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CONCOURS INTERNE POUR L'ACCES AU GRADE D'INSPECTEUR DES FINANCES PUBLIQUES
ANNÉE 2017
_____
ÉPREUVE ÉCRITE D’ADMISSIBILITÉ N° 2
Durée : 3 heures - Coefficient : 5
_____
Budget, immobilier, gestion des ressources humaines, logistique et organisation de la DGFiP
_____
Toute note inférieure à 5/20 est éliminatoire.
_____
Recommandations importantes Le candidat trouvera au verso la manière de servir la copie dédiée. Sous peine d’annulation de sa copie, le candidat ne doit porter aucun signe distinctif (nom, prénom, signature, numéro de candidature, etc.) en dehors du volet rabattable d’en-tête. Il devra obligatoirement se conformer aux directives données.
J. 16 1629
Tournez la page S.V.P.
CONCOURS INTERNE POUR L'ACCÈS AU GRADED'INSPECTEUR DES FINANCES PUBLIQUES
CONCOURS INTERNE POUR L'ACCES AU GRADE D'INSPECTEUR DES FINANCES PUBLIQUES
ANNEE 2017
_____
EPREUVE ECRITE D’ADMISSIBILITE N° 2
Durée : 3 heures - Coefficient : 5
_____
Budget, immobilier, gestion des ressources humaines, logistique et organisation de la DGFiP
_____
Toute note inférieure à 5/20 est éliminatoire.
_____
Recommandations importantes Le candidat trouvera au verso la manière de servir la copie dédiée. Sous peine d’annulation de sa copie, le candidat ne doit porter aucun signe distinctif (nom, prénom, signature, numéro de candidature, etc.) en dehors du volet rabattable d’en-tête. Il devra obligatoirement se conformer aux directives données.
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Erreur
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05 04 03
02 01 00
Décimales
RéseRvé à L’ADMinistRAtion
à L’Attention Du cAnDiDAt
à L’Attention Du coRRecteuR
en dehors de la zone d’identification rabattable, les copies doivent êtretotalement anonymes et ne comporter aucun élément d’identification telque nom, prénom, signature, paraphe, localisation, initiale, numéro, ou touteautre indication même fictive étrangère au traitement du sujet.
il est demandé aux candidats d’écrire et de souligner si nécessaire austylo bille, plume ou feutre, de couleur noire ou bleue uniquement.une autre couleur pourrait être considérée comme un signe distinctif par lejury, auquel cas la note de zéro serait attribuée. De même, l’utilisationde crayon surligneur est interdite.
Les étiquettes d'identification codes à barres, destinées à permettre àl'administration d'identifier votre copie, ne doivent être détachées et colléesdans les deux cadres prévus à cet effet qu'en présence d'un membre de lacommission de surveillance.
Pour remplir ce document :utilisez un stylo ou une pointe feutre
de couleur noiRe ou BLeue.
eXeMPLe DeMARquAGe :
Pour porter votre note, cochezles gélules correspondantes.
Reportez la note dans les zones note / 20 et dansle cadre AEn cas d’erreur de codification dans le report desnotes cochez la case erreur et reportez la notedans le cadre B.
étiquetteD’iDentificAtion
étiquetteD’iDentificAtion
Axe
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code
à b
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Axe
de
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code
à b
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à compléter par le candidat
Ne rabattre le cache qu'en présence d'un membre de la commission de surveillance
Concours externe - interne - professionnel - ou examen professionnel (1)
(1) Rayer les mentions inutiles
.................................................................................................
Pour l’emploi de : ....................................................................
épreuve n° :
Matière : .................................................................................
Date :
Nombre d’intercalaires supplémentaires :
NOTE / 20,
NOTE / 20,
Cadre A réservéà la notation
Cadre B réservéà la notationrectificative
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Décimales
145112_BAT_Examen 2014 v2.qxd:Mise en page 1 13/03/14 15:07 Page1
Inspecteur des Finances publiques
081 – Budget, immobilier, gestion desressources humaines, logistique et organisationde la DGFiP
Interne
Le candidat devra compléter l’intérieur du volet rabattable des informations demandéeset se conformer aux instructions données
EN AUCUN CAS, LE CANDIDAT NE FERMERA LE VOLET RABATTABLE AVANT D’Y AVOIR ÉTÉ AUTORISÉ PAR LA COMMISSION DE SURVEILLANCE
– 2 –
Nom de naissance
Prénom usuel
Jour, mois etannée
Signature
obligatoireNuméro decandidature
Suivre les instructions donnéespour les étiquettes
d'identification
Préciser éventuellement le nombred'intercalaires supplémentaires
2
2 0 0 9 2 0 1 6
Le candidat devra compléter l’intérieur du volet rabattable des informations demandéeset se conformer aux instructions données
‒ 3 ‒ Tournez la page S.V.P.
SUJET
BUDGET, IMMOBILIER, GESTION DES RESSOURCES HUMAINES,
LOGISTIQUE ET ORGANISATION DE LA DGFIP
Code matière : 081
L'usage de la calculatrice est autorisé, à l'exclusion de celle des téléphones portables.
Les matériels autorisés sont les suivants :
• les calculatrices non programmables sans mémoire alphanumérique ;
• les calculatrices avec mémoire alphanumérique et/ou avec écran graphique qui disposent
d'une fonctionnalité « mode examen ».
EXERCICE N°1
Vous êtes M/Mme DURAND, inspecteur(trice), affecté(e) au sein du service ressources humaines
(RH) d'une direction départementale des Finances publiques.
QUESTION
Le responsable du pôle pilotage et ressources vient de recevoir le message suivant de Monsieur Y,
chef de service de Madame X. Il vous demande d'en prendre rapidement connaissance et d'élaborer
le courriel de réponse à Monsieur Y.
