CH-BLIGNY - 3 projets - Réunion du 2013.08 · maintenance, la formation et l’installation d’une ... Cahier des charges fonctionnel et technique 26.10.2017 p. 2 / 18 Table des

D é m a t é r i a l i s a t i o n d e s F a c t u r e s f o u r n i s s e u r s

C o n s u l t a t i o n r e l a t i v e à l a f o u r n i t u r e , l a

m a i n t e n a n c e , l a f o r m a t i o n e t l ’ i n s t a l l a t i o n d ’ u n e

s o l u t i o n l o g i c i e l l e .

( PROJET DEMATERIALISATION DES FACTURES ET (COMMANDES EN OPTION)

CH-BLIGNY 15/09/2017CHB - Dématérialisation des factures et (commandes en option) - Cahier des charges fonctionnel et technique 26.10.2017 p. 2 / 18

T a b l e d e s m a t i è r e s

.......................................................... 1

DEMATERIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS ......................................................................... 1

CONSULTATION RELATIVE A LA FOURNITURE, LA MAINTENANCE, LA FORMATION ET L’INSTALLATION D’UNE

SOLUTION LOGICIELLE. ................................................................................................................. 1

1. CONTEXTE ...................................................................................................................... 4

1.1. PRESENTATION DES ACTIVITES ........................................................................................................................... 4 1.2. SYSTEME D’INFORMATION EXISTANT .................................................................................................................... 6

1.2.1. Infrastructure technique et parcs informatiques ............................................................................................. 6 1.2.2. Applications utilisées .................................................................................................................................. 7 1.2.3. Le système d’information du processus des achats ....................................................................................... 7 1.2.4. Interfaces .................................................................................................................................................. 8

1.3. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT ACTUEL: ....................................................................................................... 8

2. LA CONSULTATION ....................................................................................................... 10

2.1. OBJET DE LA CONSULTATION ........................................................................................................................... 10 2.1.1. Périmètre du projet ................................................................................................................................... 10 2.1.2. Descriptif des lots : ................................................................................................................................... 10 2.1.3. Prestations et livrables ............................................................................................................................. 11

2.2. CONTENU DES OFFRES ................................................................................................................................... 12

3. CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES ........ 12

ADAPTATION AUX CONTRAINTES REGLEMENTAIRES DU TYPE D’ACTIVITE ............................................................................... 12

4. CONTRAINTES TECHNIQUES ........................................................................................ 13

4.1. CONTRAINTES EN TERMES DE SECURITE ............................................................................................................ 13 4.2. ARCHITECTURE TECHNIQUE ............................................................................................................................. 13 4.3. SAUVEGARDES .............................................................................................................................................. 13 4.4. TELEMAINTENANCE ........................................................................................................................................ 13 4.5. MAINTIEN AUX CONDITIONS OPERATIONNELLES ................................................................................................... 14

5. DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS ................................................................... 14

5.1. LOT 1 : DEMATERIALISATION DES FACTURES ...................................................................................................... 14 5.2. LOT 2 : MAINTENANCE DE LA SOLUTION ............................................................................................................. 15 5.3. OPTION : DEMATERIALISATION DES COMMANDES ................................................................................................ 15

6. INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT ............................................................................ 15

6.1. IMPORT DES REFERENTIELS ............................................................................................................................. 15 6.2. INTEROPERABILITE / INTERFACES ET COMPATIBILITE ............................................................................................ 16

6.2.1. Avec le logiciel de comptabilité SAGE : ...................................................................................................... 16



6.2.2. Avec les ERP métiers (PHARMA et SAGE 1000 Achats) ............................................................................. 16

7. PRESTATIONS ............................................................................................................... 17

7.1. INSTALLATION DES APPLICATIONS ET INTERFACES ............................................................................................... 17 7.2. PARAMETRAGE DE LA SOLUTION ....................................................................................................................... 17 7.3. FORMATION .................................................................................................................................................. 17 7.4. ASSISTANCE A LA MISE EN ŒUVRE - CONDUITE DE PROJET.................................................................................... 18 7.5. REVERSIBILITE .............................................................................................................................................. 18



