Archives des Directions de Coordination et d’Appui ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DCA_PJF_TT_2011_DEF.pdfnumériques et sur support papier, produites par une institution,

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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Archives des

Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA)et des

Directions judiciaires déconcentrées (PJF)de la Police Fédérale

Tableau de tri2012

par

Hendrik CALLEWIER

Brussel – Bruxelles2012

9789057465123

ISBN 978 90 5746 512 3

5150

ARCHIVES DES DIRECTIONS DE COORDINATION ET D’APPUI DÉCONCENTRÉES (DCA)

ET DES DIRECTIONS JUDICIAIRES DÉCONCENTRÉES (PJF)

DE LA POLICE FÉDÉRALE

TABLEAU DE TRI

2012





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Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen AfgeleideWerken CC BY-NC-ND

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Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification

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ISBN : 978 90 5746 512 3

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

D/2012/531/083

Bestelnummer – Numéro de commande : Publ. 5150

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck

1000 Brussel – Bruxelles





94

Archives des Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA)

et des Directions judiciaires déconcentrées (PJF)

de la Police Fédérale

Tableau de tri

2012

par

Hendrik CALLEWIER

Brussel – Bruxelles

2012

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LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique.

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LISTE D’ABRÉVIATIONS ACO Analyse criminelle opérationnelle BNG Banque de données nationale générale BP Bulletin du personnel CALog Personnel du cadre administratif et logistique CCU Computer Crime Unit CD Classement décimal CDC Centre de documentation et d’information non opérationnelles CG Commissaire général CGO Direction de l’information policière opérationnelle CIA Carrefour d’information d’arrondissement CIC Centre d’information et de communication CIK Corps d’intervention COps Personnel du cadre opérationnel DAO Direction des opérations et de l’information en matière de

police administrative (2001-2007) Direction des opérations de police administrative (2007-)

DCA Direction déconcentrée de coordination et d’appui DGA Direction générale de la police administrative DGJ Direction générale de la police judiciaire DGM Direction générale des moyens en matériel (2001-2007) DGP Direction générale du personnel DGS Direction générale de l’appui opérationnel (2001-2007)

Direction générale de l’appui et de la gestion (2007-) DirCo Directeur coordinateur administratif DirJud Directeur judiciaire DJF Direction de la lutte contre la criminalité économique et

financière DSE Direction de la formation DSED Centre de documentation et de connaissances policières DSEK Centre de connaissance et d’expertise policières DSJ Direction du service juridique, du contentieux et des statuts DSP Direction de la mobilité et de la gestion du personnel DST Direction de la télématique FCCU Federal Computer Crime Unit Hycap Capacité hypothéquée LPA Police aéronautique LPI Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux

niveaux MPR Méthodes particulières de recherche PJF Direction judiciaire déconcentrée PNS Plan national de sécurité PV Procès-verbaux RCCU Regional computer crime unit SIC Section d’information criminelle SJA Service judiciaire d’arrondissement (service judiciaire

déconcentré)

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SPC Police des chemins de fer SPN Police de la navigation SSGPI Secrétariat de la police intégrée WPA Loi sur la fonction de police WPR Police de la route ZCM Contingent de maladie

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TABLEAU DE TRI Le tableau de tri est une vue d’ensemble systématique, une liste de toutes les archives (tant papier que numériques) qui, quel que soit leur support, sont créées ou reçues par une personne ou une institution dans l’exercice de ses fonctions. Il indique pour le moins la nature des séries d’archives, le délai de conservation de chaque série et leur destination définitive. L’institution sait ainsi dès la création des documents, et même avant, quels documents pourront être détruits au terme de leur délai de conservation et quels documents devront être conservés de manière permanente en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. Un tableau de tri dressé sur la base du modèle fonctionnel ne présente pas les séries d’archives selon l’organigramme des services, mais selon les compétences et les activités dans l’exercice desquelles les documents sont créés. DONNEES MENTIONNEES DANS LE TABLEAU Les compétences et les activités exercées (tâches) Afin de faciliter la lecture du tableau de tri, les séries ont été classées en deux grandes catégories. La première catégorie comporte les documents relatifs à l’organisation et à la gestion et la deuxième catégorie, les documents opérationnels ou liés à la fonction. Code de la série Pour plus de commodité, un code de série est utilisé afin de pouvoir identifier la série aisément, rapidement et sans ambiguïté. Séries d’archives Les archives sont décrites par série dès lors qu’il s’agit là des principales subdivisions intellectuelles et matérielles pour le classement des documents. Il est en outre plus aisé de trier les archives à ce niveau, sans imposer une charge de travail excessive aux personnes qui seront chargées d’opérer le tri. Délai de conservation Basé sur le délai de conservation administratif, le délai de conservation est d’une durée égale ou supérieure. La détermination de ce délai repose sur un texte normatif, une loi, un arrêté, un décret, une ordonnance, une circulaire, une note de service ou une convention entre l’inspecteur archiviste et le producteur d’archives. L’on a toutefois veillé à ce que ce délai de conservation corresponde aux délais de conservation applicables pour des séries d’archives similaires dans d’autres tableaux de tri.

