Audit Cycle Paie & Personnel

Mmoire de fin dtudes ISCAE 2004-2005

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Avant propos : Justification du choix du thme quant loption poursuivie lISCAE. Introduction: - Problmatique traiter et prsentation du plan gnral.

Partie prliminaire: Contrle interne (fondement et mthodologie).

Dfinition du contrle interne. Les normes du contrle interne. Les objectifs du contrle interne et conditions de son existence. Les dispositifs du contrle interne. Les moyens et les outils. La mthode.

Premire partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procdures. Section 1: Description dtaille du dispositif interne du circuit PAIE.

1- lobservation physique. 2- Le questionnaire de prise de connaissance. 3- La narration.

Section 2: Etablissement du diagramme de circulation.

1- Dfinition du diagramme. 2- Avantages et inconvnients. 3- Elaboration dun diagramme horizontal de circulation.

Section 3: Vrification de l'existant.

1- Dfinition et objectif. 2- Application du test de conformit.


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Chapitre 2: Evaluation du contrle interne. Section1: Etablissement d'un questionnaire d'valuation.

1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? O? Quand ? Comment ? 2- Le questionnaire dvaluation de la fonction Paie du Personnel.

Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tches.

1- Structure de la grille. 2- Application de la grille.

Section3:Identification des forces et des faiblesses.

1- Les points forts du systme. 2- Les points faibles du systme.

Section4:Contrle de l'application permanente des procdures. Deuxime partie: En guise de recommandations pour amliorer le systme actuel. Chapitre1: Proposition d'amliorations apporter au systme Chapitre2: Rponses des audits aux recommandations proposes Synthse. Conclusion gnrale : Les limites du contrle interne. Annexes. Bibliographie


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Avant propos La quatrime anne du cycle normal de lISCAE est une anne particulire par rapport aux annes qui la prcdent en ce sens que cest une anne dintgration dans le monde professionnel. Cette anne se matrialise par un stage de deux mois, par un mmoire de fin dtudes qui, la diffrence des rapports de stage qui sont descriptifs ou analytiques, a une vocation beaucoup plus pratique et pragmatique.

Par ailleurs, puisquau niveau de loption finance- comptabilit que je suis linstitut senseigne une unit denseignement intitule Audit , je me suis oriente dans la qute de mon sujet de mmoire vers le domaine de laudit interne qui est devenu un sujet dactualit et un domaine trs vaste qui fait couler beaucoup dencre.


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Introduction

Les impratifs auxquels lentreprise marocaine se trouve confronte ont considrablement volu au cours de ces dernires annes. Les mutations que connat son environnement voluent une cadence trs acclre (restructuration, rformes bancaires, comptables et fiscales, libralisation..).

Pour viter toute restriction leur capacit comptitive, nos entreprises doivent pouvoir sadapter ce mouvement marqu par la mondialisation de lconomie, sans omettre le rythme des innovations technologiques et la concurrence acharne.

Dans un tel contexte, la survie dune entreprise reste tributaire de sa capacit dintgrer la rapidit et la complexit de ces mutations, notamment par la qualit danticipation et le degr de ractivit de ses dirigeants. Afin de relever de tels dfis, nos entreprises doivent disposer doutils de pilotage et de contrle plus performants qui leur permettent de faire face des risques de plus en plus importants.

A cet gard, le rle de laudit interne est essentiel pour valider la qualit du contrle interne. Restreint jusqu ces derniers temps dans ce rle traditionnel, laudit interne au Maroc a pris une dimension nouvelle caractrise par llargissement de son plan daction savoir : lvolution du parcours classique vers dautres fonctions, et cest justement, vers ce rle de consultant interne pour lensemble de lentreprise que laudit interne soriente aujourdhui.

Conscient de ces considrations et compte tenu du dveloppement rapide quont connu ses activits et par consquent, la multiplication des oprations y affrentes. Lentreprise en question intgre au niveau de ses priorits la fonction Audit interne. Et cest pour cette mme raison que la cration de cette fonction a vu le jour au niveau de son organisation structurelle. Le premier travail ralis a concern laudit des procdures achat, vente et stocks . Et dans le cadre de la continuit des missions ralises, on ma confie la mission daudit de la fonction Paie du Personnel et qui va tre le sujet de ce mmoire de fin dtudes. Lobjectif de ce mmoire est donc dvaluer le contrle interne de la fonction Paie du personnel en diagnostiquant les procdures en vigueur et en cherchant de leur porter des modifications bien tudies visant lamlioration du systme actuel.


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Dans la premire partie de ce travail, jessaierai de raliser un diagnostic de la fonction paie du personnel. Deux chapitres y seront traits, le premier permet une prise de connaissance des procdures mises en place, le deuxime se penchera sur une valuation du contrle interne en identifiant Les points forts et les points faibles du systme et en contrlant l'application permanente de ces procdures. La deuxime partie quant elle sassimile un panel de recommandations pour venir au bout des faiblesses identifies prcdemment.


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Partie prliminaire: contrle interne (fondement et mthodologie).

Dfinition du contrle interne :

Le contrle interne est lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but dun ct dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre lapplication des instructions de la Direction et de favoriser lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de lentreprise, pour maintenir la prennit de celle-ci .

Les normes du contrle interne : Le contrle interne obit certains principes de base. Il sagit de Huit rgles de conduite, que si elles sont respectes, confrent au systme les outils pour la ralisation de ses objectifs.

9 Le principe dorganisation : Lorganisation est le besoin fondamental de tout systme. Conscients de cela, les professionnels de lAudit ont souvent privilgis ce principe des autres principes du contrle interne. Quand on parle dorganisation, il ne sagit pas uniquement de dfinir les responsabilits de chacun dans lentreprise (organigramme), ou encore de dcrire les procdures suivre pour chaque tche dans un manuel propre celle-ci, mais il sagit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et de les attribuer des personnes diffrentes. Il en est ainsi pour :

La fonction de dcision (vendre, acheter, investir..) ; La fonction de dtection de valeurs montaires ou biens physiques ;

La fonction de comptabilisation et denregistrement ;

La fonction de contrle et dapprobation comprenant un systme

dautorisations.

En fait, le cumul entre deux fonctions entrane un risque de fraude sans quelle puisse tre dtecte. Nanmoins, cette sparation de fonctions ne simpose pas vraiment qu la grande entreprise, elle est mme difficile respecter dans la petite


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entreprise. Dans ce dernier cas, le grant est le seul dtenteur des pouvoirs et spcialement la signature sociale.

9 Le principe dintgration :

Il stipule le droulement des procdures dans un systme dautocontrle. Ceci ne peut se raliser quavec des recoupements, des contrles rciproques ou des moyens techniques appropris, et on peut mme ajouter ce que lon appelle les moyens matriels de production.

Le recoupement : il permet la comparaison dune mme information provenant de deux sources indpendantes. Ce moyen a toujours t lun des plus utiliss pour assurer la protection des biens ou la fiabilit des informations.

Le contrle rciproque : il consiste dune part en un travail qui prolonge un

autre tout en permettant de contrler ce dernier. A titre dexemple, le rapprochement bancaire est tabli par une personne autre que celle qui tient le journal de banque. Dautre part, il sagit dun traitement simultan et selon mme procdure dune information, mais par deux personnes diffrentes de faon vrifier lidentit des rsultats obtenus.

Les moyens techniques : lutilisation de ces moyens vise rduire autant

que possible les risques derreurs crs de lintervention humaine. Il sagit notamment des programmes informatiques.

Les moyens matriels de protection : ils comprennent des moyens

physiques et la restriction laccs certains documents, systmes ou locaux.

9 Le principe de permanence :

Il ressemble au principe comptable de permanence des mthodes dvaluation et de prsentation des comptes annuels. En matire de contrle interne, la procdure ne doit pas tre applique dune manire intermittente ou pire ne jamais tre respecte, mais elle doit tre prvenue. Cette stabilit des procdures est ncessaire dans la mesure o la perte de temps engendre par la mise en place des nouvelles structures ncessitant souvent une adaptation tant des lments humains que des moyens matriels. Nanmoins, le respect de ce principe de permanence ne doit pas constituer une entrave pour lentreprise suivre le dveloppement de son environnement.