1. CONTEXTE

1.1. Présentation des activités

Le Centre Hospitalier de Bligny est un Etablissement de Santé Privé d'Intérêt Collectif (ESPIC) de médecine et

soins de suite, le centre est certifié par la Haute Autorité de Santé, entièrement rénové, situé dans l’Essonne sur

le territoire des communes de FONTENAY-LES-BRIIS et BRIIS-SOUS-FORGES, le Centre Hospitalier de Bligny

comporte 350 lits et 24 places d’hôpital de jour. Son activité est organisée en pôles qui se répartissent aujourd'hui

comme suit :

LE POLE CARDIO-VASCULAIRE des consultations et un plateau technique de cardiologie

une unité de soins intensifs orientée vers la pathologie cardio-respiratoire

un service d’hospitalisation de court séjour

un service de soins de suite et réadaptation

un secteur de diabétologie

LE POLE MÉDECINE ET MALADIES INFECTIEUSES des consultations

un hôpital de jour pour réaliser traitements et examens

une unité de court séjour de médecine interne

un service de soins de suite de gériatrie et soins de suite de post-chirurgie viscérale et orthopédique

un service de soins de suite spécialisé dans la prise en charge de l’infection à VIH

un sanatorium assurant la prise en charge des tuberculoses

LE POLE ONCO-HÉMATOLOGIE Des consultations d’oncologie et d’hématologie

un hôpital de jour de chimiothérapie

un secteur d’hospitalisation de court séjour de cancérologie

deux soins de suite spécialisés dans la prise en charge des pathologies lourdes en hématologie et

cancérologie

une unité de soins palliatifs

http://www.chbligny.fr/les-consultations/cardiologie.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/plateaux-techniques.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/unite-de-soins-intensifs.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/cardiologie/cardiologie-court-sejour.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/cardiologie/cardiologie-soins-de-suite-et-readaptation.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/diabetologie.html

http://www.chbligny.fr/les-consultations/accueil-consultations.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/cancerologie-hematologie/hopital-de-jour.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/medecine-et-dermatologie.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/geriatrie-soins-polyvalents.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/geriatrie-soins-polyvalents.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/maladies-infectieuses.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/sanatorium.html

http://www.chbligny.fr/les-consultations/oncologie-hematologie.html


http://www.chbligny.fr/services-specialites/oncologie-hematologie/oncologie.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/oncologie-hematologie/hematologie.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/oncologie-hematologie/oncologie.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/oncologie-hematologie/soins-palliatifs.html



LE POLE PNEUMOLOGIE des consultations et un plateau technique de pneumologie

une unité de soins intensifs orientée vers la pathologie cardio-respiratoire

un service d’hospitalisation de court séjour

un hôpital de jour

un service de réadaptation post-réanimation

un service de soins de suite spécialisé dans la prise en charge des grands insuffisants respiratoires

chroniques

un service de réhabilitation respiratoire en hospitalisation complète et en hôpital de jour

une unité "sommeil"

Au-delà des 374 lits et places d'accueil, environ 20 000 consultations sont réalisées chaque année, sur les

spécialités suivantes :

Anesthésie

Anti-douleur cancérologique

Cardiologie

Dermatologie

Diabétologie

Gastro-entérologie-hépatologie

Hématologie

Maladies infectieuses

Tabacologie

Neurologie

Oncologie génétique

Oncologie médicale

Pneumologie

Allergologie

Oncologie thoracique

Apnée du sommeil

Des plateaux techniques sont également à disposition, sur le site de l'Hôpital comptant 85 hectares :

Un service d’imagerie avec un scanner,

Un centre d'explorations fonctionnelles cardiaques,

Un centre d'explorations fonctionnelles respiratoires,

Une Pharmacie à Usage Intérieure (PUI),

Un Laboratoire d'Analyses Médicales (LAM),

Un laboratoire d'étude des troubles respiratoires du sommeil.