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Destination définitive La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État en concertation avec le producteur d’archives en fonction de la valeur culturelle et scientifique du document d’archives, en particulier pour la recherche historique. Il y a trois possibilités : conservation intégrale, destruction intégrale ou tri. Remarques Pour certains documents d’archives, ce champ comporte des informations complémentaires utiles. L’on peut, entre autres, y trouver une justification de la décision de tri (destination définitive). LIEN AVEC D’AUTRES TABLEAUX DE TRI Ce tableau de tri s’applique uniquement aux directions déconcentrées de la Police fédérale. Pour les services centraux, le tableau dressé par Madeleine Jacquemin en 2008 est toujours d’application. La Police locale se base quant à elle sur la PLP 40. Pour ce qui est des autres services déconcentrés de la Police fédérale (CIA, CIC, WPR, SPC, SPN et LPA) aucun tableau de tri n’est disponible pour l’instant. Le présent tableau remplace l’ancien tableau de tri et de destruction afférent aux archives de la gendarmerie de 2000 (RG 001) et celui relatif aux archives des brigades de la police judiciaire près les parquets de 2004 (note permanente CDC-36).

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Code de la série

Série Délai de conservation

Destination définitive

Remarques

I. DOCUMENTS RELATIFS À LA GESTION

A. ORGANISATION

1. Législation et réglementation

A1.001 Notes permanentes Jusqu’à leur abrogation

Destruction Proposées via Portal, conservées par DSEK

A1.002 Notes temporaires 1 an Destruction Proposées via Portal, conservées par DSEK

A1.003 Notes statutaires Jusqu’à leur abrogation


A1.004 Notes de service (internes) Jusqu’à leur abrogation

Conservation

A1.005 Dossiers de travail concernant la rédaction d’une note Jusqu’à leur abrogation

Destruction Ces dossiers de travail sont tenus à jour par les personnes responsables de la rédaction des notes.

A1.006 Notes Jusqu’à leur substitution

Destruction Document standard pour la rédaction d’une note, conservation au niveau central

A1.007 Règlements (I001, I003, ...) Jusqu’à leur abrogation

Destruction Conservation au niveau central

A1.008 Protocoles d’accord (au niveau de l’arrondissement) Jusqu’à leur abrogation

Tri À conserver si PJF ou DCA a rédigé les accords.

A1.009 Circulaires de l’Intérieur et de la Justice (OOP, PLP, ZPZ, )

Jusqu’à leur abrogation


Directions déconcentrées de la Police fédérale – tableau de tri

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Code de la série



Remarques

...) abrogation

A1.010 Circulaires du collège des procureurs généraux Jusqu’à leur abrogation


A1.011 Circulaires du parquet – procureur du Roi Jusqu’à leur abrogation

Destruction Proposées via Portal

2. Organisation des directions et des services

A2.001 Plans de politique 12 ans (3 cycles) Conservation Élaborés pour une période de 4 ans

A2.002 Plans d’action 12 ans (3 cycles) Conservation Élaborés annuellement, points d’action par phénomène criminel

A2.003 Rapports d’évaluation des plans de politique et d’action 12 ans (3 cycles) Conservation Les rapports sont généralement conservés avec les plans de politique et les plans d’action.

