complèment1_Présentation générale des ERP

8/8/2019 complment1_Prsentation gnrale des ERP

1/16

Complment1 du module Gouvernance et Scurit des SI

Prsentation gnrale des ERP et leur architecture modulaire

Ce tutoriel va vous prsenter de manire gnrale les ERP ainsi que leur architecture

modulaire.

Introduction

I. Prsentation gnrale des ERP

I-A. Dfinition

I-B. Les ERP: Pour qui? Pourquoi?

I-B-1. Pour qui?

I-B-2. Pourquoi?

I-B-3. Architecture technique

II. Architecture modulaire des ERP

II-A. Les principaux diteurs d'ERP

II-B. Architecture modulaire

II-B-1. Le module finance

II-B-2. Le module logistique

II-B-2-a. Etape 1 : Les profils menus

II-B-2-b. Etape 2 : Les donnes de base

II-B-2-c. Etape 3 : Le processus vente, la commande de vente

II-B-2-d. Etape 4 : Le processus stock

II-B-2-e. Etape 5 : Le processus achat, la commande d'achat

II-B-3. Le module e-commerce

Conclusion

A voir aussiRemerciements

Introduction

L'accs des entreprises aux nouvelles technologies, Internet en particulier, tend modifier la

communication entre les diffrents acteurs du monde des affaires. Notamment entre

l'entreprise et ses clients (Business To Consumer, B2C), le fonctionnement interne de

l'entreprise (Business To Employees, B2E) et la relation de l'entreprise avec ses diffrents

partenaires et fournisseurs (Business To Business, B2B). On appelle aussi "e-Business"

l'intgration au sein de l'entreprise d'outils bass sur les technologies de l'information et lacommunication, en l'occurrence les Progiciels de Gestion Intgr (PGI) ou EnterpriseRessource Planning (ERP).

Cet outil permet une gestion homogne et cohrente du systme d'information (SI) de

l'entreprise, en particulier pour la gestion commerciale de la chaine de production la vente

d'un produit.

Nous verrons tout d'abord une prsentation gnrale des ERP ce qui nous conduira la

description de leur architecture modulaire.


2/16

I. Prsentation gnrale des ERP

I-A. DfinitionL'acronyme ERP signifie "Enterprise Ressource Planning" traduit en franais par Progiciel de

Gestion Intgr ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilis.

Emanant d'un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de grer l'ensemble desprocessus d'une entreprise intgrant l'ensemble de ses fonctions comme la gestion desressources humaines, la gestion financire et comptable, l'aide a la dcision, la vente, la

distribution, l'approvisionnement, la production ou encore du e-commerce.

Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiquescorrespondant aux diverses fonctions cites prcdemment de manire modulaire sachant

que ces modules sont indpendants entre eux, tout en partageant une base de donnesunique et commune au sens logique.

L'autre principe qui caractrise un ERP est l'usage de ce qu'on appelle un moteur de

workflow et qui permet, lorsquune donne est enregistre dans le SI, de la propager dans les

modules qui en ont l'utilit, selon une programmation prdfinie.

Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en prsence d'un SI compos de plusieurs

applications partageant une seule et mme base de donns, par le biais d'un systme

automatis prdfini et ventuellement paramtrable, un moteur de workflow.

I-B. Les ERP: Pour qui? Pourquoi?

I-B-1. Pour qui?Les ERP sont principalement destins aux grandes entreprises ou multinationales du fait d'un

cot important. Cependant, le march des ERP tend se dmocratiser vers les PME/PMI.

Certains diteurs conoivent un ERP uniquement pour ce type de structure. Enfin, il existe des

ERP open source ce qui revient moins cher, puisqu'il n'y a pas de cot de licence (ils sont

gratuits). En revanche, il faut inclure dans le calcul du cot d'acquisition total, les frais de

maintenance et l'assistance technique.

I-B-2. Pourquoi?Concrtement, les avantages de la mise en place d'un ERP sont les suivants:

L'intgrit et l'unicit du SI, c'est dire qu'un ERP permet une logique et uneergonomie unique travers sa base de donnes, elle aussi unique au sens "logique".

Ceci se traduit par le fait qu'il peut exister plusieurs bases de donnes "physiques"

mais celles-ci respectent la mme structure. En bref, un ERP permet d'viter la

redondance d'information entre diffrents SI de l'entreprise.


