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Forum panafricain sur le leadership et le management de l’action gouvernementale

Comment optimiser la planification , l’organisation, la coordination , le suivi et l’évaluation du travail

gouvernemental à travers l’utilisation des technologies de l’information et de communication?

1

Forum des secrétaires généraux de gouvernement

26 – 28 Août 2013

Hôtel Intercontinental Tanger (Maroc)

Centre Africain de Formation et de Recherche

Administratives pour le développement

Fondation pour le Renforcement

des Capacités en Afrique (ACBF)

L’utilisation des technologies de

l’information et de communication

dans le travail du

secrétaire général du gouvernement

Kharraz Abdelhak

2

Plan NTIC et Missions du secrétaire général du gouvernement

Nécessité d’une vision dans le déploiement et la mise en

œuvre des NTIC

Quelques définitions

L’état des lieux du système d’information

Le système d’information cible urbanisé

Les orientations stratégiques du système d’information cible

urbanisé

Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles

Quelques mots clés

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NTIC et Missions du secrétaire général du

gouvernement

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L’organisation administrative du travail gouvernemental

et

les relations du gouvernement avec le législatif.

L’étude, la mise en forme et la publication des textes législatifs et

règlementaires.

Le contrôle administratif et financier de l’administration ainsi

que de l’étude des moyens de nature à améliorer le

fonctionnement des services publiques.

L’étude et le contrôle des affaires relatives au personnel de l’Etat,

des collectivités publiques locales et des établissements publiques.

NTIC

Nécessité d’une vision dans le déploiement et

la mise en œuvre des N.T.I.C

5

La multitude et la diversité des

acteurs externes

L’instabilité relative des

acteurs externes

Les flux d’informations échangées avec

l’environnement extérieur

Vision

Quelques définitions (1/3)

• Système d’information: Ensemble de moyens (organisation, acteurs,

processus, procédures , données, systèmes informatiques) nécessaires à

l’acquisition, au traitement, à la retransmission et à la conservation des

informations pour assurer les missions et les prestations fournies.

• Schéma directeur métier : Le schéma directeur métier (sectoriel) définit,

pour un ensemble de services ou un service en particulier, les principes, les

étapes et les projets d’évolution du système d’information métier.

6


• Socle du système d’information : Ensemble des éléments communs aux

systèmes d’information métiers ou supportant ces derniers . Il s’agit

notamment de l’ensemble:

7

Des infrastructures techniques

Des plateformes logicielle communes

Des référentiels et des données de base partagées

Des applications transversales

Des standards en matière de technologies de l’information et de la

communication


• Workflow : Littéralement "flux de travaux", est la représentation sous

forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des

tâches ou activités regroupées en un même processus métier. Le workflow

permet la modélisation des processus métier dans le cadre d'une démarche

plus globale BPM Business Process Management.

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L’état des lieux du système d’information (1/2)

Un système d’information morcelé , fragile et caractérisé par:

• Quelques prestations en ligne mises en œuvre sectoriellement:

• Des référentiels de données de base existants mais partiels et cloisonnés :

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La pluralité des référentiels de données de base oblige les usagers à

multiplier les actes administratifs.

Les systèmes d’information métiers ne partagent pas les données de base.

Absence de portail unique facilitant l’accès aux prestations en ligne.

L’état des lieux du système d’information (2/2)

• Des systèmes d’information métiers adaptés mais morcelés :

• Des infrastructures et plateformes techniques à consolider et à

renouveler:

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Les outils et les solutions informatiques métiers répondent globalement aux

besoins des bénéficiaires.

Diversité et redondance tant au niveau des données que des applications. Ces

systèmes sont souvent le reflet de processus métiers cloisonnés.

La disponibilité des services informatiques n’est pas toujours assurée. Les

pannes sont généralement absorbées dans des délais relativement acceptables.

Le système d’information cible urbanisé (1/3)

• Des systèmes informatiques soutenant des processus métiers

décloisonnés et optimisés : Des systèmes informatiques favorisant

l’augmentation de la valeur ajoutée des intervenants , la diminution des

coûts et des délais de production et l’amélioration de la qualité des

prestations.

• Un guichet électronique unique : Des portails d’accès réunis dans un

guichet électronique unique facilitant l’accès aux prestations.

• Des plates-formes d’échanges électroniques normalisées : Des

échanges électroniques de données entre les administrations et les

partenaires de l’Etat facilités par des plateformes répondant aux standards

retenues.

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• Des registres centralisés, disponibles et ouverts : Pour réduire la

redondance des tâches administratives et améliorer la qualité des

prestations, les données de base sont gérées au sein de référentiels ou

registres uniques, ouverts et partagés dans le respect des standards retenus

et des principes définis en particulier dans les textes de lois.

• Des systèmes d’informations transversaux intégrés : Des systèmes

d’information supportant la gouvernance de l’administration, sa gestion

financière et sa gestion des ressources humaines contribuant à améliorer la

maîtrise des ressources et des prestations de l’administration, grâce à une

meilleure intégration entre eux et avec les systèmes d’information métiers

sectoriels.

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• Des plateformes logicielles partagées fiables : Des plateformes

logicielles communes partagées fiables, facilitant la mise en œuvre des

solutions métiers et réduisant la complexité du système d’information.

• Des infrastructures techniques rationalisées et sécurisées : La

disponibilité, la confidentialité et l’intégrité des données sont garanties par

des infrastructures sécurisées dont les coûts de fonctionnement sont

optimisés.