9 Le principe duniversalit :


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Il signifie que le contrle interne concerne toutes les personnes dans lentreprise et en tout lieu, c'est--dire, quil ne doit pas y avoir de personnes exclues du contrle par privilge, ni de domaines rservs ou dtablissements mis en-dehors du contrle interne. Ce principe est gnralement le plus bafou, soit au nom de la confidentialit, soit pour le manque de temps, ou encore par crainte des pouvoirs dune baronnie propre lentreprise. Dans certains cas, la violation des procdures est justifie par plusieurs raisons (lassouplissement pour ne pas gner toute lactivit de lentreprise).

9 Le principe dindpendance :

Ce principe implique que les objectifs du contrle interne sont atteindre indpendamment des mthodes et moyens de lentreprise . Ainsi, mme si lentreprise utilise des moyens sophistiqus, elle ne doit pas pour autant liminer les contrles intermdiaires qui lui assurent que les objectifs de sauvegarde du patrimoine et defficience des oprations soient atteints.

9 Le principe dinformation : Linformation qui chemine dans les circuits dun contrle interne doit rpondre certains critres. Il sagit de la pertinence, lutilit, lobjectivit, la communicabilit et la vrifiabilit.

Une information pertinente est une information adapte son objet et son utilisation. Elle doit tre accessible dans le temps et le lieu voulus.

Lutilit de linformation rejoint la pertinence et vise la satisfaction du besoin

de son destinataire. Par ailleurs, le conseil suprieur de lordre des experts comptables prcise quune information utile doit tre directe, non redondante et conomique.

Applique linformation, lobjectivit est limpartialit, linformation ne doit

pas tre dforme volontairement.

Linformation communicable est une information explicite et assez dtaille que le destinataire peut tirer facilement des renseignements dont il a besoin.

Une information est vrifiable quand il est possible de retrouver sa structure,

autrement dit, linformation comporte suffisamment de rfrences qui la justifient et lauthentifient.

9 Le principe dharmonie :


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Il sagit dun simple principe de bon sens qui exige que le contrle interne soit adapt au fonctionnement de lentreprise, aux scurits recherches et au cot du contrle interne qui dpasse celui entran par une dfaillance, car la redondance des contrles va au dtriment de la rapidit de linformation.

9 Le principe de la qualit du personnel : La qualit du personnel influence beaucoup le bon droulement des oprations au sein de lentreprise et garantit la qualit du systme du contrle interne. Bien quun contrle interne respecte tous les principes signals auparavant, le recrutement de personnes qualifies pour les postes quelles devraient occuper est un complment dcisif pour la russite du systme du contrle interne. Chacune de ces normes, dcrites ci avant, est la composante dun ensemble quil est difficile de dissocier. Cest la cohrence de cet ensemble qui fait la qualit du contrle interne dune entreprise. Si lon privilgie lune des normes par rapport aux autres, un dsquilibre peut tre cr qui ne peut que nuire la fiabilit du tout, et notamment des informations enregistres.

Les objectifs du contrle interne et conditions de son existence :

9 Les objectifs :

Le contrle interne concourt la ralisation dun objectif gnral que lon peut dcliner en objectifs particuliers. Lobjectif gnral cest la continuit de lentreprise dans le cadre de la ralisation des buts poursuivis. Pour atteindre cet objectif gnral, on assigne au contrle interne des objectifs permanents regroups sous 4 rubriques :

1) Scurit des actifs : Un bon systme de contrle interne doit viser

prserver le patrimoine de lentreprise et ses actifs non seulement les actifs immobiliss, les stocks, les actifs immatriels, mais galement les Ressources Humaines, limage de lentreprise ainsi que les informations confidentielles de lentreprise.

2) Qualit des informations : Le contrle interne doit permettre la

chane des informations dtre fiables et vritables, exhaustives, pertinentes et disponibles.

3) Respect des instructions de la Direction : Respect des politiques,

plans, procdures, lois et rglementations. 4) Optimisation des ressources : Utilisation conomique et efficace des

ressources.


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9 Les conditions dexistence :

Les conditions dexistence dun bon contrle interne se rsument donc en deux propositions :

lexemple de la Direction : Elle doit, la premire, matriser ses activits de

faon rationnelle en adoptant les dispositifs du contrle interne adquats. La vertu de lexemple est fondamentale, elle vaut toutes les injonctions et toutes les instructions. Cette attitude doit tre visible pour tre efficace : il doit tre connu et reconnu que la Direction Gnrale de lentreprise poursuit les objectifs permanents du contrle interne et pour ce faire adopte les dispositifs ncessaires.

La formation du management : La formation du manager doit comporter

une initiation au contrle interne. Elle va dmonter tout le mcanisme des dispositifs de contrle interne, ceux-l mme que les auditeurs auront apprcier.

Les dispositifs du contrle interne :

On peut regrouper en six rubriques lensemble des dispositifs de Contrle Interne que chaque manager doit sattacher mettre en place:

9 Les objectifs :

Elles doivent naturellement sinsrer dans le cadre des objectifs gnraux du contrle interne, dj analyss. A partir de ces objectifs gnraux, et en veillant ce quils soient respects, chaque responsable dfinit les objectifs spcifiques sa mission, lesquels sont apprcis par lAuditeur interne en fonction des critres ci aprs :

Ils doivent concourir la ralisation de la mission assigne au

responsable. Ils doivent tre dclins lintrieur du service : chaque objectif

spcifique se ralise par la ralisation cumule de sous objectifs assigns aux responsables oprationnels du service.


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Ils doivent tre mesurables, c'est--dire exprims en termes numriques : valeurs objectives atteindre ou dpasser, ratios, indicateurs dactivit ou de qualit.

Ils doivent pouvoir tre suivis par le systme dinformation disposition

du management, lequel doit tre construit en fonction de la nature des objectifs assigns chacun.

9 La stratgie :

Cest la mise en place des moyens permettant la ralisation des objectifs : Sont-ils adapts aux objectifs fixs ? Lexamen de cette question rvle souvent de graves distorsions, sources de dboires et dinefficacit. Sans personnel comptent tout systme de contrle interne est condamn et nombreux sont les cas dans lesquels les anomalies rencontres ont pour cause une formation insuffisante ou, ce qui revient au mme, une formation non mise jour.

9 Les systmes dinformation et de pilotage : Lobservation des systmes dinformation par lauditeur interne doit le conduire examiner les cinq critres qui vont lui permettre de porter un jugement sur la qualit de ces dispositifs :

Ils doivent concerner toutes les fonctions. Ils doivent tre fiables et vrifiables.

Ils doivent tre exhaustifs.

Ils doivent tre disponibles en temps opportun.

Ils doivent tre utiles et pertinents.

9 Lorganisation :

On ne contrle que ce qui est organis, tant entendu que contrle signifie matrise . Cest dire quil sagit l dun lment particulirement important dans la panoplie des dispositifs de Contrle Interne. Une organisation de qualit doit respecter trois principes gnraux, elle se compose de quatre lments constitutifs.

Les trois principes respecter : - Ladaptation. - Lobjectivit.


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- La scurit ou la sparation des tches.

Les quatre lments constitutifs dune organisation sont : - Lorganigramme, pour savoir qui commande qui. - Lanalyse de poste pour savoir qui fait quoi. - Le recueil des pouvoirs et latitudes pour connatre les limites des pouvoirs de chacun. - Llment matriel qui organise lenvironnement.

9 Les procdures :

Les procdures de lentreprise doivent tre dfinies et concerner toutes les activits et tous les processus. Ces documents doivent tre :

Ecrits. Simples et spcifiques.

Mis jour rgulirement.

Ports la connaissance des excutants.

9 La supervision :

Cest le sixime dispositif du contrle interne dont les auditeurs examineront la qualit. On peut tout dabord dfinir la supervision par ce quelle nest pas :

ce nest pas refaire le travail de ses subordonns, ce nest pas tendre des piges pour dceler les erreurs,

Superviser cest :

Dabord un acte dassistance : aider le collaborateur dans les tches nouvelles et difficiles, lui montrer le chemin, rgler les conflits et ce faisant dtecter ses points forts et ses points faibles.

Ensuite un acte gratifiant : montrer aux autres que lon sintresse leur

travail, que leurs efforts ou leurs difficults ou leurs performances ne sont pas ignors.