« Cher collègue,
Je soumets à ton expertise la situation de Madame X, agent titulaire.
Celle-ci a eu un accident en rentrant du bureau hier soir. Elle pense s'être cassée le bras. Elle m'a
immédiatement téléphoné pour m'informer et me demander la procédure à suivre.
J'ignore si cet accident peut être assimilé à un accident de travail et si je dois lui adresser l'imprimé
dédié (90-I-SD) pour qu'elle puisse faire une déclaration en ce sens.
En effet, Madame X n'était plus en voiture au moment des faits. Elle m'a expliqué qu'elle était
tombée en sortant de son véhicule pour aller ouvrir le portail de sa maison qui constitue sa résidence
principale. Elle a manifestement glissé sur le trottoir verglacé. En outre, elle m'a confié que ce soir
là elle n'était pas rentrée directement chez elle. En effet, sur son trajet habituel qui dure environ
trente minutes, elle avait pris dix minutes de plus pour s'arrêter à la boulangerie et acheter du pain.
C'est pour cette raison que je souhaite que tu me fasses part de ton analyse sur cette situation et que
tu m'indiques les suites à donner.
Je reste à ta disposition pour toute information complémentaire.
Cordialement.
Monsieur Y »
‒ 4 ‒
EXERCICE N°2
Vous êtes M/Mme DUPONT, inspecteur(trice) affecté(e) au sein du service ressources humaines
d'une direction départementale des Finances publiques.
QUESTION 1
Le responsable du pôle pilotage et ressources doit faire une intervention sur l'application Frais De
Déplacement (FDD) en collège des chefs de service. En effet, le service RH a constaté que depuis
sa mise en service, celle-ci est mal utilisée. Il est donc important de sensibiliser les chefs de service
aux principales caractéristiques à maîtriser. Il vous demande de lui préparer une fiche synthétique
(2 pages au maximum) qui lui servira de support en vue de son intervention.
Il insiste sur la nécessité d'axer cette fiche sur deux volets majeurs : un rappel des principes et un
focus sur les éléments essentiels de la saisie des ordres de mission et des états de frais. Il vous
précise également que cette fiche devra insister sur la différence entre les ordres de mission
classiques et les ordres de mission permanents ou ponctuels.
QUESTION 2
Un nouveau chef de service vous contacte par courriel. Il veut savoir ce qu'il doit vérifier avant de
valider un état de frais. Il vous scanne l'état de frais ainsi que l'ordre de mission correspondant. Il
concerne la formation suivie durant deux jours consécutifs par un huissier au Centre interrégional
de formation qui dispose d'un restaurant administratif. Ce centre de formation est situé en dehors
des résidences administrative et familiale de l'agent.
Vous lui répondez par courriel.
N.B. : Avant de lui adresser le courriel de réponse, vous faites des recherches puis vous examinez
cet état de frais. Vous constatez que la convocation n'est pas jointe. Vous vous reportez à l'ordre de
mission qui a été validé par le chef de service mais qui n'a pas encore été contrôlé par l'agent
gestionnaire au sein du service RH. Il s'agit d'un ordre de mission ponctuel. Les repas du midi ont
été validés à hauteur de 15,25 €. Enfin, à l'appui de l'état de frais, vous trouvez une attestation
d'hébergement rédigée par les parents de l'agent chez lesquels il a visiblement passé la nuit.
EXERCICE N°3
Vous êtes M/Mme MARTIN, inspecteur(trice) affecté(e) au sein du service budget immobilier
logistique (BIL) de la direction départementale des Finances publiques de X.
QUESTION
Le responsable du pôle pilotage et ressources vous indique qu'il prépare une note sur les dépenses
d'affranchissement de votre DDFiP.
En effet, après trois années de baisse, les dépenses sont reparties à la hausse en 2015.
Il vous demande de rédiger une fiche synthétique (2 pages au maximum) sur ce sujet. Après avoir
rapidement rappelé la situation de la DDFiP et les enjeux locaux que représente cette
problématique, cette fiche devra lui fournir les principaux leviers d'actions qui serviront de base à sa
note.
Vous rédigerez cette fiche à partir de la documentation jointe, de vos connaissances propres et desconstats spécifiques à votre direction locale détaillés ci-dessous :
- le poste affranchissement représente plus du quart du budget de votre DDFiP ;- la centralisation de l'affranchissement est effective et donne satisfaction grâce à l'emploi deplusieurs machines à affranchir ;- les tarifs "Écopli " (en nombre : 400 plis minimum - Grand Compte : 1 000 plis minimum) sontappliqués ;- de nombreux services continuent d'apposer une adresse manuscrite sur les enveloppes sansfenêtre, en particulier pour la réexpédition des courriers ;- depuis peu, tous les services ont pu être équipés d'un mopieur RICOH MP 2554 qui permetl'impression d'une adresse sur une enveloppe au moyen de la commande Insertion-Enveloppe dutraitement de texte Writer.
‒ 5 ‒ Tournez la page S.V.P.
Vous rédigerez cette fiche à partir de la documentation jointe, de vos connaissances propres et desconstats spécifiques à votre direction locale détaillés ci-dessous :
- le poste affranchissement représente plus du quart du budget de votre DDFiP ;- la centralisation de l'affranchissement est effective et donne satisfaction grâce à l'emploi deplusieurs machines à affranchir ;- les tarifs "Écopli " (en nombre : 400 plis minimum - Grand Compte : 1 000 plis minimum) sontappliqués ;- de nombreux services continuent d'apposer une adresse manuscrite sur les enveloppes sansfenêtre, en particulier pour la réexpédition des courriers ;- depuis peu, tous les services ont pu être équipés d'un mopieur RICOH MP 2554 qui permetl'impression d'une adresse sur une enveloppe au moyen de la commande Insertion-Enveloppe dutraitement de texte Writer.
