Claire Gatecel, AFGRIS 20 octobre 2005 Analyse de risque dès la phase de conception d un projet de création d une unité de chirurgie et endoscopie ambulatoire

Claire Gatecel, AFGRIS 20 octobre 2005

Analyse de risque dès la phase de conceptiond ’un projet de création d ’une unité de

chirurgie et endoscopie ambulatoire

Analyse de risque dès la phase de conceptiond’un projet de création d’une unité

de chirurgie et d’endoscopie ambulatoire

• Objectifs de formation utiliser en les adaptant des

méthodes industrielles d’analyse de risque à priori dans un projet d ’organisation de structure de soin

tester les capacités d’appropriation de ces méthodes par les professionnels de santé

• Objectifs institutionnels culturel : amener les acteurs de

l’institution à réfléchir ensemble aux organisations de soin en terme de risque

stratégique : choix d’une structure de soin transversale impliquant la communauté médicale et la gestion d ’interfaces nombreuses

fonctionnel : description du processus de soin et des organisations de travail, plan d’action en maîtrise de risque alimentant le plan technique détaillé et le plan d’équipement



Méthodologie utilisée

DéfinitionObjectifs

Périmètre

Domaines de risqueDiagrammes de criticité

Pondération

Analyse fonctionnelle

Analyses préliminairesde risque

Plans d’action

Retour d ’expérience

Données locales Littérature

Fonction: assurer la prise en charge de patientspour des actes chirurgicaux ou endoscopiques

programmés dans le cadre d’une hospitalisationde moins de 12 h.

Contraintes :- réglementaires et recommandations dessociétés savantes- niveau de sécurité et de prise en charge de la douleur identique à celui observé en hospitalisation complète.- en interface majeure avec l ’activité du bloc opératoire

Performances:- Pour les actes éligibles: 70 - 80% sont pratiqués en ambulatoire- Activité: taux d’occupation à 100% - Index de satisfaction du patient : > 90 %- Retour patient ou transformation de la prise en charge en hospitalisation complète < 2%- Annulation de l’intervention : < 5 %

Bloc opératoireSecteurs

Médico-technique

Bureau des entrées

Consultations

Risquearchitectural

Médecine de ville

Définition du processus de soin et périmètre de l’étude

Hôtellerieapprovisionnement

Risque financierCommunication


Domaines de risques, acceptabilité du risque


Pondération

3,2 2,81,7 2,3

Dommage patient G FreqDécès ou handicap permanent 5 3 10-5Complication avec risque vital 4 7 10-4

Complication non détectée avecré-hospitalisation

3 10-3

Complication avec poursuite del’hospitalisation

2 10-2

Complication avec retard de sortie 1 3 10-3

Non maîtrise du fluxpatient

G Freq

Absence d’activité 5 NDArrêt de l’activité (indisponibilité) 4 7,7 10-3

Perte d’activité (annulation sansredéploiement)

3 1,6 10-1

Modification de l’activité(hospitalisation complète)

2 3,1 10-2

Retard de sortie par dysfonctionnement 1 4 10-2

freq/gravité

1 2 3 4 5

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Assurer la prise en charge de patients

pour des actes chirurgicaux ou endoscopiques programmés

dans le cadre d’une

hospitalisation de moins de 12 h.

Décider de l ’éligibilité

Assurer les soins

Gérer la sortie

Planifier la prise en charge

Contrainte:- Recommandations des sociétés savantes

Performance:- 70 à 80% d ’éligibilité sur actes marqueurs

Contrainte:-gestion commune de la planificationdu bloc opératoire et de l ’hospitalisation

Performance:- atteinte d’un taux d ’occupation de 100%

Performance:- index de satisfaction patient >90%-annulation intervention <5%

Contrainte:- niveau de sécurité- prise en charge de la douleur- réglementation

Performance:- Retour patient ou H.C. <2%

Contrainte:- réglementaires- niveau de sécurité et de prise en charge de la douleur identique à une hospitalisation classique