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Cest enfin un acte de vrification : montre que de temps autre, selon une priodicit tout fait alatoire, mais certaine, quelquun vient vrifier comment les choses se passent.

On peut ajouter hors catgorie , lAudit Interne puisquune organisation qui bnficie des services dune fonction dAudit Interne est mieux matrise que celle qui nen bnficie pas.

Les moyens et les outils : Pour apprcier la qualit des diffrents dispositifs du contrle interne, identifier leurs faiblesses et recommander les amliorations utiles lauditeur interne va utiliser des moyens et des outils. Les moyens sont dutilit indispensable et donc systmatiquement utiliss chaque Mission dAudit Interne. Les outils sont, au contraire, disposition de lauditeur qui choisira tel ou tel en fonction du but poursuivi, de la nature du problme, de lenvironnement etc.

9 Les moyens : Les moyens utiliss par les auditeurs internes peuvent tre considrs comme des dmarches logiques qui vont sinscrire tout naturellement dans le cadre mthodologique. On dnombre deux moyens dinvestigation utiliss par les Auditeurs internes et qui sinscrivent des moments diffrents du processus mthodologique :

Les questionnaires, la FRAP (Feuille de Rvlation et dAnalyse de Problme).

9 Les outils.

Les outils daudit peuvent tre classs selon plusieurs critres :

Les outils dinterrogation qui vont aider lauditeur formuler des questions ou rpondre des questions quil se pose, savoir :

- Les sondages statistiques. - Les interviews. - Les vrifications et rapprochements divers.


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Les outils de description, on pourrait presque dire de rvlation , qui ne prsupposent pas de questions particulires, mais vont aider mettre en relief les spcificits des situations rencontres :

- Lobservation physique.

- La narration. - La grille danalyse des tches. - Le diagramme de circulation.

La mthode :

La mission daudit se dcoupe en priodes prcises et identifiables, et qui sont toujours les mmes :

9 La phase de prparation : qui ouvre la mission, exige des

auditeurs une capacit importante de lecture, dattention et dapprentissage. Elle peut se dfinir comme la priode au cours de laquelle vont tre raliss tous les travaux prparatoires avant de passer laction. 9 La phase de ralisation : fait beaucoup appel aux

capacits dobservation, de dialogue et de communication. Cest ce stade que lon fait le plus appel aux capacits danalyse et au sens de la dduction.

9 La phase de conclusion : elle exige galement et avant

tout une grande facult de synthse et une aptitude certaine la rdaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette dernire priode. Lauditeur va cette fois laborer et prsenter son rapport.


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Premire partie: Diagnostic de la fonction Paie- Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procdures. Section 1: Description dtaille du dispositif interne du circuit PAIE.

1- lobservation physique.

Lobservation physique est un outil dapplication universelle car tout est observable.

Observation des processus

- Comment se droule une opration de pointage ? - Comment se droule ltablissement dun journal de paie ? - Comment se droule la vrification des calculs ? - Comment se droule le paiement des salaris ? etc.

Au cours de ces observations, on doit tre attentif pour dceler toutes les insuffisances ou les dysfonctionnements.

Observation des documents Au cours de cette phase, jai pu examiner toute la documentation existante sur le sujet:

Absence de rapports daudit antrieurs de la fonction Paie Personnel. Consultation des procdures internes de gestion du personnel :

a) Procdure de licenciement b) Procdure IGR c) Procdure Jours fris d) Procdure Lgislation e) Procdure Gestion Personnel


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f) Procdure Logiciel RH g) Procdure Recrutement h) Scurit sociale : Recueil rsum des textes lgislatifs et rglementaires i) Procdure dapplication .

Consultation des imprims de gestion du personnel :

a) Demande de recrutement b) Fiche de description des postes c) Fiche de dclaration de pointage du personnel journalier d) Dclaration de recrutement des salaris temporaires e) Fiche didentit et analyse du profil

2- Le questionnaire de prise de connaissance.

Ce document va permettre la collecte des informations dont la connaissance est ncessaire pour lapprciation du contrle interne. Lors dune premire runion avec le responsable du secteur des Ressources Humaines, il a expliqu les trois types de paies existantes au niveau de la socit, savoir :

Le virement mensuel : effectu par le secteur Ressources humaines le 15

de chaque mois. Il concerne le personnel rmunr sur la base dun forfait mensuel. Le mode de rglement tant le virement bancaire.

Le virement journalier : ralis par le secteur Ressources humaines le 25

de chaque mois. Il concerne le personnel rmunr sur la base dun taux journalier. Le salaire de cette catgorie de personnel fait lobjet dun virement bancaire mensuel.

Le journal de paie : dcentralis au niveau des filires et ples. Il est dit la

fin du mois et concerne la majorit des salaris journaliers (temporaires ou permanents). Les fonds sont dbloqus par des agents en vue dun rglement en espces de cette catgorie de personnel.

Donnes quantitatives :

- Rpartition de leffectif par catgorie du personnel (Au 31/12/04)


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N

Effectif Catgorie

Permanent Temporaire % /Structure Cadres suprieurs 8 1% Cadres et Cadres assimils 19 2% Agents de matrise et agents de matrise assimils

50 6%

Agents dexcution 14 2% Ouvriers spcialiss 141 17% Ouvriers 51 543 72% TOTAL 283 543 100% TOTAL DOMAINE 826

- Nombre de centres de paiement

Les centres de paiement sont au nombre de 7 et sont rpartis comme suit :

Donnes qualitatives :

1) Le mode de rmunration des dirigeants : fixe.

2) Le systme de paiement utilis :

- Informatis pour le journal de paie et le virement journalier. - Manuel pour le virement mensuel.

3) Le systme comptable utilis : informatique et dvelopp en interne. 4) Pas denvironnement syndical.

Informations rglementaires :

1) Dispositions des conventions collectives : Absence dune convention

collective. 2) -Quel est le type de contrat conclu avec le salari temporaire ? :

- Un Contrat dure dtermine.


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-Pour quelle dure ? : -La dure ncessaire pour accomplir le travail caractre saisonnier par le salari temporaire sans dpasser 5 mois et demi. -Est il renouvelable ? -Oui et pour plusieurs fois.

3) -Quel est le type de contrat conclu avec le salari permanent ? et pour quelle dure ? -Priode dessai de 6 mois - recrutement provisoire de 12 mois puis

la titularisation.

3- La narration.

Tout au long de mon analyse, je vais mintresser aux trois modes de paiement (le virement journalier, le virement mensuel et le journal paie espces). Pour ce qui est du journal paie espces et pour une contrainte de temps, mon tude sera limiter une seule filire. Le journal paie espces :

La Filire est scinde en 2 secteurs .Chaque secteur est son tour subdivis en sections. 1re opration : Le pointage des journaliers temporaires et permanents.

Au niveau du premier secteur: Qui : Chefs de section. Quand : En dbut de journe. Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salari (temporaire ou permanent). Il coche la journe correspondante dans le cahier de pointage et garde la carte de pointage jusqu la fin de la journe pour la remettre nouveau au salari journalier concern. Au niveau du 2me secteur: Qui : Pointeur. Quand : En dbut de journe. Comment : Idem que le Premier secteur.


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2me opration : La dclaration de rglement des journes de travail

supplmentaires.

Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : le chef de section remplit la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et lenvoie au chef de secteur pour signature. 3me opration : Les Heures supplmentaires travailles durant des jours

ouvrables.

Au niveau du premier secteur : Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : Le responsable de la section transcrit sur papier les heures supplmentaires par salari et le signe. Ce document est ensuite envoy au pointeur qui calcule la rmunration correspondante sur la base dune majoration de salaire de 17% pour les heures travailles le jour et 20% pour celles travailles la nuit. Ce montant est report sur le cahier de pointage. 4me opration : La ventilation de la main duvre :

Qui : Chefs de section. Quand : Chaque quinzaine. Comment : le chef de la section remplit limprim de ventilation de la main duvre et lenvoie au responsable de la pr-comptabilit et la paie. 5me opration : Remise du cahier et des cartes de pointage.

Au niveau du premier secteur : Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : Il envoie le cahier et les cartes de pointage au responsable de la pr-comptabilit et la paie de la filire.


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Au niveau du 2me secteur: Qui : Pointeur. Quand : A la fin du mois. Comment : Idem que le 1er Secteur. 6me opration : La cessation de travail dun temporaire.