‒ 6 ‒
DOCUMENT N°1
Guide du bureau RH-2C sur les accidents de service et les maladies professionnelles
Fonctionnaires titulaires ou stagiaires - Titre 2 « La notion d'accident de service »
- 3 janvier 2009 - Extraits
(…)
(...)
Liste des documents
Document n°1 : Guide du bureau RH-2C sur les accidents de service et les maladies
professionnelles - Fonctionnaires titulaires ou stagiaires - Titre 2 « La notion
d'accident de service » - 3 janvier 2009 - Extraits (5 pages)
Document n°2 : Extrait de la fiche pédagogique du bureau RH-2C du 2/10/2000 « Accident de
service - utilisation de la carte vitale » (1 page)
Document n°3 : Ulysse - Application « Frais de déplacement » - Dépliant de prise en main de
l'application (2 pages)
Document n°4 : Fiche pratique du bureau BP-2B du 18/04/2014 - Diaporama de présentation de
l'application « Frais de déplacement » - Extraits (4 pages)
Document n°5 : Fiche pratique du bureau RH-1A du 03/04/2014 - « Taux de remboursement
forfaitaire » (2 pages)
Document n°6 : Fiche pratique du bureau BP-2B du 22/09/2015 « Maîtrise des dépenses
d'affranchissement à la DGFiP » (10 pages)
Document n°7 : Tarifs postaux d'affranchissement 2015 et polices de caractères compatibles
avec un traitement mécanisable du courrier (1 page)
Le fonds documentaire comporte 25 pages
‒ 7 ‒ Tournez la page S.V.P.
DOCUMENT N°1
Guide du bureau RH-2C sur les accidents de service et les maladies professionnelles
Fonctionnaires titulaires ou stagiaires - Titre 2 « La notion d'accident de service »
- 3 janvier 2009 - Extraits
(…)
(...)
‒ 8 ‒
‒ 9 ‒ Tournez la page S.V.P.
‒ 10 ‒
(...)‒ 11 ‒ Tournez la page S.V.P.
DOCUMENT N°2
Extrait de la fiche pédagogique du bureau RH-2C du 2/10/2000 « Accident de
service - utilisation de la carte vitale »
(...) ‒ 12 ‒
DOCUMENT N°3
‒ 13 ‒ Tournez la page S.V.P.
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16
Zoom sur l’ordre de mission
Qu’est-ce qu’un OM ?
L’OM comporte :- l’identité du bénéficiaire ;- les caractéristiques du déplacement (lieu de départ, d’arrivée, dates, etc)- le coût prévisionnel du déplacement.
Il existe plusieurs types d’OM, en fonction :- des barèmes indemnitaires associés (mission, formation) ;- de la nature du déplacement (urgence/fréquence).
La dématérialisation des pièces justificatives est désormais offerte : il est possible de
joindre à tout type d’OM les pièces justificatives s’y rapportant (par ex une convocation pour un
OM de formation)..
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La saisie de l’OM dans l’application-FDD permet à la DGFiP de se conformer à la règlementation en vigueur. L’état de frais reprenant toutes les données saisies dans l’OM, sa saisie en est simplifiée.
La saisie de l’OM dans l’application-FDD permet à la DGFiP de se conformer à la règlementation en vigueur. L’état de frais reprenant toutes les données saisies dans l’OM, sa saisie en est simplifiée.
Un missionné est en déplacement lorsqu’il effectue un déplacement ordonné ou
autorisé par l’autorité compétente.
L’autorisation préalable du déplacement sous toutes ses composantes correspond à l’ordre de
mission (OM).
17
Zoom sur l’ordre de mission
Les onglets de l’OM dans l’application FDD
Demandes d’autorisations (ex:
taxi)
Renseignement de cet onglet
permet la génération
automatique des étapes
Prestations
Destination principale
Dates / horaires
Lieu de départ & d’arrivée
Les informations générales de
la mission contenues dans cet
onglet déterminent
automatiquement une partie
des données des autres
ongletsJoindre à tout type d’OM
les éventuelles pièces
justificatives s’y rapportant
Général
Description du déroulé de la
mission (où et quand)
indispensable pour le calcul
des indemnités
Préciser les destinations
intermédiaires
Saisie des étapes
Déclaration des trajets
que le missionné prévoit
de réaliser avec son
véhicule personnel
Déclaration de tous les frais
prévisionnels susceptibles
d ’être engagés :
- indemnités de mission
générées automatiquement ;
- autres dépenses saisies
manuellement (exemple :
taxi).
A tout moment, permet de
suivre l’état d’avancement
de la demande
Historique
Déclaration des demandes
d’avance sur frais
Avances
DOCUMENT N°4Fiche pratique du bureau BP-2B du 18/04/2014 - Diaporama deprésentation de l'application « Frais de déplacement » - Extraits
‒ 15 ‒ Tournez la page S.V.P.
18
Zoom sur l’ordre de mission
Les catégories d’OM
OM classique
OM permanent
OM ponctuel
OM formation continue
OM urgent
OM tournée outre-mer
OM tournée étranger
déposé dans les 24h avant le début de la mission
OM de type
« régularisationdéposé après le début de la mission
déposé dans le cas d’un déplacement en outre-mer
déposé dans le cas d’un déplacement à l’étranger
permet le remboursement de frais supportés à l’occasion de stages de
formation continue
créé à partir d’un OM permanent
autorisation annuelle de déplacement, attribuée à des agents
essentiellement itinérants (vérificateurs, huissiers, géomètres, etc)
déposé dans le cas général d’un déplacement en métropole
Principe : sauf cas exceptionnel, un OM doit être déposé avant tout déplacement.
NB : il est n’est pas possible de solliciter le versement d’une avance dans le cas des OM de régularisation. NB : il est n’est pas possible de solliciter le versement d’une avance dans le cas des OM de régularisation.
