HR. Payroll. Benefits

Base de Données Economiques et

Sociales (BDES)

F.A.Q.

1

Chapitre 1 : Cadre légal

Question : Tous les élus (CE, DP, CHS) doivent-ils avoir accès aux mêmes

informations ou chacun a-t-il un accès à des informations spécifiques ?

Réponse : Conformément à l'art L.2323-7-2 du CT : Les délégués du personnel, à

défaut de CE, ainsi que CCE, CHSCT et DS sont destinataires des informations

portées par la BDES. Les délégués du personnel ont accès à la BDES en l’absence

de CE. S’agissant du CHSCT, les dispositions légales et réglementaires ne

réglementent pas l’accès aux membres de cette instance. La circulaire estime que

l’objectif de la loi est de permettre à ces personnes de disposer d’informations mieux

structurées pour une meilleure appropriation des grandes orientations de l’entreprise.

Question : Y a-t-il une date limite pour consulter le CE sur les orientations

stratégiques ?

Réponse : Les entreprises d'au moins 300 salariés devront mettre en place la BDES

au 14 juin 2014 et au plus tard au 14 juin 2015 pour les entreprises de plus de 50

salariés pour y intégrer les informations attendues sur les orientations stratégiques.

A ces dates si la BDES est accessible, un accord collectif fixera les modalités de

consultation du CE sur les orientations stratégiques de l’entreprise. La loi instaure

cette nouvelle consultation annuelle sans pour autant imposer une date limite.

Question : Quelle est la liste concrète des informations à mettre à disposition dès le

14 juin ?

Réponse : Vous trouverez le détail des informations dans le décret n° 2013-1305 du

27 décembre 2013 relatif à la base de données économiques et sociales et aux

délais de consultation du comité d'entreprise et d'expertise.

2

Question : Est-ce que cela va remplacer le bilan social ? Et en cas d’exercice

décalé, comment cela se passe-t-il ?

Réponse : Les informations constituant le bilan social sont reportées avec une

nouvelle mise en forme pour en faciliter le dépôt dans les différentes thématiques du

plan de classement de la BDES.

Question : Cette base de données peut-elle remplacer les rapports sociaux

annuels : bilan social, égalité professionnelle ?

Réponse : La BDES permet effectivement de regrouper l’ensemble des rapports

sociaux annuels. L’employeur a jusqu’au 31 décembre 2016 pour mettre les

informations et rapports transmis de manière récurrente aux élus de Comité

d‘Entreprises dans la BDES.

Question : Le CHSCT fait partie des instances devant avoir accès à la base, or ce

CHSCT comporte des membres du personnel (élus), mais aussi des non-élus

comme le médecin du travail par exemple. L’accès est-il réservé aux seuls élus ?

Réponse : Les dispositions légales relatives à l'accès à la BDES ne font pas de

distinction quant aux membres du CHSCT habilités à accéder aux informations.

Néanmoins, légalement, les membres du CHSCT sont l'employeur et les membres

élus alors que la médecine du travail est invitée au même titre que l'inspecteur de la

DIRRECTE (*) compétente. Aucune mesure légale à ce jour ne créé de précision à

ce sujet.

(*) La DIRRECTE regroupe les services administratifs issus de divers horizons : commerce extérieur,

tourisme, commerce et artisanat, intelligence économique, industrie, travail et emploi, concurrence et

consommation.

Question : La loi est relativement évasive sur certains éléments : concernant la

sous-traitance par exemple, s’agit-il de dépenses de personnel ou d’effectif

concerné ? Est-il préférable de négocier afin de préciser ?

Réponse : La circulaire DGT du 18 mars renvoie, sur ce thème, aux informations

déjà prévues dans le bilan social à ce titre.

3

Question : A quoi correspondent les 24 items et 8 thématiques ?

Réponse : Les 8 thématiques et les 24 items évoqués lors de la conférence,

correspondent aux domaines et sous-domaines imposés par le Décret n° 2013-1305

publié au JO le 31 décembre 2013.

4

Chapitre 2 : Obligations & contraintes

Question : Quand on fait référence à l’effectif, parle-t-on d’effectif entreprise ou

groupe ?

Réponse : La BDES doit être mise en place à l’échelon de l’entreprise (SIREN). Le

décompte de l’effectif pour apprécier le seuil est effectué à cet échelon. Toutefois,

lorsque plusieurs entités d’un même groupe constituent ensemble une UES (Unité

Economique et Sociale), il y a lieu d’apprécier le seuil d’effectif au niveau de cette

UES.