Au niveau du premier secteur: Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage labsence du salari concern. Au niveau du 2me secteur: Qui : Pointeur. Quand : A la fin du mois. Comment : le chef de section informe oralement le pointeur de larrt de travail du salari temporaire. Ce dernier le notifie au niveau du cahier de pointage.

7me opration : La prparation de la paie.

Qui : Responsable de la pr-comptabilit et la paie. Quand : A la fin du mois. Comment :

-Saisie du journal de paie : Il saisit le journal de paie par matricule partir du cahier de pointage. -Comparaison et vrifications : Il compare les informations du journal de paie avec celles des cartes de pointage, de la dclaration de recrutement des salaris temporaires et de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires.


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-Autres gains : Il reporte la rmunration des heures supplmentaires dans la colonne autres gains du journal de paie.

-Les crdits accords par les uvres sociales : Il transcrit le montant des dductions des crdits accords par les uvres sociales (suivi par les RH) dans la colonne Avances sur salaire du journal de paie.

-Les avances sur salaire accordes par la filire loccasion de lAD : Il dduit le montant de ces avances du salaire des journaliers. - La dclaration mensuelle de cessation dactivit du personnel temporaire : Il tablit une dclaration du personnel temporaire qui a arrt les 15 jours durant ce mois et lenvoi aux chefs de secteur pour signature.

- La ventilation de la main duvre par secteur : Il prpare une ventilation de main duvre par secteur qui rsume lensemble des ventilations de main duvre tablies par les chefs de section et lenvoi aux chefs de secteur pour signature.

- Edition du journal de paie.

8me opration : Signature du journal de paie

Qui : -Chef de filire. - Chef de secteur. Quand : Aprs rception du journal de paie. 9me opration : Contrle du journal de paie

Qui : Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines. Quand : Aprs rception du journal de paie, de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et de la dclaration mensuelle de cessation dactivit du personnel temporaire. Comment :

- Contrle des taux de salaire appliqus. - Contrle des priodes de travail du personnel temporaire.

- Contrle des dductions de charges sociales.


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- Etablissement dun tat des dductions de journal de paie et des versements la rgie.

- Visa du journal de paie : le responsable de la paie met la mention SAISIE

PAIE dans la dernire page du journal de paie, la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et la dclaration de cessation dactivit du personnel temporaire.

- le responsable de la paie garde une copie du journal de paie, de la

dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et la dclaration de cessation dactivit du personnel temporaire et retourne ces documents au responsable de la pr-comptabilit et la paie de la filire.

10me opration : Etablissement de lordre de paiement.

Qui : Responsable de la pr-comptabilit et la paie de la filire. Quand : Aprs visa du journal de paie par le secteur Ressources Humaines. Comment : Il tablit lordre de paiement et lenvoi au chef de filire pour signature. 11me opration : Comptabilisation des rmunrations.

Qui : Responsable de la comptabilit de la filire. Quand : Aprs rception de lordre de paiement, du journal de paie et de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires. Comment : - Vrification des totaux du journal de paie.

- Saisie comptable : Il passe les critures de comptabilisation de la paie et met jour la comptabilit analytique.

- Etablissement du chque : Il tablit le chque au nom du rgisseur dsign

de la filire qui assure galement la fonction de responsable de la paie et de la pr- comptabilit.

- Etablissement de la lettre daccompagnement du chque.

12me opration : Signature du chque.

Qui : Responsable du secteur comptabilit et finance.


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Quand : Aprs rception du chque.

13me opration : Signature de la lettre daccompagnement du chque.

Qui : Le responsable du Ple Ressources. 14me opration : Signature du chque.

Qui : Le Directeur gnral. Quand : Aprs rception du chque et dun tat comparatif entre lensemble des charges salariales de ce mois avec celles du mme mois de lanne dernire.

15me opration : Retour du chque et de la lettre daccompagnement du

chque la filire . 16me opration : Signature de la lettre daccompagnement du chque.

Qui : Le rgisseur dsign par la filire. Quand : Aprs rception du chque. Comment : Il signe la lettre daccompagnement du chque et lenvoie au secteur comptabilit et finances. 17me opration : Rglement des salaris pays en espces.

Qui : Le rgisseur dsign de la filire. Quand : Aprs encaissement du chque par le rgisseur. Comment : Assist par le responsable de pointage, le rgisseur procde la paie de chaque salari sur la base de la copie du journal de paie et de la carte de pointage dment signe par le bnficiaire. Au terme de cette opration, il tablit un Procs-verbal de rglement de la paie. Virement journalier :

1re opration : Le pointage du personnel journalier.

Qui : Chef de section. Quand : En dbut de journe. Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salari. Il garde la carte de pointage jusqu la fin de la journe pour la remettre nouveau au salari journalier concern.


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2me opration : Remise des cartes de pointage.

Qui : Chef de section. Quand : Le 25me jour du mois. Comment : Il envoie les cartes de pointage au responsable de la pr-comptabilit et la paie de la filire. 3me opration : La dclaration de pointage du personnel journalier.

Qui : Le responsable de la pr-comptabilt et la paie. Quand : Le 25me jour du mois. Comment : Il remplit la fiche de dclaration de pointage du personnel journalier et lenvoie au chef de secteur pour signature. 4me opration : La dclaration de rglement des journes de travail

supplmentaires.

Qui : Le responsable de la pr-comptabilt et la paie. Quand : Le 25me jour du mois. Comment : Il remplit la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et lenvoie au chef de secteur pour signature. 5me opration : Remise de la fiche de dclaration de pointage du personnel

journalier et la dclaration de rglement de journes de travail supplmentaires

Qui : Le responsable de la pr-comptabilt et la paie. Quand : Le 26me jour du mois. Comment : Il envoie la fiche de dclaration de pointage du personnel journalier et la dclaration de rglement de journes de travail supplmentaires au secteur des Ressources Humaines. 6me opration : Prparation de la paie.

Qui : Le responsable de la paie du secteur des Ressources Humaines.


25

Quand : le 27me jour du mois Comment : - Saisie des bulletins de paie. - Etablissement du journal de paie par filire ou ple. - Elaboration dun journal de paie rcapitulatif de lensemble des filires

et ples. - Rapprochement du journal de paie avec celui du mois prcdent. - Signature du journal de paie. - Etablissement de lordre de virement. 7me opration : Contrle du journal de paie.

Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines. Quand : le 28me jour du mois. Comment :

- Vrification des taux journaliers. - Vrification des journes de travail dclares par la filire ou ple.

- Contrle de la colonne CNSS.

- Comparaison des salaires du mois avec ceux du mois prcdent.

- Vrification des totaux de lordre de virement.

- Signature des journaux de paie par secteur.

8me opration : Signature du journal de paie.

Qui : Le responsable du ple Ressources. Quand : Aprs rception des journaux de paie. 9me opration : Contrle des dbits et des crdits.

Qui : Le responsable du secteur comptabilit et finances.


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Quant : Aprs rception des journaux de paie par filire ou ple, du journal de paie rcapitulatif de lensemble des filires et ples et de lordre de virement. Comment :

- Contrle des dbits et des crdits. - Signature de lordre de virement.

- Envoi chaque responsable de la comptabilit dune filire ou dun

ple le total des charges salariales pour les comptabiliser.

10me opration : Signature de lordre de virement. Qui : Le Directeur gnral. Virement mensuel :

1re opration : Prparation de la paie.

Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines. Quand : Le 27me jour du mois. Comment : - Saisie des bulletins de paie. - Etablissement du journal de paie (virement mensuel). - Prparation dune rpartition des salaires par secteur. - Signature du journal de paie. - Etablissement de lordre de virement. 2me opration : Signature du journal de paie

Qui : Le responsable du ple Ressources. Quand : Aprs rception du journal de paie.


27

3me opration : Comptabilisation de la paie Qui : Le responsable du secteur comptabilit et finances. Quand : Aprs rception du journal de paie et de lordre de virement. Comment : Il vrifie les informations reportes dans le journal de paie puis il envoie chaque responsable de la comptabilit dune filire ou dun ple le total des charges salariales pour les comptabiliser et enfin il signe lordre de virement. 4me opration : Signature de lordre de virement.

Qui : Le Directeur gnral.