A2.004 Organigrammes Tant qu’ils sont d’application

Conservation

A2.005 Dossiers relatifs à la suppression des districts et à la création des services déconcentrés de la Police fédérale

10 ans Conservation

A2.006 Listes du personnel 5 ans Conservation

3. Réunions (internes)

A3.001 Comptes rendus/rapports des réunions de direction et documents annexes (auparavant : réunions du commandement de l’unité)

5 ans (période du mandat de directeur)

Conservation


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Code de la série



Remarques

A3.002 Comptes rendus/rapports de l’équipe d’appui à la politique et documents annexes

5 ans (période du mandat de directeur)

Conservation

A3.003 Comptes rendus/rapports des réunions du CALog et documents annexes

5 ans Destruction Moment d’informations personnel administratif

A3.004 Comptes rendus/rapports des réunions du COps et documents annexes

5 ans Destruction Moment d’informations personnel opérationnel

A3.005 Comptes rendus/rapports d’autres réunions (maîtrise de la violence, teambuilding...) et documents annexes

5 ans Destruction

4. Audit

A4.001 Rapports d’audit, analyses SWOT et documents annexes 12 ans (3 cycles plan de politique)

Conservation Audit Interne

B. GESTION ADMINISTRATIVE

1. Correspondance

B1.001 Correspondance (lettres, e-mails, fax...) 5 ans Tri Si les lettres originales sont rangées dans le dossier correspondant, la série de copies peut être détruite. Les originaux seront conservés dans les dossiers. Si le classement est thématique (CD), les thématiques propres au service (CD 8 pour les DCA et CD 1 pour les PJF) sont à conserver, le reste peut être détruit.

B1.002 Registre de la correspondance [avant 2005 : indicateur, puis RIO]

5 ans Tri Si la correspondance est enregistrée dans un seul registre et s’il y a une série


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Code de la série



Remarques

puis RIO] chronologique « correspondance », les deux séries sont conservées. Si les lettres sont rangées dans les dossiers, le registre peut être détruit. Voir introduction, p. 27-28.

2. Traductions

B2.001 Dossiers relatifs aux traductions 2 ans Destruction

C. GESTION DU PERSONNEL

1. Législation et réglementation

C1.001 Textes statutaires (STS) Jusqu’à leur abrogation

Destruction Proposés via Portal, conservés par DSJ

C1.002 Dossiers concernant la législation relative au personnel CALog



C1.003 Dossiers concernant la législation relative au personnel COps



2. Recrutement, sélection et engagement

C2.001 Publications des emplois vacants (cycle de mobilité, auparavant ordres journaliers [OJ], offres d’emplois [OE])

1 an Destruction Conservation au niveau central

C2.002 Dossiers relatifs à la sélection et au recrutement contenant les candidatures, CV et procès-verbaux des réunions

1 an Destruction Conservés par DSP. Si le candidat a été engagé, ces documents sont placés dans le dossier personnel.

C2.003 Dossiers relatifs à la sélection de CALog externes 1 an Destruction Conservation au niveau central


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Code de la série



Remarques

C2.004 Dossiers relatifs aux candidatures refusées dans le cadre d’un emploi vacant

2 ans Destruction

C2.005 Brochures d’accueil Après expiration Conserver un exemplaire

3. Déroulement de la carrière

3a. Dossier personnel

C3.001 Dossiers personnels 110 ans après la naissance du membre du personnel

Conservation 5 ans après que le membre du personnel a quitté le service, le dossier est transmis à DSP. Voir introduction, p. 28-31

3b. Formations

C3.002 Brochures de formation Tant qu’elles sont d’application

Destruction Proposées via Portal, conservées au niveau central

C3.003 Dossiers concernant la formation des officiers de police judiciaire

10 ans Conservation

C3.004 Dossiers concernant l’enseignement des armes Expiré Conservation

C3.005 Dossiers concernant la gestion d’autres formations (brochures, demandes, agrément, paiement...)

2 ans Destruction Les brevets des formations se trouvent dans le dossier personnel

C3.006 Dossiers concernant l’utilisation du stand de tir 5 ans Destruction

C3.007 Dossiers concernant les stages 2 ans Destruction Copies, les originaux se trouvent dans le dossier personnel


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Code de la série



Remarques

dossier personnel

3c. Évaluation, promotion, mobilité et détachement

C3.008 Dossiers concernant l’évaluation du personnel 2 ans Destruction Copies, originaux dans le dossier personnel

C3.009 Dossiers concernant la mobilité 2 ans Destruction Copies, originaux dans le dossier personnel

C3.010 Dossiers concernant les détachements 2 ans Destruction Copies, originaux dans le dossier personnel

C3.011 Dossiers concernant les renforts ponctuels 2 ans Destruction Copies, originaux dans le dossier personnel

C3.012 Dossiers concernant les profils de compétence Tant qu’ils sont d’application