19
Zoom sur l’ordre de mission
Les points d’attention
Le complètement exhaustif de l’OM permet de retrouver toutes les informations dans
l’EF. L’EF représentant les frais réels du missionné au cours de sa mission, seuls les
ajustements des frais prévisionnels saisis dans l’OM (déductions ou ajouts) seront nécessaires.
Conformément à la la politique de dématérialisation, il ne sera plus nécessaire de se munir
de l’OM qui ne devra donc pas être « re matérialisé » (via le bouton « Imprimer ») sauf
dans les cas suivants :
- lors d’une mission à
l’étranger ;
- dans le cas d’une mission
hors de sa zone de
délégation ;
- afin de bénéficier du tarif
ministériel dans les
restaurants administratifs
ou assimilés.
Seuls les stages donnant lieu au remboursement de frais supportés par le stagiaire feront
l’objet d’un OM dans l’application FDD.
‒ 16 ‒
20
Zoom sur l’ordre de mission
OM permanent et OM ponctuel
▶ L’OM permanent :
- les agents qui exercent des missions essentiellement itinérantes ou les agents qui se
déplacent fréquemment et régulièrement vers une même destination ou vers plusieurs
destinations ciblées peuvent disposer d'un OM "permanent" (autorisation générale de se
déplacer) d'une validité maximale de douze mois.
- Il est établi dans l’application FDD par le service gestionnaire de la direction
d’affectation de l’agent. Il s’agit d’un pré-requis essentiel avant l’ouverture de
l’application aux agents.
- il précise le lieu de départ, le périmètre géographique de la mission et le cas échéant
l’immatriculation du véhicule personnel que le missionné est autorisé à utiliser.
▶ L’OM ponctuel
- l’OM ponctuel (autorisation de déplacement réel) est initialisé par le missionné à partir de
l’OM permanent ;
- Il permet le remboursement de frais avant la date de fin de l’OM permanent et précise les
bases de remboursement qui ne figurent pas dans l’OM permanent ;
- Il peut être récapitulatif pour les agents se déplaçant fréquemment (selon une périodicité
validée par la direction de rattachement).
21
Zoom sur l’ordre de mission
Les circuits de création et de validation de l’OM
1
Création
R
Révision
2Attente de
validation
VH1
GAttente de
Gestionnaire
V
Rôle VH1 (supérieur hiérarchique)
Rôle SG (service gestionnaire
VValidé
TTraité (au
moins un EF
associé)
SFSans frais
V
M
Le circuit de validation des OM comporte 2 niveaux de validation : le Valideur Hiérarchique
(VH1) et le Service Gestionnaire (SG).
Le créateur de l’OM peut rappeler son OM pour le modifier :- à tout moment, avant validation (passage au statut R-Révision) ;- après validation, avant réalisation d’un état de frais -EF- (passage au statut RM-Rectification).
Validation de l’opportunité du déplacement
Par le supérieur hiérarchique (VH1)
Validation
Par un gestionnaire (SG)
Nature de la validation
C
V
C
M
: correction
: validation
: modification
‒ 17 ‒ Tournez la page S.V.P.
23
Zoom sur l’état de frais
Présentation globale de l’EF (1/2)
Au retour de mission, le missionné dépose un état de frais pour demander le remboursement des frais à sa charge :
- le montant de l’EF représente les frais réels du missionné au cours de sa mission ;
- l’EF est toujours créé en référence à un OM. L’EF reprend de l’OM les éléments suivants :
- l’identité du bénéficiaire ;- les détails de la mission ;- les indemnités de mission calculées automatiquement en fonction des dates
et heures (frais prévisionnels).
(...)
(...)
‒ 18 ‒
DOCUMENT N°5
Fiche pratique du bureau RH-1A du 03/04/2014 - « Taux de remboursement forfaitaire »
‒ 19 ‒ Tournez la page S.V.P.
DOCUMENT N°5
Fiche pratique du bureau RH-1A du 03/04/2014 - « Taux de remboursement forfaitaire »
‒ 20 ‒
DEPENSER MIEUX
Bureau SPiB-2B
Date de mise à jour : septembre 2015
1. Contexte
L'affranchissement représente le 2ème poste de dépenses de fonctionnement de la DGFiP, après les loyers. Les efforts menés ces dernières années ont permis de faire baisser cette dépense de 239,5 M€ en 2011 à 202,2 M€ en 2014.
Durant la même période, La Poste a réévalué annuellement ses tarifs d'environ 2 à 3 % sur les produits postaux utilisés à la DGFiP. Au1er janvier 2015, les tarifs postaux ont augmenté de 3 à 15 % selon les produits utilisés par la DGFiP (+ 2,5 % à + 7 % prévus en 2016), alors que le contexte budgétaire est de plus en plus contraint.
2. Enjeux
La DGFiP a affranchi 359,7 millions de plis en 2014, dont 111,5 issus des services déconcentrés.
La composition du courrier égrené et la valeur moyenne d'affranchissement du pli étaient les suivants :
Le taux moyen d'envois en nombre (écopli en nombre et écopli grand compte) se situait à 65 % du volume total du courrier égrené. Certaines directions parviennent à affranchir 85 % à 95 % à ces tarifs, d'autres ne dépassant pas 10 %.
La lettre recommandée représente 3,3 % du nombre de plis du courrier égrené (3,9 % en 2013).
Les enjeux principaux pour la DGFiP sont de faire baisser le coût du pli moyen, et de réduire progressivement le volume de courrier produit et affranchi localement.
