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Chapitre 5

TableurQu'est-ce qu'un tableur ?

Qu'est-ce qu'un tableur ?

5.1

Comme toute application informatique, un tableur permet de saisir des donnes, de faire des traitements sur ces donnes et de les afficher. Les originalits du tableur sont l'organisation des donnes et les fonctionnalits de haut niveau mises disposition de l'utilisateur. Le tableur est trs adapt pour manipuler des chiffres, des listes, pour effectuer des calculs, des statistiques. Il est utilis dans les entreprises des fins de secrtariat, mais aussi comme outil de direction important pour l'aide la dcision. Reli des bases de donnes, il permet d'extraire puis de reprsenter avantageusement des informations, d'effectuer des synthses, des bilans et des simulations qui serviront de bases aux dcideurs.

5.1.1

Organisation

Les composants Les donnes (du texte, des nombres, des dates,...) sont stockes dans des cellules. Chaque cellule se trouve l'intersection d'une ligne et d'une colonne dans une feuille de calcul. Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul. Une premire approche des rfrences Chaque lment, classeur, feuille de calcul, ligne, colonne, cellule est dsign par sa rfrence. La rfrence permet d'identifier prcisment et sans ambigut un lment. Par exemple, les lignes portent des numros comme 1,2,3..., les colonnes portent des lettres A,B,C,... et les cellules sont rfrences comme la bataille navale A1, B6, D3,... La notion de rfrence est primordiale dans le tableur. Elle est la base de l'laboration de formules qui effectuent des calculs. On a la possibilit de nommer par un nom clair une ou des cellules et de remplacer ainsi la notation > assez illisible. Valeurs, formules, fonctions et formats Chaque cellule peut contenir une valeur. Cette valeur est soit saisie directement par l'utilisateur ou est le rsultat d'un calcul exprim par une formule. Une valeur possde un type et est affiche sous un format. Les types sont par exemple : des valeurs numriques entires ou dcimales, des mots ou des phrases (appeles en informatique chanes de caractres), des valeurs logiques (VRAI ou FAUX, appeles valeurs boolennes en informatique). Les formules sont des expressions qui sont values par le tableur et retournent un rsultat. Par exemple, (1+cos(5))*2-1 est une formule (mathmatique). Les formules sont bties avec des fonctions. Dans ce dernier exemple, cos est une fonction, mais aussi +, * et -. La facilit d'utilisation du tableur provient aussi du fait qu'on puisse mettre des rfrences de cellules ou d'ensembles de cellules dans les formules. On peut donc crire par exemple : (1+cos(A1))*B2-C3. L'expression sera value avec la valeur contenue dans la cellule A1, la cellule B2 et la cellule C3. Les formats

sont les attributs des cellules qui permettent de prsenter lisiblement les valeurs. On peut citer par exemple, les formats de date, d'heure, montaires, pourcentage, mais aussi gras, soulign, italique, ... Il faut remarquer que l'affichage du contenu d'une cellule peut tre diffrent de la valeur contenue dans cette cellule.

5.1.2

Fonctionnalits

Le tableur est utilis dans l'entreprise pour l'informatique de gestion (exemples: facturation, comptabilit,...), la bureautique et l'informatique de dcision (exemples : prvisions, prospectives, analyses,...). Face une tche informatiser, il est important de faire une analyse des besoins afin d'orienter son choix vers l'outil appropri. La liste des fonctionnalits d'un tableur permet de cerner les problmes auxquels il est adapt. Saisie de donnes Saisie directe des contenus des cellules. L'utilisateur tape directement les donnes dans les cellules du tableur. Ceci suppose un ensemble de commandes pour se dplacer dans la feuille, slectionner des cellules, saisir, modifier des valeurs ou des formules, ou encore crer des formulaires types et des macros. Importation de donnes depuis d'autres sources (Bases de donnes, traitements de texte...). Souvent, l'entreprise possde une base de donnes o sont ranges les informations relatives son activit. Le tableur permet de les lire directement dans la base (sans les ressaisir) pour les manipuler. (Donnes externes -- MS query) Les informations peuvent aussi provenir d'autres logiciels, de l'utilisation d'un scanner ou de dispositifs industriels. (Importation) Pour le traitement des donnes Stockage des donnes. Les feuilles et les classeurs peuvent tre enregistrs et servent ainsi de zones de stockage d'information. Calculs mathmatiques scientifiques, financiers, statistiques ... sur les nombres, les dates et les heures. Il existe bon nombre de fonctions prdfinies qui permettent aisment d'tablir des statistiques, faire des cumuls, (par exemple un compte de rsultat ou un bilan). Rsolution de problmes (maximisation de gains, minimisation de pertes...). Le tableur permet aussi de trouver les donnes qui optimisent ou qui permettent d'atteindre un rsultat. Par exemple , la cellule contenant la formule =prnom & nom aura pour valeur le texte >, la cellule contenant la formule =prnom & " " & nom aura pour valeur le texte >.