Destruction

C3.014 Dossiers concernant les statistiques relatives aux mises à disposition

5 ans Destruction

C3.015 Rapports de détachement du personnel 2 ans Destruction

C3.016 Dossiers concernant les félicitations (copies) Expiré Destruction

C3.017 Dossiers concernant le traitement de plaintes externes (copies)

Expiré Destruction

3d. Présences

C3.018 Fiches des présences (ISLP/PPP/depuis 2009 : Galop) 2 ans Destruction Application électronique soutenue au niveau central. Voir introduction, p. 31

C3.019 Fiches de congé 2 ans Destruction


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Code de la série



Remarques

C3.020 Feuillets de prestation 2 ans Destruction

C3.021 Bulletins de service 2 ans Destruction

C3.022 Cahiers de service 2 ans Destruction Cf. PPP (C3.016)

C3.023 Documents concernant les missions à l’étranger 5 ans Destruction Copies, originaux dans le dossier personnel

C3.024 Demandes de passeports de service Jusqu’à expiration Destruction

3e. Accidents et maladies

C3.025 Dossiers concernant les accidents du travail 10 ans Destruction Ces dossiers sont également conservés au niveau central et dans le dossier personnel.

C3.026 Dossiers concernant les accidents du travail non reconnus 10 ans Destruction Ces dossiers ont été renvoyés par les services centraux

C3.027 Registre des absences pour motifs de santé 10 ans Destruction Centralisé et conservé par DSP-ZCM

3f. Salaires

C3.028 Formulaires F : formulaires d’enregistrement de données financières relatives aux indemnités et allocations

Originaux : 5 ans, copies : 1 an

Destruction Les originaux sont transmis, centralisés et conservés au SSGPI

C3.029 Modèles 9bis : formulaires pour les indemnités 2 ans Destruction

4. Soins de santé

C4.001 Attestations médicales (F 119) 2 ans Destruction Centralisé et conservé par DSP-ZCM


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Code de la série



Remarques

5. Mesures disciplinaires

C5.001 Dossiers disciplinaires 5 ans Conservation Conserver en tant que série distincte après leur retrait du dossier personnel. Voir introduction, p. 32

6. Contentieux et risques professionnels

C6.001 Dossiers concernant les rapports d’accidents/dégâts 5 ans après clôture Destruction Si un membre du personnel est concerné, le dossier est conservé dans le dossier personnel

7. Publications internes

C7.001 Infodoc, inforevue, … 1 an Destruction 1 série est conservée au niveau central. Voir introduction, p. 31

D. GESTION FINANCIÈRE

1. Budget

D1.001 Budget légal 10 ans après clôture Conservation

D1.002 Dossiers concernant le budget 10 ans après clôture Conservation

D1.003 Dossiers concernant les dotations 20 ans Conservation

2. Finances

D2.001 Banque de données « DBAF » Jusqu’à leur substitution

Conservation Soutien au niveau central


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Code de la série



Remarques

D2.002 État des frais 10 ans Destruction

D2.003 État des paiements 10 ans Destruction

D2.004 Factures, notes de crédit, bordereaux, bons de commande...

10 ans Destruction

D2.005 Extraits de compte 5 ans Destruction

D2.006 Dossiers concernant les coûts Alpha Expiré Destruction

E. GESTION DE L’INFRASTRUCTURE, DES BÂTIMENTS ET DE L’ÉQUIPEMENT

1. Gestion générale de l’infrastructure, des bâtiments et de l’équipement

E1.001 Dossiers concernant le transfert du patrimoine de la gendarmerie

10 ans Destruction

E1.002 Formulaires SB (documents de saisie logistiques) 5 ans Destruction Formulaires pour tous les mouvements de matériel : demandes, achats, aliénation...

E1.003 Dossiers logistiques 5 ans Destruction

E1.004 Dossiers concernant les livraisons encodées 5 ans Destruction

E1.005 Listings SE-L Expiré Destruction

2. Infrastructure et bâtiments

E2.001 Plans de construction/des lieux Tant que le bâtiment est utilisé

Conservation


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Code de la série



Remarques

E2.002 Inventaire du patrimoine 30 ans Conservation

E2.003 Dossiers concernant les bâtiments Tant que le bâtiment est utilisé

Conservation

E2.004 Dossiers concernant les contrats et les travaux d’entretien 5 ans Destruction

E2.005 Dossiers concernant la relation entre la Police fédérale et la Régie des Bâtiments

10 ans Conservation

E2.006 Rapport de la situation des bâtiments 10 ans Conservation

3. Marchés et achats

E3.001 Dossiers concernant l’achat de petit matériel Jusqu’à substitution achat

Destruction

E3.002 Dossiers concernant les dégâts au matériel 5 ans après la fin du processus

Destruction

E3.003 SIM (suivi intégré des marchés) 10 ans Tri Conserver les dossiers concernant le matériel typiquement policier. Détruire les autres.

