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Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du

Canada (CCMTGC)

Guide de gestion de campagne et des

opérations

Version 2014 Mise à jour en octobre 2014

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Table des matières Bienvenue ................................................................................................................................................... 3

Attestation de Compréhension .................................................................................................................... 4

Section I : Au Sujet de la CCMTGC .......................................................................................................... 5

Section II : Organismes Bénéficiaires ........................................................................................................ 7

Section III : Rôles et Responsabilités – Gestion de la Campagne ............................................................ 10

Section IV : Rôles et Responsabilités – Bénéficiaires .............................................................................. 15

Section V : Outils de la Campagne ........................................................................................................... 18

1. Matériel de campagne .................................................................................................................................18 2. Articles promotionnels .................................................................................................................................25 3. Reconnaissance ............................................................................................................................................25 4. Manuels de formation ..................................................................................................................................26 5. Représentants délégués ................................................................................................................................26 6. Bilan de campagne .......................................................................................................................................27

Section VI : Promotion de votre campagne et relations avec les médias ................................................. 28

Section VII : Retraités Fédéraux Nationaux ............................................................................................. 29

Section VIII : Les rapports des résultats ................................................................................................... 30

Section IX : Procédures Financières ......................................................................................................... 34

1. Campagne nationale des employés (hors de la RCN) .................................................................................34 2. Campagne nationale des retraités fédéraux (au sein de la RCN et ailleurs) .............................................41

Section X : Comptabilisation des Produits et Recouvrement des Coûts de la CCMTGC ........................ 43

Liens utiles ................................................................................................................................................ 47

Annexes .................................................................................................................................................... 48

Annexe 1 : Lettre d’appui à la CCMTGC envoyée à tous les employés fédéraux le 16 juin 2014 par le Secrétariat du Conseil du trésor du Canada au nom de Yaprak Baltacioğlu, Daniel Jean, président de la CCMTGC 2013 et d’Andrew Treusch, président de la CCMTGC 2014 .........................................................48 Annexe 2 : Structure de la CCMTGC ..............................................................................................................49 Annexe 3 : Note de service de Michael Allen et de Shirlane Day au sujet des rôles et responsabilités de Centraide et de PartenaireSanté .......................................................................................................................50 Annexe 4 : Déclaration de principes concernant les droits des donateurs .......................................................51 Annexe 5 : Formulaire de commande de matériel ...........................................................................................52 Annexe 6 : Lettre aux Administrateurs généraux des ministères et organismes concernant la sollicitation de cadeaux et le CCMTGC ...................................................................................................................................53 Annexe 7 : Promotion de votre campagne – Exemples d’avis aux médias et de communiqué de presse .......55 Annexe 8 : Recouvrement des coûts de la CCMTGC – Note de service destinée aux Centraide ...................58 Annexe 9 : Exemple de rapport décrivant les fonds envoyés à PartenaireSanté .............................................61

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Annexe 10 : Exemple de liste de déductions sur la paie du Bureau national ..................................................62 Annexe 11 : Dons à la CCMTGC Ministères/agences qui sont payés par TPSGC Employeurs qui paient chaque bénéficiaire séparément .......................................................................................................................63 Annexe 12 : Exemple de lettre de recouvrement de coûts accompagnant les paiements du Bureau national .67

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BIENVENUE Le présent guide est un outil de référence pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC). Il est destiné au personnel de tous les Centraide participant à la CCMTGC partout au Canada, aux bénévoles des ministères et agences fédéraux, ainsi qu’aux coordonnateurs de PartenaireSanté. Ce document contient les politiques, procédures et pratiques officielles relatives à l’orientation de la CCMTGC. Centraide Ottawa en est l’auteur, en sa qualité de gestionnaire de la CCMTGC nationale et de cogestionnaire de la CCMTGC de la région de la capitale nationale (RCN) avec Centraide Outaouais, tel que mandaté par le Conseil du Trésor du Canada. Les gestionnaires locaux de la CCMTGC de tous les Centraide du Canada doivent le lire pour assurer la reddition de compte et la cohérence à l’échelle du pays. Un complément d’information sur les rôles et responsabilités des membres de l’équipe de direction de la CCMTGC (de la RCN ou d’ailleurs au Canada) se trouve sur le site Web de la CCMTGC, à l’adresse www.gcwcc-ccmtgc.org/, sous « Matériel de formation. »

Pour tout complément d’information, veuillez contacter :

Linda Barber Directrice principale, Campagne nationale de la CCMTGC, Centraide Ottawa Tél. : (613) 683-3872 Télécopieur : (613) 228-6722 Courriel : lbarber@centraideottawa.ca

Sandy Stiles Gestionnaire, CCMTGC, Approche nationale, Centraide Ottawa Tél. : (613) 228-6897 Télécopieur : (613) 228-6722 Courriel : ccmtgcnationale@centraideottawa.ca

Ou

Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) 363, chemin Coventry Ottawa, ON K1K 2C5 Tél. : (613) 228-6700 Télécopieur : (613) 228-6722 Remarque : Ce guide a été mis à jour pour la campagne de 2014. Tous les changements apportés depuis la dernière version de 2013 (août), sont surlignés en jaune.

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ATTESTATION DE COMPRÉHENSION Pour nous assurer que tous les gestionnaires de la CCMTGC et tous les membres du personnel des Centraide locaux qui jouent un rôle dans la campagne maîtrisent bien les politiques, procédures et pratiques liées à la gestion de la CCMTGC, nous leur demandons de fournir tous les ans au Bureau national de la CCMTGC une attestation de compréhension dûment signée, sous forme électronique ou papier.

Veuillez lire, remplir et renvoyer l’énoncé ci-dessous au Bureau national de la CCMTGC :

1. Copier-coller dans un courriel destiné à ccmtgcnationale@centraideottawa.ca, ou

2. Imprimer l’énoncé, le remplir, le signer et l’envoyer à Sandy Stiles, gestionnaire, CCMTGC, Approche nationale, Centraide Ottawa, 363, chemin Coventry, Ottawa, ON K1K 2C5.

Date : _____________

Je, _____ ___ (nom du/de la gestionnaire de la CCMTGC)_____________, ai bien lu la version 2014 du Guide de gestion de campagne et des opérations de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC).

Je comprends les politiques, procédures et pratiques en vigueur, de même que mon rôle et mes responsabilités à titre de gestionnaire de la CCMTGC quant à l’exécution, à la prestation et au déroulement de la CCMTGC pour ___ (nom du Centraide)___________.

J’atteste également qu’une copie du Guide de gestion de campagne et des opérations de la CCMTGC a été fournie à tous les membres du personnel de mon Centraide local qui jouent un rôle dans la CCMTGC (p. ex., le personnel des finances, la haute direction), et que le personnel a été invité à lire et à suivre toutes les procédures décrites dans le Guide.

________________________

(Signature)

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SECTION I : AU SUJET DE LA CCMTGC SOUTIEN DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL Le gouvernement fédéral appuie avec fierté les communautés canadiennes et leurs besoins par l’entremise de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC). Réservée exclusivement aux employés et aux retraités fédéraux, la CCMTGC contribue à bâtir des communautés plus fortes et plus saines grâce aux dons de bienfaisance, y compris les retenues à la source sur les salaires ou sur les chèques de pension. La CCMTGC appuie Centraide, PartenaireSanté et tous les autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens. Reportez-vous à l’annexe 1 pour lire la nouvelle lettre d’appui et de recommandation de la CCMTGC du gouvernement fédéral. UNE TRADITION DE FIERTÉ De 1990 à 1996, Centraide et PartenaireSanté ont participé à presque 80 campagnes fédérales à travers le Canada. En 1997, le Conseil du Trésor du Canada a élargi la campagne pour que les donateurs puissent appuyer n’importe quel organisme de bienfaisance enregistré canadien, et lui a donné le nom de Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. Tous les ans, tel que mandaté par le Conseil du Trésor du Canada, Centraide, un des organismes les plus fiables et réputés du secteur caritatif, gère la campagne annuelle avec l’appui de bénévoles dévoués et de donateurs du pays tout entier. Depuis sa création, la CCMTGC est devenue une des plus importantes campagnes de collecte de fonds en milieu de travail au Canada, et une des plus réussies. La CCMTGC comporte trois volets :

la campagne en milieu de travail des employés de la région de la capitale nationale (RCN) (Ottawa et Outaouais) du Canada;

les campagnes nationales en milieu de travail des employés (hors de la RCN), où le gouvernement fédéral est présent;

la campagne de publipostage des retraités fédéraux (partout au Canada).

Pour assurer l’uniformité et l’efficacité sur le plan des coûts, Centraide Ottawa travaille avec le réseau des Centraide locaux du Canada afin de leur prêter main-forte dans leur rôle de gestionnaires locaux de la CCMTGC. POURQUOI LES EMPLOYÉS ET LES RETRAITÉS FÉDÉRAUX APPRÉCIENT-ILS LA CAMPAGNE? La CCMTGC est un gage tangible de la bienveillance des employés et des retraités fédéraux envers leurs communautés. La campagne leur permet de démontrer les valeurs fondamentales qui les unissent, d’un océan à l’autre, et de faire une différence dans leurs communautés et ailleurs au Canada en appuyant des organisations qui leur tiennent à cœur.

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Trois éléments importants caractérisent la campagne.

1. Donner est facile : En participant à la CCMTGC, les donateurs peuvent consolider leurs dons de bienfaisance annuels sur un seul formulaire. Ils peuvent également faire un don par retenues à la source sur leur salaire ou sur leur chèque de pension, ce qui permet d’étaler le don sur une période d’un an. À la fin de l’année, le montant total du don figure directement sur le relevé T4 ou T4A, si bien que le donateur n’a pas à faire un suivi sur les reçus.

2. Le choix du donateur : Les donateurs peuvent appuyer de très nombreux et divers organismes qui fournissent des services sociaux, de santé et communautaires indispensables.

3. L’efficacité : Grâce à un processus administratif centralisé et simplifié, la CCMTGC peut traiter les dons de manière plus efficace que la plupart des organismes de bienfaisance. Cela veut dire qu’une plus grande partie de votre don est acheminée là où les besoins sont les plus grands, et la CCMTGC peut ainsi maintenir des frais de collecte de fonds nettement inférieurs à la moyenne nationale du secteur caritatif.

Le slogan de la CCMTGC, à savoir « Les employés et retraités fédéraux : sources d’espoir et de vies nouvelles » met l’accent sur les participants à la campagne et le pouvoir de leur générosité. Tous les ans, les employés et retraités fédéraux du Canada créent de l’espoir et changent la vie de milliers de personnes partout au Canada grâce à leurs dons à la CCMTGC.

La CCMTGC est menée dans tout le Canada, et toutes les campagnes locales ont des points communs qui contribuent à leur réussite. Ce sont :

la tradition de générosité et d’engagement communautaire des employés et des retraités fédéraux;

une planification précoce;

un lancement précoce;

la sollicitation personnalisée par des pairs;

les dons par retenues à la source sur salaire ou sur pension;

le soutien de tous les niveaux de gestion et des syndicats;

le recrutement efficace et la motivation des bénévoles en milieu de travail;

le soutien et l’orientation des équipes de campagne par les gestionnaires de la CCMTGC de Centraide dans tout le pays; et,

les communications constantes avec les donateurs, les bénévoles et les gestionnaires.

LES EMPLOYÉS ET RETRAITÉS FÉDÉRAUX : SOURCES D’ESPOIR ET DE VIES NOUVELLES

LES FACTEURS DE RÉUSSITE DE LA CCMTGC

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SECTION II : ORGANISMES BÉNÉFICIAIRES

À PROPOS DE CENTRAIDE www.unitedway.ca www.centraide.ca

Centraide s’emploie à bâtir des communautés fortes, saines et sécuritaires pour tous. Grâce à votre appui et à l’aide de milliers de bénévoles, nous mobilisons les gens pour trouver des solutions aux besoins à court et à long terme de votre communauté. Lorsque vous faites un don à Centraide, votre argent est investi là où les besoins sont les plus grands et où il aura l’impact le plus important dans votre communauté. Pour un complément d’information sur les programmes, projets, initiatives et partenariats que nous appuyons près de chez vous, veuillez contacter votre Centraide local.

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À PROPOS DE PARTENAIRESANTÉ www.healthpartners.ca www.partenairesante.ca

Qui est PartenaireSanté? PartenaireSanté est une collaboration unique de 16 des organismes de bienfaisance du domaine de la santé les plus réputés au Canada. Ensemble, ils représentent les principales maladies graves ou chroniques susceptibles de toucher 87 % des Canadiens. Par l’entremise de PartenaireSanté, les employés dans les lieux de travail de partout au pays peuvent faire un don aux causes du domaine de la santé qui leur tiennent le plus à cœur. Pourquoi faire un don à PartenaireSanté? Notre recherche montre que 87 % des Canadiens – un membre de votre famille, un collègue, un ami ou un voisin – sont susceptibles d’être touchés, au cours de leur vie, par une maladie grave ou une maladie chronique, comme le cancer, une maladie cardiovasculaire, un accident vasculaire cérébral, la maladie d’Alzheimer, la maladie de Parkinson, le diabète, une maladie du foie, une maladie du rein, la sclérose en plaques, et autres. À mesure que la population vieillit, de plus en plus de personnes seront atteintes de maladies graves ou chroniques. L’argent que les donateurs donnent à PartenaireSanté soutient des recherches qui sauvent des vies et qui mènent à de meilleurs traitements. Vos dons appuient aussi des programmes et des services qui contribuent à améliorer la vie des membres des collectivités des diverses régions du pays. Quel impact PartenaireSanté a-t-il dans les collectivités? Est-ce que mon don appuie réellement les membres de ma collectivité? Les 16 organismes de bienfaisance membres de PartenaireSanté œuvrent dans les collectivités partout au pays. Ils aident les personnes qui en ont besoin en leur fournissant des programmes et des services qui améliorent leur qualité de vie, font la promotion de la santé et les informent. Ces organismes sont soutenus par les efforts de bénévoles dans les diverses localités. Les dons faits par l’entremise de PartenaireSanté permettent à ces organismes – avec l’aide de nombreux bénévoles dévoués – d’appuyer directement les personnes dans le besoin. En outre, les membres de PartenaireSanté contribuent à des projets de recherche dont nous bénéficions tous. Ces recherches mènent à la découverte de meilleurs traitements et remèdes. Les Canadiens bénéficient directement de ces recherches, grâce auxquelles le taux de survie du cancer a doublé et le nombre de décès attribuables aux maladies cardiaques a été réduit de 75 % au cours des 50 dernières années. De plus, l’espérance de vie chez les enfants nés avec la fibrose kystique a augmenté de 22 ans depuis 1985. Toutes ces personnes sont la preuve que les dons à PartenaireSanté donnent des résultats. Qui sont les 16 organismes de bienfaisance qui forment PartenaireSanté? PartenaireSanté est un regroupement de 16 organismes de bienfaisance du domaine de la santé qui œuvrent dans les collectivités de toutes les régions du pays. Ces 16 organismes de bienfaisance, qui jouissent d’une excellente réputation, partagent un objectif commun : soutenir des recherches médicales et des programmes de santé qui améliorent la santé et la qualité de vie des Canadiens qui veulent vivre dans des collectivités plus saines et travailler dans des lieux de travail plus sains. Société Alzheimer du Canada Société canadienne de la sclérose latérale amyotrophique La Société de l’arthrite

Fondation canadienne du foie Fondation des maladies du cœur du Canada Société Huntington du Canada La Fondation canadienne du rein

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Société canadienne du cancer Fibrose kystique Canada Association canadienne du diabète Société canadienne de l’hémophilie Crohn et Colite Canada

Association pulmonaire du Canada Société canadienne de la sclérose en plaques Dystrophie musculaire Canada Société Parkinson Canada

Est-ce que PartenaireSanté appuie le choix des donateurs? Nous croyons que les donateurs savent mieux que quiconque à qui faire un don. PartenaireSanté respecte leur choix et les encourage à faire un don à un ou plusieurs de ses 16 organismes de bienfaisance. Par ailleurs, quand les donateurs font un don directement à PartenaireSanté, l’argent est partagé entre tous ses partenaires. Et chaque dollar a une incidence incroyable sur la vie de milliers de Canadiens. À quoi servent vos dons? Les 16 organismes membres de PartenaireSanté investissent dans des recherches qui mènent à la découverte de meilleurs traitements, dont nous pouvons tous bénéficier. Nous avons vu des résultats exceptionnels qui ont amélioré la vie des Canadiens au quotidien grâce à l’acquisition de connaissances, à l’amélioration des soins et à une hausse de l’espérance de vie. Les Canadiens ont bénéficié de recherches qui ont permis de doubler le taux de survie du cancer et de réduire de 75 % le nombre de décès attribuables aux maladies cardiaques au cours des 50 dernières années. De plus, l’espérance de vie chez les enfants nés avec la fibrose kystique a augmenté de 22 ans depuis 1985, passant de 26 à 48 ans. Toutes ces personnes sont la preuve que les dons à PartenaireSanté donnent des résultats. Les membres de PartenaireSanté offrent des centaines de programmes et de services dans toutes les communautés qui aident les Canadiens vivant avec une maladie chronique et leurs familles. Ils fournissent entre autres des programmes et des activités de promotion de la santé qui encouragent et aident plus de Canadiens à adopter des modes de vie plus sains. Comment puis-je en savoir plus sur PartenaireSanté? Pour aider les donateurs à diriger leurs dons, PartenaireSanté leur donne accès à des renseignements sur ses organismes de bienfaisance membres tout au long de la campagne. Pour en savoir plus, consultez notre site Web à www.partenairesante.ca.