Section 2: Etablissement du diagramme de circulation.

1- Dfinition du diagramme. Le diagramme sert dcrire la circulation des documents entre les diffrentes fonctions et centres de responsabilit, dindiquer leur origine et leur destination et donc de donner une vision complte du cheminement des informations et de leurs supports. Cette mthode de schmatisation remplace une longue description et ses avantages lemportent largement sur ses inconvnients. Il est noter quil existe deux modles de prsentation relatifs aux diagrammes de circulation, savoir :

- le diagramme vertical. - Le diagramme horizontal.

Jai opt pour le diagramme horizontal car la circulation se fait horizontalement, ce qui rend aise sa lecture.

- Table de symboles : (voir ci- aprs)


28


29

Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pice de caisse.

Etablissement dune liasse.

Traitement informatique.

Lettre dans le triangle Classement dfinitif dfinit le mode de classement A alphabtique Classement provisoire N numrique C chronologique

Plac sous un triangle le classement indique que la vrification de la suite numrique fait partie du systme.

Circulation physique dun document En cas dambigut le numro de lexemplaire de la liasse est indiqu.

Sortie du circuit : client : envoi Fournisseur : envoi dtruit

Point de dpart dun circuit plac au dessus du document initial.

Renvoi une autre page un symbole identique portant la mme lettre.


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Opration manuelle

Contrle par comparaison.

Indique : prnumrot Numrot quand mis Non numrot

Prnumrot

Circulation dinformation par opposition circulation physique dun document. Par exemple : vrification dun prix dachat

JJoindre, attacher, coller, agrafer, Ce symbole ne doit pas tre utilis si les documents ne sont pas physiquement joints, utiliser dans ce cas la circulation dinformation

Livre, grand-livre, tarif, livre dinventaire, tout livre reli ou feuillets mobiles

Bande dadditionnement

Traitement sur procd comptable autre quordinateur ou cartes perfores : Dcalque main Machine comptable


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2- Avantages et inconvnients : Avantages - cest un document figuratif, donc facile lire et comprendre. Chaque opration est matrialise par un symbole diffrent : cration de document, duplication, comparaison, archivage ; la circulation des documents est indique par des flches qui traversent les entits concerns. - cest un document logique qui amne se poser des questions-type propos de chaque document : - combien dexemplaires ? - qui les envoie ? - o arrivent-ils ? - quen fait-on ? Les oprations sont montres dans leur ordre squentiel, do : - Mise en vidence des points forts et des points faibles : les points de contrle sont clairement identifis et les interfaces entre services mises en lumire. La schmatisation va rendre visible les anomalies : document inutilis, absence de contrle, ou contrle insuffisant, traitement redondant, etc. - Les risques domission sont minimiss : un document, un exemplaire ne peuvent tre oublis car le diagramme permet de les suivre la trace. - Enfin, et ceci nest pas un des moindres avantages, Le diagramme de circulation est galement un outil dautocontrle en ce sens quil permet de sassurer que lon a bien compris les explications fournies. Cest galement un moyen de validation dinformations obtenues par dautres sources. Les inconvnients

Linconvnient majeur est quil sagit dune technique difficile et quil faut pratiquer souvent pour bien la matriser. On cite galement le fait que ne pouvant tout traduire en symbole, le document ncessite souvent la rdaction de notes complmentaires qui lalourdissent et vont lencontre du principe figuratif. Un bon dessinateur de flow-chart saura nanmoins rduire ces notes au minimum disponible.


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3- Elaboration dun diagramme horizontal de circulation.

Le journal paie espces

Le diagramme : (voir ci aprs). Filire Secteur

Chef de Chef de Chef de Pointeur pr comptabilit des Filire Secteur Section et paie R.H


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Carte de pointage

Cahier de pointage

Dclaration De rglement des J de T sup

Dclaration De recrutement des salaris temporaires

Enregistrement

Edition du journal De paie

Signature

Dclaration Mensuelle de cessation dactivit

Signature

Filire Secteur des

Chef de Chef de Chef de Pointeur pr comptabilit R.H Filire Secteur Section et paie

Ventilation de la main duvre par secteur


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signature

Ventilation de la main doeuvre

signature

Visa Saisie Paies

Contrle par comparaison

Etablissement de lordre de paiement

signature signature

Filire Responsable Comptabilit Directeur

Chef de Chef de pr comptabilit du ple et Finances du Filire Secteur et paie Ressources Domaine


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Comptabilisation

Comptabilisation

Chque

Signature Signature

Encaissement du Chque

Paiement des journaliers.

Lettre daccompagnement du chque

Signature

Signature

signature

NB : - Au niveau du Premier Secteur, les chefs de sections assurent galement la

fonction de pointeurs. - Le responsable de la pr-comptabilit et paie de la filire occupe galement la

fonction de rgisseur. Virement journalier :

Filire Secteur des R. H. Chef de Chef de pr- comptabilit Le responsable Le responsable

Mmoire de fin dtudes ISCAE 2004-2005 Secteur section et paie du secteur RH de la paie

Se de

R.

Carte de pointage

Fiche de dclaration de pointage du personnel temporaire

Dclaration de Rglement des journes de travail supplmentaires

Edition du journal de paie de la filire

Edition dun journal de paie rcapitulatif de lensemble des filires et ples

Signature du journal de paie

Contrle par comparaison


Signature 36

cteur Responsable Secteur Directeur s du ple Comptabilit et du domaine H. Ressources Finance


B


37

Contrle des dbits et des crdits


Comptabilisation

Signature de lordre de virement


Virement m

Secteur Responsable Secteur Directeur ensuel :


38

des du ple Comptabilit et du domaine RH Ressources finance






Comptabilisation

Contrle et vrifications

Edition du journal de paie

Section 3: Vrification de l'existant.

1- Dfinition et objectif :


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Le test de conformit, appel aussi test de comprhension , est le premier test queffectue lauditeur. Il lui permet de vrifier quil a bien apprhend le systme existant dans la socit ; cela signifie dune part que lon lui a bien dcrit les procdures qui sont normalement appliques dans lentreprise, et dautre part quil a bien compris les explications que lon lui a fournies. Ce test na pas pour objet de prouver lapplication des procdures, mais den contrler lexistence.

2-Application du test de conformit :

Aprs avoir pris connaissance du circuit Paie sur la base de ce que les responsables mont raconte, il sagit maintenant de vrifier et de sassurer que le systme ainsi dcrit correspond effectivement la ralit. En effet, lopration consiste tester la procdure du dbut jusqu la fin laide du test de conformit. Pour sa mise en uvre, jai assist :

Au niveau de la filire, toute lopration de la paie des journaliers (journal de paie en espces). En commenant par le pointage des journaliers jusqu leur paiement la fin du mois.

Au niveau de la Direction des Ressources Humaines au virement mensuel et

journalier. Le test de conformit ma permis de rectifier les erreurs de comprhension et de corriger les inexactitudes dans les informations recueillies auprs des responsables interrogs, ainsi que dapprofondir la connaissance du systme.

Chapitre 2: Evaluation du contrle interne.


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Section1: Etablissement d'un questionnaire d'valuation.

1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? O? Quand ? Comment ?

Ces cinq questions universelles permettent de regrouper lensemble des interrogations concernant les points de Contrle, en couvrant tous les aspects :

QUI ? Questions relatives loprateur, quil sagit didentifier avec

prcision et par l mme de voir sil existe, quels sont ses pouvoirs et dans quelle mesure il y a identit entre la ralit et le rfrentiel.

QUOI ? Permet de regrouper toutes les questions permettant de savoir de

quoi il sagit, quel est lobjet de lopration.

O ? Pour ne pas omettre de tester tous les endroits o lopration se droule.

QUAND ? Permet de poser des questions relatives au temps : dbut, fin,

dure, saisonnalit, planning.. ?

COMMENT? Questions relatives la description du mode opratoire : Comment recrute-t-on ? Comment fait-on le pointage ? etc. Lutilisation de la piste daudit est parfois trs utile pour suivre, comprendre et apprcier toute une chane doprations.

Application de ces 5 questions au journal de paie en espces.

QUI ?

- Qui fixe le salaire au taux du S.M.A.G ?

Le chef du secteur concern

- Qui dcide de loctroi des avances sur salaires ?

Le chef de filire sur dcision du Directeur Gnral.

