Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Les transferts : un simple déménagement ou une opération plus complexe ? Les transferts

Associationdes Directeurs et

Responsables de ServicesGénéraux

Les transferts : un simple Les transferts : un simple déménagement ou une opération déménagement ou une opération

plus complexe ?plus complexe ? Avec la participation de :

• Fabrice Chiche, AMT TRANSFERT • Guy Perrin , I-TECH TRANSFERT • Jérôme Jaman, D - MAX • Pascale Mangot-Lagarde, ROYAL BANK OF SCOTLAND

et l’animation de Françoise Lecherbourg, C2si

Conférence – débat du 17 MARS Conférence – débat du 17 MARS 20112011



AMT TRANSFERTAMT TRANSFERT

Fabrice ChicheFabrice Chiche



Le périmètre de la prestation :

« déménagement sec » ou « opération clé en mains » ?



Notre métier, le transfert d’entreprises

Créé en 1993, AMT Transfert est aujourd'hui le seul spécialiste du déménagement d'entreprises implanté sur quatre pôles majeurs d'activité, Paris Lille, Lyon et Sophia Antipolis.

AMT Transfert déménage plus de 115 000 postes de travail chaque année et intervient pour des clients prestigieux dans les secteurs professionnels les plus divers.

• Effectifs– Bureau commercial : 16– Coordinateurs techniques: 8– Chefs d’équipe & Déménageurs : 119

• Moyens techniques55 véhicules, du 12 au 50 m3> 4 montes-meubles> 4 fenwicks



TERMINOLOGIE

DEMENAGER DEPLACER un matériel d’un endroit à un autre

TRANSFERER - REAMENAGERComportent une notion d’ORGANISATION en AMONT et en AVAL du déménagement

Dans le cadre qui nous concerne aujourd’hui, nous n’utiliserons le terme implantation que dans ce sens :

IMPLANTATION REPARTITION des bureaux et services sur la SURFACE DISPONIBLE dans les locaux



L’aménagement des locaux doit générer une certaine CULTURE et une certaine IMAGE, propres à l’entreprise.

L’aménagement des locaux doit générer PRODUCTIVITE et CONFORT.

Les FINANCES orientent dans le choix des locaux.

Les locaux doivent servir d’OUTIL DE MANAGEMENT.



LES ENJEUX DU DEMENAGEMENT

POURQUOI TRANSFERER ?Plusieurs causes peuvent être à l’origine d’un transfert :

• Sinistre• Vétusté• Surface• Délocalisation

• Fusion• Réorganisation• Couts d’utilisation

• Temps• Image

• Motivation• Sécurité

• Dépenses• Compétitivité

• Avenir



Le périmètre de la prestation : « déménagement sec » ou « opération clé en mains » ?

EXTERNALISERTransférer à un prestataire la gestion globale du besoin :

Lui déléguer totalement la charge dans un cadre de conditions clairement définies AVEC OBLIGATION DE RESULTATS

SOUS-TRAITERDéfinir le cahier des charges

Conserver la responsabilité économique et sociale

Dans tous les cas le contrat établi doit préciser:Objectifs - Lieux et surfaces - Travaux confiés - Résultats attendus - Conditions de

contrôle - Moyens mis à disposition du prestataire - Fourchette budgétaire


Responsables de ServicesGénérauxRELATIONS CLIENT / PRESTATAIRE

SERVICE ACHATS

COMITE DE DIRECTION

CHEFS DE SERVICES

COMITE D'ENTREPRISE

TOUT LE PERSONNEL

SPECIALISTES

RESPONSABLETECHNIQUE

INVENTAIRESIMPLANTATIONS

ARCHIVAGE

CHEFD'EQUIP E

ARCHIVAGEETIQUETAGENETTOYAGE

DEMENAGEMENT

CHEFD'EXPLOITATION

CHEFD'EQUIP E

CHEFD'EQUIP E

DEMENAGEURSMONTEURSEMBALLEURSMANUTENTIONNAIRES

COORDINATEUR PRESTATIONSPRESTATAIRE

COORDINATEUR DU PROJETCLIENT

IL EST SOUVENT PREFERABLE DE CONFIER LA

COMMUNICATION INTERNE AU PRESTATAIRE

COMITE DE COORDINATION DU PROJET



PRESTATIONS DE BASE :

