSCA. À l’exception des dossiers ramenés par le personnel qui travaillait auparavant pour les prédécesseurs en droit64, il n’y a aucune archive de prédécesseurs. L’unité inspecte le travail de contrôleurs, organise des enquêtes plus globales (par exemple le « bien-être des volailles à l’abattage » ou encore l’amélioration des techniques d’identification des bovins). Les contrôles sont planifiés par la Direction générale du contrôle. Les inspecteurs préviennent les UPC de leur passage. Après l’inspection, ils rédigent une liste des modifications à apporter aux contrôles pratiqués dans les UPC. Ils rédigent ensuite un

63 Cette cellule s’appelait jusqu’en 2004 la Cellule interdépartementale des Résidus (CIR). 64 Le coordinateur des unités provinciales de contrôle en Flandre et à Bruxelles était Guy Temmerman, ancien inspecteur en chef-directeur à l’IEV et responsable de la coordination des activités de contrôle.

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rapport partiel pour chaque UPC, puis un rapport global. Un contrôle peut durer un jour ou même quelques mois. Les contrôleurs sont polyvalents. Ils doivent par ailleurs accompagner des délégations étrangères et européennes qui viennent inspecter l’AFSCA. L’unité s’occupe également de gérer les dossiers personnels des 833 vétérinaires chargés de missions65. Les activités de ceux-ci sont étroitement contrôlées étant donné que la majorité des contrôles menés dans les abattoirs, sont menés par ces vétérinaires extérieurs.

d. Les unités provinciales de contrôle Chaque province, y compris la Région bruxelloise, est pourvue d’une Unité provinciale de contrôle (UPC) sous l’autorité d’un chef d’unité. Les unités sont divisées en trois sections, selon les secteurs verticaux concernés : secteur primaire (fermes et abattoirs), secteur de la transformation (ateliers, meuneries, brasseries) et secteur de la distribution (magasins, Horeca, marchés). Chaque section d’une UPC est sous la responsabilité d’un chef de secteur. Certaines unités possèdent des Postes d’inspection frontaliers (PIF) qui sont leurs antennes dans les aéroports66 et dans les ports67. Les 35 personnes qui y travaillent doivent assurer des contrôles plus ciblés. De nombreuses UPC sont en cours de réorganisation et petit à petit centralisées dans un seul bâtiment par province. L’intégration administrative en 2002 de ces diverses entités dépositaires d’une identité et d’une histoire distincte a souvent donné lieu à une certaine inertie en matière de gestion d’archives. Les activités économiques propres à chaque province ont une répercussion sur les activités des UPC. Le contrôle du secteur primaire représente par exemple un important travail pour les UPC du Hainaut et de Flandre orientale étant donné que ce sont des provinces où le secteur vétérinaire reste important. L’Unité provinciale de contrôle de Bruxelles a la particularité de ne contrôler que les secteurs distribution et transformation. L’UPC du Brabant flamand doit dès lors intervenir en renfort dans la région de Bruxelles pour contrôler les marchés d’animaux ou les foires spécialisées. L’UPC de Bruxelles Capitale est la seule officiellement bilingue (quatre contrôleurs néerlandophones et dix francophones). Les contrôleurs représentent la grande majorité du personnel d’une UPC. Il s’agit principalement de diététiciens (les contrôleurs du secteur distribution), de vétérinaires et de bio-ingénieurs. Les contrôleurs des UPC sont secondés par des vétérinaires chargés de missions qui sont désignés par l’AFSCA pour surveiller la qualité des animaux et des produits animaux dans les établissements. Chaque contrôleur doit suivre le plan annuel de contrôle déterminé par la Direction générale du contrôle. Le type d’opérateur à contrôler, le nombre de contrôles à effectuer, ainsi que le nombre d’échantillons à prélever est déterminé pour chaque UPC. Le travail est ensuite partagé en plusieurs zones géographiques, chacune étant inspectée par certains contrôleurs. Les contrôleurs encodent les résultats de leurs inspections dans la base de données FOODNET. Ces résultats seront évalués tous les trois mois par la Direction générale du Contrôle en fonction du programme annuel. Le contrôleur n’est donc pas obligé de respecter un calendrier, mais en cas de retard avéré grâce à FOODNET, la Direction générale du Contrôle le rappellera à l’ordre. Le contrôleur doit tenir compte d’évènements particuliers, en raison des fêtes (nouvel an) ou des saisons (marchands de glaces en été).

65 Chiffres de 2006. In: Rapport d’activités de l’AFSCA, 2006, p. 23. 66 Zaventem, Ostende et Liège. 67 Anvers, Gand, Ostende et Zeebrugge.

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En règle générale, le contrôleur choisit lui-même l’opérateur qu’il contrôlera au cours de sa journée. Il choisit en fonction des plaintes, de son expérience personnelle ou du hasard. Par exemple, dans certaines UPC, où le classement est centralisé (un dossier par opérateur) les contrôleurs contrôleront plus facilement un opérateur dont le dossier est épais. L’UPC doit également donner une réponse aux plaintes rapportées par le Point de contact pour les consommateurs (Services de l’Administrateur délégué). L’opérateur dénoncé par la plainte est obligatoirement contrôlé. Le contrôleur vérifie l’état sanitaire d’un établissement d’après une checklist (cf. infra) dont il remettra une copie à l’opérateur. Le contrôleur prélèvera également des échantillons sur base d’un plan d’échantillonnage ou en cas de doute. Le contrôleur conservera l’original de la checklist, mais tous les autres documents qu’il remettra à l’opérateur, seront nécessairement des originaux. Les contrôleurs établissent deux types de documents : Les checklists, sont des documents types établis par la Direction générale du Contrôle et

disponibles sur le programme FOODNET. Ces listes prouvent que l’opérateur a bien rempli les conditions d’hygiène définies par l’AFSCA. Les checklists sont adaptés aux différents genres de contrôles (pour les élevages, pour la législation anti-tabac, etc.). Dans le cas contraire, le contrôleur revient voir l’opérateur à une date convenue d’avance, et vérifie la bonne exécution des modifications demandées. Dans le cas où une entreprise organiserait elle-même des autocontrôles, elle envoie ses checklists directement à l’UPC. Le cas échéant, le contrôleur prend quelques échantillons qu’il amène à l’Unité provinciale de contrôle. Une camionnette des laboratoires de l’AFSCA vient les chercher peu après.

Les certificats servent à prouver la qualité d’un produit destiné à l’exportation. La Direction des Relations internationales (Direction générale de la Politique de contrôle), rédige ces documents, qu’un contrôleur peut télécharger sur l’intranet de l’AFSCA. Après un contrôle, les certificats sont envoyés à la Direction générale du Contrôle, tandis qu’une copie est conservée à l’UPC.

Les enregistrements, les autorisations, et les agréments sont des autorisations officielles délivrées par le chef d’unité. Elles sont indispensables pour entreprendre des activités dans la chaîne alimentaire68 Le contrôleur constituera un dossier sur l’opérateur (si c’est la première fois qu’il le contrôle). En cas de faute grave, l’opérateur peut éviter une fermeture de son commerce en signant un papier d’audition, soit un document où il s’engage à réaliser des transformations. En cas de non-respect répété des consignes données par l’UPC, et après plusieurs avertissements, le retrait de l’agrément sera proposé au ministre. Quand un particulier veut ouvrir un commerce, il doit d’abord s’adresser à la Banque carrefour des Entreprises qui lui donnera un numéro d’entreprise (par opérateur). Si l’opérateur est une chaîne de supermarchés (par exemple), chacun de ses magasins recevra un numéro d’unité d’établissement, appelé généralement numéros NUE. Quand une UPC doit accorder un agrément69, le document est d’abord donné à titre temporaire, puis après d’autres contrôles, un nouveau document définitif est accordé à l’opérateur.

68 Voir le chapitre sur la section des Agréments à ce sujet, p. 55

69 Voir le chapitre sur la section des Agréments à ce sujet, p. 55

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Les notifications obligatoires sont une nouvelle obligation depuis le 1er mars 200470. Quand un opérateur se rend compte que son produit présente une anomalie, il est légalement obligé d’en informer l’AFSCA. Chaque notification reçoit un numéro qui permet de savoir dans quelle UPC la notification a été enregistrée, et à quelle date. Par exemple, NAM/07/221 signifie : UPC de Namur/2007/notification n°221. Une copie de la notification est ensuite envoyée à la Direction générale du Contrôle qui préviendra, s’il y a lieu, les autres UPC. Les notifications ne sont envoyées à l’administration centrale qu’au cas où le produit serait rentré dans la chaîne alimentaire. Les notifications font parties d’un ensemble de mesures plus contraignantes pour les opérateurs, appelées « autocontrôles ». L’opérateur devra par exemple enregistrer les quantités et les origines des produits qu’il a achetés ainsi que tout ce qu’il a revendu ou jeté. Les documents servant à l’enregistrement de ces données doivent être conservés par l’opérateur entre deux et cinq ans. L’opérateur devra présenter ces documents au contrôleur de l’AFSCA pour prouver qu’il respecte les mesures imposées par l’autocontrôle de son secteur.

5. LA DIRECTION GÉNÉRALE DES LABORATOIRES

a. Administration centrale de la Direction générale des Laboratoires

L’administration centrale de la Direction générale des Laboratoires n’a commencé à exercer ses fonctions qu’au mois de juin 2003. Elle compte 17 agents, même si un de ses responsables qualité travaille en réalité dans un des cinq laboratoires. De création relativement récente, la Direction générale des Laboratoires est encore sujette à de nombreuses restructurations. Les sections « Qualité et audit interne », ainsi que « Développements et nouvelles techniques » sont par ailleurs en cours de constitution. L’administration centrale est chargée de superviser les relations avec l’ensemble des laboratoires tiers et des laboratoires nationaux de références. Elle octroie dès lors les agréments aux laboratoires tiers71, définit les protocoles de collaboration avec les laboratoires nationaux de référence72, convient des délais et des prix des analyses, veille à ce que les résultats fournis soient précis et fiables et que les méthodes analytiques utilisées respectent les normes en vigueur. Une cellule d’audit contrôle les prestations des laboratoires nationaux de référence et une attention particulière est apportée au développement de nouvelles techniques. La Direction générale des Laboratoires a pour mission de surveiller l’activité des cinq laboratoires de l’AFSCA, mais également d’organiser le dispatching de certaines analyses spécifiques dans une cinquantaine de laboratoires indépendants. Plus concrètement, la Direction s’occupe de fournir le matériel aux laboratoires (contrats d’entretien et investissements73), des questions liées au personnel de l’administration centrale comme des laboratoires, d’assurer un planning annuel d’analyse des laboratoires de références, de l’organisation pratique des formations, etc.

70 Moniteur belge 13.02.2004. 71 Le statut de laboratoire agréé est accordé sur base de l’arrêté royal du 15.04.2005. 72 Les laboratoires du SPF Santé publique (ISP-LP et le CERVA) constituent l’appui scientifique de tout le réseau de laboratoires. Ils sont désignés au niveau national et international pour soutenir les laboratoires nationaux par des avis scientifiques et techniques. Ce sont des centres d’expertise responsables de la standardisation des méthodes d’analyse, du contrôle externe de la qualité, du développement des méthodes de diagnostic, du suivi au niveau international des changements qui se produisent. Ils assurent l’entraînement technique et coordonnent des études. Les laboratoires de la Région flamande (DGZ) et de la Région walonne (ARSIA) s’occupent principalement de la santé du cheptel de bétail (détection des maladies animales et autopsies). 73 Les contrats d’entretiens des machines des laboratoires occupent un important metrage étant donné qu’ils sont renouvelés à chaque augmentation des tarifs exigés.

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Chaque laboratoire de l’AFSCA compte un responsable qualité qui doit rendre compte à la Direction générale du niveau de qualité des analyses effectuées dans son laboratoire, mais également dans les laboratoires externes de sa région. Les cinq responsables qualité sont dirigés par un corporate quality manager. L’administration centrale doit mettre à jour une liste des laboratoires externes agréés qui réalisent des analyses spécifiques pour l’AFSCA. L’administration centrale conserve un dossier pour chacun de ceux-ci. Ils contiennent du courrier (en rapport avec la facturation des analyses, des lettres de protestation), les demandes d’agréments, les agréments (et les annexes), les rapports d’audits, les listes d’analyses hors accréditation, les statuts de chaque laboratoire, les types d’analyses effectués et enfin, la liste des prix exigés. Les analyses des laboratoires de l’AFSCA sont reconnues comme officielles grâce à une accréditation BELAC décernée par le SPF Économie. BELAC74 est membre de l’organisme européen EA (European Co-Operation for Accreditation) et a signé le Mutual recognition agreement of te European cooperation for accreditation. BELAC75 réalise des rapports d’audit sur les laboratoires externes et sur les laboratoires de l’AFSCA. Chaque statut d’accréditation fait l’objet d’une surveillance périodique et doit être renouvelé tous les cinq ans. Les laboratoires externes et indépendants de l’AFSCA reçoivent leur agrément de la Direction générale des Laboratoires pour certaines matières spécifiques. Les agréments des laboratoires sont valables trois ans. Ce n’était pas le cas avant 2005, puisque les agréments étaient valables indéfiniment. Les laboratoires extérieurs font l’objet d’une surveillance spéciale de la part de la Direction générale des Laboratoires. Ils sont regroupés selon trois spécialisations : les laboratoires de référence, les laboratoires de routine et les laboratoires pour la maladie EST. Les résultats des analyses EST sont encodés dans les laboratoires et vérifiés à la Direction générale pour effectuer les paiements. Au cas où un échantillon positif d’EST est découvert, les laboratoires doivent prévenir des responsables de l’AFSCA (numéro de garde). Dans le cadre des analyses, la Direction générale des Laboratoires entretient des contacts réguliers avec les associations régionales liées aux matières agricoles (DGZ76/ARSIA77). Ces organismes, financés partiellement par l’AFSCA et les opérateurs, sont chargés de lutter contre les maladies animales. Un service de la Direction générale s’occupe des facturations des analyses effectuées pour le compte des tiers. Un programme d’encodage des facturations (LIMS) est entièrement disponible à partir du premier trimestre 2008. Deux personnes de la Direction générale des laboratoires s’occupent spécialement du dispatching, c’est à dire de la collecte des échantillons et de la redistribution de ceux-ci en fonction des spécialités des laboratoires. Deux centres de dispatching ont été créés dans ce but en 2004 dans les laboratoires de Melle et de Gembloux. Un test ESB prélevé dans le Namurois peut par exemple être analysé à Anvers. Tout dépend de l’emploi du temps et des capacités des laboratoires concernés. Chaque laboratoire n’est donc pas rattaché à sa région. Il faut par ailleurs souligner qu’une même analyse peut donner des résultats différents d‘un laboratoire à l’autre. En cas de doute, une contre-expertise par un autre laboratoire est toujours possible. Le coût des analyses étant important, les services centraux organisent

74 BELAC: Bureau d’accréditation des laboratoires. 75 Fusion de deux anciennes structures: BELCERT (accréditation d’organismes qui certifient à leur tour des produits, des systèmes de qualité ou de personnes) et BELTEST (accréditation de laboratoires et d’organismes de contrôles). 76 Dieren gezondheidszorg Vlaanderen. 77 Association régionale de Santé et d’Identification animale.