Le Système d’Information (SI) du Centre Hospitalier de Bligny, sous la responsabilité de Monsieur Dechansiaud est

géré par une équipe 4 de personnes :

Deux techniciens,

Un responsable des applications,

Le responsable informatique, architecte en SI

Un Schéma Directeur des Systèmes d'Information pour la période 2014-2018 a été finalisé début 2014. Il fixe les

priorités de développement du SI, en cohérence avec le Projet d’Etablissement, ainsi que les actions à

entreprendre sur cette période.

http://www.chbligny.fr/les-consultations/pneumologie-tabacologie.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/plateaux-techniques.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/unite-de-soins-intensifs.html

http://www.chbligny.fr/services-specialites/pneumologie/pneumologie-court-sejour.html


http://www.chbligny.fr/services-specialites/pneumologie/pneumologie-soins-de-suite.html



http://www.chbligny.fr/services-specialites/pneumologie/pneumologie-court-sejour.html



Dans le cadre d’un contrat, l’établissement a également confié à Antesys, le pilotage du SI, afin de mettre en

œuvre une nouvelle gouvernance du SI, et de conduire les projets en cours conformément au SDSI.

C'est dans ce contexte que l'établissement souhaite lancer son projet de recherche d’une solution pour la

dématérialisation de ses achats (Factures et commandes fournisseurs)

1.2. Système d’information existant

1.2.1. Infrastructure technique et parcs informatiques

Le parc matériel est composé de 95 serveurs essentiellement virtualités sous VMWARE et d’environ 400 postes de

travail qui accèdent aux applications en mode client léger sous TSE pour environ 75% d'entre eux.

Le Centre Hospitalier de Bligny dispose d’un parc de 180 imprimantes et 22 copieurs multifonctions.

KONICA MINOLTA - C220 et C224e



1.2.2. Applications utilisées

La liste des applications utilisées par domaine est la suivante :

Pour la gestion de la paye, l’établissement est en cours de migration sur la solution CEGID édité par LCS Group (Mise en production prévue au 01/01/2018)

1.2.3. Le système d’information du processus des achats

Centre Hospitalier de Bligny utilise le logiciel SAGE 1000 pour la gestion de sa comptabilité et de ses

immobilisations. :

L’établissement utilise les logiciels de navigation internet et de bureautique suivants :