Relevés inventaires; Gestion des stocks de mobiliers; Transferts informatiques; Tracé des plans de recollement de l’implantation après déménagement; Eliminer les objets obsolètes encombrants (coffres, machines, installations); Nettoyage des anciens locaux, des mobiliers déménagés avant réutilisation.

QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ?



PRESTATIONS A VALEUR AJOUTEE :

Prise en charge, partielle ou globale, des études nécessitées par l’opération (linéraires, surfaces, collaborateurs…); Etudes et mise en œuvre du transfert dans le cadre « outil de management »; Archives.

PRESTATIONS D’ASSISTANCE :

Préparation et écritures des cahiers des charges ouverts; Suivi et relances des appels d’offres correspondants; Communication interne; Vente du matériel d’occasion (suite à un déménagement).

QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ?



Le prestataire doit délivrer une PRESTATION GLOBALE

Une qualité essentielle : CAPACITE A PRENDRE EN CHARGE TOUS LES BESOINS EXPRIMES.

Il doit être INDEPENDANT des fournisseurs de cloisons, mobiliers, et

spécialiste du bâtiment.

Le choix se fait en fonction de:

SES COMPETENCES, SON ADAPTABILITE AUX BESOINS, A LA CULTURE ET AUX IMPERATIFS, SES MOYENS TECHNIQUES, SA PROXIMITE

PRESTATAIRE = Expérimenté, souple, flexible, réactif

PRE-SELECTION DU PRESTATAIRE


Responsables de ServicesGénérauxETUDE DES OFFRES

- REFERENCES- PRIX

TEST SUR UN CHANTIER

- LE DOSSIER D’OFFRES- PLURALITE DE COMPETENCES

DESCRIPTIF DETAILLE DES PRESTATIONS.

- FLEXIBILITE - SOUPLESSE - DELAIS- CAPACITE A MOBILISER DES MOYENS EXCEPTIONNELS

ENGAGEMENT SUR LES DELAIS.



LA LEGISLATION DU TRANSPORT

Documents à exiger des prestataires consultés

L’attestation de capacité qui garantit l’inscription au Registre des Transports du prestataire.

Les assurances adéquates : Marchandises transportées et Responsabilité Civile, qui garantissent les biens de votre entreprise.

Les attestations qui garantissent que vos prestataires sont à jour dans le règlement de leurs cotisations sociales, leur TVA, et leurs impôts divers.

L’habilitation au secret défense. La certification Iso 9001, version 2000.

EN MATIERE DE TRANSPORT, N’OUBLIEZ PAS QUE LE DONNEUR D’ORDRE EST RESPONSABLE EN CAS DE DEFAILLANCE DU PRESTATAIRE.



Cas n°1 - EXEMPLE- Transfert de 600 postes en deux w.e. typologie :cabinet d’avocats

- Communication utilisateurs- Prise en compte des spécificités techniques ( ex: archives )

- Réalisation des études d’implantation

Cas n°2 - CONTRE EXEMPLE- Transfert de 10 postes en une soirée typologie: équipe administrative

- Nota: Appui sur un contrat cadre- Prévenance le vendredi à 16H00 pour le soir

- Pas de fiche de transfert- Pas d’autorisation de stationnement

- Pas de listing intervenants- Pas d’inventaire

- Pas de correspondant des services techniques- Etc…



I-TECH TRANSFERTI-TECH TRANSFERT

Guy PerrinGuy Perrin



LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT

En quoi consiste le pilotage d’un transfert

Le pilotage d’un transfert, c’est avant tout une forte implication personnelle de deux intervenants. - Le client- L’entreprise de transfert Piloter un transfert, c’est rechercher et proposer des solutions pour satisfaire au mieux la réussite d’un projet : Piloter, c’est guider, diriger. Il est indispensable pour mener à bien le pilotage d’un transfert de mettre en place une cellule de coordination.