6.3.2

Les fonctions

Les fonctions sont des outils de calcul puissants. Un tableur, Excel en particulier, met votre disposition un large ventail de fonctions. Seul un utilisateur professionnel connat toutes les fonctions et ses particularits. Vous utiliserez avec profit l'assistant fonction qui peut tre appel par un bouton dans la barre d'outils, un bouton dans la barre d'outils quand vous tes en mode dition de formule, ou par l'appel du menu Insertion/fonction. Nous ne prsentons dans ce paragraphe que les fonctions usuelles. Il faut savoir utiliser l'aide (accessible facilement partir de l'assistant fonction) pour rechercher une fonction et connatre son utilisation : sa syntaxe (comment l'crire), ses paramtres ( quoi peut-on l'appliquer), son effet, ses restrictions. La figure 6.3 donne en exemple la page d'aide de la fonction TEXTE.

Figure 6.3 : La page d'aide de TEXTE Les fonctions de feuille de calcul sont regroupes en diffrentes catgories (voir figure 6.4).

Figure 6.4 : Catgories de fonctions Notez que toute fonction est suivie de parenthses. Exemples de fonctions de date et d'heure AUJOURDHUI Cette fonction renvoie la valeur numrique correspondant la date du jour ce qui permet d'obtenir la date du jour en utilisant le format Date. Cette fonction est une fonction sans paramtre (elle n'a pas d'argument). La syntaxe est AUJOURDHUI(). MOIS Cette fonction renvoie le numro du mois qui correspond la date associe la valeur numrique passe en argument. Cette fonction est donc une fonction un paramtre. La syntaxe est MOIS(valeurnumrique). Par exemple, si la cellule de nom datecommande contient la valeur numrique correspondant au 15/02/98, alors MOIS(datecommande) aura la valeur 2. Exemples de fonctions de texte MAJUSCULE Cette fonction renvoie le texte pass en argument en majuscules. La syntaxe est MAJUSCULE(valeurtexte). Par exemple, MAJUSCULE("bonjour") renvoie >. Si la cellule de nom nomclient contient la valeur >, MAJUSCULE(nomclient) renvoie >. CNUM Cette fonction convertit le texte pass en argument en la valeur numrique correspondante. Si le texte ne peut tre converti, la valeur #valeur! est renvoye. Par exemple, CNUM("1200 F") renvoie 1200, CNUM("toto") renvoie une erreur. Exemples de fonctions logiques Les fonctions logiques permettent de construire des expressions logiques partir d'expressions conditionnelles. Ces fonctions sont importantes et nous en donnons ici la liste complte.

ET Cette fonction renvoie le valeur VRAI si tous ses arguments ont la valeur VRAI, et FAUX sinon. Cette fonction admet un nombre d'arguments compris entre 1 et 30. La syntaxe est ET(valeurlogique1;valeurlogique2;...). Par exemple, ET(A1=0) vaut VRAI si A1 contient la valeur numrique 3, vaut FAUX si A1 contient -1 ou 7. OU Cette fonction renvoie le valeur VRAI si l'un au moins des arguments a la valeur VRAI, et FAUX sinon (c'est--dire si tous les arguments ont la valeur FAUX). Cette fonction admet un nombre d'arguments compris entre 1 et 30. La syntaxe est OU(valeurlogique1;valeurlogique2;...). Par exemple, OU(A1=10) vaut VRAI si A1 contient la valeur numrique 3 ou 15, vaut FAUX si A1 contient 8. NON Cette fonction renvoie la valeur logique contraire de la valeur logique passe en argument. La syntaxe est : NON(valeurlogique). SI Cette fonction renvoie une valeur ou une autre selon la valeur de vrit d'une expression logique. La syntaxe est : SI(testlogique;valeursiVRAI;valeursiFAUX). Le premier argument testlogique doit tre une expression logique de rsultat VRAI ou FAUX, le deuxime argument est la valeur retourne par la fonction si l'expression logique a la valeur VRAI, le troisime argument est la valeur retourne par la fonction si l'expression logique a la valeur FAUX. Par exemple, si la cellule de nom ventes contient la valeur 1200, si la cellule de nom charges contient la valeur 1500 (respectivement 1000), la formuleSI(ventes>=charges;"excdent";"dficit")