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régulièrement des épreuves comparatives inter-laboratoires qui ont pour but de cerner les tests les plus efficaces et les moins chers. La situation financière des laboratoires est d’ailleurs évoquée annuellement dans un groupe de pilotage des laboratoires qui rassemble le directeur général ainsi que les chefs de laboratoires.

b. Les laboratoires de l’AFSCA

Les laboratoires de l’AFSCA comprennent la direction et son secrétariat, le service de facturation, l’inscription et la préparation des échantillons, les sections techniques, le service de qualité et le service d’entretien et d’achat. Les cinq laboratoires de l’AFSCA reçoivent des échantillons à analyser en fonction de leurs spécialités propres. Le laboratoire de Liège est par exemple spécialisé dans les contaminants ou dans les dépôts toxiques. Celui de Tervuren est spécialisé dans les mycotoxines et les vitamines. Le laboratoire de Gand organise quant à lui des tests pour les contaminants, les résidus et les hormones. Mais ces spécialités n’excluent pas de réaliser des analyses en d’autres domaines. Á titre d’exemple, un laboratoire de taille moyenne comme celui de Tervuren réalise 11000 analyses par an. Le temps nécessaire pour réaliser une analyse peut prendre un quart d’heure ou une journée. Les laboratoires de l’AFSCA réalisent, quand le temps disponible le permet, des analyses pour le compte de sociétés privées. Ces analyses apportent des rentrées financières non négligeables à l’AFSCA. Les laboratoires ont un effectif en personnel de plus de 160 personnes d’un niveau élevé. Le personnel administratif est minime, puisque l’essentiel du travail administratif est centralisé à Bruxelles. Les responsables qualité de chaque laboratoire doivent rendre des comptes à la Direction générale des Laboratoires sur la qualité des analyses effectuées dans leur laboratoire, mais également dans les laboratoires externes de leurs régions, en référence aux exigences des systèmes de qualité exigés par les organismes d’agréation, qui font l’objet de plusieurs réunions par an à la Direction générale des laboratoires. Ils doivent vérifier si les procédures sont conformes aux normes ISO, si les analyses suivent la procédure obligatoire de validation, etc. Les machines et instruments (thermomètres, balances) doivent par ailleurs être régulièrement contrôlées par le SPF Économie afin de recevoir un certificat autorisant leur utilisation. Les appareils, les instruments mais aussi les locaux font l’objet de mesures et de contrats d’entretien spécifiques78.

78 Elles reçoivent pour cela des instructions spécifiques quant aux différentes manières de nettoyer ces appareils.

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ORGANIGRAMMES

ORGANIGRAMME DU MINISTÈRE DES CLASSES MOYENNES ET DE L’AGRICULTURE (1995)

Le Ministère

1. Le cabinet du Ministre

2. Secrétariat et services généraux

a) Service Audit b) Service juridique c) Service Information et Bibliothèque

3. Administration de la Politique des PME (DG1)

a) Études et Informations b) Réglementation

4. Administration de la Politique agricole (DG2)

a) Inspection générale de la Politique agricole interne b) Inspection générale de la Politique internationale agricole et de la Pêche

maritime

5. Administration de la Gestion de la production agricole (DG3)

a) Cellule administrative b) Gestion de la production SIGEC c) Bureaux provinciaux (11)

6. Administration de la Qualité des matières premières et du Secteur végétal (DG4)

a) Inspection générale des Matières premières et des Produits transformés b) Inspection générale des Végétaux et des Produits végétaux

7. Administration de la Santé animale et de la Qualité des Produits animaux (DG5)

a) Inspection générale des Services vétérinaires b) Inspection générale de la Qualité des Produits animaux

8. Administration Recherche et Développement (DG6)

a) Inspection générale du Développement b) Établissements scientifiques

o Centre d’économie agricole o Jardin botanique national o Centre d’Étude et de Recherche vétérinaire et agrochimique o Centre de Recherche agronomique de Gand (CLO) o Centre de Recherche agronomique de Gembloux (CRA)

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9. Statut social des indépendants (DG7)

a. Inspection générale administrative technique et juridique b. Cellule actuariat c. Cellule des Conventions internationales d. Service de l’Inspection

Bureau d’Intervention et de Restitution belge (B.I.R.B.)

Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (INASTI)

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ORGANIGRAMME DU MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES DE LA SANTÉ PUBLIQUE ET DE L’ENVIRONNEMENT (1999)

Secrétariat général

1. Institut d’Expertise vétérinaire

2. Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie

3. Services généraux

a) Services généraux (matières horizontales):

o Ressources humaines o Affaires générales o Finances o Informatique

b) Services généraux (matières verticales) :

o Information et Études o Sécurité sociale o Soins de santé o Intégration sociale o Expertise médicale o Inspection sociale o Environnement o Victimes de la guerre

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ORGANIGRAMME DE L’INSTITUT D’EXPERTISE VÉTÉRINAIRE (1999)

Administration centrale

1. Bureau du Fonctionnaire dirigeant et de son Adjoint

2. Services généraux et services d’Inspection

a) Services généraux

o Conseiller général o Comptabilité o Service du personnel o Service juridique o Service d’Étude et de Documentation o Service informatique o Économat

b) Services d’inspection

o Cellule 1 (viande de boucherie) o Cellule 2 (produits de viande) o Cellule 3 (poisson) o Cellule 4 (formation) o Cellule 5 (technologie) o Cellule 6 (importations) o Cellule 7 (volailles) o Cellule 8 (résidus)

Services extérieurs

1. 13 cercles néerlandophones :

a. Brugge b. Eeklo c. Antwerpen d. Turnhout e. Mechelen f. Asse g. Hasselt h. Leuven i. Oudenaarde j. Ieper k. Kortrijk l. Oostende m. Dendermonde

2. 6 cercles francophones :

a) Mons b) Nivelles, c) Liège d) Namur

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e) Verviers f) Liège g) Libramont

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ORGANIGRAMME DE L’INSPECTION GÉNÉRALE DES DENRÉES ALIMENTAIRES (1996)

1. Administration centrale

1. Bureau du Conseiller général, coordination générale

2. Niveau des inspecteurs en chef-directeur

a) Coordination des Activités de contrôle b) Coordination de la Législation et Harmonisation niveau international

3. Niveau des inspecteurs principaux-chefs de service

a) Coordination de l’Hygiène b) Coordination Niveau international c) Coordination Vins-spiritueux et autres Produits de consommation

4. Niveau des inspecteurs principaux-chefs de service part-time

a) Coordination Cosmétiques b) Coordination Nutriments

5. Niveau des inspecteurs des denrées alimentaires

2. Services extérieurs

1. District 0 (Région de Bruxelles-capitale) 2. District 1 (Province du Brabant flamand, Province d’Anvers, Province

du Limbourg) 3. District 2 (Province du Brabant wallon, Province du Hainaut, Province de

Namur) 4. District 3 (Province de Flandre orientale et Province de Flandre

occidentale) 5. District 4 (Province de Liège et Province du Luxembourg)

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ORGANIGRAMME DE L’AFSCA PRÉVU PAR L’A.R. DU 16.05.2001

Les Services de l’Administrateur général

1. Le secrétariat de l’Administrateur délégué (staff) 2. Service de la Communication et Point de contact de l’AFSCA 3. Service de Prévention et de Protection au Travail 4. Service d’Audit interne 5. Le service de Prévention et de Gestion des crises 6. La Cellule de qualité 7. Secrétariat des Cellules indépendantes de l’Agence

La Direction générale des Services généraux

1. Département du service juridique 2. Département des Finances et du Budget, de l’Économat et du service ICT 3. Département des Ressources humaines, du Secrétariat et des Traductions, du

Secteur des archives et de la documentation

La Direction générale de la Politique de contrôle

1. Administration de la Direction 2. Secrétariat du Comité scientifique (indépendant de l’Agence) 3. Service des Relations internationales 4. Service des Banques de Données et de la Traçabilité 5. Département des Végétaux et de la Sécurité des Produits végétaux 6. Département de la Santé animale et de la Sécurité des Produits animaux 7. Département de la Transformation et de la Distribution des Denrées

alimentaires

La Direction générale du Contrôle

1. Administration de la direction 2. Département des Plantes, Engrais, et Pesticides 3. Département des Animaux, de la Santé des animaux et des Médicaments des

animaux 4. Département de la Fabrication et du Commerce des produits alimentaires 5. Unités provinciales de contrôle (en projet)

La Direction générale des Laboratoires

1. Administration centrale des Laboratoires 2. Laboratoires de l’AFSCA (en projet)

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ORGANIGRAMME ACTUEL DE L’AFSCA

Les services de l’Administrateur général

1. Staff de l’Administrateur délégué 2. Management du changement 3. Le Comité de direction, le Comité consultatif, le Comité de concertation de

base et leur secrétariat 4. Service de la Communication 5. Service de Prévention et de Gestion des crises 6. Service de Prévention et de Protection au travail 7. Service interne d’Audit et de Qualité

a) Service d’Audit interne b) Cellule de Qualité c) Cellule de Médiation

La Direction générale des Services généraux

1. Secrétariat de la Direction générale des Services généraux 2. Direction du Budget et de la Comptabilité 3. Section du Financement 4. Service juridique 5. Direction ICT

a) Service administratif b) Service des Infrastructures c) Services des Applications d) Service des Projets

6. Service de la Logistique

a) Section des Approvisionnements et Achats b) Section de l’Intendance c) Section de l’Hébergement

7. Direction du Personnel et de l’Organisation

a) Service administratif (staff) de la Direction du Personnel et de

l’Organisation b) Service des Traductions c) Section pécuniaire d) Administration du Personnel e) Service des Ressources humaines

La Direction générale de la Politique de contrôle

1. Administration de la direction

a) Secrétariat de la Direction générale de la Politique de contrôle b) Secrétariat du Comité scientifique c) Direction des Relations internationales d) Direction des Banques de données et de la Traçabilité

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2. Directions « sectorielles » de la Direction générale de la Politique de contrôle

a) Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux

o Secrétariat de la Direction Santé des Animaux et Sécurité des Produits

animaux o Section Santé des animaux o Section Produits des animaux

b) Direction Transformation et Distribution des Denrées alimentaires c) Direction Protection des Végétaux et Sécurité de la Production végétale

La Direction générale du Contrôle

1. Direction générale (secrétariat) 2. Unité nationale d’enquête 3. Direction de l’Administration centrale

a) Secrétariat de l’Administration centrale b) Cellule des Agréments c) Cellule de l’Import-export et des Notifications d) Secteur Production primaire

o Sous-section Secteur végétal o Sous-section Secteur animal

e) Secteur Transformation f) Secteur Distribution

4. Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle

a) Direction-coordination Région francophone et germanophone

o Unité provinciale de contrôle de Namur o Unité provinciale de contrôle du Hainaut o Unité provinciale de contrôle du Brabant wallon o Unité provinciale de contrôle du Luxembourg o Unité provinciale de contrôle de Liège o Unité provinciale de contrôle de Bruxelles Capitale o Postes d’Inspection frontaliers

b) Direction-coordination Région néerlandophone

o Unité provinciale de contrôle de Flandre occidentale o Unité provinciale de contrôle de Flandre orientale o Unité provinciale de contrôle d’Anvers o Unité provinciale de contrôle du Limbourg o Unité provinciale de contrôle du Brabant flamand o Unité provinciale de contrôle de Bruxelles capitale o Postes d’inspection frontaliers

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La Direction générale des Laboratoires

1. La Direction de l’Administration centrale

a) Direction générale et Secrétariat de direction b) Direction des Laboratoires externes (stratégie et politique) c) Services centraux, Administration des laboratoires (facturations et sécurité) d) Qualité et Audit interne (Corporate Quality managers)

2. Les laboratoires de l’AFSCA

a) Laboratoire fédéral pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire de Gentbrugge b) Laboratoire fédéral pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire de Melle c) Laboratoire fédéral pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire de Tervuren d) Laboratoire fédéral pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire de Liège e) Laboratoire fédéral pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire de Gembloux

3. Les laboratoires externes (indépendants de l’AFSCA)

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PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES

PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L’ARCHIVISTIQUE Les archives Les archives sont les documents qui, quel que soit leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme, personne ou groupe de personne. Il s’agit donc de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. En revanche, les livres et les périodiques imprimés ne sont pas considérés comme des archives. Les séries d’archives Les archives se présentent en séries, c’est-à-dire en groupes de documents ou de dossiers qui sont réunis du fait qu’ils ont un élément commun, généralement de caractère formel, et qu’ils sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique, numérique ou alphanumérique. Par exemple : les dossiers de personnel, la correspondance reçue, les dossiers des opérateurs ou les registres de l’indicateur de la correspondance expédiée. Le producteur d’archives Tout organisme, toute personne ou tout groupe de personne qui, dans l’exercice de ses fonctions ou activités, constitue ou a constitué des archives.

LES ARCHIVES DE L’AFSCA: CONSTATATIONS GÉNÉRALES La politique d’archivage de l’AFSCA est très peu développée. À l’exception de la loi sur les archives de 1955 et la loi sur la publicité administrative de 1994, seuls deux textes juridiques donnent un cadre légal à l’archivage de l’AFSCA. Il s’agit de: L’article 5 de la loi du 4 février 2000. « La présente loi règle (…) la collecte, le

classement, la gestion, l’archivage, et la diffusion de toute information relative à sa mission. Le Roi détermine, par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, les règles relatives à l’organisation au fonctionnement et à l’accessibilité des bases de données qui peuvent être développées par l’Agence ou en collaboration avec celle-ci »79.

L’article 17 du Moniteur belge du 01.09.2003. « Les dossiers en cours de traitement suivent les compétences transférées. Après clôture de tout document administratif, ils seront versés auprès du service des archives de l’autorité compétente. Tout tri et élimination sera fait après avis favorable des administrations fédérales et régionales concernées. En fonction des besoins, les parties ont accès aux documents les intéressant »80.

79 Moniteur belge 04.02.2000. 80 Moniteur belge 01.09.2003.

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Il n’y a d’autre part aucun inventaire ni plan de classement dans toute l’Agence. Aucune personne n’est tenue responsable des archives, à quelques exceptions près. Cette situation n’est pas sans poser des problèmes. Ce fait est à mettre en rapport avec le caractère récent de l’Agence. Si l’AFSCA est créée officiellement en 2000, il faut préciser que la majeure partie des services n’ont commencé leurs activités que dans le courant de l’année 2002, voire 2003. Par ailleurs, de nouveaux services sont encore en train de se mettre en place ou font l’objet de restructurations. L’histoire des différents services de l’AFSCA est directement liée aux restructurations successives. Les premiers services de l’AFSCA qui ont été mis en place étaient les Services de l’Administrateur délégué. Une deuxième vague de restructuration a ensuite touché la Direction des Services généraux ainsi que les directions générales de la Politique de Contrôle et du Contrôle. Les services extérieurs comme les UPC ou les laboratoires ont donc été restructurés sur le tard, même si tous ces services provenant de prédécesseurs en droit existaient depuis longtemps en réalité. La création de l’AFSCA a d’autre part permis un rajeunissement très important de son personnel. Cette situation n’est pas sans conséquence pour les méthodes d’archivages. Il existe parfois un fossé entre une génération qui continue à imprimer ses documents, et d’autre part, une génération plus jeune qui préfère conserver tous ses documents sur support électronique. Les conséquences directes de cette différence de génération se traduisent par un grand nombre de doublons, à la fois sur support électronique et papier. D’autre part, il est assez fréquent de voir qu’un nouveau chef de service n’a jamais ouvert les archives de son prédécesseur. Il n’existe aucune continuité dans le classement entre prédécesseurs et successeurs. Un nouvel arrivant se retrouve donc la plupart du temps devant un ensemble de papiers qu’il lui est difficile d’intégrer dans son propre classement, d’autant plus que ces archives ont déjà été préalablement déposées dans des caisses de déménagement. Cela peut s’expliquer par le type de travail effectué par l’AFSCA. Le travail de contrôle est en effet un travail qui varie tous les jours et qui ne présente que peu de continuité dans le temps. Qu’en est-il alors des archives des très nombreux prédécesseurs en droit ? L’AFSCA est en effet le résultat de la fusion d’un grand nombre d’entités très variées en genre et en nombre81. Les archives du Ministère de l’Agriculture et de l’Inspection générale des denrées alimentaires ont été transférées aux SPF des Affaires économiques et de la Santé Publique. L’AFSCA conserve encore les archives de l’IEV et de l’ASBL ACSA. Le métrage de ces deux « fonds » éparpillés dans toute l’agence est toutefois minime. Il est intéressant de constater que les dossiers du personnel de la Direction P&O ou encore les dossiers des contrôles des opérateurs de la Direction générale Politique de contrôle sont les seules archives qui ont été transmises en bloc lors de la création de l’AFSCA. Chaque responsable est arrivé à l’AFSCA avec les archives de son bureau. Il n’y a donc pas eu de réflexion globale par rapport à l’archivage, y compris dans la destruction des documents. Certains agents rétorqueront à cela que le travail de l’Agence est principalement un travail de contrôle qui ne génère que des archives de type administratif. Ce n’est évidemment pas entièrement faux. Mais étant donné que le personnel de l’Agence considère uniquement ces documents comme des outils pour la gestion des contrôles, il est très rare que des archives aient été conservées dans un souci documentaire.