Fiche n°2
Maîtrise des dépenses d'affranchissement à la DGFiP
Produits postaux utilisés Part volum. Pli moyen
Ecopli 28,79% 0,64 €
Ecopli en nombre (EEN) 51,81% 0,49 €
Ecopli Grand Compte (EGC) 13,48% 0,45 €
Lettre recommandée (LRAR) 3,30% 4,90 €
Lettre prioritaire 0,96% 1,86 €
Lettre verte 0,57% 2,21 €
Autres produits 1,09% 2,55 €
‒ 21 ‒ Tournez la page S.V.P.
Fiche pratique du bureau BP-2B du 22/09/2015 - « Maîtrise des dépenses d'affranchissement à la DGFiP » DOCUMENT N°6
3. Leviers d’action
3.1 Une analyse fine de la dépense
L'ensemble des directions disposent d'outils de restitution et de fiches-analyses, leur permettant de mieux connaître la composition de leur dépense, afin de la maîtriser.
3-1-1 Les fiches-analyse
Des fiches d'analyse locale ont été rédigées en 2012 par la MNA. Disponibles dans Nausicaa1, elles portent sur les thèmes suivants :
- connaissance de la dépense d'affranchissement ;
- informations issues des applications métiers ;
- machines à affranchir ;
- sacoches ;
- contrats collecte/remise ;
- centralisation de l'affranchissement.
3-1-2 Les outils de restitution
Les outils de restitution (portail de La Poste, statistiques Neopost, statistiques PB, Delphes) qui permettent d'évaluer les quantités de courriers affranchis mais également la répartition et les caractéristiques de ceux-ci.
● Portail La Poste
Le bureau SPiB-2B, en collaboration avec La Poste, a déployé le portail Clients Grands Comptes Courrier, appelé également portail Facturation. Il permet de suivre en temps réel l'ensemble des contrats, des consommations par produits postaux et surtout de consulter les factures au format PDF dès leur émission par La Poste, ce qui permet de donner l'ordre de payer directement au SFACT.
Le portail constitue une aide aux directions pour visualiser la composition de leur dépense d'affranchissement : analyse des produits postaux utilisés, recours au recommandé ou encore évaluation de l'opportunité de basculer dans une tarification plus avantageuse - Ecopli en Nombre ou Ecopli Grand Compte ou d'optimiser la gestion des contrats postaux.
Les informations statistiques sont disponibles à M+1 (M pour Mois), contrat par contrat.
Chaque direction/délégation dispose d'un identifiant et un pas-à-pas est disponible pour les utilisateurs à partir du lien Nausicaa (http://nausicaadoc.appli.impots/2014/010283). Il décrit les principales fonctionnalités offertes par le portail.
1 Lien nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2013/006045
BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 2/10‒ 22 ‒
● Restitutions des fournisseurs de matériel d'affranchissement (Neopost / Pitney Bowes)
Depuis fin 2010, Neopost a mis à disposition des directions un outil extranet nommé Myneopost qui présente les caractéristiques d'affranchissement du courrier, sous forme de requêtes et d'extractions de données pour traitement statistique. L'information est disponible au plus tard le 15 du mois suivant celui de l'affranchissement et la direction dispose d'informations précises sur la nature des courriers (exemple : nombre d'ASAP) ou le service émetteur sous réserve qu'un paramétrage détaillé et un niveau de tri suffisant ont été mis en place dans les services-courriers.
Depuis 2015, dans le cadre du nouveau marché d'affranchissement industriel, Pitney Bowes fournit également les données statistiques relatives à l'affranchissement au niveau local.
3.2 L’optimisation du processus de traitement du courrier
3-2-1 : La centralisation du courrier
L'ensemble des directions a entamé une centralisation de l'affranchissement sur un nombre restreint de sites (idéalement 1 à 5, en fonction de la taille du département, de la géographie).
Après un état des lieux des flux de courrier, des modalités de ramassage possibles, et la réorganisation du service courrier (aménagement d'une salle dédiée, renforcement du service courrier), les directions centralisent pour la plupart leur courrier en vagues successives, résiliant parallèlement les contrats de machines à affranchir inutiles des services concernés.
L'acheminement du courrier peut s'effectuer selon plusieurs modalités :
- tournée effectuée par les agents de service de la direction en utilisant un véhicule utilitaire ;
- sacoches ou contrats In'verso : s'assurer de l'adéquation des contrats In'verso avec les besoins réels, en vue d'une éventuelle renégociation (abandon de la sacoche journalière au profit d'un rythme bi hebdomadaire) ;
- contrats de collecte et remise : réduction du nombre de contrats et renégociation des contrats maintenus afin d'obtenir une remise et une collecte simultanée (ex. passage uniquement le matin, le seul pré-requis est de post dater les courriers affranchis la veille) ;
- marché TNT : recours au marché national TNT, en vigueur jusqu’au 26 janvier 2016, pour acheminer des colis de courrier supérieurs à 3kg ;
- offre TCS : la société TCS est spécialisée dans la collecte, le tri, le transport, et la distribution de documents et petits colis, et propose d'effectuer l'acheminement du courrier vers un point unique ;
- offre TESSI : la société TESSI dispose d'une activité éditique permettant une gestion optimisée de la filière courrier pour en maîtriser les enjeux ;
- offre Chronopost : offre commerciale de La Poste, similaire à celle de TCS.
Pour ces trois dernières solutions, une mise en concurrence locale préalable est indispensable.
BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 3/10‒ 23 ‒ Tournez la page S.V.P.
3-2-2 : Développer les tarifs "Ecopli En Nombre" (400 plis minimum) et "Ecopli Grand Compte" (1 000 plis minimum) grâce à la centralisation du courrier
• Règle majeure : l’envoi en écopli (courrier économique) est le droit commun.