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urbanisé (1/5)

• Une gouvernance renforcée des systèmes d’information: Favoriser la cohérence dans les développements des solutions métiers par

l’élaboration systématique de schémas directeurs sectoriels, dans le cadre

d’un plan directeur national des systèmes d’information, qui fixe les

principes, les règles et les objectifs d’urbanisation des systèmes

d’information.

Faciliter le processus de priorisation des projets par des règles

transparentes, des critères connus, et des compétences clairement attribuées

permettant notamment à la DSI d’assumer légitimement son rôle, dans une

relation de partenariat avec les services métiers.

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urbanisé (2/5)

• Des solutions métiers et transversales contribuant à la modernisation

du service public:

Soutenir les efforts de modernisation du service public et d’optimisation de

son fonctionnement par une implication de la DSI dans l’analyse des

processus métiers et transversaux en amont de leur informatisation.

Rechercher la mutualisation des solutions métiers et transversales entre

services et administrations publiques afin d’optimiser les coûts de mise en

œuvre et de fonctionnement, de faciliter l’échange de données et de réduire

les redondances et la complexité des systèmes informatiques.

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urbanisé (3/5)

• Un déploiement progressif de l’administration électronique : Privilégier les projets d’évolution des systèmes d’information métiers qui

permettent le développement de l’administration électronique.

Regrouper les portails d’accès par une intégration progressive des

prestations en ligne au sein d’un guichet virtuel.

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urbanisé (4/5)

• Une consolidation du socle du système d’information :

Accélérer la constitution des registres communs et partagés pour les

données de base, comme levier de simplification des processus métiers et

d’allègement des démarches administratives pour les usagers et les

entreprises.

Privilégier les standards et logiciels ouverts contribuant à l’intégration des

systèmes d’information et à l’indépendance de l’Etat vis-à-vis des

fournisseurs.

Consolider et développer progressivement les outils d’authentification, de

gestion des accès et d’échanges de données, autorisant des transactions en

ligne adéquatement sécurisées et des traitements automatisés.

Instaurer une gestion dynamique capable d’anticiper les besoins de

renouvellement et de maintenance réguliers des infrastructures .

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urbanisé (5/5)

• Une organisation informatique renforcée :

Poursuivre les efforts de consolidation de l’organisation informatique centralisée.

Renforcer la maîtrise des activités et des ressources de maintenance, d’exploitation et de support aux utilisateurs afin d’assurer le fonctionnement quotidien des systèmes informatiques et leur conformité aux exigences légales.

Tendre vers une intégration systématique des tâches de sécurité informatique dans les processus opérationnels et les projets informatiques, en vue d’une couverture plus grande des risques qualifiés.

Renforcer le développement de compétences clés au sein de la DSI dans les domaines de l’urbanisation des systèmes d’information, de l’analyse de processus métiers, de la conduite de projets informatiques, de l’intégration de solutions métiers, de l’architecture technique et du pilotage opérationnel, rendant la DSI capable d’assumer pleinement son rôle de partenaire des services dans la modernisation de l’administration.

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Architecture du système d’information cible urbanisé

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Portail d’accès Multi canal (guichet unique)

Prestations en ligne

Systèmes d’information

transversaux

Plateformes logicielles

communes (Bureautique, messagerie, intranet,

gestion , documents, gestion des

identités et contrôles d’accès ,

sécurité , business intelligence , etc.)

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Référentiels et données de base

Infrastructures techniques (Terminaux ,postes ,serveurs ,réseaux , téléphones ,etc.)


(1/6)

•

20

Travail collaboratif Recherche et gestion du contenu

Communication et échange légal de documents

Gestion des processus de l’administration (formulaires et

processus administratif)

Infrastructure technique


(2/6)

• Travail collaboratif:

21

Production collaborative des documents * Définition de l’espace de travail et organisation des contributeurs

* Contribution à la création du contenu * Gestion des autorisations (lecture/ écriture/ maj)

* Publication * Gestion des versions

Coopération et assignation des taches

Partage des calendriers


(3/6)

• Gestion de contenu et recherche de l’information:

22

Gestion de contenu * Librairie documentaire

centralisé * Indexation du contenu des

documents * Gestion des versions , méta

données * Sécurité et droit d’accès * Stratégies de rétention et

expiration * Archivage légal

Recherche de l’information

* Classification par pertinence

/thème/projet/département… * Recherche contenu web/

non-Web * Recherche de personnes

* Recherche des applications métiers


(4/6)

• Communication et échange légal de documents:

23

Téléphone sur IP

Service de messagerie légale * Comptes de messagerie pour les

échanges inter administratifs * Signature électronique

* Traçabilité * Gestion des autorisations

(habilitation, hiérarchisation , verrouillage )

* Archives légal

Visio conférences

AgendaMessagerie Instantanée


(5/6)

• Gestion des processus de l’administration (Formulaire et

processus Administratif):

24

Ensemble de Workflow prêt à

l’emploi

Outils d’automatisation des

processus de l’administration préalablement

modélisé

(bpms)

Disponibilité des formulaires

administratifs


(6/6)

• Socle technologique:

25

Infrastructure d’authentification et de gestion des accès

(l’annuaire de l’administration)

Certificats électroniques de

serveurs web et de signature électronique

Portail informationnel et

collaboratif

Infrastructure réseau et sécurité

Service de base orchestrables

Quelques mots clés

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Internet / Intranet

Messagerie / SMS

MobileWeb/ Web

service

CMS

(Content Management

System)

BPMS

( Business Process Management

System)

Interopérabilité

Ouverture / Standard

Logiciel libreWorkflow/

groupe ware

Sécurité/ PKI

XML/HTML/ SOAP/WSDL

Merci

pour votre attention

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Documents

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