81 Voir l’introduction historique à cet égard p. 21

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En réalité, face au manque de directives sur la conservation des archives, la majorité des agents n’ont rien conservé des archives des prédécesseurs en droit, ou du moins, pas grand chose. Cette constatation doit être mise en relation avec le fait que les agents proviennent tous d’horizons professionnels très différents (ministères, parastataux, ASBL) et ont tous gardés des manières de travailler très différentes, notamment dans le classement de leurs documents. C’est ainsi que de nombreux documents de l’Institut d’expertise vétérinaire ont été éliminés. Il est toutefois vrai que l’IEV ne possédait qu’une administration centrale assez minime et que l’essentiel du travail se déroulait lors des contrôles dans les abattoirs. Une grande partie des archives de l’IEV pourrait dès lors se trouver incorporée dans les dossiers des opérateurs des unités provinciales de contrôle. Il faut toutefois noter que quelques agents de l’administration centrale à Bruxelles ont décidé de conserver des documents de l’IEV pour la simple raison qu’ils les considéraient comme intéressants. Quant aux archives de l’ASBL ACSA, à l’exception de quelques documents comme des rapports annuels, l’essentiel de ces archives consiste dans des documents de type comptable. Il est toutefois à noter que le personnel de cette petite ASBL était principalement constitué d’informaticiens s’occupant de banques de données. Au niveau de l’administration centrale à Bruxelles, il faut malheureusement constater que la seule direction générale qui conserve encore relativement bien ses documents est la Direction générale du Contrôle, soit le bras administratif de l’AFSCA. C’est par contre loin d’être le cas à la Direction générale de la Politique de contrôle qui devrait normalement détenir les documents les plus intéressant pour l’histoire de l’AFSCA. L’étendue des archives des prédécesseurs dépend en réalité de l’ancienneté et de la volonté personnelle de chacun de ses experts. De nombreux experts provenant de l’Institut d’expertise vétérinaire ou du Ministère de l’Agriculture ont eut la possibilité de reprendre leurs dossiers avec eux lors de la création de l’AFSCA. Malheureusement, beaucoup de ceux-ci ont préféré éliminer leurs anciens documents lors des déménagements (entre 2002 et 2003). Tandis que d’autres les ont progressivement éliminés. La qualité du classement des archives de la Direction générale des Services généraux est par nécessité bien meilleure. Le métrage d’archives y est important et chaque service propose un plan de classement individualisé (le service juridique par exemple) ou en voie de centralisation (comme la Direction P&O). La réorganisation du classement des archives se limite toutefois à une centralisation au sein du service même. L’exemple du classement des contrats est assez révélateur à cet égard. Les contrats qui lient l’AFSCA avec les régions, les universités ou des centres de recherches sont très nombreux. Tous ceux-ci sont éparpillés à travers les services et il est souvent difficile de les retrouver ou d’avoir un aperçu global du nombre de ceux-ci. Cette question est importante pour le service Comptabilité qui doit pouvoir connaître les contraintes financières des contrats. Les plus anciens services de l’AFSCA sont les Services de l’Administrateur délégué (ainsi que le Comité scientifique et le Comité de consultation). Ces services ont heureusement adopté un classement cohérent conservent de nombreux documents sur la création de l’AFSCA. Malgré tout, si les archives sont bien tenues, la qualité de l’archivage dépend d’un bureau à l’autre. Il est par exemple frappant de s’apercevoir que le service Communication ne conserve quasi pas d’archives sur ses activités, mais archive par contre toutes les plaintes concernant les opérateurs ou l’AFSCA. La Direction générale des Laboratoires est la seule direction où il existe une véritable politique d’archivage. Le système d’accréditation pour laboratoire BELAC oblige en effet les laboratoires a désigner des responsables pour la gestion de ses documents, il définit des délais de conservation pour tous les types de documents pouvant exister dans un laboratoire (y

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compris les dossiers du personnel). Il est d’ailleurs prévu que les audits de BELAC surveillent de près la qualité de l’archivage dans les laboratoires. Ce système a l’avantage de permettre un classement similaire ainsi qu’un tri organisé des archives dans tous les laboratoires. L’absence de directives ou de plan de classement constitue la principale pierre d’achoppement pour les archives de l’AFSCA. La question ne s’est pas encore véritablement posé étant donné que le métrage total n’est pas encore très important (2520 mètres pour toute l’AFSCA). Par contre, si beaucoup de sections ne comptent que relativement peu de personnel, chaque agent d’une même section peut avoir une spécialité très complexe et produire des papiers de nature très différente par rapport à son collègue. Au sein d’une même section, un expert peut classer ses archives de manière impeccable (avec inventaire, numéros d’identification des documents, etc.), tandis que l’expert voisin vous dira sans complexe qu’il préfère tout éliminer. Cette situation peut embarrasser le personnel administratif qui se trouve confronté à des supérieurs qui ne conservent et ne classent rien. Le système de classement décimal des documents du Ministère de l’Agriculture a été abandonné au profit d’un classement arbitraire, propre à chaque membre du personnel. Le problème est que chaque agent étant le plus souvent responsable en sa matière, il est difficile aujourd’hui de retrouver un classement similaire d’un bureau à l’autre. Dans la même idée, il est parfois difficile de donner un nom à une série d’archives. Chaque personne possède en effet « ses dossiers » et leur donne un nom différent alors qu’il peut s’agir des mêmes documents que dans le bureau voisin. Il est très rare que les documents soient classés par ordre chronologique. Le mode de classement le plus fréquent est de type alphabétique ou thématique. Les dossiers sont regroupés par thèmes, et par conséquent, des dossiers peuvent contenir des documents de toutes origines et de toutes périodes. Chaque personne classe ses dossiers comme elle l’entend. On va retrouver par conséquent dans une même série, des dossiers de type financier, des procès-verbaux, des dossiers du personnel, des dossiers sur des contrôles etc. Il est dès lors très difficile d’établir un plan de classement. Les dossiers sont souvent cumulatifs, c’est à dire que le personnel y ajoute les documents au fur et à mesure des contrôles et des poursuites. Cela peut présenter des difficultés lors des premières sélections. Le cas du service juridique est assez frappant à cet égard. Le délai d’utilité administrative varie d’un dossier à l’autre. Il peut être très court pour les dossiers des contrôles classés sans suite ou faire l’objet de prescriptions légales dans le cadre de procédures judiciaires. Cette constatation est également valable dans les onze unités provinciales de contrôle ou le personnel fait face à de grandes quantités d’archives. Les UPC ont en effet récupéré tous les dossiers de contrôles des différents prédécesseurs en droits. Certaines UPC se retrouvent parfois avec de très importantes masses d’archives. Mais cette situation est essentiellement imputable aux méthodes de classement. Si toutes les unités provinciales de contrôle possèdent théoriquement un classement homogène étant donné qu’elles produisent les mêmes types de documents, les méthodes de classements varient d’une UPC à l’autre, pour ne pas dire d’un bureau à l’autre. Chaque contrôleur possède en effet “ses” dossiers de contrôle. Le problème est qu’un agriculteur peut se faire contrôler plusieurs fois par an par différents contrôleurs de l’AFSCA, chacun venant pour contrôler une matière spécifique. Cette situation provoque par conséquent une situation assez chaotique. Les contrôleurs ont tout d’abord tendance à garder des dossiers dans leurs bureaux, voiture ou domicile. Outre un manque de coordination entre contrôleurs, les pertes de dossiers ne sont pas rares, et les doubles considérables. Le classement est parfois peu pratique. Certaines UPC classent leurs dossiers en fonction de la commune de l’opérateur. Chaque changement d’adresse nécessite donc un nouveau classement.

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Face à ces problèmes la DG Contrôle a mis sur pied un projet pilote dans les unités provinciales de Bruxelles et de Leuven pour centraliser et classer systématiquement tous les dossiers. Une personne désignée comme responsable du classement, est la seule habilitée à accéder aux dossiers classés. Quand un contrôleur a besoin d’un document, le responsable du classement lui transmet le dossier dans son intégralité, de manière à ne rien égarer. Un fantôme indiquant la date de l’emprunt et le nom de l’emprunteur remplace le dossier dans le classement. Ce nouveau classement a permis de diminuer pour plus de la moitié le volume des archives. L’autre avantage de ce type de classement est de pouvoir facilement réaliser un historique des contrôles effectués chez un opérateur. Chaque contrôleur possédait auparavant ses propres dossiers, et il était difficile de rassembler tous les documents existant sur un opérateur. Cette « anarchie » en matière d’archivage a provoqué quelques difficultés lorsqu’il s’agissait de trouver des délais de conservation similaires pour les différentes unités provinciales de contrôle. Toutes ces remarques sont à nuancer par la part de plus en plus grande prise par l’archivage électronique. L’augmentation annuelle du métrage82 d’archives sur papier devrait sensiblement diminuer avec la généralisation des bases de données. Les principaux bénéficiaires de cet archivage électronique sont sans doute la Direction générale du Contrôle et les UPC qui possèdent toutes les deux 1800 mètres d’archives sur support papier. Les documents électroniques sont d’une part classés sur le site web et l’Intranet, et d’autre part sur un disque commun appelé “M”. Le problème est que cet archivage n’est pas du tout organisé. Il est difficile de savoir ce que chaque section met à disposition sur le réseau informatique. Les serveurs accumulent des documents, sans qu’aucune sélection de ceux-ci ne soit opérée. Tous ces documents font l’objet de back up. Il arrive très rarement que des services de l’AFSCA archivent des documents sur CD-Rom, DVD ou microfiches. Ce fait est heureux puisque la durée de vie de certains de ces supports n’est pas encore avérée. Les documents électroniques font concurrence aux documents sur support papier, mais c’est souvent au dépend de l’archivage. Une série qui est mise à disposition sur intranet à partir de 2006, verra tous les documents entre 2002 et 2006 sur support papier éliminé. Cette constatation vaut également pour l’archivage de la correspondance. Certaines directions générales archivent la correspondance sortante des différentes sections et gardent un double de chaque lettre sur support papier. D’autres directions ne tiennent qu’un indicateur de la correspondance. Tous ces problèmes prennent d’ailleurs une importance accrue en raison du futur déménagement. Les réactions sont alors variées et évoluent en fonction de chaque bureau. Pour la première fois depuis la création de l’AFSCA, les agents sont chargés de se préoccuper du sort de leurs archives. Ils sont déjà prévenus que le futur bâtiment destiné à l’AFSCA sera plus petit et ne permettra pas de recueillir la totalité des archives. Les différents services s’activent donc à trier et à éliminer leurs documents. Les différents “propriétaires” d’une étagère ou d’une armoire sont identifiés. Une première évaluation des archives a donc été opérée par les différentes sections. C’est l’occasion de se rendre compte que beaucoup de services possèdent des archives de personnes retraitées, d’anciennes ASBL, d’anciens services qui n’existent plus, etc.

82 Actuellement 230 mètres par an.

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LES ARCHIVES DE L’AFSCA: CONSTATATIONS PAR SERVICE

1. LES SERVICES DE L’ADMINISTRATEUR GÉNÉRAL

a. Le staff de l’Administrateur délégué

Le secrétariat83 classe tous les documents qui passent dans les mains de l’Administrateur délégué. Les documents, généralement des copies de documents de synthèse, sont transmis par les différentes directions générales de l’AFSCA et sont ensuite classés en une multitude de petits dossiers sans rapports entre eux. Il existe deux inventaires (appelés nomenclatures) qui reprennent par ordre alphabétique les dossiers des deux administrateurs délégués. Il est toutefois possible de regrouper tous ces dossiers selon quelques grands thèmes : Les maladies, les crises alimentaires. Les contacts entre l’AFSCA et le SPF Santé publique. Les relations avec les associations représentant les secteurs. Les documents qui ne concernent que l’Administrateur et son équipe (contrats de

leasing de sa voiture de fonction, listes des congés du staff, notes de frais). La correspondance est enregistrée avec un indicateur et conservée en double dans des classeurs. Tous les documents électroniques sont imprimés et archivés.

b. Le Comité de direction, le Comité consultatif, le Comité de concertation de base et leur secrétariat

Une note de service précise que les documents du Comité de consultation et du Comité de concertation de l’AFSCA doivent faire l’objet d’un archivage84. Fait assez rare à l’AFSCA, les trois plus importantes séries (dossiers des procès-verbaux du Comité de consultation, du Comité de direction et du Comité de Concertation de base) sont conservées à la fois sur support papier et sur support électronique. Les rapports définitifs de chaque comité de direction et de concertation sont disponibles sur l’intranet de l’AFSCA et sont confidentiels. Les documents en rapport avec les réunions du Comité de consultation (rapports, invitations, textes juridiques, etc.) sont quant à eux disponibles sur le site internet de l’AFSCA. Les documents du Comité de direction et du Comité de consultation, qui sont encore en cours de rédaction, sont mis à disposition sur E-communities. Ce dernier est un serveur qui permet à l’AFSCA de mettre en ligne des documents en cours d’élaboration, utiles aux différents SPF concernés, associations représentatives, etc. Un procès-verbal est rédigé et archivé pour chaque réunion. Tous les documents provenant des conseils et des commissions, qu’ils soient des minutes ou des documents officiels, sont classés chronologiquement depuis 2002 sur support électronique et sur support papier, selon un même plan. Les séries consacrées au Comité scientifique ou au Comité directeur sont divisées en douze sections: liste des présences, ordres du jour, règlement d’ordre intérieur, modifications des bases légales, correspondance, liste des membres, invitations, calendrier de l’année, rapports

83 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du staff de l’Administrateur délégué p. 114

84 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du secrétariat des organes consultatifs p. 118

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annuels, rapports en français et en néerlandais, documents distribués. Les documents y sont classés de manière chronologique. La série des dossiers du Comité de consultation comporte d’autres sections (fiches d’identification des représentants, documents sur les sujets d’actualités ou sur les groupes de travaux).

c. Le service Communication Le métrage des archives des plaintes augmente d’années en années85. Les plaintes et les questions sont en effet conservées en double, à la fois sur support papier et sur support électronique. Le service reçoit environ 1500 plaintes par an, ce qui représente un total de 7500 plaintes depuis 2002. Le nombre de plaintes reste plus ou moins constant chaque année, à l’exception de l’année 2007 avec l’instauration de la loi interdisant le tabac dans les restaurants. Les séries Questions et Plaintes sont systématiquement imprimées et classées par ordre d’arrivée. Chaque e-mail reçoit automatiquement un numéro déterminé par un programme indicateur. Les lettres sont scannées et reçoivent également un numéro. L’original est archivé, tandis qu’une copie est envoyée à l’UPC pour demander un contrôle ou une vérification. Lorsque le service reçoit une réponse de l’UPC par rapport à une plainte, la réponse est classée dans le dossier de la plainte en question, de même que la réponse écrite que recevra le plaignant. Les questions sont également systématiquement conservées (en double) dans une banque de donnée. Pour une question de place et de sécurité, le service a créé des banques de données où ne peuvent pas être archivé plus de 500 plaintes. Quinze banques de données ont été créées depuis 2002. Un inventaire des plaintes existe et est consultable sur le serveur « M ». Ces plaintes ne sont consultables que par les personnes autorisées de l’AFSCA. Il est à noter que le service Communication possède des documents audiovisuels (enregistrements d’émissions radios et TV, publicités de l’AFSCA). La revue de presse n’est pas conservée. Un résumé est par contre consultable sur le site internet de l’AFSCA à partir de 2005. On peut également y télécharger des publications auxquelles l’AFSCA a participé. Les documents comptables sont gardés en double par sécurité. Le service Communication doit en effet gérer un important budget annuel de 1,5 millions d’euros. Pour parer aux conférences de presse, le directeur du service rassemble une documentation (coupures de presse, copies de rapports, documents issus de power points) dans une petite série classée par ordre alphabétique appelée “dossiers d’informations scientifiques pour la presse”.