Internet Explorer 10 et 11

Firefox ESR38

Office 2007, 2010 et 2013

Outlook 2010 et 2013

FONCTIONNALITE APPLICATION EDITEUR

Gestion admission & facturation des patients

(Hospitalisés & Externes)HOPITAL MANAGER SOFTWAY MEDICAL

Gestion des Rendez vous des patients externes DX PLANNING MEDASYS

Gestion médicale du dossier patient DX CARE MEDASYS

Dispensation nominative médicament DX PHARM MEDASYS

gestion des archives médicales JIM I-FOURC

Gestion des prescriptions/résultats de Biologie AGFA Hexalys CERBALLIANCE

Gestion des prescriptions de Chimiotherapie CHIMIO COMPUTER ENGINNEERING

Gestion des prescriptions imagerie XPLORE EDL

Gestion transfusionnelle CURSUSGUYOT-WALSER

Informatique

Codage PMSI

… préparation envoi RSS & RHS

GENRSA

GENRHA

PREFACE

MAGIC

ATIH

Gestion analyse données T2A/PMSI PMSI PILOT PMSI PILOT

Gestion des achats et stocks Pharmacie PHARMA COMPUTER ENGINNEERING

Gestion comptabilité stock & finances SAGE COMPTA 1000 SAGE

Gestion des commandes des repas patients DATAMEAL PYRAMID INORMATIQUE

Gestion de la production des repas DATAMEAL PYRAMID INORMATIQUE

Gestion des demandes et suivi interventions

services techniquesG2IT ASP GMAO

Gestion des identités patients HOPITAL MANAGER SOFTWAY MEDICAL

Gestion de la Paie SAGE PAIE 1000 SAGE

Gestion Qualité et Documentations KALIWEB/KALIDOC KALITECH

Gestion Qualité - Analyse des Données SPHYNX LE SPHYNX

Gestion des demandes et suivi interventions

service informatiquesGLPI OPEN SOURCE

Pilotage médico-économique (BI) AXEGE AXEGE



3 ERP métiers sont utilisés pour la gestion des achats de 3 services :

PHARMA - Gestion des achats et des approvisionnements la pharmacie

DATAMEAL - Gestion des achats des approvisionnements de la restauration collective

SAGE 1000 - Gestion des achats des approvisionnements du matériel hospitalier des fournitures et des

services du Centre Hospitalier de Bligny

CURSUS est le logiciel métier qui permet de gérer les prescriptions des transfusions sanguines (Commandes) qui

sont ensuite facturées au Centre Hospitalier de Bligny

Les autres services gèrent leur achats sur documents papier ou bureautique (Carnets à souches, Word, Excel ou

mails)

1.2.4. Interfaces

SAGE 1000 Achats SAGE 1000 Comptabilité

Le service comptabilité récupère les écritures des achats gérés dans le module de gestion des achats SAGE

PHARMA SAGE 1000 Comptabilité

Le service pharmacie interface quotidiennement et automatiquement les écritures de ses achats en

comptabilité.

DATAMEAL et CURSUS

Aucune interface

1.3. Description du fonctionnement actuel:

Volumétrie actuelle des achats du Centre Hospitalier de Bligny :

13 800 factures / ans. Toutes les factures sont reçues par courrier ou à la livraison au format papier

8 services gèrent leurs commandes et valident les factures correspondantes

- La direction

- Le service RH

- Le dépôt de sang

- La pharmacie

- Le service des travaux généraux (STG)

- La cuisine

- Le service achats

- Le service comptabilité

PROJET DEMATERIALISATION DES FACTURES ET (COMMANDES EN OPTION)


Commandes papier - - - Validation des factures papier Commandes informatique - - - Interface des écritures comptables

Il existe actuellement 3 processus d’achats dans l’établissement : OPTION LOT 1

Commandes Factures Comptabilité Services Qté

Papier ou MS Office

Papier

Saisie manuelle

STG Direction Achats (commandes d’investissements et prestations de service) RH 900 Comptabilité + Siège 200

1 500 1 300 1300/2

Informatisée

DATAMEAL/CURSUS

Papier

Saisie manuelle

Cuisine (2000) Dépôt de sang

2 000 100

Informatisée

PHARMA/SAGE 1000

Papier

Saisie dans l’ERP

Interface

Pharmacie Achats

6 500 1 300/2

Direction 1 300

Comptabilité 200

RH 900

STG 1 500

Pharmacie 6 500

Cuisine 2 000

Dépôt de sang 100

Achats 1 300



2. LA CONSULTATION

2.1. Objet de la consultation

2.1.1. Périmètre du projet

L’objet de la présente consultation est la fourniture, la maintenance, la formation et l’installation d’une solution

de gestion de dématérialisation des achats (Commandes et factures fournisseurs)

La solution sera hébergée de préférence sur le site de Bligny.

Une installation en mode Saas peut également être envisagée.

Néanmoins le candidat précisera les modalités de gestion spécifiques proposées pour la dématérialisation des

factures nominatives de données de santé gérées par l’établissement (Produits sanguins, consultations et

examens extérieurs) conformément à la règlementation en vigueur. Ce volume de factures représente 1600

factures par an.