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SECTION III : RÔLES ET RESPONSABILITÉS – GESTION DE LA CAMPAGNE En février 1997, le Conseil du Trésor a retenu Centraide comme gestionnaire de la CCMTGC. Le gestionnaire de la campagne bénéficie du soutien des Centraide locaux dans les communautés où il existe une présence fédérale. La CCMTGC dans la région de la capitale nationale est cogérée par Centraide Ottawa et Centraide Outaouais. La structure de la CCMTGC se trouve à l’annexe 2.

Les rôles et responsabilités ont été précisés en 1999 et en 2003. Un sommaire de ces rôles est présenté ci-dessous, et l’annexe 3 contient des documents historiques.

LE GESTIONNAIRE DE LA CCMTGC

Le poste de gestionnaire de la CCMTGC est mandaté par le Conseil du Trésor (CT). Le gestionnaire :

est redevable au CT pour la gestion de la campagne et les résultats nationaux;

assure un leadership et une orientation stratégique;

administre la CCMTGC avec efficacité et efficience;

mobilise les sous-ministres, les sous-ministres adjoints, les chefs d’organisme et les conseils fédéraux régionaux;

fait la promotion de toutes les CCMTGC;

assure la cohérence et la cohésion de toutes les campagnes;

met en œuvre la reconnaissance des donateurs et des bénévoles et en fait la promotion;;

favorise l’évolution de la CCMTGC et fait en sorte d’en optimiser le potentiel comme campagne nationale et source de fierté pour les employés et les retraités fédéraux, à l’échelle locale et nationale; et

de concert avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), centralise et redirige les dons des employés collectés par retenues à la source et les dons des retraités.

PRÉSIDENT ET CABINET DE LA CCMTGC

Remarque : Toutes les CCMTGC hors de la RCN devraient adopter une structure similaire à celle qui est décrite ci-dessous. Le président et le Cabinet de la CCMTGC locale épauleront la campagne locale en milieu de travail de la CCMTGC, de concert avec le Conseil fédéral régional.

Le président de la campagne de la RCN de la CCMTGC : préside le Cabinet de campagne de la RCN de la CCMTGC;

fournit une vision stratégique et un leadership à la CCMTGC annuelle, dans la RCN et ailleurs au Canada;

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établit l’objectif annuel de la campagne de la RCN de la CCMTGC de concert avec le Cabinet de la RCN de la CCMTGC;

est le porte-parole de la CCMTGC annuelle et donne des entrevues aux médias;

démontre un leadership en participant aux principales activités de la campagne de la RCN (p. ex., lancement, cérémonie de clôture, etc.);

encourage ses collègues sous-ministres et les chefs d’organismes à mobiliser leur ministère/agence pour la CCMTGC et à y participer personnellement;

encourage les conseils régionaux fédéraux du Canada à s’engager dans la CCMTGC et à l’appuyer (par une visite en personne si leur emploi du temps le permet);;

fait un compte rendu au greffier du Conseil privé lors des déjeuners des SM (sur une base hebdomadaire durant la campagne) et fait rapport de la campagne annuelle, une fois au printemps, au Secrétaire du CT de concert avec le gestionnaire de la campagne; et,

représente la CCMTGC au Cabinet de la campagne pour la campagne communautaire de Centraide dans la RCN.

Cabinet de la RCN de la CCMTGC Les membres du Cabinet sont des bénévoles expérimentés. Le Cabinet :

représente le portefeuille de ministères/agences qu’on lui a attribués et établit des liens directs avec eux; et,

se réunit au moins deux fois au printemps et deux fois par mois durant la campagne.

BUREAU NATIONAL DE LA CCMTGC Le Bureau national de la CCMTGC est chargé de fournir une orientation stratégique, un leadership ainsi qu’un soutien professionnel et technique dans les deux langues officielles à tous les bénévoles et les Centraide du Canada qui gèrent une campagne locale de la CCMTGC, y compris la RCN. Le Bureau national de la CCMTGC :

1) Rend des comptes au gestionnaire de la CCMTGC Met régulièrement à jour la base de données des résultats nationaux de la CCMTGC. Compile les résultats de la campagne et les communique au CT et aux Centraide.

2) Appuie les Centraide locaux

Encourage la consolidation des dons et assure l’uniformité de la CCMTGC partout au Canada.

Examine le matériel de formation et explique les attentes du CT, l’employeur. Fournit, au printemps, une liste des coordonnées des coordonnateurs provinciaux de

PartenaireSanté au gestionnaire local de la CCMTGC. Fournit et promeut des informations et des conseils au sujet du programme des

représentants délégués, du recrutement des bénévoles et de la marche à suivre pour rencontrer les sous-ministres et sous-ministres adjoints et les chefs d’organismes afin d’obtenir un soutien pour la campagne.

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Travaille avec tous les ministères et organismes au Canada afin de promouvoir la participation.

Veille à ce que le site Web http://www.gcwcc-ccmtgc.org/ soit mis à jour régulièrement en y affichant les résultats nationaux, ce qui permet de suivre le déroulement de la campagne.

Veille à ce que tous les gestionnaires locaux de la CCMTGC fassent rapport des résultats de leur campagne au Bureau national de la CCMTGC dans les délais et de manière uniforme, et leur fournit un mécanisme de reddition de comptes efficace et exact.

Participe aux conférences régionales et nationales et y fait des présentations sur la CCMTGC.

Diffuse des messages clés durant la campagne et organise des discussions après la campagne afin d’échanger des pratiques exemplaires.

3) Collabore avec les représentants de PartenaireSanté

Favorise la collaboration entre les Centraide locaux et les représentants locaux de PartenaireSanté.

Organise des réunions et des ateliers et y participer, fournir de l’information pour la prochaine CCMTGC.

Veille à ce que Centraide et PartenaireSanté aient une visibilité égale à titre de bénéficiaires désignés de la campagne dans les ministères et agences.

Transmet les résultats de la campagne à PartenaireSanté, au début du printemps, selon l’échéancier prévu dans le présent document.

4) Prépare et distribue le matériel de campagne Surveille la collecte de commentaires sur le matériel de campagne de même que sur la

conception, la production et la distribution du matériel de campagne et les guides de formation des bénévoles.

Veille à ce que les fournitures de la CCMTGC soient utilisées dans les ministères et agences fédéraux.

Fournit aux Centraide et aux gestionnaires de la CCMTGC suffisamment de matériel de campagne pour qu’ils puissent le distribuer aux ministères/agences fédéraux.

S’assure que le nom, le logo, le slogan, les affiches et les dépliants officiels soient distribués et utilisés dans la CCMTGC locale et au sein des ministères et agences.

Prépare et distribue des guides de formation des bénévoles en ligne.

Remarque : Pour un complément d’information, consulter la section V : Outils de campagne.

5) Gère la campagne nationale des retraités fédéraux

Gère la campagne nationale des retraités fédéraux au nom de tous les Centraide et de PartenaireSanté.

En collaboration avec TPSGC, prépare et distribue les envois de publipostage aux retraités fédéraux au Canada.

Remarque : Pour un complément d’information, consulter la section VII : Retraités fédéraux nationaux.

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Le Bureau national des finances de la CCMTGC doit :

Recevoir les retenues mensuelles à la source sur les salaires ou les chèques de pension des employés et retraités fédéraux et les distribuer aux Centraide locaux et à PartenaireSanté.

Recevoir et traiter les formulaires de don, et distribuer les reçus aux fins d’impôt de la campagne des retraités de la CCMTGC.

Recouvrer les frais de campagne auprès de tous les Centraide et de PartenaireSanté en fonction de leur part respective des recettes de la campagne.

GESTIONNAIRE LOCAL DE LA CCMTGC Le gestionnaire local de la CCMTGC doit :

1) Respecter les droits des donateurs

La Déclaration de principes concernant les droits des donateurs (voir l’annexe 4) a été approuvée par les membres de Centraide Canada lors de son assemblée générale annuelle de mars 1998. Les Centraide membres doivent les respecter. Ce document stipule clairement que le donateur a « le droit de s’attendre à ce que l’organisme n’échange ni ne vende la liste d’adresses sur laquelle apparaît son nom, sans qu’une possibilité de s’y opposer ne lui soit offerte. »

Les listes de donateurs ne peuvent donc ni être vendues ni être données à quelque organisme que ce soit, y compris Centraide et PartenaireSanté. Le Centraide local, à titre de gestionnaire local de la CCMTGC, peut cependant inviter des donateurs de la CCMTGC à des activités de reconnaissance pour les remercier de contribuer à leur communauté locale par l’entremise de la CCMTGC.

2) Observer l’orientation stratégique de la CCMTGC et les directives que fournissent le gestionnaire de la campagne de la CCMTGC et le Bureau national de la CCMTGC, telles qu’elles sont décrites dans le présent guide.

3) Planifier, organiser et gérer les campagnes d’employés locales de la CCMTGC Les Centraide locaux choisissent un gestionnaire local de la CCMTGC chargé de diriger

les CCMTGC ministérielles, et de sensibiliser les employés fédéraux au concept de la CCMTGC.

Recruter, former et organiser une structure locale des bénévoles de la CCMTGC.

Mettre sur pied un Cabinet de campagne local.

Distribuer le matériel de la CCMTGC.

Gérer des activités.

Gérer le Bureau des conférenciers (conférenciers de Centraide et de PartenaireSanté).

Mettre en œuvre un programme de reconnaissance pour assurer un engagement continu envers la CCMTGC.

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4) Entretenir des relations avec les employés provinciaux de PartenaireSanté

Initier et entretenir des relations avec les employés provinciaux de PartenaireSanté.

S’assurer que les représentants de PartenaireSanté sont invités à participer à des séances de formation et à des activités spéciales importantes durant la CCMTGC.

5) Entretenir des relations avec la communauté locale des retraités fédéraux

Explorer des occasions de mobiliser les retraités.

Remarque : Pour un complément d’information, consulter la section VII : Retraités fédéraux nationaux. 6) Communiquer les résultats

Produire et remettre au Bureau national de la CCMTGC un rapport final des résultats de la CCMTGC locale à la date prévue, soit le 31 janvier de chaque année. Ces rapports servent à calculer la part des dépenses de chaque Centraide et à communiquer les résultats nationaux au Conseil du Trésor.

Remarque : Pour un complément d’information, consulter la section VIII : Rapport sur les

résultats.

7) Donner suite aux désignations

Remarque : Pour un complément d’information, consulter la section IX : Procédures financières.

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SECTION IV : RÔLES ET RESPONSABILITÉS – BÉNÉFICIAIRES

Lorsque la campagne a été créée en 1997, le gouvernement fédéral a désigné deux organismes de bienfaisance comme bénéficiaires de la campagne, et a ainsi fait en sorte qu’ils puissent être reconnus par les donateurs de la CCMTGC. Ce sont :

Centraide PartenaireSanté

Ces deux organismes ciblent des enjeux et besoins communautaires distincts. Centraide se penche sur les besoins et les enjeux sociaux des communautés locales, alors que PartenaireSanté se concentre sur les besoins et enjeux de la santé des 87 % des Canadiens de toutes les communautés. Cette proéminence et reconnaissance des deux bénéficiaires désignés font en sorte que les deux organisations :

sont bien reconnaissables par les donateurs; partagent l’accès aux donateurs grâce au formulaire de don et au matériel de campagne;;

et depuis 1999, ces deux bénéficiaires ont reçu tous les ans plus de 75 % des dons de la

CCMTGC.

D’autres organismes de bienfaisance reçoivent des dons par l’entremise de la CCMTGC, quand : ils s’enregistrent comme organismes de bienfaisance canadiens auprès de l’Agence du

revenu du Canada. (Un complément d’information est disponible sur http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/menu-fra.html);

les donateurs inscrivent le nom et numéro d’enregistrement (NE) d’un organisme de bienfaisance sur le formulaire de don.

CENTRAIDE (BÉNÉFICIAIRE) À titre de bénéficiaire, Centraide doit :

Collaborer efficacement avec le gestionnaire local de la CCMTGC du Centraide durant toute la campagne.

Appuyer les gestionnaires de campagne de la CCMTGC en fournissant des ressources humaines, que ce soit des bénévoles ou des employés.

Fournir des conférenciers d’organismes lors d’activités de la CCMTGC. Fournir, sur demande, de l’information et du matériel de Centraide au gestionnaire local de la

CCMTGC pour qu’il puisse le distribuer. Assister à des séances de formation et y participer, à la demande du gestionnaire de la

CCMTGC. Assister aux activités spéciales des ministères/agences à la demande des ministères et du

gestionnaire de la CCMTGC. Assister au lancement et aux célébrations de clôture, le cas échéant. Partager les frais de la campagne en se basant sur les recettes. Agir de bonne foi et faire la promotion de la CCMTGC.

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PARTENAIRESANTÉ (BÉNÉFICIAIRE) PartenaireSanté travaille en collaboration avec le gestionnaire de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) tout au long de la campagne annuelle. Partout au pays, les 16 membres de PartenaireSanté – les organismes de bienfaisance du domaine de la santé les plus réputés au Canada – appuient les gestionnaires de la CCMTGC à l’échelon local par l’intermédiaire des employés provinciaux. On encourage les coordonnateurs provinciaux à établir des liens avec les gestionnaires de la CCMTGC à l’échelon local pour s’assurer d’être inclus dans les évènements et les activités de la campagne. Les coordonnateurs provinciaux sont les principaux contacts pour les 16 organismes membres. Ils coordonnent toutes les demandes concernant les activités de la campagne, les conférenciers de PartenaireSanté et le présentoir PartenaireSanté@uTravail. Ils sont responsables du recrutement, de la formation, de la planification et de la coordination des bénévoles de PartenaireSanté. En tant qu’organisme bénéficiaire, PartenaireSanté :

représente les intérêts des 16 organismes membres auprès de la CCMTGC à l’échelon local;; collabore efficacement avec les gestionnaires de la CCMTGC de Centraide à l’échelon local tout

au long de la campagne; appuie les gestionnaires de la CCMTGC en fournissant des ressources humaines (bénévoles ou

employés); fournit des conférenciers aux évènements de la CCMTGC; fournit, à la demande des gestionnaires de la CCMTGC, de l’information et de la documentation

sur PartenaireSanté aux gestionnaires de la CCMTGC à l’échelon local aux fins de distribution;; organise la mise en place des présentoirs PartenaireSanté@uTravail à la demande de

gestionnaires de la CCMTGC; gère les Services de conférenciers de PartenaireSanté, en collaboration avec les gestionnaires de

la CCMTGC; cherche entre autres des conférenciers appropriés et réserve leurs services pour la formation de recruteurs à la demande du gestionnaire de la CCMTGC;

assiste aux séances de formation et y participe activement sur invitation du gestionnaire de la CCMTGC;

assiste aux évènements spéciaux tenus dans le cadre de campagnes de ministères et d’agences à la demande des ministères et sur invitation des gestionnaires de la CCMTGC;

assiste au lancement de la campagne et à la cérémonie de remise des prix de la CCMTGC le cas échéant.

Si PartenaireSanté a connaissance d’autres événements spéciaux et de séances de formation auxquels il désire participer, il doit contacter le gestionnaire local de la CCMTGC;

partage les frais de la campagne en fonction des revenus; agit de bonne foi et fait la promotion de la CCMTGC.