d. Le service de Prévention et de Gestion des Crises Le service produit peu de documents en période de crise, l’essentiel des communications se font alors par téléphone86. Les anciens scénarios des plans catastrophes sont conservés sur CD ROM et sur le serveur « M ». Il y en a une dizaine en tout. Les nouveaux sont imprimés et mis à disposition sur internet (les annexes sont sur intranet). Un scénario compte plusieurs phases : La gestion de la crise La phase de suspicion

85 Voir à ce sujet le tableau de tri du service Communication p. 119

86 Voir à ce sujet le tableau de tri du service de Prévention et de Gestion des Crises p. 121

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La confirmation Le stand still La délimitation des zones La vaccination Le renvoi éventuel des produits suspects Le nettoyage et la désinfection La certification

e. Le service d’Audit interne

Une charte de l’audit interne réglemente la question de l’archivage dans le service. Le chapitre intitulé classer le dossier dit que « la préannonce d’audit complété, la fiche d’audit, le rapport d’audit et le plan d’action sont archivés au secrétariat du Comité d’audit. Les documents de travail sont conservés par l’auditeur concernés pendant au moins un an après la réalisation du rapport d’audit définitif »87. Les rapports d’audits constituent l’essentiel des archives (sur support papier). Ceux-ci ne sont pas encore nombreux puisque le Service n’a véritablement commencé son travail que depuis le mois de septembre 2007. Les rapports reçoivent un numéro d’identification d’après un ordre chronologique, et contiennent une liste des points positifs et négatifs constatés, des documents prévenant les services qu’une procédure d’audit est en cours ainsi que des questionnaires. L’entièreté des documents liés au BPR Food@work est conservée par le service d’Audit. Ils sont archivés sur « e-communities» et sur six CD Rom. Trois services possèdent ces CD : le service d’audit, le secrétariat de l’Administrateur délégué et le SPF Santé publique.

i. La cellule de Médiation Les plaintes concernant un opérateur font toutes l’objet d’une réponse par la cellule de Médiation. Chaque dossier de plainte contient : la plainte (ou la question), un dossier explicatif rassemblé par le service accusé, une minute de la lettre de réponse envoyée au plaignant. Les plaintes par téléphone ne sont pas acceptées. Toute plainte ou question doit être actée par écrit (e-mail, lettres, fax) et imprimée. Les lettres et les fax sont ensuite scannés et conservés sur le serveur « M »88. Toutes les plaintes et questions sont enregistrées dans un indicateur qui reprend plusieurs informations de base : date d’inscription de la plainte (ou de la réponse), l’accusé de réception, la nature de la plainte, le régime linguistique du plaignant, le support de la plainte (fax ou e-mail), le nom de la personne ou du service qui a traité la plainte.

f. Le service interne de Prévention et de Protection au travail Le service détient 1300 fiches d’identification de santé du personnel89. Ces fiches décrivent les différents types et lieux de travail de chaque employé à travers le temps. Ces fiches proviennent de tous les prédécesseurs de l’AFSCA : Ministère de l’Agriculture, IEV, IGDA, ACSA. La loi du 4 août 1996 oblige le service à conserver les fiches d’identification de santé entre 5 et 10 ans selon les cas. Il existe encore des fiches de jugements qui sont des documents à portée générale et obligatoire, interdisant par exemple aux femmes enceintes de porter des

87 Voir à ce sujet le tableau de tri de la cellule d’audit interne p. 121

88 Voir à ce sujet le tableau de tri de la Direction ICT p. 141

89 Voir à ce sujet le tableau de tri du service interne de Prévention et de Protection au travail p. 121

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poids lourds. Les fiches de conseil sont par contre sans portée obligatoire et déconseillent, par exemple, de confier un travail à responsabilité aux gens dépressifs. Ces fiches doivent être légalement renouvelées chaque année. Les fiches (qui ne font pas plus de deux pages) sont classées de manière séparée des dossiers du personnel pour des raisons légales. L’entièreté des documents est imprimée. L’informatisation des données commence cependant à se mettre en place. Le personnel vacciné contre la grippe sera bientôt enregistré dans la base de données DEBOHRA90. Les fiches d’identification de santé prennent de plus en plus de place, puisque les maladies professionnelles reconnues sont de plus en plus nombreuses et les descriptions plus précises. Les « tableaux de bord » qui reprennent dans un tableau synthétique les risques encourus par le personnel d’une section, ne font pas l’objet d’obligations légales. Constituant une bonne synthèse, ils sont toutefois consultés régulièrement par les syndicats et le service de l’inspection au travail. Le harcèlement au travail nécessite des procédures particulières, car il est difficile de prouver le bien fondé d’une plainte pour harcèlement. Le principe veut que chaque unité provinciale de contrôle et chaque laboratoire de l’AFSCA désigne un témoin de confiance qui devra lors d’une plainte pour harcèlement, confirmer les faits. L’administration centrale à Bruxelles connaît quatre témoins de confiance. En cas de plainte pour harcèlement, un dossier est constitué suite à une enquête pour proposer des mesures ou des sanctions au Comité. La personne qui dépose une plainte, ainsi que la personne accusée n’auront accès qu’à une petite partie du dossier (les faits établis). Si les fiches sont librement consultables, ce n’est par contre pas le cas des dossiers liés au harcèlement. Le service est obligé depuis juin 2007 de constituer un registre des plaintes du personnel. Les plaintes peuvent être anonymes. Les informations budgétaires sur les indemnisations demandées par le personnel sont des copies de documents utiles pour vérifier si les demandes d’indemnisation sont conformes à ce qui a été constaté. Ces documents sont aujourd’hui centralisés à la Direction du Budget et de la Comptabilité.

2. LA DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES GÉNÉRAUX

a. Le secrétariat de la Direction générale des Services généraux

En matière d’archivage, il faut noter qu’autant l’ancien directeur général (Mr. Dirickx) classait et conservait ses documents sur support papier, autant son successeur (Madame Berthot) conserve ses documents sur support électronique uniquement. Les dossiers sont classés par thèmes91. Le staff ne possède pas d’archives de prédécesseurs, étant donné que le personnel du secrétariat n’a jamais travaillé pour les prédécesseurs en droit de l’AFSCA. Mr. Dirickx travaillait auparavant dans des cabinets ministériels. Contrairement aux secrétariats des autres directions générales, le secrétariat ne centralise plus la correspondance sortante depuis le départ de Monsieur Dirickx. Un indicateur de la correspondance est encore tenu à jour.

90 Voir p. 93

91 Voir à ce sujet le tableau de tri du secrétariat de la Direction générale des Services généraux p. 125

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b. La Direction du Budget et de la Comptabilité Une grande partie du travail est aujourd’hui informatisée92. Le travail administratif proprement dit prend de moins en moins d’importance, de même que la production de documents en papier. Cette diminution est visible au niveau du métrage d’archives papier. Même le grand livre n’est plus imprimé. Il se trouve sur un support informatique et n’est imprimé qu’à la demande éventuelle d’un inspecteur de la Cour des comptes ou d’un réviseur. Quant au budget officiel de l’AFSCA, il fait l’objet d’une description précise dans le Moniteur belge. Le service Comptabilité utilise différents programmes de calcul et d’enregistrement des données : PIA pour la comptabilité. CTX pour les rappels et les intérêts de retard. IMMO pour les biens immobiliers. ISABEL pour les paiements. FINFOOD pour la facturation des « fonds ».

Les données que l’on peut trouver dans des programmes informatiques ont parfois la même valeur légale que le document sur support papier. Il en est ainsi du programme informatique ISABEL, qui a la même valeur juridique que l’extrait de compte. Un scannage systématique des documents comptables et des factures est à l’étude. Le support informatique devra être défini. Cette solution permettra de centraliser les dossiers, d’unir les méthodes de classement, de faciliter les recherches, et enfin, de gagner de la place. Les informations seraient en outre mieux protégées. Le programme ISABEL permet d’encoder et de régler les paiements. Ils doivent toutefois d’abord être transmis électroniquement à la direction pour signature (électronique). Le programme informatique FINFOOD est utilisé comme programme de facturation. Les factures envoyées par l’AFSCA pour les « fonds » ne sont plus conservées sous format papier, mais sur CD Rom. Seules les nouvelles factures, suite à des contestations, sont conservées sous format papier. À titre d’information, l’AFSCA règle plus de 60.000 factures par an, dont 10.000 factures pour le secteur porcin et 40.000 pour le secteur bovin. La conservation des factures sur CD Rom est dès lors pratique en terme de gain de place. Pour preuve, sur les 160 mètres d’archives que possède la Direction, seuls 50 mètres de documents comptables concernent l’AFSCA depuis sa création. Mais cette remarque est à nuancer étant donné que les factures de l’IEV représentent un important métrage puisque ses employés conservaient plus de documents qu’il n’en fallait en réalité. D’autres part, certaines compétences de l’IEV n’appartiennent plus à l’AFSCA depuis trois ans, et la production globale de papier a inévitablement diminué. Il en va ainsi des « pièces justificatives introduites auprès de l’IEV pour les importations » qui étaient d’importantes preuves de paiements nécessaires au calcul de la TVA. Le métrage des factures des “fonds” devient de plus en plus important93. Ce phénomène est explicable par la récente adhésion de nouveaux secteurs comme celui des petits ruminants (chèvres, moutons) ou des pommes de terres. Il faut toutefois souligner que d’autres séries de factures pour les fonds n’existent plus. Il en va ainsi des factures du fonds des exportations et abattoirs (1994-2000). D’autre part, l’informatisation a sans doute diminué le métrage total, notamment pour les factures des chargés de mission. Cette dernière contient des factures

92 Voir à ce sujet le tableau de tri de la Direction du Budget et de la Comptabilité p. 127

93 Par exemple, les factures des “fonds” archivés de 1994 à 2001 représentent 22 mètres, tandis que les factures de l’AFSCA pour les années 2002-2007 réalisent 35 mètres.

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envoyées par les vétérinaires indépendants (chargés de missions) qui exécutent des expertises dans les abattoirs ou qui travaillent dans les postes d’inspection frontaliers sur instruction et sous le contrôle de l’AFSCA. Leurs factures ne sont plus conservées depuis 2006, mais dorénavant encodées par les vétérinaires dans le programme informatique ADMINLIGHT. La comptabilité de l’AFSCA est divisée en journaux. Chaque journal correspond à une comptabilité propre à chaque secteur de l’AFSCA (laboratoires, frais divers) ou secteur d’opérateurs (porcs, OGM, dioxines, etc.). Dans le même ordre d’idée, la série « factures d’achats » est divisée en une multitude de sous-séries correspondant à chaque journal: frais de laboratoires, bons de commandes, déclaration de créance de l’année en cours, etc. Les factures sont ensuite classées selon le numéro donné par le programme de paiement PIA94. La série des factures des « fonds » est classée en sous-séries pour chaque secteur concerné (porcs, volailles, petits ruminants, poissons, produits laitiers). Les dossiers sont classés alphabétiquement selon le nom des opérateurs. Ils contiennent de la correspondance (pour une contestation éventuelle), des notes de crédits, des lettres d’avis précisant si la contestation est motivée ou pas. Les laboratoires de l’AFSCA conservent des copies des factures envoyées à des tiers qui ont demandé des analyses ponctuelles au laboratoire. Les autres documents comptables liés à la gestion quotidienne des laboratoires ou des UPC, sont envoyés à la Direction du Budget et de la Comptabilité.

c. La Direction Financement Le nouveau programme PIA devra clarifier la situation financière d’un opérateur en ce qui concerne ses factures et ses paiements. Il doit remplacer un programme informatique spécifique pour les paiements (ISABEL), et un autre pour les factures (FINFOOD)95. FINFOOD est encore divisé en deux programmes distincts. BELTRACE reprend toutes les données concernant les rétributions des opérateurs, tandis qu’ADMINLIGHT reprend toutes les facturations des UPC et des vétérinaires. Les données sur les rétributions (BELTRACE et ADMINLIGHT) permettent d’avoir accès au programme informatique supérieur FINFOOD où l’on obtient les informations sur les factures. Le programme PIA, en construction, doit en réalité faire le lien entre les factures (FINFOOD) et le programme de paiement (ISABEL). Il est à noter que FINFOOD recueillait aussi bien les factures des rétributions que des contributions. Il est prévu à l’avenir de relier les données entre le programme PIA et BOOD, qui reprend les données générales sur les opérateurs (adresses, types d’activités, nombre de contrôles). Toutes les banques de données en voie de création (PIA) ou existantes (ISABEL, FINFOOD, BELTRACE, ADMINLIGHT) font et feront l’objet de back up par la direction ICT de l’AFSCA. Mais il faut bien différencier trois producteurs d’archives différents au sein même de la section (plaintes, rétribution, et contributions) qui ne possèdent pas tous des archives et surtout, qui ont tous un système de classement différent : Le bureau contribution ne possède pas d’archives de prédécesseurs, et compte tout

conserver sur un support informatique (FINFOOD).

94 Les factures sortantes sont conservées à la Direction Financement. 95 Voir à ce sujet le tableau de tri de la Direction Financement p. 129

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Le bureau rétribution possède beaucoup d’archives de la Direction Budget et Comptabilité. Le service a récupéré les documents qui doivent encore faire l’objet d’un traitement (principalement les « factures problématiques » des rétributions).

Le bureau des plaintes conserve principalement des documents sur support papier. Si ces trois bureaux ont tous des archives et des classements différents selon les époques concernées, il faut souligner que les problèmes créés par cette situation complexe ont été résolus par un nouveau classement unique des documents en fonction des numéros de TVA. Les contributions L’archivage des déclarations est centralisé et existe également sur support informatique. Les données liées à la facture sont conservées dans la base de données de l’outil de facturation FINFOOD. Chaque opérateur a un numéro d’identification (numéro d’entreprise, numéro d’unité d’établissement et adresses), nécessaire pour la traçabilité des factures et des paiements. Les déclarations, les factures ainsi que les retours postaux font l’objet d’une obligation légale de conservation de 10 ans. Les factures et les déclarations sont conservées (en copie) sur un CD Rom et dans le programme FINFOOD. Ces documents sont scannés par la société BELIRIS. Une version sur support papier est tout de même conservée. Les retours postaux et les plaintes envoyées par lettres, téléphone ou e-mails sont par contre conservés sur support papier uniquement. Les rétributions Les factures, et les autres documents liés (comme les rappels) sont conservés dans les UPC. Les données sont transmises à la section par le programme informatique de facturation ADMINLIGHT. Les rétributions sont traitées de manière mensuelle (contrairement aux contributions qui sont annuelles). L’important volume d’archives sur support papier, principalement les dossiers des plaintes, sert essentiellement au règlement du passif financier. Les factures et les extraits de compte ne sont plus conservés après 2005, car les données sont conservées dans le programme ISABEL. Le métrage ne devrait donc plus augmenter, suite à la mise en place des banques de données. Le classement des archives sur support papier se fait aujourd’hui en fonction des trois derniers chiffres du numéro TVA. Exemple : si les trois derniers chiffres TVA sont 312, cela signifie que la feuille de déclaration se trouvera dans l’armoire n° 3, et dans le classeur n° 12.

d. La Direction du Personnel et de l’Organisation La Direction P&O a hérité des archives de l’ACSA96. Ces archives ne sont pas très importantes en termes de métrage. Le statut d’ASBL de l’ACSA, rajouté au fait que son travail visait essentiellement la constitution de bases de données, fait en sorte que la majorité des archives de l’ACSA est constituée par des archives comptables. Il arrive qu’un des bureaux de la Direction P&O conserve des archives de prédécesseurs en droit par le simple fait qu’un employé estime utile de garder ces archives. C’est par exemple le cas du service pécuniaire qui garde des archives de l’IEV et des archives du Ministère de l’Agriculture. Ces archives ont un rapport avec les matières pécuniaires.

96 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de l’ACSA p. 139

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La majorité des archives sont des dossiers du personnel97. À cet égard, il est intéressant de constater que les dossiers du personnel sont les seules archives qui ont été transmises en bloc lors de la création de l’AFSCA. Le cas des dossiers du personnel de l’AFSCA illustre bien la difficulté que peut créer une restructuration au niveau de l’organisation administrative. Le principe veut qu’au cas où un nouvel employé de l’AFSCA provienne d’une autre institution, l’administration dite « prenante », l’AFSCA dans ce cas ci, recevra de l’administration « donnante » une copie du dossier de l’employé. Mais dans le cas de l’AFSCA, il faut souligner que les modalités de versement entre les prédécesseurs en droit et l’Agence ont été différentes d’un organisme à l’autre : Les dossiers du Ministère de l’Agriculture sont conservés au SPF Économie. Le

Ministère représentait 1700 agents, et 700 de ceux-ci sont passés à l’AFSCA. Les dossiers des pensionnés sont partis au SPF Économie, tandis que les autres membres du personnel ont tous reçus un DVD contenant des copies de leurs dossiers. Les originaux sont arrivés peu après la création de l’AFSCA.