La solution sera installée sur environ 30 postes. Le nombre d’utilisateurs de la solution par profil est le suivant :

Profil Nb utilisateurs

Administrateurs 3

Workflow de validation des factures et

consultation 22

Consultation des factures uniquement 7

Comptables 3

Opérateurs de commandes (OPTION) 25

Opérateurs de réception de la marchandise

(OPTION) 3

Workflow de validation des commandes

(OPTION) 3

2.1.2. Descriptif des lots :

LOT 1 : DEMATERIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS :

Gestion des factures fournisseurs

Lecture et reconnaissance automatique de documents (LAD/RAD)

Rapprochement avec les documents présents (Devis, commandes, livraisons, avoirs et factures …)

Validation des factures

Gestion comptable (Ecriture comptable et ventilation analytique, bon à payer)

Recherches, tableaux de suivi, statistiques et indicateurs



OPTION : DEMATERIALISATION DES COMMANDES FOURNISSEURS

Le fournisseur présentera son module de gestion dématérialisée des commandes qui sera chiffré en option

séparément.

Le Centre Hospitalier de Bligny se réserve le droit de ne pas souscrire à cette option.

Ce module couvrira :

La Gestion des commandes fournisseurs (Formulaires, captures et interfaces)

La Transmission des commandes aux fournisseurs

Les tableaux de suivi, statistiques et indicateurs

LOT 2 : MAINTENANCE DE LA SOLUTION LOGICIELLE

Il comprendra une offre détaillée indiquant :

L’organisation de la maintenance et du suivi des incidents

La description de la plateforme de gestion des incidents si existante

Les SLA, engagement du fournisseur sur le taux de disponibilité de la plateforme et autres indicateurs

structurants

Le contenu de la maintenance évolutive

La maintenance corrective et la hotline : engagement sur les délais d’intervention et de résolution des

incidents, documentation mise à disposition

Le fournisseur indiquera s’il existe un club utilisateur.

2.1.3. Prestations et livrables

Le projet couvre également la fourniture des prestations suivantes (Coût de chaque prestation à détailler dans le

tableau financier du cadre de réponse) :

L’installation des applications sur les serveurs et postes de travail,

L’audit des besoins de paramétrage et le paramétrage des applications,

L’accompagnement à la mise en œuvre et au démarrage,

La formation,

La réalisation et la mise en œuvre de l’intégration et de la mise à jour des référentiels

La réalisation et la mise en œuvre des interfaces (Ecritures comptables et commandes)

La fourniture de la documentation (technique, de paramétrage, manuels utilisateurs).

La maintenance (Montées de version, mises à jour curative et réglementaire et service d’assistance des

utilisateurs)

La consultation ne couvre pas la fourniture de matériel et licences relatives aux systèmes d’exploitation ou

SGBDR. Toutefois, le prestataire devra indiquer ses pré requis techniques pour tous les matériels et licences

nécessaires (serveurs, postes clients, autres matériels éventuels ex: lecteurs de cartes, …), licences Systèmes

d’Exploitation, licences SGBDR, licences applications bureautiques).

Les livrables attendus sont listés dans le document « Cadre de réponse » Onglet « Livrables (LOT 1) » et

« Livrables (OPTION) »



2.2. Contenu des offres

Les exigences relatives à la solution proposée sont regroupées en 5 thèmes qui sont présentés dans la suite du

présent document avec leurs commentaires :

Les contraintes règlementaires du projet,

Les contraintes techniques

La couverture globale et les besoins fonctionnels détaillés

L’intégration dans le SI existant

Les prestations détaillées relatives à la gestion de projet, au contenu de la formation, l’équipe projet, le

planning du projet

Les réponses attendues doivent être reportées dans le « cadre de réponse » au format Excel joint à ce document comportant :

La fourniture de références clients pour des visites de sites,

La validation des dates de démonstrations au mois le 18.12.2017 matin, 19.12.2017

Les réponses aux 5 thèmes ci-dessus avec leurs commentaires, dont pour les prestations de hotline, un

document annexe décrivant l’organisation et la gestion des incidents,

La proposition financière détaillée par poste de coût

Seront joints tous documents annexes jugés utiles pour apporter les compléments d’informations nécessaires.

3. CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglet « Contraintes

règlementaires »

Adaptation aux contraintes règlementaires du type d’activité

Hébergement standard avec modalités de gestion spécifiques proposées pour la dématérialisation des

factures nominatives gérées par l’établissement (Produits sanguins, consultations et examens extérieurs)

conformément à la règlementation

Conservation des factures électroniques et documents rattachés dans leur format original, dans les délais

et conditions fixés par la législation en vigueur (Modalités à préciser)



4. CONTRAINTES TECHNIQUES

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglet « Contraintes techniques »

Nous demandons un environnement de qualification et de production.

4.1. Contraintes en termes de sécurité

Seront abordés les aspects de sécurité, confidentialité et gestion des droits d’accès des utilisateurs.

4.2. Architecture technique

La cartographie de l’architecture est disponible sur demande et soumise à confidentialité.

L’établissement a mis en place des solutions de virtualisation WMWARE. La réponse devra préciser la

compatibilité de la solution proposée avec un environnement de ce type.

Le prestataire fournira le détail de ses prérequis techniques en termes :

De matériels,

De licences systèmes d’exploitation

De licences SGBDR

De postes de travail,

De périphériques : imprimantes, lecteurs …

Accès en mode TSE : La réponse précisera les prérequis techniques et fonctionnels pour l’utilisation dans une

application distante.

Le paramétrage système sera détaillé dans la réponse pour un fonctionnement en mode application distante

Archivage et pertinence des données : Pour éviter un accroissement exponentiel des bases de données, le

candidat présentera le dispositif d’archivage des données de sa solution selon différents critères de sélection

(Années N-2, pertinence, version, etc.. )

4.3. Sauvegardes

La réponse doit préciser les conditions d’intégration de la sauvegarde de l’environnement de travail et des

données dans le plan de sauvegarde de l’établissement.

La sauvegarde de l’établissement est une solution VEEAM BR.

4.4. Télémaintenance

Les accès en télémaintenance devront être réalisés via la solution VPN imposée par l’établissement.



4.5. Maintien aux conditions opérationnelles

Il sera précisé dans l’offre les modalités et conditions de réalisation des procédures d’administration courantes,

sauvegardes et des mises à jour applicatives.

Seront détaillées notamment les procédures mises en œuvre lors :

Des opérations de sauvegarde (celles-ci devront être documentées),

Des opérations périodiques d’administration du système (archivage, opérations de contrôle…) qui ne

doivent pas nécessiter l’arrêt d’exploitation,

Des mises à jour des applications (environnement de qualification en parallèle de l’environnement

d’exploitation, conditions de diffusion…).

Le prestataire devra expliciter dans son offre sa stratégie en matière de continuité de service en cas

d’indisponibilité partielle ou totale du système et notamment l’organisation et les moyens mis en place lors :

D’un fonctionnement en mode dégradé résultant de l’impossibilité d’utiliser la solution

D’une reprise sur incident (journalisation des transactions),

D’une interruption des services d’échanges inter applicatifs, nécessitant ou non des opérations de

synchronisation.

5. DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS

En préambule, le Centre Hospitalier de Bligny souhaite dématérialiser les factures fournisseurs et supprimer tous

les documents papier permettant, autant que possible, un rapprochement automatique de la commande, du bon

de livraison fournisseur, et de la facture fournisseur pour mise en paiement de cette dernière.

Le descriptif détaillé du besoin fonctionnel figure dans la cadre de réponse.

Veuillez indiquer votre réponse détaillée, pour chaque fonctionnalité attendue, dans le « Cadre de

réponse » Onglets « Lot 1 : Factures», « Lot 2 : maintenance » et « Option Commandes ».