- Qui autorise les jours supplmentaires ?

Le chef de secteur.

- Qui ralise les calculs de paie ?

Le responsable de la pr comptabilit et la paie.

- Qui vrifie les calculs ?

Le secteur des Ressources Humaines.

QUOI ?


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- Quels sont les lments constitutifs de la paie ?

-Nbre jours travaills. -Salaire jours travaills. -Nbre jours supplmentaires. -Salaire jours supplmentaires. -Prime danciennet. -Salaire brut. -Cotisation CNSS. -Retenues diverses. -Avance sur salaire. -Autres gains. -Net payer.

- Les prts et avances y sont-ils intgrs ?

Oui

O ?

- O sont enregistres les donnes de base ?

sur une application informatique.

- O se passe la centralisation ?

au niveau du secteur R.H.

-Y a t il plusieurs centres de paiement au niveau de la filire?

Non

Quand ?

- Quand est effectu le calcul de la paie ?

A la fin du mois.


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- Quand les calculs sont-ils vrifis ?

Aprs ldition du journal de paie.

- A quelle date est ralis le paiement ? En dbut du mois, pas de date prcise.

Comment ?

- Comment est fix le salaire au taux du S.M.A.G ?

En enregistrant les renseignements du salari journalier (temporaire ou permanent) et en lui appliquant le taux du SMAG dans le journal de pointage et de paie.

- Comment est calcule la paie de chacun ?

Informatique

2-Le questionnaire dvaluation de la fonction Paie du Personnel.

Ce questionnaire va analyser les procdures de contrle interne pour chacune des tapes du circuit de paie du personnel suivantes :

Donnes permanentes :

- Gnralits.

- Embauche.

- Pointage.

- Promotion, mutations.

- Dparts.

- Crdits accords par les uvres sociales.

Prparation de la paie. Comptabilisation de la paie.

Paiement des rmunrations.

Respect des obligations lgales.


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Pour parvenir effectuer cette analyse, un ensemble dacteurs responsables du circuit de la paie ont t viss dans le but de leur poser des questions. Ainsi, le questionnaire a t adress aux personnes suivantes :

Le responsable du secteur des Ressources Humaines. Le Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources

Humaines.

Le Responsable de la pr- comptabilit et la paie au niveau de la filire.

Le Responsable de la comptabilit au niveau de la filire .

Le Chef de section complexe II.

Le pointeur du 2me secteur.

9 Donnes permanentes.

- Gnralits :

OUI NON Observations

1) Existe-t-il un fichier permanent du personnel au niveau de la filire ?

NON

La filire ne garde aucun fichier de personnel, tous les documents relatifs au personnel sont envoys au secteur des Ressources Humaines.

2) Existe-t-il un fichier permanent du personnel au niveau du secteur des Ressources Humaines ?

OUI

3) Est-ce quil contient? photo ?

situation de famille ?

date dengagement ?

dtail des rmunrations?

OUI OUI OUI OUI

4) Laccs ce fichier est-il protg ? OUI


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5) Du fait que la paie est informatise, le fichier permanent est-il rgulirement rapproch ;au niveau de la filire ; avec le fichier informatique pour vrifier quaucune modification non autorise na t apporte ce dernier ?

NON Car le service de pr-comptabilit et la paie de la filire ne garde pas de fichier permanent du personnel pour faire un rapprochement avec le fichier informatique.

6) Les oprations sont-elles soumises lapprobation dun responsable ?

embauche dun temporaire ? dpart dun temporaire?

OUI

NON

Lapprobation du chef de secteur.

-Au niveau du 2me Secteur le responsable de section informe oralement le pointeur de larrt de travail du salari temporaire sans remplir une dclaration de cessation dactivit du salari temporaire. - Au niveau du 2me secteur, Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage le dpart du salari concern sans remplir une dclaration de cessation dactivit du temporaire.

- Embauches :


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7) Est-ce que vous dlivrez une carte de travail aux Salaris ?

NON

Seule la carte de pointage est donne aux salaris

8) Est-ce quau niveau de la dclaration de recrutement des salaris temporaires au niveau de la filire, le chef de section mentionne toujours la date fin du contrat ?

NON

Il y a des dclarations de recrutement qui ne contiennent ni la date de recrutement, ni la priode de travail.

9) Est-ce que vous communiquez aux salaris par crit lors de l'embauchage, les dispositions relatives aux domaines ci-aprs ainsi que chaque modification qui leur est apporte :

- le rglement intrieur ;

- les horaires de travail ;

- les modalits d'application du repos hebdomadaire ;

- les dispositions lgales et les mesures concernant la prservation de la sant et de la scurit, et la prvention des risques lis aux machines ;

- les date, heure et lieu de paye ;

- le numro d'immatriculation la Caisse nationale de scurit sociale ;

- l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles.

NON Seule la carte de pointage est donne la personne nouvellement recrute.

10) Est-ce toutes les dclarations de travail exposent- clairement les conditions de rmunration pour viter toute contestation

NON Il existe des dclarations qui ne mentionnent pas le


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ultrieure ?

salaire.

11) Le recours au personnel temporaire est t-il justifi par les chefs de section ?

NON

- Pointage :

12) Est-ce quil y a un formulaire pour la dclaration de travail des journes supplmentaires ?

OUI

13) Quelle est la rmunration dun jour de repos travaill par un salari sans quil bnficie dun autre jour de repos compensateur?

Le responsable de la pr-comptabilit et paie et le responsable du secteur des Ressources Humaines ont affirm que La rmunration dune journe supplmentaire est gale une journe ouvrable.

14) Est-ce quil y a un formulaire pour la dclaration des Heures de travail supplmentaires ?

OUI

Mais, Le chef de section ne remplit pas limprim de dclaration des Heures de travail supplmentaires par salari.

15) Est-ce que vous pratiquez une majoration pour le calcul de la rmunration des Heures supplmentaires ?

OUI

NON 2 rponses diffrentes :

Le pointeur du secteur a affirm quil calcule la rmunration des heures supplmentaires sur la base dun


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barme (une majoration de salaire de 17% le jour et 20% la nuit) et ajoute le montant trouv au cahier de pointage, le responsable de la pr-comptabilit et la paie porte ce montant au niveau du journal de paie dans la case Autres gains. Quant au responsable du secteur des Ressources Humaines , il a assur quaucune majoration nest faite pour le calcul de la rmunration des Heures supplmentaires mais ces heures sont transformes en journes supplmentaires payes au mme taux quune journe normale.

- Promotions- mutations :

16) Les promotions et mutations sont-elles autorises par une personne responsable ?

OUI

- Dparts :


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17) Est-ce que le salari temporaire peut tre renvoy avant larrive du terme fix dans la dclaration de recrutement?

OUI

18) Lors du dpart des salaris temporaires est ce quon vous envoie une dclaration de cessation de travail?

OUI NON

Le secteur des Ressources Humaines a rpondu Oui mais les chefs de section de la filire ont affirm quils ne remplissent pas de dclaration de cessation de travail du temporaire.

19) Le service responsable de la paie est-il inform des personnes temporaires qui ont cess pour le notifier au niveau de leurs fichiers ?

NON

Les fichiers informatiques et permanents du personnel ne sont pas mis jour.

20) Les dparts du mois font-ils lobjet dun contrle suffisant pour sassurer que :

- leur cessation dactivit a t enregistre au niveau de leur fichier ?

NON

- Crdits accords par les uvres sociales :

21) Pour ce qui est de ltat des crdits accords par les uvres sociales, Est-ce que cest le secteur des Ressources Humaines qui fait le suivi de ces crdits ?

OUI

22) Est-ce quil y a des erreurs damortissement de ces crdits?

OUI Absence dun bon suivi de ces crdits.

9 Prparation de la paie.


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23) Les donnes variables (les heures travailles, les journes de travail supplmentaires) sont-elles approuves par une personne responsable avant dtre communiques aux personnes charges de prparer le journal de paie ?

OUI

24) Les autres gains accords aux salaris font-ils lobjet dune approbation spcifique ?

NON Les autres gains reports dans le journal de paie ne sont pas justifis.

25) Les calculs du journal de paie sont-ils vrifis par une personne indpendante de celle qui les a tablis ?