Coordination des différents intervenants : Risques et solutions

Avant de choisir une société de transfert il faut définir et clarifier le besoin et les contraintes dans un cahier des charges clair et précis.

Ce cahier des charges doit organiser le pilotage pour chaque étape du transfert :

• quelle est la répartition des rôles entre le DRSG client et le prestataire ?• selon quelle structure ?• qui assure le reporting ?.... Un transfert d’entreprise, c’est de la planification, de la préparation, de l’organisation.




Pour un transfert réussi :

• la constitution d’une cellule de coordination s’impose dès le démarrage du projet

• cette cellule sera posée des différents acteurs en charge de :

du fonctionnement de l’immeuble : des ascenseurs, des télécom….. des travaux de l’informatique de la communication…..

la liste n’est pas exhaustive.



LE PILOTAGE D’UN TRANSFERTLa mise en place d’une cellule de coordination permet de s’interroger sur LES RÔLES DE CHACUN

3 vecteurs essentiels sont à retenir:

Pilotage: c’est mettre en place- L’organisation générale du transfert- La préparation techniqueQui pilote ?

Reporting: c’est rendre compte- Renseigner le client dans toutes les décisions prises concernant la conception du transfert- Signaler par écrit toutes réserves au suggestions permettant d’améliorer le déroulement du transfertQui établit le reporting ?

Animation: c’est mobiliser et communiquer-Répondre aux questions et besoins des collaborateurs-Organiser les réunions d’information, définir les périodicités, les plans d’actions….Qui anime ?



Contour et environnement du projet




Une fois désigné le pilote prendra contact avec les services concernés par le transfert en vue de RECENSER (généralement avec le comité de pilotage de l’entreprise) LES DIFFERENTES TÂCHES ET LES PLANIFIER - Visite des sites départ / arrivée pour recenser les contraintes logistiques (voir échéancier)- Dresser l’inventaire des mobiliers, équipements concernés- Identifier et coordonner l’ensemble des interventions- Informatique (sécurisation des données, déconnexion / transfert, nettoyage / reconnexion)- Equipement spécifiques (copieur)- Se charger de la coordination des différents intervenants extérieurs et intérieurs- Participer à la réunion de coordination des services concernés- Contrôle d’opérationnalité



Echéancier des visites techniques par flux




- Le repérage et la mise en application de celui-ci- La vérification des plans d’implantation- Aider ou effectuer l’étiquetage de l’ensemble des matériels et divers à transférer- Affichage des plans d’implantation sur les sites d’arrivée et fléchage- Repérage des accès, itinéraires- Assurer le dispatching des cartons dans chaque service concerné par le transfert- Planifier les opérations- Etablir des check list, définir des process- Adapter les moyens d’exploitation en fonction des tranches horaires- A l’issue de chaque phase de transfert :- Effectuer conjointement avec le ou les responsables de chaque service, la réception des travaux définis dans le cahier des charges. La collecte des données n’a de sens que si elle vient à l’appui d’une décision, si elle sert à nourrir les besoins d’information en vue du pilotage.




Conclusion

Le pilote doit rassurer le client et aplanir la plupart des inquiétudes parfois ressenties à plus d’un titre comme déroutantes par les salariés. Il assure le rôle de courroie de transmission entre le client et les équipes de déménageurs.Son savoir faire vous apporte gain de temps et de sécurité. Il propose en cas de nécessité due à des impératifs techniques de la part du client, d’apporter des modifications au planning initial, et de les faire respecter.




Exemple : Bon

Jacques SEGALA, publicitaire bien connu préconisait lors du transfert de EURO RSG que l’enjeu d’un tel transfert n’était pas facile, quand on sait l’esprit casanier du Français pour lequel tout déménagement est une petite mort.