E3.004 Dossiers concernant la commande de produits CS par la Police locale via la DCA

2 ans Destruction

4. Gestion des stocks, des dépôts et des magasins

E4.001 Banque de données « DBLog » Jusqu’à leur substitution

Destruction Soutien central. Cette banque de données comporte différentes applications, entre autres fiches de dotation personnelles,


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Code de la série



Remarques

inventaire matériel et mobilier, inventaire patrimoine.

E4.002 Dossiers concernant les armes et les munitions contenant les rapports d’inspection et les inventaires

Tant que le matériel est utilisé

Tri Conserver uniquement ce qui a trait aux armes utilisées par la police. Par province, une personne responsable du suivi des dossiers.

E4.003 Inventaire du mobilier 5 ans Destruction

5. Équipement

E5.001 Dossiers concernant la gestion des photocopieuses 5 ans Destruction

E5.002 État du compteur des photocopieuses 2 ans Destruction

E5.003 Feuilles de route des véhicules 2 ans Destruction

E5.004 Dossiers concernant les véhicules Tant que les voitures sont utilisées

Destruction

E5.005 Dossiers concernant les expertises 10 ans Destruction Il s’agit des dossiers de préparation relatifs au règlement des dommages, lorsque la décision doit être prise par le service. Ces dossiers comportent l’évaluation des dommages, les photos et les procès-verbaux constatant les dommages, y compris ceux subis par de tierces personnes.

E5.006 Dossiers concernant la commande de matériel 1 an Destruction

E5.007 Bordereaux de livraison pour le petit matériel 1 an Destruction


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Code de la série



Remarques

E5.008 Manuels d’utilisation du matériel et des outils Tant que le matériel est utilisé

Tri Conserver les manuels afférents à l’équipement typiquement policier (ex. armes à feu). Détruire le reste.

E5.009 Dossiers concernant l’utilisation de téléphones mobiles Tant que le téléphone est utilisé

Destruction

E5.010 Dossiers concernant la gestion du parc informatique Tant que l’ordinateur est utilisé

Destruction

E5.011 Rapports concernant l’inspection du matériel Expiré Destruction

E5.012 Rapports concernant l’utilisation d’armes 5 ans Destruction

E5.013 Inventaire du matériel de l’unité 5 ans Destruction

E5.014 Fiches et tableaux de la dotation personnelle du matériel 5 ans Destruction Fiches et tableaux concernant l’attribution du matériel

E5.014 Dossiers concernant les enquêtes administratives de la logistique

5 ans Destruction Si un membre du personnel est concerné, le dossier est conservé dans le dossier personnel

F. GESTION DU BIEN-ÊTRE, DE LA SÉCURITÉ ET DE LA QUALITÉ DU LIEU DE TRAVAIL

F1.001 Dossiers de sécurité pour les services d’incendie Tant que le permis est en vigueur

Conservation

F1.002 Comptes rendus du comité de concertation de base (CCB) 20 ans Conservation Coonservé par les services du président du CCB


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Code de la série



Remarques

F2.003 Dossiers incendie et évacuation Jusqu’à expiration Conservation

F2.004 Dossiers concernant l’évacuation du matériel 10 ans Destruction

F2.005 Dossiers concernant les permis d’environnement Expiré Conservation

G. GESTION DE SOURCES NON INFORMATISÉES

G1.001 Journaux de l’unité 5 ans Conservation Propre publication en vue de la communication interne

H. RELATIONS PUBLIQUES ET PRESSE

1. Relations publiques

H1.001 Dossiers concernant des événements de relations publiques

2 ans Conservation après tri

Conserver les dossiers concernant les événements organisés par le service. S’agissant des autres dossiers, conserver un dossier sur dix

H1.002 Dossiers concernant l’appui pour le tournage de fictions et de productions cinématographiques et télévisuelles (les interventions, le prêt de matériel et les autorisations)

2 ans Destruction

2. Presse

H2.001 Communiqués de presse 15 ans Conservation

H2.002 Dossiers concernant les conférences de presse 15 ans Conservation

H2.003 Enregistrement vidéo et sur DVD d’émissions télévisuelles sur les événements qui concernent le service