Les dossiers de l’IEV (270 personnes) ont été transférés intégralement à l’AFSCA. Les dossiers de l’IGDA sont conservés en partie au SPF Santé publique. Les dossiers du

personnel de l’IGDA n’étaient pas centralisés et n’ont donc pas été transmis en bloc à l’AFSCA. Les dossiers du personnel de l’IGDA qui travaille aujourd’hui pour l’AFSCA ont été transférés progressivement par la suite.

Les dossiers de l’ACSA (conservés par l’AFSCA) sont très peu consistants. Ce fait est lié à la nature juridique de l’ACSA, qui en tant qu’ASBL, n’avait pas les mêmes obligations légales qu’un ministère pour la constitution des dossiers. Les dossiers étaient gérés par un secrétariat social et étaient largement informatisés.

Les dossiers du personnel de l’AFSCA sont tous classés dans un grand local appelé « Kardex ». Les dossiers du personnel sont divisés en trois sous-séries : Les dossiers du personnel en activité. Les gens qui ont pris leurs pensions après avoir travaillé à l’AFSCA. Les contractuels qui ne travaillent plus à l’AFSCA.

Les documents qui sont conservés dans le « Kardex » constituent le « sac à dos » (ou dossier minimum). Ce sont tous les documents qui ne doivent être consultés qu’occasionnellement (copie du diplôme, actes de naissance et de mariage, arrêtés de nominations, etc.). Les autres documents se rapportant aux formations, aux congés ou aux maladies, sont répartis dans les bureaux du service. Il existe donc encore un classement séparé pour : Les statutaires. Les contractuels. Les retraités. Les formations. Les décorations. Les recrutements Les absences et congés de maladies. Le service social. Les documents liés aux affaires pécuniaires (fiches de traitements, allocations

familiales). Chaque bureau ne conserve généralement qu’une seule série, classée alphabétiquement selon le nom des employés. Le bureau des formations a encore un classement différent selon le rôle linguistique des employés (francophones/néerlandophones) ou même selon le niveau hiérarchique de l’employé.

97 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la Direction Personnel & Organisation p. 130

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Une réorganisation des archives prendra bientôt cours. Le but est de rassembler tous les dossiers éparpillés en un seul endroit et de ne constituer qu’un seul dossier par personne. L’organisation interne d’un dossier du personnel devra toujours présenter le même classement :

DOSSIERS DU PERSONNEL Sous-dossier Document

a. Recrutement Extrait acte de naissance Certificat de bonne vie et mœurs Diplôme Cahier d’examen Appel aux candidats b. Carrière Arrêtés Promotion Promotion barémique Contrat Mandat Désignation (faisant fonction) Attestation d’état de services c. Évaluation Cercles de développement Blâmes, avertissements Signalement d. Congés et absences Pause-carrière Mi-temps Congé parental Autre e. Traitements, indemnités, allocations Fiche de traitement Allocations familiales Indemnités Mesures de compétences f. Divers Composition de ménage Certificat de mariage Prestation de serment Actes de naissance des enfants Les UPC ou laboratoires conservent une fiche d’identité pour chaque employé ainsi que les documents liés aux évaluations (appelés cercles de développement à l’AFSCA depuis 2004). Il existe deux bureaux différents pour les matières liées aux contractuels et aux statutaires. Les dossiers des contractuels qui ne travaillent plus à l’AFSCA sont directement rangés au classement central (« Kardex »). Les dossiers des contractuels actifs à l’AFSCA se trouvent par contre dans le bureau du personnel contractuel. Chaque dossier contient le curriculum vitae, le certificat de bonnes vies et mœurs, les contrats, la correspondance, les documents liés à la fixation du traitement. Le bureau du personnel statutaire conserve les documents qui peuvent être utiles en ce qui concerne les traitements : les arrêtés de promotion, une fiche des changements d’adresses et de comptes bancaires, la correspondance, les prestations réduites, le relevé des mutations. Les autres documents sont envoyés au classement central. Le classement des dossiers de sélection et de recrutement des contractuels et des statutaires est également séparé en raison des différentes procédures administratives en la matière. Le

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dossier d’un contractuel contiendra les procès-verbaux de la sélection du SELOR, la communication des résultats, la liste des candidats inscrits, etc. Le dossier du statutaire comportera quant à lui toutes ses demandes de recrutements, les demandes de constitution de la réserve, les documents d’admissions aux stages. Les rapports d’entretiens d’embauches, les descriptions de fonctions, les documents sur les évaluations, sont tous conservés. Les dossiers en rapport avec les maladies et les congés ont diminué de volume avec le temps, grâce à des simplifications administratives. Deux personnes s’occupent des absences du personnel: prestations réduites, interruption de carrière, congés sans soldes. Les dossiers liés aux petites absences sont classés à part et détruits après 5 ans. La série « congés », pour des délais plus importants (comme les interruptions de carrière), possède des pièces de reconnaissance officielle de maladies (arrêtés et documents officiels du MEDEX, éventuellement une carte de compte des absences dans un autre service). Les dossiers des accidents de travail (une cinquantaine par an) comportent plus de documents. Chaque dossier contient une déclaration officielle d’accident de travail, le suivi des dossiers traités par le MEDEX, les indemnités de travail, les notes du service juridique, la carte de comptabilité des absences, le document d’expertise médicale du MEDEX (décision finale), les factures des médecins et des hôpitaux (avec des documents du MEDEX et de l’INAMI). Une fois que toutes les formalités administratives sont remplies, les dossiers « accident de travail » sont classés au « Kardex ». Le bureau des affaires pécuniaires produit un grand nombre de documents particuliers relatifs aux traitements des agents, à l’enregistrement des promotions et des allocations, des primes de compétences, des fiches de traitement, etc. Il s’occupe également de la transmission des informations de ce type au SPF Finances. Les dossiers relatifs aux cumuls de fonctions (en dehors de l’AFSCA) ne sont plus de la compétence de la Direction P&O. Mais la Direction P&O conserve tous les dossiers. Cette matière dépend aujourd’hui du Comité de direction (et son secrétariat). Chaque demande de cumul est d’abord consultée par le service juridique qui vérifie la légalité de la demande. Elle doit ensuite être acceptée et signée par l’Administrateur délégué. Les cumuls sont dorénavant sévèrement réprouvés, et le nombre de dossiers a largement diminué. Sur huit mètres d’archives, six mètres proviennent du Ministère de l’Agriculture et deux mètres de l’AFSCA. La série « contingents kilométriques » concerne les demandes de remboursement des contrôleurs. Les demandes de remboursement sont contrôlées mensuellement grâce à un « tableau de distribution ». Chaque contrôleur ne peut pas dépasser un certain quota annuel. En cas de crise, les quotas sont augmentés. La Direction P&O est occupée à mettre en place un programme informatique de gestion des données de son personnel. Ce programme s’appellera DEBOHRA (Data Base Oracle Human Ressource) et rassemblera toutes les informations sur les statutaires et les contractuels. Instauré en janvier 2007, le programme reprend déjà les données de base comme le nom, le numéro de registre national ou le grade administratif. Bien qu’il s’agisse en premier lieu d’un système destiné aux collaborateurs de la Direction P&O (back-office), un composant sera clairement visible pour chaque agent de l’AFSCA: le module self service. Il permettra aux agents de consulter et modifier, via leur ordinateur, leurs données personnelles, de demander des congés et d’introduire un large éventail d’autres demandes. Un des objectifs est également d’y intégrer les données des cercles de développements et des formations98.

98 Rapport d’activité de l’AFSCA, 2006, p. 25

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Un scannage systématique des documents est également envisagé99. Il sera réalisé progressivement par des étudiants jobistes. Le support informatique devrait être la plate-forme E-communities. E-communities est une plate-forme de communication créée par le SPF P&O en 2002. Tout utilisateur doit obtenir une licence d’utilisation décernée par le SPF. Cette plate-forme sert avant tout à échanger des informations et des bases de données entre les différents services. On peut y placer des bases de données, ou encore des documents en cours d’élaboration utiles aux différents SPF concernés, associations représentatives, etc. 300 personnes de l’AFSCA sont autorisées à consulter E-communities. E-commuties aura une ampleur de plus ou moins 160 gigas. Cette solution permettra de centraliser les dossiers, d’unir les méthodes de classement, de faciliter les recherches, et enfin, de gagner de la place. Les documents sur support papier seront toutefois conservés. Le niveau d’accessibilité à cette nouvelle base de données fait l’objet de discussions au sein de l’AFSCA. Le Conseil scientifique sera par exemple autorisé à avoir accès à cette base de données, mais ce ne sera pas le cas des représentants des syndicats actifs au Comité de concertation de base. Les documents (pour l’essentiel des dossiers du personnel) ne sont consultables que par la Direction P&O de l’AFSCA. Des personnes extérieures peuvent y accéder, mais doivent être autorisées par la loi.

e. Le service juridique La série « avis » contient toutes sortes de documents100. Il s’agit en règle générale de décisions définitives sur une étude menée par le service, d’annexes en tous genres, ainsi que de la correspondance. Le travail de rédaction juridique est rassemblé dans une série appelée « Projet ». Ces dossiers constituent la synthèse du travail fourni par la section. Ces fiches contiennent toutes sortes de documents : procès-verbaux de réunions, correspondance, projets de réponses, notes, évolution du texte concerné, etc. Une grande partie des documents sont toutefois mis à disposition en version électronique sur le dique « M ». Le service doit également défendre l’AFSCA devant les tribunaux. Les contentieux peuvent être de deux types : administratifs devant le Conseil d’État ou judiciaires devant les cours et tribunaux. Ces dossiers sont classés dans la série dite des contentieux qui contient des copies de procès-verbaux, des copies de jugement, les frais d’honoraires des avocats, les dossiers des avocats, etc. Le service juridique doit conserver les procès-verbaux originaux délivrés par les contrôleurs à travers tout le pays. Chaque contrôleur rédige environ 1000 procès-verbaux par an. Une fois qu’un opérateur reçoit une amende, il doit choisir entre payer une somme définie à l’avance ou, en cas de contestation, porter l’affaire devant un tribunal. Dans ce cas de figure, le Service Juridique envoie une copie du procès-verbal au Parquet. L’utilisation d’hormones constitue une exception, en tel cas, l’affaire est directement envoyée devant les tribunaux. Les dossiers de toutes les séries reçoivent un numéro d’indicateur pour le classement. Les dossiers des contentieux et des procès-verbaux constituent toutefois une exception notable. Ils sont d’abord classés par dates et numéros d’entrées (par exemple PV 2006 n°456). Un dossier reçoit un numéro d’identification lorsque le dossier est ouvert. Ce numéro est attribué par le secrétariat de la section. Ces dossiers sont ensuite reclassés après trois ans. Le numéro n’est plus pris en compte, cette fois c’est le nom de l’opérateur qui devient le critère du classement (alphabétique). Cette modification dans le type de classement sert à déterminer rapidement si

99 Cette solution a fait l’objet d’une réunion avec le SPF P&O le 21.08.2007. Elle a été approuvée par la Commission de la Protection de la vie privée (14.08.2008). 100 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du service juridique p. 140

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un opérateur est récidiviste. Les procès-verbaux peuvent être de volumineux dossiers. Un procès verbal fait au minimum cinq pages. À cela il faut parfois ajouter des annexes, comme les analyses des laboratoires, des copies de textes juridiques, etc. Il existe encore une série documentaire où l’on retrouve classés par ordre alphabétique de la documentation sur des sujets particuliers, mais également des documents liés au fonctionnement interne du service(comme des notes de service).

f. La Direction ICT Le service administratif de la Direction ICT possède beaucoup d’archives, essentiellement des documents d’ordre comptable (factures, bons de commandes, contrats) en liaison avec les commandes de matériel informatique du Ministère de l’Agriculture et de l’ASBL ACSA101. Dans le cas de l’ASBL ACSA, outre les documents comptables, il faut également mentionner d’anciens « passeports bovins ». Ces « passeports » donnent des informations sur la race de chaque vache, la couleur de sa robe, sa date de naissance, le numéro de sa mère, le numéro des troupeaux de naissance et successifs, l’adresse et le nom du propriétaire, la date et la localité de l’abattoir, le nom du vétérinaire qui l’a inspecté ainsi que son numéro de marque auriculaire qui permet d’obtenir plus d’informations par le biais des bases de données. Ils sont conservés trois ans après la mort de l’animal et scannés ensuite. Les différents programmes et supports informatiques D’anciennes bases de données, inutilisées aujourd’hui, restent toutefois consultées à titre d’archives. Elles sont toujours disponibles aux agents de l’AFSCA, même s’il n’est plus possible d’en modifier les données. La technique dite des « standarts rapports » ne donne accès aux agents de l’AFSCA qu’à une « copie » de toutes ces bases de données : ANIMO (Animal Movement) : programme qui enregistrait les déplacements

d’animaux vivants en Europe, par des représentations cartographiées. Il est aujourd’hui remplacé par TRACES.

BELFYT : système informatisé (remplacé par FOODNET) qui concernait les productions végétales (fytos). Il contient un module pour les agréments, qui est encore consulté.

IG/IMP (Inspection Générale I Matière Première) : ancienne base de données du Ministère de l’Agriculture pour le contrôle des matières premières, aujourd’hui remplacé par LIMS.

INFANA: ancien système informatisé de l’IGDA pour les contrôles dans les secteurs de la distribution et de l’industrie de la transformation (à l’exclusion du secteur de la viande). Aujourd’hui remplacé par FOODNET, il est encore utilisé pour consulter des checklists.

INFOBUD : programme d’enregistrement comptable du Ministère de l’Agriculture. Il est toujours utilisé aujourd’hui par les régions et par la COCOF.

KRONOS : ancien système informatisé de l’IEV pour l’enregistrement comptable des contrôles dans les abattoirs, ateliers de découpe et entreprises de traitement des viandes.

PORTAL : ancien système informatique d’analyse des données aujourd’hui remplacé par ALFA.

Après une période transitoire pendant laquelle la direction a essayé de réutiliser et de compléter les différents programmes des prédécesseurs en droit, il a été décidé de mettre en place de nouveaux programmes. Ceux-ci sont accessibles aux agents de l’AFSCA depuis le premier trimestre 2007, mais ils sont encore en voie d’achèvement : ADMINLIGHT (voir à ce sujet le chapitre sur la section Financement).

101 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la Direction ICT p. 141

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ALFA depuis la mi-2007 (voir infra). BOOD est en place depuis fin 2006. BOOD est une base de données sur les

opérateurs (nom, nombre de contrôles, procès-verbaux, secteur d’activité, nombre d’employé, etc.). BOOD est également raccordé à la Banque-Carrefour des entreprises (BCE).

BELTRACE est une base de données des activités des abattoirs. Les résultats des inspections ante-mortem et post-mortem des abattages y sont encodés.

FOODNET est en place depuis fin 2006. Cette base de données permet à tous les inspecteurs et contrôleurs la préparation, l’exécution et la communicabilité des informations de manière uniforme. Il permet par exemple la délivrance automatique par un contrôleur de certificats et d’autorisations. La base de données permet le développement d’un e-dossier unique par entreprise, avec un accès codé pour les entreprises et pour l’AFSCA en ce qui concerne les informations nécessaires à l’autocontrôle. FOODNET est raccordé à la Banque-Carrefour des entreprises.

FINFOOD (voir à ce sujet le chapitre sur la section Financement, p. 49). ISABEL (voir à ce sujet le chapitre sur la section Financement, p. 49). PIA (voir à ce sujet le chapitre sur la section Financement, p. 49). SANINET : voir infra. SANITEL : voir infra. TRACES: programme informatique (Trade control and expert System) instauré par la

Commission européenne102 depuis 2004 qui garantit la traçabilité des déplacements des animaux et des produits des animaux. Par rapport à son prédécesseur (ANIMO), TRACES à l’avantage de permettre la certification électronique et de diminuer le travail administratif lors de l’établissement de certificats sanitaires. Il permet de consulter le système dans toutes les langues officielles de l’Union européenne et ce, aussi bien par les agents de l’AFSCA que par les entreprises.