Mais grâce à une organisation remarquable et une cellule de coordination mise en place par la société de déménagement ayant programmé dans les moindres détails le déroulement des opérations de transfert, tout le monde s’est retrouvé à bon port dans de bonnes conditions et dans les temps impartis.




Exemple : Mauvais

Lors du transfert de 7 ARTE, la chaîne de télévision n’avait pas souhaité avoir recours à une cellule de coordination, le responsable des services généraux ayant souhaité lui-même assurer le pilotage du transfert.

Le transfert était programmé sur un week-end (vendredi – samedi - dimanche) avec des amplitudes horaires de nuit.

Le samedi soir à 23 heures, lors du déballage du contenu de 100 armoires traditionnelles soit 500ml de dossiers suspendus, le client s’est aperçu qu’il avait omis de prendre les dimensions d’un hamac par rapport au nouveau rangement et, il s’est avéré qu’il manquait 1cm.

Ce qui entraîna un travail et un coût supplémentaires pour transférer le contenu des anciens hamacs dans de nouveaux hamacs et en revoir l’étiquetage.



D - MAXD - MAX

Jérôme JamanJérôme Jaman



















Neutralité du prestataire vis-à-vis des collaborateurs

Meilleure préparation et mise en condition du client pour l’intervention.



Les différentes options possibles pour le transfert et leurs incidences budgétaires :

1/ Options dans la Période :1/ Options dans la Période :

Tarif semaine / week-end (+25%)Tarif journée / soir (+50%)Tarif dimanche / Jour férié (environ +90%)

2/ Options dans la prestations :2/ Options dans la prestations :

Emballage / déballage (de 10 à 25%)Déconnexion / reconnexion (prix supp. au poste)Cleanning Day (forfaitaire en supp.)



ROYAL BANK OF SCOTLANDROYAL BANK OF SCOTLAND

Pascale Mangot-LagardePascale Mangot-Lagarde

Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics



Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics



Un transfert d’entreprise représente une véritable stratégie immobilière

Il doit être traité avec le plus grand professionnalisme car il comporte des dimensions organisationnelles, économiques et humaines et ce , quelque soit la taille de l’entreprise

De son succès dépend parfois l’avenir de l’entreprise, il s’agit d’une phase complexe qui peut avoir de lourdes conséquences en cas de mauvais pilotage de l’opération.

Pas de pilotage à vue!



Des aspects multiples!

Géographie

• Moyen d’accès• Localisation• Nombre de

bâtiments

Social et politique

• Restructuration de l’entreprise

• Fusion/Acquisition• Croissance

Stratégiques

• Image de marque• Proximité du marché• Dimension

économique

Technique

• Sans changement• Renouvellement

de mobilier• Renouvellement

des équipements techniques

Autres :

• Liés aux métiers de l’entreprises

Volumétrique

• Linéaire de documents

• Nombre de poste de travail

• Nombre de PC• Stock de

marchandises



Les contraintes/risquesMauvaise appréhension de la complexité :

– Défaut d’anticipation– Pilotage empirique– Changements jusqu’à la dernière minute– Inadéquation aux besoins– Communication inexistante– Non implication du personnel



La solution?

• La communication, avant

• La communication, pendant

• La communication, après



Retrouvez cette présentation ainsi que les Retrouvez cette présentation ainsi que les coordonnées des intervenants sur le blog des coordonnées des intervenants sur le blog des

ateliers et conférences débats de l’ARSEGateliers et conférences débats de l’ARSEG

www.ateliers-conferences-arseg.com

Rendez-vous le 17 mai prochain pour notre Rendez-vous le 17 mai prochain pour notre prochaine conférence-débat sur : prochaine conférence-débat sur :

« La gestion des risques : un sujet d’actualité « La gestion des risques : un sujet d’actualité pour le DRSG et ses prestataires »pour le DRSG et ses prestataires »