5.1. Lot 1 : Dématérialisation des factures

Le descriptif détaillé du besoin fonctionnel figure dans la cadre de réponse

Points complémentaires :

Le logiciel Sage 1000 nécessite aujourd’hui d’émettre dans l’outil de façon dématérialiser un document appelé

facture d’achat permettant ensuite la comptabilisation et le paiement de la facture. Il s’agit d’une étape à réaliser

par les opérateurs de commandes et de réception des marchandises qui effectuent le rapprochement

commande-factures dans l’outil avant la mise en paiement des factures. Cette étape sera-t-elle toujours

nécessaire ?

Détails des besoins supplémentaires : voir cadre de réponse.



5.2. Lot 2 : Maintenance de la solution

Le périmètre des prestations de maintenance couvrira :

L’assistance à l’exploitation, fonctionnelle et technique,

La maintenance évolutive, corrective, et réglementaire.

Le candidat décrira dans un document annexe les services proposés :

L’organisation et les moyens (moyens humains, outils),

Existence d’une plateforme de gestion des incidents

Horaires d'ouverture des bureaux : notre demande est 9h00-17h00

Procédure de demande d'assistance

Délais d'intervention et d’engagement de réponse :

- Incident bloquant (1 jour ouvré)

- Procédure de contournement à décrire dans le cas d’un incident bloquant

- Incident majeur (2 jour ouvrés)

- Incident mineur (1 semaine)

Le contrat de Maintenance informatique du CHBligny est à utiliser et à compléter par le candidat.

Le candidat s’engage à assurer un taux de disponibilité de la solution supérieur à 90% et mettre en œuvre les

outils d’évaluation de ce taux

Le candidat précisera s’il existe un club des utilisateurs de sa solution, et, si oui, indiquera dans sa réponse les

coordonnées de son représentant.

5.3. Option : Dématérialisation des commandes

Le descriptif détaillé du besoin fonctionnel figure dans la cadre de réponse

6. INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Contraintes techniques»

6.1. Import des référentiels

En vue du démarrage sur la nouvelle solution, l’éditeur fera une proposition pour la reprise des données

suivantes :

Plan comptable général

Plan comptable auxiliaire (Fournisseurs)

Plan comptable analytique

Fiches tiers

Autres (A préciser)



6.2. Interopérabilité / Interfaces et compatibilité

Le Centre Hospitalier de Bligny souhaite mettre en place les échanges ou partages de données suivants :

6.2.1. Avec le logiciel de comptabilité SAGE :

Ecritures comptables avec ventilation analytique

Bon à payer

Fiches tiers - Facultatif

Avis du règlement (Chèque, virement, …) -Facultatif

Informations bancaires (RIB et IBAN) - Facultatif

Autres (A préciser) - Facultatif

6.2.2. Avec les ERP métiers (PHARMA et SAGE 1000 Achats)

Ces documents sont à récupérer dans les logiciels de passation de commande existants pour permettre le rapprochement commandes-factures.

Commandes, bons de livraison, PV d’installation ou de recette

« Factures d’achats » enregistrées dans les outils métiers. Veuillez indiquer si ce document intermédiaire

réalisé dans le logiciel Sage sera toujours utile.

Autres (à préciser)

Le prestataire précisera les principales normes et standards respectées par la solution proposée.

La réponse devra clairement lister les caractéristiques des interfaces fournies pour chaque application tierce :

Flux, données, norme ou standard, type de format,

Références de sites équipés

Le prestataire apportera à l’appui de ses réponses tout document ou complément d’informations nécessaire.

Pour les interfaces que le prestataire a déjà mise en place, fournir une référence client

Pour les autres, fournir les coordonnées du responsable interopérabilité qui aura été contacté pour en vérifier la

faisabilité.