Produits postaux Tarifs 2015 Variation Tarifs 2014
Ecopli Grand Compte
(<35g, mécanisable, tri départemental)
0,447 € +2,8 % 0,435 €
Ecopli en nombre (<35g) 0,51 € +4,1 % 0,49 €
Ecopli (<35g) 0,63 € +12,5 % 0,56 €
Lettre verte ( 250 à 500g) 3,51 € +12,40% 3,13 €
Lettre AR (<20g, taux R1) 4,64 € +2,4 % 4,53 €
Consigne : utiliser la gamme Ecopli pour tous les envois
Le processus de traitement du courrier par La Poste est le même pour le courrier au tarif lettre et pour le courrier au tarif économique, et le choix de tarifs « urgent » ou « non urgent » n'a que peu d'impact sur les délais de distribution.De plus, sauf exception, le courrier administratif « classique » n'a pas un degré d’urgence à un jour près. Le tarif « écopli » doit donc toujours être choisi par défaut par la personne chargée de l’affranchissement des plis (plis jusqu'à 250 g).
Représentation du gain tarifaire
Tarif économique « Ecopli » *
0,63 €
Tarif économique « Ecopli En Nombre» **
0,51 €
Tarif économique « Ecopli Grand Compte» ***
0.447 €
* tarif pour des plis de moins de 20g à compter du 1er janvier 2015
** tarif pour des plis de moins de 35g à compter du 1er janvier 2015
*** tarif pour des plis de moins de 35g, mécanisable, et en tri départemental au 1er janvier 2015
BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 4/10
-19%
-29%
‒ 24 ‒
• La convention signée avec La Poste sur l'Ecopli en nombre
Les travaux menés par les directions locales pour centraliser leur courrier et bénéficier du tarif Ecopli en nombre de La Poste (400 plis par dépôt) ont mis en évidence des disparités quant à l'appréciation faite par les services postaux des critères de présentation du courrier, conduisant parfois au déclassement de certains dépôts. Afin que les tolérances admises sur certains points du territoire soient étendues à l'ensemble des dépôts en Ecopli en Nombre de la DGFiP, un protocole d'accord a été signé le 27 avril 2015 entre la DGFiP et La Poste.
Ainsi, ce protocole2 précise que le tarif Ecopli en nombre est applicable, y compris si :
- les rectos des plis ne présentent pas de caractéristiques identiques en termes de police de caractère entre les plis d'un même dépôt et/ou au sein d'un même pli ;
- les adresses expéditeurs sont différentes entre les plis d'un même dépôt.
• Critères à respecter dans le cadre de la mise en place d'une solution de courrier industriel (Ecopli Grand Compte)
Les plis marqués “ CI ” doivent respecter des règles imposées par La Poste, en termes de volumétrie, de formalisme et de formats d’enveloppe qui lui permettront d’affranchir au tarif industriel (Ecopli Grand Compte).
A) Critères généraux imposés par La Poste
• Chaque dépôt doit comporter un minimum de 1 000 plis.
• Ces plis doivent être d’un même format d’enveloppes et d’une même tranche de poids (exemple : 0-35g) et d’un même produit postal (exemple : Lettre grand Compte ou Ecopli Grand Compte).
B) Les adresses devant être lues par les machines de tri de La Poste, elles doivent par conséquent respecter une normalisation de caractères et un emplacement spécifiques sur les enveloppes. Il est à noter que des tests de lecture optique (LO) seront effectués par La Poste avant toute contractualisation.
C) Les enveloppes doivent être insérées dans des caissettes en plastique fournies par La Poste (2 formats pour les différents formats d’enveloppes). Chaque caissette doit peser au minimum 5 kg.
D) En fonction du tri des plis qui pourra être effectué, le tarif postal sera dégressif - dans la mesure où le volume de 1 000 plis minimum est respecté :
• Pas de tri : tarif toute France (minimum 1 000 plis)
• Tri par département : tarif inférieur (minimum 1 000 plis)
• Tri par code postaux : tarif le plus bas (minimum 1 000 plis)
2 Lien sur Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2015/008094
BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 5/10‒ 25 ‒ Tournez la page S.V.P.
E) Un marquage particulier est imposé par La Poste pour chaque pli :
• la gamme de produit du contrat : tempost, ecopli,Grand compte etc…
• le niveau de service s’il est existant : G2, G4, LG2, etc….
• la Poste, dans la zone d’affranchissement
• la date de dépôt : JJ MM AA
• le lieu de dépôt en toutes lettres (ex : 44 NANTES CTC)
• le numéro du contrat CI
F) Chaque caissette La Poste doit être munie d’une étiquette SILOE (Suivi Informatisé des Lots Expédiés) permettant de tracer son expédition dans le réseau postal
Pour chaque dépôt de CI, un bordereau récapitulatif conforme aux spécifications techniques doit être remis à la cellule de contrôle de La Poste. Ce document permet à La Poste de facturer le client.
3.3 Les consignes métiers et mesures de simplification
L'objectif de réduction des dépenses d'affranchissement passe également par la limitation des recours aux envois en recommandé avec accusé de réception au profit de l'envoi en courrier simple ou dématérialisé. Les notes suivantes, disponibles sur Nausicaa, précisent les consignes des bureaux métiers :
- note 2015-04-2027 de CAP NUMERIQUE, des bureaux GF1B et GF1C du 7 avril 2015 relative à la dématérialisation des procédures d'Avis à Tiers Détenteurs et d'Opposition Administrative auprès des établissements bancaires3 ;
- note 2013-12-2494 du bureau GF2A du 7 février 2014 relative à la limitation de l'envoi en lettre recommandée avec accusé réception pour les actes de gestion des professionnels et l'action en recouvrement 4 ;
3 Lien Nausicca : http://nausicaadoc.appli.impots/2015/005286
4 Lien Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2014/002329
BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 6/10‒ 26 ‒
- note 2013-14741 du bureau JF2A du 12 septembre 2013 relative aux modalités d'envoi des courriers dans l'exercice de la mission contentieuse fiscale5 ;
- instruction 2013-04-13292 des bureaux CF1 et CF2 du 6 juin 2013 relative aux modalités d'envoi des courriers pour la mission du contrôle fiscal, notamment par voie dématérialisée6 .