Assurer la validation médicale

Vérifier les conditions de sortie

Produire les documents de sortie

Informer des consignes de sortie

Décider de l’éligibilitéde l’acte

Décider de l’éligibilitéde l ’état de santé du patient

Décider de l’éligibilité psycho-sociologique du patient

Préparer le dossier patient

Accueillir le patient

Préparer le patient à l’acte

Exécuter l’acte au bloc opératoire

Surveiller le post-opératoireet traiter la douleur

Contraintes :- réglementaires et recommandations des sociétés savantes- niveau de sécurité et de prise en charge de la douleur identique à celui observé en hospitalisation complète.- en interface majeure avec l ’activité du bloc opératoire

Performances:- Pour les actes éligibles: 70 - 80% sont pratiqués en ambulatoire- Activité: taux d’occupation à 100% - Index de satisfaction du patient : > 90 %- Retour patient ou transformation de la prise en charge en hospitalisation complète < 2%- Annulation de l’intervention : < 5 %

Analyse fonctionnelle

Planifier l’acte au bloc opératoire

Planifier l’hospitalisation

Planifier l’entrée administrative



Système

Sous Système

Risque Générique Evènement redouté

PatientNon respect ou incompréhension des consignes

Non respect des règles

Charge physique ou mentale

Absence de document

Inadaptation des documents

Personnel non ou mal formé

Gestion du personnel inadaptée

Procédures de gestion des interfaces non adaptéesNon maitrise du système d'information

Architecture non adaptée aux besoins

Equipement hôtelier non adapté

Equipement biomédical non adapté

Equipement informatique et système d'information non adapté

SortieEligibilité

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Professionnel de santé

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Cartographie d’A.P.R.


Et maintenant quelques exercices pratiques !

- Cartographie du risque de non maîtrise du flux patient

- Grilles d’Analyse Préliminaire de Risque

- Plans d ’action hiérarchisés

- Indicateurs de suivi du risque résiduel





Absence de document



Gestion du personnel non maîtrisée

Procédures de gestion des interfaces non adaptéesNon maitrise du système d'informationArchitecture non adaptée aux besoins




Elig

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ntSous Système

Système


Environnemental

Cartographie de l ’A.P.R. non maîtrise du flux patient


A.P.R. non maîtrise du flux patient

Criticité résiduelle

Efforts pour l’institution

Organisation interneFormation des acteurs

Equipement, architecture

Ressources humaines

Système

Sous Système

Risque Générique

Patient

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Organisation

Environnement

Inte

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Risque de non maîtrise du flux patient

0

10

20

30

40

Elligibilité Planification Hospitalisation Sortie

Acceptable Acceptable sous contrôle Inacceptable

0

10

20

30

40


0

10

20

30

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Ressources humaines

Architecture/équipement

Formation/compétence

Démarche qualité


Criticité Qui ? Quoi ? Quand ? Effort

Coordination dela chirurgieambulatoire

Définir et mettre enœuvre le système

qualité

Finalisationpour

l’ouverture dela nouvellestructure

Coordonateurchirurgieambulatoire etDirection serviceinformatique

Mettre en place unsystème de planificationinformatisé

Finalisation ettest 1 an avantl’ouverture dela nouvellestructure

Chef projet del’extension duCHB etcoordonateurchirurgieambulatoire

Prendre en compte lesactions en maîtrise derisque dépendant del’architecture et deséquipements

Tout au longde l’évolutiondu projetarchitectural


Définir et mettre enœuvre les procédures etoutils de communicationavec la ville (dossierpartagé)

Dans les deuxans à venir

DRH, DS,Encadrement

Définir les règles degestion des compétenceet de la formation dupersonnel (contrat degestion)

Finalisation ettest avantl’ouverture dela nouvellestructure

18 situations

12 situations

6 situations

5 situations

5 situations

3 situations

4 situations

Plan d’action hiérarchisé concernant le risque de non maîtrise du flux patient

I

II

III

IV

3 situations

2 situations

8 situationsV


Système

Sous Système





Absence de document



Gestion du personnel inadaptée

Procédures de gestion des interfaces non adaptéesNon maitrise du système d'information

Architecture non adaptée aux besoins




SortieEligibilité

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Cartographie de l ’A.P.R. dommage patient


Système

Sous Système

Risque Générique

Patient

SortiePlanif

Inte

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Criticité résiduelle

Efforts pour l’institution

Organisation interneFormation des acteurs

Equipement, architecture

Ressources humaines

A.P.R. dommage patient


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Acceptable Acceptable sous contrôle Inacceptable