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PartenaireSanté@uTravail Le programme Coche-santé a été repensé pour capter l’attention des employés en milieu de travail et leur donner un moyen intime et interactif d’apprendre à vivre avec une maladie chronique. Sous le nouveau nom de PartenaireSanté@uTravail, ce programme présente aux participants les 16 des organismes de bienfaisance nationaux du domaine de la santé les plus réputés et les maladies chroniques qu’ils représentent et qui toucheront probablement 87 % des Canadiens. Le présentoir permet aux visiteurs de « marcher un mile dans les souliers » de ceux et celles qui sont atteints de maladies comme la fibrose kystique, une maladie pulmonaire, l’arthrite, la sclérose en plaques ou autres. Il montre de façon interactive ce que les personnes atteintes d’une maladie chronique vivent au quotidien, et permet de mieux comprendre ce que c’est que d’avoir des difficultés à respirer, une mobilité réduite ou un manque de contrôle musculaire. Nous connaissons tous quelqu’un aux prises avec une maladie comme une maladie cardiaque, le cancer, la maladie d’Alzheimer ou qui a subi un accident vasculaire cérébral. PartenaireSanté@uTravail explique comment PartenaireSanté, grâce à des dons en milieu de travail, habilite ses partenaires à offrir des programmes, des services, de l’éducation et à investir dans des projets de recherche essentiels pour soutenir les Canadiens atteints de ces maladies et leurs familles. PartenaireSanté@uTravail est offert aux employés dans leur milieu de travail et est disponible sur demande. Pour le réserver dans la région de la capitale nationale, veuillez communiquer directement avec PartenaireSanté par courriel à info@healthpartners.ca. Ailleurs au Canada, communiquez avec votre gestionnaire de la CCMTGC par l’intermédiaire de Centraide et demandez le programme « PartenaireSanté@uTravail ». Services des conférenciers PartenaireSanté gère des Services de conférenciers où les bénévoles se rendent sur les lieux de travail pour parler de leurs expériences personnelles, de leurs défis et de leurs réussites en ce qui a trait à la santé. Certains conférenciers ont été confrontés personnellement à une maladie, tandis que d’autres ont soutenu un membre de leur famille ou des amis proches qui vivaient une crise de santé. Ces conférenciers donnent un visage humain à la lutte contre la maladie et expliquent comment ils ont bénéficié de l’appui et des services fournis par les organismes membres de PartenaireSanté. Les Services de conférenciers soutiennent les initiatives de collecte de fonds en milieu de travail et aident à garder les Canadiens informés sur les questions de santé. Tout au long de l’année, les membres des Services de conférenciers sont disponibles pour s’adresser aux employés, aux donateurs, aux solliciteurs, aux travailleurs de la campagne et à d’autres groupes. Si vous désirez accueillir un de nos conférenciers, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la CCMTGC.

Tournées Le voir, c’est le croire PartenaireSanté offre à tous les donateurs l’occasion de voir comment leurs dons améliorent la vie de tant de personnes. Grâce à des visites organisées d’établissements de bienfaisance de domaine de la santé ou de centres de recherche, vous pouvez constater vous-même comment la recherche mène à de meilleurs traitements et remèdes, et comment les programmes et les services communautaires améliorent la vie de Canadiens aux prises avec une maladie grave ou une maladie chronique. Faites une réservation dès aujourd’hui pour une tournée Le voir, c’est le croire et découvrez comment votre don appuie des recherches qui sauvent des vies ainsi que des programmes et services indispensables dans votre région.

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SECTION V : OUTILS DE LA CAMPAGNE 1. Matériel de campagne Afin de véhiculer un message cohérent, l’équipe des Communications et du marketing de Centraide Ottawa crée les produits de communication de la CCMTGC, de concert avec PartenaireSanté et Centraide Outaouais, dans les deux langues officielles. Le Bureau national de la CCMTGC remet ce matériel aux gestionnaires locaux de la CCMTGC, qui le distribuent à leur tour dans les milieux de travail des ministères et agences, partout au Canada. Utilisation Les gestionnaires locaux de la CCMTGC et/ou les bénévoles des ministères et agences fédéraux ne devraient distribuer que le matériel de campagne que fournit le Bureau national de la CCMTGC. Si le matériel de la CCMTGC n’est pas disponible, le gestionnaire local de la CCMTGC peut alors inclure une brochure sur le Centraide local s’il fournit aussi une brochure de PartenaireSanté afin d’assurer une promotion égale des deux bénéficiaires, soit Centraide et PartenaireSanté. Procédure de commande du matériel de campagne Tous les ans, habituellement en avril ou en mai, le Bureau national de la CCMTGC communique avec les Centraide locaux pour connaître leurs besoins et leur demande de remplir un sondage de commande de matériel en ligne (voir l’annexe 5). Les gestionnaires locaux de la CCMTGC doivent remplir le sondage et le renvoyer au plus tard à la date d’échéance (habituellement avant la fin du mois de mai). Le Bureau national de la CCMTGC traite toutes les commandes et expédie le matériel demandé à l’adresse fournie avant le mois de juillet. Dès qu’ils reçoivent le matériel, les gestionnaires locaux de la CCMTGC doivent vérifier le contenu des colis et communiquer immédiatement toute erreur au Bureau national. Le matériel doit ensuite être remis aux bénévoles des ministères et agences locaux qui le distribueront à l’interne. À noter :

Le nom officiel de la campagne est : Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC).

Le logo officiel est composé du logo de PartenaireSanté, de celui de Centraide et d’une feuille d’érable qui représente le gouvernement fédéral.

Le thème de la CCMTGC est : « Soyez l’étoile dans une vie. Appuyez la CCMTGC. » Le slogan de la CCMTGC est : « Les employés et les retraités fédéraux... sources d’espoir et de

vies nouvelles. »

Des améliorations ou des modifications au matériel de campagne peuvent être proposées au Bureau national de la CCMTGC, qui coordonnera le tout avec l’équipe des Communications et du marketing.

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On peut aussi faire des commentaires sur le matériel lors de la séance-bilan annuelle de la CCMTGC (voir la sous-section 6 intitulée « Bilan de campagne » du présent chapitre). A) Formulaire de don Le CT a approuvé le formulaire de don ainsi que les procédures présentées dans le présent guide. Le formulaire de don de la CCMTGC favorise le choix du donateur, et fait une promotion égale de Centraide et de PartenaireSanté comme bénéficiaires désignés.

Remarque : Dans la RCN, nous faisons la promotion égale de trois bénéficiaires désignés, à savoir Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et PartenaireSanté. Tout en respectant les exigences du gouvernement fédéral, nous révisons le formulaire de don de la CCMTGC tous les ans et nous nous efforçons de retenir le plus grand nombre de recommandations possibles. Les demandes de modification du formulaire de don doivent être approuvées et envoyées au Bureau national de la CCMTGC.

Remarque : Un employé qui souhaite augmenter le montant de sa contribution après qu’elle a été soumise doit remplir un autre formulaire de don précisant le nouveau montant qui doit être retenu. Le nouveau formulaire doit être acheminé au Centraide local et au bureau de la paie, le cas échéant. L’employé doit indiquer que le nouveau formulaire remplace et annule le précédent.

Deux types de formulaires de don nationaux Lorsqu’ils commandent du matériel tôt au printemps, les gestionnaires locaux de la CCMTGC hors de la RCN peuvent choisir entre deux formulaires de don nationaux de la CCMTGC. En 2012, la possibilité a été offerte aux gestionnaires locaux de la CCMTGC d’imprimer les formulaires de don à l’interne, ou de les recevoir du Bureau national de la CCMTGC. Un espace blanc a été laissé en haut à droite au cas où des bureaux locaux voudraient numéroter leurs formulaires de don (voir ci-dessous pour plus de détails). Remarque : Les gestionnaires locaux de la CCMTGC qui choisissent d’imprimer leurs formulaires de don génériques ou personnalisables à l’interne seront exonérés du paiement des frais de l’impression centralisée des formulaires, ainsi que des frais de distribution. Les frais d’impression des formulaires seront alors assumés par le Centraide local. Si les gestionnaires choisissent de recevoir des formulaires de don génériques du Bureau national de la CCMTGC, des frais s’appliqueront pour aider à financer l’impression et la distribution des formulaires, comme lors des années précédentes. Le partage des frais entre Centraide et PartenaireSanté comprendrait alors des coûts de base pour l’impression nationale. Les frais supplémentaires liés à la personnalisation du formulaire en fonction du Centraide local sont alors pris en charge par ce dernier. Des comparaisons avec le formulaire de don de la RCN sont aussi fournies à titre indicatif ci-dessous.

Formulaire de don générique Les gestionnaires locaux de la CCMTGC peuvent commander des formulaires préimprimés

à la case 1 (case du Centraide local), dont le texte reflète les cinq domaines d’impact/prioritaires génériques que peuvent choisir les donateurs (Services de lutte contre la pauvreté, Aînés, Personnes handicapées, Nouveaux canadiens, Enfants, jeunes et familles).

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Si les gestionnaires locaux de la CCMTGC choisissent de recevoir des copies papier des formulaires de don génériques du Bureau national, ceux-ci pourront être distribués tels quels. Le gestionnaire local de la CCMTGC peut cependant choisir de surimprimer le numéro d’identification du Centraide local dans les sections appropriées des cases 1 et 4 (en haut et en bas du formulaire) pour faciliter la tâche des donateurs, ou ils peuvent attribuer à chaque formulaire de don un numéro de série unique.

Si les gestionnaires locaux de la CCMTGC choisissent d’imprimer leurs formulaires de don génériques à l’interne, le Bureau national leur enverra un fichier par voie électronique. Les gestionnaires conservent la possibilité de surimprimer le numéro d’identification du Centraide local dans les sections appropriées des cases 1 et 4 (en haut et en bas du formulaire) pour faciliter la tâche des donateurs, et/ou d’attribuer à chaque formulaire de don un numéro de série unique.

Formulaire de don personnalisable Les domaines d’impact/prioritaires du formulaire de don générique peuvent ne pas convenir

à ceux du Centraide local. Le gestionnaire local de la CCMTGC peut donc commander des formulaires de don nationaux de la CCMTGC lui permettant de personnaliser le texte de la case du Centraide local (case 1). Le texte des Centraide locaux doit être soumis au Bureau national de la CCMTGC avant la date butoir pour approbation. Les Centraide locaux ne peuvent pas modifier la case 3 du formulaire de don, qui est réservée à PartenaireSanté.

Les gestionnaires locaux de la CCMTGC recevront un fichier par voie électronique de la part du Bureau national de la CCMTGC. Ce modèle pourra être personnalisé avant impression par un fournisseur local et/ou une impression à l’interne sur l’imprimante laser du bureau de Centraide. Les gestionnaires conservent la possibilité d’insérer le numéro d’identification du Centraide local dans les sections appropriées des cases 1 et 4 (en haut et en bas du formulaire), et/ou d’attribuer à chaque formulaire de don un numéro de série unique. Des consignes à cet effet seront envoyées avec le fichier des formulaires.

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Présentation du formulaire de don CASE 1 – Centraide local

La case 1 est réservée au Centraide local. Si un employé désire contribuer à son Centraide local, il doit inscrire son don dans la case 1 – Mon Centraide local.

Remarque : Dans la RCN, la case 1 est réservée à Centraide Ottawa et la case 2 à Centraide Outaouais, car il y a deux Centraide locaux dans la campagne de la RCN.

Tous les dons de la case 1 doivent être enregistrés comme des désignations au Centraide

local dans les résultats finaux de fin d’année de la CCMTGC.

Pour que les dons soient acheminés au Centraide local approprié, le code du Centraide local doit figurer sur le formulaire de don, dans les deux sections de la case 1 (en haut et en bas du formulaire de don). Les codes des Centraide du Canada sont imprimés sur la version nationale et RCN des calendriers et sur le site Web à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/promotional-materials.

Remarque : Tous les codes Centraide débutent par « 01 ». Les gestionnaires de campagne des Centraide locaux peuvent pré-imprimer le code de leur propre Centraide dans le numéro d’identification de la case 1 du formulaire pour faciliter la tâche des donateurs, qui n’auront pas à le noter à la main et pour éviter les erreurs de code.

CASE 2 – Autre Centraide

La case 2 est réservée aux autres Centraide. Si un employé désire contribuer à un Centraide autre que son Centraide local, il doit inscrire son don à la case 2 – Autre Centraide.

Remarque : Dans la RCN, c’est la case 3 qui est réservée aux autres Centraide.

Tous les dons de la case 2 doivent être consignés comme des désignations à d’autres

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Centraide dans les résultats finaux de fin d’année de la CCMTGC.

Pour que les dons soient acheminés au Centraide local approprié, le code du Centraide local doit figurer sur le formulaire de don, dans les deux sections de la case 2 (en haut et en bas du formulaire de don). Les codes des Centraide du Canada sont imprimés sur la version nationale et RCN des calendriers et sur le site Web à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/promotional-materials.

Remarque : Tous les codes Centraide débutent par « 01 ».

Remarque : Un employé qui désire faire un don à plus d’un Centraide, autre que le Centraide local et un autre Centraide, doit remplir un autre formulaire de don et grouper tous les formulaires.

CASE 3 – PartenaireSanté

La case 3 est réservée à PartenaireSanté. Un employé qui désire contribuer à PartenaireSanté doit inscrire son don dans la case 3 – PartenaireSanté du formulaire de don.

Remarque : Dans la RCN, c’est la case 4 qui est attribuée à PartenaireSanté.

Tous les dons de la case 3 doivent être consignés comme des désignations à PartenaireSanté

dans les résultats finaux de fin d’année de la CCMTGC.

Le numéro d’identification de PartenaireSanté et de ses organismes membres nationaux est 01555 pour tout le Canada. Ce numéro est préimprimé à la CASE 3.

Les donateurs peuvent attribuer leur don de la case 3 à PartenaireSanté qui le distribuera

parmi ses 16 organismes membres, et/ou à un ou plusieurs organismes membres de PartenaireSanté. Dans le cadre de leur affiliation à PartenaireSanté, les organisations membres appuient la recherche ainsi que les programmes et services locaux offerts dans les communautés du Canada. Les dons de la case 3 attribués à PartenaireSanté seront dirigés à chaque organisation membre nationale qui distribuera les fonds aux communautés locales et aux initiatives de recherche locales, provinciales et/ou nationales.

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Remarque : Si un donateur désire attribuer son don à un organisme local affilié dans le domaine de la santé en particulier (p. ex. un organisme de santé provincial), il peut le faire en consignant le don à la case 4 sous « Autre(s) organisme(s) de bienfaisance enregistré(s) canadien(s) » (voir ci-dessous) tant et aussi longtemps que cet organisme possède un numéro d’enregistrement (NE). Si l’organisme local n’a pas de NE distinct, le don ne peut être traité à la case 4 et doit alors être reporté à la case 3 sous le NE de PartenaireSanté. Case 3 Dons à PartenaireSanté et/ou à des organismes membres individuels.

Case 4 Dons à des sociétés affiliées de PartenaireSanté

Doit avoir un NE distinct S’il n’a pas de NE distinct, reporter à la case 3

CASE 4 – Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens

La case 4 est réservée aux dons à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens. Si un employé désire contribuer à un autre organisme de bienfaisance enregistré canadien, il doit inscrire son don dans la case 4 — Autre(s) organisme(s) de bienfaisance enregistré(s) canadien(s).

Remarque : Dans la RCN, c’est la case 5 qui est attribuée aux autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens.

Tous les dons de la case 4 doivent être consignés comme des dons à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens dans les résultats finaux de fin d’année de la CCMTGC.

Lorsqu’il remplit la case 4 du formulaire de don, le donateur doit y inscrire le nom de

l’organisme de bienfaisance et son numéro d’enregistrement (NE) dans l’espace réservé à cet effet. Il s’agit du numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance qu’attribue l’Agence du revenu du Canada. Une liste d’organismes interrogeable est disponible à l’adresse http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/lstngs/menu-fra.html, ou au 1-800-267-2384.

Remarque : Le Centraide local est responsable de distribuer les dons de la case 4, c’est pourquoi le code du Centraide doit figurer dans le numéro d’identification de la case 4. Le gestionnaire local de la CCMTGC peut sur-imprimer le numéro d’identification de son Centraide local pour faciliter la tâche des donateurs, qui n’auront pas à le noter à la main et pour éviter les erreurs de code.

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B) Autre matériel de campagne Tel que mentionné au début de la présente section, il incombe au gestionnaire de campagne local de veiller à ce que le matériel de la CCMTGC soit utilisé durant la campagne. Si le matériel n’est pas disponible, les gestionnaires de la CCMTGC doivent veiller à favoriser également les deux bénéficiaires, à savoir Centraide et PartenaireSanté.

Calendriers Il appartient aux gestionnaires locaux de la CCMTGC de préciser aux solliciteurs qu’ils doivent distribuer les formulaires de don de la CCMTGC avec les calendriers de la CCMTGC qui ont été fournis par le Bureau national de la CCMTGC. Le calendrier contient de l’information importante sur les dons à la campagne, ainsi que les codes des Centraide locaux du Canada, qui doivent être utilisés pour identifier des dons à d’autres Centraide et à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens. Affiches de la CCMTGC Vous pouvez vous procurer des affiches de la CCMTGC de petit (8,5 po x 11 po) et de grand format (17 po x 22 po). Elles constituent un excellent support visuel pour la campagne. Les affiches peuvent être commandées ou téléchargées à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/promotional-materials.