Question : La plupart des données économiques n’ont pas de sens si elles ne sont

pas données sur une périodicité annuelle. Est-ce que pour 2014, il faut donner les

informations économiques relatives à l’activité 2013 ?

Réponse : Tel est effectivement l’objet des informations économiques et sociales

des deux dernières années devant alimenter la BDES. Toutefois, le décret du 27

décembre dispense les entreprises d’alimenter la BDES en 2014 des informations

relatives aux deux années précédentes. Cette dispense concerne l’ensemble des

entreprises indépendamment des dates de mises en conformité (14 juin 2014 et

2015).

Question : Y-a t-il un effectif minimum pour être assujetti à cette obligation ?

Réponse : Non. Dès lors qu'est constitué un comité d'entreprise, ou une délégation

unique du personnel, ou toute autre instance représentative du personnel

remplissant les missions économiques et sociales du CE, l'employeur doit procéder à

la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l'entreprise et par voie de

conséquence mettre en place la base de données économiques et sociales

rassemblant les informations nécessaires à l'explication de ces orientations

stratégiques.

5

Question : Les entreprises de moins de 50 salariés sont-elles concernées ?

Réponse : Oui, si un comité d'entreprise ou une instance représentative du

personnel a été créée pour connaître des orientations stratégiques de l'entreprise

lors de la consultation annuelle instaurée par la loi.

Question : L’obligation s’applique-t-elle également aux entreprises avec un effectif

inférieur à 50 salariés avec une Délégation Unique du Personnel (DUP) ?

Réponse : Oui, dès lors que les membres de la DUP ont à connaître des questions

relevant du domaine de compétence du Comité d’ Entreprise.

Question : Les IRP pourront-elles extraire des informations de la base ?

Réponse : L'extraction des informations est admise dans les conditions arrêtées par

l'employeur ou expressément prévues par un accord collectif organisant la BDES.

Question : Concernant les données financières: que doit-on inclure dans la BDES

(ex. le rapport des CAC, compte de résultat prévisionnel, le bilan et le compte de

résultat...) ?

Réponse : Au titre des fonds propres, endettement et impôts, sont à inclure : les

capitaux propres de l'entreprise, les emprunts et dettes financières dont échéances

et charges financières, les impôts et taxes. Il convient d'y ajouter l'ensemble des

éléments de rémunérations des dirigeants et salariés y compris les cotisations

sociales, l'épargne salariale et les rémunérations accessoires classées pour les

primes par sexe et catégories professionnelles, les avantages en nature, les régimes

de prévoyance et de retraite complémentaire. Enfin tous les flux financiers à

destination de l'entreprise (aides publiques, réduction d'impôts, exonérations et

réductions de cotisations sociales, crédits d'impôts, mécénat).

Question : Quelle est la fréquence de mise à jour obligatoire de la BDES ?

Réponse : Aucune fréquence de mise à jour n'est imposée. Néanmoins, l'employeur

a obligation de porter dans la BDES les informations récurrentes à destination du

comité d'entreprise et ce au plus tard le 31 décembre 2016. Cette obligation suppose

que soit respectée les périodicités de ces informations récurrentes.

6

Question : Les informations doivent-elles être données par CSP, service... ?

Réponse : NON sauf pour les informations récurrentes pour lesquelles l'entreprise a

coutume de distinguer par CSP ou toute autre entité.

Question : Quels sont les 8 chapitres de la BDES ?

Réponse :

A. Investissements,

B. Fonds propres, endettement et impôts,

C. Rémunération des salariés et dirigeants,

D. Activités sociales et culturelles,

E. Rémunération des financeurs (actionnaires, rémunération de l'actionnariat

salarié),

F. Flux financiers à destination de l'entreprise,

G. Sous-traitance,

H. Pour les groupes, transferts commerciaux et financiers entre les entités du

groupe.

Question : L’ensemble des 8 thèmes est-il obligatoire notamment le dernier

concernant les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe ?

Réponse : L’ensemble des 8 thèmes a un caractère obligatoire. Pour le dernier, il

s’agit de connaître le rôle et le poids de chaque entité dans l’activité générale du

groupe et de permettre l’expression d’orientations stratégiques alternatives.

Question : Concernant les rémunérations, faut-il un fichier global

(salariés+dirigeants+financeurs) ou faut-il des fichiers séparés (salariés+dirigeant et

un autre financeur).