Le chef de service de la section Développement est chargé de coordonner tous les projets de développement de programmes informatiques. Les programmes ont tous un chef de projet. L’élaboration de ces programmes exige de nombreuses réunions avec les différentes directions générales de l’AFSCA. Il est alors demandé au service ICT de rajouter telle ou telle fonction dans BOOD, FOODNET ou ALFA. Si les bases de données FOODNET et BOOD sont accessibles depuis 2006, il faut souligner qu’elles sont encore partiellement en construction. Alors qu’une grande partie du personnel du service Développement travaillait auparavant à la mise en place de ces banques de données, une partie de ce même personnel a été chargée de s’occuper d’ALFA. ALFA est un tout nouveau programme (fin 2007) qui doit à terme aider la Direction générale Politique de contrôle dans l’élaboration des programmes annuels de contrôles. Le but n’est pas de remplacer les spécialistes de l’AFSCA, mais de mieux les orienter et de les aider à tirer des conclusions fiables face à de très grandes banques de données. ALFA doit analyser les données disponibles dans FOODNET (les résultats des contrôles) et calculer des analyses de risques, donner des indications sur les secteurs à visiter en priorité, etc. ALFA ne sera toutefois pas fiable à 100% d’ici quelques temps, il faut tout d’abord faire en sorte que les bases de données comme FOODNET soient totalement mises à jour. Un tel programme existait depuis 2004 mais de manière moins développée: PORTAL. L’implémentation d’un programme informatisé de planification a en effet pris du temps. Les anciennes institutions n’avaient guère d’expérience en matière de planification. Les premiers agents de l’AFSCA ont perdu beaucoup de temps en rassemblant les informations obtenues à partir de six banques de données non-compatibles. De surcroît, il était également nécessaire de coordonner le travail de toutes les directions générales.

102 2004/292/EC.

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Certaines bases de données, à l’exemple de DEBOHRA (utile à la Direction P&O) ne sont toutefois pas gérées par le service ICT mais par une firme extérieure qui s’occupe des aspects techniques de la base de données. La base de données SANINET, réalisée en collaboration avec l’ARSIA, rassemble les données sur les vétérinaires travaillant dans le secteur de la sécurité de la chaîne alimentaire. Le classement s’y fait par exploitation (supervisée par les vétérinaires chargés de missions). Ce programme a été élaboré par la société EDS qui doit également veiller au bon fonctionnement du hardware. Le programme SANITEL est aujourd’hui sous la responsabilité de l’Unité nationale d’Implémentation et d’Enquête. C’est un système informatisé d’identification et d’enregistrement pour animaux de rente (troupeaux porcins, bovins, caprins, et ovins). Cette base de données donne des informations sur le nombre d’animaux, le sexe, la robe, la race, les coordonnés des responsables, le statut sanitaire de l’animal, les maladies éventuelles. La base de données pour la viande bovine a été officiellement validée par une décision de la Commission européenne le 19 mai 1999103. Tous ces animaux (à l’exception des porcs) possèdent d’ailleurs une marque auriculaire de reconnaissance. Chaque animal est en effet identifié de manière individuelle dans la base de données. Les porcs constituent une exception étant donné qu’ils y sont repris en groupes. Internet, intranet, les disques « M » et « H » La Direction ICT doit également s’occuper de l’intranet, entièrement été réorganisé en 2006. L’intranet a fait l’objet d’une structuration unique pour toute l’AFSCA. Ainsi, les sections de l’intranet où chaque direction générale met ses documents à disposition, sont structurées dans le même ordre (procès-verbaux, rapports, législation, fiches techniques, etc.). Cette façon d’agir a permis d’harmoniser les pratiques d’archivage et de consultation des documents. Auparavant, de nombreux documents étaient gardés en format Word sur le disque « M ». Ce support104 créé en 2005 présente le désavantage de ne rendre un document consultable que par les seuls agents de la direction générale où a été produit le document. Mais il est actuellement possible de mettre des documents sur l’intranet. Les pratiques ont été mieux structurées, et c’est dorénavant au Comité de direction de l’AFSCA de décider de la structure du disque « M » de chaque direction générale. L’essentiel des documents électroniques de l’AFSCA est donc archivé sur le disque « M » et sur l’intranet. Á côté du disque « M » existe également le disque « H » où chaque agent conserve ses propres documents. Ces disques font l’objet d’un back up. Le disque « P » sert à partager des documents au sein d’une même section. Le disque « V » sert au back up des e-mails, même si leur archivage ne fait l’objet d’aucune réglementation. Les agents peuvent aussi les conserver sur Exchange. Le disque « V » est organisé en fonction des directions générales, des sections et des personnes. Tout agent y a sa boîte pour déposer ses e-mails. Il n’y a aucune méthode de classement des e-mails sur « V », certains classent leurs e-mails par thèmes, d’autres par ordre chronologique. Les back up À l’origine, les premiers services ICT s’occupaient uniquement du bon fonctionnement des ordinateurs ainsi que des programmes liés à la comptabilité. Á la fin de 1998, le service ICT

103 1999/377/EC-19.05.1999. 104 Serveur WTCSRV\Data\office\PCCB.

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commence à diversifier ses tâches en raison d’une extension de l’utilisation des ordinateurs par les employés. Les premiers back up généralisés (sur tape) sont réalisés en 2001. Les premières vraies bases de données sont apparues il y a environ 10 ans au service Comptabilité (avec le programme INFOBUD backupé tous les jours). Le système pratiqué au Ministère de l’Agriculture était le full back-up chaque vendredi, ainsi qu’une remise à jour le mercredi qui suivait. Ces back-up étaient conservés un an maximum. L’IEV conservait également des back up (conservés par la section). Ce n’était pas le cas pour l’IGDA, qui avait relativement peu de bases de données, mais beaucoup de petites bases de données personnelles en Excel ou Access. La banque de données INFANA était backupée tous les jours par le SPF Santé Publique. Les back up ou plus largement l’archivage des documents électroniques, n’ont jamais fait l’objet d’une réglementation. Le service utilisateur ne sait pas ce qui est backupé, ni comment sont classés les documents. Actuellement, les back up sont gardés cinq semaines (à l’exception des banques de données et des e-mails) et sont ensuite détruits. Un full back up est réalisé chaque semaine pour les bases de données et les e-mails. Les banques de données sont backupés après une semaine (mais après dix jours pour SANITEL). Les back up des fichiers sur les disques « M », « V », « H » sont conservés aussi longtemps qu’il reste de la place disponible sur le serveur. Les e-mails sont backupés systématiquement depuis 2 ans. Les plus anciens e-mails conservés par le service datent de 1998. Seuls les e-mails rentrants sont conservés. Ils ne sont gardés que trois mois dans la boîte à e-mails de chaque agent. Le sort des e-mails doit encore faire l’objet de discussions internes. Garder un tape par mois backupé serait en effet une solution trop coûteuse. À l’exception des back up, l’archivage des données électroniques n’a pas été une priorité pour la Direction ICT. La question commence cependant à faire l’objet de discussions, et une politique d’archivage électronique sera sans doute mise en place dans le courant de 2010.

g. Le service de la Logistique

Les archives sont formées de dossiers relatifs aux tâches logistiques, ainsi que de relevés statistiques par exemple sur la consommation de carburant des véhicules105. Les archives contiennent des dossiers relatifs à chacun des hébergements occupés par l’AFSCA. Le service détient une copie des rapports d’expertises effectuées en 1999 à l’initiative de la Régie des Bâtiments sur la présence éventuelle d’amiante et sa dangerosité dans les bâtiments occupés à l’époque par le Ministère de l’Agriculture et des Classes moyennes. Ces dossiers devraient être restitués aux ayants droit actuels. La structure Korenet (société indépendante de l’AFSCA qui gère la cafétéria) dispose de ses propres archives, formée pour l’essentiel de pièces comptables.

105 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du service Logistique p. 147

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3. LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA POLITIQUE DE CONTRÔLE

a. Le secrétariat de la Direction générale

Le secrétariat gère les archives de deux directeurs généraux différents. Son ancien directeur général, Gil Houins, est actuellement Administrateur délégué de l’AFSCA. Les deux directeurs successifs ont imposé leurs propres méthodes de classement. Tandis que Gil Houins préférait un classement thématique et alphabétique de ses documents, son successeur Herman Diricks classe ses documents en fonction des différentes directions de la Politique de contrôle, et par ordre alphabétique ensuite. Le secrétariat tient un indicateur de la correspondance et des notes de service. Il conserve une copie de la poste sortante envoyée par les différents services de la Direction générale de la Politique de contrôle. Il archive également l’ensemble des fiches de synthèses produites par la DG Politique de contrôle et des protocoles conclus par l’AFSCA sur le serveur “M” et sur l’intranet. Le secrétariat rassemble les archives de la Cellule de validation des guides d’autocontrôle (guides, correspondance, documentation). Le secrétariat conserve une intéressante série sur les rapports d’audit envoyés par l’Office alimentaire et vétérinaire (OAV). Ce sont tous les rapports de missions effectués par l’OAV en Belgique pour une évaluation des contrôles menés par l’AFSCA (par exemple lorsqu’il s’agit de faire face à une crise de peste porcine). Les procès-verbaux des comités de programmation ou des réunions de coordination sont également archivés par le secrétariat. Le restant des archives est une succession de dossiers classés par ordre alphabétique. Les archives de Gil Houins sont d’un grand intérêt et contiennent des documents sur la création de l’AFSCA, sur la réorganisation de toutes les entités de l’AFSCA, mais également sur les différents protocoles financiers passés avec le SPF Santé publique.

b. Le secrétariat du Comité scientifique Les archives du secrétariat106 sont principalement constituées de demandes d’avis (chaque avis constitue un dossier), de dossiers d’auto saisines et des rapports des séances plénières. Les demandes d’avis au Comité scientifique sont de plus en plus fréquentes, ce qui génère inévitablement un accroissement des archives107. Chaque dossier, classé par ordre chronologique, réunit une multitude de documents en rapport avec une étude sur un sujet particulier. Les dossiers contiennent la demande d’avis formel, la note explicative des documents à examiner, des convocations aux groupes de travail, des rapports de groupes de travail et le projet d’avis. Les avis peuvent être consultés sur le site web de l’AFSCA (www.afsca.be). Les dossiers en rapport avec la création du comité sont essentiellement des textes de loi sur l’organisation des « Task Force » chargés de mettre le comité en place. Les archives du secrétariat scientifique contiennent également tous les dossiers individuels des membres du Comité scientifique, ainsi que la correspondance et les rapports ayant trait à la sélection des candidats membres. Les dossiers relatifs aux projets européens (par exemple Safefoodera, Emrisk, Periapt, Emida…) sont également conservés par le secrétariat du Comité scientifique.

106 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du secrétariat de la DG Politique de contrôle p. 153 107 Par exemple : 2003 compte 41 dossiers, 2004 en compte 48, et 2005 rassemble 82 dossiers.

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c. La Direction des Relations internationales Les experts et les assistants administratifs de la Direction conservent systématiquement les éléments d’information sur les opérateurs belges qui exportent des denrées108. Ces dossiers regroupent toutes sortes d’informations: nom de l’établissement, catégorie, numéro d’agrément, réglementation, etc. Ces documents, appelés notes d’informations, sont surtout consultés par les postes d’inspection frontaliers (PIF) et les services de douanes. Les notes d’information sont classées par pays. Si un opérateur belge exporte un produit vers la Chine, la note d’information sera classée dans les dossiers chinois. Si l’opérateur belge importe un produit chinois, la note sera également classée dans les dossiers chinois. Il existe ensuite deux grands types de dossiers. Ils sont classés selon qu’ils concernent des exportations ou des importations. Les dossiers des importations concernent des importations très spécifiques qui exigent

une importante documentation. Les autorisations pour l’importation de viande de crocodile impliquent par exemple de nombreuses études et autorisations préalables. Ces dossiers contiennent des textes législatifs, des analyses et des réglementations sur l’hygiène de ces produits. Chaque pays envoie un manuel d’instruction pour définir ses exigences par rapport à chaque produit. Un manuel compte 24 pages par pays. Il est surtout destiné aux unités provinciales de contrôle, et se concentre sur la législation en vigueur, la nature des inspections à mener, etc. Les dossiers sont disponibles sur le serveur « M » et partiellement sur le site internet de l’AFSCA.

Les dossiers des exportations ne concernent que les pays tiers, c’est à dire ceux qui ne sont pas membres de l’Union européenne. Ces dossiers concernent toutes sortes de matières: produits végétaux, aliments pour animaux, fertilisants, pesticides, outils biologiques (coccinelles), etc. Ils sont classés pars pays concernés, puis par catégories de produits. Ils contiennent peu de certificats, car ce sont pour l’essentiel des certificats internationaux qui ne nécessitent pas une grande gestion administrative. Ils contiennent essentiellement de la correspondance, des notes détaillant la réglementation à appliquer, l’évolution des dossiers en cours, etc. Les dossiers sont disponibles sur le serveur « M » et partiellement sur le site internet de l’AFSCA.

Les certificats prennent une place importante. Ils doivent être considérés comme des preuves légales en cas de fraudes, même si aucun règlement n’exige de les garder. Le certificat original et vierge de toutes annotations est conservé par la section. Ces certificats sont classés selon trois critères successifs : Par produits (bœufs, poissons, chiens, etc.). Par ordre chronologique. Par pays concernés. Les codes de classement se font par Iso codes des pays concernés.

Ce classement consiste à ne garder que les trois premières lettres du produit ou du pays concerné. De nombreux certificats proviennent encore du Ministère de l’Agriculture.

Des annexes sont parfois rajoutées: des lois, des questionnaires sur les exigences de chaque pays, parfois des livres. Certains documents importants (les exigences sanitaires de certains pays) sont scannés et mis à disposition sur le serveur « M ». Enfin, il existe encore une série de dossiers thématiques de petites tailles. Quelques dossiers se rapportent aux aides à la coopération apportées par l’AFSCA dans les pays en voie de développement. Des fiches de l’IEV sont encore gardées pour connaître les procédures existantes quant à des importations ou des exportations très spécifiques.

108 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la Direction Relations internationales p. 159

100

d. La Direction Banques de Données et Traçabilité Une des tâches principales de la Direction est, tout en respectant les dispositions légales de protection prévues en la matière, de mettre à disposition d’utilisateurs externes, de manière contrôlée, des données extraites des banques de données propres à l’Agence109. Il est dès lors compréhensible que la Direction produise peu d’archives en rapport avec ses activités. Les bases de données comprennent des informations de base comme le nom des opérateurs, les adresses, les liens avec le registre national, les données de contrôle, les analyses des laboratoires, les facturations, etc. Les bases de données concernant le secteur animal sont les plus importantes, car chaque espèce animale (bovins, porcins, volailles, etc.) nécessite de nombreuses références chiffrées. Ces données ne sont pas publiques. Seuls quelques organismes peuvent demander des informations chiffrées et globales, mais en aucun cas des données personnelles des opérateurs ne sont fournies. À l’avenir, la Direction envisage de faire payer chaque demande d’information. Le bénéfice qui en résulterait permettrait d’engager du personnel spécialement chargé de répondre aux nombreuses demandes de données ou de statistiques. La majorité des documents produits par la section sont classés sur le serveur « M » selon le type de document : généraux (lettres, faxes, mémos, présentations), procédures (fiches, procédures, documents légaux), documents de direction et d’organisation (plan d’action, rapports de réunions).

e. Les trois directions sectorielles de la Direction générale de la Politique de

contrôle Chaque direction de la Direction générale Politique de contrôle doit fournir une fiche de réponse aux questions qui lui sont posées. Ces fiches constituent des études détaillées sur un problème à résoudre. Les dossiers des fiches conservés dans les sections sont souvent volumineux étant donné que les documents pour les constituer ne sont rassemblés qu’au bout d’un long processus de travail. Une question épineuse peut parfois demander de longues recherches, et exiger un travail qui s’étalera sur plusieurs semaines ou mois (voire dans des cas exceptionnels plusieurs années). Plusieurs fiches seront parfois constituées au cours de l’année. Une fois rédigée, une fiche synthétique est envoyée à la Direction de la Politique de contrôle qui doit donner son accord à ce qui est proposé. Le secrétariat de la Direction générale de la politique de contrôle conserve ces fiches synthétiques, ainsi qu’une copie des réponses en annexe. Elles sont classées selon les directions d’où proviennent les fiches et ensuite par numéro d’entrée. Les fiches ainsi que les documents s’y rapportant sont en règle générale les seules archives conservées dans les différentes sections. Si le secrétariat de la Direction générale de la Politique de contrôle conserve des fiches synthétiques depuis 2005, il est intéressant de noter que certains experts possèdent encore des fiches de 1999 dans leurs bureaux. Les autres documents archivés par le secrétariat de la Direction générale de la Politique de contrôle sont conservés à la fois sur support informatique et sur support papier. Les procès verbaux des réunions à la Commission européenne ne sont pas conservés, ceux-ci sont en effet disponibles depuis 2003 sur le site internet de l’EFSA110. En ce qui concerne les réunions internes, l’essentiel des procès verbaux des réunions est disponible sur le disque « M ».