renvoie le texte >

(respectivement >). Le test logique peut tre une expression logique, par exemple :SI(ET(moyenne>=12;moyenne=12;"a.bien"; SI(moyenne >=10;"honorable";"chec")).

Exemples de fonctions mathmatiques Toutes les fonctions mathmatiques et trigonomtriques usuelles sont disponibles (SIN, LN, RACINE,...). ARRONDI Cette fonction renvoie la valeur numrique donne comme premier argument arrondie au nombre de chiffres pass en second argument. La syntaxe est ARRONDI(valeurnumrique;nombrechiffres). Par exemple, ARRONDI(29,372;2) vaut 29,37 ; ARRONDI(29,372;1) vaut 29,4 ;ARRONDI(29,372;0)

vaut 29 ; ARRONDI(29,372;-1) vaut 30.

SOMME

Cette fonction renvoie la somme de toutes les valeurs numriques passes en argument. La syntaxe est : SOMME(argument1;argument2;...). Les arguments peuvent tre des valeurs numriques, mais le plus souvent les arguments seront des rfrences des plages de cellules. Dans ce cas, seules les valeurs numriques sont prises en compte dans le calcul de la somme. Un exemple est donn dans la figure 6.5.B3 B4 B5 SOMME(notes) MAX(notes) MOYENNE(notes) NB(notes) NBVAL(notes)

07 11 12 12 abs 14 15 abs

30 26 15

12 14 15

10 13 15

3 2 1

3 3 2

Figure 6.5 : fonctions statistiques ; la plage de cellules B3:B5 a pour nom notes Fonctions statistiques La plupart des fonctions statistiques sont disponibles (mdiane, cart type, variance, ...). Nous ne dtaillons dans ce paragraphe que les fonctions les plus basiques. En gnral, les arguments seront des rfrences des plages de cellules comme pour la fonction SOMME. MAX Cette fonction renvoie la plus grande valeur numrique de la liste des arguments. La syntaxe est : MAX(argument1;argument2;...). Un exemple est donn dans la figure 6.5. MIN Comme MAX mais MIN ! MOYENNE Cette fonction renvoie la moyenne arithmtique des valeurs numriques de la liste sans prendre en compte les autres valeurs. La syntaxe est : MOYENNE(argument1;argument2;...). Un exemple est donn dans la figure 6.5. NB Cette fonction renvoie le nombre de valeurs numriques dans la liste des arguments. La syntaxe est : NB(argument1;argument2;...). Un exemple est donn dans la figure 6.5. NBVAL Cette fonction renvoie le nombre de cellules non vides (contenant des valeurs numriques ou pas) dans la liste des arguments. La syntaxe est : NBVAL(argument1;argument2;...). Un exemple est donn dans la figure 6.5. Pour bien comprendre la diffrence entre les fonctions NB et NBVAL, en se rfrant aux exemples de la figure 6.5, la formule permet de calculer la moyenne en ne tenant pas compte des absences (elles sont justifies), c'est ce que fait la fonction MOYENNE, la formule=SOMME(notes)/NB(notes)

permet de calculer la moyenne en comptant une absence comme 0 (les absences ne sont pas justifies).=SOMME(notes)/NBVAL(notes)

Chapitre 7

Listes et Tableaux croiss

Listes

Tableaux croiss dynamiques

Lorsque l'on manipule des quantits de donnes importantes telles que des listes de clients, des listes de produits, des rsultats de ventes, il est important de pouvoir synthtiser les donnes pour servir de base aux dcisions. Dans ce chapitre, nous tudions les fonctionnalits fournies par un tableur pour ce type de traitements.