5 ans Conservation


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Code de la série



Remarques

télévisuelles sur les événements qui concernent le service

H2.004 Journaux et revues 1 an Destruction

3. Rapports annuels

H3.001 Rapports d’activités annuels (version définitive, de la propre unité)

5 ans Conservation

H3.002 Dossier concernant l’élaboration des rapports d’activités annuels

5 ans Destruction


25

Code de la série



Remarques

II. DOCUMENTS RELATIFS À L’EXÉCUTION DES TÂCHES

I. APPUI OPÉRATIONNEL

1. Échange d’informations

I1.001 Tables de référence BNG 6 mois Destruction Les tables de références sont gérées par CGO et mis automatiquement à disposition du GPI via la BNG et les databanques d’alimentation (ISLP/Feedis/Pol Office…). Un rollout d’une nouvelle version a lieu tous les six mois. Voir le tableau de tri des services centraux Fedpol, série I1.019.

I1.002 Formulaires d’enregistrement dans le registre central des armes

2 ans Destruction

2. Moyens spéciaux et renfort

I2.001 Formulaire de demande de renfort (CIK, Hycap, services spécialisés)

2 ans Destruction Ne conserver que quelques spécimens

I2.002 Tableaux avec l’hycap fournie 2 ans Destruction

I2.003 Tableaux avec les tours de rôle 2 ans Destruction

I2.004 Formulaires de confirmation des demandes de renfort 2 ans Destruction

I2.005 Dossiers concernant la « Patrouille cavalerie » 2 ans Destruction Demandes de renfort par les zones

I2.006 Dossiers concernant RAGO (hélicoptère) 2 ans Destruction


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Code de la série



Remarques

3. Analyse stratégique ou étude de phénomènes criminels

I3.001 Analyses stratégiques 10 ans Conservation Dossiers créés par des analystes à la demande des zones

J. COOPÉRATION POLICIÈRE

J1.001 Comptes rendus de la concertation zonale de sécurité (auparavant concertation pentagonale)

5 ans Destruction Conservés par les zones (voir PLP40)

J1.002 Comptes rendus de la concertation provinciale de sécurité 5 ans Destruction Conservés par les provinces

J1.003 Comptes rendus de la concertation de recherche au niveau de l’arrondissement

5 ans Tri Conservés par le directeur judiciaire de l’arrondissement et par les zones (voir PLP 40)

J1.004 Plans nationaux de sécurité 8 ans Destruction Conservés au niveau national

J1.005 Comptes rendus des réunions des chefs de corps 5 ans Conservation La DCA est rédactrice des comptes rendus

J1.006 Comptes rendus du comité d’accompagnement 5 ans Destruction De nature temporaire

J1.007 Comptes rendus de la concertation CIC 5 ans Tri En conserver quelques-uns dans le chef-lieu de province auquel ressortit le CIC

J1.008 Comptes rendus de la « plateforme enquête police administrative arrondissement Bruxelles »

10 ans Destruction Cette plateforme, qui n’existe que depuis quelques années, vise l’échange d’informations. Eu égard à l’existence d’autres structures de concertation au niveau de l’arrondissement, ces comptes rendus ne présentent guère d’importance au niveau de


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Code de la série



Remarques

leur contenu

J1.009 Plans catastrophe Jusqu’à leur substitution

Destruction Conservés au niveau de la province

J1.010 Rapports de la politique de sécurité au niveau de l’arrondissement

5 ans Tri Conservés par la PJF, détruits par la DCA

J1.011 Plans zonaux de sécurité 8 ans Destruction Conservés au niveau local (voir PLP 40)

J1.012 Dossiers concernant l’appui aux zones en vue de l’élaboration du plan de sécurité

10 ans Destruction

J1.013 Plans d’action des zones 10 ans Destruction Conservés au niveau local (voir PLP 40)

J1.014 Comptes rendus des réunions des commandants de brigade du district

Expiré Conservation

K. COORDINATION DES MISSIONS SUPRALOCALES DE POLICE ADMINISTRATIVE

1. Séries relatives à l’administration opérationnelle

K1.001 Rapports d’information administratifs (RAR) 20 ans Destruction Ces rapports comportent des informations sur des transports dangereux, des observations lors de manifestations... (cf. MFO-3)

K1.002 Bulletins de service pour le palais de justice Expiré Destruction Tâche reprise par la Police locale