Représentation du gain tarifaire suite à abandon du recommandé :
Tarif « recommandé avec AR » * Tarif économique « ecopli » *
4,64 € 0,63 €
*tarif pour des plis de moins de 20g à compter du 1er janvier 2015
L’usage de l’envoi en recommandé avec AR doit être réservé aux courriers :
- pour lesquels un texte ou la jurisprudence exigent ce mode d’expédition ;
- après appréciation des enjeux : appréciation du tissu fiscal local, orientations de la direction, « analyse-risque » à mener (montant, situation du contribuable, moralité fiscale, risques de prescription, existence de contentieux antérieurs, actions offensives envisagées…)
En effet, la lettre recommandée avec accusé de réception n’apporte aucune garantie supplémentaire de rapidité ou de sécurité de l’acheminement. Elle sert à justifier de la réalisation de l’acte et de sa date mais elle a un coût.
Seul le recommandé R1 doit être utilisé et la lettre recommandée doit être pesée sans le formulaire postal.
Remarques :
=> La Poste s’est engagée à fournir gratuitement les liasses recommandées autocopiantes dites « manuelles ».
L'obtention du tarif relatif à la lettre recommandée en nombre nécessite des pré-requis techniques et organisationnels de La Poste :
- respecter un seuil minimum de 400 plis par dépôt ;
- les lettres recommandées doivent être regroupées par service expéditeur ;
- utiliser un format d'enveloppe unique (format C5 - demi-format A4) ;
Lien Nausicaa de la fiche de simplification : http://nausicaa.appli.impots/2014/009461
5 Lien Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2013/015294
6 Lien Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2013/008895
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- adaptation du cadre adresse (expéditeur et destinataire) ;
- la liasse recommandée doit être collée directement sur l'enveloppe par le service émetteur. Le poids de la liasse sera déduit automatiquement lors de l'affranchissement (s'assurer du paramétrage adapté de la machine) ;
- chaque service doit remplir un bordereau récapitulatif des envois en recommandés, en indiquant le numéro du courrier, le nom et l'adresse du destinataire. Sa rédaction doit être la plus précise possible car celui-ci doit être joint obligatoirement avec les lettres recommandées à expédier.
- Les envois dématérialisés :
➢ Les échanges entre services doivent être effectués prioritairement par messagerie
La plate-forme sécurisée ESCALE peut également être utilisée tant pour les échanges entre services qu'avec les contribuables ou d'autres administrations (http://nausicaadoc.appli.impots/2013/008895). L'utilisation de l'application ESCALE offre plus d'avantages que l'envoi en courrier simple puisque, outre les économies papier et d’affranchissement, elle présente des fonctionnalités de suivi des envois (message automatique de relance du destinataire, avis de lecture et téléchargement du courrier).
➢ Les échanges vers l'extérieur
Les évolutions législatives et réglementaires permettent progressivement de proposer les échanges dématérialisés avec les usagers et partenaires. Les bureaux métier de la DGFiP proposent régulièrement des mesures de simplification relative à la dématérialisation des envois (exemples : dématérialisation de l'imprimé 1235 issus d'ILIAD concernant la mise à jour d'information relatives à la taxe d'habitation, états statistiques 1386 bis TH et 1386 TF à destination des collectivités territoriales7, etc.).
L'ensemble de ces mesures est disponible sur Nausicaa dans la rubrique Simplifications.
3.4 Une utilisation optimisée des MAI
L’accord-cadre relatif à la location/maintenance de machines et matériels à affranchir conclu par le SAE, le 22/07/2013, comprend trois lots8 :
- le lot n°1 permet la location de machines à affranchir intelligentes (MAI) selon quatre configurations. Le marché subséquent Finances a été notifié à la société Néopost, le 28 avril 2014, par le SAE.
- le lot n°2 propose une solution complète d'affranchissement au tarif écopli Grand Compte, dit "industriel". Le marché subséquent Finances a été notifié le 25 février 2014 à la société Pitney Bowes.
- le lot 3, notifié le 9 février 2015 à la société Néopost, comprend les machines de mise sous plis, ouvre lettre, et autres matériels accessoires.
7 Lien Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2014/0181668 Les documents relatifs aux lots n°1, 2 et 3 sont disponibles sur le site intranet du SAE et sur Nausicaa
dans l’espace Pilotage et moyens > La documentation Gestion budgétaire / moyens / structures et emplois > Achats- Marchés publics > Marchés SAE > Solutions d'affranchissement - machines à affranchir.
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Les actions de centralisation de l'affranchissement et de réduction du parc de machines à affranchir doivent être poursuivies en s'appuyant sur les nouveaux marchés mis à disposition (lots n°2 et n°3 plus particulièrement) pour optimiser l'organisation.
Ainsi, l'affranchissement des plis des SPF peut désormais être centralisé, et suivi au moyen d'un compte dédié sur une machine départementale.
3.5 CLIC'ESI
• Le projet "Courrier Local Industrialisé et Centralisé en ESI - CLIC'ESI" constitue un nouveau levier pour optimiser la dépense d'affranchissement
➢ Les objectifs de la mise en place du p rojet "CLIC'ESI"
Le projet « Courrier Local Industrialisé et Centralisé en Etablissement de Services Informatiques - CLIC'ESI » a pour objet le traitement en filière industrielle des courriers édités, mis sous pli et affranchis dans les services des directions.
Les courriers éligibles à ce dispositif doivent remplir les critères suivants :
- être dispensés de signature originale ;
- être adressé en simple (non recommandé) ;
- intégrer les normes éditique et postale du courrier industriel (Cf. gabarit fournit dans le kit de déploiement) ;
- être composé de 5 feuilles au format A4 au maximum par pli (limitation du poids à 35 g).