109 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la Direction Banques de données et Traçabilité p. 160 110 En français AESA: Autorité européenne de la Sécurité alimentaire.

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Chaque lettre rentrante ou sortante est encodée dans un indicateur, puis classée par ordre chronologique. Le numéro d’identification sert avant tout à prouver qu’un document a bien été envoyé vers d’autres services (la date d’émission peut également être indiquée). Il faut faire attention au fait qu’un même document peut voyager à travers plusieurs services. Il ne recevra un numéro d’identification qu’au moment où il sera approuvé par le directeur du service, et/ou par le Comité scientifique. Une liste de la correspondance (numérotée) est disponible sur le programme indicateur, et permet dès lors de retrouver facilement une lettre (avec ses annexes). Le courrier sortant est scanné et classé systématiquement sur le disque « M », tandis que la correspondance entrante est classée parmi les différentes séries. La correspondance représente donc la plus grande partie des documents conservés sur support informatique (depuis 2005). Elle est classée par année, et ensuite par producteur.

(1) La direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux

Le secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux

Le secrétariat de la Direction reçoit et classe les fiches rentrantes, organise le suivi des signataires, prépare les directives et les décisions, organise les réunions111. Les notes et lettres de réponse des fiches sont conservées quant à elles sur le serveur « M ». Certaines sections rassemblent cependant tous leurs documents dans leurs dossiers des fiches. D’autres sections possèdent deux séries ayant trait aux fiches. Il y a tout d’abord la série des fiches proprement dite (mais qui ne contient que la fiche de synthèse) et une seconde série dite de documentation qui reprend les annexes: procès-verbaux des réunions, correspondance, projets de réponses, notes, évolution de la question concernée, etc. Le mode de classement des dossiers conservés dans les sections est le plus souvent de type alphabétique. Les documents concernent généralement des réunions avec des services extérieurs, avec des organisations représentants les secteurs, avec le SPF Santé publique, etc. Certains experts participent à des projets de recherches scientifiques et possèdent une série spécifique à ce sujet (documents sur l’avancée des recherches, sur les financements des projets).

La section Santé des animaux Le travail de la section est facilité par une base de données spécifique pour la maladie EST. Elle permet la coordination des procédures pour l’échantillonnage, les tests et la dissémination des résultats de cette maladie112. Il faut souligner que le directeur de cette section possède encore de nombreux documents de l’IEV sur des maladies animales. Ils sont classés par thème et très diversifiés : correspondance, rapports scientifiques, analyses, données chiffrées. Ces dossiers ont été formés à titre documentaire entre 1995 et 2002. Á côté de la série des fiches, une autre série rassemble des dossiers de documentation classés par thèmes (maladies animales, législation, rapports de réunions, etc.). Certains proviennent de l’IEV ou du Ministère de l’Agriculture, mais il est impossible de faire une distinction nette entre ces séries, car des documents de l’AFSCA y ont été rajoutés. Ils contiennent toutes sortes de documents : nouvelles et anciennes circulaires, études, articles, bibliographies, etc.

111 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux, p. 161 112 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la section Santé des animaux p. 164

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Ces dossiers sont éliminés environ tous les 3 ans, après un tri. Les documents jugés intéressants sont joints aux fiches, le reste du dossier de documentation est supprimé.

La section Produits des animaux Les experts de cette section possèdent un inventaire de leurs fiches sur Access113.

(2) La Direction Transformation et Distribution des denrées alimentaires Le Secrétariat de la direction conserve les fiches de synthèses et leurs annexes (procès verbaux des réunions, documentation scientifique, signataires)114. Les experts ne conservent pas leurs propres fiches, à l’exception des documents de travail qui y ont trait. Les documents qu’ils conservent sont classés par ordre alphabétique, mais sans autre cohérence.

(3) La Direction Protection des végétaux et Sécurité de la production

végétale Le travail des experts de la Direction implique de nombreuses réunions115. Certaines séries ayant trait à celles-ci ont une utilité administrative d’au moins 20 ans. Il en va ainsi des séries sur les rapports des réunions des différents comités européens, des programmes de contrôle ainsi que les listings des contrôles effectués. L’AFSCA est compétente pour le contrôle technique des pulvérisateurs et en délègue sa réalisation pratique au Département Génie rural du Centre wallon de Recherches agronomiques de Gembloux (CRA-W) pour les parties francophone et germanophone du pays, et au Département de Mécanisation Travail, Constructions, Bien-être des animaux et Protection de l’Environnement du Centre de recherches agronomiques de Gand (ILVO-DVL) pour la partie néerlandophone et la Région bruxelloise. Les contrôleurs doivent vérifier (depuis 1995) que les agriculteurs (ou même des services d’épandage communaux) ne déversent pas trop de produits phytopharmaceutiques, voire trop peu. Pour l’obtention de données fiables et à grandes échelles, la Direction organise de manière cyclique des enquêtes qui durent trois ans. Les résultats de ces analyses sont alors comparés avec les chiffres antérieurs. La série des pulvérisateurs est l’une des rares séries qui fait l’objet d’un classement organisé. Quatre cycles d’inspections des pulvérisateurs ont été réalisés par le passé: 1er cycle 1995-1998 2ème cycle 1998-2001 3ème cycle 2001-2004 4ème cycle 2004-2007

Chaque cycle fait l’objet d’une série et connaît un second classement interne alphabétique qui reprend l’ensemble des opérateurs qui ont fait l’objet d’un contrôle. Chaque dossier d’opérateur contrôlé contient le courrier prévenant l’agriculteur de la visite, le rapport d’inspection, les raisons de l’absence de l’agriculteur, etc. En ce qui concerne les autres domaines analysés par la Direction, les résultats chiffrés obtenus lors des contrôles font très généralement l’objet d’un classement par année, puis d’un second classement thématique (agrumes, aliments pour bébés, etc.). Ces séries engendrent des listes annuelles du nombre de contrôles, ainsi que des secteurs visités

113 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la section Produits des animaux p. 166 114 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la Direction Transformation et Distribution des Denrées alimentaires p. 167 115 Voir à ce sujet le chapitre sur les activités de la Direction Protection des Végétaux et Sécurité des Produits végétaux, p. 170

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Les dossiers des autres séries sont classés de manière alphabétique. Les dossiers sur les maladies des plantes contiennent par exemple des rapports scientifiques de laboratoires sur ces maladies, des copies de lettres de l’AFSCA aux Unités provinciales de contrôle ou aux opérateurs, des projets de lois, des notes destinées à l’exportation, des modèles de certificats. Les études sur les conditions d’exportation font également parties des compétences de la Direction générale de la Politique de contrôle. Chaque bureau rassemble dès lors des documents envoyés par des organisations ou des pays étrangers sur les conditions d’exportations, sur les maladies éventuelles des denrées à exporter ou à importer. Les séries « Bilans techniques et financiers » concernent les documents produits lors des réunions (procès verbaux, notes) où l’AFSCA doit décider du nombre de contrôles ainsi que des frais qui en découlent.

4. LA DIRECTION GÉNÉRALE DU CONTRÔLE

a. Le secrétariat de la Direction générale du Contrôle Le Secrétariat du directeur général de la Direction générale du Contrôle, créé en 2002, est directement lié au travail de dispatching du directeur. Si le secrétariat tient effectivement un indicateur de la correspondance et archive les notes et la correspondance sortante de la Direction générale du contrôle, il faut souligner que le secrétariat ne conserve aucune autre archive116. Le directeur général n’est pas en soi un producteur d’archives. Les dossiers dont il s’occupe sont généralement des dossiers qu’il reçoit des différentes sections et qu’il retransmet par la suite au service producteur. Le secrétariat participe pourtant à des groupes de travaux, en collaboration avec d’autres services, pour remédier à des problèmes ponctuels (par exemple en ce qui concerne le futur déménagement). Le travail de type administratif que l’on pourrait s’attendre à trouver dans une direction est en fait assuré par le secrétariat de l’Administration centrale de la Direction générale du Contrôle. La correspondance est donc la seule série archivée. L’indicateur de la correspondance ne reprend pas seulement la correspondance, mais également des documents de toutes natures. Il faut faire attention au fait que les UPC sont considérées comme des opérateurs extérieurs (classés dans le courrier entrant). L’indicateur classe les documents selon quatre divisions : Courrier entrant. Courrier sortant. Notes internes (entrantes). Notes internes (sortantes).

Chaque document entrant et sortant reçoit automatiquement une cote et est classé dans une catégorie (certificats, plan de contrôles, factures, notes de service, notes sur les importations, rapports de réclamations, etc.) La nature du document, la date d’arrivée ou de sortie, le nom du destinataire est à chaque fois indiqué. Un lien est fait entre anciens et nouveaux documents de même nature, la cote de l’ancien est indiquée sur le nouveau de manière à le retrouver facilement. Les initiales de la personne qui a encodé la lettre sont indiquées, ainsi que les dates de modifications. Il est possible de rajouter des commentaires, le plus souvent pour indiquer quelle personne a reçu le document en copie.

116 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du secrétariat de la Direction générale du Contrôle p. 177

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b. La section de l’Import-export et des Notifications Il n’existe pas de plan de classement, chaque bureau a son propre classement, mais les archives sont généralement constituées par trois types de documents : dossiers d’opérateurs, certificats, et autorisations. Il existe des registres électroniques des autorisations et des certificats117. La série « Demandes d’exportation Aliments des animaux » est une des seules séries au classement organisé. Chaque demande fait l’objet d‘un dossier qui reçoit un numéro d’indicateur. Les dossiers sont classés par années puis par entreprise. Chaque dossier contient des données générales sur l’envoi des marchandises (destinataires, exportateurs, transporteurs, copies du certificat, détail des produits qui nécessitent un certificat particulier, composition de la denrée exportée, minute de la correspondance éventuelle).

c. Les sections du Secteur Primaire, de la Transformation et de la Distribution Le disque « M » reprend la plus grande partie des documents des agents des trois sections sectorielles de la Direction générale du Contrôle. Ils sont classés par sujet ou par personne responsable (ordre alphabétique). Hormis les divisions par agent, les autres dossiers sont classés selon plusieurs thèmes comme les secteurs (poisson, abeilles, bovins, faune sauvage, chevaux, porcs, volaille), la liste des agréments (classés selon la personne qui les a délivrés ou selon les secteurs), la législation, les procès-verbaux, les fiches techniques, les interdictions d’exploitation (pour le secteur du lait), les maladies animales (EST, langue bleue, rage, myxomatose, maladie d’Aujeszky, salmonelle, brucellose), etc. Les chefs de section participent chaque année à des réunions de programmation à la Direction générale de la Politique de contrôle. Les résultats des plans de contrôles font chaque année l’objet de discussions pour chaque secteur contrôlé (appelé « matrice »). Les dossiers des réunions de programmation réunissent la plupart du temps des fiches techniques pour chaque matrice, des notes sur le contrôle des chiffres fournis et sur les éventuels changements à apporter.

(1) La section Production primaire

La sous-section Secteur végétal La sous-section conserve deux grandes séries, d’une part les certificats118, et d’autre part, les dossiers de chaque agent119. Les ingénieurs s’occupent d’affaires de natures différentes tous les jours. Chacun classe donc ses archives comme bon lui semble. Les dossiers de contrôles peuvent donc s’étaler sur 4 ans, puis subitement ne plus faire l’objet de contrôles. Ils classent donc leurs documents selon les « affaires en cours». Les documents que l’on trouve dans chaque dossier sont souvent de la même nature (de la correspondance, des rapports, et des plaintes). Les certificats (des copies) font toutefois l’objet d’un classement séparé et reçoivent un numéro grâce au programme informatique FOODNET. Les documents d’ordre administratifs du Ministère de l’Agriculture, comme des checklists, ont largement été éliminés. Le service présente tout de même quelques séries intéressantes sur la régionalisation de l’agriculture. La sous-section conserve trois grandes boîtes d’archives de l’Office national des débouchés agricoles et horticoles. Cet organisme était en partie chargé de contrôler les dons en nature

117 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la section Import-export et des Notifications p. 182 118 Voir à ce sujet le chapitre sur la Direction des Relations internationale p. 100

119 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la sous-section Secteur végétal p. 191

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fait aux banques alimentaires (soit des associations qui récoltaient le surplus des productions ou des criées pour les redistribuer aux CPAS, aux écoles, etc.). Le principe était que chaque agriculteur ou grossiste qui donnait des denrées à des banques alimentaires, recevait des réductions fiscales. Il était alors demandé à l’Office national des débouchés agricoles et horticoles de fournir des autorisations mais aussi des preuves de transactions aux fermiers. Cette matière aujourd’hui réglementée par l’Union européenne est gérée par le BIRB depuis 2005 (cf. www.birb.be).

La sous-section Secteur animal La sous-section a connu un important « rajeunissement » de son personnel ces dernières années120. Les archives des prédécesseurs ont été en grande partie détruites. Il s’agissait principalement de documents de la Commission européenne, de dossiers de contrôles d’opérateurs classés depuis de nombreuses années, etc. À cela il faut rajouter que de nombreuses matières sont aujourd’hui gérées par la Direction générale de la Politique de contrôle. La sous-section conserve des listes qui reprennent le poids des quartiers de viande d’animaux abattus dans les abattoirs. Ces détails ont de l’importance pour la traçabilité de la viande. Elles permettent de tirer des statistiques annuelles qui sont publiées dans le rapport annuel. Ces dossiers, appelés “rapports statistiques” sont envoyés par les contrôleurs depuis 2004. Ils étaient transmis auparavant à l’Unité nationale d’implémentation et de contrôle. Les listes sont transmises sous forme manuscrite par les vétérinaires, et sont directement encodées dans un programme Access, selon un classement par UPC puis selon un ordre chronologique. Les listes sont conservées sur support papier à titre de preuve. Les agents archivent également des lettres de l’Ordre des vétérinaires pour la suspension de vétérinaires en fautes. Une fois qu’une lettre est réceptionnée, une copie de cette lettre ainsi qu’une lettre de la sous-section est envoyée en copie aux Unités provinciales de contrôle. Les dossiers conservés à la sous-section contiennent les deux lettres, pour chaque vétérinaire concerné. La sous-section a également dû s’occuper pendant quelques années du contrôle des marques auriculaires de chaque animal. Les Documents des demandes des opérateurs pour des marques auriculaires pour animaux sont des dossiers composés d’accusés de réception ainsi que des documents qui prouvent l’abattage des animaux sous contrôle d’un vétérinaire. En cas de non-réception de ces accusés, le vétérinaire était suspendu tant qu’il ne fournissait aucune explication. L’enregistrement est géré depuis 2006 par l’ARSIA, qui encode les données dans le programme BELTRACE.