K1.003 SITREP (situation report) 5 ans Destruction


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Code de la série



Remarques

2. Séries relatives aux dossiers opérationnels

K2.001 Dossiers « football » 10 ans Destruction

K2.002 Dossiers « courses cyclistes » 10 ans Destruction

K2.003 Dossiers « truckruns » 10 ans Destruction

K2.004 Dossiers « événements » 10 ans Destruction Les événements mentionnés ici sont ceux qui ne sont pas repris dans les séries K2.001-003, comme les festivals, courses automobiles,…

K2.005 Rapports d’intervention (alerte de police/scramble) 5 ans Conservation Rapports d’intervention lors d’événements supralocaux dans le respect des protocoles conclus par la Police fédérale et la Police locale concernant les troubles dans les prisons, les évasions de détenus, la poursuite de personnes...

K2.006 Itinéraires de transports dangereux 2 an Destruction

K2.007 Dossiers concernant les opérations policières de grande envergure (FIPA)

10 ans Destruction* *Conserver quelques spécimens. Différentes dénominations (PAK, TAMTAM)

K2.008 Rapports relatifs à la mise en œuvre des plans catastrophe 10 ans Destruction

K2.009 Informations concernant les opérations « contrôles routiers»

5 ans Destruction

K2.010 Dossiers « ordre public » 5 ans Destruction Les grands dossiers et ceux revêtant une certaine importance (crise en Irak, sommet


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Code de la série



Remarques

européen…) sont conservés 10 ans. Voir introduction, p. 36

K2.011 Correspondance « ordre public » 3 ans Destruction

K2.012 CRM : rapports mensuels avec centre de crise Intérieur concernant les « affaires diplomatiques »

3 ans Destruction

K2.013 Correspondance « affaires diplomatiques » 3 ans Destruction

K2.014 Correspondance « parlement européen » 3 ans Destruction Les affaires importantes figurent également dans le dossier ordre public

K2.015 Dossiers concernant le transport de détenus et de mineurs (Caliméros)

5 ans Destruction

K2.016 Dossiers concernant les spotters 2 ans Destruction Également dans le dossier ordre public ou football

K2.017 Messages concernant la protection des transports de fonds 1 an Destruction

K2.018 Plaintes relatives à la gendarmerie 20 ans Conservation

K2.019 Dossiers concernant des groupements et des personnes Jusqu’au retrait des données du CIA

Conservation

K2.020 Dossiers concernant la sécurité routière 5 ans Destruction

K2.021 Dossiers « points vitaux », « lieux présentant un intérêt particulier dans le cadre de l’OP », « Dossiers troubles »

Expiré Destruction


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Code de la série



Remarques

L. MISSIONS SUPRALOCALES DE POLICE JUDICIAIRE

1. Séries relatives à l’administration opérationnelle

L1.001 Rapport journalier (vue d’ensemble quotidienne de toutes les actions)

1 an Destruction Ce rapport est rédigé par l’officier de permanence et est transmis par le secrétariat au parquet et à DAO

L1.002 Horaires 1 an Destruction

L1.003 Apostilles 30 ans Destruction

L1.004 Registres des apostilles 30 ans Destruction

L1.005 Doubles/copies de procès-verbaux 30 ans Destruction Les PV de la gendarmerie antérieurs à 2001 ont été numérotés séparément. Les PV de la police judiciaire ont été rassemblés par dossier. Voir introduction, p. 32-33

L1.006 Registres des procès-verbaux et indicateurs 30 ans Destruction Remplacés par Feedis à partir de 2003. Voir introduction, p. 31-32

L1.007 Registre d’inscription des mandats d’arrêt (à partir de 2000 : « formulaire arrestations », depuis 2009 : « registre des privations de liberté »)

20 ans Destruction

L1.008 Carnet de renseignements judiciaire 20 ans Destruction

L1.009 Cahiers de service Expiré Destruction

L1.010 Surveillance pendant les vacances Expiré Destruction


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Code de la série



Remarques

2. Séries relatives aux dossiers opérationnels

L2.001 Dossiers d’enquête Tant que l’affaire n’est pas élucidée. Minimum 30 ans

Tri - Tous les dossiers antérieurs à 1951 sont conservés.

- Concernant les dossiers postérieurs à 1951 :

1) les affaires revêtant une valeur particulière en raison de la méthode d’enquête utilisée ou parce qu’elles ont fait l’objet de débats politiques sont conservées (exemples : l’affaire des tueurs du Brabant wallon, CCC, l’affaire Dutroux...). Le service dresse une liste des dossiers satisfaisant à ces critères.