Remarque : Dans la RCN, seules les affiches grand format sont disponibles en format papier. Les petites affiches sont disponibles en ligne à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/promotional-materials/.

Thermomètres de la CCMTGC Vous pouvez également vous procurer de petits (8,5 po x 11 po) et de grands (22 po x 34 po) thermomètres de la CCMTGC. Ils sont très utiles pour informer les employés fédéraux des progrès de la campagne. Les thermomètres peuvent être commandés ou téléchargés à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/promotional-materials.

Remarque : Dans la RCN, seuls les thermomètres grand format sont disponibles en format papier. Les petits thermomètres sont disponibles en ligne à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/promotional-materials.

Formulaires d’événements spéciaux Les gestionnaires locaux de la CCMTGC devraient fournir des formulaires d’événements spéciaux aux ministères et agences, afin de faire un suivi de ces événements et des sommes collectées lors de ceux-ci. Ces formulaires doivent être commandés par l’entremise du Bureau national de la CCMTGC. Logos de la CCMTGC Les logos de la CCMTGC sont disponibles sur notre site Web, http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-

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volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/graphics-and-logos. 2. Articles promotionnels Le gestionnaire local peut produire et remettre ou prêter des articles promotionnels de la CCMTGC, dont des tee-shirts, des tabliers, etc. aux bénévoles en milieu de travail fédéral, pourvu qu’ils affichent le logo ou les messages de la CCMTGC. Les gestionnaires locaux de la CCMTGC peuvent aussi encourager les ministères/agences à les faire reproduire à leurs frais par une société de leur choix, pourvu que le logo et le nom de la CCMTGC figurent sur les articles. Avant de préparer des articles promotionnels, veuillez consulter le Bureau national de la CCMTGC. Lorsque des ministères/agences désirent organiser des activités spéciales (p. ex., des tirages, des tournois de golf, etc.) pour reconnaître des bénévoles et qu’ils n’ont pas d’articles promotionnels de la CCMTGC, le gestionnaire local de la CCMTGC peut offrir comme prix des articles de Centraide ou de PartenaireSanté. Pour assurer une visibilité égale, il faut offrir aux deux bénéficiaires la possibilité d’offrir les articles promotionnels lors de l’activité spéciale. Magasin en ligne de la CCMTGC Des articles et du matériel avec logo de la CCMTGC sont vendus au magasin en ligne (p. ex., épinglettes chefs de file, bannières, drapeaux, chemises à pochettes). L’achat et la personnalisation de ces articles est à la discrétion du Centraide local ou du ministère/agence et doit être effectué à même le budget local. Veuillez consulter le site Web http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/gcwcc-store ou contacter le Bureau national de la CCMTGC pour un complément d’information. Sollicitation de cadeaux De temps en temps, les équipes de campagne envisagent de solliciter des dons auprès de fournisseurs privés, en argent, en service ou en nature. Chaque année, le président ou la présidente de la CCMTGC écrit aux sous-ministres et aux chefs d’agences pour fournir des conseils utiles sur ce sujet aux chefs de campagne et aux employés qui y participent. Veuillez vous référer à l’annexe 6. 3. Reconnaissance A) Certificats Vous pouvez télécharger les certificats à partir du site Web http://gcwcc-ccmtgc.org/en/campaign-volunteers/campaign-tools/national-outside-ncr/campaign-materials/promotional-materials et les personnaliser pour les bénévoles. B) Prix locaux de la CCMTGC Nous encourageons la reconnaissance des ministères/agences quant au taux de participation, au taux d’augmentation du don moyen, etc., mais il faut utiliser uniquement le logo et le nom de la CCMTGC sur ces prix.

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Nous incitons vivement les gestionnaires locaux de la CCMTGC à instaurer un programme de reconnaissance (lettres de remerciement ou courriels aux bénévoles et chefs de campagne, cartes de souhaits personnalisées, etc.) pour garantir leur engagement soutenu à la CCMTGC à l’avenir. La reconnaissance doit alors être axée sur la CCMTGC et mentionner Centraide et PartenaireSanté. C) Prix national de l’esprit d’équipe de la CCMTGC En 2010, nous avons créé un nouveau Prix de la CCMTGC, à savoir le Prix national de l’esprit d’équipe, qui reconnaît les efforts que déploient les ministères/agences, ainsi que l’innovation et la créativité dont ils font preuve, pour grouper leur CCMTGC de la RCN et celle de leurs bureaux régionaux. Le Prix est décerné tous les ans et nous encourageons les ministères qui adoptent une perspective nationale à poser leur candidature à la fin de la campagne. Pour en savoir plus, veuillez contacter le Bureau national à l’adresse ccmtgcnationale@centraideottawa.ca. Vous pouvez également consulter notre site Web à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/fr/pour-les-benevoles/prix-de-reconnaissance-de-la-ccmtgc-2013-rcn. 4. Manuels de formation Les manuels de formation des bénévoles de la CCMTGC pour les campagnes en milieu de travail des employés de la CCMTGC, dans la RCN et ailleurs au Canada, se trouvent sur notre site Web, http://gcwcc-ccmtgc.org/fr/pour-les-benevoles/trousse-de-campagne. Ces manuels ont été conçus pour faciliter la formation des bénévoles des ministères/agences locaux. Ces manuels sont destinés au :

chef de campagne coordonnateur de direction générale solliciteur coordonnateur d’activités spéciales trésorier/service de la paie

Les Centraide peuvent les personnaliser en y ajoutant un contenu local, comme des statistiques et des données sur la CCMTGC locale. 5. Représentants délégués Les représentants délégués (RD) ou employés commandités sont des personnes « prêtées » à des Centraide locaux par des organismes des secteurs public et privé pour la durée de la campagne (16 semaines). Ces personnes se joignent au personnel de Centraide et aux gestionnaires locaux de la CCMTGC en travaillant étroitement avec les campagnes des ministères et agences. Ce sont des cadres supérieurs fédéraux qui décident d’affecter ou non des personnes au programme des RD/employés commandités. Il appartient à chaque Centraide local de mettre sur pied son propre programme, de recruter des candidats qualifiés et de les former de manière adéquate. Les salaires et les dépenses sont assumés par l’organisme « prêteur ». Pour un complément d’information, veuillez contacter le Bureau national de la CCMTGC. Voir aussi la

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page à l’adresse http://gcwcc-ccmtgc.org/fr/ressources/programme-des-representants-delegues. 6. Bilan de campagne Le Bureau national de la CCMTGC effectue un sondage en ligne annuel de l’après-CCMTGC auprès de tous les gestionnaires locaux de la CCMTGC dont le Centraide local gère une campagne d’employés. Ce bilan vise à recueillir des commentaires et des leçons apprises durant la campagne. Le sondage porte sur les opérations, le matériel, les pratiques exemplaires et les difficultés. Il est très important que tous les gestionnaires locaux de la CCMTGC participent au sondage au plus tard à la date indiquée. Le Bureau national de la CCMTGC partage les résultats compilés avec tous les Centraide locaux, et prend en compte les commentaires dans la planification des campagnes futures.

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SECTION VI : PROMOTION DE VOTRE CAMPAGNE ET RELATIONS AVEC LES MÉDIAS Comment obtenir une couverture médiatique locale pour votre lancement de campagne ou votre activité de collecte de fonds : Avant tout, posez-vous quelques questions de base :

Est-ce qu’il y a une histoire intéressante qui retient l’attention derrière l’évènement? Est-ce qu’il y a quelque chose de spécial à photographier? Est-ce que nous avons un porte-parole? Est-ce que l’activité passerait bien à la télévision, à la radio, ou dans les journaux?

Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, préparez un avis aux médias. Il s’agit d’un document d’une page qui donne aux médias tous les renseignements nécessaires sur votre activité. Un avis aux médias doit au moins comporter les renseignements suivants :

1. Date et heure de l’évènement 2. Lieu 3. Renseignements concernant les personnes assistant à l’évènement 4. Quelques détails intéressants sur l’évènement

Envoyez votre avis aux médias un jour à l’avance aux médias locaux, et faites un suivi par téléphone. Assurez-vous ensuite que la personne chargée d’assurer la liaison avec les médias est prête à accueillir les journalistes et à les aider à organiser des entretiens et des séances de photos. Un exemple d’avis aux médias est disponible à l’annexe 7. Un communiqué de presse est également un excellent outil, car il contient des informations supplémentaires sur l’événement, ainsi que des citations de votre porte-parole. Un communiqué permet surtout aux journalistes de trouver un angle de couverture de l’évènement. Il n’est pas nécessaire de préparer un communiqué de nouvelles pour chaque événement, mais celui reste un outil utile pour les médias. Un exemple d’un communiqué de presse est disponible à l’annexe 7. Répondre aux médias : Le Centraide local a la responsabilité de gérer les questions des médias sur la CCMTGC locale. Centraide Ottawa peut être consulté, mais c’est le Centraide local qui doit répondre aux médias et, si nécessaire, désigner un porte-parole au nom de la CCMTGC. Il faut se rappeler que Centraide et PartenaireSanté doivent tous les deux être mentionnés comme bénéficiaires dans les activités médiatiques.

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SECTION VII : RETRAITÉS FÉDÉRAUX NATIONAUX Les retraités fédéraux jouent un rôle important dans le succès de la CCMTGC. Leurs contributions aident à assurer le bien-être soutenu de nos communautés grâce aux organismes et aux programmes qu’ils appuient. La campagne des retraités est menée de façon centrale par le Bureau national de la CCMTGC. RELATIONS AVEC LA COMMUNAUTÉ DES RETRAITÉS FÉDÉRAUX Nous encourageons les bureaux locaux de la CCMTGC à mobiliser les retraités fédéraux locaux pour leur fournir une occasion de maintenir leurs liens avec la communauté après qu’ils ont quitté leur milieu de travail. Les groupes de retraités locaux et les associations d’anciens fournissent des occasions de réseautage, et représentent des sources potentielles de bénévoles. Grâce à ces groupes, les retraités sont mieux informés sur la CCMTGC, et établissent des liens plus solides avec la campagne. CAMPAGNE DE PUBLIPOSTAGE DES RETRAITÉS Avec le concours de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), nous effectuons deux envois : le premier à la fin du mois de septembre ou au début du mois d’octobre et le second au début du mois de janvier. Les documents des envois sont préparés par le Bureau national de la CCMTGC et comprennent :

une lettre de sollicitation; un formulaire de don – le formulaire de don des retraités de la CCMTGC contient les

mêmes options de désignation que le formulaire de don en milieu de travail de la CCMTGC (à savoir case 1 – Centraide local ou autre Centraide, case 2 – PartenaireSanté et case 3 – Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens);

une enveloppe-réponse – tous les formulaires de don sont renvoyés au Bureau national de la CCMTGC pour traitement.

Remarque : Lorsqu’un donateur retraité choisit la case 1 – Centraide, son don ira à son Centraide local tel qu’indiqué par le code postal de son formulaire de don, à moins qu’il n’ait exercé un autre choix. Remarque : Pour un complément d’information sur les rôles et responsabilités liés au traitement des désignations de la campagne des retraités de la CCMTGC, veuillez consulter la section IX : Procédures financières.

Toutes les demandes de renseignements des retraités fédéraux doivent être acheminées à la ligne de la CCMTGC au 1-877-379-6070.

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SECTION VIII : LES RAPPORTS DES RÉSULTATS Tous les printemps, le gestionnaire de campagne de la CCMTGC communique les résultats officiels de la CCMTGC au Conseil du Trésor. La remise de ce rapport fait partie intégrante des obligations de reddition de compte de Centraide comme gestionnaire de campagne de la CCMTGC. Les résultats servent également à déterminer la part des frais de collecte de fonds de chaque bénéficiaire (voir la section X) à reverser par chaque Centraide local au titre de la campagne nationale de la CCMTGC. Nous apprécions sincèrement l’aide locale à la présentation et à l’établissement des résultats. Le relevé des résultats de la CCMTGC représente aussi un outil utile grâce auquel les sous-ministres, les chefs d’agences, les ministères/agences fédéraux, les bénévoles, le personnel et les bénéficiaires peuvent surveiller le déroulement de la campagne dans le pays entier. Depuis 2009, les résultats de la CCMTGC sont disponibles en ligne, sur le site Web de la CCMTGC, par l’entremise de l’Outil national de rapports en ligne (ONRE). Vous pouvez accéder aux données de 1999 à aujourd’hui. L’outil ONRE permet aux utilisateurs de télécharger des rapports et de les sauvegarder en plusieurs formats, dont MS Word, Excel et PDF. À propos de l’Outil national de rapports en ligne (ONRE)

C’est le personnel national de la CCMTGC de Centraide Ottawa qui a conçu l’ONRE (disponible à l’adresse http://www.gcwcc-ccmtgc-national.org/) en 2009. L’ONRE est un outil convivial destiné aux Centraide locaux qui gèrent des CCMTGC pour produire les résultats locaux sommaires de manière électronique pour la production des rapports nationaux de la CCMTGC. Les données sont maintenant produites en ligne et peuvent être consultées immédiatement par les Centraide locaux et le Bureau national de la CCMTGC. RAPPORT DES RÉSULTATS NATIONAUX FINAUX DE LA CCMTGC – FIN DE LA CAMPAGNE Les gestionnaires locaux de la CCMTGC hors de la RCN doivent établir et présenter leurs résultats finaux de la CCMTGC au plus tard le 31 janvier à l’aide de l’outil ONRE. Veuillez vous reporter au « Guide de l’utilisateur de l’Outil national de rapports en ligne (ONRE) pour les gestionnaires de la CCMTGC », disponible sur notre site http://gcwcc-ccmtgc.org/fr/pour-les-benevoles/trousse-de-campagne/campagne-nationale-lexterieur-de-la-rcn/rapports-sur-les pour savoir comment présenter les résultats finaux. Le Bureau national de la CCMTGC peut fournir une formation et de l’aide pour l’utilisation de l’outil ONRE. Le gestionnaire de la CCMTGC de la RCN présente ses résultats finaux par l’entremise du système local Andar. Information requise pour l’ONRE Formulaire de résultats nationaux

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Remarque : Ne rapportez pas les données relatives aux retraités fédéraux. Ces résultats seront comptabilisés par le Bureau national de la CCMTGC à la fin de la campagne.

Nom du ministère : Assurez-vous de grouper les résultats de tous les bureaux appartenant au

même ministère ou agence. Par exemple, si trois bureaux différents de Service Canada se trouvent dans votre région, groupez les résultats sous « Service Canada ».

Nombre d’employés : représente le nombre d’employés. On peut obtenir l’information auprès des gestionnaires des RH des ministères/agences de votre campagne locale. Ce chiffre permet de calculer le taux de participation, et de faire d’autres analyses.

Nombre de donateurs : représente le nombre de donateurs. C’est le nombre de formulaires de don remplis recueillis dans chaque ministère/agence. Ce chiffre permet de calculer le taux de participation et de faire des analyses.

Nombre de chefs de file et d’amis : représente le nombre total d’étoiles, de chefs de file et d’amis pour chacun des ministères/agences. Le montant des dons de chefs de file est inscrit dans un autre champ.

Activités spéciales : exclut les montants pour activités spéciales désignées. L’ONRE calcule le pourcentage des activités spéciales à attribuer à Centraide et PartenaireSanté. Pour un complément d’information, veuillez consulter la section IX : Procédures financières.

Fonds de Centraide : représente les sommes que chaque ministère/agence a collectées dans les différentes catégories : comptant et retenues à la source (RAS). Veuillez noter que « comptant » comprend les espèces, les chèques (montant forfaitaire et mensualités), les paiements par carte de crédit (montant forfaitaire et mensualités). Voir la note ci-dessous.

Fonds de PartenaireSanté : représente les sommes que chaque ministère/agence a collectées dans les différentes catégories : comptant et retenues à la source (RAS). Veuillez noter que « comptant » comprend les espèces, les chèques (montant forfaitaire et mensualités), les paiements par carte de crédit (montant forfaitaire et mensualités). Le montant total de cette colonne doit correspondre au montant total du formulaire de désignations de PartenaireSanté (établi à partir de l’écran séparé intitulé « Étape 2 »). Remarque : les sections locales de

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PartenaireSanté sont comptabilisées dans la section « Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens ». Voir la note ci-dessous.

Fonds d’autres Centraide : représente les sommes que chaque ministère/agence a collectées dans les différentes catégories : comptant et retenues à la source (RAS). Veuillez noter que « comptant » comprend les espèces, les chèques (montant forfaitaire et mensualités), les paiements par carte de crédit (montant forfaitaire et mensualités). Voir la note ci-dessous.

Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens : représente les sommes que chaque ministère/agence a collectées dans les différentes catégories : comptant et retenues à la source (RAS). Veuillez noter que « comptant » comprend les espèces, les chèques (montant forfaitaire et mensualités), les paiements par carte de crédit (montant forfaitaire et mensualités). Voir la note ci-dessous.

Total : additionne les entrées ci-dessus.

Remarque : Les processus et les rapports de l’ONRE seront modifiés pour identifier plus clairement les dollars pour activités spéciales désignées. De l’information sera communiquée à ce sujet au début de 2015.

Formulaire de désignation à PartenaireSanté

Nom de l’organisme : cette colonne énumère les organismes membres de PartenaireSanté et comprend le Fonds PartenaireSanté. Ce montant correspond à celui que les donateurs consignent à la case 3 du formulaire de don à la ligne « PartenaireSanté — Diviser entre les 16 organismes ».

Comptant : indiquer le montant attribué à chaque organisme membre de PartenaireSanté. Ce renseignement se trouve sur les formulaires de don soumis par les employés fédéraux pendant votre campagne fédérale.

RAS : identique à la colonne « Comptant. »

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Total : additionne les colonnes horizontales et verticales. Le total de la colonne doit correspondre au montant total des sections Comptant et RAS pour PartenaireSanté dans le formulaire de résultats nationaux (« Étape 1 »).

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SECTION IX : PROCÉDURES FINANCIÈRES Veuillez noter qu’à partir de janvier 2014, les Centraide locaux auront le choix de facturer les frais de désignation locaux pour les paiements en espèce seulement à PartenaireSanté, ou de participer au modèle de recouvrement des coûts, dans lequel tous les frais liés à la CCMTGC sont additionnés et la portion des coûts au prorata est remboursé par les services financiers du Bureau national de la CCMTCG à la fin de la campagne (pour plus de renseignements, consulter l’Annexe 8 et la section X). À NOTER QUE PARTENAIRESANTÉ N’A PAS ENCORE ACCEPTÉ CE CHANGEMENT. À noter également que cette section intègre l’information présentée lors des webinaires de la CCMTGC sur les procédures financières, et qui sont réunies sur le portail de Centraide Canada (https://portal.unitedway.ca), dans la section « Outils d’apprentissage électroniques et webinaires enregistrés », sous la catégorie « Trouver et mobiliser les ressources ». Les nouveaux membres du personnel dans les Centraide qui ont des responsabilités financières liées à la CCMTGC devraient regarder l’enregistrement du webinaire. 1. Campagne nationale des employés (hors de la RCN) TRAITEMENT DU FORMULAIRE DE DON Il faut retenir que :

La partie principale du formulaire de don est retournée au Centraide local/au gestionnaire local de la CCMTGC.

La partie détachable, au bas du formulaire de don, est remise au bureau de paie approprié du gouvernement fédéral désigné pour le ministère/l’agence.

Responsabilités du coordonnateur de la campagne auprès des employés du ministère/de l’agence Le coordonnateur de la campagne auprès des employés du ministère/de l’agence compile et résume les données et en fait rapport régulièrement au gestionnaire local de la CCMTGC. Ses principales fonctions consistent à :

Recueillir les formulaires de don auprès des donateurs, s’assurer que toutes les coordonnées des donateurs ont été remplies et que la partie détachable qui se trouve au bas du formulaire reprend fidèlement les désignations du donateur (identifiées dans la partie supérieure du formulaire).

Si le donateur a désigné des sommes dans les cases 1 et/ou 4, le coordonnateur doit veiller à ce que le code local à cinq (5) chiffres du Centraide local est inscrit dans la case du numéro d’identification des deux parties du formulaire de don (partie principale et partie détachable)

. Si le donateur a désigné des sommes dans la case 2 – Autre Centraide, le code à cinq chiffres du Centraide choisi doit être inscrit. Le code de PartenaireSanté de la case 3 est préimprimé.

Le coordonnateur du ministère/de l’agence retourne le formulaire de don complet au trésorier aux fins d’enregistrement.

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Le coordonnateur du ministère/de l’agence remet ensuite la partie principale des formulaires de don, y compris les espèces/chèques et le sommaire, au gestionnaire local de la CCMTGC aux fins de traitement et de l’impression des reçus. Veuillez ne conserver aucune copie des formulaires de don remplis des donateurs.

Le coordonnateur du ministère/de l’agence reçoit les reçus pour les dons en espèces et par chèques du gestionnaire local de la CCMTGC, et les distribue aux donateurs.

Étapes supplémentaires pour les retenues à la source : a. *Remarque importante : Toutes les retenues à la source débutent au mois de janvier et

se terminent en décembre de chaque année. Veuillez consulter le bureau de paie respectif pour déterminer la date d’échéance pour la remise de ces données.

b. Le coordonnateur du ministère/de l’agence remet ensuite la partie détachable du formulaire de don au bureau de la paie qui autorisera les retenues à la source.

c. Il faut s’assurer que le code du Centraide inscrit dans le corps du formulaire figure aussi dans la partie détachable pour les dons de la case 1, 2 ou 4 pour que les paiements par retenues à la source soient acheminés au Centraide local approprié.

Responsabilités du bureau de la paie (paie et avantages sociaux)

Le bureau de la paie du ministère/de l’agence recevra la partie détachable du formulaire pour tous les dons par retenue à la source. Il a la responsabilité de s’assurer que le don est bien codé dans le système de paie, que son montant est exact, qu’il est retenu tous les mois puis qu’il est transmis à TPSGC. Les procédures suivantes doivent être respectées afin de s’assurer de la bonne retenue à la source et de la distribution de chaque don :

La partie détachable des formulaires peut être reçue en tout temps tout au long de la campagne, mais les retenues à la source ne doivent commencer qu’à compter de la première paie de la nouvelle année civile, en janvier.

Si le formulaire n’est reçu qu’après la première paie de janvier, le don peut commencer à être retenu sur la paie suivante et réparti sur le nombre restant de périodes de paie de l’année civile, sauf indication contraire.

Assurez-vous de bien repérer le don bimensuel. Celui-ci est situé dans la case à côté de la mention « retenues à la source x 26 ». Si cette case est vide, le montant bimensuel du don devra être calculé.

Pour le don bimensuel, le bon destinataire doit être désigné. La répartition se base sur les montants inscrits dans les cases 1, 2, 3 et/ou 4 (Remarque : dans la RCN, il y a 5 cases). Veuillez

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noter que les montants figurant dans ces cases sont des montants totaux, et non des montants bimensuels. Par conséquent, ils doivent être divisés par le nombre de périodes de paie pour obtenir le montant bimensuel de la désignation qui sera saisi dans le système de paie. Assurez-vous que les calculs correspondent à la somme inscrite dans la case « total » des cases 1, 2, 3 ou 4 (N.B. il y a 5 cases dans la RCN).

Le code pour chaque destinataire devrait être indiqué sous chacun des montants figurant dans les cases 1, 2, 3 et 4 (dans la RCN, les cases 1, 2, 3, 4 et 5). Si les cases ne sont pas pré-remplies par les Centraide locaux, le donateur devrait les avoir remplies. Si le donateur a laissé les cases vides, ne présumez pas que le don doit être désigné au Centraide local. Contactez le trésorier ou le donateur pour obtenir des renseignements sur la désignation. Le bureau de la paie local doit veiller à ce que l’information soit bien transférée et rapprochée, et qu’elle soit saisie correctement.

Les dons ne devraient être désignés que pour les organismes bénéficiaires dont le code figure sur le formulaire détachable (c.-à-d Centraide local, autre Centraide ou PartenaireSanté). Les dons figurant dans la case 4 doivent être attribués au Centraide local, qui aura la copie originale du formulaire et qui distribuera le don à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens sur la base de cette information. Par conséquent, il est impératif que les dons faits à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens soient désignés dans le système de paie au Centraide local, qui est responsable de distribuer le don à tous les autres organismes de bienfaisance, à l’exception de PartenaireSanté et d’autres Centraide.

Si un employé change de ministère/d’agence, les renseignements sur l’employé donateur doivent être saisis dans le système de paie du nouveau ministère/de la nouvelle agence avec les mêmes informations : le montant du don bimensuel et le code de désignation du ou des destinataire(s).

Si un employé prend sa retraite ou un congé, le bureau de la paie devrait contacter l’employé pour lui demander s’il veut que le montant restant de son don soit retenu au complet sur sa dernière paie. Remarque : les donateurs qui font des dons prélevés à la source devraient être encouragés à continuer de faire des dons à partir de leur chèque de pension. Le bureau de paie peut aider à remplir les formulaires appropriés http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/remuneration-compensation/form/html/1422-fra.html.

Responsabilités du gestionnaire local de la CCMTGC Le gestionnaire local de la CCMTGC doit traiter tous les formulaires de don de son système local de gestion des dons pour tous les dons en espèces et par retenues à la source. Il doit également veiller à ce que les ministères communiquent clairement, au moment de la formation, que les solliciteurs locaux comprennent l’importance de bien transférer l’information qui se trouve dans la partie supérieure du formulaire dans la partie détachable, au bas du formulaire. Étant donné que le gestionnaire local de la CCMTGC reçoit et dépose les dons en espèces, par chèque ou par carte de crédit, il lui appartiendra de distribuer la partie de ces dons attribués à la case 2 (Autre Centraide), à la case 3 (PartenaireSanté) ou à la case 4 (Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens). Pour les dons d’employés faits par retenues à la source, TPSGC enverra les fonds directement à l’Autre Centraide (case 2) et à PartenaireSanté (case 3), mais le Centraide local recevra les sommes désignées à la case 1 (Centraide local) et à la case 4 (Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens). Le gestionnaire local de la CCMTGC est donc responsable de verser les dons d’employés faits par retenues

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à la source à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens, mais non les dons d’employés faits par retenues à la source destinées à d’autres Centraide (case 2) et à PartenaireSanté (case 3). Le gestionnaire local de la CCMTGC doit :

Recevoir directement tous les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit et les déposer dans le compte bancaire de la CCMTGC ou de son Centraide local.

Traiter tous les formulaires de don et consigner les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit comme dons en espèces, et les dons par retenues à la source comme RAS (ou promesse) dans le système local de gestion des dons. Enregistrer les dons de la case 1 comme dons au Centraide local, ceux de la case 2 comme dons à d’autres Centraide, ceux de la Case 3 comme dons à PartenaireSanté et ceux de la case 4 comme dons à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens ou organismes membres (s’il y a lieu).

Émettre les reçus officiels aux fins d’impôt pour les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit, et les acheminer au coordonnateur du ministère/de l’agence qui les distribuera aux donateurs (ou les postera directement). Les donateurs dont les dons sont effectués au moyen de retenues à la source n’obtiendront pas de reçus, car leurs dons seront consignés directement sur leur relevé T4.

Distribuer les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit aux autres Centraide (case 2) et à PartenaireSanté (case 3) dans les 45 jours suivant la fin de la campagne. Les résultats finaux de la campagne doivent être présentés au plus tard à la fin janvier. L’expression « fin de la campagne » signifie donc le 31 janvier.

o Des frais de désignation peuvent être prélevés par les Autres Centraide et par PartenaireSanté pour les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit. Ils peuvent également être déduits de PartenaireSanté, mais seulement si le Centraide local s’est dissocié de la méthode de recouvrement des coûts de la campagne nationale auprès des employés (voir la section X pour plus de renseignements).

Les versements de désignations aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens doivent comprendre les dons en espèces et par retenues à la source, et être distribués selon le calendrier de versement des désignations du Centraide local.

o Des frais de désignation peuvent être prélevés par le Centraide local, conformément à ses politiques en matière de frais d’administration.

À la fin de la campagne, le gestionnaire local de la CCMTGC doit rendre compte des résultats de la campagne nationale des employés de sa région au Bureau national de la CCMTGC en utilisant le système ONRE en ligne. Les résultats finaux doivent être soumis au plus tard le 31 janvier.

o Pour en savoir plus sur le processus de rapport, consultez le manuel de l’Outil national de rapport en ligne (ONRE) pour les gestionnaires de la CCMTGC au http://gcwcc-ccmtgc.org/fr/pour-les-benevoles/trousse-de-campagne/campagne-nationale-lexterieur-de-la-rcn/rapports-sur-les

Remarques spéciales sur les désignations de la case 3 (PartenaireSanté) :

Il faut suivre de près les désignations à PartenaireSanté et à ses organismes membres afin de pouvoir en rendre compte précisément à PartenaireSanté à la fin de la campagne. Le gestionnaire local de la CCMTGC consigne ces données dans l’outil ONRE et le Bureau national de la CCMTGC rend compte à PartenaireSanté de toutes les désignations aux organismes membres de chaque Centraide à PartenaireSanté.

L’objectif est de remettre tous les dons en nature à PartenaireSanté dans les 45 jours qui suivent la fin de la campagne (c.-à-d., 45 jours après le 31 janvier), mais cela dépend des vérifications de fin d’exercice des Centraide locaux.

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Le gestionnaire local de la CCMTGC doit acheminer les dons en espèces et les renseignements sur les désignations (dollars par année de campagne, type de don (espèces, ES) et frais retranchés (voir un exemple à l’Annexe 9)) à :

PartenaireSanté 17, rue York, Bureau 409

Ottawa, ON K1N 5S7

PartenaireSanté distribue ensuite ces fonds à ses organisations membres. PartenaireSanté peut exiger des frais de désignation et des frais pour dons irrécouvrables,

conformément aux politiques de PartenaireSanté et de ses organisations membres. Des frais peuvent être perçus auprès d’autres organismes de bienfaisances enregistrés canadiens à l’égard d’activités spéciales désignées, mais on ne doit pas demander de frais à PartenaireSanté, même si une activité spéciale été désignée en sa faveur ou en celle de ses organisations membres.

Remarques spéciales au sujet des dons d’employés faits par retenues à la source :

Le Bureau national des finances de la CCMTGC distribue aux Centraide locaux et à PartenaireSanté leur quote-part respective des versements de retenues à la source, dans les 30 jours de leur réception par TPSGC, telle qu’identifiée par le code du bénéficiaire de la zone du numéro d’identification figurant dans la partie détachable, consigné par chaque bureau de paie. C’est ce code que TPSGC retient pour le versement et déterminer les retenues à la source appartenant à quel Centraide ou à PartenaireSanté. Les versements de retenues à la source sont remis directement aux autres Centraide (case 2) et non au Centraide local.

Le Centraide local reçoit du Bureau national des finances de la CCMTGC toutes les désignations par retenues à la source qui lui sont destinées (case 1) et les désignations des donateurs locaux aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens (case 4). PartenaireSanté reçoit toutes les désignations qui lui sont destinées et à ses organisations membres (case 3) pour tout le pays.

Nous recommandons que chaque Centraide local examine la liste de sauvegarde mensuelle des donateurs (voir l’exemple à l’annexe 10) qui accompagne la liste des versements RAS en fonction des documents locaux. S’il décèle une erreur, le Centraide local doit contacter le bureau de paie du ministère approprié ou le Bureau national des finances de la CCMTGC pour qu’elle soit corrigée dès que possible.

Étant donné que les retenues à la source sont acheminées directement à chaque Centraide local et à PartenaireSanté d’après les sommes collectées, chaque bénéficiaire assume ses propres dons irrécouvrables. Il appartient au bénéficiaire d’effectuer un suivi sur les dons irrécouvrables (c.-à-d. la somme promise moins le recouvrement des frais de campagne imputés moins les sommes reçues).

Veuillez noter que les retenues à la source des employés qui travaillent dans des agences qui sont des employeurs distincts (c.-à-d. qui ne sont pas incluses dans le paiement mensuel du Bureau national de la CCMTGC) sont versées directement par ces derniers à Centraide et à PartenaireSanté. Voir l’annexe 9 pour une liste des ministères et agences dont les employés sont payés par TPSGC et dont les dons d’employés faits par déduction à la source sont distribués par le Bureau national de la CCMTGC, et une liste des agences qui sont des employeurs distincts et qui paient directement chaque bénéficiaire.