(2) La section Transformation La section enregistre toutes les modifications d’activités des opérateurs et doit pour cela bien tenir ses archives121. Le classement est centralisé et permet de retrouver facilement les informations nécessaires pour décerner un agrément ou pour retracer les activités d’un opérateur dans le temps. Les dossiers des opérateurs sont pratiquement la seule série. Chaque opérateur qui possède un agrément y a obligatoirement un dossier. Les dossiers d’opérateurs ne sont pas constitués de la même façon que dans les UPC. Ils sont tous classés par nom et par numéros d’agrément. Il existe toutefois un classement séparé pour les pesticides et engrais, pour les aliments des animaux, pour le secteur de la viande et pour les ovo-produits. Les dossiers d’opérateurs contiennent tous les mêmes types de document: des formulaires pour l’obtention d’un agrément, l’avis de l’Unité provinciale de contrôle, les plans de

120 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la sous-section Secteur animal, p.185 121 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de la section Transformation, p.195

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l’installation à contrôler, les checklists de la base de données FOODNET et BOOD, les pro justicia, les procès-verbaux, les rapports d’analyses, les agréments (copies d’environ deux pages). Les banques de données ont permis la suppression de certains documents, à l’exemple des documents de restitution pour le BIRB (appelés aussi les T5). Ces documents sont des listes de produits qu’un opérateur compte exporter. Les contrôleurs de l’AFSCA vérifient si les marchandises correspondent à ce qui est annoncé, et envoient la liste au BIRB.

d. L’Unité nationale d’Enquête (UNE) Les dossiers des fraudes et des irrégularités sont rassemblés par le secrétariat de l’Unité nationale d’Enquête depuis sa création en 2003. Le secrétariat donne un numéro d’inventaire sur Access à chacun d’eux122. Cet indicateur permet également de savoir quelles sont les personnes qui ont eut accès au dossier dans l’Unité. Un dossier peut rassembler plusieurs cas de fraudes. Un dossier n’égale donc pas une affaire. Les dossiers sont supprimés dix ans après leur classement. Il existe trois séries de dossiers : Les fraudes. Les dossiers « hormones ». Les « informations douces d’hormones ».

Le classement « hormones » a été institué pour pouvoir tirer rapidement des chiffres statistiques sur les fraudes hormonales. Le classement « informations douces d’hormones » rassemble des dossiers qui n’ont pas donné lieu à des poursuites, mais qui méritent d’être surveillés de près en raison de la découverte de taux d’hormones supérieurs à la moyenne. Ces dossiers, peu nombreux, permettent de mieux cibler les suspects. L’inventaire Access (sur le serveur « M ») propose depuis 2004 quantités d’informations sur la nature de l’infraction, l’historique des contrôles. Il n’est consultable que par les membres de l’Unité. Les procès-verbaux originaux sont également conservés sur le serveur « M ». Un contrôleur hors de l’Unité ne pourra pas avoir accès au dossier (et au fichier Access) tant que l’affaire n’a pas été classée. Mais, une fois que l’affaire est classée, certaines données élémentaires de la base de données FOODNET deviennent disponibles pour les agents de l’AFSCA. Les contrôleurs ne sont alors informés que de l’existence ou de la nature d’un dossier sur un opérateur. Les réunions hebdomadaires de l’Unité font également l’objet de procès-verbaux, mais à la différence de nombreux autres procès-verbaux, ils ne sont pas mis à disposition sur intranet. Les dossiers des procès-verbaux contiennent également des listes des affaires traitées, des annexes (textes juridiques), des tableaux de synthèse des types d'affaires en cours. L’Unité possède des dossiers de l’IEV en rapport avec la crise de la dioxine. Ils concernent les opérateurs qui ont essayé d’obtenir des réparations financières indues. La série « dossiers années 90 » concerne des dossiers de fraudes que l’Unité a gardés par sécurité.

e. L’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle (UNIC)

La section francophone de l’Unité conserve tous les dossiers de l’IEV pour l’indemnisation de la crise de la dioxine123. Ces archives sont sans doute les seules archives de l’IEV qui forment un grand ensemble à l’AFSCA. Les autres archives encore existantes de l’IEV se trouvent essentiellement dans les UPC, étant donné que l’essentiel des activités étaient des missions de

122 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de l’Unité nationale d’Enquête p. 203 123 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de l’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle p. 205

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contrôle (et pour 85 % dans le contrôle des abattoirs). L’IEV ne comptait que 300 personnes, et par ailleurs, son administration centrale était minime. Les archives de la dioxine ont été conservées jusqu’aujourd’hui parce que trois ou quatre dossiers sont encore entre les mains de la justice. Les archives appartiennent en réalité au SPF Santé publique, et sont encore consultées par la section juridique de l’AFSCA. Tous ces dossiers ont été conservés au cas où un opérateur indemnisé (depuis longtemps), ferait un procès à l’AFSCA en affirmant que les indemnisations ont été inéquitables. En tel cas, il serait facile, grâce à l’ensemble des dossiers de montrer qu’il n’en est rien. Il est toutefois vrai que les indemnités peuvent être différentes d’un opérateur à l’autre. La crise de la dioxine a provoqué un mouvement de panique générale, toute la chaîne alimentaire (viandes et œufs) a été interrompue subitement, et assez rapidement, des abattages massifs ont été opérés. Dans ce cadre, il ne faut pas oublier que les contrôles se faisaient in situ, et pouvaient différer d’un contrôleur à l’autre. Le règlement de la crise de la dioxine a pris des années. Un guichet unique a d’ailleurs existé jusqu’en 2003. Une commission se réunissait une fois par mois et devait donner des avis favorables (ou défavorables) d’indemnisation des opérateurs. La décision finale revenait au ministre. Les grandes entreprises ont été les premières à être indemnisées. Les grandes entreprises recevaient un forfait, tandis que les petits exploitants devaient rentrer des factures détaillées. La valeur des produits, le prix du stockage et du transport étaient indemnisés. Évidemment, certains opérateurs ont essayé de frauder et ont déclaré plus de pertes qu’ils n’en avaient eu. Les firmes étrangères qui avaient importé de la viande belge ont dû envoyer leurs réclamations au Ministère des Affaires économiques.

f. Les unités provinciales de contrôle (UPC) L’archivage électronique des unités provinciales de contrôle (UPC) se limite le plus souvent à de grandes bases de données124: Pour les opérateurs (BOOD). Pour la traçabilité des animaux (SANINET et SANITEL et BELTRACE). Pour la comptabilité des vétérinaires chargés de missions (ADMINLIGHT). Pour la comptabilité générale (PIA). Pour le service du personnel (DEBOHRA). Pour les résultats d’analyses, et des résultats des contrôles (LIMS).

Ces bases de données ont permis de diminuer très considérablement le métrage des archives sur support papier. Il est par exemple frappant de constater que les documents de nature fiscale ont quasiment disparu étant donné que tout est directement encodé et envoyé aux services centraux à Bruxelles. La grande majorité des informations que l’on peut trouver dans les dossiers papier devient en outre disponible depuis fin 2006 sur les programmes FOODNET et BOOD. Il faut toutefois faire attention au fait que ces deux programmes ne datent que de deux ans, et que tout n’a pas encore été encodé. En ce qui concerne la traçabilité des animaux, les UPC utilisent encore le programme SANITEL de l’IEV. Quant à la base de données SANINET, gérée par l’ASBL ARSIA, il s’agit d’une banque de données sur les vétérinaires, où le classement se fait par exploitation supervisée par les vétérinaires chargés de missions.

124 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives des unités provinciales de contrôle p. 209

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D’anciennes bases de données des prédécesseurs en droit sont encore consultées (voir à ce sujet le chapitre sur le service ICT). Les documents originaux rédigés par la section (des rapports de réunions, des notes administratives, etc.), sont conservés sur le serveur « M ». Mais en ce qui concerne les archives papier, les systèmes de classement varient d’une province à l’autre, si pas d’un bureau à l’autre. Les doubles sont très nombreux et le classement chaotique. Si les UPC de Leuven et de Bruxelles conservent un seul dossier par opérateur, les autres UPC par contre peuvent détenir plusieurs dossiers sur un même opérateur en fonction du type de contrôle effectué chez lui. La complexité des procédures administratives est un des arguments évoqués par les contrôleurs (du secteur primaire principalement) pour maintenir des systèmes de classement individuels. Dans les UPC de Bruxelles et de Louvain qui ont opté pour la centralisation d’un classement par opérateurs et par secteurs (primaire, transformation, distribution), les dossiers sont classés dans les armoires selon les numéros NUE de chaque opérateur (numéro qui est incorporé à la fin du numéro TVA). Le classement se fait selon les 3 derniers numéros. Par exemple si le numéro est 2.037.215.279, le dossier ira dans l’armoire n°2 et dans la farde suspendue numéro 79. Le numéro TVA est constitué par les 7 premiers numéros. Le classement par numéro de TVA permet de savoir rapidement si un opérateur a cessé toute activité. Même à Leuven et à Bruxelles, l’intention n’est pas de tout centraliser. Ainsi, les analyses d’échantillons se trouvent encore dans les bureaux de chaque contrôleur. Les plaintes et les dossiers des vétérinaires chargés de mission125 font également l’objet d’un classement particulier, mais des copies sont placées dans les dossiers d’opérateurs. Les dossiers des opérateurs peuvent contenir de très anciens documents parfois vieux de trente ans. Le classement interne de chaque dossier se fait de manière chronologique, et les documents les plus récents se trouvent au-dessus de la pile. Il faut également souligner que les documents pour les demandes d’exploitations sont nombreux, car il fallait récemment renouveler la demande tous les trois ans.

5. LA DIRECTION GÉNÉRALE DES LABORATOIRES

a. L’Administration centrale de la Direction générale des Laboratoires

En matière d’archivage, il est à noter que l’importance croissante des bases de données, ainsi que la simplification des méthodes de classement, ont permis de diminuer considérablement le métrage des archives126. C’est notamment le cas des factures ESB qui représentaient un métrage très important à cause des nombreux contrôles demandés aux laboratoires pour ce genre d’analyses. Le descriptif de l’analyse et du coût pour chaque détail provoquait une grande accumulation de documents. En raison de la gêne occasionnée par la taille importante de ces factures, le classement a été simplifié depuis 2006. Dorénavant, une facture ne fait plus que deux pages, au lieu d’une dizaine. Le gain de place est important : deux mètres par an au lieu des sept mètres annuels. Les documents d’ordre général (à l’exemple des procès-verbaux) rédigés par l’administration centrale et destinés aux cinq laboratoires sont partiellement disponibles sur l’intranet de l’AFSCA. Les directives de la Direction générale sont disponibles quant à elles sur le site web de l’AFSCA.

125 Chaque vétérinaire indépendant a son propre dossier où est conservé une copie de son contrat, de la correspondance et des procès-verbaux qu’il a établis pour le compte de l’AFSCA. 126 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives de l’Administration centrale de la DG des Laboratoires p. 217

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b. Les laboratoires de l’AFSCA À l’exception des archives de type administratif (dossiers du personnel, factures), il n’existe en réalité que deux grandes séries dans les laboratoires, les rapports d’analyses et les résultats chiffrés127. Les résultats chiffrés des analyses sont des documents de plusieurs dizaines de pages. Ces mêmes résultats chiffrés permettent ensuite, grâce au programme LIMS, de réaliser une synthèse chiffrée (par des moyennes et des graphiques) qui est envoyée à l’opérateur qui a fait l’objet d’un contrôle. Ces deux grandes séries sont automatiquement éliminées après 7 ans128, selon les procédures pour laboratoire de BELAC, l’organisme qui se charge de vérifier le respect des normes ISO pour l’obtention des agréments. Il est toutefois à noter que les éliminations d’archives menées jusqu’ici n’ont pas fait l’objet d’une demande d’autorisation d’élimination préalable de l’Archiviste général du Royaume et sont en cela illégales. Les laboratoires constituent également des dossiers de validation des résultats. Ces documents établissent que les résultats sont bien conformes aux méthodes exigées. Les dossiers sont classés par sujet et ne sont conservés qu’une année. Les analyses donnent parfois lieu à la rédaction de pro justicia qui établissent des fraudes ou des excès de certaines substances dans les échantillons. L’importance croissante prise par les banques de données (PIA et LIMS) diminue encore le métrage des séries sur support papier. LIMS sert à encoder les données des analyses (et permet ensuite de réaliser des données globales) tandis qu’on encode les factures d’analyses dans PIA. Les archives sont cependant classées systématiquement, selon un ordre numérique fourni par le programme informatique d’encodage LIMS. Le classement suit dès lors un ordre (presque) chronologique. Le mode de classement n’est toutefois pas le même d’un laboratoire à l’autre. Certains laboratoires classent les rapports d’analyses et les données chiffrées ensemble selon l’année concernée. D’autre préfèrent les classer séparément.

PRÉSENTATION DU CONCEPT DE SÉLECTION Le tableau de tri présenté ici est le fruit d’une collaboration entre les Archives générales du Royaume et de l’AFSCA. Il a reçu l’accord de tous les services concernés. Les délais d’utilité administrative des séries ont été le plus souvent définis par les services de l’AFSCA. Ils dépassent rarement 20 ou 30 ans. De très nombreuses séries d’archives ne font pas l’objet de délais de conservation légaux ou réglementaires. Il existe toutefois quelques exceptions notables à l’exemple des archives de la Direction générale des Laboratoires dont les délais de conservation administratifs sont établis par l’organisme d’accréditation BELAC. La destination finale des pièces d’archives résulte généralement du choix des AGR. Les documents ayant trait aux activités des services comme les procès-verbaux ou la correspondance ont systématiquement fait l’objet de la mention « conserver ». Il en est de

127 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives des laboratoires fédéraux de l’AFSCA p. 223 128« Van elk document archiveert het secretariaat of een verantwoordelijke de vervallen versie nadat er een stempel “vervallen document” is op geplaatst. Alle documenten worden minimum 7 jaar bewaard en daarna vernietigd op een wijze dat de confidentialiteit verzekerd blijft”. In: Procédures pour la gestion des documents des laboratoires. Article 5.6. BELAC.

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même pour les séries qui ont trait aux missions spécifiques des services. Les archives des services qui vont disparaître ou qui sont liés à un événement particulier de l’histoire de l’AFSCA, tel que le service du Manager du changement, seront conservées. Il en va de même des archives des prédécesseurs en droit que possède l’AFSCA (l’IEV et l’ACSA). Les séries se rapportant à des événements particuliers de l’histoire de l’AFSCA, comme les crises liées à des maladies animales, sont systématiquement conservées ou font l’objet d’un échantillonnage. Les archives provenant de la direction de l’AFSCA seront par contre conservées dans leur grande majorité. L’ensemble des archives de la direction constitue un ensemble synthétique de premier choix. Les séries qui contiennent des documents sur le contrôle des opérateurs doivent faire l’objet d’un échantillonnage de manière à pouvoir étudier à l’avenir les différentes méthodes de contrôle employées sur le terrain par les contrôleurs de l’AFSCA. Cet échantillonnage doit être réalisé dans les mêmes proportions dans toutes les provinces et dans tous les secteurs concernés de manière à assurer une représentation fidèle des contrôles effectués à travers le temps. Il n’a par contre pas été jugé utile d’exiger la conservation de documents émanant des laboratoires, à l’exception des documents de synthèses et ceux qui ont trait aux méthodes d’analyses. Il faut toutefois indiquer que les séries mentionnées ne correspondent pas toujours au classement réel. Comme il a déjà été souligné, de nombreux services de l’AFSCA ne possèdent aucun classement ou même ne possèdent plus d’archives. Il était dès lors utile de mentionner dans le tableau de tri des séries d’archives qui doivent être classées séparément ou qui doivent être reconstituées. Ces séries « factices » concernent le plus souvent des documents que le service devra dorénavant conserver en raisons des missions qui lui sont assignées. Face à l’absence totale de classement organisé des archives de l’AFSCA, il a été difficile de donner un même nom et des délais de conservation identiques à des séries qui existent pourtant dans de nombreux services. Les dossiers des opérateurs dans les UPC sont un bon exemple. Un dossier d’opérateur contient un grand nombre de documents liés aux contrôles qui ont été effectués dans son entreprise. Certaines UPC fractionnent toutefois chaque dossier en une multitude de dossiers liés aux différents types de contrôles. Ces dossiers ont tous des classements internes et des noms différents, alors qu’il s’agit des mêmes documents. Par facilité, et dans un souci de clarté, il a été décidé de ne mentionner qu’une seule série « dossiers des opérateurs ».

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