3/16

L'utilisateur a la possibilit de rcuprer des donnes de manire immdiate, ou encorede les enregistrer. Un avantage important, les mises jour dans la base de donnes

sont effectues en temps rel et propages aux modules concerns.

Un ERP est un outil multilingue et multidevise, il est donc adapt au marchmondial, en particulier aux multinationales.

Pas d'interface entre les modules, il y a synchronisation des traitements et optimisationdes processus de gestion. De mme, la maintenance corrective est simplifie car celle-

ci est assure directement par l'diteur et non plus par le service informatique de

l'entreprise. (Celui-ci garde nanmoins sous sa responsabilit la maintenance

volutive: amlioration des fonctionnalits, volution des rgles de gestion, etc.).

Un ERP permet de matriser les stocks, lment important pour la plupart desentreprises car les stocks cotent chers

Par consquent, les ERP grent et prennent en charge plusieurs priodes ( pour les exercicescomptables par exemple), plusieurs devises, plusieurs langues pour les utilisateurs et clients,

plusieurs lgislations, plusieurs axes d'analyse en informatique dcisionnelle.

Mais l'implantation comporte plusieurs risques: des risques organisationnels (le progiciel et

l'organisation de l'entreprise doivent cohabiter), de mise en uvre (au niveau formationutilisateur), fonctionnels ( fonctions offertes par le progiciel par rapport aux fonctions

attendues), techniques, contractuels entre l'diteur et l'entreprise et enfin des risquesconomiques du fait de l'investissement.

I-B-3. Architecture techniqueConcernant le dploiement d'un ERP, celui-ci est la plupart du temps client/serveur commele dcrit le schma ci-dessous:

L'ERP est donc sur serveur. La majorit des ERP sont coupls une base de donnesORACLE. De plus, les ERP sont compatibles pack Office, en particulier pour Powerpoint et

Excel. En effet, le premier tant utile pour personnaliser les bureaux ERP en fonction de


4/16

l'entreprise et le second pour effectuer les imports/exports de donnes. Enfin, les ERP sont

aussi compatibles avec des outils de reporting ( CrystalReport en gnral). Le reporting tant

utilis en particulier pour le module de gestion relation client, que nous verrons par la suite.

II. Architecture modulaire des ERP

Avant de dcouvrir en quoi consiste une architecture modulaire et ses modules, nous allons

voir les principaux acteurs du march des ERP (au niveau mondial).

II-A. Les principaux diteurs d'ERP

On distingue deux types d'ERP: les ERP propritaires, dits par des socits, ce qui

implique l'achat d'une licence, et les ERP open source qui sont "gratuits". Nous ne nousintresserons qu'aux ERP propritaires.

Les principaux ERP du march sont:

SAP (leader mondial) Oracle/PeopleSoft SAGE ADONIX Microsoft SSA Global GEAC Intentia/Lawson Infor Global Solutions

II-B. Architecture modulaireUn ERP est un ensemble dont toutes les parties fonctionnent les unes avec les autres d'o

l'ergonomie et l'unicit des informations et donc la cohrence du SI.

Un ERP est modulaire dans le sens o il est possible de n'avoir qu'une ou plusieursapplications en mme temps, ou peu peu. Les applications modulaires telles que les ERP

permettent d'tre sr de la compatibilit des modules entre eux, ils s'imbriquent comme des

blocs de Lego et fonctionnent ensemble ( pas de vrification de compatibilit effectuer).


5/16

Voici un exemple d'architecture modulaire qui tend reprsenter tous les ERP:

L'architecture modulaire schmatise ci-dessus intgre plusieurs modules retouchant aux

grandes fonctions d'une entreprise que l'on peut dtailler de la manire suivante: le module

finance, logistique et e-commerce.

II-B-1. Le module finance

Le module finance se divise en 4 voire 5 sous-modules. Il rassemble les donnes pertinentes

(en particulier les donnes comptables de l'entreprise) pour tablir sur un plan international

des comptes annuels. Ce module effectue du contrle de gestion et des prvisions concernant

les objectifs de l'entreprise.

De mme, il permet de faire de la comptabilit tiers, analytique, gnrale, de grer les

immobilisations (gestion des investissements), les ressources humaines, soit l'administration

du personnel, des frais de dplacement et du temps de travail ainsi que la gestion de paie et lesbesoins en postes.

Ce module est complexe car il faut avoir de bonnes connaissances en comptabilit.