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DISTRIBUTION DES FONDS ISSUS D’ACTIVITÉS SPÉCIALES Pour rester fidèles à l’esprit original de la CCMTGC, les dons des activités spéciales sont répartis entre Centraide et PartenaireSanté. Le calcul est fait en fonction du pourcentage des recettes de campagne de chaque bénéficiaire désigné dans le cadre de chaque campagne ministérielle. Si, par exemple, de la totalité des sommes de la CCMTGC collectées dans un endroit d’un ministère donné, 60 % des fonds sont désignés à Centraide et 40 % des fonds à PartenaireSanté, 60 % des recettes d’activités spéciales sont attribués au Centraide local et 40 % à PartenaireSanté. Dans la région de la capitale nationale, ce montant doit être divisé en trois : Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et PartenaireSanté Pour respecter le principe du choix du donateur de la CCMTGC, les sommes des activités spéciales peuvent être désignées à un des bénéficiaires désignés ou un autre organisme de charité Canadien enregistré ou, sur une base exceptionnelle, à des organismes des cases 1, 2, 3 ou 4, pourvu que le Bureau national de la CCMTGC ait accepté que cela soit fait à l’avance. Dans de telles circonstances, il faut mentionner clairement aux participants que l’activité spéciale est destinée à une cause particulière. Responsabilités du coordonnateur de ministère/d’agence

Le Bureau national de la CCMTGC a un formulaire d’activités spéciales que l’on doit utiliser pour enregistrer toutes les activités spéciales.

Le coordonnateur des activités spéciales du ministère/de l’agence ou les chefs de campagne du ministère/de l’agence doit veiller que ces formulaires sont remplissent pour chaque activité spéciale. Toute désignation approuvée par le Bureau national de la CCMTGC doit être indiquée clairement sur le formulaire.

L’argent des activités spéciales doit être collecté et remis au gestionnaire local de la CCMTGC accompagné d’un rapport précisant la somme totale collectée pour l’activité spéciale désignée pré-approuvée (et le nom de l’organisme désigné) et le total des fonds d’activités spéciales non désignés.

Responsabilités du gestionnaire local de la CCMTGC

Le gestionnaire local de la CCMTGC doit veiller à ce que les formulaires d’activités spéciales soient remis aux chefs de campagne des ministères.

Le coordonnateur du ministère/de l’agence doit remettre les formulaires et les fonds des activités spéciales au gestionnaire local de la CCMTGC.

À la fin de la campagne, le gestionnaire local de la CCMTGC doit consigner les fonds collectés par le biais des activités spéciales dans le système en ligne ONRE pour en rendre compte au Bureau national de la CCMTGC.

o Les activités spéciales non désignées doivent être consignées dans la colonne « Activités spéciales », pour qu’on puisse y appliquer la formule de distribution automatique.

o Les activités spéciales désignées doivent être consignées dans la colonne « comptant » dans le Fonds de Centraide, le Fonds de PartenaireSanté, le Fonds des Autres Centraide ou les Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens, selon le titre.

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o Pour en savoir plus sur le processus de rapport, consultez le manuel de l’Outil national de rapport en ligne (ONRE) pour les gestionnaires de la CCMTGC au http://gcwcc-ccmtgc.org/fr/pour-les-benevoles/trousse-de-campagne/campagne-nationale-lexterieur-de-la-rcn/rapports-sur-les.

Remarque : Les processus et les rapports de l’ONRE seront modifiés pour identifier plus clairement les dollars pour activités spéciales désignées. De l’information sera communiquée à ce sujet au début de 2015.

Si une activité spéciale doit être désignée à un organisme de bienfaisance particulier, le gestionnaire local de la CCMTGC doit obtenir l’autorisation préalable du Bureau national de la CCMTGC et des directives pour l’enregistrement de ces sommes. Il doit ensuite calculer les quotes-parts respectives de Centraide et de PartenaireSanté à l’aide de la formule de l’outil ONRE.

Le gestionnaire local de la CCMTGC conservera la part des fonds des activités spéciales du Centraide.

L’objectif est que le gestionnaire local de la CCMTCG remette la part des fonds des activités spéciales à PartenaireSanté, accompagné d’un sommaire des activités spéciales, dans les 45 jours suivants la fin de la campagne (c’est-à-dire dans les 45 jours suivant le 31 janvier, mais cela dépend des vérifications de fin d’exercice des Centraide locaux) à:

PartenaireSanté 17, rue York, Bureau 409

Ottawa, ON K1N 5S7

Des frais peuvent être perçus auprès d’autres organismes de bienfaisances enregistrés canadiens à l’égard d’activités spéciales désignées, mais on ne doit pas demander de frais à PartenaireSanté, même si une activité spéciale été désignée en sa faveur ou en celle de ses organisations membres.

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2. Campagne nationale des retraités fédéraux (au sein de la RCN et ailleurs)

1) Dons en espèces, par chèque et par carte de crédit Le Bureau national des finances de la CCMTGC reçoit ces dons et dépose les fonds dans un

compte bancaire de la CCMTGC distinct et traite toutes les données. Le Bureau national des finances de la CCMTGC distribue aux bénéficiaires (Centraide local et

PartenaireSanté) les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit collectés durant la campagne. Le Centraide local bénéficiaire est déterminé par le code postal du retraité. Chaque Centraide local reçoit un imprimé contenant les données des donateurs (voir l’exemple à l’annexe 10) en même temps que les fonds (2 ou 3 versements par année de campagne). Cet imprimé comprend les dons en espèces et les promesses de dons, et les données sur les désignations.

Le Centraide local doit verser les désignations en espèces aux autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens et aux autres Centraide figurant sur sa liste. PartenaireSanté figure aussi sur la liste des désignations, mais le Centraide local ne doit pas verser ces fonds. C’est le Bureau national de la CCMTGC qui s’en charge. PartenaireSanté verse ensuite les désignations à ses organisations membres.

Des frais de désignation peuvent être appliqués par le Centraide local à d’Autres Centraide et à d’Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens, et par PartenaireSanté à ses organismes membres. Les Centraide locaux ne peuvent imposer de frais de désignation à PartenaireSanté, car ces dons ne proviennent pas du Centraide local. C’est le Bureau national des finances qui les lui remet directement.

Les gestionnaires locaux de la CCMTGC ne sont pas responsables de préparer ni de remettre des reçus pour les dons en espèces, par chèque ou par carte de crédit des retraités. Une fois les dons traités, le Bureau national de la CCMTGC enverra un reçu à tous les donateurs de dons en espèces, par chèque ou par carte de crédit. Le reçu mentionne que les dons demeurent dans la communauté locale (à moins d’avis contraire du donateur).

2) Dons prélevés sur les chèques de pension

Les services financiers du Bureau national de la CCMTGC enverront cette information au Bureau des pensions de retraite de TPSGC. Le Bureau des pensions envoie ensuite des rapports et des paiements mensuels aux services financiers du Bureau national de la CCMTGC, qui distribue alors ces fonds aux bénéficiaires, soit le Centraide local et PartenaireSanté.

Le Centraide local doit verser les désignations des chèques de pension aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens et aux Autres Centraide figurant sur sa liste. Cette démarche diffère de celle de la campagne nationale des employés de la CCMTGC, car le Centraide local n’a pas à verser les désignations par retenues à la source aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens car c’est TPSGC qui s’en charge.

PartenaireSanté figure aussi sur la liste des désignations, mais le Centraide local ne doit pas verser ces fonds. C’est le Bureau national de la CCMTGC qui s’en charge.

PartenaireSanté verse ensuite les désignations à ses organisations membres. Le Centraide local et PartenaireSanté peuvent imposer des frais de désignation et une provision

pour perte de don, conformément aux politiques locales. Le Centraide local peut imposer ces frais à d’Autres Centraide et à d’Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens, mais pas à PartenaireSanté, car ces dons sont distribués directement à PartenaireSanté par les services financiers du Bureau national de la CCMTGC.

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Les retraités dont les dons sont prélevés à même les chèques de pension ne reçoivent pas de reçu aux fins d’impôt, car le don figure sur leur relevé T4A annuel.

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SECTION X : COMPTABILISATION DES PRODUITS ET RECOUVREMENT DES COÛTS DE LA CCMTGC Veuillez noter qu’à partir de janvier 2014, les Centraide locaux peuvent soit facturer des frais de désignation locaux pour les paiements en espèce seulement à PartenaireSanté, soit participer au modèle de recouvrement des coûts, dans le cadre duquel tous les frais liés à la CCMTGC sont cumulés et la part des coûts attribuable à PartenaireSanté est prélevée par les services financiers du Bureau national de la CCMTGC et remboursés aux Centraide locaux à la fin de la campagne (pour plus de renseignements, consulter l’annexe 8).

À NOTER QUE PARTENAIRESANTÉ N’A PAS ENCORE ACCEPTÉ CE CHANGEMENT.

Revenus de campagne Pour les campagnes des employés et des retraités de la CCMTGC, les dons sont désignés au Centraide local, à d’autres Centraide, à PartenaireSanté et/ou à d’Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens. Le Centraide local, à titre de gestionnaire local de la CCMTGC, comptabilise toutes ces désignations comme des revenus et les désignations à d’autres organisations comme dépenses de désignations. Le Centraide local enregistrera les désignations de chaque Centraide (case 2) dans l’ONRE. Les autres Centraide pourront effectuer un rapport sous toutes les désignations à leur Centraide local à partir d’autres zones et les consigner à titre de revenu. C’est le Bureau national des finances de la CCMTGC qui communique ces résultats à PartenaireSanté et qui lui donne accès à l’ONRE à des fins de rapports. Les dons de la CCMTGC se font sous forme d’espèces (comptant, chèque, don ponctuel par carte de crédit et débits mensuels sur une carte de crédit ou un compte bancaire), de retenues à la source et d’activités spéciales. Chaque Centraide local est responsable de collecter les espèces et les fonds d’activités spéciales, et de verser les sommes désignées au bénéficiaire vise, à savoir PartenaireSanté, un autre Centraide ou un autre organisme de bienfaisance enregistré canadien. Le Bureau national des finances de la CCMTGC reçoit toutes les espèces des retraités et, de ce fait, achemine ces sommes aux bénéficiaires appropriés (soit PartenaireSanté et les Centraide locaux). Il appartient alors au bénéficiaire de verser les désignations aux Autres Centraide et aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens et organismes membres. Les paiements effectués par voie de retenues à la source et sur les chèques de pension sont remis au Bureau national des finances de la CCMTGC pour distribution. TPSGC, le Bureau des pensions de retraite et d’autres agences gouvernementales acheminent les sommes prélevées sur la paie des employés et indiquent au Bureau national des finances de la CCMTGC le montant qui doit être remis à chaque Centraide et à PartenaireSanté.

Pour la campagne nationale des employés, le Bureau national des finances de la CCMTGC distribue les retenues à la source directement au Centraide local (case 1), aux autres Centraide (case 2) et à PartenaireSanté (case 3). Il revient au Centraide local de verser les désignations des retenues à la source aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens (case 4), et PartenaireSanté est responsable de les verser à ses organisations membres. Les employeurs distincts et les Forces armées canadiennes (le personnel militaire seulement) doivent envoyer un chèque directement à chaque Centraide et PartenaireSanté.

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Veuillez noter que certains employeurs distincts ne peuvent faire de différenciation dans leurs systèmes de paie pour chaque bénéficiaire et pourraient ne pas pouvoir inclure les désignations de PartenaireSanté dans leur paiement au Centraide local. Il revient à Centraide de transmettre la somme qui revient à PartenaireSanté. Consulter l’annexe 11 pour la liste des employeurs qui paient chaque bénéficiaire séparément. Pour la campagne nationale des retraités, le Bureau national des finances de la CCMTGC distribue les retenues sur les chèques de pension au Centraide local et à PartenaireSanté. Il revient au Centraide local de verser les désignations des chèques de pension aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens et aux Autres Centraide. PartenaireSanté est responsable de les verser à ses organisations membres.

Étant donné que les retenues à la source et sur les chèques de pension sont remises directement à chaque bénéficiaire d’après les sommes collectées, chaque bénéficiaire assume sa propre provision pour don non recouvrable. Il appartient au Centraide local et à PartenaireSanté de calculer la provision pour perte de don (c.-à-d. les dons moins le recouvrement des frais de campagne moins les sommes réellement reçues) et de s’assurer qu’il reçoive les paiements de tous les employés/retraités de leur région. Nous recommandons que chaque Centraide local examine la liste de sauvegarde mensuelle des donateurs (voir l’exemple à l’annexe 10) qui accompagne la liste des versements RAS en fonction des documents locaux. En cas d’erreur, le Centraide local doit contacter le bureau de la paie du ministère fédéral compétent pour que l’erreur puisse être corrigée dès que possible. Frais de campagne et recouvrement des coûts Les Centraide et les PartenaireSanté partagent les coûts liés à l’administration de la CCMTGC. Les coûts sont engagés par le Bureau national de la CCMTGC et les gestionnaires locaux de la CCMTGC. Les coûts engagés par le Bureau national de la CCMTGC pour la campagne des employés de la région de la capitale nationale et la campagne nationale des retraités, et par le Bureau national et les Centraide locaux pour la champagne national des employés sont remboursés par PartenaireSanté et les Centraide locaux, selon une formule qui détermine le prorata de chaque bénéficiaire des coûts réels de la CCMTGC en se fondant sur leur pourcentage du revenu total : Revenu total du bénéficiaire/Revenu total de la campagne X Coûts réels de la CCMTGC = part du bénéficiaire dans les coûts encourus par la CCMTGC. Remarque : les coûts de la champagne des employés de la RCN sont remboursés seulement par Centraide Outaouais et PartenaireSanté. Centraide – United Way a été retenu comme gestionnaire de la CCMTGC suite à un concours du Conseil du Trésor, parce qu’il peut grouper des ressources et réaliser des économies d’échelle au nom d’œuvres de bienfaisance plus petites. Centraide – United Way peut minimiser les frais de collecte de fonds grâce à ses nombreux intervenants et contributeurs qui fournissent des dons et des services en nature, et qui nous prêtent du personnel durant la campagne dans le cadre de notre programme des représentants délégués. Veuillez noter qu’à partir de janvier 2014, les Centraide locaux peuvent soit facturer des frais de désignation locaux pour les paiements en espèce seulement à PartenaireSanté, soit participer au modèle de recouvrement des coûts, dans le cadre duquel tous les frais liés à la CCMTGC sont cumulés et la part des coûts attribuable à PartenaireSanté est prélevée par les services financiers du Bureau national de la

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CCMTGC et remboursés aux Centraide locaux à la fin de la campagne (pour plus de renseignements, consulter l’annexe 8).

À NOTER QUE PARTENAIRESANTÉ N’A PAS ENCORE ACCEPTÉ CE CHANGEMENT.

On s’attend à ce que les gestionnaires de campagne de la CCMTGC (sur le plan national et local) mènent une campagne rentable et s’efforcent de réduire les coûts. Le gestionnaire de campagne est autorisé à recouvrer les frais de la campagne de la CCMTGC, notamment :

les frais de collecte de fonds et de campagne, soit la sollicitation de dons, la publicité et la promotion, l’impression et la livraison du matériel de campagne, la reconnaissance des donateurs, l’émission de reçus aux fins d’impôt, la comptabilité, l’établissement de rapports et la vérification, la rémunération des employés, les entrepreneurs externes, les télécommunications et la technologie de l’information, les fournitures de bureau et d’autres frais de collecte de fonds (tels que les déplacements);

les frais de traitement de dons, tels que le salaire du personnel, les entrepreneurs externes, les frais bancaires/de carte de crédit, les fournitures de bureau et autres frais d’administration;; d’autres frais de traitement liés au traitement des retenues à la source et sur les chèques de pension et à leur distribution, les paiements mensuels par cartes de crédit et cartes de débit, les paiements ponctuels par carte de crédit, de même que l’émission de reçus pour les dons non effectués par retenues à la source;

les frais de gestion et de coordination, tels que l’administration et la gestion de tous les manuels, la prestation de la formation, les rapports de gouvernance, le développement, la mise en œuvre et le soutien de systèmes, répondre aux demandes de renseignements des ministères, des donateurs et des bénéficiaires, et résoudre les problèmes.

Le Bureau national de la CCMTGC engage une grande partie de ces coûts, mais les Centraide locaux engagent aussi certains frais de collecte de fonds, de campagne et de traitement pour les dons autres que par retenues à la source (collecte, distribution et émission de reçus).

Les Centraide locaux peuvent exiger des frais de désignation aux Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens, conformément à leurs politiques. PartenaireSanté peut aussi imputer des frais de désignation à ses organisations membres.

*Remarque : Nous recommandons fortement aux gestionnaires locaux de la CCMTGC d’afficher sur le site Web de leur Centraide et sur le site de leur CCMTGC locale un résumé des frais qui s’appliquent aux dons. Le formulaire de don contient la phrase : Des questions sur les coûts? Contactez votre Centraide local.

Chaque versement sera accompagné d’une lettre (voir l’exemple à l’annexe 12) qui décrit le paiement en indiquant la source du versement et les retenues au titre de recouvrement des coûts. Outre la lettre, chaque Centraide local reçoit un fichier Excel (voir l’annexe 10) contenant le nom des donateurs, le ministère/l’agence auquel ils appartiennent, la somme prélevée sur leur paie pour le mois. La liste additionne le paiement total pour ce mois et comprend tous les donateurs désignés aux cases 1, 4 et 2 (montant désigné par des donateurs d’autres zones). C’est cet imprimé que l’on doit utiliser pour déterminer s’il y a des dons irrécouvrables ou si des dons sont destinés à un autre bénéficiaire.