Réponse : Le décret prévoit que soit portées dans la BDES les rémunérations des

dirigeants mandataires sociaux telles que délivrées aux assemblées d'actionnaires

dans le rapport de gestion. Il y a lieu de différencier l'information relative à la

rémunération des salariés, de celle des dirigeants, et de celle des financeurs.

7

Question : Quelles sont démarches à opérer auprès de la CNIL pour la BDES ?

Réponse : Compte tenu de la finalité de la solution BDES, les documents qui

devraient y être stockés pour mise à disposition des IRP en application de la loi de

juin 2013, ne devraient pas contenir de données personnelles. Dès lors, la gestion de

ces documents dans la BDES, ne devrait pas constituer un traitement de données

personnelles au sens de la Loi informatique et liberté, et dès lors, ne devrait pas en

tant que telle, donner lieu à déclaration CNIL. A ce titre, il convient de valider, si

besoin avec la CNIL ou avec un conseil habilité, que les documents que vous

envisagez de mettre à disposition dans la BDES ne contiennent pas de données

personnelles.

8

Chapitre 3 : Démarches préalables à la mise en

place

Question : Concernant les informations à transmettre pour les trois années à venir,

quel est le risque encouru si les données sont contredites par la suite ?

Réponse : La loi demande à l’employeur la communication de perspectives sous

forme de données chiffrées ou à défaut de grandes tendances. Elle n’engage aucune

responsabilité de l’employeur si ces données chiffrées ou grandes tendances ne sont

pas confirmées. Il s'agit d'orientations donc de projections.

Question : Lorsque la BDES est mise en place au niveau du groupe, un accord est-il

obligatoire ? Est-il conseillé lorsque la BDES est mise en place au niveau de

l’entreprise ?

Réponse : Sous réserve d’appréciation ultérieure des juges ou de complément de

l'Administration, la constitution d’une BDES à l’échelon du groupe est ouverte dès

lors qu’elle a fait l’objet d’un accord collectif au niveau du groupe. Par contre, le

recours à l’accord collectif, s’il est souhaitable pour lever des ambiguïtés sur le

fonctionnement de la BDES, n’est pas expressément requis par la loi. La DGT

recommande dans sa circulaire du 18 mars de recourir à un accord pour fixer les

finalités, modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de la mise en place de la

BDU.

9

Chapitre 4 : La solution ADP

Question : La durée du mandat d’un IRP est indiquée dans Zadig/HRV. La BDES

peut-elle récupérer cette donnée pour limiter la durée de l’habilitation selon la date

de fin du mandat ?

Réponse : La réponse est oui mais seulement à titre informatif. En effet, compte tenu

de la sensibilité forte sur la gestion des habilitations de ces profils spécifiques, seuls

les experts RH et Relations Sociales de l’entreprise peuvent suspendre ou autoriser

les droits d’accès d’un représentant du personnel à la BDES.

Question : Comment peut-on voir la traçabilité des accès ? Est-ce un fichier Excel ?

Ou injectable dans Excel ?

Réponse : La traçabilité des accès sera disponible dans l’application dans un point

de menu réservé aux experts RH et rafraîchi mensuellement. Ces informations

pourront être consultées au format CSV.

Question : Sur l’outil proposé par ADP, comment l’entreprise alimente-t-elle les

données ? Est-ce alimenté directement par notre système de paie ou par des fichiers

indépendants à vous fournir ?

Réponse : Les documents seront chargés par les experts RH/social de l’entreprise

via l’interface d’import des documents, disponibles dans la BDES à l’instar des

documents RH dans le Bure@u Virtuel RH.

Question : Les représentants ont-ils la possibilité d’effectuer des éditions à partir de

cette base ?

Réponse : Les représentants pourront imprimer les documents. Néanmoins, sur

l’ensemble des documents imprimés ou enregistrés, la solution BDES fera apparaître

la mention "confidentiel", les noms et prénoms associés à l’utilisateur connecté et la

date et l’heure de l’action. Nous rappelons que bloquer l’impression pourrait être

assimilé à une entrave à la bonne utilisation de la solution. De plus, les représentants

du personnel pourraient toujours faire des copies d’écran et reproduire les

documents, même de manière imparfaite.

10

Question : Comment peut-on limiter les accès depuis les seuls PC du réseau de

l’entreprise ?

Réponse : C’est déjà le cas aujourd’hui pour nos offres web. Pour y accéder, il est

nécessaire de passer par les portails PAF ou Portail ADP via le réseau de

l’entreprise pour accéder à la solution BDES. En fait, nous pouvons gérer les deux

cas de figure : un accès limité au réseau de l’entreprise ou un accès web possible à

l’extérieur de l’entreprise.