7.1

Listes

Dans les figures 7.1, 7.2, on prsente deux listes. la premire liste est une liste d'lves, la seconde est la liste des catgories sociaux-professionnelles. Une liste est la mmorisation dans Excel de donnes organises, une liste est constitue d'une suite d'enregistrements. Tous les enregistrements ont la mme structure. La structure d'une liste est dfinie par un certain nombre de champs. Chaque champ porte un nom qui correspond l'entte de colonne. Les champs ont une valeur toujours prise dans un type, c'est--dire, l'ensemble de ses valeurs possibles. Dans la liste de la figure 7.1, les champs sont : , Noms, ..., test ; le champ est de type nombre, le champ Noms est de type caractre, le champ doublant est de type logique.

Figure 7.1 : liste des lves

Figure 7.2 : La liste des catgories sociaux-professionnelles

7.1.1

Reprsentation

Il existe deux modes de reprsentation pour les listes : le mode tableau et le mode grille. On passe d'un mode de reprsentation l'autre en utilisant le menu Donnes--Grille.

Le mode tableau est le mode usuel tel qu'il est prsent dans les figures 7.1, 7.2. Un enregistrement correspond alors une ligne de la liste. Le mode grille prsente l'utilisateur une fiche par enregistrement avec la liste des valeurs de ses champs. Un exemple est donn dans la figure 7.3.

Figure 7.3 : Reprsentation sous forme de grille

7.1.2

Oprations

Les oprations permises sont souvent indpendantes du mode de reprsentation choisi. Parcourir/Rechercher En mode tableau, on parcourt la liste l'aide des touches de dplacement ou des ascenseurs ; pour rechercher, on peut utiliser le menu dition--Rechercher. En mode grille, on parcourt la liste l'aide des boutons Prcdente et Suivante ou des ascenseurs ; pour rechercher, on prcise les critres de recherche aprs l'appui sur le bouton Critres. Ajouter/Supprimer/Modifier des enregistrements. Dans le mode tableau, ces actions sont ralises par des actions sur les lignes ou les cellules. Pour ajouter un enregistrement, il suffit d'insrer une ligne, puis de renseigner les cellules. Il est conseill d'insrer plutt que d'ajouter une nouvelle ligne. En effet, lors de l'insertion d'une ligne, la taille de la liste est modifie, et si vous avez nomm votre liste, le nom portera maintenant sur la liste avec le nouvel enregistrement compris. Supprimer un enregistrement consiste supprimer une ligne. Modifier un enregistrement consiste modifier les contenus des cellules de la ligne.

Dans le mode grille, ces oprations sont facilites l'aide de boutons : Nouvelle pour Ajouter, Supprimer pour supprimer, les modifications sont faites dans la grille, on peut annuler une modification l'aide du bouton Rtablir. Trier les enregistrements. On peut classer les enregistrements dans diffrents ordres. Un ordre est dfini en prcisant des critres de tri. Par exemple, la liste des personnes peut tre trie dans l'ordre alphabtique des noms, le critre de tri est : numro champ ordre Nom croissant 1 On peut galement souhaiter un affichage dans l'ordre des CSP. Comme il existe plusieurs lves de mme CSP, on souhaite que ces lves soient classs dans l'ordre alphabtique. le critre de tri est : numro champ ordre CSP croissant 1 Nom croissant 2 Enfin, si on souhaite visualiser la liste dans l'ordre de mrite dans les rsultats aux tests, le critre de tri est : numro champ ordre test dcroissant 1 Pour appliquer un tri, il suffit de se placer n'importe o dans la liste et d'utiliser le menu Donnes--Trier. Spcifications : vous devez prciser la zone de liste par son nom ou par les rfrences la plage de cellules et prciser les critres de tri comme dans les exemples prcdents. Filtrer/Extraire Filtrer consiste ne faire apparatre dans la liste que les enregistrements vrifiant certains critres. Extraire consiste recopier la sous-liste des enregistrements vrifiant certains critres un autre endroit dans le classeur. On peut filtrer l'aide des filtres automatiques ou des filtres labors, on peut extraire l'aide des filtres labors.