Le Centre Hospitalier de Bligny souhaite également que le prestataire précise les possibilités de récupération des données et la compatibilité de la solution avec des outils transversaux afin de réaliser des opérations diverses tel que :

- Possibilité d’extraction de données tel que : nombre de commandes en cours, rapprochés

automatiquement ou non, nombre de factures payées, par opérateur etc

- Modalité de mise à disposition d’un ou plusieurs accès direct à la base de données (Condition à préciser)

- Compatibilité avec une GED extérieure globale (Modalité à préciser)

- Compatibilité de la solution proposée avec d’autres applications (Lien contextuel ou autres)

- Possibilité d’extension du périmètre de dématérialisation (Contrats, courriers, RH, …)

- Compatibilité avec un outil de lecture et reconnaissance de document (LAD/RAD)

- Compatibilité de la solution avec une application SSO



7. PRESTATIONS

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Prestations et livrables

(LOT 1) » et « Prestations et livrables (OPTION) »

Le candidat décrira l’ensemble des prestations nécessaires à la mise en œuvre de sa solution. Elles seront

quantifiées en jours homme et valorisées par type de prestation et d’intervenant (consultant, formateur, chef de

projet…), tous frais inclus.

Pour ce faire, le candidat utilisera les tableaux financiers du cadre de réponse joint.

7.1. Installation des applications et interfaces

Le candidat présentera les prestations d’installation de sa solution, y compris ses outils de paramétrage et

d’intégration avec le système d’information existant.

Une prestation de transfert de compétences sera effectuée auprès de l’équipe interne afin de la rendre

autonome sur l’installation des postes clients, les opérations d’exploitation courante, les opérations de

sauvegarde, la surveillance des interfaces.

7.2. Paramétrage de la solution

Le candidat décrira les actions de paramétrage qu’il réalisera lui-même et celles qui incomberont à la maîtrise

d’ouvrage, en totalité ou avec l’assistance du maître d’œuvre.

Les documentations fournies ainsi que les livrables, dans le cadre des actions de paramétrage, seront listés avec

précision.

7.3. Formation

Le candidat précisera s’il est considéré ou non comme organisme de formation, et si oui indiquera son n°

d’agrément.

Ses recommandations en matière de formation seront explicitées :

Formation possible de l’ensemble des utilisateurs ou uniquement de référents (préciser les profils)

Niveau minimum des stagiaires

Ressources nécessaires

Organisation de la formation (sur site, combien d’heures par session, outils de téléformation, …)

Contenu des formations par profil à proposer nombre de jours de formation



Les prestations de formation et transfert de compétences engloberont outre les fonctions-métiers,

l’administration de l’ensemble de la solution, les procédures d’exploitations. Ces dernières devront être précisées

dans l’offre et documentées (Les opérations d’archivage, la surveillance des interfaces,…)

Les supports de formation et manuels d’utilisation livrés dans le cadre des actions de formation seront listés.

Un mémo d’utilisation de la solution, synthétique et opérationnel sous forme de copies d’écran est à livrer.

7.4. Assistance à la mise en œuvre - Conduite de projet

Les prestations d’assistance à la mise en œuvre seront détaillées, ainsi que la gestion de projet proposée et les

profils des membres de l’équipe projet. Il évaluera les ressources internes en profils et jours hommes que la

maîtrise d’ouvrage devra consacrer au projet, aux différentes étapes du projet.

Le déploiement, envisagé dans sa globalité, devra être découpé en phases. Un planning prévisionnel sera joint à

l’offre et fera apparaître clairement les différentes étapes.

Date prévisionnelle de démarrage du projet : A partir de Février 2018

Les recommandations sur actions de communication nécessaires ainsi que les opérations de conduite du

changement à mener seront également décrites.

7.5. Réversibilité

La clause de réversibilité est détaillée à l’article 19 du CCAP auquel nous vous demandons de répondre point par

point.

Le prestataire précisera le délai de réversibilité, les ressources et coûts éventuels nécessaires pour réaliser la

réversibilité, les données qu’il s’engage à restituer à l’établissement :

Documents techniques à lister dont nous aurions besoin :

Factures, commandes et autres pièces jointes

Armoires et plans de classement

Utilisateurs

Autres (A préciser)