Le transfert de la préparation et de l'expédition des plis vers un ESI permettra ainsi :
- de diminuer les coûts de traitement (fournitures, affranchissement) ;
- d'alléger les tâches des agents par la diminution des manipulations liées à l'impression, la mise sous plis et l'affranchissement des courriers ;
- de fiabiliser les processus d'envoi du courrier9 et de mieux suivre les envois réalisés.
Les directions qui bénéficient déjà des tarifs « Ecopli en nombre » et/ou « Grand compte » doivent s’assurer que le traitement du courrier via l’imprimante CLIC’ESI ne risque pas de les priver du volume nécessaire (400 ou 1 000 plis par envoi) en deçà duquel elles perdraient le bénéfice de ces tarifs et reviendraient au tarif « Ecopli ».
➢ Nouvelle organisation du traitement des courriers bureautiques : déploiement de l' imprimante virtuelle CLIC'ESI
Afin d'industrialiser la production des courriers bureautiques des services, chaque poste de travail est doté d'une imprimante virtuelle. Le déploiement s'est effectué dans un premier temps sur les sites ayant participé aux expérimentations courant juin puis a été généralisé à compter du 15 septembre 2015.
9 Le courrier est transmis instantanément à l'ESI qui l'expédie selon un processus industriel
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La solution est constituée :
• d'un éditeur de courrier installé sur le poste de travail de l'agent qui s'ajoutera au gestionnaire d'imprimantes ;
• d'une interface web de suivi des courriers émis par l'agent. Cet outil, mis à disposition de l'agent permet d'obtenir instantanément le statut du courrier (En attente de traitement, En cours de traitement, Traitement différé ou Remis à la Poste). L'interface de suivi est accessible depuis le portail applicatif par authentification et s’intitule « Suivi CLIC'ESI ».
Les moyens complémentaires à disposition :
- sur le plan juridique :
Le dispositif est prévu pour les courriers dispensés de la signature originale et non accompagnés de pièce jointe originale. La note n°2015/06/10993 du 4 août 2015 des bureaux Cap Particuliers, SPiB-2B et SI-2A détaille les courriers éligibles suite à l'évolution législative de décembre 201410, qui s'ajoutent aux courriers éligibles suite à mesures de simplification.
La liste des courriers éligibles est ainsi régulièrement mise à jour sur Nausicaa.
- sur le plan de l'accompagnement :
Le bureau SPiB-2B est en charge de l'accompagnement du déploiement du nouvel outil CLIC'ESI.
Le kit de déploiement est disponible sur Nausicaa :
Le dispositif s'appuie sur les correspondants départementaux, chargés de faciliter la mise en œuvre du déploiement, et relais des préoccupations des utilisateurs locaux.
- sur le plan technique :
Le bureau SI-2A est en charge des modalités techniques du déploiement et de l'assistance aux utilisateurs (via le dispositif local habituel en matière de support informatique).
4. Contacts
Bureau SPiB-2B – secteur «logistique des productions éditiques, imprimés, courrier»
BALF : bureau.spib2b- imprimes-courrier @dgfip.finances.gouv.fr
10 Loi n°2014-1545 du 20/12/2014 relative à la simplification de la vie des entreprises.
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DOCUMENT N°7Données d'affranchissement propres à la DDFIP de X
TARIFS D'AFFRANCHISSEMENT
Comparaison du tarif Écopli égréné avec les tarifs courrier industrialisémécanisable
2015
Type de pli Poids Volume et conditions Prix unitaire
Écopli égréné 0 – 20 g 1 pli 0, 630 €
Écopli égréné 20 – 50 g 1 pli 0, 950 €
Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – même codepostal mécanisable
0, 442 €
Écopli grand compte 0 – 35 g Département mécanisable 0, 447 €
Écopli grand compte 0 – 35 g Toute France mécanisable 0, 475 €
POLICES DE CARACTÈRES COMPATIBLES AVEC UN MOPIEUR RICOH MP 2554
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DOCUMENT N°7
Tarifs postaux d'affranchissement 2015 et polices de caractères compatibles avec untraitement mécanisable du courrier
TARIFS D'AFFRANCHISSEMENT 2015
Comparaison du tarif Écopli égréné avec les tarifs courrier industrialisé mécanisable
2015
Type de pli Poids Volume et conditions Prix unitaire
Écopli égréné 0 – 20 g 1 pli 0, 630 €
Écopli égréné 20 – 50 g 1 pli 0, 950 €
Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – même code postal mécanisable 0, 442 €
Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Département mécanisable 0, 447 €
Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Toute France mécanisable 0, 475 €
POLICES DE CARACTÈRES COMPATIBLES AVEC UN TRAITEMENT MÉCANISABLEDU COURRIER
DOCUMENT N°7
Tarifs postaux d'affranchissement 2015 et polices de caractères compatibles avec untraitement mécanisable du courrier
TARIFS D'AFFRANCHISSEMENT 2015
Comparaison du tarif Écopli égréné avec les tarifs courrier industrialisé mécanisable
2015
Type de pli Poids Volume et conditions Prix unitaire
Écopli égréné 0 – 20 g 1 pli 0, 630 €
Écopli égréné 20 – 50 g 1 pli 0, 950 €
Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – même code postal mécanisable 0, 442 €
Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Département mécanisable 0, 447 €
Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Toute France mécanisable 0, 475 €
POLICES DE CARACTÈRES COMPATIBLES AVEC UN TRAITEMENT MÉCANISABLEDU COURRIER
IM
PR
IM
ER
IE
NA
TI
ON
AL
E –
D’a
prè
s d
ocu
men
ts f
ou
rnis