II-B-2. Le module logistiqueLe module logistique encore appel Ngoce, est le module le plus convoit par les entreprises

car il permet de grer tout ce qui se rapporte aux ventes/achats, en particulier la gestion des

stocks qui cote cher aux entreprises.

Ce module gre les commandes clients et les livraisons. Il assure une liaison directe avec le

compte de rsultats et le systme de production. Il permet l'optimisation des processus de


6/16

workflow, la gestion prcise des stocks, des contrles qualits et factures. Suite au contrle

qualit, il y a coordination et dclenchement des mesures correctives. Enfin, il est possible de

planifier/grer/suivre la maintenance du matriel.

Les processus gnraux paramtrer dans le module ngoce sont dcrits ci-dessous:

Une commande de vente correspond une vente, donc il y a dcrmentation du stock et

inversement lors d'un retour. Entre le processus de vente et achat, il y a contremarque, c'est--

dire une fabrication d'un article aprs la vente. Enfin, entre le processus vente et comptabilitgnrale et analytique, il y a les rglements clients ou encore les avoirs.

Ceci correspond donc aux processus de bases connatre afin de paramtrer un ERP.

Remarque: Une entreprise peut avoir des filiales ou encore tre multi-sites.

Les tiers impliqus dans une vente sont: les clients, l'utilisateur ( personnel/ reprsentant), le

transporteur, les prospects et les factors/affactureurs (socit qui gre la facturation).

Nous allons voir ci-dessous les notions de bases au niveau gestion pour paramtrer un ERP

avec pour exemple l'ERP de SAGE ADONIX.

II-B-2-a. Etape 1 : Les profils menus

Dans les ERP, les profils menus correspondent aux menus utilisateurs. Ceux-ci varient bien

sr en fonction des droits accords l'utilisateur ( critre de hirarchie ou poste occup). Ils

sont dfinis avant la cration d'un nouvel utilisateur. Voici le chemin d'accs pour le

paramtrage des profils menus et utilisateurs:


7/16

Lors de la cration des profils menus ( utilisateur, responsable, administrateur par exemple),le paramtreur doit affecter les menus ( en bleus ci-dessus) qu'il souhaite attribuer chaque

profil. Puis, a chaque nouvel utilisateur cr ( login, mot de passe), il doit attribuer le profilmenu dsir. Suite cela, un utilisateur avec un certain profil est cr.

Remarque: Quel que soit l'ERP, il faut toujours le paramtrer et remplir les champs l'aide de

la touche TABULATION, puis enregistrer.

II-B-2-b. Etape 2 : Les donnes de baseAvant d'effectuer toutes action de vente, achat ou autres, il faut implanter dans la base de

donnes ce que l'on appelle donnes de base.

Remarque: La quantit de donnes tant trs souvent importantes, l'import/export est

recommand ( l'aide d'un tableur). Faire dans un premier temps un export vers le tableur,

afin de voir l'aspect des donnes saisir dans celui-ci. C'est un gain de temps et cela permet

d'effectuer un import valide du premier coup.

Voici un aperu du contenu du menu donnes de bases:


8/16

Les clientsAfin d'enregistrer des clients en tant que donnes de base, il faut suivre le chemin suivant :

Donnes de base/Tiers/Clients.

Un client est dfini en gnral par : un code, sa raison sociale, liens comptables, catgories,

adresses, tlphone, fax, conditions de paiement, chance de paiement, devise, etc. Ces

informations sont paramtrer dans les diffrents onglets de la fiche client selon les choix de

gestion de l'entreprise.

Les articlesAfin d'enregistrer des articles ( produits ou services) en tant que donnes de base, il faut

suivre le chemin: Donnes de base/Articles/Articles.

Ci-dessous donc la fiche article qu'il faut renseigner. Un article est dfini en gnral par : une


9/16

rfrence, une ou plusieurs dsignations, famille, type d'article, sous-famille, unit de stock,

unit de vente, poids, etc.

Les tarifs articles doivent tre crs et affects chaque article. Ceux-ci peuvent tre

diffrents selon une priode ( si l'article est gr en First Expired First Out, FEFO), de sa

quantit et de sa composition si celui-ci est enregistr en tant que KIT. Pour un kit, il fauttablir une nomenclature, savoir la composition du KIT. Ceci s'effectue dans la fiche article.