OUI Le secteur des Ressources Humaines

26) Le journal de paie est-il approuv par un responsable avant mission des modes de paiement ?

OUI

27) Les cotisations sociales (part salariale) sont-elles contrles par rapport au total du journal des salaires avant enregistrement et paiement ?

OUI

28) Les dclarations sociales sont-elles tablies rgulirement ?

OUI

9 Comptabilisation de la paie 29) Les oprations diverses sur les comptes relatifs au personnel et aux charges sociales sont-elles autorises ?

OUI

30) Limputation des critures de charges ou produits relatifs la paie fait-elle lobjet dun contrle indpendant ?

OUI Une vrification globale par le responsable du secteur comptabilit et finance.

31) Le total de la paie enregistr en comptabilit gnrale est-il rapproch avec la comptabilit analytique (heures et valeur) ?

OUI

9 Paiement des rmunrations.


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32) Le montant du chque est-il rapproch avec le total du journal de paie approuv avant signature ?

OUI

33) Est-ce que la caisse est approvisionne par le montant exact des montants payer ?

OUI

34) Lidentit des bnficiaires est-elle vrifie avant paiement ?

OUI

35) Un reu est-il sign par les bnficiaires (les journaliers) ?

NON

Mais, ils signent les cartes de pointage et le journal de paie

36) La fonction du rgisseur dsign par le secteur est-il assur par une personne diffrente celle qui prpare la paie ?

NON

Mme personne

37) Les paies non rclames sont-elles conserves dans un coffre, et enregistres par une personne indpendante de la conservation des espces ?

OUI Le rgisseur central

38) Le compte bancaire est-il rapproch mensuellement avec le relev de la banque par une personne indpendante de la paie ?

OUI Le secteur comptabilit et finance.

9 Obligations lgales.

39) Est-ce que vous avez un rglement intrieur ?

NON

40) Est-ce quil est affich ? NON

Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tches.


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1- Structure de la grille.

La grille danalyse des tches est une photographie un instant T de la rpartition du travail. Sa lecture va permettre de dceler sans erreur possible les manquements la sparation des tches et de reprer les cumuls des fonctions. On a pu concevoir une grille pour la fonction Paie du Personnel, elle comporte le dcoupage unitaire de toutes les oprations relatives la fonction et les responsables qui assument chaque tche sous forme dun tableau double entre. 2-Application de la grille.

Le journal paie espces :


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Oprations

Le

responsable

de la filire

Le

responsable

du secteur

Le

responsable

de la

section

Lepointeur

Le responsable de la pr-comptabilit et de a paie.

l

Le secteur des Ressources humaines

Lc

a omptabilit

et finances

La

Direction

gnrale

Lr

e gisseur

central

- Le pointage des entres et des sorties du personnel.

OUI OUI

- La dcision de recrutement des temporaires.

OUI OUI

- Lautorisation des primes.

OUI OUI

- Lapprobation des heures travailles supplmentaires

OUI

-La prparation de la paie.

OUI

- La vrification des calculs.

OUI

- Lautorisation des montants des avances.

OUI

-Lapprobation finale de la paie.

OUI

- La prparation des modes de paiement.

OUI

- La signature du chque.

OUI OUI

- Le rapprochement du compte bancaire rserv aux salaires avec le relev bancaire

OUI

- La centralisation de la paie.

OUI

- Les dclarations sociales.

OUI

-Le paiement des charges sociales.

OUI

- La dtention des dossiers individuels du personnel.

OUI

- La distribution des salaires.

OUI

- La garde des paies non rclames.

OUI


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Section3: Identification des forces et des faiblesses. Cette tape revient identifier les forces et les faiblesses du systme examin travers des rponses recueillies durant la phase de remplissage du questionnaire. Cette dmarche me permettra de faire une apprciation globale des diffrentes procdures que jai censes tudier.

1- les points faibles du systme :

Rappel des faiblesses apparentes releves lors de la phase de prparation : F1 : Aprs consultation des procdures internes intitules vigueur, on constate que

celles-ci nont pas t actualises suite lentre en vigueur le 7 juin 2004 des dispositions du nouveau code de travail.

Risque : Non-conformit la rglementation en vigueur. Aprs consultation des procdures gestion du personnel, on remarque que :

1) F2 : les procdures de paie ne sont pas suffisamment explicites : Les responsabilits de chacun ne sont pas clairement dfinies. (on mentionne seulement le secteur concern : Ressources Humaines, comptabilit et informatique).

2) F3 : les procdures ne sont pas mises jour pour suivre la nouvelle organisation de lentreprise.

3) F4 : Les procdures engager en cas de cessation dactivit des salaris temporaires ne sont pas mentionnes.

Risque : Drogation au principe dorganisation qui prconise de dfinir les

responsabilits de chacun dans lentreprise (organigramme) et de dcrire les procdures suivre pour chaque tche. Lanalyse de ces points faibles est prsente ci-aprs pour chaque stade du processus de paie.

9 Gnralits : F5 : La filire ne dtient aucun dossier individuel de son personnel, tous les documents relatifs au personnel sont transmis au secteur des Ressources Humaines.

Risques : 1- La non dcentralisation de la gestion administrative du personnel peut reprsenter un frein lautonomie de la gestion des filires et causant ainsi des anomalies, savoir le retard dans le traitement de linformation de base relative au personnel, la non mise jour du fichier informatique, la non transmission de


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certaines pices relatives au mouvement du personnel et la non satisfaction des besoins en information du personnel concernant leur situation administrative, etc. Par ailleurs, la non dcentralisation de la gestion du personnel entrane une surcharge de travail au niveau du secteur des Ressources Humaines du fait quil gre linformation de plusieurs structures.

2- Du fait que la filire ne dtient pas les dossiers de son personnel, aucun rapprochement nest fait entre le fichier permanent (le dossier physique) et le fichier informatique

F6 : Le responsable de la paie et pr- comptabilit de la filire na pas connaissance de lexistence dune procdure de paie respecter : Manque dinformation du personnel.

Risque : Non respect des procdures de gestion du personnel.

9 Recrutement des salaris : F7 : Aucune carte de travail nest dlivre aux salaris alors que les procdures mises en place prvoient dans un chapitre carte de travail ce qui suit : La carte de travail est obligatoire pour tout salari. Elle doit imprativement mentionner les indications suivantes :

lidentit de lemployeur et du travailleur lge du salari et sa date dentre en service le numro dinscription sur le carnet de paye le taux de salaire, les primes et autres avantages le mode de rmunration (horaire, journalier etc.) les avances et les acomptes

La carte de pointage est obligatoire et ne peut tre confondue avec la carte de travail. Elle doit comporter le pointage des journes de travail effectu par le salari .

Egalement le nouveau code de travail stipule dans son article 23 : L'employeur est tenu de dlivrer au salari une carte de travail.

La carte doit comporter les mentions fixes par voie rglementaire.

Elle doit tre renouvele en cas de changement de la qualification professionnelle du salari ou du montant du salaire .

Et le non respect de cet article donne lieu une amende mentionne dans larticle 25 suivant : Article 25 : Sont punis d'une amende de 300 500 dirhams :

- la non dlivrance et le non renouvellement de la carte de travail dans les conditions prvues par l'article 23


55

Risque :

Non respect des procdures mises en place et des dispositions du nouveau code de travail.

F8 : Non communication aux salaris par crit lors de leur embauche, les dispositions relatives aux domaines ci-aprs ainsi que chaque modification qui leur est apporte :




- les dispositions lgales et les mesures concernant la prservation de la sant

et de la scurit, et la prvention des risques lis aux machines ;



- l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les

maladies professionnelles.

Risque : Non- Respect de larticle 24 du nouveau code de travail qui donne lieu une amende mentionne dans larticle 25.

Article 24 : De manire gnrale, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures ncessaires afin de prserver la scurit, la sant et la dignit des salaris dans l'accomplissement des tches qu'ils excutent sous sa direction et de veiller au maintien des rgles de bonne conduite, de bonnes moeurs et de bonne moralit dans son entreprise.

Il est galement tenu de communiquer aux salaris par crit lors de l'embauchage, les dispositions relatives aux domaines ci-aprs ainsi que chaque modification qui leur est apporte :

- la convention collective de travail et, le cas chant, son contenu ;





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- les dispositions lgales et les mesures concernant la prservation de la sant et de la scurit, et la prvention des risques lis aux machines ;



- l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles .

Article 25 : Est punie d'une amende de 2.000 5.000 dirhams, la non communication aux salaris lors de leur embauchage des dispositions prvues l'article 24 ci-dessus ainsi que des modifications qui leurs sont apportes .

F9 : Retard dans la remise de la majorit des dclarations de recrutement des salaris temporaires au secteur des Ressources Humaines (cachet du bureau dordre faisant foi).

Risque: 1- Non respect de la mention Cette dclaration doit tre transmise au B.O. le jour mme ou au plus tard le lendemain de la date de recrutement au niveau du modle dimprim de Dclaration de Recrutement. 2- Retard dans le traitement des informations au niveau du secteur des Ressources Humaines, savoir limmatriculation la CNSS des nouveaux embauchs non immatriculs, etc.

F10 : Les chefs de section ne renseignent pas des rubriques de certaines dclarations de recrutement des salaris temporaires (la date de recrutement, la priode de travail ...) document vis par le responsable du secteur.

Risque : Manque dinformations au niveau des fichiers du personnel. F11 : Les chefs de section ne mentionnent pas dans certaines dclarations de recrutement la nature de fonction qui sera assure par le nouveau salari temporaire.

Risque :

1- Recours au personnel temporaire non justifi. 2- Manque dinformation du secteur Ressources Humaines.


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F12 : Certaines dclarations de travail nexposent pas les conditions de rmunration.

Risque :

Le secteur des Ressources Humaines na aucune justification par rapport au salaire attribu par la filire do absence de moyens de contrle des paies dclares par la filire. F13 : Les fichiers du personnel ne sont pas mis jour par la filire.

(A titre dexemple : Le numro dimmatriculation la CNSS de certains salaris nest pas mis jour par le responsable de la paie au niveau de la filire aprs rception des cartes de la CNSS).

Risque : Manque dinformations au niveau des fichiers du personnel. F14 : - La majorit des dossiers individuels de personnel sont incomplets.

- les fichiers informatiques du personnel contiennent quelques informations fausses titre dexemple le nombre denfants charge est de 27 et 21 enfants pour certains salaris.

Risque : -Non respect de la mention Cette dclaration. Elle doit tre accompagne : - dune copie de la C.I.N. - 2 extraits dacte de naissance. - d1 copie de la fiche anthropomtrique. - d1 copie de la carte dimmatriculation de la C.N.S.S (sil y a lieu).

- de 3 photos rcentes. au niveau du modle dimprim de Dclaration de Recrutement.

-Non fiabilit des informations enregistres dans le fichier informatique du personnel.

9 Pointage des salaris temporaires : F15 : La collecte de linformation relative au pointage du personnel est manuelle : La carte et le cahier de pointage sont renseigns en dbut de journe ; dans le cas o


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lun des salaris ne rcupre pas sa carte de pointage en fin de journe, sa prsence est annule: Ratures au niveau du cahier de pointage.

Risque :

Considrer une personne prsente alors quelle est absente.

Rmunration dune journe non mrite.

F16 : Un cumul de deux fonctions dans le secteur Lait qui entrane un risque de fraude sans quelle puisse tre dtecte.

- La fonction de contrle : Le chef de section fait le pointage de ses salaris et contrle les jours et heures supplmentaires travaills par ces derniers.

- La fonction de dcision : Le chef de section dcide des personnes employer en concertation avec le chef de secteur. Risque : Non respect du principe de la sparation des fonctions.

9 Prparation de la paie :

F17 : Le jour de repos travaill par un salari sans quil bnficie dun autre jour de repos compensateur est rmunr au mme taux qun jour ouvrable.

Risque :

Non respect des procdures internes mises en place, conformes avec la lgislation du travail en vigueur, qui stipulent dans le 8me chapitre Jours de Repos ce qui suit :

En dehors des jours fris, le travailleur a droit, chaque semaine un jour de repos de 24 heures conscutives, qui doit lui tre accord pendant lune des journes suivantes :

le vendredi, le samedi, le dimanche, ou le jour de souk.

Si le salari a travaill durant son jour de repos, il doit bnficier dun autre jour de repos compensateur. Dans le cas o il nen a pas eu, il sera compens par une rmunration majore de 50% .


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F18: le chef de section transcrit sur papier les heures supplmentaires par salari et le signe sans mentionner ni la section concerne ni la tche supplmentaire ralise(Il ne remplit pas limprim de dclaration de rglement des heures de travail supplmentaires). Ce document est ensuite envoy au pointeur qui calcule la rmunration correspondante. Ce montant est report sur le cahier de pointage puis dans la colonne Autres gains du journal de paie.

Risque : -Non justification des heures supplmentaires : Gonfler ces heures. - Absence de moyens de contrle de ces heures par Le secteur des Ressources

Humaines. -Des rmunrations non justifies. - Non prservation du Patrimoine de lentreprise. F19: Le pointeur applique pour le calcul des Heures Supplmentaires une majoration de salaire de 17% le jour et de 20% la nuit et le secteur des Ressources humaines na pas connaissance de cette majoration.

Risque : Non respect du barme dfini au niveau de larticle 201 du code du travail. Article 201 :Quel que soit le mode de rmunration du salari, les heures supplmentaires

donnent lieu une majoration de salaire de 25 % si elles sont effectues entre 6 heures et 21 heures pour les activits non agricoles et entre 5 heures et 20 heures pour les activits agricoles, et de 50 % si elles sont effectues entre 21 heures et 6 heures pour les activits non agricoles et entre 20 heures et 5 heures pour les activits agricoles ..

F20 : Les salaris qui ont plus de 25 ans danciennet, ne bnficient pas dune

augmentation du salaire correspondant 25%.

Risque : Non respect de larticle 350 du nouveau code de travail : A moins que le salaire ne soit bas sur l'anciennet, en vertu d'une clause du contrat de travail, du rglement intrieur ou d'une convention collective de travail, tout salari doit bnficier d'une prime d'anciennet dont le montant est fix :

- 5% du salaire vers, aprs deux ans de service ; - 10 % du salaire vers, aprs cinq ans de service ; - 15 % du salaire vers, aprs douze ans de service ; - 20% du salaire vers, aprs vingt ans de service ; - 25% du salaire vers, aprs vingt-cinq ans de service.


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9 Dpart :

F21 : En cas de renvoi du salari, le chef de section ou de secteur donne un ordre oralement pour barrer la personne du cahier de pointage sans remplir une dclaration de cessation de travail du salari temporaire et sans informer le secteur des Ressources Humaines du dpart de ce salari, ce dernier ne dispose daucune dclaration de cessation du travail du salari temporaire de la filire.

Risque : -Non-conformit limprim de cessation de travail du salari temporaire. -Des dossiers de personnel non mis jours. - Manque dinformation du secteur des Ressources Humaines.

F22 : Il arrive que le chef de section renvoie certains salaris temporaires avant la fin de la priode fixe dans limprim de dclaration de recrutement.

Risque :

Non respect de larticle 33 du nouveau code de travail.

Article 33 : Le contrat de travail dure dtermine prend fin au terme fix par le contrat ou par la fin du travail qui a fait l'objet du contrat. La rupture avant terme du contrat du travail dure dtermine provoque par l'une des parties et non motive par la faute grave de l'autre partie ou par un cas de force majeure donne lieu dommages -intrts. Le montant des dommages- intrts prvus au deuxime alina ci-dessus quivaut au montant des salaires correspondant la priode allant de la date de la rupture jusqu'au terme fix par le contrat .

9 Les crdits accords par les uvres sociales : F23 : Rception tardive de ltat des avances accordes par les uvres sociales

tabli par le secteur des Ressources Humaines et qui sert dans le calcul des montants dduire du salaire (ce retard peut durer jusqu 8 jours).

Risque : Retard dtablissement du journal de paie et du paiement des salaris. F24: Absence dun suivi rigoureux des avances accordes par les uvres sociales. (A titre dexemple : dduire des mensualits de la rmunration de salaris qui ont achev le remboursement de leur crdit).


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Risques : - Rmunration infrieure celle mrite. - Contestations des salaris suite ces erreurs. F25 : Des erreurs dans ltablissement de ltat des crdits ac

Documents

Audit Cycle Paie & Personnel