0

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20

30


Ressources humaines

Architecture/équipement

Formation/compétence

Démarche qualité


Criticité Qui ? Quoi ? Quand ? Effort


Définir et mettre enœuvre le système

qualité de l’unité dechirurgie

ambulatoire

Finalisation en2007 pour

l’ouverture de lanouvellestructure

DRH,Direction desSoins,Encadrement

Définir les règles degestion descompétence et le plande formation dupersonnel (contrat degestion)

Finalisation et testavant l’ouverturede la nouvellestructure (2006-2007)

Chef projet del’extension duC.H.B etcoordonateurchirurgieambulatoire

Inclure dans le projetarchitectural et le pland’équipement lesactions en maîtrise derisque concernées

Tout au long del’évolution duprojetarchitectural(2005-2007)

Coordination dela chirurgieambulatoire etréseaux « villehôpital »

Définir et mettre enœuvre les procéduresde communicationavec la médecine deville

(2006-2007)

19 situations

12 situations

9 situations

4 situations

6 situations

2 situations

2 situations

Plan d’action hiérarchisé concernant le risque de dommage patient

I

II

III

IV


Indicateurs de suivi du risque résiduel


QUI fait ? QUOI ? COMMENT ? QUAND ?

D.I.M. L’activité

Tableaux de bord de suivi des activités parspécialitéValorisation T2ASuivi des transformations en hospitalisationcomplète

Trimestriel

Encadrementpersonnel de

chirurgieambulatoire

Lesdysfonctionneme

nts

Grille quotidienne issue de la grille de suiviqualité de l’A.F.C.A.

Trimestriel

Bureau du blocLes

dysfonctionnements d’interface

Suivi des délais de prise en charge au blocopératoire par rapport à la programmation

Trimestriel

Direction dessoins

Satisfaction despatients

Enquêtes de satisfaction du patient « au filde l’eau » et ciblées (douleur….)

Trimestriel

Coordonnateur,Direction des

soins, Directionqualité

Evaluation despratiques

professionnelles

Evaluations ciblées concernant à la fois lespratiques médicales, soignantes,administratives.. ;

Périodicité àdéfinir

Audit interneAudit deprocessus

Planification régulière de procéduresd’audit du processus de prise en charge dupatientPlanification à priori ou en rapport avec unincident

Annuel

ServiceInformatique etcoordonnateur

La traçabilité dela planification

Mise en place d’indicateurs de suivi de laprocédure de planification (modifications,redéploiement..)

Trimestriel

Directionqualité et

gestion desrisques

Exploiter lesfiches de

signalementd’évènementsindésirables

(REX)

Procédure d’analyse des fiches designalement concernant la prise en chargeglobale du patient

Actionconcervatoir

e etcorrectriceimmédiate

Coordonnateurde chirurgieambulatoire

La mortalité etmorbidité induite

Analyse de cause des cas le mortalité,morbidité et complications non détectéesavec ré-hospitalisation

Périodicité àdéfinir

A t’on atteint les objectifs fixés ?

• Globalement oui :– Hiérarchisation des plans d’action grâce à

l’analyse de risque

– Collégialité des décisions du fait de la diversité des métiers et des cultures impliqués

– Appropriation des méthodes par certains acteurs de soin

– Appropriation institutionnelle de la notion d’acceptabilité du risque

– Adaptation des techniques industrielles d’analyse de risque à priori par un recueil de données sous forme d’entretiens

– Intégration du gestionnaire de risque dans le projet d’extension

• Mais a quel prix !– Consommation en temps

« titanesque »

– Difficulté de conception d ’un recueil de données ouvert et non biaisé

– Difficulté à appréhender finement les risques générés par le comportement humain

• Objectifs complémentaires : - modéliser l’intégration des données des différentes analyses de risque dans un plan d’action unique - capitaliser les données et les réflexions entre les différents établissements de soin et pourquoi pas avec l’industrie ?


Documents

Claire Gatecel, AFGRIS 20 octobre 2005 Analyse de risque dès la phase de conception d un projet de création d une unité de chirurgie et endoscopie ambulatoire