Enfin, si l'entreprise est multi-site, il faut prciser dans la base le site auquel appartient

l'article. Pour cela, il faut suivre le chemin suivant: Donnes de base/Articles/Articles Sites.Dans la fiche article site, le paramtreur peut slectionner un article et l'affecter un site.

Remarque: Concernant les donnes de base fournisseurs ou autres, il faut suivre le chemin

suivant : Donnes de base/Tiers.

II-B-2-c. Etape 3 : Le processus vente, la commande de vente

Pour effectuer une commande de vente, c'est--dire une vente, il faut avoir en donnes de

bases: les articles, les clients et les fournisseurs. Ci-dessous est dcrit le processus de

commande de vente connatre afin d'effectuer, dans l'ordre, une commande de vente.

Une vente peut-tre de plusieurs types:

Commande issue d'un devis valid totalement ou partiellement Commande de vente normale avec certains accs, par exemple, fiche client,

conditions tarifaires, accs aux stocks, etc.

Commande de vente de type march (avec contrat)Un formulaire de commande de vente se prsente de la manire suivante:


10/16


11/16


12/16

Rapprovisionnement priodiqueCette mthode de rapprovisionnement est priodique, c'est--dire qu'aprs un temps T,

paramtr, une demande de rapprovisionnement suggre est effectue travers une

commande de vente. Cette mthode est utilise lorsque la consommation d'article, c'est--direles sorties de stock, sont frquentes.

Voici un exemple de formulaire de gestion de stock. Celui-ci est modifiable/paramtrable ( au

niveau des colonnes en particulier, faire apparatre ou non) en suivant : Paramtrage/Stock.


13/16

II-B-2-e. Etape 5 : Le processus achat, la commande d'achat

Le dernier processus connatre afin de comprendre la logique d'un ERP et le paramtrage est

le processus achat ou commande d'achat:


14/16

Enfin, le flux suivre pour paramtrer un ERP concernant la commande d'achat est modlis

ci-dessous. Celle-ci est crer aprs un appel d'offre et une demande d'achat, elle-mme tant

gre par des rgles de signatures.


15/16

Pour effectuer une commande d'achat, il faut connatre les articles, les fournisseurs, la

quantit commander pour chaque article ainsi qu'un tarif de vente. Par consquent, les

donnes de base manipuler sont donc les fournisseurs, les articles, et les tarifs d'achat car ces

derniers peuvent varier fonction de certains critres ( priode, quantit, etc.). Enfin,

concernant le formulaire de la commande d'achat, il suit le mme principe de paramtrage que

pour la commande de vente :Paramtrage/Achats/Transactions achats. Le paramtreur doitafficher ou non, donner la possibilit de modification ou non, etc. des champs.

II-B-3. Le module e-commerce

Ce module permet de faire du e-commerce. C'est un logiciel de Gestion Relation Client(GRC) plus communment appel Customer Relationship Management (CRM). Il permet

d'effectuer les statistiques voulues (sous forme de requtes) sur tous types de donnes ( en

particulier clients, vendeurs, production , fournisseurs,...). Un requteur est disponible et iln'est pas utile que l'utilisateur connaissent le SQL. Mais sachant le nombre trs important de

tables, celui-ci doit donc imprativement savoir "lire" un Modle Conceptuel de Donnes(MCD) que les diteurs mettent disposition. Ensuite ses rsultats sont analyss en fonction

des besoins de l'entreprise. En particulier pour ce module, un outil de reporting est associ.

Enfin, ce module permet, suite aux rsultats, d'effectuer du e-mailing, des offres marketing.


16/16

Conclusion

Pour conclure, un rappel d'une bonne marche suivre:

1. Bien tudier le SI de l'entreprise et le cahier des charges2. Effectuer une tude de faisabilit afin de voir ce qu'il y a paramtrer et ce qui existe

dj par dfaut

3. Ne pas hsiter modliser les processus et flux de gestion et surtout les suivre tout aulong des tapes du paramtrage

4. Tester les flux paramtrs, avec l'entreprise, en particulier les diffrents utilisateursA voir aussi

PeopleSoft Oracle Ebs

Par Fleur-Anne Blain(fablain.developpez.com)

Remerciements

Je remercie BWP-Necromance pour m'avoir lanc et aid ainsi que Olivier Delmotte et bidou

pour leur relecture.

Documents

complèment1_Présentation générale des ERP