Question : S’agissant de l’accès physique aux données, peut-on installer l’outil sur

un seul ordinateur dédié aux IRP (situé dans le local du CE par exemple) ? Ou faut-il

un accès par type d’instance (CE, CHSCT) ?

Réponse : Nous avons prévu les deux cas de figure avec un profil générique expert

IRP et 3 profils distincts CE, CHSCT et DP. A chacun des profils, nous pouvons

associer un e-mail professionnel, personnel ou générique (lui-même associé au PC

d’un local CE par exemple).

Question : Par quel moyen concrètement indique-t-on dans la BDES le caractère

"confidentiel" des documents, étant donné qu’ils ne sont pas tous confidentiels (par

exemple, la plupart des documents remis au CE) ?

Réponse : Le caractère confidentiel et la durée de confidentialité sont précisés lors

de l’import des documents dans la BDES. Par défaut, les documents sont

confidentiels durant 50 ans. Un simple clic permet d’affiner la durée de confidentialité

ou de supprimer la notion de confidentialité attachée au document lors de son dépôt

dans la BDES.

Question : Comment est remplie la base de données ?

Réponse : La BDES sera alimentée par les experts "relations sociales" ou à défaut

les experts RH via l’interface d’import des documents, disponibles dans la BDES à

l’instar des documents RH dans le Bure@u Virtuel RH. Les documents éligibles sont

des documents collectifs s’appuyant sur des critères entreprise/SIREN ou

établissement/SIRET. Les documents du client seront identifiés lors de la MEP et

paramétrés dans le plan de classement de la BDES.

11

Question : Dans chacun des thèmes et sous-thèmes, existera-t-il des matrices

(tableaux pré-formatés) permettant d’intégrer les données requises ou s’agira-t-il

seulement de nos documents internes (sources Excel, PowerPoint ou autres) que

nous devrons télécharger ?

Réponse : Le format des documents présents dans la BDES est le PDF ; il est

unique. Il convient donc de s’assurer que les documents de l’entreprise offrent une

lecture adaptée au format PDF sur un écran d’ordinateur. Le plan de classement de

la BDES est pré-formaté à partir de la structure organisationnelle et de la typologie

des documents listés dans le décret du 27 décembre 2013. Lors de la mise en

œuvre, le plan de classement pourra être personnalisé en fonction des particularités

de l’entreprise (dans la limite de 20 % de paramétrages possibles versus 80 % de

modèles).

Question : La solution BDES ADP est-elle applicable pour les clients Hypervision ou

est-ce réservé aux clients Decidium ?

Réponse : La solution est disponible pour les entreprises équipées de solutions de

paie : Zadig et GXP

Question : Est-ce que la BDU sera alimentée automatiquement avec les éléments

de la paie ?

Réponse : Du fait de la confidentialité et de la sensibilité des informations proposées

aux IRP, l'alimentation de la BDES est sous la seule responsabilité de l'entreprise.

Question : La solution BDES d’ADP permet-elle de gérer en totalité la BDES ?

Réponse : La solution BDES d'ADP permet de gérer l'ensemble des documents lié

aux orientations stratégiques. Les documents périodiques seront proposés

ultérieurement.

Question : Par "consultation", s’agit-il de l’impression et du chargement des

documents possible par les élus ou une lecture seule de ces documents ?

Réponse : L'impression et le téléchargement des documents sont possibles pour les

élus. Cette possibilité de stopper l'impression est à l'étude.

12

Questions sur la mise en place et la tarification de l’offre BDES d’ADP

Question : La mise en place ? La tarification en fonction des besoins de mon

entreprise ? Comment cela fonctionne ?

Réponse : Pour obtenir une offre commerciale, le plus simple est de contacter ADP

au numéro suivant : 0825 825 436. Vous serez recontacté rapidement et pourrez

recevoir une offre commerciale personnalisée.

La tarification tient compte en partie du nombre d’acteurs se connectant à

l’application et du nombre de documents qui seront conservés dans la BDES.

S’agissant de la BDES, le nombre d’IRP est ajusté en fonction de la taille de

l’entreprise.

13

Chapitre 5 : Démonstrations de la solution ADP

Des sessions webex d'une heure sont prévues tous les mardis, du 10 février à fin

juin de 11h à 12h.

Planning :

Pour vous inscrire :

envoyer un email à commerce.enov@adp.com

ou via notre site web : http://www.fr.adp.com/adp-solutions-services/solutions-

numeriques/bdes-base-donnees-economiques-sociales/webex-client