2) tous les autres dossiers ayant plus de 5 centimères d’épaisseur : conserver 1 sur dix.

L2.002 Dossiers de travail Tant que l’affaire n’est pas élucidée ou passée en justice

Tri Les dossiers de travail peuvent être détruits s’il existe une série distincte de dossiers d’enquête. Si aucun dossier d’enquête n’est constitué, les critères applicables à la série L2.001 sont également d’application pour les dossiers de travail

L2.003 Fiches de personnes 20 ans Conservation Personnes poursuivies, victimes, témoins, infractions, accès important aux dossiers


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Code de la série



Remarques

d’enquête

L2.004 Dossiers concernant des faits non élucidés 30 ans Destruction

L2.005 Formulaires DOS : indication d’une enquête 10 ans Destruction

L2.006 Formulaires ACT : indication d’une action 10 ans Destruction

L2.007 Recherche des rapports d’information 10 ans Destruction

CCU (Computer Crime Unit)

L2.009 Dossiers 30 ans Tri Si dossiers d’appui : destruction. Si dossiers opérationnels, tri : 1 dossier sur 20 est conservé. Les affaires revêtant une valeur particulière en raison de la méthode d’enquête utilisée ou parce qu’elles ont fait l’objet de débats politiques sont conservées. Le service dresse une liste des dossiers satisfaisant à ces critères

L2.010 Statistiques 5 ans Destruction Les statistiques figurent dans les rapports annuels des PJF locales et sont transmises aux services centraux

L2.011 Compte rendu des réunions des CCU 5 ans Destruction Conservation au niveau central (FCCU)

SIC (Section information criminelle)

L2.012 Dossiers indicateurs 10 ans après le décès de l’intéressé

Conservation Ne sont pas conservés au niveau central. DGJ conserve une banque de données concernant les indicateurs


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Code de la série



Remarques

L2.013 Bulletin central de signalement 5 ans Destruction Conservé au parquet et à la CGO

L2.014 Rapports de contact avec des indicateurs (BTS-6) 10 ans après le décès de l’intéressé

Conservation

BTS (Bijzondere technieken – techniques spéciales)

L2.015 Dossiers de travail concernant les opérations Tant que l’affaire est en cours

Destruction La plupart des documents se trouvent également dans le dossier d’enquête. Les rapports confidentiels sont aussi transmis au magistrat MPR

L2.016 Dossiers chronologiques concernant les opérations Tant que l’affaire est en cours

Destruction Doubles des dossiers de travail

L2.017 Banque de données ABRICOT Jusqu’à leur substitution

Destruction Comporte des noms, des lieux et des véhicules liés aux dossiers

L2.018 Enregistrements vidéo Tant que l’affaire est en cours

Conservation Une copie est transmise aux services centraux, mais elle n’y est conservée que 15 jours

Labo

L2.019 Dossiers concernant la recherche de traces 10 ans Destruction Les dossiers sont composés de copies

L2.020 Matériel photo et vidéo produit par le laboratoire (depuis 2009 : numérique)

30 ans Destruction Il s’agit de photos et de négatifs liés à la recherche de traces (empreintes digitales et traces de pieds), ainsi que d’autres éléments. Les photos sont également conservées dans les dossiers d’enquête.


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Code de la série



Remarques

L2.021 Accès au matériel photo (d’abord des registres, puis des fichiers Excel et, depuis 2008, via la banque de données centrale LIS)

30 ans Conservation

L2.022 Fax contenant les demandes de recherche de traces 1 an Destruction Également conservés dans les dossiers.

Audition audiovisuelle

L2.023 Fiches auditions vidéofilmées (2 modèles) 1 an Destruction Les copies sont transmises aux services centraux et les originaux sont conservés sur place.

L2.024 Copies de PV 10 ans Destruction Également conservées dans les dossiers d’enquête.

Analyse criminelle

L2.025 Rapports d’activités 1 an Destruction Transmis aux services centraux et repris dans le rapport annuel PJF.

L2.026 Cours 5 ans Destruction

Télécommunications

L2.027 Rapports d’activités 1 an Destruction Transmis aux services centraux et repris dans le rapport annuel PJF.

L2.028 Rapports analyse GSM 4 ans Destruction





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Archives des

Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA)et des

Directions judiciaires déconcentrées (PJF)de la Police Fédérale

Tableau de tri2012

par

Hendrik CALLEWIER

Brussel – Bruxelles2012

9789057465123

ISBN 978 90 5746 512 3

5150