Figure 7.4 : liste des lves de 11 ans Filtres automatiques On utilise le menu Donnes--Filtrer et le sous menu filtre automatique. On peut alors filtrer sur les diffrents champs. Par exemple, on souhaite ne voir apparatre que la liste des lves de 11 ans, on filtre alors sur le champ age, le critre de filtre est :age

11 Le rsultat obtenu est prsent dans la figure 7.4. Lorsqu'on filtre sur plusieurs colonnes, on filtre selon la conjonction des critres. Par exemple, si on filtre sur le champ age les lves de 11 ans et sur le champ sexe les lves de sexe masculin, on obtient la liste des lves de 11 ans de sexe masculin, le critre de filtre est :age sexe

11

M

Filtres labors Les filtres labors permettent de faire des filtres qui ne peuvent tre raliss l'aide de l'outil Filtre automatique. Ce sont les filtres pour lesquels les critres de filtre contiennent des disjonctions (des ou) ou contiennent des expressions calcules. Ils permettent galement de raliser des extractions. Par exemple, on souhaite extraire la liste des les lves de 10 ans ayant plus de 12 au test avec les lves doublants. Cet exemple est dvelopp dans le paragraphe suivant, le rsultat est prsent dans la figure 7.5. Spcifications des filtres : il faut prciser la zone source (le nom ou les rfrences de la plage contenant la liste), la zone de critres (le nom ou les rfrences de la plage contenant les critres de filtre, la zone de destination (la cellule partir de laquelle on va ranger la liste). Dans la dfinition des critres, on utilise la convention suivante : les critres sur une mme ligne correspondent une conjonction, les critres sur une ligne diffrente une disjonction. Sur notre exemple, on aurait : zone source : listelves (nom donn la liste) zone de critres : zonecritres (nom donn la plage contenant les critres)

zone destination : rsultat!A1 ( partir de la premire cellule d'une feuille rsultat du classeur) critres : le critre de filtre est : doublant age test

VRAI 10 12

Figure 7.5 : liste des lves doublant ou de plus de 10 ans avec plus de 12 au test

Figure 7.6 : moyenne par ge Sous-totaux Les sous-totaux permettent d'ajouter la liste des lignes rcapitulatrices, par exemple un dcompte, une moyenne, une somme. Les sous-totaux portent sur des groupes. Un groupe est form par des suites d'enregistrements pour lesquels la valeur d'un champ est identique. Avertissement : pour que les groupes soient correctement forms, il faut pralablement trier sur le champ sur lequel doit porter le groupe. Pour faire des soustotaux, on utilise le menu Donnes--Sous-totaux. Les fonctions de synthse les plus courantes sont : Moyenne, Somme, Nb, Nbval, Min, Max. Par exemple, si on souhaite effectuer la moyenne au test pour chacune des tranches d'ge, on trie par ge puis on demande d'effectuer l'opration sous-total avec la fonction moyenne sur le champ test chaque changement d'ge. Le rsultat est prsent en figure 7.6. Si on souhaite obtenir l'effectif du nombre d'lves par tranche d'ge et par sexe, on trie par ge et par sexe puis on demande d'effectuer l'opration sous-total avec la fonction nbval sur le champ test chaque changement de sexe. Le rsultat est prsent en figure 7.7. Spcifications de sous-totaux : vous devez prciser la zone source, dfinir les groupes et donc les critres de tri, prciser la fonction de synthse utilise parmi les fonctions Moyenne, Somme, Nb, Nbval, Min, Max et les champs sur lesquels s'appliquent ces fonctions.

Figure 7.7 : effectifs par ge et par sexe

7.27.2.1

Tableaux croiss dynamiquesQu'est-ce que c'est ?