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Pour un complément d’information sur les procédures financières de la CCMTGC, veuillez suivre le webinaire qui se trouve sur le portail de Centraide Canada à l’adresse http://www.centraide.ca/portal. (Outils d’apprentissage en ligne et webinaires enregistrés / catégorie : Trouver et mobiliser des ressources / Webinaire : Procédures financières de la CCMTGC, août 2013) Le nouveau personnel ayant des responsabilités financières à l’égard de la CCMTGC devrait se familiariser au webinaire annuel.

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LIENS UTILES Site Web de la CCMTGC :

http://www.gcwcc-ccmtgc.org/

Outil national de rapports en ligne (ONRE) : http://www.gcwcc-ccmtgc-national.org

Système de rapport en ligne pour la champagne pour les retraités – services financiers du Bureau national de la CCMTGC : https://www.rapportsuwcoreports.ca

PartenaireSanté : http://www.partenairesante.ca/

Centraide Canada : http://www.centraide.ca/ Portail de Centraide Canada pour les membres : https://portal.unitedway.ca/ Agence canadienne du revenu : liste des organismes de bienfaisance enregistrés : http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/menu-fra.html Services d’annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) : http://sage-geds.tpsgc-pwgsc.gc.ca/

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ANNEXES Annexe 1 : Lettre d’appui à la CCMTGC envoyée à tous les employés fédéraux le 16 juin 2014 par le Secrétariat du Conseil du trésor du Canada au nom de Yaprak Baltacioğlu, Daniel Jean, président de la CCMTGC 2013 et d’Andrew Treusch, président de la CCMTGC 2014 À l’attention de : sous-ministres et administrateurs d’organismes – veuillez retransmettre cette lettre à tous les membres du personnel La campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada 2013 est un véritable succès. Grâce à votre générosité et à votre soutien, les vies de plusieurs milliers de personnes s'amélioreront cette année. Des changements extraordinaires ont été rendus possibles. Grâce à vous, plus d’enfants réussiront à l’école. Plus de jeunes et d’adultes pourront gérer leurs déficiences intellectuelles et leurs problèmes de santé mentale. Davantage de familles pourront encaisser les maladies et les diagnostics dévastateurs. Plus de patients pourront bénéficier d’outils de diagnostic précoce et de la recherche sur les traitements et les remèdes. Plus de personnes âgées pourront vieillir dans le confort de leur foyer. Les retombées sont exponentielles. La générosité dont vous faites preuve rayonne. Un grand merci aux nombreux employés fédéraux et aux retraités qui ont donné si généreusement, à toutes les personnes qui ont participé et appuyé les évènements spéciaux de façon si enthousiaste, et aux volontaires dévoués et infatigables sans qui la campagne n’aurait pu avoir lieu. Ensemble, les employés fédéraux et les retraités de la fonction publique, les anciens membres et les membres actuels des Forces armées canadiennes et de la GRC, y compris ceux à l’étranger, ont donné plus de 37 millions de dollars. Ils sont parvenus à amasser 20,7 M$ dans la région de la capitale nationale et 16,3 M$ ailleurs au Canada. Vous avez raison d’être fiers. Nous savons que vous êtes fiers de ce que vous accomplissez, au travail et ailleurs, pour aider les gens de nos communautés, et ce, à juste titre. Les Canadiens, peu importe où ils sont, vivent mieux en raison de ce que vous avez accompli et ce que vous continuez à faire. Le gouvernement du Canada est fier d’appuyer la CCMTGC. Merci encore de votre soutien, de vos généreux dons, de votre passion et de votre engagement. Le Canada est une collectivité plus humaine grâce à vous. Nous avons hâte de travailler avec vous à la CCMTGC 2014. Yaprak Baltacıoğlu Daniel Jean Andrew Treusch Secrétaire Président de la CCMTGC 2013 Président de la CCMTGC 2014 Conseil du Trésor du Canada et sous-ministre, et commissaire, Affaires étrangères Agence du revenu du Canada

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Annexe 2 : Structure de la CCMTGC

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

(Employeur)

Co-Gestionnaires de la CCMTGC Joan Highet Nathalie Lepage

Vice-président, Développement des ressources Directrice générale

Centraide Ottawa Centraide Outaouais

Directrice principale, CCMTGC Linda Barber

Président national de la CCMTGC +

Cabinet de la campagne de la CCMTGC

Gestionnaire, Approche nationale

Sandy Stiles

Directrice, CCMTGC, RCN Hélène Boggia

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Annexe 3 : Note de service de Michael Allen et de Shirlane Day au sujet des rôles et responsabilités de Centraide et de PartenaireSanté

Le 26 août 1999, Michael Allen, Président/directeur exécutif de Centraide Ottawa et Shirlane Day, ancienne directrice générale de Centraide Outaouais ont envoyé une note de service à tous les directeurs généraux de bureaux locaux Centraide.

**************************************************

Lors du congrès annuel qui s’est déroulé à Regina, des discussions importantes ont eu lieu au sujet de l’évolution de la définition du rôle de Centraide comme gestionnaire de la CCMTGC et celui d’organisme bénéficiaire. Vous trouverez ci-dessous une clarification de ces rôles qui, nous l’espérons, vous sera utile. Nous tenons toutefois à souligner que les liens qui existent entre Centraide, PartenaireSanté, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les ministères/organismes du gouvernement du Canada ne cessent d’évoluer. Nous comprenons que l’expression de ces rôles peut être différente d’une communauté à une autre, selon la situation. Dans la définition de ces rôles, il importe de se rappeler que l’employeur a stipulé que Centraide, lorsqu’il agit en qualité de gestionnaire, doit offrir un accès égal et une visibilité égale aux deux bénéficiaires, soit Centraide et PartenaireSanté. De plus, l’employeur a indiqué que le donateur doit pouvoir choisir l’organisme de bienfaisance de son choix. A. Fonctions de gestionnaire (Centraide)

1. Responsable de la planification et de l’organisation de la campagne. 2. Recrutement des bénévoles. 3. Accès aux visites de ministères/d’organismes, gestion des campagnes ministérielles et responsable des

séances de formation. 4. Gestion du personnel. 5. Gestion et production du matériel de campagne (approbation finale). 6. Conseiller auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en matière de meilleures pratiques et

d’orientation stratégique de la campagne. 7. Responsabilité envers l’employeur quant aux résultats, à l’étendue et à la gestion de la campagne. 8. Gestion du budget. 9. Reconnaissance en tant que gestionnaire de campagne. 10. Organisation du lancement et des célébrations de clôture de la campagne, le cas échéant. 11. Responsable du recrutement et de la gestion des représentants délégués.

B. Fonctions de bénéficiaire : pour PartenaireSanté et pour les Centraide

Appuyer les gestionnaires de campagne de la CCMTGC en fournissant des ressources humaines, que ce soit des bénévoles ou des employés.

Fournir des conférenciers d’organismes pour faire la promotion de leurs causes respectives. Assister à des séances de formation et y participer, et contribuer à l’élaboration du matériel. Assister aux activités spéciales des ministères/organismes. Assister au lancement et aux célébrations de clôture, le cas échéant. Partager les frais de la campagne en se basant sur les recettes. Agir de bonne foi et faire la promotion de la CCMTGC.

Cette répartition des activités ne prétend pas être exhaustive, mais elle sert plutôt de guide. Si vous avez besoin d’autres renseignements, n’hésitez surtout pas à communiquer avec le chef de l’exploitation du national de la CCMTGC.

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Annexe 4 : Déclaration de principes concernant les droits des donateurs Le donateur participe à l’essence même de la mission et de la raison d’être de notre organisme, et jouit de droits, prérogatives et privilèges fondamentaux qui doivent lui être reconnus en tout temps et sans réserve.

Le droit d’être informé de la mission et de la raison d’être de l’organisme, et de devenir membre de l’organisme s’il le désire.

Le droit de connaître l’identité des dirigeants et des membres du conseil d’administration de l’organisme, et de s’attendre à ce qu’ils fassent preuve de transparence, d’intégrité et de discernement relativement à la concrétisation de la mission et de la raison d’être de l’organisme, dans l’intérêt de la communauté.

Le droit d’obtenir facilement une copie des états financiers annuels de l’organisme.

Le droit de savoir comment l’organisme attribue les dons qui lui sont versés directement ou indirectement et d’être assuré que l’organisme respecte son choix, dans ce processus.

Le droit de bénéficier de la considération et du respect de l’organisme, et d’être remercié de façon appropriée.

Le droit d’exiger que l’organisme respecte le caractère confidentiel des renseignements personnels le concernant ainsi que des données relatives aux dons.

Le droit de s’attendre à ce que les représentants de l’organisme entretiennent avec lui des rapports de nature professionnelle.

Le droit d’être informé de la nature exacte des relations qui existent entre les collecteurs de fonds et l’organisme.

Le droit de s’attendre à ce que l’organisme n’échange ni ne vende la liste d’adresses sur laquelle apparaît son nom, sans qu’une possibilité de s’y opposer ne lui soit offerte.

Le droit de poser des questions à l’organisme et d’obtenir sans délai des réponses simples, complètes et honnêtes.

Source : approuvé par les membres de Centraide Canada, lors de l’assemblée générale annuelle de mars 1998. Centraide : http://www.unitedway.ca

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Annexe 5 : Formulaire de commande de matériel Les champs marqués avec deux astérisques (**) sont obligatoires

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Annexe 6 : Lettre aux Administrateurs généraux des ministères et organismes concernant la sollicitation de cadeaux et le CCMTGC À : Tous les administrateurs généraux des ministères et organismes

cc : Chefs de campagne de la CCMTGC

De : Andrew Treusch

Commissaire, Agence du revenu du Canada

Président national de la CCMTGC 2014

Objet : Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) – Sollicitation de cadeaux

Je suis honoré d’être le président national de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) 2014. Lorsque les équipes ministérielles commenceront les préparatifs de la CCMTGC de cet automne, il est possible qu’on soulève la question de la sollicitation de cadeaux pour des activités spéciales. Voici donc quelques consignes pour vos chefs de campagne et les employés qui participant à la campagne. 1. Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public* donne, dans leurs grandes lignes, les

valeurs et les comportements que doivent adopter les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l’exercice de leurs fonctions professionnelles. On peut le consulter au http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=25049.

2. La Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat précise ce qui suit au sujet de la

sollicitation de cadeaux et d’autres avantages. On peut la consulter au http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=25178.

o La politique stipule que : « Hormis les collectes de fonds dans le cadre d’activités

officielles bénéficiant d’un soutien public telles que la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC), il est interdit aux fonctionnaires de solliciter auprès d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’un organisme du secteur privé qui a des relations d’affaires avec le gouvernement, des cadeaux, des marques d’hospitalité, d’autres avantages ou des transferts de valeurs économiques. »

o Pour éviter que la sollicitation auprès d’organismes du secteur privé qui a ou envisage

une relation d’affaires avec le ministère ou l’organisme ne donne lieu à des conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents, et pour que les administrateurs généraux et leurs organisations en aient déterminé l’impact éventuel, la politique précise que « les fonctionnaires doivent au préalable obtenir l’autorisation écrite de leur administrateur général, afin de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d’organismes ou de personnes de l’extérieur. »

o De même, si une personne ou une entité de l’extérieur avec laquelle l’organisme a des

relations officielles passées, présentes ou potentielles offre à l’organisme un avantage

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comme le financement d’un événement ou un don d’équipement, les fonctionnaires doivent déterminer s’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel et obtenir le consentement écrit de l’administrateur général avant d’accepter l’avantage.

o L’administrateur général peut exiger que l’activité soit modifiée ou abandonnée, s’il a été déterminé qu’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ou une situation d’obligés envers le donateur.

3. La Loi sur les conflits d’intérêts vise les « titulaires de charge publique » qui s’entendent de tous les titulaires de charge nommés par le gouverneur en conseil, y compris les sous-ministres. La Loi précise en toutes lettres qu’il est interdit à un administrateur général de solliciter personnellement des fonds d’une personne ou d’un organisme si l’exercice d’une telle activité plaçait le titulaire en situation de conflit d’intérêts. L’expression « conflit d’intérêts » y est définie. Il faut comme toujours veiller à préserver l’intégrité de la fonction publique en s’assurant que la sollicitation cadre avec une œuvre de bienfaisance donnée, et qu’il n’existe pas de perception que des dons particuliers puissent occasionner un avantage personnel pour le fonctionnaire qui fait la sollicitation, ou qu’un don pourrait donner lieu à un traitement de faveur à l’endroit du donateur. Il faut être particulièrement circonspect dans les situations où il existe une relation contractuelle ou d’autres relations, ou lorsque des relations sont envisagées entre le ministère et un organisme du secteur privé ou non gouvernemental. La prudence est de mise dans de telles circonstances, car les donateurs ne doivent pas se sentir contraints de faire une contribution en raison de leurs relations actuelles ou potentielles avec le gouvernement ni penser qu’un don pourrait donner lieu à des privilèges futurs. Nous sommes conscients que certaines activités ministérielles demandent que les administrateurs généraux fassent preuve d’une très grande prudence lorsqu’ils sollicitent des dons. Il se peut très bien aussi que certains ministères interdisent carrément la sollicitation de cadeaux et de commandites du fait de leurs rôles et responsabilités, et pour éviter tout risque de conflit d’intérêts potentiel, apparent ou réel. Nous vous demandons dès lors de bien planifier vos activités de sollicitation de dons et de trouver d’autres solutions si possible. Je vous remercie à l’avance de l’attention que vous porterez à cette question et de bien vouloir transmettre cette information à vos chefs de campagne de la CCMTGC.

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Annexe 7 : Promotion de votre campagne – Exemples d’avis aux médias et de communiqué de presse Exemple :

AVIS AUX MÉDIAS

À VOS MARQUES, PRÊTS, PARTEZ! DES FONCTIONNAIRES COURENT POUR APPUYER LA CCMTGC

Ottawa, mercredi 16 octobre 2013 – Le jeudi 17 octobre, joignez-vous aux employés du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux, qui se préparent pour le 6e défi santé annuel pour appuyer la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC). Près de 900 participants se sont inscrits pour attaquer le parcours de 5 kilomètres, en marchant ou courant. L’année dernière, 700 fonctionnaires ont participé au défi et ont pu collecter la somme incroyable de XXXXX dollars pour appuyer la CCMTGC 2012. ACIVITÉ: Les employés du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux prennent part au 6e défi santé annuel pour appuyer la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. DATE : Jeudi 17 octobre 2013, de 11 h 30 à 13 h. Programme (les heures sont données à titre indicatif) : 11 h 30 – Cérémonie d’ouverture 11 h 35 – Début de la course de 5 km 12 h 10 – Début de la marche de 5 km 12 h 00 – Remise des prix aux coureurs 13 h 00 – Remise des prix aux marcheurs LIEU : Tunney’s Pasture, Ottawa (près de l’avenue Parkdale et de la promenade de l’Outaouais). SÉANCE PHOTO : Près de 500 participants seront sur la ligne de départ pour la course de 5 km. Au sujet de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada dans la région de la capitale nationale La CCMTGC est cogérée par Centraide Ottawa au et Centraide Outaouais nom du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Dans la région de la capitale nationale, les employés de la fonction publique fédérale contribuent aux efforts annuels de collecte de fonds depuis 1945. La CCMTGC est la plus importante campagne caritative au Canada, au bénéfice de tous les Centraide au pays, de PartenaireSanté et des plus de 80 000 organismes de bienfaisance enregistrés au Canada. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec : Donnez ici les coordonnées de votre personne-ressource.

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Exemple :

POUR DIFFUSION IMMÉDIATE

DES FONCTIONNAIRES ET DES RETRAITÉS RECUEILLENT 20,1 M$ POUR

SOUTENIR LEUR COMMUNAUTÉ

Ottawa, le 28 novembre 2013 – Ce soir, au Musée canadien de la nature, des centaines d’employés et de retraités de la fonction publique fédérale se sont réunis pour célébrer les 20,1 millions de dollars collectés dans la région de la capitale nationale par leur Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC). Grâce à ces généreuses contributions, quelques milliers de

personnes de notre communauté pourront continuer d’avoir accès à divers services de bienfaisance, comme les banques alimentaires, les refuges, les groupes de soins de santé, le counseling en matière de toxicomanie, pour n’en nommer que quelques-uns.

