Clés de succès pour la GED - aptdq.orgaptdq.org/wp-content/uploads/2012/03/Atelier-8.pdf · La GED doit se placer au service des processus dans un contexte légal et sécuritaire

Clés de succès pour la GED

Congrès APTDQ Vendredi 2 mai 2014

Congrès APTDQ 2014-05-02 P.Goupil


●Introduction

●Constats et explications des échecs

●Enjeux et clés de succès Les vraies cibles

Les bons acteurs

●Les clés d’un projet gagnant

●Les offres disponibles

●Échanges



Constats et explications des échecs

Vitrine Technologique 2013-04-11 P.Goupil

Origines des échecs

Historique de la GED : -Fonctionnalité et portée:

Génération 1: Gestion des archives en mode électronique Génération 2: Utilisation de SQL, des métadonnées et des échanges XML,… Génération 3: Fonctionnalités avancées (recherche, analyse, intelligence,…)

-Premières implantations : Comportement réactif

Grosse organisation: Choix de grosses solutions pour portée massive Petite organisation: Choix de petit budget et portée restreinte

Conséquence Gros chantiers pour les archivistes et les TI Résultats décevant pour les utilisateurs Dépassement des délais et des coûts Impasse budgétaire Gel ou abandon du projet



Les principales causes 1/5: Manque de connaissances (différents services)

Des décideurs, et de l’équipe en charge

Des éditeurs et intégrateurs (trop techno ou trop archives)

Manque de vision Vison trop orientée archives

Implantation trop technologique

Oubli des processus

Oubli du client

Isolement de la solution

Mauvaises priorités Numérisation précipitée

Approche massive

Influence du légal et à la gestion de l’espace

Manque de leadership Équipe incomplète

Sectorisation (opposition à gouvernance)



Les principales causes 2/5:

Manque de légitimité Absence de résultats probants (bénéfices)

Dépassement de budgets

Multiplication des tentatives /pilotes, etc

Dépendance vis-à-vis de l’externe Éditeurs

Intégrateurs

Positions dominantes Archivistes

Technologies de l’information




Manque de références proches Marché récent

Marché de niche

Critères de choix à priori Gros projet = grosse solution

Petit budget = portée réduite

Positions dominantes Archivistes

Technologies de l’information

Fournisseurs




Systèmes des appels d’offres

Relativité des résultats

Sous estimation des budgets

Efforts mal placés Analyse des besoins centrée sur les documents, et oubli des clients et des processus

Priorité au plan de classification et retard sur les métadonnées

Exclusivité du pouvoir (TI ou Archives)




Absence de référentiel de métadonnées

Stratégie de déploiement trop large

Accaparement du projet par la numérisation

Positions dominantes

Point de non retour (investissements)

Quasi absence de formation en GED



Les principaux enjeux:



Les principaux enjeux:

La GED va au-delà de la fonction de gestion documentaire. Son rôle essentiel réside dans la mise à disposition des documents au service des processus et des individus.

Sa justification se trouvera d’abord dans les bénéfices tangibles apportés par l’automatisation des processus assurant performance et qualité, et aussi l’amélioration des conditions de travail.

La GED doit se placer au service des processus dans un contexte légal et sécuritaire de gestion.

La GED n’est pas un système, c’est un outil



Les vraies cibles du projet:




La finalité première de la GED est de mettre à disposition les documents nécessaires aux différents processus dans un contexte de rapidité, de qualité, de sécurité, de pérennité et de légalité.

Pour une bonne gestion des documents, ceux-ci doivent être structurés dans leur contenu comme leur contenant.

La gestion des documents doit être intégrée en gouvernance, au travers d’un référentiel commun de métadonnées.




Bénéfices

- Processus

- Utilisateurs (internes)

- Clients

Légal

- Cycle de vie

- Pérennité

- Authenticité

Autres

- Patrimoine

- Stockage

- Sécurité (accès, conservation, pérennité)

- Image

- Politique



Les acteurs du projet:

Une équipe pluridisciplinaire doit être mise en place pour le projet.

Un service pluridisciplinaire doit être mis en place pour l’exploitation de la GED et le soutien à la clientèle.

- Direction

- Processus

- Technologies

- Archives

- Utilisateurs

- Sécurité

- Juristes

- Changement



Organisation Conserver à la GED sa vocation d’outil et de service

Ne pas se précipiter (numérisation, vision exclusive ‘archive’, Share

point solution trop évidente…)

Ne pas vouloir tout faire avec la GED

Analyser l’existant en documents et données avant le projet

Avancer pas à pas, processus par processus et non pas sujet par sujet.

Avoir une équipe dédiée

Mettre en place un comité pour la vision pour un virage numérique

Analyser les risques

Bénéficier d’un arbitrage (externe à l’organisation et aux

fournisseurs)



Organisation

Dans chaque sous-projet, évaluer l’offre externe

Établir des relations de type client/fournisseur, en interne

Structurer le plus tôt possible tout document

Automatiser le plus souvent

Paramétrer plutôt que coder

Ne pas faire des utilisateurs des spécialistes en GED

Avant de développer chercher si la solution existe déjà

Anticiper sur les notions de partage de la connaissance



Démarche

Cartographie des processus

À haut niveau Regroupement par type de processus Extraction des points sensibles Analyse des bénéfices à attendre.

Inventaire des documents (variété quantité, utilité) Formation aux fonctions et principes de GED (toute personne concernée) Sélection d’un processus type, représentant des bénéfices potentiels Mise en place d’une solution de laboratoire en référence Modification positive du processus par utilisation de la solution de test



Démarche Analyse des:

Besoins avant test Besoins constatés Besoins oubliés Besoins connexes (gouvernance, intégration, virage numérique, contraintes x,..)

Limitation de la portée de la GED, à la GED… Inventaire des fonctions périphériques (numérisation, capture, Signature, Cloud, Coffre fort, etc…) Inventaire des intégration fonctionnelles et technologiques Cahier des charges fonctionnel Cahier des charges archivistique Cahier des charge infrastructure Présélection de solutions Estimé de coûts Début de la gestion du changement



Démarche

Appel d’offres ou comité de sélection

Sélection de la solution

Sélection de l’équipe d’intégration

Pilote de validation

Début de la formation utilisateurs

Version alpha sur un processus en production

Stratégie de déploiement par processus et services



Démarche

Implantation progressive par service

Création d’un guide utilisateur simple

Évaluation post implantation

Audit systématique à trois mois

Audit des fonctions de la solution par échantillonnage

(pendant deux ans)

Enquête de satisfaction de la clientèle

Analyse de la qualité de l’utilisation de la solution par les clients

Correctif

etc



Les offres disponibles




Les ‘gros’: EMC Documentum

IBM ECM solution

OpenText ECM (EIM, gestion de l’information d’entreprise)

Oracle ECM



Les offres disponibles aux Québec

Autres hors Québec (échantillon):

Laserfiche Mfiles Éric Archivage Eukles E-Docpro

Docupeak Alfresco Sharepoint

Cincom ECM OnBase Nuxeo




Éditeurs Québécois:

Irosoft Docutheque SP GCI Ultima

PG Solutions SYGED Doculibre IntelliGid



Merci,

Et

À votre disposition !

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Blog

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Contact: Philippe Goupil

418 717 0359

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