Les tableaux croiss permettent de synthtiser des donnes en regroupant des rsultats sous forme de tableaux en fonction de diffrents critres. Une entreprise effectuera par exemple des tudes de ventes de produit par produit, par gamme de produit, par gamme de produit par rgion... Les tableaux croiss Excel permettent de synthtiser des donnes provenant de une ou plusieurs listes. On peut facilement retirer ou ajouter des critres, ils peuvent tre ractualiss lorsque les donnes d'origine sont modifies. Les exemples prsents dans cette section utilisent la liste des lves de la section prcdente. Le premier exemple consiste calculer la moyenne au test par CSP. Le tableau rsultat est prsent dans la figure 7.8. Les critres sont : champ ligne :csp champ valeur :test opration :Moyenne

Figure 7.8 : moyenne par csp On peut galement souhaiter voir l'influence de la csp et du sexe sur les rsultats au test. Le tableau rsultat est prsent dans la figure 7.9. Les critres sont : champ ligne :csp champ colonne :sexe champ valeur :test opration :Moyenne

Figure 7.9 : moyenne par csp et par sexe On souhaite maintenant connatre les effectifs d'lves par ge, par sexe selon qu'ils soient doublant ou non. Le tableau rsultat est prsent dans la figure 7.10. Les critres sont : champ ligne :age champ colonne champ valeur : opration :Nbvaldoublant :sexe

Figure 7.10 : effectifs par ge, par sexe, doublant ou non Enfin, on souhaite maintenant connatre l'influence du sexe et d'tre doublant sur les rsultats aux tests pour chaque ge. Le tableau rsultat est prsent dans la figure 7.11. Les critres sont : champ page :age champ ligne :sexe champ colonne :doublant champ valeur :test opration :Moyenne

Figure 7.11 : moyennes au test par sexe et doublant pour chaque ge ; l'ge de 9 ans a t choisi Pour crer un tableau crois, il faut utiliser le menu Donnes--Trier. Spcifications : vous devez prciser :

la zone source : la zone de liste par son nom ou par les rfrences la plage de cellules, la zone destination : la feuille dans laquelle sera plac le tableau rsultat,

les champs de page, les champs de ligne, les champs de colonne, les champs valeurs et les oprations de synthse associes.

7.2.2

Que peut on faire ensuite ?

La barre d'outils des TCD (Tableaux croiss dynamiques),

montre les actions possibles sur un TCD construit. Pour raliser ces actions il est d'abord ncessaire de se placer dans un TCD construit. Actualiser Si les donnes d'origine, c'est--dire les donnes contenues dans la liste, ont chang, le TCD peut tre recalcul avec cette action. Assistant On lance l'assistant pour permettre de modifier le TCD. Champ dynamique Si la slection est sur: Une valeur (au milieu du tableau) on peut modifier l'opration de synthse. On peut ajouter ou supprimer un champ valeur. un lment ou un champ de ligne ou de colonne on peut modifier les sous-totaux, ou masquer des lments. Grouper ou dissocier cela concerne les lments en ligne ou en colonne ou en page. C'est trs intressant surtout s'il y en beaucoup. Exemple : des dates, des notes, des sommes. On peut grouper de deux faons : automatique on donne une base et un incrment (exemple : le CA est prsent partir de 0 puis de kilofrancs en kilofrancs) ou dans le cas de dates ou d'heures on regroupe par minute, heure...mois, trimestre, anne, ... par slection On slectionne la souris les champs que l'on veut regrouper. Afficher des dtails Comment a-t-on obtenu ce rsultat ? On slectionne une valeur du TCD (synthtise) Excel construit une nouvelle feuille de calcul montrant tous les lements qui ont contribu au rsultat. On slectionne un lment en ligne ou colonne, on peut afficher pour cet lment des lments d'autres champs.

Chapitre 8Exercice 1 La cellule A1 contient la valeur 125.

Exercices

1. La cellule B1 contient la formule =A1+15. On recopie B1 dans les cellules e la plage B1:C2. Que contiennent les cellules de B1 C2 ? Donnez la fois la formule et la valeur. 2. Mme question si la cellule B1 contient la formule =$A1+15. 3. Mme question si la cellule B1 contient la formule =A$1-10. Mmes questions si A1 contient la valeur correspondant la date du 2/3/98. Exercice 2 Des notes de 0 10 sont contenues dans la plage A2:A12 nomme Note. Les cellules de B1 L1 contiennent les 11 premiers entiers : B1 contient 0, C1 contient 1, D1 contient 2, ...,L1 contient 10. Dans la cellule B2 on crit =SI(ET(Note>=B$1;Note0,8*$C$22;A2