« Ce soir, nous honorons l’incroyable générosité des employés et retraités fédéraux qui servent notre pays et nos communautés, a souligné M. Daniel Jean, sous-ministre des Affaires étrangères et président de la CCMTGC 2013. Les fonctionnaires et les retraités fédéraux ont démontré un dévouement et un esprit de communauté extraordinaire. J’adresse mes remerciements chaleureux et sincères à nos donateurs et bénévoles. »

Tout au long de la campagne, les employés fédéraux et les retraités ont organisé diverses activités de financement, notamment des spectacles de musique rock, une course de type « Amazing Race », des tournois de golf, des déjeuners de collecte de fonds, des marches et des courses. Ils ont également participé aux tournées Le voir, c’est le croire, au cours desquelles ils ont appris de première main la façon dont se déroule le travail dans les organismes communautaires de notre région et pu constater à quoi servent les dons de la CCMTGC.

M. Jean a lancé un appel à l’action : « Même si plusieurs organismes ont terminé leur campagne, quelques évènements ont encore lieu et plusieurs se poursuivront jusqu’au Nouvel An. J’encourage ceux qui n’ont pas encore donné à le faire, puisque nos communautés comptent sur nous. »

La soirée de célébration des résultats de la CCMTGC est aussi l’occasion de saluer les ministères, agences et personnes qui se sont illustrés. Cette année, l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) a remporté la Coupe du président pour l’excellence de sa campagne et ses résultats remarquables en termes de fonds collectés, de taux de participation, de créativité et de motivation. De plus, M. Jean a remis à Mme Myra Conway le Prix Mitchell Sharp pour sa contribution extraordinaire à la communauté. Le Prix Mitchell Sharp pour service méritoire a été créé en mémoire de l’honorable Mitchell Sharp, dont la carrière au sein du service public et les contributions en tant que leader communautaire

ont valeur d’exemples.

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Au sujet de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada La CCMTGC est la plus grande campagne de charité en milieu de travail qui a lieu dans la région de la capitale nationale et représente la plus grande contribution à Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et PartenaireSanté. La CCMTGC est gérée par Centraide Ottawa au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les employés fédéraux de la région de la capitale nationale ont contribué aux campagnes de financement annuelles depuis 1945. La CCMTGC est la plus grande et la plus importante campagne de charité en milieu de travail au profit des Centraide du Canada, de PartenaireSanté, ainsi que plus de 80 000 autres organismes de bienfaisance canadiens enregistrés. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec : Donnez ici les coordonnées de votre personne-ressource.

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Annexe 8 : Recouvrement des coûts de la CCMTGC – Note de service destinée aux Centraide Memo no 1 De : Robert Bédard [mailto:rbedard@unitedway.ca] au nom de Jacline Abray-Nyman, directrice générale, courriel au bureau Envoyé : le mercredi 4 décembre 2013 à 11:57 AM À : Jacline Abray-Nyman, directrice générale, courriel au bureau Objet : Recouvrement des coûts liés à la CCMTGC : Notes aux Centraide United Way Importance: Haute DE LA PART DU BUREAU NATIONAL DE LA CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA (CCMTGC)

Destinataires : Présidents-directeurs généraux, directeurs généraux, directeurs financiers et coordonnateurs de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) au sein des Centraide United Way (CUW)

Au cours des deux dernières années, le bureau des finances national de la CCMTGC (Centraide Ottawa) a examiné diverses façons pour les CUW locaux de recouvrer de Partenairesanté les coûts liés à la CCMTGC nationale auprès des employés. Présentement, les CUW locaux ne recouvrent que les coûts liés aux dons en espèces, à l’exclusion des dons provenant des événements spéciaux. Dans la plupart des cas, ces sommes ne suffisent pas à couvrir les coûts réels engagés. Ainsi, à compter de la présente campagne 2013, le bureau des finances national de la CCMTGC obtiendra de Partenairesanté, au nom des CUW, le remboursement de ces coûts qu’il versera à chacun des CUW au terme de la campagne. La formule de recouvrement des coûts sera conforme à celle utilisée par le bureau des finances national pour recouvrer les coûts engagés dans la région de la capitale nationale. Partenairesanté assumera une part proportionnelle des coûts réels directement attribuables à la CCMTGC en fonction d’un pourcentage de son revenu total.

Seuls les coûts directement liés aux activités menées dans le cadre de la CCMTGC seront pris en compte. Les CUW visés feront état de ces coûts dans une note ou une annexe à leurs états financiers vérifiés. Ils soumettront ensuite au bureau des finances national de la CCMTGC le montant total de leurs coûts ainsi que la part du revenu total recueilli localement pour Partenairesanté dans le cadre de la CCMTGC auprès des employés. Le bureau des finances national de la CCMTGC procédera alors au calcul de la quote-part des coûts de Partenairesanté par localité, en fonction des coûts réels et du pourcentage du revenu total recueilli dans la localité visée.

Les CUW, pour rendre compte de leurs coûts, enverront au bureau national de la CCMTGC une copie de leurs états financiers vérifiés accompagnés d’une note ou d’une annexe où figurent en détail la totalité des coûts qu’ils ont engagés dans le cadre de la CCMTGC. Vu que l’exercice financier de la plupart des CUW se termine en décembre ou en mars, la date limite pour présenter cette information a été fixée au 15 mai. Les états financiers n’ont pas à être approuvés ou signés par le conseil; ils peuvent être envoyés dès que la vérification externe est achevée. La quote-part de Partenairesanté sera recouvrée en juin et les remboursements aux CUW locaux seront ajoutés au paiement mensuel de juillet.

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Les catégories de coûts à recouvrer par les CUW locaux et à inclure dans les états financiers correspondront à celles de la structure établie par le bureau national de la CCMTGC (Centraide Ottawa), laquelle comprend les coûts suivants liés à la collecte de fonds et au traitement :

Salaires et charges sociales Contractuels Réunions et déplacements (p. ex. kilométrage) Fournitures et matériel de campagne Communications marketing Impression et distribution Dépenses liées aux événements spéciaux Fournitures de bureau Télécommunications et technologie de l’information Frais bancaires et d’utilisation des cartes de crédit Autres coûts directs

Il se peut que certaines de ces catégories ne soient pas pertinentes pour certains CUW. Il s’agira donc pour eux d’indiquer dans leurs états financiers les catégories qui conviennent.

Veuillez noter que les CUW ne devraient facturer aucun frais à Partenairesanté dans le cadre de la campagne 2013 et des campagnes subséquentes. Le bureau des finances national de la CCMTGC s’occupera de recouvrer de Partenairesanté tous les coûts liés à la campagne et de rembourser les CUW. Les dons en espèces ne seront plus assujettis à des frais de service.

Nous vous remercions de la patience dont vous avez fait preuve au cours des dernières années pendant que nous nous employions à régler cette affaire. Nous espérons que ces mesures serviront à apaiser les préoccupations des CUW concernant le recouvrement, auprès de Partenairesanté, des coûts liés aux CCMTGC locales. Pour toute question ou observation au sujet du nouveau processus, prière de communiquer avec Isabelle Jasmin, chef de la direction financière, Bureau des finances national de la CCMTGC, au 613-228-6719 ou à ijasmin@centraideottawa.ca.

Memo no 2 From: Jacline Abray-Nyman CEO Office Email [mailto:president@unitedway.ca] Sent: Wednesday, January 15, 2014 6:23 PM To: Jacline Abray-Nyman CEO Office Email Subject: FW: GCWCC Cost Recovery: Memo to United Ways Centraides / Recouvrement des coûts liés à la CCMTGC : Notes aux Centraide United Way Message de la part d’Isabelle Jasmin, Chef des services financiers, Centraide United Way Ottawa ______________________________________________________________________________ Destinataires : Présidents-directeurs généraux, directeurs généraux, directeurs financiers et coordonnateurs de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) au sein des Centraide United Way (CUW) Je vous envoie ce message afin de répondre aux questions et préoccupations que nous avons reçues au sujet des changements apportés récemment aux frais de recouvrement des coûts de la CCMTGC (voir le courriel ci-dessous) Nous comprenons que le moment n’était

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pas très bien choisi pour instaurer ces changements, mais cela était inévitable. Ces dernières années, nous avons essayé d’appliquer des frais globaux de 5 % à tous les revenus collectés localement pour Partenairesanté, et non uniquement aux dons en espèces. Mais nous n’avons pas réussi à faire approuver ce changement. Nous proposons donc, aux Centraide locaux, la possibilité de mettre à profit la méthode approuvée de recouvrement des coûts qu’utilise actuellement le bureau national de la CCMTGC à Ottawa. Nous élargirions la définition des coûts de la CCMTGC nationale qui ne comprend pour le moment que les coûts d’Ottawa, de manière à ce que les coûts liés à la CCMTGC de tous les Centraide locaux soient pris en compte. L’inconvénient de cette méthode est qu’elle est plus complexe que d'utiliser des frais standard, parce que c'est une formule de recouvrement basé sur des coûts réels engagés. Nous savons que cette méthode serait d’application difficile pour certains Centraide, puisque la plupart des coûts de la campagne 2013 ont déjà été engagés, mais qu’ils n’ont pas été comptabilisés et attribués à la CCMTGC. Nous comprenons aussi qu’il peut être trop d’effort pour certains Centraide de suivre ces coûts. Pour certains Centraide les avantages ne compensent pas les frais de cette nouvelle méthode, et certains Centraide préféreraient maintenir la méthode de tarification qu'ils utilisent présentement pour les dons en espèces seulement. J’aimerais donc confirmer que la méthode de recouvrement des coûts exposée dans le courriel original n’est pas obligatoire. Vous pouvez choisir de ne pas l’adopter cette année et d’attendre l’année prochaine pour le faire, ou encore ne pas l’adopter du tout. Nous vous saurions gré de bien vouloir nous dire si vous choisissez de ne pas retenir cette méthode pour la campagne de 2013. L’an prochain, nous enverrons un autre message qui demandera aux Centraide s’ils préfèrent ne pas utiliser cette méthode du tout. Chaque Centraide aura ainsi la possibilité d’évaluer les mérites de chaque méthode. Vous pourrez également mettre les processus nécessaires en place pour comptabiliser les coûts de la CCMTGC et les inclure dans vos états financiers. J’ai joint un spécimen des états financiers de Centraide Ottawa et le tableau connexe des coûts de la CCMTGC. Ce n’est qu’un exemple. Si vous préférez les comptabiliser comme poste dans votre état finaciers et les exclure des tableaux, cela est acceptable. Vous devrez cependant nous fournir cette ventilation détaillée pour que nous puissions justifier vos coûts dans la formule nationale de recouvrement des coûts et les recouvrer auprès de Partenairesanté en votre nom. Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez surtout pas à communiquer directement avec moi ijasmin@unitedwayottawa.ca. Je vous remercie d’avance de votre indulgence, alors que nous appliquons ces changements.

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Annexe 9 : Exemple de rapport décrivant les fonds envoyés à PartenaireSanté Information devant accompagner les versements à PartenaireSanté :

année de la campagne versement brut par type de promesse de don ou de don (espèces, ES, RAS) frais déduits de chaque type de promesse de don ou de don paiement net par type versement net total – montant du chèque

Exemple de rapport : Campagne Type Brut Frais Net CCMTGC 2012 Espèces 5 000 $ 10 $ 4 990 $ CCMTGC 2013 ES 500 $ 0 $ 500 $ Total 5 500 $ 10 $ 5 490 $

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Annexe 10 : Exemple de liste de déductions sur la paie du Bureau national

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Annexe 11 : Dons à la CCMTGC Ministères/agences qui sont payés par TPSGC Employeurs qui paient chaque bénéficiaire séparément

Ministères/Agences payés par TPSGC Ministères/Agences Code ORG

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada IAN

Ministère de l’Agriculture et de l’Agroalimentaire AGR Agence canadienne de contrôle de la procréation assistée RAP Agence de promotion économique du Canada atlantique ACO Administration de pilotage de l’Atlantique PAA Agence des services frontaliers du Canada BSF Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec FRD Conseil canadien des relations industrielles CLR Agence du revenu du Canada NAR École de la fonction publique du Canada CES Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail OCC Corporation commerciale canadienne CCC Commission canadienne du lait CDC Agence canadienne d’inspection des aliments ICA Comité des griefs des Forces canadiennes (renommé Comité externe d’examen des griefs militaires) CGFC

Commission canadienne des grains CGC Ministère du Patrimoine canadien PCH/HER Commission canadienne des droits de la personne HRC Tribunal canadien des droits de la personne PTP Instituts de recherche en santé du Canada CRI Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes CIC Agence canadienne de développement international (fait dorénavant partie du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement) ACDI

Tribunal canadien du commerce extérieur BCO Agence canadienne de développement économique du Nord CanNor Commission canadienne de sûreté nucléaire CSN Commission canadienne des affaires polaires POL Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes RTC Service canadien du renseignement de sécurité CSI /PAY Agence spatiale canadienne CSA Commission canadienne du tourisme TRC Office des transports du Canada ATN Ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration IMC Centre de la sécurité des télécommunications Canada CSE Tribunal de la concurrence RCT Commission du droit d’auteur COP Service correctionnel du Canada PEN Service administratif des tribunaux judiciaires CAJ Élections Canada CEO Agence canadienne d’évaluation environnementale DOE Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario ESO Ministère des Finances FIN Agence de la consommation en matière financière du Canada FNA

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Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada CFC Ministère des Pêches et des Océans DFO Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement MAECD Bureau du secrétaire du Gouverneur général GGS Chambre des communes (employés) HOC Santé Canada SC Chambre des communes (députés) MPA Emploi et Développement social Canada EDSC Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada IRB Pétrole et gaz des Indiens du Canada PGIC Secrétariat de la Commission de vérité et de réconciliation relative aux pensionnats Indiens IRS

Industrie Canada DUS Infrastructure Canada INF Commission mixte internationale IJC Ministère de la Justice JUS Administration de pilotage des Laurentides PAL Bibliothèque et Archives Canada BAL Bibliothèque du Parlement LIB Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire CPM Comité externe d’examen des griefs militaires CEEGM Secrétariat de l’ALÉNA — Section canadienne CST Commission des champs de bataille nationaux NBC Ministère de la Défense nationale DND Office national de l’énergie ENR Office national du film du Canada NFB Conseil national de recherches du Canada NRC Ressources naturelles Canada RSN Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie NSE Bureau du vérificateur général du Canada AUD Bureau du commissaire à la magistrature fédérale FJA Commissariat au lobbying du Canada LOB Commissariat aux langues officielles COL

Bureau du Commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications SRT

Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique ETH Commissariat à l’information du Canada IPC Protection de la vie privée du Canada IPC Intégrité du secteur public du Canada INT Bureau du conseiller sénatorial en éthique ESN Bureau du surintendant des institutions financières SIF Agence Parcs Canada CAP Commission nationale des libérations conditionnelles NPB Passeport Canada (Citoyenneté et Immigration Canada) Conseil d’examen du prix des médicaments brevetés PXR Bureau du Conseil privé PCO Agence de la santé publique du Canada AHS Sécurité publique Canada PSP Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles PRT Commission de la fonction publique PSC

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Commission du travail et de l’emploi RLT Tribunal de la dotation de la fonction publique TSD Travaux publics et Services gouvernementaux Canada SVC Greffe du Tribunal des revendications particulières GTR Gendarmerie royale du Canada RCM Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité SIR Sénat du Canada SEN Service Canada (Emploi et Développement social Canada) SDC Conseil de recherches en sciences humaines SSH Statistique Canada STC Opérations des enquêtes statistiques OES Condition féminine Canada CSW Cour suprême du Canada SUC Téléfilm Canada FDC Ministère des Transports MOT Tribunal d’appel des transports du Canada TAT Bureau de la sécurité des transports du Canada TSB Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada TBD Ministère des Anciens Combattants DVA Ministère de la Diversification de l’économie de l’Ouest WCO

Employeurs qui paient chaque destinataire séparément Ministères/Agences

Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada

Énergie atomique du Canada Limitée Banque du Canada Banque de développement du Canada Conseil des arts du Canada Société d’assurance-dépôts du Canada Société immobilière du Canada Société canadienne d’hypothèques et de logement Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada Société Radio-Canada Société du Musée canadien des civilisations Musée canadien de la nature Construction de Défense Canada Société d’expansion du Cap-Breton Exportation et développement Canada La Société des ponts fédéraux Limitée Cour d’appel fédérale Administration de pilotage des Grands Lacs Centre de recherches pour le développement international Centre national des Arts du Canada Commission de la capitale nationale Musée des beaux-arts du Canada Société du Vieux-Port de Montréal Administration de pilotage du Pacifique Alliance de la Fonction publique du Canada

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Association récréative de la fonction publique du Canada Monnaie royale canadienne Conseil canadien des normes

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Annexe 12 : Exemple de lettre de recouvrement de coûts accompagnant les paiements du Bureau national